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Manuel du directeur du scrutin

Partie II – Le scrutin

Cette partie contient une description détaillée des activités et tâches qui doivent être effectuées au cours de la période électorale.

Cette partie traite des sujets suivants :

Chapitre 7 – Début du scrutin

Ce chapitre décrit vos responsabilités après la délivrance du bref.

7.1 Bref

Le bref est le document juridique délivré par le directeur général des élections (DGE) vous avisant, à titre de directeur du scrutin (DS), de tenir une élection dans la circonscription où vous avez été nommé.

La période électorale commence lorsque le gouverneur en conseil prend une proclamation qui fixe la date de la tenue du scrutin et la date du retour du bref au DGE.

La délivrance du bref et la prise de la proclamation pour chaque circonscription se font selon les modalités suivantes :

7.2. Avis de convocation

Vous devez publier un Avis de convocation (EC 10020-1) pour aviser le public de détails importants au sujet du scrutin, dans les quatre jours qui suivent la délivrance du bref. Vous recevrez l'Avis de convocation par courriel après la délivrance du bref.
art. 62

7.2.1. Préparatifs

Les renseignements suivants doivent figurer sur l'Avis de convocation (EC 10020 1) :

Inscrivez les renseignements décrits ci-dessus sur le formulaire électronique de l'Avis de convocation, en français et en anglais. Des services de traduction sont offerts par Élections Canada (EC). Il suffit d'envoyer par télécopieur ou par courriel une copie du texte français à EC. Lors de la réception du texte français, EC précisera le délai dans lequel il transmettra le texte anglais correspondant.

Dans toutes les provinces sauf le Québec, le texte anglais doit figurer à gauche du texte français. Au Québec, le texte français doit figurer à gauche du texte anglais. Les accents doivent apparaître dans le texte français.

7.2.2. Vérification et distribution

Avant de photocopier et de distribuer l'Avis de convocation (EC 10020-1), envoyez-en une copie à EC pour vérification, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 01 – Avis de convocation). Après avoir reçu l'approbation d'EC, photocopiez l'Avis de convocation sur du papier blanc de format 8½ x 11 po. Envoyez une copie signée à EC, par télécopieur. Affichez une copie dans le bureau du DS et envoyez une copie à chacun des partis politiques enregistrés.

7.3 Calendrier de contrôle du directeur du scrutin

Le Calendrier de contrôle du DS est un outil précieux rappelant les échéances et les activités indiquées à 18.1, Calendrier de contrôle du DS. Il se trouve au Chapitre 18.

Dans une grande circonscription, vous devez réviser le calendrier de contrôle et l'aide-mémoire avant le début du scrutin pour déterminer si des modifications aux échéances administratives sont nécessaires en raison des contraintes géographiques de la circonscription (par exemple, pour le début de la formation des travailleurs électoraux ou pour l'envoi aux régions éloignées de matériel nécessitant un assemblage).

De même dans les circonscriptions à forte densité de population, il peut être nécessaire de commencer plus tôt l'assemblage de matériel et la formation des travailleurs électoraux en raison du plus grand nombre de séances de formation.

Il se peut qu'un même élément soit répété plusieurs fois dans le Calendrier de contrôle du DS, jusqu'à son échéance. Par ailleurs, à titre de rappel, des éléments ont été ajoutés au calendrier qui n'apparaissent pas nécessairement à l'Aide-mémoire du DS.

7.4 Activités financières

Vous êtes responsable de la préparation et de la gestion des paiements aux travailleurs, locateurs et fournisseurs dans la circonscription dès le déclenchement d'un scrutin. Il existe plusieurs modes de paiement, chacun soumis à ses propres politiques et procédures que vous devez observer. Le calendrier électoral comprend plusieurs échéances, et vous devez faire en sorte que chacune d'elles soit respectée. La section suivante présente une vue d'ensemble des nombreux processus financiers liés à la conduite d'un scrutin et décrit vos responsabilités.

7.4.1. Agents financiers

L'agent financier est votre personne-ressource pour toute question financière. Il doit posséder une expérience en matière de finances, y compris une expérience des systèmes de paie, et des compétences solides en informatique pour gérer l'application SPBDS/SITES.

Veuillez vous référer à la section 5.12, Agent financier pour la description de tâches ainsi que les qualités exigées pour le poste d'agent financier.

L'agent financier est responsable des tâches suivantes :

Pour aider l'agent financier à gérer son temps pendant un scrutin, un aide-mémoire des tâches à réaliser et des échéances à venir lui est fourni. Il vous incombe de suivre de près les activités de l'agent financier afin de vous assurer qu'un nombre suffisant d'heures est prévu au budget pour l'exécution de toutes les tâches.

7.4.2 Application Système de paiement au bureau du DS (SPBDS/SITES)

Les postes de travail au bureau sont pourvus de SPBDS/SITES. L'application tourne sur un ordinateur personnel branché à une base de données centrale à laquelle plusieurs usagers peuvent avoir accès simultanément. SPBDS/SITES facilite la création du profil des travailleurs électoraux et des locateurs, et le traitement des paiements à leur verser. Sa fonction de production de rapports complète vous permet de suivre de près, particulièrement :

Utilisez l'application pour produire différents rapports et avis statutaires, tels que :

Nom d'utilisateur et mot de passe

Un nom d'utilisateur et un mot de passe vous seront nécessaires pour accéder à SPBDS/ SITES. EC vous les communiquera au début du scrutin.

Il vous incombe de décider qui aura accès à l'application. Il existe deux moyens d'accéder à SPBDS/SITES :

Le nom d'utilisateur et le mot de passe de SITES ne donnent accès qu'au module concernant les locateurs, qui contient la base de données des installations électorales. Toutes les fonctionnalités financières à l'intérieur de ce module sont désactivées. Le nom d'utilisateur et le mot de passe peuvent être donnés à la personne déléguée à la mise à jour des renseignements sur les installations électorales.

Le nom d'utilisateur et le mot de passe de FINANCES permettent l'accès à toutes les fonctionnalités de SPBDS/SITES, sans aucune restriction. L'utilisation de ces nom d'utilisateur et mot de passe doit rester limitée et protégée, puisqu'elle donne accès à des renseignements confidentiels.

7.4.3 Location du bureau du DS et du bureau du DASS

Il vous incombe de choisir un bureau dans la circonscription et, si nécessaire, un bureau pour le directeur adjoint supplémentaire du scrutin (DASS). Vous devez également convenir des conditions du contrat de location avec le ou les locateurs.

Bail du bureau du DS et du bureau du DASS

Vous devez choisir l'espace approprié pour le bureau, obtenir une approbation préalable du service de la logistique des DS et, immédiatement après la délivrance du bref, établir le bail ou les baux en procédant comme suit :

Veuillez prendre note que seul le directeur du scrutin peut signer le bail ou les baux.

Paiements pour la location du bureau du DS et du ou des bureaux de DASS

Une fois qu'une élection est déclenchée et qu'EC a approuvé le bail et ses dispositions, le locateur est payé directement par EC, en deux versements : la première moitié dans les 10 jours suivant la signature du bail par le locateur et le DS, et l'autre moitié dans les cinq jours après le terme du bail.

Note : Les frais de location du bureau du DS et du bureau du DASS ne sont pas entrés dans SPBDS/SITES. Ils sont payés directement par EC.

7.4.4. Locateurs, lieux et bureaux de scrutin (baux et paiements)

Vous êtes responsable du choix de lieux de scrutin convenables pour les bureaux de vote par anticipation, itinérants et ordinaires et les bureaux d'inscription. Il se peut que vous deviez également trouver des locaux pour des bureaux de révision.

Une fois initialisée, SPBDS/SITES donne accès à des renseignements sur les locateurs selon les données recueillies à l'aide de l'application Web SITES. L'agent financier ou toute autre personne déléguée peut mettre ces renseignements à jour ou ajouter un nouveau locateur ou un lieu de scrutin, selon vos instructions. Les renseignements sur les locateurs doivent être complets avant que des travailleurs électoraux ne soient affectés à un lieu ou un bureau de scrutin.

Bail pour les lieux de scrutin

Au moment de choisir des lieux de scrutin pour y installer des bureaux de scrutin et des bureaux d'inscription, vous réglez les modalités financières avec le locateur ou le propriétaire. Le locateur fournit les tables et les chaises nécessaires pour les bureaux de scrutin et les bureaux d'inscription et en assume les coûts. Après avoir vérifié l'exactitude des renseignements concernant le locateur, le lieu et les bureaux de scrutin, imprimez le formulaire Contrat de bail uniformisé (EC 11750), dans SPBDS/ SITES. Le locateur reçoit un montant fixe par bureau de scrutin selon le Tarif des honoraires.

Après avoir obtenu une confirmation verbale pour le lieu, envoyez deux copies du bail au locateur pour signature. Un bail signé garantit que les lieux sont réservés pour le jour du scrutin. Après que le locateur a signé et retourné les deux copies du bail, vous signez les deux copies, donnez une copie originale au locateur et conservez la deuxième.

À la fin de la période électorale, la copie signée du bail original que vous avez conservée doit être retournée aux Finances en région.

Paiement pour la location de lieux de scrutin

Le paiement pour la location de lieux de scrutin est effectué au moyen de SPBDS/SITES. Cette application sélectionne les paiements seulement pour les locateurs de locaux où des travailleurs ont été affectés à des lieux et des bureaux de scrutin. Les locateurs reçoivent un paiement unique 30 jours après la date de location, et ce, pour le montant entendu apparaissant sur le Contrat de bail uniformisé (EC 11750), dans SPBDS/SITES.

S'il s'avérait nécessaire de déroger du montant établi par le Directive du DGE sur les biens et services acquis en région pour la 42e élection générale en faveur d'un montant supérieur, vous devrez avoir reçu préalablement une approbation de la part du service de l'accessibilité et du rayonnement d'EC avant d'accepter.

7.4.5. Achat et location de biens et services

Les biens et services, tels que ceux qui figurent au Tableau 7a : Dépenses pour les biens et services, peuvent être achetés ou loués pour un scrutin une fois que l'élection est déclenchée. Vous êtes responsable de toutes les dépenses et devez vérifier qu'elles sont correctes et complètes avant de les approuver. EC préfère les cartes d'achat EC comme mode de paiement.

Tableau 7a : Dépenses pour les biens et services
Méthode de paiement
SPBDS/SITES
Carte d'achat EC
Avance pour la petite caisse
Formulaire de compte
spécial – paiement direct
par EC
Autres
Locations
Location du bureau du DS/DASS (y compris la sécurité) X Obligatoire
Soumettre bail à EC
Location de mobilier et de matériel X* X
Location de locaux pour la formation X* X<200 $ X
Location de lieux de scrutin et de révision X Obligatoire
Achat de biens et de services
Fournitures de bureau X* X<200 $ X
Services d'expédition et de messagerie X* X
Gardien de sécurité (entreprise) X* X<200 $ X
Gardien de sécurité (individu) X Obligatoire
Services d'entretien ménager (entreprise) X* X<200 $
Services d'entretien ménager (individu) X Obligatoire
Impression des bulletins de vote, des listes électorales, des listes des candidats en gros caractères et des guides de référence rapide X*
Utilisation autorisée d'un cellulaire par les préposés au scrutin

* EC préfère les cartes d'achat EC comme mode de paiement.

7.4.6. Avance comptable

Au début du scrutin, vous recevrez un chèque pour l'avance comptable de la petite caisse à utiliser au cours du scrutin. Pour traiter cette avance, utilisez la Liste de contrôle – Avance à justifier pour la petite caisse. Une avance pour du personnel de soutien temporaire était auparavant versée pour payer les groupes qui apposaient les étiquettes aux cartes d'information de l'électeur (CIE). Les adresses sont maintenant imprimées directement sur les CIE et les étiquettes ne sont plus nécessaires.

Dépenses payées à partir de la petite caisse

L'avance pour la petite caisse reçue d'EC ne doit servir que pour les dépenses de plus de 2 $ et de moins de 200 $ chacune, comme :

Cette avance pour petite caisse ne peut pas servir à la rémunération du personnel du bureau du DS. Les dépenses de moins de 2 $ devraient être réunies avant d'être remboursées à partir de la petite caisse.

7.4.7. Paiement direct de dépenses par Élections Canada pendant un scrutin

Certaines dépenses, telles que les factures téléphoniques, sont envoyées à EC par le fournisseur et payées directement par EC. Certaines dépenses ne peuvent pas être payées en utilisant la carte d'achat EC, ni la petite caisse. En pareil cas, un Formulaire de compte spécial (EC 11670) doit être rempli, signé par vous et soumis pour paiement aux Finances en région d'EC, joint à la facture ou au reçu d'origine.

Pour traiter ces paiements, utilisez la 18.7, Liste de contrôle – Dépenses payées directement par Élections Canada au Chapitre 18.

7.4.8. Gestion du budget du scrutin

Il vous incombe de gérer le budget des heures de travail allouées aux travailleurs électoraux ainsi que des fournitures de bureau et de la location d'équipement.

SPBDS/SITES contient un module pour le budget. Il tient compte heures prévues et des heures utilisées par la plupart des postes du personnel de bureau. Vous pouvez utiliser SPBDS/SITES pour transférer des heures entre des postes désignés et demander des heures additionnelles pour certains postes.

Une fois que SPBDS/SITES est opérationnel dans le bureau du DS, le budget du scrutin est envoyé électroniquement par EC et chargé dans le module du budget. Chaque fois que des heures sont inscrites pour une tâche dans SPBDS/SITES, le budget restant décroît en conséquence et les heures utilisées s'accumulent.

En tout temps pendant le scrutin, des rapports peuvent être produits pour indiquer les heures prévues au départ et les heures travaillées, ainsi que les transferts ou les approbations de fonds additionnels. Il est fortement recommandé que vous surveilliez ce budget attentivement en demandant à l'agent financier d'imprimer les rapports budgétaires périodiquement. Si vous avez besoin de fonds additionnels pour un poste, il est important d'en faire la demande avant que le budget alloué ne soit épuisé.

7.4.9. Paie du personnel de bureau du DS

Le personnel de bureau du DS est payé toutes les deux semaines au cours du scrutin. Les dates de fin de leurs périodes de paie sont prévues aux jours 23, 9 et 5 du calendrier électoral. Les taux horaires sont déterminés pour chaque poste de travail selon le Tarif des honoraires – Élections fédérales.

Tous les renseignements personnels requis pour la paie du personnel du bureau du DS (à l'exception du DS et des directeurs adjoints du scrutin (DAS)) doivent être saisis dans SPBDS/SITES, même pour les membres du personnel du bureau du DS qui ont déjà été inscrits et payés pour du travail pendant les tâches préparatoires au scrutin. Un numéro d'assurance sociale valide est obligatoire pour le traitement de la paie. L'agent financier doit entrer ou mettre à jour les renseignements, affecter chaque employé à son poste selon vos instructions et saisir les renseignements bancaires nécessaires au paiement direct et les données pour les retenues à la source. Après avoir entré et vérifié le profil de l'employé dans SPBDS/SITES, l'agent financier doit produire et remettre à chaque employé de bureau le formulaire Nomination et serment (pour le personnel du bureau) (EC 10135), et ce, avant son entrée en fonction.

L'agent financier enregistre les heures travaillées par chaque membre du personnel sur une base régulière (au moins chaque semaine). À la fin de chaque période de paie de deux semaines, l'agent financier produira et vérifiera le Rapport d'autorisation de paiement (disponible dans SPBDS/SITES), que vous signerez et qui sera envoyé par télécopieur aux Finances en région d'EC en même temps que le fichier électronique sera transmis.

Note : Pour procéder au paiement, EC doit avoir reçu le fichier électronique et la télécopie du rapport signé.

Chaque membre du personnel du bureau du DS est assujetti aux retenues à la source applicables dès sa première heure travaillée. Chacun peut rencontrer l'agent financier s'il a droit à une exemption de cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) ou à des crédits d'impôt provinciaux ou fédéraux additionnels.

Les retenues d'impôt fédéral et provincial sont calculées sur la base du statut de « célibataire ». L'employé devra remplir les formulaires appropriés s'il a droit à des crédits d'impôt additionnels.

Si un employé est exempté des cotisations au RPC, vous devrez en obtenir la preuve (pour les employés de bureau, autres travailleurs de bureau ou autres membres du personnel). Les personnes qui reçoivent des prestations du Régime des rentes du Québec (RRQ) continuent à payer leurs cotisations chaque fois qu'ils sont employés. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter 6.2.2, Retenues à la source au Chapitre 6.

Après le scrutin, vous devrez conserver tous les documents relatifs à la paie dans les dossiers du personnel. EC vous avisera du moment où vous devrez remettre ces documents à l'Administration centrale d'EC (ACEC).

Tableau 7b : Sommaire des retenues à la source
Travailleurs électoraux Groupe Retenues à la source
Membres du personnel de bureau (y compris les agents réviseurs)
Travaillent 35 heures ou plus
A
  • Impôt sur le revenu
  • RPC/RRQ
  • RQAP
  • AE
  • Relevé d'emploi
  • T4
  • Relevé 1 (Québec seulement)
Préposés au scrutin
Travaillent moins de 35 heures
B
  • Relevé 1 (Québec seulement)

7.4.10. Paie des travailleurs électoraux en poste lors du vote par anticipation et le jour de l'élection

Les travailleurs électoraux en poste lors du vote par anticipation et le jour de l'élection sont payés après le scrutin, une fois que vous avez vérifié le Rapport d'autorisation de paiement (disponible dans SPBDS/SITES), que vous avez signé le sommaire et que vous l'avez transmis, ainsi que le fichier électronique de paiement, aux Finances en régions d'EC. Tous les travailleurs électoraux doivent être enregistrés dans SPBDS/SITES et affectés à un bureau ou un lieu de scrutin avant que le paiement ne soit traité. L'agent financier imprime pour chaque travailleur un formulaire de Nomination et serment, que le préposé à la formation distribue pour signature à chaque séance de formation.

Le dépôt direct est accessible à tous les travailleurs préposés au scrutin. Ceux-ci devraient être informés de cette option lorsque le personnel de recrutement communique avec eux afin de planifier une séance de formation. Le préposé à la formation recueillera les chèques avec mention « Nul » et les attachera au formulaire de Nomination et serment de chaque travailleur. L'agent financier entrera ensuite les renseignements bancaires dans SPBDS/ SITES.

Les travailleurs préposés au scrutin ne sont pas sujets aux retenues à la source, parce qu'ils travaillent 35 heures ou moins pendant la période électorale. Par conséquent, ils ne recevront pas un Relevé d'emploi aux fins de l'assurance-emploi.

7.4.11. Rapport de fin d'année

Les feuillets T4 de fin d'année sont produits pour tout travailleur électoral ayant gagné 500 $ ou plus dans une année civile ou qui est assujetti aux retenues à la source. Normalement, tous les membres du personnel de bureau reçoivent un T4 après la fin de l'année, parce qu'ils sont tous assujettis à des retenues à la source dès la première heure travaillée. Les relevés 1 (Québec seulement) sont produits sur la base de la totalité du revenu gagné par un employé (employé de bureau, autre travailleur de bureau ou autre membre du personnel) au Québec. Le formulaire T4 et le relevé 1 sont postés à domicile.

7.4.12. Paiement des allocations pour les séances de formation et autres frais

Certains membres du personnel de bureau, comme les AR ainsi que tous les préposés au scrutin, reçoivent des honoraires pour suivre une formation avant d'entrer en fonction. D'autres membres du personnel de bureau reçoivent une formation en cours d'emploi, ce qui élimine le besoin d'une séance de formation. Veuillez consulter le Tarif des honoraires – Élections fédérales pour déterminer les postes qui ont droit à des honoraires de formation.

Une indemnité pour les 35 premiers kilomètres de déplacement pour se rendre à une séance de formation et en revenir est incluse dans les honoraires de formation. Le remboursement de la distance excédant 35 kilomètres est payé à partir de SPBDS/SITES. Consultez le Guide de l'utilisateur du SPBDS/SITES.

Autres frais

Selon la tâche assignée, les membres du personnel de bureau sont remboursés pour les frais de kilométrage engagés en devoir. Veuillez consulter le Chapitre 19 19.8, Liste de contrôle – Nomination et formation des préposés au scrutin, ainsi que le Guide de l'utilisateur du SPBDS/SITES pour déterminer l'admissibilité à ce remboursement.

7.4.13. Bureau d'aide – finances

Le bureau d'aide du financement électoral du Réseau de soutien d'Élections Canada (RSEC) est toujours disponible afin de répondre à vos questions relativement aux transactions financières.

7.4.14. Rapprochement des comptes des locateurs et des travailleurs électoraux

Vous devez finaliser et transmettre aux Finances en région d'EC tous les comptes des locateurs et des travailleurs électoraux immédiatement après le jour de l'élection et au plus tard le jour 4. L'agent financier doit voir à ce que tous les locateurs et les travailleurs électoraux ayant droit à un paiement soient entrés dans SPBDS/SITES avec les renseignements pertinents. Pour assurer l'exactitude des comptes, l'agent financier et vous devez vérifier les renseignements avant de signer le Rapport d'autorisation de paiement (disponible dans SPBDS/SITES) et de le transmettre aux Finances en région d'EC.

La période de paie 3 pour le personnel de bureau se termine le jour -5, moment où le nombre final des heures travaillées par les travailleurs du bureau devra être entré dans SPBDS/ SITES et transmis à EC.

7.4.15. Rapprochement de l'avance comptable

L'avance comptable pour la petite caisse qui vous est fournie au début du scrutin doit être réglée dans les 10 jours suivant le jour de l'élection. Veuillez utiliser la 18.4, Liste de contrôle – Avance à justifier pour la petite caisse, au Chapitre 18. S'il reste un solde de l'avance comptable, veuillez joindre un chèque correspondant à ce montant, payable au receveur général du Canada. Si une somme vous est due au titre d'une avance, elle vous sera remise après le rapprochement.

7.4.16. Mise hors service de SPBDS/SITES

Après avoir procédé à la confirmation de tous les comptes du jour de l'élection, des locateurs et des heures du personnel de bureau et transmis les données à EC, la mise hors service de SPBDS/SITES doit être amorcée afin de pouvoir démonter l'équipement informatique. L'agent financier doit s'assurer qu'il ne reste pas de paiements en souffrance dans SPBDS/ SITES et sauvegarder toutes les données dans un tableur Microsoft Excel pour référence ultérieure. Veuillez consulter la section Mise hors service du Guide de l'utilisateur du SPBDS/ SITES pour de plus amples renseignements sur la mise hors service du système.

7.4.17. Honoraires impayés aux travailleurs électoraux

S'il reste des paiements à verser à un fonctionnaire électoral après la mise hors service de SPBDS/SITES, les renseignements doivent être acheminés aux Finances en région d'EC aux fins de paiement. Pour demander un tel paiement, veuillez soumettre une Feuille de temps du personnel électoral (EC 11655) ou un Formulaire de compte spécial (EC 11670), signé par vous, pour autoriser le paiement.

7.4.18. Demandes de renseignements sur les paiements – Ottawa

Les Finances en région d'EC ont une ligne téléphonique gratuite (1-800-823-8344) pour les demandes de renseignements sur les paiements des travailleurs électoraux, membres du personnel de bureau et locateurs après la fermeture du bureau du DS. Veuillez communiquer ce numéro de téléphone aux travailleurs électoraux au moment de leurs séances de formation.

7.5 Ouverture du bureau

Le bureau du DS doit être entièrement opérationnel dans les 48 à 72 heures suivant la délivrance du bref. Dans le cas d'une élection à date fixe, le bureau peut être ouvert plus tôt.

7.5.1. Locaux

Le bureau des DS doit être propre, bien tenu, organisé et facilement accessible pour rehausser l'image du processus électoral et dispenser le service auquel le public est en droit de s'attendre.

Prenez les dispositions nécessaires pour signer le bail avec le locateur. Toutes les conditions et le tarif de la location du bureau doivent être approuvés au préalable par EC, par téléphone ou par télécopieur. Veuillez obtenir cette approbation dans le cadre des tâches préparatoires au scrutin.

Note : Les bureaux locaux d'EC doivent répondre aux 15 critères d'accessibilité obligatoires, à moins d'autorisation contraire du DGE.

7.5.2. Assurance

EC a mis en place une assurance locataire globale pour tous les sites loués (bureaux des DS, bureaux des DASS et lieux de scrutin). Le bail type comprendra une clause précisant l'assurance obtenue. La clause permettra au propriétaire de demander une copie du certificat d'assurance pour les lieux loués.

Les locateurs peuvent également demander à être désignés comme assurés additionnels en vertu de la police d'assurance d'EC. Pour faciliter les choses, EC vous fournira un modèle de formulaire intitulé Demande d'ajout comme assuré additionnel, que vous devez remplir avec le propriétaire et envoyer à EC.

Si un incident survient (p. ex., vol, vandalisme), rapportez-le d'abord à la police locale, puis communiquez avec le bureau d'aide de la Coordination électorale. Il faut noter qu'EC ne vous versera aucune indemnité, ni aux travailleurs électoraux ou au personnel de bureau, en cas de perte, de vol ou de dommages touchant des biens personnels des travailleurs.

En cas d'accident relié au travail, le DS, les travailleurs électoraux et le personnel de bureau sont indemnisés en vertu de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'État (LIAE). Les réclamants doivent produire un rapport médical décrivant la nature et l'importance des blessures avant que leur demande d'indemnité ne puisse être traitée. Des directives quant à la façon de soumettre une réclamation pour un accident de travail vous sont fournies. Veuillez remplir le formulaire Rapport d'enquête du directeur du scrutin (EC 10014-1), sous Matériel électoral dans ECDocs, et le télécopier au bureau d'aide de la Coordination électorale.

7.5.3. Sécurité

EC tient à vous sensibiliser aux risques relatifs à la sécurité durant un scrutin afin que vous puissiez prendre les mesures appropriées pour les minimiser et les gérer conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Canada et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Des évaluations de la sécurité ont révélé la vulnérabilité du DS à des menaces spécifiques, dans quatre domaines :

Cette section donne un aperçu des mesures de sécurité que vous devez prendre et indique les grandes lignes des procédures de sécurité et d'urgence. La 18.3, Liste de contrôle – Agent de sécurité, au Chapitre 18, doit être remplie durant le scrutin.

Rôle et responsabilités du DS

Vous avez la responsabilité globale de mettre en application la Politique sur la sécurité du gouvernement et les procédures afférentes, y compris l'évaluation du niveau de menace et de risque.

Relevant de vous, le DAS assume les fonctions d'agent en charge de la sécurité et de la sûreté. Il incombe au DAS de former votre personnel en matière de sécurité et d'exécuter des plans d'urgence. Le DAS – ou le coordonnateur de bureau, si cette tâche lui est déléguée – tiendra un registre des clés pour vous. Devront être inscrits dans le registre, le numéro de l'étiquette de chaque clé, le nom et la signature de la personne recevant la clé, la date où elle lui a été remise, la date de retour et les initiales de la personne responsable lorsque la clé est retournée. Dans le bureau du DASS, ces fonctions sont remplies par le DASS.

Relevant du DAS, le coordonnateur de l'informatisation (CI) est responsable de la supervision des procédures de sécurité en ce qui a trait à la technologie informatique. Le CI doit veiller à ce que les systèmes informatiques au bureau du DS respectent les normes de sécurité et à ce que tout le personnel ayant accès aux applications maîtrise les procédures de sécurité.

Sécurité physique

Au moment de l'aménagement du bureau du DS, assurez-vous que les locaux suivants puissent être verrouillés, si possible :

Dans la mesure du possible, placez l'équipement informatique à l'écart des fenêtres et des aires publiques. Si ce n'est pas possible, louez des cloisons mobiles et installez-les autour de l'équipement.

Lorsque qu'ils ne servent pas, rangez tous les documents qui contiennent des renseignements personnels dans un classeur fermé à clé. Lorsqu'un document est retiré du classeur, évitez qu'il soit exposé à la vue du public (c.-à-d., retournez-le ou le rangez-le dans un tiroir) ou dans les aires très passantes du bureau. La petite caisse devrait également être tenue sous clé.

Le bureau doit être équipé d'un système d'alarme relié à un bureau central de surveillance. Si un système de sécurité est déjà en place, vous devriez demander au propriétaire de l'activer s'il ne l'a pas déjà fait. Les frais d'une telle activation ainsi que de la surveillance devraient être inclus dans les frais de location.

Si le bureau ne dispose pas d'un système d'alarme, le bail-type comprend une clause vous autorisant à en installer un pour la durée du bail.

Note : S'il n'est pas possible d'installer ou d'activer un système de sécurité, le DS doit engager un gardien de sécurité pendant les heures de fermeture du bureau, et en aviser EC.

Si vous déterminez que les services d'un gardien de sécurité sont nécessaires pendant les heures d'ouverture du bureau pendant la période électorale, vous devrez soumettre une demande écrite, en justifiant le besoin.

Vous devez respecter les consignes suivantes :

Sécurité informatique

La sécurité informatique comprend la confidentialité des renseignements entreposés, traités ou transmis électroniquement et la disponibilité de l'information, du système et des services.

Le CI doit veiller à ce que les systèmes informatiques au bureau du DS respectent les normes de sécurité et à ce que tout le personnel ayant accès aux applications maîtrise les procédures de sécurité. Il doit aussi veiller à ce que toutes les procédures de sécurité du personnel décrites à la section suivante soient suivies.

Vous devez respecter les consignes suivantes :

Panne du Système des résultats des scrutins (SRS) : En cas de panne du SRS au jour zéro, il faudra procéder à des comptages d'urgence et préparer des rapports manuellement pour présenter les résultats préliminaires à EC. À cette fin, vous devez avoir une copie imprimée du rapport Détail du scrutin prête à utiliser pour effectuer un comptage manuel; vous fournirez les résultats à EC par téléphone ou par télécopieur par groupe de 10 bureaux de scrutin.

Le CI doit procéder à des vérifications sur place à intervalles réguliers pour détecter les modems non autorisés. Il doit également renseigner le personnel du DS quant à la politique d'EC sur l'utilisation de logiciels externes non approuvés sur le réseau local du DS.

Sécurité du personnel

Les membres du personnel de bureau, les travailleurs électoraux et les représentants des candidats doivent porter une carte d'identité en tout temps. Cette mesure de sécurité les rendra plus visibles et permettra aux électeurs de les reconnaître aisément. De plus, les cartes d'identité vous permettront de mieux repérer des menaces possibles à l'égard des travailleurs électoraux ou du public.

Le réceptionniste du bureau tiendra un registre des visiteurs consignant des renseignements sur chaque personne se présentant au bureau du DS : le prénom et le nom ainsi que la signature du visiteur; le nom de la personne rencontrée; l'heure d'arrivée et de départ; et les initiales du réceptionniste. Veuillez prendre note que les électeurs qui se présentent au bureau du DS/DASS pour voter ne sont pas tenus de s'inscrire dans le registre.

Le DS doit donner au personnel la directive de limiter l'accès des différentes aires du bureau aux personnes autorisées. Les visiteurs doivent attendre à la réception jusqu'à ce qu'on les accompagne au bon endroit.

Vous devez aussi embaucher un gardien de sécurité qui sera en poste dans votre bureau le jour de l'élection, dès l'ouverture et jusqu'à la fin des activités en soirée. De plus, si le bureau du DS devait être fermé, le gardien de sécurité devrait rester à son poste jusqu'à nouvel ordre. Il devra prêter serment devant vous, le DAS ou le DASS au moyen du formulaire Nomination et serment (pour le personnel du bureau) (EC 10135).

Vous devez faire ce qui suit :

Utilisation et entreposage de renseignements sensibles

Durant un scrutin, vous devez protéger les éléments suivants en les entreposant dans des classeurs sécuritaires lorsqu'ils sont laissés sans surveillance. Ce qui suit doit être considéré comme des renseignements personnels :

Placez l'équipement informatique dans des sections du bureau où il sera à l'abri des regards indiscrets. Tout document contenant de l'information sensible doit être envoyé à Ottawa pour fins de déchiquetage. Il est interdit de déchiqueter des documents localement. Placez les documents devant être détruits dans les boîtes prévues à cette fin et entreposez-les dans un local fermé à clé.

Mesures générales de sécurité

Vous devez prendre les mesures suivantes :

Lignes directrices relativement à la confidentialité

Le DGE a émis des consignes de confidentialité qui font partie de tous les manuels des travailleurs électoraux. Des consignes sont aussi fournies aux partis politiques enregistrés et aux candidats.

La LEC est précise quant à l'utilisation de renseignements personnels durant ou entre les scrutins. Assurez-vous que les consignes de confidentialité sont respectées à la lettre. Elles comprennent des règles qui interdisent à un parti fédéral de partager l'information de ses listes électorales avec son aile provinciale et elles indiquent les fins particulières auxquelles les candidats peuvent utiliser les listes.

EC vous demande de souligner l'importance de ces directives au personnel de bureau ainsi qu'aux travailleurs électoraux, lors des séances de formation.

Vous recevrez en outre un Avis aux employés que vous devrez distribuer à tous les membres du personnel qui ne disposent pas d'un manuel d'instructions. Vous devrez aussi afficher l'Avis aux employés dans les bureaux pour vous assurer que le personnel est conscient de l'importance de la protection de la confidentialité des renseignements personnels.

7.5.4. Téléphones

Transmettez à toutes les associations locales des partis politiques l'adresse et le numéro de téléphone sans frais du bureau. EC publie également le numéro de téléphone sans frais sur son site Web.

7.5.5. Mobilier et équipement

Prenez les dernières dispositions nécessaires quant à la location du mobilier et de l'équipement de bureau tel que prévu au cours des tâches préparatoires au scrutin, et communiquez avec les fournisseurs pour confirmer la date de livraison.

Pour plus d'information, voir la section 2.1.11, Mobilier et équipement de bureau.

7.5.6. Fournitures

Confiez la responsabilité de surveiller et de contrôler le matériel électoral et les fournitures à un membre à plein temps du personnel (le commis aux inventaires et à l'expédition est recommandé). Assurez-vous que cette personne établit un mécanisme ou un système adéquat pour prévoir toute pénurie de fournitures pendant le scrutin. Pour aider cette personne à exercer ces fonctions et s'acquitter de ses responsabilités, vous devez imprimer et distribuer le Manuel du commis aux inventaires et à l'expédition (EC 10475-1), qui est disponible dans le sous-répertoire de votre circonscription dans les Dossiers publics.

Une fois le bureau établi, vous devez y transporter toutes les fournitures déjà en votre possession et prévoir un emplacement pour l'entreposage, utilisant des étagères de métal ou des bibliothèques. Dans la mesure du possible, entreposez les fournitures dans un endroit isolé et sécuritaire du bureau. Si vous apposez des étiquettes sur les étagères, les fournitures pourront être placées de façon ordonnée et visible. Toutes les fournitures (autres que les trousses à l'intention des travailleurs électoraux) doivent être retirées des boîtes reçues d'EC car plusieurs articles différents peuvent se trouver dans une même boîte.

Certaines fournitures devraient être rangées dans votre bureau personnel, tels les formulaires de la série 10 000 et le matériel pour les candidats de la série 20 000.

EC expédiera les fournitures en lots distincts. Les numéros de lot sont indiqués sur les envois et le contenu de chaque lot est décrit dans la Liste de matériel des DS dans les Dossiers publics ou dans le Système de gestion des fournitures par intranet (SGFi). Voir la section 2.2, Systèmes informatiques au Chapitre 2.

Une copie des listes du contenu de chaque lot sert de bordereau d'emballage. Il est à noter que Postes Canada livre les monoteneurs contenant les fournitures à la porte du bureau. Prévoyez du personnel pour vider les monoteneurs. Assurez-vous de conserver les couvercles des monoteneurs pour le retour du matériel. Voir les procédures de réception des monoteneurs de Postes Canada.

Note : Vérifiez les fournitures dès leur réception et avisez EC par téléphone, télécopieur ou courriel de tout article manquant.

Note : Pendant le calendrier électoral, vous pouvez commander d'autres articles par l'entremise du Système de gestion des fournitures par intranet (SGFi). Pour ce faire, consultez la section 2.2, Systèmes informatiques au Chapitre 2.

Les quantités de certaines fournitures dépendent du nombre de candidats (p. ex., papier à bulletin de vote et actes de candidature) et sont habituellement fournies pour une moyenne de six candidats. Dans certains cas, les quantités sont fournies selon le nombre de candidats dans la circonscription lors du dernier scrutin. Par conséquent, si un plus grand nombre de candidats se présentaient dans la circonscription, faites-en part à EC, en particulier pour le papier à bulletin de vote.

Il faut également procéder à l'achat de fournitures de bureau nécessaires. Dans la mesure du possible, utilisez la carte d'achat d'EC.

7.5.7. Papeterie

Vous recevrez des enveloppes et du papier portant l'en-tête d'EC.

S'il faut communiquer des renseignements précis (tel le changement de l'emplacement d'un bureau de scrutin) à des électeurs ou des travailleurs électoraux, vous pouvez faire imprimer des cartes postales à cette fin.

7.5.8. Trousse de premiers soins

Une trousse de premiers soins est fournie pour le bureau du DS. Familiarisez-vous avec son contenu avant de la ranger dans un endroit accessible à tout le personnel. Veuillez suspendre l'enseigne incluse dans votre trousse, qui signale son emplacement. La trousse ne devrait servir que dans les situations d'urgence, et le matériel utilisé devrait être immédiatement remplacé. À la fin du scrutin, retournez la trousse à EC.

7.5.9. Affichage d'enseignes

Pendant la période électorale, affichez les enseignes extérieures en matériel imperméable fournies par EC avant la délivrance du bref dans le lot 2 (EC 10980 et EC 10990). Assurez-vous de les placer bien en vue du public. Vous recevrez également une affiche pour l'intérieur permettant d'inscrire les heures d'ouverture du bureau (EC 10970). Inscrivez les heures prescrites d'ouverture du bureau et affichez-la dans un endroit bien en vue du public.

7.5.10. Confirmation des lieux de scrutin

Dès que possible après la délivrance du bref, communiquez avec la personne-ressource pour chaque lieu de scrutin afin d'obtenir une confirmation verbale que le local est toujours disponible. Veillez à ce que tous les bureaux de scrutin soient accessibles de plain-pied.

Assurez-vous que toutes les dispositions du Contrat de bail uniformisé (EC 11750) sont bien comprises par le locateur, notamment en ce qui concerne :

Note : Pour le jour de l'élection, le taux est fixé en fonction du nombre de bureaux de scrutin établis dans un lieu de scrutin. Vous devriez tenter de négocier le meilleur prix possible pour chaque emplacement.

Lorsque toutes les modalités sont fixées, inscrivez les lieux de scrutin dans SPBDS/SITES. Affectez le personnel nécessaire à ces bureaux de scrutin et aux bureaux d'inscription. Imprimez le Contrat de bail uniformisé (EC 11750), disponible dans SPBDS/ SITES, précisant les détails sur les bureaux de scrutin et les coûts. Conservez une photocopie du formulaire rempli pour vos dossiers et faites parvenir l'original au locateur, de préférence en mains propres. Joignez-y une lettre explicative, répétant certaines conditions du bail, comme le nombre requis de tables et de chaises et le nom de la personne-ressource. Pour éviter des conflits futurs, demandez à un membre du personnel de faire un suivi de ces lettres, afin de vous assurer de recevoir le plus rapidement possible une copie du bail signée par le locateur.

7.5.11. Réception du budget officiel

Au cours de la première semaine du calendrier électoral, le DS recevra un budget officiel approuvé pour la circonscription. Vous devez utiliser ce budget conformément à la LEC, aux directives du DGE et au Tarif des honoraires – Élections fédérales.

7.6 Heures de bureau

Sauf indication contraire, toute mention de l'heure dans la LEC (et dans le présent manuel) est réputée désigner « l'heure locale ». Les heures indiquées sur un avis électoral doivent être selon l'heure locale.

Les avis suivants doivent porter mention de l'heure :

Les heures de bureau minimales prescrites par le DGE sont les suivantes :

L'horaire prolongé, durant les périodes de pointe, est le suivant :

Il est obligatoire pour vous ou le DAS d'être présent au bureau tous les jours où le bureau est ouvert jusqu'au jour 0, à l'exception des dimanches suivants : jours 29, 22 et 15. Pendant ces jours, vous pouvez déléguer votre autorité au coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (CBVS), en remplissant le formulaire Délégation de pouvoirs (EC 10090). La LEC exige spécifiquement que le DS et le DAS soient tous deux présents au bureau du DS de 12 h à 14 h le jour de clôture des candidatures (jour 21).

Vous devez être présent au moins huit heures par jour, du lundi au vendredi, pour vous occuper des questions d'usage comme la planification, les finances et les services au public, aux partis politiques et aux candidats. Si vous n'êtes pas au bureau le samedi, vous devez être accessible par téléphone cellulaire et être en mesure de revenir au bureau rapidement. En votre absence, le DAS doit être au bureau. Dans la mesure du possible, vous pouvez déléguer ou partager vos responsabilités avec le DAS. On vous avisera si les activités du calendrier électoral exigent votre présence pour une durée prolongée.

Il est important de respecter les heures de bureau indiquées ci-dessus. Ces heures sont annoncées aux médias nationaux, et le système téléphonique du bureau du DS est programmé en fonction de ces heures. Le service doit être uniforme dans toutes les circonscriptions.

Pour obtenir des renseignements sur les heures le jour de l'élection, voir la section 10.4, Bureaux de scrutin ordinaires, au Chapitre 10.

7.7 Carte d'information de l'électeur

7.7.1 Carte d'information de l'électeur (CIE)

Postez la CIE :

Le recto de la CIE contient des directives et l'adresse postale de l'électeur.

Bien que la CIE soit un outil pratique qui indique à l'électeur son lieu de vote et lui permet d'accéder rapidement à son bureau de scrutin, elle n'est pas une pièce d'identité. Malgré tout, certains croient que des CIE peuvent être récupérées et utilisées pour voter illégalement à la place de la personne dont le nom figure sur la carte.

Pour cette raison, depuis l'élection générale de 2004, l'avertissement suivant a été ajouté au recto de la CIE afin d'aviser toute personne qui récupérerait une telle carte qu'il ne s'agit pas d'une pièce d'identité : « Cette carte ne peut pas servir de preuve d'identité ou d'adresse. »

Le verso de la CIE contient l'information suivante sur le vote :

7.7.2 Préparatifs pour l'impression des cartes d'information de l'électeur

Nouveau processus centralisé d'impression des cartes d'information de l'électeur

Pour la 42e élection générale, le processus d'impression et d'envoi des CIE sera centralisé et sous la direction de l'ACEC. Le bureau du DS continue cependant de jouer un rôle central dans la vérification et l'impression des CIE. Ces responsabilités sont partagées entre vous et le CI.

Vous devez :

Le CI doit :

Catégories de cartes d'information de l'électeur

Il y a trois catégories de CIE envoyées aux électeurs :

CIE initiales de la LEP : La majeure partie des CIE; elles sont envoyées aux électeurs inscrits sur la LEP. L'ACEC produit la LEP après la délivrance du bref. L'information sur les électeurs contenue dans cette liste est utilisée pour produire les CIE initiales.

CIE des électeurs dont l'information a été modifiée ou ajoutée : Les électeurs dont l'information a été modifiée ou ajoutée sur la LEP recevront une CIE après l'envoi des CIE initiales.

CIE de remplacement : Une CIE rare, produite dans des circonstances particulières à l'intention des électeurs dont le lieu de scrutin est devenu indisponible et a donc été changé après l'envoi des CIE initiales de la LEP. Ces CIE ont une icône « Carte de remplacement ».

7.7.3 Programmation de l'impression des cartes d’information de l’électeur initiales de la LEP

Survol

L'action de « programmer » les CIE équivaut à les « commander ». Elle se fait à l'échelle des bureaux de vote et elle s'étend sur plusieurs jours du calendrier électoral (jours 33 à 27). Une commande est envoyée à l'ACEC lorsqu'un bureau de vote est confirmé. L'ACEC utilise RÉVISE pour produire des épreuves PDF des CIE, qui seront envoyées à des imprimeries commerciales à la grandeur du Canada et envoyées aux électeurs par l'entremise de Postes Canada.

Pour commander les CIE d'un bureau de vote, les conditions suivantes doivent être réunies :

Vérification de l'information relative au vote au verso de la CIE

Il est essentiel de vérifier l'information relative au vote au verso de la CIE avant de programmer l'impression des CIE d'un bureau de vote. Ceci se fait au moyen d'une interface de RÉVISE. De nombreuses listes sont à votre disposition pour faciliter la validation de l'information relative au vote au verso de la CIE. Consultez les listes suivantes de SPBDS/SITES et RÉVISE :

Dans SPBDS/SITES :

Dans RÉVISE :

Note : Il vous incombe de vérifier le verso des CIE pour chaque bureau de scrutin avant de donner votre approbation dans RÉVISE. À cette fin, demandez à votre CI de vous fournir les copies imprimées des CIE ou vérifiez chacune par l'entremise de l'interface prévue à cette fin dans RÉVISE. Faites-en un examen méticuleux.

Comment vérifier et approuver le verso de la CIE dans RÉVISE

Pour vérifier et approuver le verso de la CIE de chaque bureau de scrutin, allez dans la fenêtre « Programmez les CIE » dans RÉVISE (ou demandez à votre CI de le faire). Choisissez chaque bureau de scrutin individuellement et faites un examen à l'écran ou demandez à votre CI de vous faire des copies du verso de la CIE pour votre évaluation.

Après avoir vérifié le versos des CIE et l'exactitude de l'information sur les bureaux de scrutin, cliquez sur « Approuver ».

Si des renseignements concernant les lieux de scrutin sont inexacts, cliquez sur « Rejeter » et apportez les modifications nécessaires dans SPBDS/SITES. Les mises à jour seront disponibles dans RÉVISE peu après, car les deux systèmes sont intégrés.

Figure 7a Exemple du dos d'une Carte d'information de l'électeur.

Figure 7a Exemple du dos d'une Carte d'information de l'électeur.

Comment programmer l'impression d'une CIE dans RÉVISE

Après la vérification et l'approbation des renseignements sur les bureaux de scrutin au verso de la CIE, le CI en programme l'impression dans RÉVISE. Ce processus doit être fait à l'échelle des bureaux de vote. Il n'est pas nécessaire de confirmer la vérification de tous les bureaux de vote pour commencer l'impression de CIE. Par exemple, si 50 bureaux de vote sont confirmés au jour 32 du calendrier électoral, le CI ne programmera que les CIE de ces bureaux de vote et l'ACEC en fera l'impression.

Pour programmer les CIE à imprimer dans RÉVISE :

  1. Sélectionnez les bureaux de vote pour lesquels vous voulez programmer l'impression.
  2. Cliquez sur « Programmer les CIE ».

Une fois que l'impression des CIE d'un bureau de vote est programmée, une date et une heure seront inscrites dans le champ « Dernière programmation ». Un employé de l'ACEC produira les documents PDF des CIE programmées, puis la colonne « Nombre à envoyer » indiquera la valeur de zéro. La date et l'heure figureront dans le champ « Dernière impression ». Cela indique que les CIE ont été imprimées et sont prêtes à être envoyées par les imprimeurs commerciaux à Postes Canada.

L'impression des CIE initiales de la LEP se fera entre les jours 33 et 27 du calendrier électoral. Elles seront entreposées dans les installations des imprimeries commerciales jusqu'au jour 26 du calendrier électoral. C'est alors que les imprimeries commenceront à les expédier à Postes Canada, ce qui se fera entre les jours 26 et 24 du calendrier électoral.

Note : Une fois que l'impression des CIE d'un bureau de vote est programmée, la commande ne peut pas être annulée. Par conséquent, vous devez être certain de l'exactitude de l'information sur le lieu de scrutin figurant au verso de la CIE avant de la programmer. Si les renseignements sur le lieu de scrutin changent après la programmation des CIE, communiquez immédiatement avec EC.

Procédures additionnelles pour les bureaux de scrutin itinérants (série 500)

Les bureaux de scrutin itinérants se rendent dans les établissements où vivent des électeurs à mobilité réduite. Ces établissements sont habituellement le lieu de résidence ordinaire des électeurs. Comme un bureau itinérant visite plusieurs établissements, il est très important de s'assurer que chaque électeur est associé au bon établissement.

Lorsque vous programmez l'impression des CIE pour les bureaux itinérants, votre CI devra accomplir quelques étapes additionnelles dans RÉVISE afin que chaque CIE parvienne à l'électeur approprié. Pour ce faire, vous devez utiliser la fenêtre « Assigner des bureaux de vote itinérants » dans RÉVISE. Votre CI utilisera l'outil interactif pour créer un lien entre l'adresse de l'établissement de l'électeur et l'adresse du lieu du bureau de vote itinérant.

Dans 99 % des cas, les adresses des sites de scrutin itinérants sont les mêmes que celles des bureaux de scrutin itinérants. L'information sur les sites provient de SPBDS/SITES et les adresses des électeurs proviennent de RÉVISE. Il s'agit donc d'une étape essentielle pour établir un lien entre les deux systèmes.

Note : Si le lieu de scrutin itinérant a une adresse différente de celle du bureau de scrutin itinérant, vous pouvez utiliser l'interface « Assigner des bureaux de vote itinérants » pour établir un lien entre le bureau et le lieu alternatif.

Rapport sur l'historique des commandes de CIE

Le rapport sur l'historique des commandes de CIE vous donne l'information sur la production des CIE. Un suivi des CIE pour chaque bureau de scrutin est assuré tout au long de leur production.

Le rapport sur l'historique des commandes de CIE présente de l'information sommaire (dates et statut) sur les commandes de CIE faites pour votre circonscription; il précise les bureaux de scrutin et le nombre d'électeurs visés par chaque commande.

Vous ou le CI pouvez produire le rapport sur l'historique des commandes de CIE sur demande.

Production de CIE de remplacement

Si un lieu de scrutin devient inaccessible après l'envoi initial des CIE, vous devez préparer une CIE de remplacement pour les électeurs de toutes les sections de vote touchées. Assurez-vous de suivre les instructions du Guide de l'utilisateur de RÉVISE sur la réédition des CIE avec les nouveaux renseignements sur le lieu de scrutin et l'icône « Carte de remplacement ». Si vous devez programmer l'impression de CIE de remplacement, vous devez d'abord en demander l'autorisation auprès du RSEC.

La CIE de remplacement sera différente de la CIE envoyée à l'origine à l'électeur. Elle comportera l'indication « Replacement Card / Carte de replacement » dans son coin inférieur droit pour indiquer qu'elle est différente de la première CIE envoyée par la poste. Voir l'exemple de « Carte de remplacement » ci-dessous.

Figure 7b Exemple de Carte de remplacement d'une CIE

Figure 7b Exemple de Carte de remplacement d'une CIE

Produire les CIE des électeurs ajoutés à la liste ou dont les renseignements ont été modifiés

Après l'envoi initial des CIE de la LEP, le CI continue de programmer quotidiennement l'impression de CIE lorsque des électeurs sont ajoutés à la liste électorale ou que leurs renseignements sont modifiés pendant la période de révision. Les CIE pour les électeurs ajoutés ou révisés seront identiques aux CIE initiales de la LEP. La programmation de l'impression des CIE pour les électeurs ajoutés ou révisés est effectuée dans RÉVISE.

Note : Les CIE des électeurs ajoutés à la liste ou dont les renseignements ont été modifiés seront produites seulement après que l'autorisation aura été donnée avec la fonction « Approbation des transactions en attente » dans RÉVISE. Vous devez approuver ou refuser chaque transaction envisagée, tous les jours.

Cartes d'information de l'électeur retournées

Les CIE sont parfois retournées au bureau du DS parce que l'adresse est incorrecte ou inconnue, ou parce que l'électeur a refusé d'accepter une carte portant le nom de quelqu'un d'autre.

La plupart des CIE qui sont retournées le sont parce qu'EC a demandé à Postes Canada de ne pas faire suivre les CIE aux électeurs qui ont déménagé, même s'ils sont inscrits au service de réacheminement du courrier de Postes Canada pour que leur courrier soit redirigé à leur nouvelle adresse.

Le contrôle des CIE retournées est un volet central de la stratégie de gestion électorale, et des mesures doivent être prises pour traiter les retours. Vous devez compter manuellement les CIE retournées et inscrire le nombre total dans la section 18.11, Liste de contrôle – Registre des cartes d'information de l'électeur non livrées, au Chapitre 18. Utilisez ces chiffres pour répondre aux questions du sondage se trouvant dans l'Intranet du personnel en région. Donnez toutes les CIE non livrées au superviseur de la révision à des fins d'analyse (une révision ciblée pourrait être nécessaire).

Une fois que le superviseur de la révision a fini l'analyse des CIE retournées, demandez qu'elles vous soient retournées. Vous devez les conserver, et les retourner à EC après l'élection.

Note : Il vous incombe de communiquer avec votre représentant de Postes Canada pour vous assurer qu'il sait que les CIE non livrées doivent être envoyées au bureau du DS ou du DASS. Communiquez avec EC si vous ignorez qui est votre représentant de Postes Canada.

7.8 Personnel de bureau

7.8.1. Embauche du personnel de bureau

Vous devez embaucher le personnel de bureau après la délivrance du bref. Tenez dûment compte de la réglementation concernant les 35 heures ainsi que des modifications récentes touchant le personnel de bureau et les préposés au scrutin qui ont aussi travaillé comme membres du personnel de bureau, car elles ont une incidence sur les retenues à la source. Pour que les retenues à la source soient perçues à partir de la première heure travaillée, il faut considérer tous les membres du personnel du bureau sans égard à la règle des 35 heures, et les retenues à la source seront calculées en fonction de leurs revenus totaux. Les trop-payés pourront faire l'objet d'une réclamation lors de la production de la déclaration de revenus personnelle. Aucun remboursement des retenues à la source ne sera effectué par EC même si une personne a travaillé moins de 35 heures. Des renseignements supplémentaires figurent dans le document Votre paie (EC 11800).

Passez en revue avec chaque membre du personnel la description de son travail, son salaire, les modalités de paiement et son horaire de travail. Pour chaque employé, vous devez remplir le formulaire Nomination et serment (pour le personnel de bureau) (EC 10135) disponible dans SPBDS/SITES.

Le budget des heures prévues pour chaque poste devrait suffire pour toute la période du scrutin. Gardez un nombre suffisant d'heures pour le personnel qui vous aidera à fermer le bureau après le scrutin.

Les membres du personnel qui répondent aux appels du public devraient garder un registre des demandes d'emploi en remplissant un journal.

Pour aider les membres du personnel qui communiqueront avec les aspirants travailleurs électoraux à recueillir toute l'information nécessaire, utilisez la 19.7, Liste de contrôle – Appels aux préposés au scrutin, au Chapitre 19.

7.8.2. Messagers

Le DGE autorise le recrutement d'un ou de plusieurs messagers pour un certain nombre d'heures, au taux horaire stipulé dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales. Les frais de déplacement et de subsistance du messager, s'il y a lieu, seront remboursés.

Les messagers sont nommés au moyen du formulaire Nomination et serment (pour le personnel du bureau) (EC 10135). Ils doivent prêter serment devant vous ou devant un autre représentant officiel désigné et ils doivent vérifier les renseignements qui se trouvent dans la partie nomination du formulaire. Ils doivent garder une copie du formulaire comme preuve de leur pouvoir d'agir; vous conservez l'original.

Messagers spéciaux

Dans certaines régions, il peut être nécessaire de nommer un messager spécial chargé de livrer ou de recueillir les urnes dans les bureaux de scrutin le soir de l'élection ou aussitôt après. Les messagers spéciaux sont nommés au moyen du formulaire Nomination et serment d'un messager spécial ou d'un gardien temporaire (EC 10180). Ils doivent prêter serment devant vous ou devant un autre représentant officiel désigné et ils doivent vérifier les renseignements qui se trouvent dans la partie nomination du formulaire. Ils doivent garder une copie du formulaire comme preuve de leur pouvoir d'agir; vous conservez l'original.

7.8.3. Nomination d'un coordonnateur des bulletins de vote spéciaux

Il vous incombe de recruter et nommer le coordonnateur des bulletins de vote spéciaux (CBVS). Ce dernier relève uniquement de vous ou du DASS, selon le cas. Il est en service durant les heures de bureau établies par le DGE. Étant donné les longues heures durant lesquelles un service doit être fourni aux électeurs, il est recommandé de nommer plusieurs CBVS et de répartir le budget alloué. Cependant, si vous avez besoin d'heures additionnelles, vous devrez soumettre une demande, avec justification, avant de les utiliser.

Le CBVS est nommé au moyen du formulaire Nomination et serment (pour le personnel du bureau) (EC 10135). Toutefois, si vous désirez que le CBVS puisse aider les électeurs à s'inscrire et à voter, vous devez le nommer à titre de fonctionnaire électoral au moyen du formulaire Nomination et serment (pour les travailleurs électoraux ou référendaires) (EC 10130). Il doit prêter serment devant vous ou devant un autre représentant officiel désigné et vérifier les renseignements qui se trouvent dans la partie nomination du formulaire. Il doit garder une copie comme preuve de pouvoir d'agir; vous conservez l'original.)

Des CBVS additionnels peuvent être désignés pour l'initiative visant les hôpitaux à soins de courte durée, au besoin. Ils sont désignés sous le nom de CBVS en milieu hospitalier et doivent être nommés au moyen du formulaire Nomination et serment (pour les travailleurs électoraux ou référendaires) (EC 10130), puisque leur fonction est d'aider les patients à s'inscrire et à voter. Veuillez les nommer au besoin.

Les responsabilités du CBVS sont les suivantes :

Le CBVS transige avec les électeurs qui demeurent dans la circonscription et qui votent dans la circonscription (électeurs locaux) ainsi que les électeurs qui votent à l'extérieur de leur circonscription (électeurs nationaux).

7.8.4. Formation du personnel du centre de révision

La formation du personnel du centre de révision concerne le coordonnateur de l'informatisation (CI), le coordonnateur de l'informatisation adjoint (CIA), le superviseur de la révision (SR), les agents réviseurs (AR) et les commis du centre de révision.

Formation du superviseur de la révision

Les superviseurs de la révision sont nommés avant le scrutin et ils commencent leur travail le jour 34 du calendrier électoral. Leur formation a trois composantes :

Vous trouverez à la section 19.1, Sélection et nomination du personnel électoral, au Chapitre 19, tous les détails sur les diverses composantes de la formation et le matériel requis.

Formation des agents réviseurs

Les AR doivent être nommés au plus tard le jour 33 du calendrier électoral et formés au plus tard le jour 29. La formation des AR relève du CI et du superviseur de la révision. Leur formation comprend les éléments suivants :

Vous trouverez à la section Horaire de formation des agents réviseurs, au Chapitre 19, tous les détails sur les diverses composantes de la formation et le matériel requis.

Formation du coordonnateur de l'informatisation

Vous embauchez avant un scrutin un CI qui est ensuite formé par EC. Le CI commence à travailler le jour 35 du calendrier électoral. Le CI joue un rôle important dans la formation du CIA, du superviseur de la révision, des AR et des commis du centre de révision. Le CI aide le personnel de bureau en fournissant un soutien pour les logiciels et le matériel au bureau du DS.

Formation du coordonnateur de l'informatisation adjoint

Le CIA assure un appui au personnel du bureau du DS lorsque le CI n'est pas disponible. Le CIA devrait être repéré avant un scrutin, mais il commence à travailler et est formé par le CI après le début de la période de scrutin.

Formation des commis du centre de révision

Les commis du centre de révision sont embauchés et formés par le CI; leurs services sont requis tout au long du scrutin. Ils peuvent être appelés à saisir les données de formulaires pendant les périodes de pointe du scrutin, mais leur tâche principale consiste à faire l'entrée des données des certificats d'inscription (EC 50050–1) après le jour du scrutin.

Vous trouverez dans le Manuel du coordonnateur de l'informatisation des renseignements au sujet de la formation du personnel du centre de révision.

7.8.5. Lignes directrices sur la confidentialité

Au cours de la formation du personnel, il importe de préciser que tous les renseignements personnels à sa disposition doivent être protégés en tout temps. Tout renseignement personnel sur des collègues de travail, des amis, des membres de leur famille ou des voisins doit demeurer strictement confidentiel.

L'Avis aux employés (EC 10125) doit être affiché dans le bureau du DS et distribué à tous les membres du personnel dès leur embauche afin de s'assurer qu'ils comprennent parfaitement la façon de traiter les renseignements personnels.

7.9 Gestion des incidents au bureau du directeur du scrutin

Les tactiques et technologies de campagne évoluent

En tant que DS, vous devez être conscient des changements qui s'opèrent dans les campagnes. Les partisans utilisent de nouvelles tactiques et technologies pour communiquer avec les électeurs et recueillir des renseignements sur eux. Les électeurs ont recours à de nouvelles technologies pour trouver et communiquer de l'information. Ces changements peuvent avoir différents effets sur les comportements en période électorale. Les nouveaux outils de campagne peuvent apporter des changements positifs, mais ils peuvent également semer la confusion, accidentellement ou volontairement.

Soyez attentif aux situations ou problèmes qui pourraient prendre de l'ampleur, et plus particulièrement à toute situation où une personne ou un groupe pourrait tenter d'entraver le vote. Le personnel de première ligne dans les bureaux de vote devrait recueillir l'information sur tout incident et vous transmettre les éléments pertinents pour vous renseigner et vous permettre d'intervenir ou de signaler la question à un niveau supérieur, au besoin.

Surveillance accrue des procédures aux bureaux de vote

Les procédures aux bureaux de vote font l'objet d'une attention accrue depuis la dernière élection. Une affaire judiciaire touchant la contestation de l'élection dans Etobicoke Centre et la vérification du matériel de scrutin ont révélé que des travailleurs électoraux avaient fait des erreurs en remplissant des documents.

En outre, la réforme électorale adoptée en 2014 a introduit une nouvelle exigence : les procédures suivies aux bureaux de vote et les dossiers devront être vérifiés par une firme de vérification indépendante. La nouvelle disposition de la Loi électorale du Canada s'énonce comme suit :

Certains documents de votre circonscription pourraient être soumis à une vérification, et des vérificateurs pourraient observer les procédures électorales dans certains bureaux de scrutin.

Dans ce contexte, EC, les candidats, les médias et d'autres personnes porteront une attention particulière aux procédures suivies aux bureaux de vote. Soyez attentif au rendement de vos travailleurs électoraux et réglez tout problème rapidement.

Signalement des incidents

EC a mis en place des procédures de signalement des incidents, ce qui vous permettra, ainsi qu'à l'ACEC, d'être plus au courant de la situation. Au cours d'élections antérieures, des irrégularités ont été relevées dans la déclaration et la gestion des incidents électoraux, exposant ainsi les gestionnaires électoraux responsables – les DS et le DGE –, à des risques sur le plan de l'intégrité électorale. Des incidents continueront de survenir dans le futur, sous des formes connues ou nouvelles. Le travail de l'ACEC et des DS consiste à repérer les incidents, à les signaler à l'échelon pertinent et à les gérer d'une façon rigoureuse, afin de soutenir une élection dont les résultats sont dignes de confiance. Les nouvelles procédures visent à :

Votre diligence vous permettra, ainsi qu'aux DS et au DGE, de gérer les incidents d'une façon qui maintient la confiance en EC et dans les résultats de l'élection.

Gestion des plaintes et des préoccupations ou délégation au DAS

En période électorale, des électeurs, des travailleurs électoraux, des candidats et bien d'autres personnes peuvent vous appeler ou passer à votre bureau en tout temps pour signaler des incidents ou formuler une plainte. Nous demandons que vous ou le DAS gériez directement tous les incidents et plaintes. Décidez qui de vous deux assumera cette responsabilité et avisez votre personnel que tous les incidents et plaintes doivent être signalés à cette personne.

Le SCS est vos yeux et vos oreilles sur le terrain

Nous avons prévu des instructions aux SCS concernant la gestion des plaintes et des préoccupations dans leurs lieux de scrutin respectifs. Ils doivent consigner les détails dans le Rapport d'incident (EC 10051). Ils doivent également vous téléphoner le plus tôt possible s'ils entendent ou voient quelque chose qui leur semble suspect ou illégal, ou qui pourrait entraver l'exercice du droit de vote.

Le SCS est vos yeux et vos oreilles sur le terrain. Il doit signaler en temps réel les problèmes devant être portés à votre attention pour que vous puissiez repérer toute tendance ou nouveau phénomène.

Tout comme le SCS vous signale les incidents, nous vous demandons de les signaler à EC. Si vous constatez un problème grave ou si un SCS vous en signale un, consignez-le dans un formulaire Web Rapport d'incident.

En obtenant des informations en temps réel des DS de partout au pays, EC pourra détecter les tendances préoccupantes plus tôt et réagir plus rapidement. Des renseignements utiles obtenus d'autres DS ou d'autres sources pourront aussi vous être communiqués par EC.

Si une personne vous appelle ou passe à votre bureau pour exprimer une préoccupation ou formuler une plainte, ou si un SCS ou un autre préposé au scrutin vous appelle :

  1. Demandez à la personne d'expliquer le problème.
  2. Consignez les détails dans le Rapport d'incident (EC 10051).
  3. Si la personne apporte un élément de preuve, comme un dépliant ou une photo, numérisez l'article au besoin et joignez-le au Rapport d'incident (EC 10051).
  4. Déterminez si le problème pourrait devenir majeur, par exemple :
    • un acte qui :
      • est illégal,
      • pourrait entraver l'exercice du droit de vote,
      • pourrait être signalé dans les médias;
    • une personne qui :
      • donne de faux renseignements sur le moment et l'endroit où voter, les pièces d'identité à utiliser, les personnes ayant le droit de voter ou un autre sujet,
      • usurpe l'identité d'une personne,
      • empêche les électeurs de voter (ou tente de le faire),
      • endommage ou retire des affiches,
      • intimide, bouscule ou entrave les personnes, ou diffuse de faux renseignements au sujet d'un candidat ou d'un parti,
      • tente de s'enregistrer ou de voter illégalement, ou encourage une autre personne à le faire,
      • tente d'inciter ou de forcer un électeur à voter, à voter pour un candidat ou un parti en particulier, ou à ne pas voter;
    • un préposé au scrutin qui, à l'évidence :
      • ne fait pas son travail correctement,
      • refuse des électeurs qui ont une preuve d'identité valable,
      • empêche de voter des personnes qui ont qualité d'électeur;

    Note : Le SCS n'a pas à signaler les mauvaises interprétations des preuves d'identité faites par les préposés au scrutin s'il a pu donner des instructions pour corriger la situation.

    • un représentant de candidat qui :
      • ralentit le vote;
      • harcèle les électeurs ou les préposés au scrutin;
      • demande systématiquement à voir les pièces d'identité;
      • insiste pour manipuler les pièces d'identité;
      • met systématiquement en doute l'habilité à voter ou la résidence d'un électeur.
  5. Si le problème satisfait à l'un ou l'autre des critères ci-dessus, consignez-le sans tarder dans le formulaire Web Rapport d'incident.
  6. Réglez tout problème qui peut l'être rapidement et de façon sécuritaire.
  7. À la fin de la journée, placez tous les formulaires papier du Rapport d'incident dans leur enveloppe.

Tous les formulaires papier Rapport d'incident remplis par vos SCS ou d'autres membres de votre personnel devront être transférés sur le formulaire Web. Cependant, assurez-vous de transférer immédiatement les formulaires liés aux situations mentionnées ci-dessus. Les formulaires papier Rapport d'incident concernant d'autres incidents peuvent être transférés sur le formulaire Web à la fin du scrutin. Soyez assuré qu'EC surveillera en temps réel tous les formulaires Web, et prendra des mesures au besoin. Il se peut qu'EC doive communiquer avec vous pour obtenir de plus amples renseignements ou assurer un suivi.

Remplir la version papier du formulaire Rapport d'incident pour les autres situations

Si un incident ne satisfait à aucun des critères mentionnés ci-dessus, réglez la situation et remplissez la version papier du Rapport d'incident. Conservez le formulaire rempli dans l'enveloppe appropriée et retournez-le à EC à la fin du scrutin.

7.10 Formation des travailleurs électoraux

7.10.1. Objet

Pour assurer la conformité à la LEC et le respect des politiques d'EC, les travailleurs électoraux doivent recevoir une formation et avoir une connaissance approfondie des procédures décrites dans leur guide. Les préposés à la formation sont responsables de la formation des travailleurs électoraux suivants :

7.10.2. Matériel de formation

EC produit le Manuel du préposé à la formation (EC 10510–1), qui contient les plans des cours, les listes des fournitures et du matériel, et la liste des équipements audiovisuels nécessaires pour donner toutes les séances de formation. EC produit également des outils, des fournitures et du matériel dont les participants ont besoin dans les exercices. Ils se trouvent dans le lot 10 et sur le site Web de formation d'EC.

Note : Les préposés à la formation doivent absolument suivre les plans de cours fournis par EC.

7.10.3. Points à considérer dans la préparation des séances de formation

Planifiez les séances de formation avec le DAS, les agents de recrutement, les préposés à la formation et les DASS, le cas échéant.

Décidez qui administrera le formulaire Nomination et serment (pour travailleurs électoraux et référendaires) (EC 10130) à tous les participants après chaque séance de formation et remplira le formulaire Délégation de pouvoirs (EC 10090) pour eux. Nous recommandons que les agents de recrutement assument cette responsabilité.

Tenez compte des points suivants :

Note : La formation doit être disponible dans les deux langues officielles. Les participants doivent avoir le choix de recevoir leur formation en anglais ou en français.

Assurez-vous que les agents de recrutement :

Note : Assurez-vous que personne n'est embauché pour deux postes concurrents (p. ex. fonctionnaire à un bureau de scrutin par anticipation et fonctionnaire à un bureau de scrutin ordinaire). Des mesures de sécurité dans SPBDS/SITES empêchent de verser deux paiements à une même personne dans la même journée.

Assurez-vous que les préposés à la formation :

7.10.4. Observation des séances de formation

Vous devez aussitôt que possible observer deux séances données par chaque préposé à la formation et remplir le Formulaire d'observation des séances de formation (EC 10515). Votre DAS ou votre agent de liaison en région peut également assister aux séances et en discuter avec vous.

Vous devez ensuite :

7.10.5. Paiements pour la participation aux séances de formation

Le Tarif des honoraires – Élections fédérales prévoit une allocation pour les travailleurs électoraux ci-dessus, y compris les travailleurs électoraux en attente, qui assistent aux séances de formation. Les SCS doivent assister au cours des préposés à l'information, des agents d'inscription, des scrutateurs et des greffiers du scrutin en plus de leur propre formation, et ils reçoivent une rémunération pour chaque séance à laquelle ils assistent.

Pour plus d'information sur les paiements des travailleurs électoraux en attente, voir le Chapitre 19, 19.6, Plan de contingence pour assurer l'ouverture des bureaux de scrutin à l'heure.

Note : Les travailleurs électoraux sont payés pour assister aux formations uniquement s'ils effectuent les tâches pour lesquelles ils sont formés. Cependant, vous pouvez autoriser le paiement s'ils ont de bonnes raisons de ne pas assumer leurs fonctions.

7.11 Réception des serments

7.11.1. Qui peut recevoir les serments?

À moins d'avis contraire, les personnes suivantes doivent recevoir tout serment prescrit par la LEC : le DGE ou la personne qu'il désigne par écrit, le juge d'un tribunal, un DS, un DAS, un scrutateur, un greffier, un notaire public, un juge de la cour provinciale, un juge de paix ou un commissaire aux serments autorisé dans la province. Ce service ne donne droit à aucun paiement.
par. 549(1), 549(2)

Note : Celui qui prête faussement un serment prévu par la LEC commet une infraction. Celui qui contraint ou tente de contraindre, incite ou tente d'inciter une autre personne à prêter faussement un serment prévu par la LEC commet une infraction.
al. 499(2)a), par. 549(3), 549(4)

7.11.2. Comment recevoir les serments

Souvent, vous ou le DAS devez recevoir un serment sous forme écrite. Assurez-vous que la personne qui prête le serment l'a lu et signé devant vous (ou le DAS). Après que la personne a lu le serment, procédez comme suit :

  1. Posez la question appropriée ci-dessous (serment ou affirmation).
  2. Veillez à ce que la personne signe le formulaire.
  3. Signez le formulaire (à moins que le DAS ne le signe).

Si la personne prête serment :

  1. Demandez : « Jurez-vous que le serment que vous avez signé est vrai, au meilleur de vos connaissances, ainsi Dieu vous soit en aide? »
  2. La personne répond : « Je le jure. »

Si une personne refuse par principe de prêter serment, elle peut faire une « affirmation solennelle ». La question est alors modifiée comme suit :

  1. Demandez : « Affirmez-vous solennellement... »
  2. La personne répond : « Je l'affirme solennellement. »

7.12 Préparatifs pour l'impression

Imprimeur

Rencontrez l'imprimeur que vous avez choisi avant la délivrance du bref pour passer en revue les préparatifs d'impression et donner plus de détails sur les besoins, les échéanciers et les tarifs. Vous devez aussi remettre à l'imprimeur un exemplaire de la Déclaration de l'imprimeur (EC 10300) qu'il devra remplir et vous retourner avec la facture d'impression des bulletins de vote.

Travaux d'impression

À la section 18.20, Préparatifs pour l'impression, au Chapitre 18, vous trouverez une description détaillée des mesures à prendre pour faire imprimer ou reproduire les listes électorales préliminaires, les bulletins de vote, les listes électorales révisées et les listes électorales officielles.

Documents à reproduire au bureau du DS

Pendant un scrutin, les documents suivants peuvent être photocopiés : Avis de convocation (EC 10020–1), Avis d'un bureau de vote par anticipation (EC 10140–1), Avis d'un scrutin (EC 10170–1) et Avis d'un bureau itinérant (EC 10160–1).

Tableau 7c : Calendrier d'impression et de reproduction
Article à imprimer Quand imprimer
Avis de convocation (EC 10020-1)
Formulaire électronique envoyé en annexe à une note de service
  • Jour 36 – Préparation et envoi à EC pour approbation, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 01 – Avis de convocation).
  • Jour 32 – Préparation, photocopie et distribution.
Carte d'information de l'électeur
(RÉVISE et SPBDS/SITES)
  • Jour 33 à 27 – Programmation de l'impression des CIE (par bureau de scrutin).
  • Jour 26 à 6 – Nouvelle programmation des CIE – révision et ajout d'électeurs.
Descriptions des sections de vote
  • Jour 31 à 21 – Distribution aux candidats à compter du jour 31 ou à la date de confirmation de la candidature si plus tôt.
Bulletins de vote

Formulaire électronique placé dans le dossier public par EC pour vérification
  • Jour 19 – Envoi de l'épreuve du bulletin de vote à EC pour approbation.
  • Jour 18 – Début de l'impression après approbation.
  • Jour 15 – Réception de l'imprimeur.
Liste des candidats en gros caractères
  • Jour 18 – Dès réception de l'approbation de l'impression du bulletin de vote, commande à l'imprimeur d'imprimer la Liste des candidats en gros caractères.
  • Jour 17 – Réception de l'imprimeur.
Guides des références rapides (EC 50009, EC 50016-1, EC 50017-1, EC 50018-1)
  • Jour 35 à 19 – Envoi à la reproduction.
  • Jour 17 – Réception de l'imprimeur.
Avis d'un bureau de vote par anticipation (EC 10140-1)

SPBDS/SITES
  • Jour 18 – Préparation et envoi à EC pour approbation, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 06 – Avis de bureau de vote par anticipation).
  • Jour 16 – Photocopie et distribution après approbation d'EC.
Avis d'un scrutin (EC 10170-1)

Formulaire électronique placé dans le dossier public par EC pour vérification et approbation par le DS
  • Jour 18 – Préparation et envoi à EC pour approbation, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 07 – Avis d'un scrutin).
  • Jour 16 – Photocopie et distribution après approbation d'EC.
Avis d'un bureau itinérant (EC 10160-1)

Formulaire électronique SPBDS/SITES
  • Jour 15 – Préparation et envoi à EC pour approbation, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 08 – Avis de bureau itinérant).
  • Jour 13 – Préparation et envoi à EC pour approbation, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 06 – Avis de bureau de vote par anticipation).
Listes électorales préliminaires

RÉVISE
  • Jour 35 – Envoi à la reproduction.
  • Jour 32 – Réception de l'imprimeur.
  • Jour 32 – Distribution aux candidats à mesure qu'ils sont confirmés.
Listes électorales révisées

RÉVISE
  • Jour 13 – Envoi à la reproduction.
  • Jour 12 – Réception de l'imprimeur.
  • Jour 11 – Distribution aux scrutateurs des bureaux de vote par anticipation et aux candidats confirmés.
Listes électorales officielles

RÉVISE
  • Jour 4 – Envoi à la reproduction.
  • Jour 3 – Réception de l'imprimeur.
  • Jour 3 – Distribution aux scrutateurs et aux candidats confirmés.

Impression des listes électorales

On vous recommande d'utiliser du papier (8½ x 11 po) de couleurs différentes pour l'impression des listes électorales préliminaires, révisées et officielles :

S'il vous est impossible d'utiliser les couleurs indiquées, l'imprimeur devrait se servir de papier blanc. Les honoraires et les allocations sont conformes au Tarif des honoraires ou autres honoraires approuvés par le DGE.

7.13 Réseau de soutien

7.13.1. Services d'information d'Élections Canada

Durant un scrutin, EC fournit des services d'information à divers groupes, selon leurs besoins particuliers :

Figure 7c Services d'information d'EC

La description texte du graphique « Services d'information d'EC »

7.13.2 Fonctionnement du RSEC

Le RSEC est un service téléphonique sans frais visant à faciliter les communications entre le personnel en région et EC. Pour acheminer votre appel au bureau d'aide approprié, faites le 1-888-677-0301, écoutez le menu automatisé et énoncez le nom du bureau d'aide ou de l'unité fonctionnelle de votre choix.

Divers bureaux d'aide offrent des services spécialisés. La première personne qui répondra à l'appel possédera des compétences précises et sera en mesure de répondre à la plupart des questions, sans avoir à transférer l'appel.

Figure 7d Fonctionnement du Réseau de soutien

La description texte du graphique « Fonctionnement du Réseau de soutien »

7.13.3. Les différents bureaux d'aide du RSEC

Les bureaux d'aide suivants ont des préposés dont le rôle consiste à répondre directement aux questions et à régler des problèmes.

Chacun de ces bureaux d'aide a des préposés ayant pour rôle de répondre directement aux questions et de résoudre des problèmes. Lorsqu'une interprétation particulière ou des éclaircissements s'avèrent nécessaires, le préposé prend l'une ou l'autre des mesures suivantes :

7.13.4. Joindre le RSEC par courriel

Faites parvenir vos courriels à EC à l'adresse suivante : RSEC-ECSN@Elections.ca

7.13.5. Système de suivi des appels – HelpVision

Le système de gestion du contenu HelpVision (SGC) est un outil logiciel de suivi utilisé par EC pour tous les appels, courriels ou formulaires Web reçus du personnel en région. Chaque personne d'EC à Ottawa qui a comme tâche d'aider le personnel électoral a accès à l'application.

Chaque appel qui doit être transmis à un échelon supérieur ou qui exige des recherches est entré dans le système, ainsi que la réponse donnée ou la mesure prise. La demande demeure « ouverte » jusqu'à ce qu'elle soit résolue. Le RSEC surveille constamment l'ensemble des demandes ouvertes pour s'assurer qu'elles sont traitées rapidement. Chaque fois qu'un courriel est envoyé, une demande créée dans HelpVision enregistre le flux des travaux.

Le système offre les avantages suivants :

7.13.6. Services de soutien à d'autres groupes de clients

D'autres services d'information sont mis à la disposition des clients. Il importe de garder ces numéros de téléphone à portée de la main pour pouvoir orienter les clients comme il se doit.

Note : Vous et votre personnel ne devez pas utiliser le numéro de téléphone des Dépenses électorales. Pour obtenir de l'information de base concernant les dépenses des candidats, adressez-vous plutôt au bureau d'aide des Finances du RSEC

Note : Si vous avez besoin de renseignements concernant les médias, adressez-vous à votre agent de liaison en région.

7.13.7. Demandes de renseignements du public adressées au DS

En période électorale, attendez-vous à recevoir de nombreuses demandes de renseignements de la part du public. La plupart d'entre elles sont de nature générale et tout membre du personnel du bureau du DS peut y répondre. Notamment, vous aurez à répondre à des questions sur l'emplacement des bureaux de scrutin. Cependant, il convient de transmettre à EC les questions relatives à l'interprétation de la LEC. Quant aux questions concernant l'application des dispositions de la LEC sur les dépenses électorales, il faut les renvoyer au bureau permanent du parti auquel appartient le candidat concerné ou à EC.

7.14 Application de la Loi électorale du Canada

7.14.1. Obligations, interdictions et infractions

Vous devez vous familiariser avec les obligations, les interdictions et les infractions stipulées dans la LEC en ce qui concerne le travail du DS et du DAS. Un fonctionnaire électoral qui ne respecte pas les obligations qui lui sont imposées et les interdictions auxquelles il est soumis peut être destitué de ses fonctions. Il s'expose également à des peines sévères prévues par la LEC.

Note : Les infractions sont indiquées dans la partie 19 de la LEC, organisée selon la partie de la LEC à laquelle elles se rapportent et le numéro de la disposition.

La section 21.1, Obstacles au processus électoral et l'obligation d'adaptation, au Chapitre 21, présente la liste des obligations et des interdictions le plus souvent consultées dans la LEC.

Les électeurs qui posent des questions au sujet des dispositions de la LEC concernant les dépenses électorales doivent être dirigés au Financement politique à Gatineau (1-800-463-6868).

7.14.2. Enquête sur les infractions

Le rôle du commissaire aux élections fédérales consiste à veiller à l'application de la LEC. Les plaintes et les allégations de non-conformité avec la Loi sont généralement soumises par écrit au commissaire, qui détermine si les plaintes et les allégations semblent fondées et si elles relèvent de sa compétence. S'il constate que c'est effectivement le cas, il peut mener une enquête. Toute personne, y compris le DGE, peut déposer une plainte. Le commissaire peut renvoyer l'affaire au directeur des poursuites pénales qui décide s'il y a lieu d'engager des poursuites. Si un tribunal détermine que les allégations ou accusations qui font l'objet d'une poursuite ont été prouvées, il peut imposer une pénalité à l'accusé.
art. 511

Toute plainte ou allégation d'infraction, accompagnée des renseignements à l'appui et des détails pertinents, devrait être acheminée, par écrit, au commissaire aux élections fédérales qui déterminera s'il y a lieu de faire enquête ou de renvoyer l'affaire au directeur des poursuites pénales. Le commissaire ne fait plus partie d'EC. L'adresse du site Web du commissaire est www.cef-cce.gc.ca.
art. 511

7.15 Liaison avec les partis politiques et les candidats

Les lignes directrices qui suivent vous aideront dans vos relations avec les partis politiques et les candidats. Elles ne constituent pas une description de toutes les responsabilités à l'égard des partis politiques et des candidats, mais un guide d'évaluation de vos responsabilités.

Ces lignes directrices :

Points à noter :

Afin d'assurer l'uniformité en ce qui concerne les sujets discutés aux réunions des partis et des candidats tenues partout au Canada dans chaque circonscription, EC propose un ordre du jour. Voir la section 20.13, Ordre du jour – réunion conjointe des partis politiques et des candidats (exemple) au Chapitre 20. Veuillez adapter l'ordre du jour en fonction des besoins particuliers de votre circonscription. Tous les sujets figurant à l'ordre du jour doivent être abordés.

7.15.1. Relations avec les partis politiques et les candidats

Le tableau qui suit énonce les tâches et responsabilités concernant vos rapports avec les partis politiques et les candidats.

Tableau 7d : Relations avec les partis politiques et les candidats – Vos responsabilités
Liaison avec les partis politiques Avant le scrutin
  • Discuter des limites des sections de vote et de l'emplacement éventuel des bureaux de scrutin.
  • Discuter de la révision ciblée.
  • Discuter du recrutement des AR.

Durant le scrutin

  • Demander des noms d'AR.
  • Discuter des processus d'inscription et de vote en vertu des RES.
  • Demander des noms de scrutateurs au parti dont le candidat s'est classé premier dans la circonscription lors de la dernière élection, et des noms de greffiers du scrutin au parti dont le candidat s'est classé deuxième dans la circonscription lors de la dernière élection, pour le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux. Doivent être reçus d'ici la fin du jour 24.

Après le scrutin

  • Prendre note des suggestions en prévision des prochains scrutins.
Relations avec les candidats potentiels Durant le scrutin
  • Distribuer l'Acte de candidature (EC 20010) et autres documents aux candidats potentiels.
  • Recevoir les actes de candidature (EC 20010) et les cautionnements d'ici 14 h le jour 21.
  • Confirmer ou rejeter les actes de candidature dans les 48 heures suivant la réception.
Relations avec les candidats confirmés Durant le scrutin
  • Remettre les trousses concernant les dépenses électorales et les reçus officiels aux fins de l'impôt.
  • Remettre les lettres concernant les plafonds de dépenses.
  • Distribuer les listes électorales préliminaires et les clés USB.
  • Distribuer le document Information sur la qualité de la liste électorale préliminaire.
  • Distribuer les descriptions des limites des sections de vote.
  • Distribuer la liste électorale tirée du registre international.
  • Discuter de l'inscription et du vote en vertu des RES.
  • Discuter des processus d'inscription et de vote en vertu des Règles électorales spéciales.
  • Demander des noms de scrutateurs, de greffiers du scrutin et d'agents d'inscription conformément à la Loi.
  • Distribuer l'Avis d'un bureau de vote par anticipation, l'Avis de vote itinérant et l'Avis d'un scrutin.
  • Distribuer les listes électorales préliminaires du jour 19 (sur clé USB)
  • Distribuer les listes électorales révisées.
  • Distribuer les listes électorales officielles.
  • Discuter du déroulement du jour de l'élection.
  • Discuter du Relevé des électeurs qui ont voté par anticipation (EC 50109) et du Relevé des électeurs qui ont voté le jour du scrutin (EC 50111).
  • Remettre l'affiche N'oubliez pas : Pour voter, vous devez prouver votre identité et votre adresse (EC 94036) et revoir son contenu.
  • Remettre le dépliant N'oubliez pas : Pour voter, vous devez prouver votre identité et votre adresse (EC 90189).
  • Informer les candidats quant à la publication des résultats le soir de l'élection.
  • Discuter du processus de validation des résultats.
  • Demander la présence de représentants pour la vérification des enveloppes extérieures et le dépouillement des bulletins de vote spéciaux reçus au bureau du DS.
  • Demander la présence de représentants pour la validation des résultats.
  • Faire parvenir à chaque candidat, sur demande, une Copie du relevé du scrutin pour les candidats et représentants (EC 50110).
Après le scrutin
  • Recevoir les reçus officiels et les transmettre à EC.
  • Recevoir d'EC copie des rapports des candidats concernant les dépenses électorales, à des fins de consultation par le public.
  • Prendre note des suggestions en prévision des prochains scrutins.
  • Le candidat peut demander des copies de « cartes de bingo » après le jour du scrutin.

Pour assurer de bonnes relations avec les candidats et les représentants des partis politiques, il faut transiger avec eux de façon juste et équitable.

7.15.2. Déroulement de la réunion

Planifiez la réunion des partis politiques locaux et des candidats (une fois qu'ils sont confirmés). Avisez-les par téléphone de la date et de l'heure de la réunion, qui devrait se tenir le jour 18 ou 17. Expliquez brièvement l'ordre du jour.

Rédigez le sommaire de la réunion sans délai, suivant les indications de la section 20.15, Sommaire – réunion conjointe des partis politiques et des candidats au Chapitre 20. Une fois le sommaire dûment complété et signé, envoyez une copie numérisée à chaque participant ainsi qu'à EC, à l'aide du formulaire en ligne contenu dans vos dossiers publics (Contrôle de la qualité – Téléchargements, 09 – Sommaire de la réunion conjointe).