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Sessions récapitulatives avec les directeurs du scrutin – 41e élection générale

2 – Services administratifs

2.1 – Infrastructure du bureau

Pour discuter des thèmes qui sont incluent dans la section des services administratifs, les participants ont formé des groupes et diverses questions leur ont été posées.

Téléphonie sans fil

Lorsqu'on a abordé spécifiquement les sujets de la téléphonie sans fil et des équipements et logiciels de TI, la majorité des DS ont affirmé avoir compris la fiche technique, mais ils y ont fait des modifications pour s'ajuster aux spécificités des bureaux; ils désirent une plus grande flexibilité dans l'assignation des types de téléphones selon les besoins. Certains DS ont dû réassigner des lignes traditionnelles aux CBVS et aux agents de recrutement. Ils ajoutent aussi qu'on devrait assigner des lignes traditionnelles aux postes de DAS et de réceptionniste, mais que le DS devrait recevoir les deux types, soit une ligne traditionnelle et un téléphone cellulaire. Une plus grande attention doit être apportée à l'assignation des téléphones au bureau du DASS, et ils devraient eux aussi recevoir un téléphone cellulaire.

La plupart des DS ont eu des problèmes avec les appareils « Telular » en lien avec leur fonctionnalité, plus particulièrement pour les appels-conférences, la tonalité, les interruptions d'appels, l'incompatibilité avec les casques d'écoute, la statique et la sonnerie trop forte; il a même été mentionné que parfois, ils recevaient des ondes de stations de radio. Les réceptionnistes avaient de la difficulté à transférer les appels, et il y avait certains problèmes avec les numéros 1-800. Enfin, la qualité des casques d'écoute a posé problème pour l'ensemble des téléphones de bureau.

Autres

Même si plusieurs DS ont trouvé que la trousse de formation est arrivée un peu trop tard pour pouvoir bien s'y familiariser, un nombre égal de DS l'ont jugé efficace. Lorsqu'on leur a demandé à qui devrait revenir la responsabilité de gérer le système d'appels dans le bureau du DS, la plupart des DS ont dit que ça devrait relever du coordonnateur de l'informatisation, de la réceptionniste (2e place) ou bien du DAS (3e place). Parmi les fonctions téléphoniques que les DS voudraient avoir en prévision de la 42e élection générale, les éléments suivants ont été mentionnés : un téléphone équipé de Bluetooth pour eux et pour l'agent de recrutement, une messagerie vocale pour leur ligne traditionnelle et leur cellulaire, le renvoi d'appel et enfin, un BlackBerry ou un iPhone serait aussi préférable pour visionner les courriels jusqu'à ce que l'ordinateur du bureau soit installé, et pour avoir l'option de messagerie texte.

Technologies d'information

Les DS ont mentionné qu'ils ont besoin davantage de licences pour les logiciels dans leurs bureaux, et qu'ils veulent aussi augmenter les capacités des logiciels pour pouvoir, entre autres, créer des documents PDF. Certains problèmes mineurs ont été détectés, comme le fait d'avoir un clavier français dans une circonscription anglophone, pas assez de câbles, et certains enjeux avec des sous-traitants d'IBM. Les DS demandent une meilleure connexion Internet (plus rapide et sans fil) et ils ont aussi besoin d'un scanner numérique. Finalement il a été mentionné que l'ordinateur des DS devrait être portatif, que le télécopieur du bureau des DASS a été désactivé trop tôt, et qu'il y avait certains problèmes avec les mots de passe.

2.2 – Budgets et dépenses

Budget – l'embauche du personnel

Au cours des sessions récapitulatives, il y a eu plusieurs commentaires, discussions et recommandations au sujet du budget. Selon les DS, pour le budget d'embauche de personnel, les postes suivants auraient besoin d'une augmentation du nombre d'heures allouées et du taux de rémunération : l'agent de recrutement, l'agent des relations communautaires (particulièrement l'ARC-Aînés), le superviseur de centre de scrutin (si aucune heure additionnelle n'est allouée, donner un taux fixe), et le superviseur de la révision (pourrait être un poste salarié semblable à celui du coordonnateur de l'informatisation). Le nombre d'heures doit aussi être augmenté pour les postes suivants : le coordonnateur à l'informatisation, l'agent de recrutement, le préposé à la formation, le CBVS, les employés de la révision et l'agent financier pour faire le suivi après l'élection. Lorsque des responsabilités sont ajoutées à un rôle, le nombre d'heures doit être augmenté. Finalement, plus d'heures sont nécessaires pour les visites dans les établissements de soins de courte durée.

Les DS sont d'accord pour dire que les tarifs des honoraires doivent être ajustés. Certains postes sont rémunérés à un taux inférieur au salaire minimum, et il a été déterminé que le salaire des fonctionnaires électoraux est inadéquat. Le tarif pour la formation est très bas et doit être ajusté. Aussi, le poste de commis à l'inventaire doit être mieux rémunéré, car une personne plus qualifiée est requise pour ce poste. Les DS suggèrent aussi d'augmenter l'échelle des salaires pour les travailleurs et le personnel de bureau (avec l'appui d'EC pour le recrutement). Le taux de rémunération pour les gens habitant dans les réserves est aussi inadéquat, puisque leur salaire se fait déduire de leurs bénéfices sociaux.

Le budget des fournisseurs doit être augmenté: 500 $ pour coller des étiquettes n'est pas suffisant. Les DS ont aussi noté d'autres montants insuffisants dans l'allocation du budget : seulement 90 $ pour louer un bureau de scrutin dans les régions rurales, et 90 $ par bureau d'inscription; le tarif de reproduction des bulletins de vote est insuffisant (1,5 fois trop bas). Plus de ressources doivent être allouées pour les lieux de scrutin. Enfin, la variation à la hausse des coûts reliés à l'impression des CIE n'a pas été reflétée dans le budget.

Les DS ont aussi mentionné qu'il y a un besoin d'un plus grand nombre d'heures pour les tâches préscrutin, ainsi que pour la nomination du personnel, ils notent un manque de flexibilité dans cet aspect. D'autres recommandations sont d'augmenter les indemnités de voyage pour le transport et le stationnement pour le programme de l'ARC, et finalement, qu'il faut un plus grand nombre de CBVS et une formation complémentaire avec d'autres postes.

Commentaires généraux

Les DS aimeraient savoir quelles ont été leurs dépenses à la fin de l'élection. Les DS recommandent d'utiliser le budget de l'élection précédente comme point de départ. Ils ont aussi mentionné que les demandes de modification du budget préliminaire n'ont pas été reflétées dans le budget réel. Ceci devrait faire l'objet d'une attention particulière, car il y a peu de temps pendant l'élection pour faire des demandes spéciales, et elles prennent trop de temps. Ils voudraient avoir plus de flexibilité, par exemple pour gérer leur propre budget ou bien recevoir un budget discrétionnaire. La plupart des DS aimeraient voir une approche plus globale dans la production du budget.

Pour ce qui est du module de gestion du budget offert aux DS, il est trop court, et devrait être répété lors des rencontres régionales. Très peu de DS sont au courant de l'outil pour budget Excel, et ceux qui le connaissaient disent qu'il doit être mis à jour. La majorité des DS aimeraient pouvoir comparer leurs dépenses à celles d'autres DS dans leur région. Certains DS pensent que l'agent financier a trop de responsabilités, et qu'il a besoin de plus de soutien ou de plus d'heures. Ils recommandent aussi que l'agent financier reste en fonction après l'élection afin de répondre aux questions portant sur la paie, et que le Système de paiement au bureau du directeur du scrutin (SPBDS) soit désactivé plus tard.

Outils et améliorations au Système de paiement au bureau du directeur du scrutin (SPBDS)

  • L'interface du logiciel devrait être directement liée au SPBDS afin de permettre une meilleure intégration des données;
  • Besoin de plus de mots de passe (DS, AF et l'agent de recrutement);
  • Il communique difficilement avec d'autres systèmes (l'information qui touche le recrutement doit être entrée dans un système différent);
  • Formation préscrutin (en ligne).

Demandes additionnelles de budget

La politique qui consiste à épuiser tous les fonds alloués à d'autres postes avant de faire la demande d'heures additionnelles n'est pas très utile; elle cause un déséquilibre au budget; le système n'est pas assez convivial pour effectuer ces transferts. Également, certains DS sont d'accord pour dire que le traitement et l'approbation des demandes supplémentaires se sont faits dans des délais raisonnables, tandis que d'autres DS sont en désaccord.

2.3 – Infrastructure de soutien

Pour cette portion des sessions récapitulatives, les participants ont discuté en petits groupes sur divers sujets liés à l'infrastructure de soutien qu'ils ont reçu de la part d'EC au cours de l'élection.

Communication avec les régions –  Dossiers Publics et ECDocs

Lorsqu'on leur a demandé de commenter sur les changements apportés à la structure et à la circulation de l'information qui leur est fournie,  les DS ont été d'accord pour dire que c'était mieux qu'à la 40e élection générale. Les dossiers publics étaient mieux organisés; par exemple il était plus simple de trouver l'information sous un seul en-tête, « 41e », mais il faudrait plus de sous-dossiers. La fonction de recherche n'est pas conviviale, les catégories des sous-dossiers devraient être améliorées, et il est encore difficile de repérer des notes de service. Plusieurs DS préféreraient recevoir les documents en pièces jointes pour un meilleur accès. Ils croient toujours que l'information est sauvegardée à trop d'endroits.

D'après les DS, la majorité des notes de service étaient claires et concises, mais certaines sont encore trop longues et doivent être retravaillées – une bonne alternative serait de surligner le contenu en abrégé et de rajouter des renseignements supplémentaires. Il a aussi été noté que certains renseignements ont été envoyés trop tard, qu'ils ont manqué certains rappels qui auraient dû être envoyés plus tôt. Plusieurs DS pensent encore qu'il y a trop de notes de service et que l'information est répétitive.

Les DS veulent que les DAS aient une adresse de courriel permanente. Ils voudraient également une adresse de courriel pour les postes suivants : agent financier, superviseur de la révision, ARC et DASS. Selon certains DS, tous les postes devraient être équipés de leur propre courriel afin de recevoir les notes de service qui les concerne directement – le DS n'aurait plus à imprimer de copie papier. Il a été noté que les DS n'apprécient pas de recevoir les messages à la fois à la maison et au bureau, et qu'ils voudraient seulement recevoir des courriels à l'adresse électronique du bureau, une fois ce dernier installé.

La majorité des DS ont trouvé ECDocs utile pour eux et leurs employés, pour effectuer leurs tâches quotidiennes. Toutefois, la fonction de recherche d'ECDocs est limitée si on ne possède pas les termes appropriés; cette fonction doit également être disponible dans la section des formulaires. On a noté encore des erreurs aux manuels, les versions électroniques et papiers ne concordent pas.

Communication avec les régions – RSEC

La structure du RSEC

Les DS voudraient avoir un meilleur système pour faire le suivi des demandes soumises au réseau de soutien; suite à la perte de quelques demandes. Il devrait y avoir une façon de vérifier l'historique des demandes, et un meilleur suivi des courriels est requis. Aussi, les DS doivent avoir leur mot à dire quant à la résolution des demandes dans le système « Helpvisiion ». Plusieurs DS voudraient avoir la possibilité de parler directement à la même personne, pour un service plus efficace. Des conseillers spécifiques devraient être affectés à divers groupes de DS, par circonscription par exemple, et répondraient seulement aux appels provenant de ceux-ci. Les DS aimeraient aussi pouvoir parler aux conseillers de niveau 2 plus facilement. Du point de vue technique, il a été mentionné qu'il serait bien que le RSEC puisse visionner ce que le DS voit à l'écran. Enfin, le système « Helpvisiion » est trop lent et inconvenant.

Le niveau de satisfaction des DS en rapport au soutien offert

Il semblerait que les DS n'aient pas été entièrement satisfaits du soutien offert; ils ont mentionné que les conseillers de niveau 1 et les services de soutien des RES ont souvent donné des renseignements erronés. Certains DS ont éprouvé une certaine lenteur dans l'obtention des réponses ou des approbations, et ont trouvé que le taux de résolution des conseillers de niveau 1 était trop bas.

La qualité du service

Quant à la qualité du service, la plupart des DS sont d'accord pour dire que le service des conseillers de niveaux 1 et 2 s'est amélioré depuis la dernière élection; les conseillers de niveau 1 étaient sympathiques et respectueux, mais n'ont pas reçu assez de formation; tandis que les conseillers de niveau 2 étaient excellents. Il a été cependant noté qu'il y a souvent eu perte d'information, telle que des télécopies, ou des copies des pages d'actes de candidatures.

Communication avec les régions – Programme des agents de liaison en région (ADLR)

Avant que le programme des ADLR ne soit en place, les DS avaient un meilleur accès au personnel d'Ottawa, il est donc important pour eux que l'information continue à leur être partagée et transmise. Ils demandent que les ADLR poursuivent dans la facilitation de rencontres régionales entre les élections. Ils aimeraient que les ADLR les rencontrent une ou deux fois par année afin d'échanger des renseignements, mieux se connaître, éclaircir les nouvelles initiatives mises en place par Ottawa et tenir des discussions via Skype au sujet des activités préscrutin.

Les DS croient que les ADLR devraient être le premier point de contact au lieu du réseau de soutien. Le rôle de mentor de l'ADLR est important pour les DS, et ils devraient continuer d'agir en tant que conseiller ou « coach ». Actuellement, le rôle de l'ADLR envers les DS doit être mieux défini et documenté, puisque les DS ne savent pas toujours quand ils doivent s'adresser à l'ADLR ou à EC pour de l'appui. Les DS croient qu'EC brouille ces deux rôles et que l'ADLR joue parfois un rôle de superviseur plutôt que de conseiller, alors que c'est le DS qui devrait être aux commandes. D'un autre côté, certains DS croient qu'il faudrait élargir le rôle des ADLR et leur donner un plus grand pouvoir décisionnel; par exemple, ils pourraient autoriser des demandes budgétaires spéciales.

Certains DS croient qu'il y a un écart entre le DS et l'ADLR qui ne cesse de s'accroître; qu'originalement, l'ADLR jouait un rôle de soutien, mais que de plus en plus il joue un rôle d'intermédiaire qui dit aux DS quoi faire. Il y a un besoin de mieux définir la relation entre les deux – est-ce que l'ADLR occupe un rôle de soutien aux DS ou bien de superviseur intermédiaire pour EC – Quelle est leur place? Certains DS ressentent que le rôle de leur ADLR est de rendre des comptes à EC plutôt que de les aider et que certains ADLR outrepassent les limites.

Il y a un chevauchement des activités de contrôle d'information (pourquoi dire la même chose deux fois, à Ottawa et à l'ADLR); la micro gestion a posé régulièrement problème pour plusieurs DS. Ceci étant dit, la majorité des DS pensent que le soutien qu'ils ont reçu de la part de l'ADLR était excellent, que ceux-ci avaient une bonne présence et qu'ils étaient là pour entendre leurs frustrations. Ils ont joué un rôle important pour ouvrir des portes à EC afin que les enjeux identifiés par les DS se fassent entendre; ils ont également joué un rôle très bénéfique auprès des nouveaux DS.

2.4 – Conseillers régionaux en relations médias (CRRM) et interaction avec les médias

Conseillers régionaux en relations médias

La plupart des DS disent avoir eu une bonne collaboration de la part de leur conseiller en relations médias. Le nombre de DS ayant eu une communication directe avec leur conseiller est proportionnel au nombre de DS n'en ayant pas eu. Certains DS on dû interagir directement avec les médias; dans ces cas, les demandes ont été dirigées à l'ADLR et au DS, qui ont fourni des renseignements factuels aux médias. La majorité des DS affirment que les lignes directrices concernant les relations avec les médias étaient claires et furent utiles; toutefois, il a été mentionné que le processus pour photographier le candidat lorsqu'il dépose son bulletin de vote demeure problématique pour certains.

2.5 – Programmes d'information

Rayonnement

Lorsqu'on leur a demandé quelles améliorations pourraient être apportées, les DS ont identifié un besoin de donner plus de renseignements aux électeurs. Par exemple, il n'y a pas assez d'initiatives de rayonnement et de communications au sujet de l'emplacement du bureau local et du processus de vote. Les DS suggèrent de faire de la publicité expliquant par exemple que les bureaux de vote par anticipation seront achalandés, ceci réduirait le nombre de plaintes reliées aux files d'attente. Ils recommandent également d'être plus proactif afin d'informer le public concernant des enjeux spécifiques liés au vote; la possibilité de voter par bulletin spécial devrait être annoncée par les médias dès le début de l'élection. Les DS ont identifié un manque de ressources en publicité, et ils voudraient avoir des trousses pour les médias locaux. En général, EC doit être plus proactif et moins réactif.

Recrutement

Lorsqu'on leur a demandé leur impression générale de l'appui fourni par les CRRM pour le recrutement, les DS ont exprimé qu'on pourrait en faire plus au niveau du soutien, certaines bonnes occasions ont été ratées. Ils suggèrent de mettre en place une stratégie de recrutement nationale; ils suggèrent aussi que l'équipe pourrait effectuer un « blitz » de recrutement cinq jours avant le jour du scrutin.