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Sessions récapitulatives avec les directeurs du scrutin – 41e élection générale

3 – Gestion des ressources humaines

3.1 – Nouveau soutien offert aux préposés à la formation

Les discussions au sujet de la gestion des ressources humaines ont donné aux DS la possibilité de commenter sur les nouveaux mécanismes de soutien aux préposés à la formation, instaurés lors de la 41e élection générale.

En Ontario et dans les provinces de l'Ouest, très peu de DS étaient au courant de ce programme. D'autre part, la majorité des DS des autres régions ont assisté à la session de formation donnée par leur préposé à la formation au bureau local. Selon eux, la présentation vidéo fournie par EC a été un élément clé. Ils suggèrent de faire un DVD de formation détaillé pour remplacer certaines sessions de formation qui se donnent au bureau des DS. Les DS ont mentionné que la plupart des formateurs n'ont pas utilisé de jeux de rôles pendant la formation, par manque de temps.

Formation et logistique – sources supplémentaires de soutien

En ce qui a trait à la logistique, il a été mentionné que la formation n'est pas très bien organisée – elle doit être simplifiée et il faudrait peut-être changer l'ordre de présentation; certains DS ont pris l'approche chronologique au lieu de l'approche thématique, ce qui a très bien fonctionné. Il a aussi été mentionné que ce serait bien si les formateurs pouvaient montrer leurs plans de formation aux DS et leur partager ce que sont leurs responsabilités quant à la formation. Il devrait aussi y avoir du soutien en ligne pour les DS, et finalement, il a été suggéré de raccourcir les sessions de formation à deux heures au lieu de trois heures.

Formation du personnel au bureau local

Les superviseurs de centre de scrutin (SCS) doivent fournir un plus grand soutien à l'ouverture des bureaux et recevoir plus de formation. Il devrait aussi y avoir une formation séparée pour les scrutateurs, les greffiers du scrutin et le SCS. Les réalités géographiques sont telles, que les DS auraient quelquefois besoin de préposés à la formation supplémentaires (ce qui a été refusé à quelques reprises).

Outils de formation

Une vidéo de formation pour le préposé à la formation serait idéale, ainsi que des capsules vidéo pour des sujets précis; aussi, certains outils Web seraient utiles, peut-être même un programme avatar. Les DS proposent de chercher des suggestions auprès d'autres modèles, comme par exemple ce qui se fait au niveau provincial. Dans la région rurale de l'Ouest spécifiquement, les DS aimeraient avoir toutes les descriptions des postes sur le site Web d'EC, sous la forme d'une mini vidéo. Aussi, ils ont besoin d'une trousse de formation distincte, adaptée à ce groupe spécifique, puisqu'il y a entre autres beaucoup d'aînés. Enfin, un module de formation en ligne serait une bonne initiative.

3.2 – Recrutement du personnel en région

Formulaire de demande d'emploi en ligne

Le formulaire a été très utile et devrait être le premier choix pour ce qui est de poser sa candidature, mais il doit être mieux formaté. Aussi, les codes postaux ruraux ont posé problème pour le recrutement. Pour l'amélioration des mécanismes, les DS suggèrent que les postulants reçoivent un accusé de réception et un numéro de référence une fois leur application reçue à EC. Les fonctionnaires électoraux recrutés de cette façon étaient de plus haut calibre que ceux recrutés à la dernière élection générale et que ceux référés par les partis politiques.

Maintenant que cet outil existe, les DS suggèrent de repenser le bon moment pour débuter le recrutement et la façon de s'y prendre. Selon eux, l'agent de recrutement devrait commencer ses activités de recrutement un mois avant l'émission des brefs. Les DS aimeraient aussi recevoir la liste des noms fournis par les candidats plus tôt (jour 28). Plusieurs disent qu'ils ont demandé à leur personnel de communiquer avec des gens ayant travaillé comme fonctionnaire électoral antérieurement et que la stratégie « Avec quel ami aimeriez-vous travailler? » a bien fonctionné.

Autres renseignements à être ajoutés au formulaire

  • Un sommaire de leur expérience électorale, leur tranche d'âge, bilinguisme et leur adresse complète;
  • Ont-ils déjà donné leur nom à un parti politique?;
  • Citoyenneté;
  • Le meilleur moment pour communiquer avec eux;
  • Inclure les descriptions de tâches et les attentes.

Campagne « Besoin d'argent de poche? »

C'était une très bonne campagne, mais il a été difficile d'en évaluer le rendement. Certains DS affirment avoir recruté de très bons travailleurs de cette campagne et ils ont bien suivi les directives. D'autres DS croient que cette campagne n'a pas été lancée au bon moment; le salaire est trop bas et l'idée du chèque n'est pas utile. Certains ont dit que les jeunes étaient trop ciblés par cette campagne et qu'elle n'attirait pas les autres tranches d'âge.

L'affiche est trop grande et elle ne peut être affichée qu'à très peu d'endroits. Les DS recommandent que les affiches soient intégrées aux tâches préscrutin, afin de les poser plus tôt. Certaines écoles secondaires ont accordé des crédits aux étudiants qui ont travaillé le jour du scrutin. Les affiches ont aussi été utilisées dans les centres d'achats, sur les campus et dans le métro.

Le recrutement de jeunes entre 16 et 17 ans sans l'approbation préalable d'Élections Canada

Selon les DS, ce fut une très bonne initiative dans toutes les régions. Dans une région, l'ARC-Jeunes a recruté 20 % du personnel. Il y a eu un problème avec certaines écoles qui ont refusé de libérer les étudiants pour la journée; l'initiative connaîtrait un meilleur succès si le jour du scrutin était la fin de semaine. Quelques DS ont eu recours à cette initiative, et ceux qui l'ont fait disent que la qualité des travailleurs était supérieure. Certains DS disent qu'il aurait été utile d'avoir l'autorisation d'engager des jeunes de 16-17 ans avant l'émission des brefs. Enfin, le formulaire de nomination et serment doit être mis à jour pour refléter cette initiative.

D'autres initiatives de soutien au recrutement pour la prochaine élection générale

L'agent de recrutement a besoin davantage d'outils et de manuels de formation. Ils voudraient aussi avoir les mêmes processus et budget que la révision. Les DS suggèrent le développement d'un manuel sur la façon de faire le recrutement. Ils suggèrent aussi l'utilisation des adresses courriels pour tenir compte de ceux qui ont déjà postulé. D'autres idées ont été mentionnées, comme la mise sur pied de kiosques, et l'usage des médias sociaux afin de promouvoir le recrutement. Dans certains cas, les DS ont mentionné que l'autorisation d'engager des gens de l'extérieur de la circonscription a été donnée trop tard donc peu de DS y ont eu recours.