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Rapport ministériel sur le rendement 2011

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction
englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers
(non vérifiée)

Pour l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2011

Avis au lecteur

Entrée en vigueur le 1er avril 2009, la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor exige des ministères et des organismes qu'ils démontrent leurs efforts pour maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Afin de respecter les exigences de cette politique, les ministères et les organismes doivent exécuter une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un ou des plans d'action en vue d'apporter les ajustements nécessaires et joindre à toute déclaration de responsabilité de la direction un résumé non vérifié des résultats de leurs évaluations et de leurs plans d'action.

Un bon système de CIRF vise à assurer la fiabilité de l'information contenue dans les états financiers. Il donne l'assurance que :

Fait important à noter, un système de CIRF est conçu non pas pour éliminer tous les risques, mais pour les abaisser à un niveau raisonnable grâce à des contrôles équilibrés et proportionnés à ceux qu'ils visent à atténuer.

Le système de CIRF est conçu pour ramener les risques à un niveau raisonnable grâce à un processus continu consistant à cerner les grands risques, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les ajuster au besoin, ainsi qu'à surveiller le fonctionnement du système lui-même en vue de l'améliorer continuellement. C'est donc dire que la portée, la cadence et l'état d'avancement des évaluations que font les ministères et les organismes de leur système de CIRF varieront de l'un à l'autre en fonction des risques auxquels ils sont exposés et des circonstances particulières à chacun.

La présente annexe n'a pas été vérifiée.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document, qui n'a pas été vérifié, est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du directeur général des élections pour l'exercice terminé le 31 mars 2011. Comme l'exige la nouvelle Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1er avril 2009, il constitue un premier résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes, le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan qui relève directement du Parlement.

Élections Canada est chargé d'appliquer la Loi électorale du Canada, la Loi référendaire et la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. Son mandat consiste à :

Élections Canada n'a qu'un seul résultat stratégique qu'appuie l'architecture des activités de programme (AAP) suivante.

L'architecture des activités de programme (AAP)

De plus amples renseignements sur les priorités, le résultat stratégique et l'architecture des activités de programme d'Élections Canada sont fournis dans son Rapport ministériel sur le rendement et dans son Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2010-2011, section III.

1.2 Principales données financières

Voici les principales données financières pour l'exercice 2010-2011. De l'information additionnelle est fournie dans les États financiers vérifiés d'Élections Canada.

1.3 États financiers vérifiés

Les états financiers d'Élections Canada sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général depuis l'exercice 2003-2004 et ont toujours reçu une opinion sans réserve (non modifié depuis 2010-2011).

1.4 Ententes de service liées aux états financiers

Élections Canada s'en remet à d'autres organisations pour certaines opérations consignées dans ses états financiers.

1.5 Changements importants survenus en 2010-2011

Le seul changement important à signaler en lien avec les états financiers est le départ en mai 2010 de Gisèle Côté, dirigeante principale des finances et de la vérification. L'intérim a immédiatement été confié à Brian Berry en attendant la dotation du poste en 2011-2012.

Le Comité de vérification de l'organisme a souligné cette année ses quatre ans d'existence (voir le point 2.1).

Le 6 août 2010, Élections Canada a été autorisé par le Conseil du Trésor à modifier l'architecture de ses activités de programme (AAP) pour l'exercice 2011-2012. La nouvelle AAP, que voici, rend mieux compte de ce qu'Élections Canada apporte aux Canadiens.

l'architecture de ses activités de programme (AAP) pour l'exercice 2011-2012

Un tableau de concordance entre la nouvelle architecture des activités de programme et l'ancienne se trouve sur le site Web d'Élection Canada. On y trouve aussi un tableau sur la redistribution des ressources financières.

2. Contrôles à l'échelle de l'entité utilisés à Élections Canada pour le CIRF

Élections Canada reconnaît l'importance de donner le ton depuis les plus hauts échelons pour faire en sorte que les employés de tous les niveaux comprennent les rôles qu'ils ont à jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et possèdent les bons outils pour y arriver. La priorité d'Élections Canada est de bien gérer les risques au moyen d'un cadre de contrôle souple et axé sur les risques qui permet d'apporter des améliorations et d'innover en permanence.

Les principaux contrôles à l'échelle de l'entité qui sont actuellement en place à Élections Canada aux fins du CIRF sont exposés plus loin.

2.1 Gouvernance

Directeur général des élections (DGE) – Le DGE est nommé par résolution de la Chambre des communes, de sorte que tous les partis représentés ont leur mot à dire dans le processus de sélection. Le titulaire du poste rend compte directement au Parlement et est par le fait même entièrement indépendant du gouvernement et des partis politiques. Le DGE est l'administrateur général de l'organisme. En cette qualité, il exerce les fonctions d'administrateur des comptes et assume globalement la responsabilité et la direction de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources de l'organisme ainsi que des mesures prises pour maintenir un bon système de contrôle interne. À ce titre, le DGE rencontre régulièrement le Comité de vérification et le Comité exécutif (COMEX) d'Élections Canada.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le poste est actuellement occupé par un intérimaire, qui possède un titre professionnel comptable reconnu. Le DPF relève directement du DGE et assure un leadership quant à la coordination, à la cohérence et à l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, qui comprend une évaluation annuelle.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le titulaire de ce poste, qui est actuellement occupé par un intérimaire, relève directement du DGE. Le DPV fournit des assurances au moyen de vérifications internes périodiques qui sont essentielles au maintien d'un système efficace de CIRF.

Comité de vérification – Le Comité de vérification d'Élections Canada est un groupe consultatif qui formule des avis objectifs sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Établi en décembre 2007, il est formé du DGE et de trois personnes de l'extérieur. Le DGE en est le président, et au moins un de ses membres est un expert en finances avec un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le DGE et sélectionnés de manière à ce que la somme de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience permette au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficacité.

Comité exécutif (COMEX) – À titre de haute instance d'Élections Canada, le COMEX est chargé de prendre des décisions sur la gestion organisationnelle, d'établir les politiques internes et de surveiller tous les aspects de la gestion et des opérations. Le COMEX est présidé par le DGE et formé de ses subordonnés directs (voir le lien ci-dessous qui mène à l'organigramme).

Commissaire aux élections fédérales – Le commissaire aux élections fédérales est le fonctionnaire indépendant qui veille à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. Il est nommé par le DGE en vertu de l'article 509 de la Loi électorale du Canada.

Un organigramme détaillé d'Élections Canada se trouve sur son site Web.

2.2 Principales mesures prises par Élections Canada

Le cadre de contrôle est un important facteur pour le CIRF. Celui d'Élections Canada comprend une série de mesures destinées à habiliter le personnel à gérer les risques, soit en les sensibilisant, en les dotant des connaissances et des outils adéquats et en perfectionnant leurs connaissances. Parmi les principales mesures figurent les suivantes :

  1. l'établissement d'un code de valeurs et d'éthiques à Élections Canada;
  2. la définition de lignes directrices claires sur les pouvoirs prévus aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'observation de ces dispositions;
  3. l'imposition aux gestionnaires de centre de responsabilité de l'obligation de rendre compte des mesures de contrôle budgétaire et des approbations de toutes les dépenses;
  4. la présentation, de façon claire, des responsabilités en matière de gestion financière dans les ententes de rendement annuelles des membres de la haute direction;
  5. l'établissement d'un plan de vérification interne axée sur le risque;
  6. la définition d'une structure de gouvernance et d'une orientation stratégique par le COMEX et le Comité de vérification d'Élections Canada;
  7. la présentation régulière de rapports et l'analyse du rendement financier;
  8. l'établissement de politiques et d'un plan de gestion des ressources humaines qui favorisent l'apprentissage et la planification de la relève;
  9. l'application de l'exigence d'un titre professionnel comptable pour occuper des postes clés de gestion financière.

3. Évaluation du système de CIRF d'Élections Canada

3.1 Base de l'évaluation

Le Bureau du contrôleur général procède par étape pour mettre en œuvre la PCI . La première vague de l'initiative visait 22 des plus grands ministères, alors que la deuxième englobe des ministères et des organismes dont les états financiers sont actuellement vérifiés. Élections Canada fait partie de la deuxième vague.

Avec le temps, Élections Canada évaluera l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF, et établira un programme de surveillance continue en vue de l'améliorer constamment.

On entend par efficacité de la conception le fait que les contrôles clés soient précisés, documentés, bien en place et adaptés aux risques (c'est-à-dire que les contrôles sont équilibrés et proportionnés aux risques qu'ils visent à atténuer), et que des mesures correctives se prennent. Le cas échéant, l'efficacité de la conception passe entre autres par l'association des processus et des systèmes informatiques essentiels avec les comptes principaux, par lieu.

Il y a efficacité opérationnelle quand l'application des contrôles clés a été évaluée sur une période déterminée, et quand les mesures correctives nécessaires se prennent.

Un programme de surveillance continue suppose une démarche de surveillance systématique et intégrée, y compris des évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

Ces évaluations visent tous les niveaux de contrôle d'Élections Canada, tant au niveau organisationnel (ou de l'entité), qu'à celui des processus opérationnels ou des systèmes informatiques généraux.

3.2 Méthode d'évaluation à Élections Canada

En vue de se préparer aux vérifications fondées sur des contrôles, Élections Canada a entrepris d'évaluer son système de CIRF en commençant par documenter et évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité (l'organisation).

Élections Canada continuera son évaluation basée sur ses états financiers, en se concentrant sur ses principaux comptes :

Pour chacun d'eux, Élections Canada déterminera les sous-opérations importantes et fera ce qui suit :

L'organisme est aussi résolu à documenter et à évaluer ses contrôles relatifs aux systèmes informatiques généraux (infrastructure de TI).

Enfin, il tiendra compte des nouveaux renseignements issus d'évaluations ou de vérifications récentes.

4. Résultats de l'évaluation d'Élections Canada

En 2010-2011, Élections Canada a terminé de documenter et d'évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité. Voici un résumé des constatations.

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

Dans le cadre de la vérification de l'efficacité de la conception, Élections Canada a documenté ses contrôles à l'échelle de l'entité et a validé ses principaux contrôles avec les intervenants. Il a notamment vérifié que les contrôles documentés étaient bien en place et correspondaient aux pratiques réelles, et que chaque contrôle clé était adapté aux risques.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Élections Canada s'engage à terminer l'étape de l'efficacité de la conception afin de déterminer et de renforcer ses principaux contrôles, avant de s'attaquer à la vérification de l'efficacité opérationnelle à tous les niveaux. Au cours de cet exercice, Élections Canada veut s'assurer que les principaux contrôles portent leurs fruits au fil du temps et que toutes les mesures correctives qui s'imposent sont prises.

4.3 Programme de surveillance continue

Comme mentionné à la section 2, la structure de gouvernance d'Élections Canada est bien établie, y compris au chapitre de la gestion des risques organisationnels, et son environnement est favorable aux employés de tous les niveaux. Citons notamment l'exemple du Comité de vérification, établi en 2007, qui joue un rôle essentiel dans la mesure où il formule des avis indépendants sur le système de contrôle interne d'Élections Canada.

5. Plan d'action d'Élections Canada

5.1 Progrès réalisés jusqu'au 31 mars 2011

Au cours de l'exercice 2010-2011, Élections Canada a commencé à évaluer l'efficacité de ses contrôles clés. Voici, en bref, les grands progrès réalisés :

5.2 Plan d'action

Fort des progrès accomplis jusqu'à maintenant, Élections Canada a élaboré un plan pluriannuel en vue de se conformer strictement aux exigences de la PCI. Il devrait terminer l'évaluation principale de son système de CIRF en 2013-2014.

D'ici la fin de 2011-2012, Élections Canada entend :

  • vérifier l'efficacité opérationnelle de ses contrôles à l'échelle de l'entité;
  • réaliser une évaluation des risques pour déterminer les principaux risques et comptes;
  • prendre les mesures correctives qui s'imposent selon les évaluations.

D'ici la fin de 2012-2013, Élections Canada compte :

  • documenter ses principaux processus opérationnels;
  • vérifier l'efficacité de leur conception;
  • vérifier leur efficacité opérationnelle;
  • documenter les principaux contrôles informatiques généraux (début).

Exercices suivants :

  • En 2013-2014, Élections Canada prévoit terminer de documenter les principaux contrôles informatiques généraux, vérifier l'efficacité de leur conception et leur efficacité opérationnelle, et prendre les mesures correctives déterminées au cours des évaluations.
  • À compter de 2013-2014, Élections Canada assurera une surveillance cyclique des principaux contrôles (au niveau de l'entité, des processus opérationnels et des systèmes informatiques généraux) en fonction des risques.
Plan de mise en œvre de la PCI 2011-2012 2012-2013 2013-2014
Évaluation de l'efficacité de la conception des principaux contrôles
Examen de la documentation existante sur les processus clés, les applications informatiques et les contrôles à l'échelle de l'entité
Documentation des risques principaux et des contrôles clés s'y rattachant
Vérification de l'efficacité de la conception des contrôles clés et de la prise des mesures correctives
Évaluation de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles
Documentation et mise en œuvre du plan de vérification de l'efficacité opérationnelle
Vérification de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés et de la prise des mesures correctives