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Rapport sur le rendement – Pour la période se terminant le 31 mars 2012

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction
englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers
(non vérifiée)

Pour l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2012

Avis au lecteur

Entrée en vigueur le 1er avril 2009, la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor exige des ministères et des organismes qu'ils démontrent leurs efforts pour maintenir un bon système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Conformément à cette politique, les ministères et les organismes doivent exécuter une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un ou des plans d'action en vue d'apporter les modifications nécessaires et joindre à toute déclaration de responsabilité de la direction un résumé non vérifié des résultats de leur évaluation et de leurs plans d'action.

Un bon système de CIRF vise à assurer la fiabilité des états financiers et à donner l'assurance que :

Fait important à noter, un système de CIRF est conçu non pas pour éliminer tous les risques, mais pour les abaisser à un niveau raisonnable grâce à des contrôles équilibrés et proportionnés aux risques qu'ils visent à atténuer.

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu visant à cerner les grands risques, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les ajuster au besoin, ainsi qu'à surveiller le fonctionnement du système en vue de l'améliorer continuellement. Ainsi, la portée, la cadence et l'état d'avancement des évaluations que font les ministères et les organismes de leur système de CIRF varient de l'un à l'autre, en fonction des risques auxquels ils sont exposés et des circonstances particulières à chacun.

Le système de CIRF est conçu pour ramener les risques à un niveau raisonnable grâce à un processus continu consistant à cerner les grands risques, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les ajuster au besoin.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document, qui n'a pas été vérifié, est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du directeur général des élections pour l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2012. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne (PCI) du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2009, il constitue un résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un bon système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement.

Élections Canada est chargé d'appliquer la Loi électorale du Canada, la Loi référendaire et la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. Son mandat consiste à :

Élections Canada vise un résultat stratégique unique qu'appuie l'architecture des activités de programme (AAP) suivante :

L'architecture des activités de programme (AAP)

Version texte

De plus amples renseignements sur les priorités, le résultat stratégique et l'architecture des activités de programme d'Élections Canada sont fournis dans son Rapport ministériel sur le rendement de 2010-2011 et son Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2011-2012, partie III.

1.2 Principales données financières

Voici les principales données financières pour l'exercice 2011-2012. De l'information additionnelle est fournie dans les états financiers vérifiés d'Élections Canada et les notes afférentes aux états financiers.

1.3 États financiers vérifiésNote

Les états financiers d'Élections Canada sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général depuis l'exercice 2003-2004 et ont toujours reçu une opinion sans réserve.

1.4 Ententes de service liées aux états financiers

Élections Canada s'en remet à d'autres organisations pour certaines opérations consignées dans ses états financiers.

1.5 Changements importants survenus en 2010-2011

Les deux seuls changements importants survenus dans l'organisme en 2011-2012 et présentant un intérêt pour les états financiers ont été la nomination, en septembre 2011, d'Helen Bélanger au poste de dirigeant principal des Finances, Vérification interne et Administration, et l'application de la norme comptable du Conseil du Trésor (NCCT 1.2) aux états financiers préparés par les ministères et organismes pour l'exercice 2011-2012 et les exercices ultérieurs. Le Comité de vérification a poursuivi ses activités pour une cinquième année d'affilée (voir le point 2.1).

2. Contrôles à l'échelle de l'entité utilisés à Élections Canada pour le CIRF

Élections Canada reconnaît l'importance de donner le ton depuis les plus hauts échelons pour faire en sorte que les employés de tous les niveaux comprennent les rôles qu'ils ont à jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et soient bien outillés à cette fin. La priorité d'Élections Canada est de bien gérer les risques au moyen d'un cadre de contrôle souple et axé sur les risques qui permet d'apporter des améliorations et d'innover en permanence.

Les principaux contrôles à l'échelle de l'entité qui sont actuellement en place à Élections Canada aux fins du CIRF sont exposés plus loin.

2.1 Gouvernance

Directeur général des élections (DGE) – Le DGE est nommé par résolution de la Chambre des communes, de sorte que tous les partis représentés peuvent avoir leur mot à dire dans le processus de sélection. Le titulaire du poste rend compte directement au Parlement et est par le fait même entièrement indépendant du gouvernement et des partis politiques. Le DGE est l'administrateur général de l'organisme. En cette qualité, il exerce les fonctions d'administrateur des comptes et assume globalement la responsabilité et la direction de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources de l'organisme ainsi que des mesures prises pour maintenir un bon système de contrôle interne. À ce titre, le DGE rencontre régulièrement le Comité de vérification et le Comité exécutif d'Élections Canada.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Détenteur d'un titre professionnel comptable reconnu, le titulaire de ce poste à Élections Canada relève directement du DGE et assure un leadership quant à la coordination, à la cohérence et à l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, y compris son évaluation annuelle.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le titulaire de ce poste relève directement du DGE. Il fournit des assurances au moyen de vérifications internes périodiques, qui sont essentielles au maintien d'un système efficace de CIRF.

Comité de vérification (CV) – Le CV est un groupe consultatif qui formule des avis objectifs sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Établi en décembre 2007, il est formé du DGE et de trois personnes de l'extérieur. Le DGE en est le président, et au moins un de ses membres est un expert en finances ayant un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le DGE et sélectionnés de manière à ce que la somme de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience permette au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficacité.

Comité exécutif (COMEX) – À titre de haute instance d'Élections Canada, le COMEX est chargé de prendre des décisions sur la gestion organisationnelle, d'établir les politiques de l'organisme et de surveiller tous les aspects de la gestion et des opérations. Le COMEX est présidé par le DGE et composé de ses subordonnés directs (voir l'organigramme ci-dessous).

Commissaire aux élections fédérales – Le commissaire aux élections fédérales est le fonctionnaire indépendant qui veille à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. Il est nommé par le DGE en vertu de l'article 509 de la Loi électorale du Canada.

Un organigramme détaillé d'Élections Canada se trouve sur son site Web.

2.2 Principales mesures prises par Élections Canada

L'environnement de contrôle est un important facteur pour le CIRF. Celui d'Élections Canada comprend une série de mesures destinées à habiliter ses employés à gérer les risques, en les sensibilisant, en les dotant des connaissances et des outils adéquats et en perfectionnant leurs compétences. Voici les principales mesures qui ont été prises :

  1. l'établissement d'un code de valeurs et d'éthique à Élections Canada;
  2. la définition de lignes directrices claires sur les pouvoirs prévus aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'observation de ces dispositions;
  3. l'imposition aux gestionnaires de centre de responsabilité de l'obligation de rendre compte des mesures de contrôle budgétaire et des approbations de toutes les dépenses;
  4. la présentation, de façon claire, des responsabilités en matière de gestion financière dans les ententes de rendement annuelles des membres de la haute direction;
  5. l'établissement d'un plan de vérification interne axée sur le risque;
  6. l'établissement d'une structure de gouvernance et d'une orientation stratégique par le Comité exécutif (COMEX) et le Comité de vérification (CV);
  7. l'analyse régulière du rendement financier et la présentation de rapports à ce sujet;
  8. l'établissement de politiques et d'un plan de gestion des ressources humaines favorisant l'apprentissage et la planification de la relève;
  9. l'exigence d'un titre professionnel comptable pour occuper des postes clés de gestion financière.

3. Évaluation du système de CIRF d'Élections Canada

3.1 Base de l'évaluation

En 2009, le gouvernement du Canada a établi une nouvelle politique pour appuyer les exigences liées à la vérification basée sur des contrôles ou les exigences de la PCI. L'exigence prévue à la section 6.1.2 de la PCI, concernant la signature de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, sera appliquée graduellement sur une période de trois ans suivant l'état de préparation des ministères et des organismes, dans le but de fournir une assurance raisonnable que :

Avec le temps, Élections Canada évaluera l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF, et établira un programme de surveillance continue en vue de l'améliorer constamment.

L'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, documentés, mis en place et adaptés aux risques (c'est-à-dire que les contrôles sont équilibrés et proportionnés aux risques qu'ils visent à atténuer), et que toute mesure corrective nécessaire est prise. S'il y a lieu, l'efficacité de la conception passe entre autres par une mise en correspondance des processus et des systèmes de TI essentiels avec les comptes principaux, par lieu.

Il y a efficacité opérationnelle quand l'application des principaux contrôles a été vérifiée sur une période déterminée, et quand les mesures correctives nécessaires se prennent.

Un programme de surveillance continue suppose une démarche de surveillance systématique et intégrée, y compris des évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

Ces vérifications visent tous les niveaux de contrôle d'Élections Canada, y compris les contrôles à l'échelle de l'entité (l'organisation) et les contrôles visant les processus opérationnels ou les systèmes de TI généraux.

3.2 Méthode d'évaluation à Élections Canada

En vue de se préparer à une vérification basée sur des contrôles, Élections Canada a entrepris d'évaluer son système de CIRF en commençant par documenter et évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité (l'organisation).

Élections Canada continuera son évaluation basée sur ses états financiers, en se concentrant sur ses principaux comptes :

Pour chacun d'eux, Élections Canada déterminera les sous-opérations importantes et prendra les mesures suivantes :

L'organisme est aussi résolu à documenter et à évaluer ses contrôles relatifs aux systèmes de TI généraux (infrastructure de TI).

Enfin, il tiendra compte des nouveaux renseignements issus des évaluations ou des vérifications récentes.

4. Résultats de l'évaluation d'Élections Canada

En 2011-2012, Élections Canada a terminé de documenter et d'évaluer globalement ses contrôles à l'échelle de l'entité. Voici un résumé des conclusions de cette évaluation.

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

Élections Canada a préparé un énoncé des travaux dans le but d'obtenir une aide externe pour mettre au point un plan d'action détaillé et établir un cadre global de contrôle de la gestion financière axé sur les principaux contrôles. Dans le cadre de la vérification de l'efficacité de la conception, Élections Canada a commencé à documenter ses contrôles à l'échelle de l'entité et à valider ses principaux contrôles auprès des intervenants. L'organisme continue aussi de s'assurer que les contrôles documentés sont bien en place et correspondent aux pratiques réelles. Lors de la vérification de l'efficacité de la conception, on s'est notamment assuré que chaque contrôle clé était bien adapté aux risques.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Élections Canada s'engage à terminer la vérification de l'efficacité de la conception des activités de contrôle pour déterminer et renforcer ses principaux contrôles, avant de s'attaquer à la vérification de l'efficacité opérationnelle à tous les niveaux. Au cours de cet exercice, Élections Canada veut s'assurer que les principaux contrôles seront efficaces au fil du temps et que toutes les mesures correctives qui s'imposent sont prises.

4.3 Programme de surveillance continue

Comme mentionné à la section 2, Élections Canada a une structure de gouvernance bien établie, y compris des plans opérationnels des secteurs qui définissent le profil de risque de l'organisation et un environnement favorable aux employés de tous les niveaux. Citons notamment l'exemple du Comité de vérification, établi en 2007, qui joue un rôle essentiel dans la mesure où il formule des avis indépendants sur le système de contrôle interne d'Élections Canada. Comme il est indiqué à la section 5, l'organisme cherchera dans le futur des occasions de renforcer davantage ses contrôles à l'échelle de l'entité en tenant compte des résultats des évaluations annuelles et des vérifications. À long terme, il veillera notamment à ce qu'un programme de surveillance bien intégré soit mis en place pour mieux faire connaître son système de CIRF à tous les niveaux, et à doter les employés des connaissances, des compétences et des outils nécessaires.

5. Plan d'action d'Élections Canada

5.1 Progrès réalisés jusqu'au 31 mars 2011

Au cours de l'exercice 2011-2012, Élections Canada a commencé à évaluer l'efficacité de ses principaux contrôles. Voici, en bref, les grands progrès réalisés :

5.2 Plan d'action

Fort des progrès accomplis jusqu'à maintenant, Élections Canada a élaboré un plan pluriannuel en vue de se conformer strictement aux exigences de la PCI. Il devrait terminer l'évaluation principale de son système de CIRF en 2012-2013.

D'ici la fin de 2012-2013, Élections Canada compte faire ce qui suit (voir aussi le tableau ci-dessous) :

  • vérifier l'efficacité opérationnelle de ses contrôles à l'échelle de l'entité;
  • réaliser une évaluation des risques pour déterminer les principaux risques, comptes et processus opérationnels;

D'ici la fin 2013-2014, Élections Canada compte faire ce qui suit (voir aussi le tableau ci-dessous) :

  • documenter ses principaux processus opérationnels;
  • vérifier l'efficacité de leur conception;
  • vérifier leur efficacité opérationnelle;
  • documenter les principaux contrôles généraux des TI;
  • et prendre les mesures correctives nécessaires selon les évaluations.

En 2014-2015 et au cours des exercices suivants :

  • Élections Canada prévoit terminer de documenter les principaux contrôles généraux des TI, vérifier l'efficacité de leur conception et leur efficacité opérationnelle, et prendre les mesures correctives nécessaires selon les évaluations.
  • Élections Canada assurera une surveillance cyclique des principaux contrôles en fonction des risques.
Plan de mise en œuvre de la PCI 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Évaluation de l'efficacité de la conception des principaux contrôles
Examen et documentation des contrôles à l'échelle de l'entité
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Examen de la documentation existante sur les processus clés, applications de TI
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Documentation des principaux risques et contrôles
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Vérification de l'efficacité de la conception des principaux contrôles et prise des mesures correctives
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Évaluation de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles
Documentation et mise en œuvre du plan de vérification de l'efficacité opérationnelle
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Vérification de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles et prise des mesures correctives
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