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Rapport sur le rendement – Pour la période se terminant le 31 mars 2012

États financiers
Bureau du directeur général des élections
Exercice terminé le 31 mars 2012

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du directeur général des élections (le Bureau). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du bureau. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de l'agence concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés, et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire, à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales et aux lois constitutionnelles.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du bureau sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe. Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

La direction s'appuie sur des services de vérification interne. Le bureau a aussi un comité de vérification indépendant. Les responsabilités du comité sont de fournir au directeur général des élections des conseils indépendants et une assurance sur l'efficacité de la gouvernance, la gestion du risque, les contrôles, les vérifications et les pratiques de rapports à Élections Canada.

Le Bureau du vérificateur général, auditeur indépendant du gouvernement du Canada, a émis une opinion sur la présentation fidèle des états financiers du Bureau sans donner d'opinion de l'auditeur au sujet de l'évaluation annuelle de l'efficacité des contrôles internes du ministère en matière de rapport financiers.


Le directeur général des élections du Canada,


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

La dirigeante principale des Finances, de la Vérification interne et de l'Administration,

(Version originale signée par)

Helen J. Bélanger, CPA, CMA



Ottawa, Canada
Le 5 juillet 2012



Rapport de l'auditeur indépendant

Au président de la Chambre des communes

Rapport sur les états financiers

J'ai effectué l'audit des états financiers ci-joints du Bureau du directeur général des élections, qui comprennent l'état de la situation financière au 31 mars 2012, et l'état des résultats et de la situation financière nette, l'état de la variation de la dette nette, et l'état des flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, ainsi qu'un résumé des principales méthodes comptables et d'autres informations explicatives.

Responsabilité de la direction pour les états financiers

La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces états financiers conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs.

Responsabilité de l'auditeur

Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers, sur la base de mon audit. J'ai effectué mon audit selon les normes d'audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que je me conforme aux règles de déontologie et que je planifie et réalise l'audit de façon à obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives.

Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Dans l'évaluation de ces risques, l'auditeur prend en considération le contrôle interne de l'entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin de concevoir des procédures d'audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne de l'entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers.

J'estime que les éléments probants que j'ai obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder mon opinion d'audit.

Opinion

À mon avis, les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Bureau du directeur général des élections au 31 mars 2012, ainsi que des résultats de ses activités, de la variation de sa dette nette et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Rapport relatif à d'autres obligations légales et réglementaires

À mon avis, les opérations du Bureau du directeur général des élections dont j'ai eu connaissance au cours de mon audit des états financiers ont été effectuées, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Le vérificateur général du Canada,

Michael Ferguson, FCA

Le 5 juillet 2012
Ottawa, Canada  



Bureau du directeur général des élections
État de la situation financière
Au 31 mars
(en milliers de dollars)
  2012 2011
Redressé
(note 14)
Passifs
Montant à verser au Trésor
765 $
1 220 $
Créditeurs et charges à payer (note 4)
23 431
22 814
Salaires et avantages sociaux
1 126
5 254
Provision pour indemnités de vacances
1 770
1 837
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées (note 5)
35
90
Dépôts des candidats (note 6)
129
97
Indemnités de départ (note 7b)
4 951
6 712
Total des passifs nets
32 207
38 024
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor
24 686
28 165
Débiteurs et avances (note 8)
3 657
2 241
Total des actifs financiers bruts
28 343
30 406
Actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
Débiteurs-tiers
(132)
   -
Total des actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
(132)
-
Total des actifs financiers nets
28 211
30 406
Dette nette
3 996
7 618
Actifs non financiers
Charges payées d'avance
542
1 874
Stocks de fournitures
5 764
9 806
Immobilisations corporelles (note 9)
15 198
16 682
Total des actifs non financiers
21 504
28 362
Situation financière nette
17 508 $
20 744 $

Obligations contractuelles (note 10) et passif éventuel (note 11)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Le directeur général des élections du Canada,

(Version originale signée par)

Marc Mayrand

La dirigeante principale des Finances, de la Vérification interne et de l'Administration,

(Version originale signée par)

Helen J. Bélanger, CPA, CMA



Ottawa, Canada
Le 5 juillet 2012

 

Bureau du directeur général des élections
États des résultats et de la situation financière nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2012
Résultats
prévus
2012 2011
Redressé
(note 14)
Charges
Opérations électorales
37 835 $
208 718 $
58 867 $
Régulation des activités électorales
38 072
102 272
37 494
Engagement électoral
9 004
8 128
10 344
Services internes
49 362
44 613
53 111
Total des charges
134 273
363 731
159 816
Revenus
Dons et contributions excédentaires
5
146
22
Amendes et montants adjugés par une cour
-
137
-
Revenus divers
-
13
12
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement
(5)
(296)
(34)
Total des revenus
-
-
-
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement
134 273
363 731
159 816
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement  
354 150
133 503
Variations des montants à verser au Trésor  
455
(731)
Variations des montants à recevoir du Trésor  
(3 479)
13 576
Services fournis gratuitement par d'autres  
 
 
ministères (note 12)  
9 369
8 989
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts  
3 236
4 479
Situation financière nette – début de l'exercice  
20 744
25 223
Situation financière nette – fin de l'exercice  
17 508 $
20 744 $

Information sectorielle (note 13)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
État de la variation de la dette nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2012 2011
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts
3 236 $
4 479 $
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles
4 027
8 318
Amortissement des immobilisations corporelles
(4 118)
(6 728)
Radiation des immobilisations corporelles
(1 393)
(6 908)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles
(1 484)
(5 318)
Variation due aux stocks de fournitures
Acquisition de stocks de fournitures
214
1 748
Utilisation de stocks de fournitures
(4 256)
(136)
Total de la variation due aux stocks de fournitures
(4 042)
1 612
Variation due aux charges payées d'avance
Augmentation aux charges payées d'avance
935
2 359
Utilisation des charges payées d'avance
(2 267)
(1 566)
Total de la variation due aux charges payées d'avance
(1 332)
793
(Diminution) augmentation nette de la dette nette
(3 622)
1 566
Dette nette – début de l'exercice
7 618
6 052
Dette nette – fin de l'exercice
3 996 $
7 618 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
État des flux de trésorerie
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2012 2011
Redressé
(note 14)
ACTIVITÉS DE FONCTIONNEMENT
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
363 731 $
159 816 $
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles
(4 118)
(6 728)
Radiation des immobilisations corporelles
(1 393)
(6 908)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 12)
(9 369)
(8 989)
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation des débiteurs et avances
1 284
51
(Diminution) augmentation des charges payées d'avance
(1 332)
793
(Diminution) augmentation des stocks de fournitures
(4 042)
1 612
(Augmentation) diminution des dépôts des candidats
(32)
5
Diminution (augmentation) des indemnités de départ
1 761
(965)
Diminution (augmentation) de la provision pour indemnités de vacances
67
(101)
Diminution (augmentation) des créditeurs et charges à payer
3 511
(13 482)
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement
350 068
125 104
ACTIVITÉS D'INVESTISSEMENT EN IMMOBILISATIONS
Acquisition d'immobilisations corporelles (excluant les contrats de location-acquisition)
4 027
8 318
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations
4 027
8 318
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT
Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées
55
81
Encaisse utilisée par les activités de financement
55
81
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada
354 150 $
133 503 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
Notes aux états financiers
pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du directeur général des élections (le Bureau), communément appelé Élections Canada, est dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement. Le directeur général des élections est totalement indépendant du gouvernement et des partis politiques fédéraux. Le Bureau est énuméré à l'annexe l.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les objectifs du Bureau sont de veiller à ce que l'électorat canadien puisse élire des députés à la Chambre des communes conformément à la Loi électorale du Canada; d'assurer le respect et l'application de toutes les dispositions de la Loi électorale du Canada; de calculer le nombre de députés à la Chambre des communes à attribuer à chacune des provinces, aux termes de la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales et conformément aux dispositions des lois constitutionnelles; et de fournir l'aide technique, administrative et financière nécessaire aux dix commissions de délimitation des circonscriptions électorales, une par province, conformément à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Le Bureau est financé par un crédit annuel (qui couvre les salaires des employés permanents à temps plein) et par l'autorisation législative conformément à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. L'autorisation législative couvre toutes les autres dépenses, y compris les coûts relatifs aux scrutins, à la tenue du Registre national des électeurs, au versement d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles, à la révision des limites des circonscriptions électorales et aux programmes permanents d'éducation du public.

L'architecture des activités de programme (AAP) du Bureau comprend trois activités de programme ainsi que les services internes. Les activités de programme sont :

Opérations électorales

Cette activité de programme permet à Élections Canada d'administrer les scrutins de façon équitable et efficiente, peu importe à quel moment l'élection est déclenchée, afin que les Canadiens puissent exercer leur droit de voter à une élection fédérale générale ou partielle ou à un référendum fédéral, en mettant en place un processus électoral accessible et sans cesse amélioré qui tient compte des besoins des électeurs.

Régulation des activités électorales

Cette activité de programme met à la disposition des Canadiens un processus électoral équitable, transparent et conforme à la Loi électorale du Canada. Dans cette activité de programme, Élections Canada est chargé d'administrer les dispositions de la Loi qui concernent le financement politique, y compris surveiller la divulgation et la déclaration des activités de financement, et assurer l'observation de la Loi à ce sujet.

Engagement électoral

Cette activité de programme sert à promouvoir et à maintenir le processus électoral canadien. Elle offre aux Canadiens des programmes d'éducation et d'information afin qu'ils participent au processus électoral en toute connaissance de cause. Cette activité vise également l'amélioration du cadre électoral par la consultation de divers intervenants et l'échange de pratiques électorales.

Services internes

Les services internes comprennent des activités et ressources reliés qui sont gérés pour aider le Bureau à remplir son mandat. Ces groupes inclus  les services; de gestion et surveillance (services exécutifs); de communications; juridiques; de gestion des ressources humaines; de gestion des ressources financières; de gestion de l'information; de gestion de la technologies de l'information; d'achat et approvisionnement; de voyage et autres services administratifs. Ces services s'appliquent à toute l'organisation et ne sont pas spécifiques à une activité en particulier.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires – Le Bureau fonctionne selon deux autorisations de financement : une autorisation annuelle et l'autorisation législative. La présentation des autorisations consenties au Bureau ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et priorités 2011-2012.

  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement – Le Bureau fonctionne au moyen du Trésor qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

  3. Montant à recevoir ou à verser au Trésor – Le montant à recevoir ou à verser au Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

  4. Revenus – Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau. Bien que l'on s'attende à ce que le directeur général des élections maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

  5. Charges – Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

    Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions établies dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.

    Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.

  6. Allocation trimestrielle aux partis politiques – La Loi électorale du Canada accorde le versement sur le Trésor d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles. L'allocation trimestrielle est calculée en fonction des résultats de l'élection générale précédant le trimestre. Cette allocation est passée en charges dans chacun des trimestres de l'année civile tel que prescrit par la Loi.

  7. Services fournis gratuitement – Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services d'audit et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement selon leur coût estimatif, dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  8. Avantages sociaux futurs

    1) Prestations de retraite – Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Bureau au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Bureau découlant du régime. La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

    2) Indemnités de départ – Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

  9. Débiteurs – Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

  10. Passif éventuel – Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

  11. Stocks de fournitures – Les stocks de fournitures sont constitués essentiellement de formulaires et publications destinés à l'administration des élections et de documents distribués aux entités politiques. Ces fournitures sont enregistrées au coût moyen pondéré. Leur coût est imputé à l'exploitation dans l'exercice où ils sont consommés. S'ils n'ont plus de potentiel de service, ils sont évalués au moindre du coût ou à la valeur de réalisation nette.

  12. Immobilisations corporelles – Les immobilisations corporelles sont comptabilisées selon leur coût historique moins l'amortissement cumulé. Le Bureau comptabilise comme immobilisations corporelles toutes les dépenses qui procurent des avantages futurs et les améliorations locatives dont le coût d'acquisition est de 5 000 $ ou plus. Les éléments ayant un coût inférieur à 5 000 $ sont imputés à l'état des résultats et de la situation financière nette. Le Bureau n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels. Les logiciels en développement sont amortis lorsque le logiciel est mis en production.

    L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation corporelle, comme suit :

    Catégories d'élément d'actif Durée de vie utile
    Matériel de bureau 3 à 10 ans
    Matériel informatique 3 ans
    Logiciels 3 à 5 ans
    Ameublement et agencements 10 ans
    Véhicules 5 ans
    Matériel motorisé 10 ans
    Améliorations locatives et contrats de location-acquisition Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile


  13. Incertitude relative à la mesure – La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers.

    Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre des indemnités de départ, la durée de vie utile des immobilisations corporelles et le remboursement des dépenses électorales admissibles des candidats et des partis politiques. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Bureau reçoit son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles et d'autorisations statutaires contenues dans la législation électorale. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été autorisées dans des exercices antérieurs, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

  1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés

    (en milliers de dollars)   
      2012 2011
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
    363 731 $
    159 816 $
    Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
    Augmentation (diminution) :
    Amortissement des immobilisations corporelles
    (4 118)
    (6 728)
    Radiation des immobilisations corporelles
    (1 393)
    (6 908)
    Services fournis gratuitement par d'autres ministères
    (9 369)
    (8 989)
    Variation de la provision pour indemnités de vacances
    67
    (101)
    Variation du passif au titre des indemnités de départ
    1 761
    (965)
    Variation dans la provision du passif éventuel
    -
    100
    Dépenses pour mauvaises créances
    (52)
    (11)
    Charges payées d'avance
    (2 267)
    (1 566)
    Stocks de fournitures
    (4 042)
    1 612
    Ajustement des courus des salaires de l'année précédente
    17
       -
    Total des éléments qui ont une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
    (19 396)
    (23 556)
    Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations
    Augmentation (diminution) :
    Acquisition d'immobilisations corporelles
    4 027
    8 318
    Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées
    55
    81
    Charges payées d'avance
    935
    2 359
    Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations
    5 017
    10 758
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées
    349 352 $
    147 018 $


  2. Rapprochement des autorisations parlementaires fournies et des autorisations de l'exercice en cours utilisées

    (en milliers de dollars)   
      2012 2011
    Autorisations fournies :
    Dépenses de programme (Vote 15)
    33 620 $
    31 419 $
    Cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés
    7 530
    6 757
    Autres dépenses prévues par la loi
    310 988
    110 036
    352 138
    148 212
    Moins :
    Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs – Dépenses de programme (Vote 15)
    (2 786)
    (1 194)
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées
    349 352 $
    147 018 $


4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer du Bureau.

(en milliers de dollars)   
  2012 2011
Créditeurs – autres ministères et organismes
2 770 $
2 690 $
Créditeurs – parties externes
2 441
3 896
Total des créditeurs
5 211
6 586
Charges à payer
18 220
16 228
Total des créditeurs et des charges à payer
23 431 $
22 814 $


5. Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées

Le Bureau a conclu des ententes de location-acquisition de matériel de bureau dont le coût s'élève à 241 135$ et dont l'amortissement cumulé s'élève à 207 882 $ au 31 mars 2012 (306 712 $ et 219 652 $ respectivement au 31 mars 2011). Les obligations pour les exercices à venir sont les suivantes :

(en milliers de dollars)   
Exercice d'échéance 2012 2011
2012
- $
57 $
2013
28
28
2014
5
5
2015
2
2
2016 et les exercices ultérieurs
 1
 1
Total des versements minimaux futurs en vertu des contrats de location-acquisition
36
93
Moins : intérêts théoriques (2,15 % à 4,82 %)
(1)
(3)
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées
35 $
90 $


6. Dépôts des candidats politiques

Les dépôts des candidats politiques représentent la dette non réglée du Bureau suite à la réception des cautionnements de candidature. Dès que le directeur général des élections est satisfait que les candidats aient soumis un rapport de campagne complet et que les reçus valides aux fins de l'impôt fournis par le directeur de scrutin aient été retournés dans un délai maximal d'un mois après le jour du scrutin, ces dépôts sont remboursés.

7. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2011-2012, les charges s'élèvent à 5 414 404 $ (4 772 675 $ en 2010-2011) soit environ 1,8 fois (1,9 fois en 2010-2011) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

  2. Indemnités de départ

    Le Bureau verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont étés intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

    (en milliers de dollars)   
      2012 2011
    Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice
    6 712 $
    5 747 $
    Charge pour l'exercice
    536
    1 240
    Prestations versées pendant l'exercice
    (2 297)
    (275)
    Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice
    4 951 $
    6 712 $


8. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du Bureau :

(en milliers de dollars)   
  2012 2011
Redressé
(note 14)
Débiteurs – autres ministères et organismes
765 $
1 220 $
Débiteurs – parties externes
2 951
483
Avances aux employés
4
599
Sous-total
3 720
2 302
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes
(63)
(61)
Débiteurs bruts
3 657
2 241
Débiteurs détenus pour le compte du gouvernement
(132)
-
Débiteurs nets
3 525 $
2 241 $


9. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)   
Coût
Catégorie d'immobilisations Solde
d'ouverture
Acquisitions Virements Cession et radiation Solde de fermeture 2012
Valeur
comptable
nette
2011
Valeur
comptable
nette
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition)
1,456 $
7 $
-
66 $
1,397 $
585 $
730 $
Matériel informatique
11 533
270
-
-
11 803
937
1 721
Logiciels
34 529
457
2 510
-
37 496
9 197
7 942
Logiciels en développement
3 115
2 864
(2 510)
1 219
2 250
2 250
3 115
Ameublement et agencements
1 851
135
-
-
1 986
557
565
Véhicules et matériel motorisé
190
-
-
-
190
72
90
Améliorations locatives
5 652
294
-
230
5 716
1 600
2 519
Total
58 326 $
4 027 $
- $
1 515 $
60 838 $
15 198 $
16 682 $

Le solde au 31 mars 2012 comprend des immobilisations corporelles en construction dont
    Logiciel en développement 2 864 $
    Améliorations locatives 181 $

(en milliers de dollars)   
Amortissement cumulé
Catégorie d'immobilisations Solde
d'ouverture
Amortissement Cession et radiation Solde de fermeture
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition)
726 $
152 $
(66) $
812 $
Matériel informatique
9 812
1 054
-
10 866
Logiciels
26 587
1 712
-
28 299
Ameublement et agencements
1 286
143
-
1 429
Véhicules et matériel motorisé
100
18
-
118
Améliorations locatives
3 133
1 039
(56)
4 116
Total
41 644 $
4 118 $
(122) $
45 640 $


10. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Bureau sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l'acquisition de biens ou services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

(en milliers de dollars)   
2013
45 584 $
2014
12 423
2015
3 535
2016
1 700
2017 et les exercices ultérieurs
415
Total
63 657 $


11. Passif éventuel

Des réclamations ont été faites auprès du Bureau dans le cours normal de ses activités. Des poursuites pour des réclamations totalisant environ 1 200 759 $ (1 008 368 $ en 2011) étaient toujours en instance au 31 mars 2012. Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers.

Aucun montant n'a été constaté dans les états financiers du Bureau pour l'exercice terminé le 31 mars 2012 (0 $ en 2011).

12. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Bureau conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le ministère a reçu gratuitement des services communs de d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

    (en milliers de dollars)   
    2012 2011
    Installations
    5 431 $
    5 354 $
    Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires
    3 769
    3 468
    Services d'audit
    165
    163
    Indemnisation des accidentés au travail
    4
    4
    Total
    9 369 $
    8 989 $


    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ses services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  2. Autres transactions entre apparentés

    (en milliers de dollars)   
    2012 2011
    Débiteurs – autres ministères et organismes
    765 $
    1 220 $
    Créditeurs – autres ministères et organismes
    2 770
    2 690
    Charges – autres ministères et organismes
    35 990
    17 162


    Les charges inscrites à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture des activités des programmes du Bureau. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)   
  2012 2011
Redressé
(note 14)
Opérations électorales Régulation des activités électorales Engagement électoral Services internes Total Total
Paiements de transfert
Allocation trimestrielle aux partis politiques
29 286 $
29 286 $
27 402 $
Remboursement des dépenses des candidats et des partis  
60 504
60 504
1 883
Total paiements de transfert
89 790
89 790
29 285
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux
117 574 $
7 423
6 322 $
16 974 $
148 293
58 548
Services professionnels
16 502
3 892
1 173
11 648
33 215
30 135
Déplacements et communications
27 254
297
102
1 307
28 960
6 730
Location de matériel et de locaux
19 335
288
16
8 703
28 342
11 657
Publicité, publications et impression
21 568
42
401
164
22 175
3 427
Réparation et entretien du matériel
2 484
338
35
2 103
4 960
3 657
Amortissement des immobilisations corporelles
816
116
-
3 186
4 118
6 728
Radiation d'immobilisations
1 219
-
-
174
1 393
6 908
Matériel de faible valeur
1 089
44
27
172
1 332
1 923
Services publics, approvisionnements et fournitures
802
42
52
170
1 066
797
Intérêts et autres charges
75
   -
   -
12
87
21
Total charges de fonctionnement
208 718
102 272
8 128
44 613
363 731
159 816
Revenus
Dons et contributions excédentaires
-
146
-
-
146
22
Amendes et montants adjugés par une cour
27
84
-
26
137
-
Revenus divers
-
-
-
13
13
12
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement
(27)
(230)
   -
(39)
(296)
(34)
Total revenus
-
-
-
-
-
-
Coût de fonctionnement net
208 718 $
102 272 $
8 128 $
44 613 $
363 731 $
159 816 $


14. Modification comptable

En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers du ministère sont décrits ci-dessous. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2010-2011 ont été redressées.

La dette nette (représente les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, le ministère présente maintenant un état de la variation de la dette nette et ne présente plus un état de l'avoir.

Les revenus et les comptes débiteurs connexes sont maintenant présentés avec déduction faite des montants de revenus non disponibles à dépenser à nouveau dans l'état des résultats et de la situation financière. Ce changement a eu pour incidence d'augmenter le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts de 296 000 $ en 2012 (34 000 $ en 2011) et de diminuer le total des actifs financiers de 132 000 $ en 2012 (0 $ en 2011).

Le financement du gouvernement et les transferts, ainsi que le crédit lié aux services fournis gratuitement par d'autres ministères, sont maintenant constatés dans l'état des résultats et de la situation financière nette sous le « coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts ». Par le passé, le Bureau constatait ces transactions directement dans l'état de l'avoir du Canada. Ce changement a pour incidence de réduire le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts qui se chiffraient à 390 495 000 $ en 2012 (155 337 000 $ en 2011).

  2011
Avant
ajustement
Effet de la
modification
2011
Redressé
État de la situation financière
Actifs détenus pour le compte du gouvernement
-
-
-
Situation financière nette
20 744 $
-
20 744 $
État des résultats et de la situation financière nette
Revenus
34
(34)
-
Charges
159 816
-
159 816
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement
133 469
34
133 503
Variation des montants à verser au Trésor
(731)
-
(731)
Variation des montants à recevoir du Trésor
13 576
-
13 576
Services fournis gratuitement par d'autres ministères
8 989
-
8 989


15. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.