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Rapport sur le rendement – Pour la période se terminant le 31 mars 2013

Annexe à la Déclaration de responsabilité
de la direction englobant le contrôle interne en matière
de rapports financiers
(non vérifiée)

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2013

Note au lecteur

Conformément à la Politique sur le contrôle interne mise en application par le Conseil du Trésor le 1er avril 2009, les ministères et les organismes sont tenus d'expliquer les mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Conformément à cette politique, les ministères et les organismes doivent évaluer chaque année leur système de CIRF, établir un plan d'action en vue d'apporter les modifications nécessaires et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé non vérifié des résultats de leur évaluation et de leur plan d'action.

Un bon système de CIRF vise à assurer la fiabilité des états financiers et à donner l'assurance que :

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu visant à cerner les grands risques, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les mettre au point au besoin, ainsi qu'à surveiller le fonctionnement du système en vue de l'améliorer continuellement. Ainsi, la portée, la cadence et l'état des évaluations que font les ministères et les organismes de leur système de CIRF varient de l'un à l'autre, en fonction des risques auxquels ils sont exposés et des circonstances particulières à chacun.

Fait important à noter, un système de CIRF est conçu non pas pour éliminer tous les risques, mais pour les abaisser à un niveau raisonnable grâce à des contrôles équilibrés et proportionnés aux risques qu'ils visent à atténuer.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document, qui n'a pas été vérifié, est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du directeur général des élections, pour l'exercice terminé le 31 mars 2013. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne établie par le Conseil du Trésor, il contient un résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un bon système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

Le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan dirigé par le directeur général des élections (DGE), qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement.

Élections Canada est chargé d'appliquer la Loi électorale du Canada, la Loi référendaire et la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. Son mandat consiste à :

Élections Canada vise un seul résultat stratégique qui est appuyé par l'architecture d'alignement des programmes (AAP) suivante :

L'architecture d'alignement des programmes (AAP)

Version texte

De plus amples renseignements sur les priorités, le résultat stratégique et l'architecture d'alignement des programmes d'Élections Canada sont fournis dans son Rapport sur le rendement et son Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Voici les principales données financières pour l'exercice terminé le 31 mars 2013. De l'information additionnelle est fournie dans les états financiers vérifiés et dans les notes afférentes aux états financiers d'Élections Canada.

Élections Canada dispose d'un grand nombre de systèmes d'information essentiels à ses activités et à la présentation de rapports financiers.

1.3 États financiers vérifiés

Les états financiers d'Élections Canada sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général depuis l'exercice 2003-2004 et ont toujours reçu une opinion sans réserve.

1.4 Ententes de service liées aux états financiers

Élections Canada s'en remet à d'autres organisations pour certaines opérations consignées dans ses états financiers.

1.5 Changements importants survenus en 2012-2013

Le seul changement important à survenir en 2012-2013 et à présenter un intérêt pour les états financiers est la mise en œuvre d'une politique de renouvellement continu de la TI, qui a entraîné une hausse des mises hors service de biens qui avaient atteint la fin de leur cycle de vie normal. De plus, Élections Canada a mené un vaste exercice de budgétisation à base zéro qui a engendré une réorientation des programmes, l'adoption de modèles d'exécution simplifiés et des réductions de personnel. L'organisme a également poursuivi ses préparatifs en vue de son déménagement imminent au 30, rue Victoria, à Gatineau (Québec), et a pu déplacer temporairement du personnel pour réduire le taux d'occupation de l'un de ses bureaux, dont des meubles ont été mis au rancart et auquel des améliorations locatives ont été apportées.

1.6 Principaux changements organisationnels en 2012-2013

Le 3 juillet 2012, M. Yves Côté est entré en fonction à titre de commissaire aux élections fédérales, à la suite du départ à la retraite de M. William Corbett.

Le 22 mai 2012, M. Daniel Richer est entré en fonction à titre de dirigeant principal des ressources humaines, à la suite du départ à la retraite de Mme Pierrette Lacroix.

Le 4 juin 2012, M. Sylvain Dubois est entré en fonction à titre de sous-directeur général des élections, Financement politique, à la suite du départ à la retraite de M. François Bernier.

Le 4 septembre 2012, M. Duncan Toswell a commencé une affectation intérimaire de 18 mois au poste de dirigeant principal de l'information (DPI), à la suite du départ de M. Stéphane Cousineau pour un autre ministère.

Les changements suivants sont survenus après la fin de l'exercice :

Depuis le 1er avril 2013, le dirigeant principal de la vérification et la fonction de vérification interne ne relèvent plus du dirigeant principal des finances, mais de la chef de cabinet du directeur général des élections, Mme Vivian Cousineau.

Le 27 juin 2013, M. Hughes St-Pierre a été nommé dirigeant principal des finances par intérim, à la suite du départ de Mme Helen Bélanger pour un autre ministère.

2. Contrôles à l'échelle de l'entité utilisés à Élections Canada pour le CIRF

Élections Canada reconnaît l'importance de donner l'exemple depuis les plus hauts échelons afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils ont à jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et qu'ils soient bien outillés à cette fin. La priorité d'Élections Canada est de bien gérer les risques au moyen d'un environnement de contrôle souple et axé sur les risques, qui permet d'apporter des améliorations et d'innover en permanence.

Les principaux contrôles à l'échelle de l'entité qui existent à Élections Canada aux fins du CIRF sont exposés plus loin.

2.1 Gouvernance

Directeur général des élections (DGE) – Le DGE est nommé par résolution de la Chambre des communes, de sorte que tous les partis politiques qui y sont représentés puissent participer dans au processus de sélection. Le titulaire du poste rend compte directement au Parlement et est par le fait même entièrement indépendant du gouvernement et des partis politiques. Le DGE est l'administrateur général de l'organisme. En cette qualité, il exerce les fonctions d'administrateur des comptes et assume globalement la responsabilité et la direction de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources de l'organisme ainsi que des mesures prises pour maintenir un bon système de contrôle interne. À ce titre, le DGE rencontre régulièrement le Comité de vérification et le Comité exécutif.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Détenteur d'un titre professionnel comptable reconnu, le titulaire de ce poste relève directement du DGE et assure un leadership quant à la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, y compris son évaluation annuelle.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le titulaire de ce poste relève directement du DGE. Il fournit des assurances au moyen de vérifications internes périodiques, qui sont essentielles au maintien d'un système efficace de CIRF.

Comité de vérification – Ce comité est un groupe consultatif qui formule des avis objectifs sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Établi en décembre 2007, il est formé du DGE et de trois personnes de l'extérieur. Le DGE en est le président, et au moins un de ses membres est un expert en finances ayant un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le DGE et sélectionnés de manière à ce que la somme de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience permette au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficacité.

Comité exécutif (COMEX) – À titre de haute instance d'Élections Canada, le COMEX est chargé de prendre des décisions sur la gestion organisationnelle, d'établir les politiques internes et de surveiller tous les aspects de la gestion et des opérations. Il est présidé par le DGE et composé de ses subordonnés directs (voir l'organigramme ci-dessous).

Commissaire aux élections fédérales – Le commissaire aux élections fédérales est le fonctionnaire indépendant qui veille à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. Il est nommé par le DGE en vertu de l'article 509 de la Loi électorale du Canada.

Bureau de la stratégie organisationnelle et Comité sur la stratégie organisationnelle – Pour assurer la réussite des initiatives prévues dans le plan d'affaires d'Élections Canada en vue de l'élection générale de 2015, le DGE a constitué en 2012-2013 une équipe de surveillance des projets organisationnels, soit le Bureau de la stratégie organisationnelle, de même que le Comité sur la stratégie organisationnelle pour en assurer la gouvernance.

Un organigramme détaillé d'Élections Canada se trouve à www.elections.ca/images/ec-org-chart_fl.gif.

2.2 Principales mesures prises par Élections Canada

L'environnement de contrôle est important pour le CIRF. Celui d'Élections Canada veille à ce que les employés soient en mesure de gérer les risques grâce à la sensibilisation, à des connaissances et à des outils adéquats, et au perfectionnement de leurs compétences. Voici les principales mesures qui ont été prises :

  1. établissement d'un code de conduite pour Élections Canada;
  2. établissement de lignes directrices claires sur les pouvoirs prévus aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'observation de ces dispositions;
  3. obligation des gestionnaires de centre de responsabilité de rendre compte des mesures de contrôle budgétaire et des approbations de toutes les dépenses;
  4. signature avec les membres de la haute direction d'ententes de rendement annuelles qui exposent clairement leurs responsabilités en matière de gestion financière;
  5. établissement d'un plan de vérification interne axée sur le risque;
  6. établissement d'une structure de gouvernance et d'une orientation stratégique par le COMEX et le Comité de vérification;
  7. mise sur pied du Bureau de la stratégie organisationnelle, qui permet au DGE et au COMEX de prendre des décisions et d'apporter des corrections en temps utile et à la lumière de données probantes, en ce qui concerne le plan d'affaires 2012-2015 d'Élections Canada de même que les initiatives, les investissements et les risques connexes; ce bureau renforcera également les pratiques de gestion de projets;
  8. analyse régulière du rendement financier et présentation de rapports à ce sujet;
  9. établissement de politiques et d'un plan de gestion des ressources humaines favorisant l'apprentissage et la planification de la relève;
  10. exigence d'un titre professionnel comptable pour occuper des postes clés de gestion financière.

3. Évaluation du système de CIRF d'Élections Canada

3.1 Base de l'évaluation

Que ce soit pour appuyer les vérifications des états financiers axées sur les contrôles ou les exigences de la Politique sur le contrôle interne établie par le Conseil du Trésor, un bon système de CIRF doit être en place pour fournir une assurance raisonnable que :

Avec le temps, Élections Canada évaluera l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF, et établira un programme de surveillance continue en vue de l'améliorer constamment.

L'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés, mis en place et adaptés aux risques, et que toute mesure corrective nécessaire est prise. Pour ce faire, il faut que les principaux processus et systèmes de TI soient mis en correspondance avec les comptes clés, en fonction de l'emplacement, s'il y a lieu.

Il y a efficacité opérationnelle quand l'application des principaux contrôles en matière de rapports financiers a été vérifiée au cours d'une période déterminée, quand ces contrôles fonctionnent comme prévu et quand les mesures correctives nécessaires sont prises convenablement et en temps utile.

Un programme de surveillance continue suppose une démarche de surveillance systématique et intégrée, y compris des évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

Ces évaluations visent tous les niveaux de contrôle d'Élections Canada, y compris les contrôles à l'échelle de l'entité, les contrôles des processus opérationnels et les contrôles informatiques généraux.

3.2 Méthode d'évaluation à Élections Canada

Élections Canada s'est préparé à évaluer son système de CIRF, en commençant par consigner et évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité.

Il poursuivra son évaluation du CIRF après avoir déterminé les comptes importants de ses états financiers qui y seront soumis. Cette évaluation tiendra compte de facteurs quantitatifs et qualitatifs. Pour chaque compte important, l'organisme procédera comme suit :

L'organisme est aussi résolu à consigner et à évaluer ses contrôles informatiques généraux (infrastructure de TI).

Enfin, il tiendra compte des nouveaux renseignements issus des évaluations ou des vérifications récentes.

4. Résultats de l'évaluation d'Élections Canada

En 2012-2013, Élections Canada a obtenu une aide externe pour tirer parti de ses conclusions, renforcer ses lignes directrices sur l'importance relative et les risques financiers, et définir ses contrôles informatiques généraux préliminaires. Il a également effectué une analyse comparative avec deux autres organismes gouvernementaux, soit un de taille et de composition semblables, et un ministère plus grand. Élections Canada s'est par la suite fondé sur les leçons apprises et les pratiques exemplaires pour améliorer son système de CIRF. Un résumé des principaux progrès accomplis pendant l'exercice se trouve ci-dessous.

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

Élections Canada a obtenu une aide externe pour mettre au point un plan d'action détaillé et un cadre de contrôle de la gestion financière globale axé sur les principaux contrôles. L'organisme a commencé à consigner ses contrôles à l'échelle de l'entité et à valider les principaux contrôles auprès des intervenants. Il a également continué de s'assurer que les contrôles consignés étaient en place et correspondaient aux pratiques réelles, et que chaque contrôle principal était adapté aux risques. À cette fin, un cadre de gestion des risques a été approuvé, et des lignes directrices sur l'importance relative et l'analyse des risques financiers ont été élaborées. De plus, les cotes préliminaires d'importance relative et de risque ont été définies pour les comptes clés en vue de déterminer les principaux risques et les processus opérationnels connexes. Des mécanismes ont été mis en place pour appuyer les évaluations qualitatives et quantitatives des risques liés aux comptes clés des états financiers, selon les seuils d'importance relative. Enfin, en prévision du déménagement à Gatineau, d'autres contrôles ont été ajoutés pour renforcer le processus de mise hors service des biens et celui de gestion des ressources pour les contrats de services professionnels.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Élections Canada s'engage à assurer l'efficacité de la conception de ses activités de contrôle pour déterminer et renforcer les principaux contrôles, avant de vérifier l'efficacité opérationnelle dans tous les secteurs. À cette fin, on a recensé les processus opérationnels généraux importants qui étaient déjà consignés afin de répertorier les principaux contrôles et de mettre l'accent sur ceux-ci. Au moment de vérifier leur efficacité opérationnelle, Élections Canada compte faire en sorte que les principaux contrôles demeurent fonctionnels avec le temps et que toutes les mesures correctives qui s'imposent sont prises. Parallèlement, l'organisme développe ses contrôles informatiques généraux. Les secteurs du DPF et du DPI ont travaillé ensemble pour consolider les capacités d'appréciation et de dépréciation des biens, dans un premier temps.

4.3 Programme de surveillance continue

Comme il est mentionné à la section 2, la structure de gouvernance d'Élections Canada est bien établie, et les plans opérationnels de ses secteurs définissent son profil de risque en plus d'offrir un environnement habilitant pour les employés de tous les niveaux. Le Comité de vérification, en particulier, joue un rôle essentiel en fournissant des avis indépendants sur le système de contrôle interne. Tel qu'il est indiqué à la section 5, l'organisme cherchera à renforcer davantage ses contrôles à l'échelle de l'entité en tenant compte des résultats des évaluations annuelles et des vérifications. À long terme, il veillera notamment à ce qu'un programme de surveillance bien intégré soit mis en place pour mieux faire connaître son système de CIRF à tous les niveaux et doter les employés des connaissances, des compétences et des outils nécessaires.

5. Plan d'action d'Élections Canada

5.1 Progrès réalisés jusqu'au 31 mars 2013

Au cours de l'exercice 2011-2012, Élections Canada a commencé à évaluer l'efficacité de ses principaux contrôles. En 2012-2013, il a poursuivi dans cette voie. Ci-dessous se trouve un résumé des grands progrès réalisés par l'organisme, qui a été touché par des changements organisationnels majeurs (exercices de budgétisation à base zéro et de réaménagement des effectifs) qui l'ont empêché de pleinement mettre en œuvre toutes les mesures de son plan triennal de départ.

Voici certaines des principales mesures prises :

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Fort des progrès accomplis jusqu'à maintenant, Élections Canada a élaboré un plan pluriannuel en vue de se conformer pleinement aux exigences de la Politique sur le contrôle interne. Il est en bonne voie de terminer les éléments suivants de son système de CIRF.

D'ici la fin de 2013-2014, Élections Canada entend :

En 2014-2015 et au cours des exercices suivants, Élections Canada entend :

Plan de mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Évaluation de l'efficacité de la conception des principaux contrôles
Examiner et consigner les contrôles à l'échelle de l'entité
Mettre au point la documentation existante sur les processus clés liés aux applications de TI
 
Consigner les grands risques et les principaux contrôles
 
Vérifier l'efficacité de la conception des principaux contrôles et prendre des mesures correctives
 
Évaluation de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles
Consigner et mettre en œuvre le plan de vérification de l'efficacité opérationnelle
 
Vérifier l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles et prendre des mesures correctives