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Rapport sur le rendement – Pour la période se terminant le 31 mars 2013

États financiers
Bureau du directeur général des élections
Exercice terminé le 31 mars 2013

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2013 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du directeur général des élections (le Bureau). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Bureau. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de l'agence concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçus pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés, et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire, à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales et aux lois constitutionnelles.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Bureau sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2013 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe. Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

La direction s'appuie sur des services de vérification interne. Le Bureau a aussi un comité de vérification indépendant. Les responsabilités du comité sont de fournir au directeur général des élections des conseils indépendants et une assurance sur l'efficacité de la gouvernance, la gestion du risque, les contrôles, les vérifications et les pratiques de rapports à Élections Canada.

Le Bureau du vérificateur général, auditeur indépendant du gouvernement du Canada, a émis une opinion sur la présentation fidèle des états financiers du Bureau sans donner d'opinion de l'auditeur au sujet de l'évaluation annuelle de l'efficacité des contrôles internes du ministère en matière de rapports financiers.


Le directeur général des élections du Canada,


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

Le dirigeant principal des finances par intérim,


(Version originale signée par)

Hughes St-Pierre, MA, CMA



Ottawa, Canada
Le 21 août 2013



Rapport de l'auditeur indépendant

Au président de la Chambre des communes

Rapport sur les états financiers

J'ai effectué l'audit des états financiers ci-joints du Bureau du directeur général des élections, qui comprennent l'état de la situation financière au 31 mars 2013, et l'état des résultats et de la situation financière nette, l'état de la variation de la dette nette, et l'état des flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, ainsi qu'un résumé des principales méthodes comptables et d'autres informations explicatives.

Responsabilité de la direction pour les états financiers

La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces états financiers conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs.

Responsabilité de l'auditeur

Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers, sur la base de mon audit. J'ai effectué mon audit selon les normes d'audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que je me conforme aux règles de déontologie et que je planifie et réalise l'audit de façon à obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives.

Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Dans l'évaluation de ces risques, l'auditeur prend en considération le contrôle interne de l'entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin de concevoir des procédures d'audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne de l'entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers.

J'estime que les éléments probants que j'ai obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder mon opinion d'audit.

Opinion

À mon avis, les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Bureau du directeur général des élections au 31 mars 2013, ainsi que des résultats de ses activités, de la variation de sa dette nette et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Rapport relatif à d'autres obligations légales et réglementaires

À mon avis, les opérations du Bureau du directeur général des élections dont j'ai eu connaissance au cours de mon audit des états financiers ont été effectuées, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Pour le vérificateur général du Canada,


Version originale signée par

Sylvain Ricard, CPA, CA
Vérificateur général adjoint

Le 21 août 2013
Ottawa, Canada  



Bureau du directeur général des élections
État de la situation financière
pour l'exercice terminé 31 mars
(en milliers de dollars)
  2013 2012
Passifs
Montant à verser au Trésor
541 $
765 $
Créditeurs et charges à payer (note 4)
11 634
23 431
Salaires et avantages sociaux
1 662
1 126
Provision pour indemnités de vacances
1 591
1 770
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées (note 5)
8
35
Dépôts des candidats (note 6)
110
129
Indemnités de départ (note 7b)
4 074
4 951
Total des passifs nets
19 620
32 207
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor
13 406
24 686
Débiteurs et avances (note 8)
1 021
3 657
Total des actifs financiers bruts
14 427
28 343
Actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
Débiteurs-tiers
(47)
(132)
Total des actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
(47)
(132)
Total des actifs financiers nets
14 380
28 211
Dette nette
5 240
3 996
Actifs non financiers
Charges payées d'avance
516
542
Stocks de fournitures
4 559
5 764
Immobilisations corporelles (note 9)
15 520
15 198
Total des actifs non financiers
20 595
21 504
Situation financière nette
15 355 $
17 508 $

Obligations contractuelles (note 10) et passif éventuel (note 11)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Le directeur général des élections du Canada,


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

Le dirigeant principal des finances par intérim,


(Version originale signée par)

Hughes St-Pierre, MA, CMA



Ottawa, Canada
Le 21 août 2013



Bureau du directeur général des élections
États des résultats et de la situation financière nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2013
Résultats
prévus
(note 2a)
2013 2012
Charges
Opérations électorales
44 473 $
41 849 $
208 718 $
Régulation des activités électorales
39 732
38 355
102 272
Engagement électoral
10 700
8 179
8 128
Services internes
55 621
40 105
44 613
Total des charges
150 526
128 488
363 731
Revenus
Dons et contributions excédentaires
25
106
146
Amendes et montants adjugés par une cour
-
-
137
Revenus divers
5
29
13
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement
(30)
(135)
(296)
Total des revenus
-
-
-
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement
150 526
128 488
363 731
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement
137 462
128 375
354 150
Variations des montants à verser au Trésor
-
224
455
Variations des montants à recevoir du Trésor
(1 150)
(11 280)
(3 479)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 12)
8 822
9 016
9 369
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts
5 392
2 153
3 236
Situation financière nette – début de l'exercice
13 100
17 508
20 744
Situation financière nette – fin de l'exercice
7 708 $
15 355 $
17 508 $

Information sectorielle (note 13)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
État de la variation de la dette nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2013
Résultats
prévus
(note 2a)
2013 2012
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts
5 392 $
2 153 $
3 236 $
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles
-
6 393
4 027
Amortissement des immobilisations corporelles
(5 388)
(5 525)
(4 118)
Radiation des immobilisations corporelles
    -
(546)
(1 393)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles
(5 388)
322
(1 484)
Variation due aux stocks de fournitures
Acquisition de stocks de fournitures
-
37
214
Utilisation de stocks de fournitures
    -
(1 242)
(4 256)
Total de la variation due aux stocks de fournitures
-
(1 205)
(4 042)
Variation due aux charges payées d'avance
Augmentation aux charges payées d'avance
-
766
935
Utilisation des charges payées d'avance
    -
(792)
(2 267)
Total de la variation due aux charges payées d'avance
-
(26)
(1 332)
(Diminution) augmentation nette de la dette nette
4
1 244
(3 622)
Dette nette – début de l'exercice
6 195
3 996
7 618
Dette nette – fin de l'exercice
6 199 $
5 240 $
3 996 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
État des flux de trésorerie
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2013 2012
ACTIVITÉS DE FONCTIONNEMENT
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
128 488 $
363 731 $
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles
(5 525)
(4 118)
Radiation des immobilisations corporelles
(546)
(1 393)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 12)
(9 016)
(9 369)
Variations de l'état de la situation financière :
(Diminution) augmentation des débiteurs et avances
(2 551)
1 284
(Diminution) des charges payées d'avance
(26)
(1 332)
(Diminution) des stocks de fournitures
(1 205)
(4 042)
Diminution (augmentation) des dépôts des candidats
19
(32)
Diminution des indemnités de départ
877
1 761
Diminution de la provision pour indemnités de vacances
179
67
Diminution des créditeurs et charges à payer
11 261
3 511
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement
121 955
350 068
ACTIVITÉS D'INVESTISSEMENT EN IMMOBILISATIONS
Acquisition d'immobilisations corporelles (excluant les contrats de location-acquisition)
6 393
4 027
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations
6 393
4 027
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT
Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées
27
55
Encaisse utilisée par les activités de financement
27
55
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada
128 375 $
354 150 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
Notes aux états financiers
pour l'exercice terminé le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du directeur général des élections (le Bureau), communément appelé Élections Canada, est dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement. Le directeur général des élections est totalement indépendant du gouvernement et des partis politiques fédéraux. Le Bureau est énuméré à l'annexe l.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les objectifs du Bureau sont de veiller à ce que l'électorat canadien puisse élire des députés à la Chambre des communes conformément à la Loi électorale du Canada; d'assurer le respect et l'application de toutes les dispositions de la Loi électorale du Canada; de calculer le nombre de députés à la Chambre des communes à attribuer à chacune des provinces, aux termes de la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales et conformément aux dispositions des lois constitutionnelles; et de fournir l'aide technique, administrative et financière nécessaire aux dix commissions de délimitation des circonscriptions électorales, une par province, conformément à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Le Bureau est financé par un crédit annuel (qui couvre les salaires des employés permanents à temps plein) et par l'autorisation législative conformément à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. L'autorisation législative couvre toutes les autres dépenses, y compris les coûts relatifs aux scrutins, à la tenue du Registre national des électeurs, au versement d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles, à la révision des limites des circonscriptions électorales et aux programmes permanents d'éducation du public.

L'architecture d'alignement des programmes (AAP) du Bureau comprend trois programmes ainsi que les services internes. Les programmes sont :

Opérations électorales

Ce programme permet à Élections Canada d'administrer les scrutins de façon équitable et efficiente, peu importe à quel moment l'élection est déclenchée, afin que les Canadiens puissent exercer leur droit de voter à une élection fédérale générale ou partielle ou à un référendum fédéral, en mettant en place un processus électoral accessible et sans cesse amélioré qui tient compte des besoins des électeurs.

Régulation des activités électorales

Ce programme met à la disposition des Canadiens un processus électoral équitable, transparent et conforme à la Loi électorale du Canada. Dans ce programme, Élections Canada est chargé d'administrer les dispositions de la Loi qui concernent le financement politique, y compris surveiller la divulgation et la déclaration des activités de financement, et assurer l'observation de la Loi à ce sujet.

Engagement électoral

Ce programme sert à promouvoir et à maintenir le processus électoral canadien. Il offre aux Canadiens des programmes d'éducation et d'information afin qu'ils participent au processus électoral en toute connaissance de cause. Ce programme vise également l'amélioration du cadre électoral par la consultation de divers intervenants et l'échange de pratiques électorales.

Services internes

Les services internes comprennent des activités et ressources reliées qui sont gérés pour aider le Bureau à remplir son mandat. Ces groupes inclus  les services; de gestion et surveillance (services exécutifs); de communications; juridiques; de gestion des ressources humaines; de gestion des ressources financières; de gestion de l'information; de gestion de la technologie de l'information; d'achat et approvisionnement; de voyage et autres services administratifs. Ces services s'appliquent à toute l'organisation et ne sont pas spécifiques à un programme en particulier.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires – Le Bureau fonctionne selon deux autorisations de financement : une autorisation annuelle et l'autorisation législative. La présentation des autorisations consenties au Bureau ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et priorités 2012-2013, mais n'incluent pas la provision pour les coûts pour conduire une élection générale.

    Le risque de liquidité est le risque que le Bureau éprouve des difficultés à honorer des engagements liés à des passifs financiers. Pour gérer ce risque, le Bureau se doit de gérer ses activités et ses dépenses dans le respect des crédits qui ont été approuvés par le Parlement ou des limites de dotations approuvées par le Conseil du Trésor.

    Chaque année, le Bureau présente au Parlement des informations sur les dépenses prévues dans le Budget des dépenses. Ces estimations aboutissent au dépôt des projets de loi de crédit (qui une fois adoptés deviennent des lois de crédits), conformément au cycle des rapports sur les dépenses gouvernementales. Le Bureau procède ensuite aux engagements des dépenses de manière à ce que les soldes non grevés des affectations et des crédits budgétaires fassent régulièrement l'objet d'une surveillance et de rapports, pour s'assurer que les crédits suffiront pour toute la période et pour veiller à ne pas les dépasser.

    Conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, la politique de gestion du risque de liquidité du Bureau stipule ce qui suit : « Il ne peut être passé de marché ou autre entente prévoyant un paiement, dans le cadre d'un programme auquel est affecté un crédit ou un poste figurant dans les prévisions de dépenses alors déposées devant la Chambre des communes et sur lequel le paiement sera imputé, que si le solde disponible non grevé du crédit ou du poste est suffisant pour l'acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l'exercice au cours duquel a lieu la passation. »

    L'exposition au risque du Bureau, et ses objectifs, politiques et processus de gestion et d'évaluation de ce risque n'ont pas changé de manière notable par rapport à l'exercice précédent.

  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement – Le Bureau fonctionne au moyen du Trésor qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

  3. Montant à recevoir ou à verser au Trésor – Le montant à recevoir ou à verser au Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs. Ce montant n'est pas considéré comme un instrument financier.

  4. Revenus – Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensé à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau. Bien que l'on s'attende à ce que le directeur général des élections maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

  5. Charges – Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

    Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions établies dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.

    Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.

  6. Allocation trimestrielle aux partis politiques – La Loi électorale du Canada accorde le versement sur le Trésor d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles. L'allocation trimestrielle est calculée en fonction des résultats de l'élection générale précédant le trimestre. Cette allocation est passée en charges dans chacun des trimestres de l'année civile tel que prescrit par la Loi. Cette allocation sera progressivement éliminée sur trois exercices à partir de 2012-2013, conformément à la Loi portant exécution de certaines dispositions du budget de 2011 mis à jour le 6 juin 2011 et mettant en œuvre d'autres mesures.

  7. Services fournis gratuitement – Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services d'audit et les services juridiques sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement selon leur coût estimatif, dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  8. Avantages sociaux futurs

    1) Prestations de retraite – Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Bureau au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Bureau découlant du régime. La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

    2) Indemnités de départ – Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

  9. Débiteurs – Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

    Le risque de crédit est le risque qu'une partie à un instrument financier manque à une de ses obligations et amène de ce fait l'autre partie à subir une perte financière. Le Bureau n'est pas exposé à un risque de crédit important. Le Bureau fournit des services à d'autres ministères et organismes publics et à des organisations externes dans le cadre normal de ses activités. Les créances sont payables sur demande. Les créances représentent en majorité des sommes dues par d'autres ministères ou organismes publics du gouvernement du Canada, pour lesquels le risque potentiel de pertes est minime. L'exposition maximale de l'entité au risque de crédit est égale à la valeur comptable de ses créances.

  10. Passif éventuel – Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

  11. Stocks de fournitures – Les stocks de fournitures sont constitués essentiellement de formulaires et publications destinés à l'administration des élections et de documents distribués aux entités politiques. Ces fournitures sont enregistrées au coût moyen pondéré. Leur coût est imputé à l'exploitation dans l'exercice où ils sont consommés. S'ils n'ont plus de potentiel de service, ils sont évalués au moindre du coût ou à la valeur de réalisation nette.

  12. Immobilisations corporelles – Les immobilisations corporelles sont comptabilisées selon leur coût historique moins l'amortissement cumulé. Le Bureau comptabilise comme immobilisations corporelles toutes les dépenses qui procurent des avantages futurs et les améliorations locatives dont le coût d'acquisition est de 5 000 $ ou plus. Les éléments ayant un coût inférieur à 5 000 $ sont imputés à l'état des résultats et de la situation financière nette. Le Bureau n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels. Les logiciels en développement sont amortis lorsque le logiciel est mis en production.

    L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation corporelle, comme suit :

    Catégories d'élément d'actif Durée de vie utile
    Matériel de bureau 3 à 10 ans
    Matériel informatique 3 ans
    Logiciels 3 à 5 ans
    Ameublement et agencements 10 ans
    Véhicules 5 ans
    Matériel motorisé 10 ans
    Améliorations locatives et contrats de location-acquisition Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile


  13. Incertitude relative à la mesure – La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers.

    Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre des indemnités de départ, la durée de vie utile des immobilisations corporelles et le remboursement des dépenses électorales admissibles des candidats et des partis politiques. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Bureau reçoit son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles et d'autorisations statutaires contenues dans la législation électorale. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été autorisées dans des exercices antérieurs, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

  1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés

    (en milliers de dollars)   
      2013 2012
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
    128 488 $
    363 731 $
    Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût
    de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
    Augmentation (diminution) :
    Amortissement des immobilisations corporelles
    (5 525)
    (4 118)
    Radiation des immobilisations corporelles
    (546)
    (1 393)
    Services fournis gratuitement par d'autres ministères
    (9 016)
    (9 369)
    Diminution de la provision pour indemnités de vacances
    179
    67
    Diminution du passif au titre des indemnités de départ
    877
    1 761
    Dépenses pour mauvaises créances
    (73)
    (52)
    Charges payées d'avance
    (792)
    (2 267)
    Stocks de fournitures
    (1 205)
    (4 042)
    Ajustement des courus des salaires de l'année précédente
        7
       17
    Total des éléments qui ont une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
    (16 094)
    (19 396)
    Ajustements pour les éléments sans incidence sur le coût
    de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations
    Augmentation (diminution) :
    Acquisition d'immobilisations corporelles
    6 393
    4 027
    Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées
    27
    55
    Charges payées d'avance
    766
    935
    Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations
    7 186
    5 017
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées
    119 580 $
    349 352 $


  2. Rapprochement des autorisations parlementaires fournies et des autorisations de l'exercice en cours utilisées

    (en milliers de dollars)   
      2013 2012
    Autorisations fournies :
    Dépenses de programme (Vote 15)
    33 385 $
    33 620 $
    Cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés
    6 480
    7 530
    Autres dépenses prévues par la loi
    82 797
    310 988
    122 662
    352 138
    Moins :
    Autorisations disponibles pour emploi au cours des exercices ultérieurs – Dépenses de programme (Vote 15)
    (3 082)
    (2 786)
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées
    119 580 $
    349 352 $


4. Créditeurs et charges à payer

Les créditeurs et les charges à payer sont évalués au coût et sont dus, en majorité, dans un délai de six mois suivant la date de clôture.

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer du Bureau.

(en milliers de dollars)   
  2013 2012
Créditeurs – autres ministères et organismes
1 615 $
2 770 $
Créditeurs – parties externes
    -
2 441
Total des créditeurs
1 615
5 211
Charges à payer
10 019
18 220
Total des créditeurs et des charges à payer
11 634 $
23 431 $


5. Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées

Le Bureau a conclu des ententes de location-acquisition de matériel de bureau dont le coût s'élève à 94 746 $ et dont l'amortissement cumulé s'élève à 87 175 $ au 31 mars 2013 (241 135 $ et 207 882 $ respectivement au 31 mars 2012). Les obligations pour les exercices à venir sont les suivantes :

(en milliers de dollars)   
Exercice d'échéance 2013 2012
2013
- $
28 $
2014
5
5
2015
2
2
2016 et les exercices ultérieurs
 1
 1
Total des versements minimaux futurs en vertu des contrats de location-acquisition
8
36
Moins : intérêts théoriques (2,15 % à 3,44 %)
-
(1)
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées
8 $
35 $


6. Dépôts des candidats politiques

Les dépôts des candidats politiques représentent la dette non réglée du Bureau suite à la réception des cautionnements de candidature. Dès que le directeur général des élections est satisfait que les candidats ont soumis un rapport de campagne complet et que les reçus valides aux fins de l'impôt fournis par le directeur du scrutin ont été retournés dans un délai maximal d'un mois après le jour du scrutin, ces dépôts sont remboursés.

7. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2012-2013, les charges s'élèvent à 4 626 982 $ (5 414 404 $ en 2011-2012) soit environ 1,7 fois (1,8 fois en 2011-2012) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

  2. Indemnités de départ

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courues.

    Le Bureau verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

    (en milliers de dollars)   
      2013 2012
    Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice
    4 951 $
    6 712 $
    Charge pour l'exercice
    1 079
    536
    Prestations versées pendant l'exercice
    (1 956)
    (2 297)
    Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice
    4 074 $
    4 951 $


8. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du Bureau :

(en milliers de dollars)   
  2013 2012
Débiteurs – autres ministères et organismes
541 $
765 $
Débiteurs – parties externes
607
2 951
Avances aux employés
2
4
Sous-total
1 150
3 720
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes
(129)
(63)
Débiteurs bruts
1 021
3 657
Débiteurs détenus pour le compte du gouvernement
(47)
(132)
Débiteurs nets
974 $
3 525 $


9. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)   
Coût
Catégorie d'immobilisations Solde d'ouverture Acquisitions Virements Cession et radiation Solde de fermeture 2013
Valeur
comptable
nette
2012
Valeur
comptable
nette
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition)
1 397 $
119 $
-
(428) $
1 088 $
505 $
585 $
Matériel informatique
11 803
650
-
(260)
12 193
1 091
937
Logiciels
37 496
619
1 455 $
-
39 570
7 398
9 197
Logiciels en développement
2 250
-
(1 455)
(438)
357
357
2 250
Ameublement et agencements
1 986
1 053
-
-
3 039
1 494
557
Véhicules et matériel motorisé
190
24
-
(24)
190
72
72
Améliorations locatives
5 716
3 928
-
(838)
8 806
4 603
1 600
Total
60 838 $
6 393 $
- $
(1 988) $
65 243 $
15 520 $
15 198 $

Le solde au 31 mars 2013 comprend des immobilisations corporelles en construction dont
    Logiciel en développement 357 $
    Améliorations locatives 8 806 $

(en milliers de dollars)   
Amortissement cumulé
Catégorie d'immobilisations Solde d'ouverture Amortissement Cession et radiation Solde de fermeture
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition)
812 $
91 $
(320) $
583 $
Matériel informatique
10 866
496
(260)
11 102
Logiciels
28 299
3 873
-
32 172
Ameublement et agencements
1 429
116
-
1 545
Véhicules et matériel motorisé
118
24
(24)
118
Améliorations locatives
4 116
925
(838)
4 203
Total
45 640 $
5 525 $
(1 442) $
49 723 $


10. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Bureau sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l'acquisition de biens ou services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

(en milliers de dollars)
2014
34 660 $
2015
2 751
2016
3 059
2017
2 719
2018 et les exercices ultérieurs
175
Total
43 364 $


11. Passif éventuel

Des réclamations ont été faites auprès du Bureau dans le cours normal de ses activités. Des poursuites pour des réclamations totalisant environ 1 100 000 $ (1 200 759 $ en 2012) étaient toujours en instance au 31 mars 2013. Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers.

Aucun montant n'a été constaté dans les états financiers du Bureau pour l'exercice terminé le 31 mars 2013 (0 $ en 2012).

12. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Bureau conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le ministère a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

    (en milliers de dollars)   
    2013 2012
    Installations
    5 436 $
    5 431 $
    Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires
    3 436
    3 769
    Services d'audit
    140
    165
    Indemnisation des accidentés au travail
    4
    4
    Total
    9 016 $
    9 369 $


    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  2. Autres transactions entre apparentés

    (en milliers de dollars)   
    2013 2012
    Débiteurs – autres ministères et organismes
    541 $
    765 $
    Créditeurs – autres ministères et organismes
    1 615
    2 770
    Charges – autres ministères et organismes
    19 489
    35 990


    Les charges inscrites à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture d'alignement des programmes du Bureau. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principaux programmes, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)   
  2013 2012
Opérations électorales Régulation des activités électorales Engagement électoral Services internes Total Total
Paiements de transfert
Allocation trimestrielle aux partis politiques
22 329 $
22 329 $
29 286 $
Remboursement des dépenses des candidats et des partis  
1 992
1 992
60 504
Total-Paiements de transfert
24 321
24 321
89 790
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux
21 799 $
7 911
6 092 $
15 975 $
51 777
148 293
Services professionnels
8 390
4 499
1 359
9 755
24 003
33 215
Location de matériel et de locaux
1 300
207
17
8 048
9 572
28 342
Amortissement des immobilisations corporelles
2 166
510
-
2 849
5 525
4 118
Publicité, publications et impression
4 245
97
381
129
4 852
22 175
Déplacements et communications
1 881
402
229
1 204
3 716
28 960
Réparation et entretien du matériel
1 293
324
7
1 795
3 419
4 960
Radiation d'immobilisations
437
-
-
109
546
1 393
Matériel de faible valeur
154
46
39
101
340
1 332
Services publics, approvisionnements et fournitures
111
38
55
135
339
1 066
Intérêts et autres charges
73
   -
   -
5
78
87
Total-Charges de fonctionnement
41 849
38 355
8 179
40 105
128 488
363 731
Revenus
Dons et contributions excédentaires
-
106
-
-
106
146
Amendes et montants adjugés par une cour
-
-
-
-
-
137
Revenus divers
-
-
-
29
29
13
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement
   -
(106)
   -
(29)
(135)
(296)
Total-Revenus
-
-
-
-
-
-
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement
41 849 $
38 355 $
8 179 $
40 105 $
128 488 $
363 731 $