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2013–2014 Rapport ministériel sur le rendement

Annexe à la Déclaration de responsabilité
de la direction englobant le contrôle interne en matière
de rapports financiers
(non vérifiée)

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2014

Note au lecteur

Conformément à la Politique sur le contrôle interne mise en application par le Conseil du Trésor le 1er avril 2009, les ministères et les organismes sont tenus d'expliquer les mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Conformément à cette politique, les ministères et les organismes doivent évaluer chaque année leur système de CIRF, établir un plan d'action en vue d'apporter les modifications nécessaires et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé non vérifié des résultats de leur évaluation et de leur plan d'action.

Un bon système de CIRF vise à assurer la fiabilité des états financiers et à donner l'assurance que :

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu visant à cerner les grands risques, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les mettre au point au besoin, ainsi qu'à surveiller le fonctionnement du système en vue de l'améliorer continuellement. Ainsi, la portée, la cadence et l'état des évaluations que font les ministères et les organismes de leur système de CIRF varient de l'un à l'autre, en fonction des risques auxquels ils sont exposés et des circonstances particulières à chacun.

Fait important à noter, un système de CIRF est conçu non pas pour éliminer tous les risques, mais pour les abaisser à un niveau raisonnable grâce à des contrôles équilibrés et proportionnés aux risques qu'ils visent à atténuer.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document, qui n'a pas été vérifié, est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du directeur général des élections, pour l'exercice terminé le 31 mars 2014. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne établie par le Conseil du Trésor, il contient un résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un bon système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

Le Bureau du directeur général des élections du Canada, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan dirigé par le directeur général des élections (DGE), qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement.

Élections Canada est chargé d'appliquer la Loi électorale du Canada, la Loi référendaire et la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. Son mandat consiste à :

Élections Canada vise un seul résultat stratégique qui est appuyé par l'architecture d'alignement des programmes (AAP) suivante :

L'architecture d'alignement des programmes (AAP)

Version texte

De plus amples renseignements sur les priorités, le résultat stratégique et l'architecture d'alignement des programmes d'Élections Canada sont fournis dans son Rapport sur le rendement et son Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Voici les principales données financières pour l'exercice terminé le 31 mars 2014. De l'information additionnelle est fournie dans les états financiers vérifiés et dans les notes afférentes aux états financiers d'Élections Canada.

Élections Canada dispose d'un grand nombre de systèmes d'information essentiels à ses activités et à la présentation de rapports financiers.

1.3 États financiers vérifiés

Les états financiers d'Élections Canada sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) depuis l'exercice 2003-2004 et ont toujours reçu une opinion d'audit non modifiée.

1.4 Ententes de service liées aux états financiers

Élections Canada s'en remet à d'autres organisations pour certaines opérations consignées dans ses états financiers :

1.5 Changements importants survenus en 2013-2014

Les changements importants suivants qui se révèlent pertinents au regard des états financiers ont débuté durant l'année financière 2012-2013 et ont été poursuivis en 2013-2014. Ils comprennent la mise en œuvre d'une politique de renouvellement continu de la TI, qui a entraîné une hausse des mises hors service des équipements et logiciels qui avaient atteint ou dépassé la fin de leur cycle de vie normal. En outre, Élections Canada a mené un vaste exercice de budgétisation à base zéro qui a engendré une réorientation des programmes, l'adoption de modèles d'exécution simplifiés et des réductions de personnel. L'organisme a également achevé sa réinstallation principale au 30, rue Victoria, à Gatineau (Québec) en décembre 2013, ce qui lui a permis de réunir sous un même toit du personnel qui travaillait auparavant à six (6) emplacements différents à Ottawa. Ce déménagement a entraîné la disposition de l'ameublement désuet et de la réalisation d'améliorations locatives à ces six (6) emplacements d'Ottawa.

1.6 Principaux changements organisationnels survenus en 2013-2014

Depuis le 1er avril 2013, le dirigeant principal de la vérification et la fonction de vérification interne ne relèvent plus du dirigeant principal des finances, mais de la chef de cabinet du directeur général des élections, Mme Vivian Cousineau. Après le départ de M. Daniel Richer pour un autre ministère, Mme Vivian Cousineau assume le rôle de dirigeante principale des ressources humaines de façon intérimaire depuis le 6 août 2013.

Un changement organisationnel effectué au milieu de l'exercice a donné lieu à la création d'un nouveau secteur, soit Services intégrés, Politique et Affaires publiques, dont les activités ont commencé le 3 septembre 2013. Ainsi, M. Belaineh Deguefé a assumé les responsabilités en matière de gestion du Secteur du dirigeant principal de l'information et du Secteur du dirigeant principal des finances, en plus de ses responsabilités actuelles. Ces directions générales sont dirigés par M. Jacques Mailloux, qui a été nommé dirigeant principal de l'information (DPI) le 21 octobre 2013, et M. Hughes St-Pierre, CPA, CMA, qui a été nommé dirigeant principal des finances et de la planification (DPFP) le 30 avril 2014. Ces deux nominations ont été réalisées au terme d'un processus de dotation par concours.

M. Michel Roussel a été nommé sous-directeur général des élections, Scrutins, le 14 mars 2014 en remplacement de M. Rennie Molnar, qui prend sa retraite à la fin du mois de mai 2014.

Mme Lyne Morin a été nommée directeure principale du projet sur l'intégrité électorale en décembre 2013. À ce titre, elle est responsable d'établir et de mettre en œuvre une stratégie d'assurance et de conformité dans le but de garantir l'intégrité des élections.

2. Description des contrôles à l'échelle de l'entité utilisés à Élections Canada pour le CIRF

Élections Canada reconnaît l'importance de donner l'exemple depuis les plus hauts échelons afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils ont à jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et qu'ils soient bien outillés à cette fin. La priorité d'Élections Canada est de bien gérer les risques au moyen d'un environnement de contrôle souple et axé sur les risques, qui permet d'apporter des améliorations et d'innover en permanence.

Les principaux contrôles à l'échelle de l'entité qui existent à Élections Canada aux fins du CIRF sont présentés ci-après.

2.1 Gouvernance

Directeur général des élections (DGE) – Le DGE est nommé par résolution de la Chambre des communes, de sorte que tous les partis politiques qui y sont représentés puissent participer au processus de sélection. Le titulaire du poste rend compte directement au Parlement et est par le fait même entièrement indépendant du gouvernement et des partis politiques. Le DGE est l'administrateur général de l'organisme. En cette qualité, il exerce les fonctions d'administrateur des comptes et assume globalement la responsabilité et la direction de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources de l'organisme ainsi que des mesures prises pour maintenir un bon système de contrôle interne. À ce titre, le DGE rencontre régulièrement le Comité de vérification et le Comité exécutif.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Détenteur d'un titre professionnel comptable reconnu, le titulaire de ce poste relève directement du DGE et assure un leadership quant à la coordination, à la cohérence et à l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, y compris son évaluation annuelle.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le titulaire de ce poste relève directement du DGE. Il fournit des assurances au moyen de vérifications internes périodiques, qui sont essentielles au maintien d'un système efficace de CIRF.

Comité de vérification – Ce comité est un groupe consultatif qui formule des avis objectifs sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Établi en décembre 2007, il est formé du DGE et de trois personnes de l'extérieur. Le DGE en est le président, et au moins un de ses membres est un expert en finances ayant un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le DGE et sélectionnés de manière à ce que la somme de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience permette au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficacité.

Comité exécutif (COMEX) – À titre de haute instance d'Élections Canada, le COMEX est chargé de prendre des décisions sur la gestion organisationnelle, d'établir les politiques internes et de surveiller tous les aspects de la gestion et des opérations. Il est présidé par le DGE et composé de ses subordonnés directs (voir l'organigramme ci-dessous).

Commissaire aux élections fédérales – Le commissaire aux élections fédérales est le fonctionnaire indépendant qui veille à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire. Il est nommé par le DGE en vertu de l'article 509 de la Loi électorale du Canada. Sous la nouvelle loi, le commissaire aux élections fédérales fera rapport au directeur des poursuites pénales. Ce changement est prévu pour l'automne 2014 au plus tôt.

Bureau de la stratégie organisationnelle et Comité sur la stratégie organisationnelle – Pour assurer la réussite des initiatives prévues dans le plan d'affaires d'Élections Canada en vue de l'élection générale de 2015, le DGE a constitué en 2012-2013 une équipe de surveillance des projets organisationnels, soit le Bureau de la stratégie organisationnelle, de même que le Comité sur la stratégie organisationnelle pour en assurer la gouvernance.

Comité de la préparation électorale – Ce comité a été rétabli pour voir à bien mener la planification et l'établissement des priorités pour les principales activités de programme afin d'assurer la bonne marche de l'élection générale de 2015.

Un organigramme détaillé d'Élections Canada se trouve à www.elections.ca/images/ec-org-chart_fl.gif.

2.2 Principales mesures prises par Élections Canada

L'environnement de contrôle est important pour le CIRF. Celui d'Élections Canada veille à ce que les employés soient en mesure de gérer les risques grâce à la sensibilisation, à des connaissances et à des outils adéquats, et au perfectionnement de leurs compétences. Voici les principales mesures qui ont été prises jusqu'ici :

  1. Établissement d'un code de conduite pour Élections Canada.
  2. Établissement de lignes directrices claires sur les pouvoirs prévus aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'observation de ces dispositions.
  3. Obligation des gestionnaires de centre de responsabilité de rendre compte des mesures de contrôle budgétaire et des approbations de toutes les dépenses.
  4. Signature avec les membres de la haute direction d'ententes de rendement annuelles qui exposent clairement leurs responsabilités en matière de gestion financière.
  5. Établissement d'un plan de vérification interne axée sur le risque.
  6. Établissement d'une structure de gouvernance et d'une orientation stratégique par le COMEX et le Comité de vérification.
  7. Mise sur pied du Bureau de la stratégie organisationnelle, qui permet au DGE et au COMEX de prendre des décisions et d'apporter des corrections en temps opportun et à la lumière de données probantes, en ce qui concerne le plan d'affaires 2012-2015 d'Élections Canada de même que les initiatives, les investissements et les risques connexes. Ce bureau renforce également les pratiques de gestion de projets.
  8. Analyse régulière du rendement financier et présentation de rapports à ce sujet.
  9. Établissement de politiques et d'un plan de gestion des ressources humaines favorisant l'apprentissage et la planification de la relève.
  10. Exigence d'un titre professionnel comptable pour occuper des postes clés de gestion financière.

3. Évaluation du système de CIRF d'Élections Canada

3.1 Base de référence de l'évaluation

Que ce soit pour appuyer les vérifications des états financiers axées sur les contrôles ou les exigences de la Politique sur le contrôle interne établie par le Conseil du Trésor, un bon système de CIRF doit être en place pour fournir une assurance raisonnable que :

Avec le temps, Élections Canada évaluera l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF, et établira un programme de surveillance continue en vue de l'améliorer constamment.

L'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés, mis en place et adaptés aux risques, et que toute mesure corrective nécessaire est prise. Pour ce faire, il faut que les principaux processus et systèmes de TI soient mis en correspondance avec les comptes clés, en fonction de l'emplacement, s'il y a lieu.

Il y a efficacité opérationnelle quand l'application des principaux contrôles en matière de rapports financiers a été vérifiée au cours d'une période déterminée, quand ces contrôles fonctionnent comme prévu et quand les mesures correctives nécessaires sont prises convenablement et en temps utile.

Un programme de surveillance continue suppose une démarche de surveillance systématique et intégrée, y compris des évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

Ces évaluations visent tous les niveaux de contrôle d'Élections Canada, y compris les contrôles à l'échelle de l'organisation ou de l'entité, les contrôles des processus opérationnels et les contrôles informatiques généraux.

3.2 Méthode d'évaluation à Élections Canada

Élections Canada s'est préparé à évaluer son système de CIRF en commençant par consigner et évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité.

Il poursuivra son évaluation fondée sur les risques après avoir déterminé les comptes importants de ses états financiers qui seront soumis au système d'évaluation du CIRF. Cette évaluation tiendra compte de facteurs quantitatifs et qualitatifs. Pour chaque compte important, l'organisme procédera comme suit :

L'organisme est aussi résolu à consigner et à évaluer ses contrôles informatiques généraux (infrastructure de TI).

Enfin, il tiendra compte des nouveaux renseignements issus des évaluations ou des vérifications récentes.

4. Résultats de l'évaluation d'Élections Canada

En 2013-2014, Élections Canada s'est fondé sur les leçons apprises et les pratiques exemplaires des exercices précédents pour poursuivre l'amélioration de son système de CIRF. Dans la dernière partie de l'exercice, Élections Canada a porté sur l'identification des sphères clés qui doivent être examinées dans le contexte du redécoupage décennal des circonscriptions fédérales et en prévision des modifications législatives et a donc adapté sa conception et a renforci l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles. Les constatations présentées ci-après fournissent un sommaire des principaux progrès réalisés durant la période visée par le rapport.

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

Élections Canada a adapté son plan d'action détaillé pour répondre au redécoupage décennal des circonscriptions fédérales et en prévision des modifications législatives et leur impact sur les principaux contrôles. L'organisme a continué de consigner ses contrôles à l'échelle de l'entité et de valider les principaux contrôles auprès des intervenants internes. Il a également continué de s'assurer que les contrôles consignés étaient en place et correspondaient aux pratiques réelles, et que chaque contrôle principal était adéquatement adapté aux risques conformément au cadre de gestion des risques.

Les cotes préliminaires d'importance relative et de risque pour les comptes clés ont été examinées en vue de déterminer les principaux risques et les processus opérationnels connexes dans le contexte des récentes modifications législatives. Les mécanismes mis en place pour appuyer les évaluations qualitatives et quantitatives des risques liés aux principaux comptes des états financiers selon les seuils d'importance relative ont été mis à l'essai par l'échantillonnage statistique des comptes clés et ont été modifiés au besoin. Enfin, dans le contexte du déménagement à Gatineau, les contrôles supplémentaires ayant été ajoutés pour renforcer le processus de mise hors service des biens ainsi que le processus de gestion des ressources pour les contrats de services professionnels ont également été mis à l'essai et modifiés, le cas échéant.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Élections Canada reconnaît la nécessité de moderniser ses processus clés et de promouvoir l'efficacité dans un environnement simplifié. Élections Canada s'engage à assurer l'efficacité de la conception de ses activités de contrôle pour déterminer et renforcer les principaux contrôles par l'échantillonnage statistique et des essais supplémentaires de contrôles spécifiques afin d'assurer l'efficacité opérationnelle dans tous les secteurs. Afin d'évaluer l'efficacité de ses contrôles clés, au cours des trois (3) dernières années, Élections Canada a effectué divers exercices d'échantillonnage statistique dans les opérations comptables, les services d'approvisionnement et passations des contrats ainsi que les activités de sécurité et administration. À cette fin, on a également recensé les processus opérationnels généraux importants qui étaient déjà consignés afin de répertorier les principaux contrôles et de mettre l'accent sur ceux-ci. Au moment de vérifier leur efficacité opérationnelle, Élections Canada compte faire en sorte que les principaux contrôles demeurent fonctionnels avec le temps et que toutes les mesures correctives qui s'imposent sont prises. Parallèlement, l'organisme développe ses contrôles informatiques généraux. Les directions générales du DPFP et du DPI ont travaillé ensemble dans un premier temps pour consolider les capacités d'appréciation et de dépréciation des biens. Des ententes sur les niveaux opérationnels entre les principaux intervenants internes sont en cours d'élaboration dans le but de renforcer encore davantage nos processus opérationnels de gestion des actifs et nos contrôles informatiques généraux.

4.3 Programme de surveillance continue

Comme il est mentionné à la section 2, la structure de gouvernance d'Élections Canada est bien établie. Le Comité de vérification, en particulier, joue un rôle essentiel en fournissant des avis indépendants sur le système de contrôle interne et à identifier les possibilités de renforcer les contrôles internes. Tout au long de la période considérée, le suivi et le contrôle continu se produisent pour vérifier l'efficacité des principaux contrôles et assurer la conformité. Tel qu'il est indiqué à la section 5, l'organisme cherchera à renforcer davantage ses contrôles à l'échelle de l'entité en tenant compte des résultats des évaluations annuelles et des vérifications. À long terme, il veillera notamment à ce qu'un programme de surveillance bien intégré soit mis en place pour mieux faire connaître son système de CIRF à tous les niveaux et doter les employés des connaissances, des compétences et des outils nécessaires.

5. Plan d'action d'Élections Canada

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2014

Au cours des exercices 2011-2012 et 2012-2013, Élections Canada a évalué l'efficacité de ses principaux contrôles. Depuis, il continue sur la lancée des progrès réalisés et des leçons apprises pour améliorer ses contrôles internes. Un sommaire des principales avancées réalisées par Élections Canada est présenté ci-après avec, comme toile de fond, les changements importants connus par l'organisme sur le plan organisationnel (budgétisation à base zéro et exercices de gestion des effectifs); le redécoupage décennal des circonscriptions électorales; la présentation du projet de loi, la Loi sur l'intégrité des élections; ainsi que le regroupement de six (6) de ses emplacements d'Ottawa au nouveau siège de l'administration centrale situé au centre-ville de Gatineau (Québec). Ces pressions sur l'organisation et sur les ressources ont empêché Élections Canada de mettre pleinement en œuvre toutes les mesures prévues dans son plan triennal de départ.

Voici un aperçu des principaux éléments du plan triennal de départ qui ont été analysés et mis au point :

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

En tirant parti des progrès réalisés à ce jour et en procédant à la transition vers les futures lettres d'attestation, Élections Canada a revu son plan d'action pluriannuel et centre désormais ses efforts sur la mise en œuvre au moyen d'une approche fondée sur les risques qui garantira un meilleur usage de ses ressources globales (ressources humaines, temps et budgets). À l'aide d'un modèle conçu de leur contexte, Élections Canada évaluera les risques en fonction de deux perspectives, soit 1) les répercussions éventuelles sur les défaillances des contrôles internes et 2) le niveau actuel de vulnérabilité.

Les processus opérationnels seront examinés en fonction de l'incidence et de la probabilité d'une exposition à des risques. Les opérations seront évaluées en fonction de l'importance relative des risques et de leur cotation au moyen d'une échelle les classant de « négligeables » à « majeurs ». L'exposition aux risques sera mesurée selon l'importance des risques (importance relative), leur niveau de sensibilité (incidence éventuelle sur la réputation) et leur incidence structurelle (omniprésence) au sein de l'organisme.

Conformément à cette approche fondée sur les risques conduisant à des tests plus large de son efficacité opérationnelle des contrôles clés et en s'appuyant sur les enseignements tirés à ce, Élections Canada se concentrera également sur :

Le tableau suivant indique les domaines sur lesquels Élections Canada centrera ses efforts au cours des trois prochaines années :

2014-2015 2015-2016 2016-2017
Contexte
  • Mise en œuvre du projet de loi sur l’intégrité des élections (C-23)
  • Préparation aux élections générales à l’administration centrale et dans les régions
Contexte
  • Tenue des élections générales
Contexte
  • Activités suivant les élections générales
Activités prévues
  • Gestion/comptabilité budgétaire pour les régions
  • Cycle de vie de la gestion des biens
  • Contrôles informatiques généraux :
    • Logiciels sous licence
    • Intégrité des données
Activités prévues
  • Renforcement des processus et des outils relatifs aux biens et aux services
Activités prévues
  • Gestion de la rémunération
    • Gestion des heures de travail et des congés
    • Paiements supplémentaires (p. ex. prime au rendement, heures supplémentaires)