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Rapport ministériel sur le rendement 2014-2015

Annexe à la Déclaration de responsabilité
de la direction englobant le contrôle interne en matière
de rapports financiers
(non vérifiée)

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2015

Note au lecteur

Conformément à la Politique sur le contrôle interne mise en application par le Conseil du Trésor le 1er avril 2009, les ministères et les organismes sont tenus d'expliquer les mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Conformément à cette politique, les ministères et les organismes doivent évaluer chaque année leur système de CIRF, établir un plan d'action en vue d'apporter les modifications nécessaires et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé non vérifié des résultats de leur évaluation et de leur plan d'action.

Un bon système de CIRF vise à assurer la fiabilité des états financiers et à donner l'assurance que :

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu visant à cerner les grands risques, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les mettre au point au besoin, ainsi qu'à surveiller le fonctionnement du système en vue de l'améliorer continuellement. Ainsi, la portée, la cadence et l'état des évaluations que font les ministères et les organismes de leur système de CIRF varient de l'un à l'autre, en fonction des risques auxquels ils sont exposés et des circonstances particulières à chacun.

Fait important à noter, un système de CIRF est conçu non pas pour éliminer tous les risques, mais pour les abaisser à un niveau raisonnable grâce à des contrôles équilibrés et proportionnés aux risques qu'ils visent à atténuer.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document, qui n'a pas été vérifié, est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du directeur général des élections, pour l'exercice terminé le 31 mars 2015. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne établie par le Conseil du Trésor, il contient un résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un bon système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

Le Bureau du directeur général des élections du Canada, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement.

Élections Canada est chargé d'appliquer la Loi électorale du Canada, la Loi référendaire et la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. Son mandat consiste à :


Élections Canada vise un seul résultat stratégique qui est appuyé par l'architecture d'alignement des programmes (AAP) suivante :

L'architecture d'alignement des programmes (AAP)

Version texte

Veuillez noter qu'à compter du 1er octobre 2014, le commissaire aux élections fédérales, haut  fonctionnaire indépendant chargé de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire, a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada. Élections Canada modifiera son AAP pour refléter ce changement.

De plus amples renseignements sur les priorités, le résultat stratégique et l'AAP d'Élections Canada sont fournis dans son Rapport sur le rendement et son Rapport sur les plans et les priorités.

1.2 Principales données financières

Voici les principales données financières pour l'exercice terminé le 31 mars 2015. De l'information additionnelle est fournie dans les états financiers vérifiés et dans les notes afférentes aux états financiers d'Élections Canada.

Élections Canada dispose d'un grand nombre de systèmes d'information essentiels à ses activités et à la présentation de rapports financiers.

1.3 États financiers vérifiés

Les états financiers d'Élections Canada sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) depuis l'exercice 2003-2004 et ont toujours reçu une opinion d'audit non modifiée.

1.4 Ententes de service liées aux états financiers

Élections Canada s'en remet à d'autres organisations pour certaines opérations consignées dans ses états financiers :

1.5 Changements importants survenus en 2014-2015

Deux projets de lois importants ont reçu la sanction royale, soit :

Élections Canada a terminé au cours de la période visée, les activités de préparation essentielles pour l'élection générale prévue le 19 octobre 2015 et est prêt à conduire la prochaine élection générale dans 338 circonscriptions. En date du 31 mars 2015, Élections Canada a mis en œuvre une grande part des modifications apportées à la Loi électorale du Canada et est en voie d'achever d'importants changements administratifs visant à améliorer les services aux électeurs d'ici le 19 octobre.

En outre, Élections Canada a achevé l'établissement de nouveaux processus et de nouvelles mesures administratives visant à améliorer l'exécution des tâches des préposés au scrutin, ce qui comprend l'amélioration des méthodes de recrutement, la modernisation de la formation et, dans les cas où la Loi le permet, la simplification des procédures et la clarification des directives à l'intention des travailleurs électoraux. Pour aider les directeurs du scrutin à recruter du personnel compétent, l'organisme soumettra une présentation au Conseil du Trésor en vue d'accroître les honoraires versés aux préposés au scrutin et aux autres employés des bureaux locaux.

1.6 Principaux changements organisationnels survenus en 2014-2015

Au cours de l'exercice financier, le secteur du Financement politique a été amalgamé en-dessous du sous-directeur général des élections, Affaires régulatoires, poste tenu par M. Stéphane Perrault. Suite à la nomination de Mme Lyne Morin en tant que directrice principale, Bureau de l'intégrité électorale, en décembre 2013, cette importante initiative a également été déplacée sous le sous-directeur général des élections, Affaires régulatoires, afin d'élaborer et de mettre en place un programme d'assurance de la qualité et de conformité électorale.

Le Bureau du commissaire aux élections fédérales, dont le devoir est de veiller à ce que la Loi électorale du Canada et la Loi référendaire sont respectées et appliquées a été transférée au Service des poursuites pénales du Canada le 1er octobre 2014 suite à la promulgation de la Loi sur l'intégrité des élections.

2. Description des contrôles à l'échelle de l'entité utilisés à Élections Canada pour le CIRF

Élections Canada reconnaît l'importance de donner l'exemple depuis les plus hauts échelons afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils ont à jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et qu'ils soient bien outillés à cette fin. La priorité d'Élections Canada est de bien gérer les risques au moyen d'un environnement de contrôle souple et axé sur les risques, qui permet d'apporter des améliorations et d'innover en permanence.

Les principaux contrôles à l'échelle de l'entité qui existent à Élections Canada aux fins du CIRF sont présentés ci-après.

2.1 Gouvernance

Directeur général des élections (DGE) – Le DGE est nommé par résolution de la Chambre des communes, de sorte que tous les partis politiques qui y sont représentés puissent participer au processus de sélection. Le titulaire du poste rend compte directement au Parlement et est par le fait même entièrement indépendant du gouvernement et des partis politiques. Le DGE est l'administrateur général de l'organisme. En cette qualité, il exerce les fonctions d'administrateur des comptes et assume globalement la responsabilité et la direction de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources de l'organisme ainsi que des mesures prises pour maintenir un bon système de contrôle interne. À ce titre, le DGE rencontre régulièrement le Comité de vérification et le Comité exécutif.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Détenteur d'un titre professionnel comptable reconnu, le titulaire de ce poste relève directement du DGE et assure un leadership quant à la coordination, à la cohérence et à l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, y compris son évaluation annuelle.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le titulaire de ce poste relève directement du DGE. Il fournit des assurances au moyen de vérifications internes périodiques, qui sont essentielles au maintien d'un système efficace de CIRF.

Comité de vérification – Ce comité est un groupe consultatif qui formule des avis objectifs sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Établi en décembre 2007, il est formé du DGE et de trois personnes de l'extérieur. Le DGE en est le président, et au moins un de ses membres est un expert en finances ayant un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le DGE et sélectionnés de manière à ce que la somme de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience permette au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficacité.

Comité exécutif (COMEX) – À titre de haute instance d'Élections Canada, le COMEX est chargé de prendre des décisions sur la gestion organisationnelle, d'établir les politiques internes et de surveiller tous les aspects de la gestion et des opérations. Il est présidé par le DGE et composé de ses subordonnés directs (voir l'organigramme ci-dessous).

Bureau de la stratégie organisationnelle et Comité sur la stratégie organisationnelle – Pour assurer la réussite des initiatives prévues dans le plan d'affaires d'Élections Canada en vue de l'élection générale de 2015, le DGE a constitué en 2012-2013 une équipe de surveillance des projets organisationnels, soit le Bureau de la stratégie organisationnelle, de même que le Comité sur la stratégie organisationnelle pour en assurer la gouvernance.

Comité de préparation électorale – Ce comité a continué ses opérations afin de mener à bien la planification et l'établissement des priorités pour les principales activités de programme afin d'assurer la bonne marche de l'élection générale de 2015.

Un organigramme détaillé d'Élections Canada se trouve à www.elections.ca/images/ec-org-chart_fl.gif.

2.2 Principales mesures prises par Élections Canada

L'environnement de contrôle est important pour le CIRF. Celui d'Élections Canada veille à ce que les employés soient en mesure de gérer les risques grâce à la sensibilisation, à des connaissances et à des outils adéquats, et au perfectionnement de leurs compétences. Voici les principales mesures qui ont été prises jusqu'ici :

  1. Établissement d'un code de conduite pour Élections Canada.
  2. Établissement de lignes directrices claires sur les pouvoirs prévus aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et l'observation de ces dispositions.
  3. Le développement et le maintien d'un régime de gestion financière distincte et complet, y compris les contrôles internes spécifiques pour les opérations des bureaux locaux de l'organisme et le paiement du personnel et des fournisseurs en régions lors de scrutins, conformément à la Loi électorale du Canada.
  4. Obligation des gestionnaires de centre de responsabilité de rendre compte des mesures de contrôle budgétaire et des approbations de toutes les dépenses.
  5. Signature avec les membres de la haute direction d'ententes de rendement annuelles qui exposent clairement leurs responsabilités en matière de gestion financière.
  6. Établissement d'un plan de vérification interne axée sur le risque.
  7. Établissement d'une structure de gouvernance et d'une orientation stratégique par le COMEX et le Comité de vérification.
  8. Le Comité directeur stratégique (CDS) a été créé pour prendre des décisions critiques menant à l'élection générale de 2015 ainsi que de confirmer l'imputabilité. Il confirme l'exécution des décisions au niveau des sous-directeurs généraux des élections et des comités permanents où la coordination horizontale est nécessaire. Il assure la résolution rapide et efficace des problèmes dans le contexte de la préparation et de la mise en œuvre de la réforme électorale.
  9. La continuation des activités du Comité de préparation électorale à l'appui de la 42e élection générale.
  10. Les activités continues du Comité consultatif d'Élections Canada afin d'étudier et de fournir des conseils sur des questions liées au système électoral du Canada, y compris la conduite des élections, la participation électorale à la fois par les électeurs et les participants politiques, la conformité régulatoire et la réforme électorale.
  11. Le Bureau de la stratégie organisationnelle, qui permet au DGE et au COMEX de prendre des décisions et d'apporter des corrections en temps opportun et à la lumière de données probantes, en ce qui concerne le Plan d'affaires d'Élections Canada 2013-2016 de même que les initiatives, les investissements et les risques connexes. Ce bureau renforce également les pratiques de gestion de projets.
  12. Analyse régulière du rendement financier et présentation de rapports à ce sujet.
  13. Établissement de politiques et d'un plan de gestion des ressources humaines favorisant l'apprentissage et la planification de la relève.
  14. Exigence d'un titre professionnel comptable pour occuper des postes clés de gestion financière.

3. Évaluation du système de CIRF d'Élections Canada

3.1 Base de référence de l'évaluation

Que ce soit pour appuyer les vérifications des états financiers axées sur les contrôles ou les exigences de la Politique sur le contrôle interne établie par le Conseil du Trésor, un bon système de CIRF doit être en place pour fournir une assurance raisonnable que :

Avec le temps, Élections Canada évaluera l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF, et établira un programme de surveillance continue en vue de l'améliorer constamment.

L'efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés, mis en place et adaptés aux risques, et que toute mesure corrective nécessaire est prise. Pour ce faire, il faut que les principaux processus et systèmes de TI soient mis en correspondance avec les comptes clés, en fonction de l'emplacement, s'il y a lieu.

Il y a efficacité opérationnelle quand l'application des principaux contrôles en matière de rapports financiers a été vérifiée au cours d'une période déterminée, quand ces contrôles fonctionnent comme prévu et quand les mesures correctives nécessaires sont prises convenablement et en temps utile.

Un programme de surveillance continue suppose une démarche de surveillance systématique et intégrée, y compris des évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

Ces évaluations visent tous les niveaux de contrôle d'Élections Canada, y compris les contrôles à l'échelle de l'organisme ou de l'entité, les contrôles des processus opérationnels et les contrôles informatiques généraux.

3.2 Méthode d'évaluation à Élections Canada

Élections Canada s'est préparé à évaluer son système de CIRF en commençant par consigner et évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité.

Il poursuivra son évaluation fondée sur les risques après avoir déterminé les comptes importants de ses états financiers qui seront soumis au système d'évaluation du CIRF. Cette évaluation tiendra compte de facteurs quantitatifs et qualitatifs. Pour chaque compte important, l'organisme procédera comme suit :

L'organisme est aussi résolu à consigner et à évaluer ses contrôles informatiques généraux (infrastructure de technologie de l'information).

Enfin, il tiendra compte des nouveaux renseignements issus des évaluations ou des vérifications récentes.

4. Résultats de l'évaluation d'Élections Canada

En 2014-2015, Élections Canada a porté son attention sur trois éléments principaux :

Les constatations présentées ci-après fournissent un sommaire des principaux progrès réalisés durant la période visée par le rapport.

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

Élections Canada a adapté son plan d'action détaillé pour répondre au redécoupage décennal des circonscriptions fédérales et en prévision des modifications législatives et leur impact sur les principaux contrôles. L'organisme a continué de consigner ses contrôles à l'échelle de l'entité et de valider les principaux contrôles auprès des intervenants internes. Élections Canada a également continué de s'assurer que les contrôles consignés étaient en place et correspondaient aux pratiques réelles, et que chaque contrôle principal était adéquatement adapté aux risques conformément au cadre de gestion des risques. L'organisme a revu quatre processus comptables en région en ce qui concerne la modernisation : la réconciliation des cartes d'achat, la réconciliation des avances comptables, les baux des lieux de scrutin et des bureaux de vote, et les autres paiements en région. Les modifications aux processus ont permis de promouvoir les rapprochements en temps opportun, offrant des assurances de gestion financière afin de réduire le fardeau réglementaire sur le personnel en région.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Élections Canada reconnaît la nécessité de moderniser ses processus clés et de promouvoir l'efficacité dans un environnement simplifié. Élections Canada s'engage à assurer l'efficacité de la conception de ses activités de contrôle pour déterminer et renforcer les principaux contrôles par l'échantillonnage statistique et des essais supplémentaires de contrôles spécifiques afin d'assurer l'efficacité opérationnelle dans tous les secteurs.

En 2014-2015, Élections Canada a effectué divers exercices d'échantillonnage statistique dans les opérations comptables pour les services en région. À cette fin, l'organisme a également recensé les processus opérationnels généraux importants, en particulier celui des approvisionnements de biens et service, ont été consignés afin de répertorier les principaux contrôles et de mettre l'accent sur ceux-ci. Au cours de la période, l'organisme a également commandé une étude afin de fournir des recommandations pour renforcer la gestion et la surveillance des contrats, en particulier, ceux utilisant un processus d'autorisation de tâches.

Au moment de vérifier leur efficacité opérationnelle, Élections Canada s'assure que les principaux contrôles demeurent fonctionnels avec le temps et que toutes les mesures correctives qui s'imposent sont prises.

4.3 Programme de surveillance continue

Comme il est mentionné à la section 2, la structure de gouvernance d'Élections Canada est bien établie. Le Comité de vérification, en particulier, joue un rôle essentiel en fournissant des avis indépendants sur le système de contrôle interne et en identifant les possibilités de renforcer les contrôles internes.

Tel qu'il est indiqué à la section 5, l'organisme cherchera à renforcer davantage ses contrôles à l'échelle de l'entité en tenant compte des résultats des évaluations annuelles et des vérifications. D'un intérêt particulier dans le contexte des préparatifs de la prochaine élection générale, Élections Canada se penchera sur la mise à niveau et d'essai du système financier utilisé à l'administration centrale et dans les bureaux locaux pour payer le personnel électoral et les fournisseurs locaux (le Système de paiement au bureau du directeur du scrutin – SPBDS) et la conduite d'une simulation d'élection sera l'occasion de tester les deux composantes, soit les lignes directrices et les instructions financières, et les opérations du SPBDS.

À long terme, il veillera notamment à ce qu'un programme de surveillance bien intégré soit mis en place pour mieux faire connaître son système de CIRF à tous les niveaux et doter les employés des connaissances, des compétences et des outils nécessaires.

5. Plan d'action d'Élections Canada

5.1 Progrès réalisés en date du 31 mars 2015

Au cours de 2014-2015, Élections Canada a évalué l'efficacité de ses principaux contrôles pour les activités des services en région.

Un sommaire des principales réalisations d'Élections Canada est présenté ci-après avec, comme toile de fond, les changements importants relié au redécoupage décennal des circonscriptions et l'opérationnalisation de la Loi sur l'intégrité des élections. Les principales réalisations sont :

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

En tirant parti des progrès réalisés à ce jour et en procédant à la transition vers les futures lettres d'attestation, Élections Canada maintient et met à jour son plan d'action pluriannuel et concentre ses efforts sur la mise en œuvre au moyen d'une approche fondée sur les risques. Ceci garantira un meilleur usage de ses ressources globales (ressources humaines, temps et budgets). À l'aide d'un modèle conçu de leur contexte, Élections Canada évalue les risques en fonction de deux perspectives, soit 1) les répercussions éventuelles sur les défaillances des contrôles internes et 2) le niveau actuel de vulnérabilité.

Les processus opérationnels seront examinés en fonction de l'incidence et de la probabilité d'une exposition à des risques. Les opérations seront évaluées en fonction de l'importance relative des risques et de leur cotation au moyen d'une échelle les classant de « négligeables » à « majeurs ». L'exposition aux risques sera mesurée selon l'importance des risques (importance relative), leur niveau de sensibilité (incidence éventuelle sur la réputation) et leur incidence structurelle (omniprésence) au sein de l'organisme.

Conformément à cette approche fondée sur les risques conduisant à des tests plus larges de son efficacité opérationnelle des contrôles clés et en s'appuyant sur les leçon retenues tirés à ce jour, Élections Canada se concentrera également sur :

Le tableau suivant indique les domaines sur lesquels Élections Canada a concentré ses efforts de son plan de trois ans :

Surveillance de la conformité

2014-2015

  • Analyse du contexte et changements législatifs
    • Limites des circonscriptions
    • Loi sur l'intégrité des élections (projet de loi C-23)
  • Gestion du budget – Comptabilité en région
  • Contrôles généraux de la technologie de l'information
    • Octroi de licence
    • Intégrité des données
  • Cycle de vie de la gestion des biens

2015-2016

  • Finalisation des les changements législatifs et ajustements pour l'élection générale
  • Renforcement des outils et des processus liés aux biens et services
  • Modernisation en cours du cadre de gestion financière des bureaux des directeurs du scrutin

2016-2017

  • Gestion des salaires
    • Régions
    • Administration centrale
  • Gestion des salaires
    • Gestion du temps et des congés
  • Gestion des salaires
    • Rémunération supplémentaire (p. ex. prime de rendement, heures supplémentaires)