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2014-2015 Rapport ministériel sur le rendement

États financiers
Bureau du directeur général des élections
Exercice terminé le 31 mars 2015

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2015 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du directeur général des élections (le Bureau).  Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers.  Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Bureau.  Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement de l'agence concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés, et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada note 1, à la Loi référendaire, à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales et aux lois constitutionnelles.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du bureau sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2015 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.  Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

La direction s'appuie sur des services de vérification interne. Le Bureau a aussi un comité de vérification indépendant.  Les responsabilités du comité sont de fournir au directeur général des élections des avis et conseils indépendants et impartiaux, et une assurance sur l'efficacité de la gouvernance, la gestion du risque, les contrôles, les vérifications et les pratiques de rapports à Élections Canada.

Le Bureau du vérificateur général, auditeur indépendant du gouvernement du Canada, a émis une opinion sur la présentation fidèle des états financiers du Bureausans donner d'opinion de l'auditeur au sujet de l'évaluation annuelle de l'efficacité des contrôles internes du ministère en matière de rapport financiers.


Le directeur général des élections du Canada


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

Le dirigeant principal des Finances et de la Planification


(Version originale signée par)

Hughes St-Pierre, CPA, CMA



Gatineau, Canada
Le 30 septembre 2015



Rapport de l'auditeur indépendant

Au président de la Chambre des communes

Rapport sur les états financiers

J'ai effectué l'audit des états financiers ci-joints du Bureau du directeur général des élections, qui comprennent l'état de la situation financière au 31 mars 2015, et l'état des résultats et de la situation financière nette, l'état de la variation de la dette nette et l'état des flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, ainsi qu'un résumé des principales méthodes comptables et d'autres informations explicatives.

Responsabilité de la direction pour les états financiers

La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces états financiers conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs.

Responsabilité de l'auditeur

Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers, sur la base de mon audit. J'ai effectué mon audit selon les normes d'audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que je me conforme aux règles de déontologie et que je planifie et réalise l'audit de façon à obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives.

Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Dans l'évaluation de ces risques, l'auditeur prend en considération le contrôle interne de l'entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin de concevoir des procédures d'audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne de l'entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers.

J'estime que les éléments probants que j'ai obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder mon opinion d'audit.

Opinion

À mon avis, les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Bureau du directeur général des élections au 31 mars 2015, ainsi que des résultats de ses activités, de la variation de sa dette nette et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public.  

Rapport relatif à d'autres obligations légales et réglementaires

À mon avis, les opérations du Bureau du directeur général des élections dont j'ai eu connaissance au cours de mon audit des états financiers ont été effectuées, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi sur l'intégrité des élections, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Pour le vérificateur général du Canada,

Marian McMahon, CPA, CA
Vérificatrice générale adjointe

Le 30 septembre 2015
Ottawa, Canada



Bureau du directeur général des élections
État de la situation financière
pour l'exercice terminé 31 mars
(en milliers de dollars)
  2015 2014
Passifs
Montant à verser au Trésor
2 353 $
1 038 $
Créditeurs et charges à payer (note 5)
20 834
11 992
Salaires et avantages sociaux
3 532
1 556
Provision pour indemnités de vacances et autre avantages
2 040
1 886
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées (note 6)
196
273
Dépôts des candidats politiques (note 7)
99
101
Indemnités de départ (note 8b)
  2 169
  2 761
Total des passifs nets
31 223
19 607
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor
24 304
13 649
Débiteurs et avances (note 9)
  2 571
  1 225
Total des actifs financiers bruts
26 875
14 874
Actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
Débiteurs-tiers (note 9)
  (50)
  (49)
Total des actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
(50)
(49)
Total des actifs financiers nets
26 825
14 825
Dette nette
4 398
4 782
Actifs non financiers
Charges payées d'avance
863
519
Stocks de fournitures
7 821
3 926
Immobilisations corporelles (note 10)
  28 320
  23 063
Total des actifs non financiers
37 004
27 508
Situation financière nette
32 606 $
22 726 $

Obligations contractuelles (note 11) et passif éventuel (note 12)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Approuvé par :

Le directeur général des élections du Canada


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

Le dirigeant principal des Finances et de la Planification


(Version originale signée par)

Hughes St-Pierre, CPA, CMA



Gatineau, Canada
Le 30 septembre 2015



Bureau du directeur général des élections
États des résultats et de la situation financière nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2015
Résultats
prévus
(note 2a)
2015 2014
Charges
Opérations électorales
37 889 $
80 243 $
44 310 $
Régulation des activités électorales
21 033
16 815
24 434
Engagement électoral
8 890
8 460
7 691
Services internes
  43 142
  42 353
  41 725
Total des charges
110 954
147 871
118 160
Revenus
Dons et contributions excédentaires
62
28
71
Amendes et montants adjugés par une cour
-
7
15
Revenus divers
14
26
23
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement
  (76)
  (61)
  (109)
Total des revenus
-
-
-
Coût net des activités poursuivies
110 954
147 871
118 160
Activités transférées (note 15)
Charges
-
2 113
3 463
Revenus
  -
  -
  -
Coût net des activités transférées
-
2 113
3 463
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
110 954
149 984
121 623
Financement du gouvernement et transferts
Encaisse nette fournie par le gouvernement
97 110
141 717
120 208
Variations des montants à verser au Trésor
-
(1 315)
(497)
Variations des montants à recevoir du Trésor
(198)
10 655
243
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 13)
9 499
9 994
9 040
Transfert des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 14)
-
(1 341)
-
Éléments de passif transférés entre ministères (note 15)
-
185
-
Salaires transférés entre ministères (note 15)
-
(31)
-
Coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts
4 553
(9 880)
(7 371)
Situation financière nette – début de l'exercice
22 726
22 726
15 355
Situation financière nette – fin de l'exercice
18 173 $
32 606 $
22 726 $

Information sectorielle (note 16)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

 

Bureau du directeur général des élections
État de la variation de la dette nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
2015
Résultats
Prévus
(note 2a)
2015
2014
Coût (revenus) de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts
(4 543) $
(9 880) $
(7 371) $
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles
-
10 353
11 598
Augmentation des contrats de locations acquisitions
-
-
310
Amortissement des immobilisations corporelles
(4 076)
(4 739)
(4 326)
Radiation des immobilisations corporelles
-
(357)
(39)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles
(4 076)
5 257
7 543
Variation due aux stocks de fournitures
Acquisition de stocks de fournitures
40
5 277
307
Utilisation de stocks de fournitures
(115)
(1 382)
(940)
Total de la variation due aux stocks de fournitures
(75)
3 895
(633)
Variation due aux charges payées d'avance
Augmentation aux charges payées d'avance
703
1 467
930
Utilisation des charges payées d'avance
  (804)
  (1 123)
  (927)
Total de la variation due aux charges payées d'avance
(101)
344
3
(Diminution) augmentation nette de la dette nette
(8 795)
(384)
(458)
Dette nette – début de l'exercice
4 782
4 782
5 240
Dette nette – fin de l'exercice
(4 013) $
4 398 $
4 782 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Bureau du directeur général des élections
État des flux de trésorerie
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2015 2014
ACTIVITÉS DE FONCTIONNEMENT
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
149 984 $
121 623 $
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles
(4 739)
(4 326)
Radiation des immobilisations corporelles
(357)
(39)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 13)
(9 994)
(9 040)
Salaires transférés entre ministères
31
-
Paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 14)
1 341
-
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation des débiteurs et avances
1 345
202
Augmentation des charges payées d'avance
344
3
Augmentation (diminution) des stocks de fournitures
3 895
(633)
Diminution des dépôts des candidats politiques
2
9
Diminution des indemnités de départ
592
1 313
Augmentation de la provision pour indemnités de vacances et autres avantages
(154)
(295)
(Augmentation) diminution  des salaires et avantages sociaux
(1 976)
106
Augmentation des créditeurs et charges à payer
(8 003)
(358)
Éléments de passif transférés entre ministères (note 15)
  (185)
  -
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement
132 126
108 565
ACTIVITÉS D'INVESTISSEMENT EN IMMOBILISATIONS
Acquisition d'immobilisations corporelles (excluant les contrats de location-acquisition)
  9 514
  11 598
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations
9 514
11 598
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT
Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées
  77
  45
Encaisse utilisée par les activités de financement
77
45
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada
141 717 $
120 208 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du directeur général des élections (le Bureau), communément appelé Élections Canada, est dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement.  Le directeur général des élections est totalement indépendant du gouvernement fédéral et des partis politiques.  Le Bureau est énuméré à l'annexe l.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les objectifs du Bureau sont d'être prêt à mener une élection générale ou partielle ou un référendum fédéral; d'administrer le régime de financement politique prévu par la Loi électorale du Canada; de surveiller l'observation de la législation électorale; de mener des campagnes d'information du public sur l'inscription des électeurs, le vote et la façon de devenir candidat; de mener des programmes d'éducation pour les étudiants sur le processus électoral; d'appuyer les commissions indépendantes chargées de réviser les limites des circonscriptions fédérales après chaque recensement décennal; de mener des études sur d'autres méthodes de vote et, sous réserve de l'approbation des parlementaires, mettre à l'essai de nouveaux processus de vote en vue de scrutins futurs; et de fournir aux organismes électoraux d'autres pays ou à des organisations internationales, son aide en matière électorale.

La Loi sur l'intégrité des élections, le projet de loi C-23, qui a reçu la sanction royale le 19 juin 2014, a apporté d'importants changements au mandat et au fonctionnement d'Élections Canada.  Par exemple, le Bureau du commissaire aux élections fédérales, haut fonctionnaire indépendant chargé de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire, a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada le 1er octobre 2014.

Le Bureau est financé par un crédit annuel (qui couvre les salaires des employés permanents à temps plein) et par l'autorisation législative conformément à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.  L'autorisation législative couvre toutes les autres dépenses, y compris les coûts relatifs aux scrutins, à la tenue du Registre national des électeurs, au versement d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles, à la révision des limites des circonscriptions électorales et aux programmes permanents d'éducation du public.

L'architecture d'alignement des programmes (AAP) du Bureau comprend trois programmes ainsi que les services internes. Les programmes sont :

Opérations électorales

Ce programme permet à Élections Canada de conduire en tout temps des scrutins équitables et efficients.  Il vise à ce que les Canadiens puissent exercer leur droit démocratique de voter à une élection fédérale générale ou partielle ou à un référendum fédéral en leur offrant un processus électoral accessible et en constante amélioration, adapté aux besoins des électeurs.

Régulation des activités électorales

Ce programme offre aux Canadiens un processus électoral équitable, transparent et conforme à la Loi électorale du Canada.  Dans le cadre de ce programme, il incombe à Élections Canada d'administrer les dispositions de la Loi en matière de financement politique : surveillance de la conformité, divulgation, reddition de comptes sur les activités financières et application de la législation électorale note 2.

Engagement électoral

Ce programme promeut et soutient le processus électoral du Canada.  Il permet aux Canadiens de bénéficier de programmes d'éducation et d'information sur les élections afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées à propos de leur engagement dans le processus électoral.  Il vise aussi à améliorer le cadre électoral par la consultation d'autres intervenants et par la mise en commun des pratiques électorales.

Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités et ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont : services de gestion et surveillance, services de communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information et des technologies, services de gestion des biens et du matériel, services de gestion des acquisitions et autres services administratifs.  Ces services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier. 

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public.  La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires – Le Bureau fonctionne selon deux autorisations de financement : une autorisation annuelle et l'autorisation législative. La présentation des autorisations consenties au Bureau ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie.  Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires.  La note 4 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

    Les montants des résultats prévus inclus dans les sections ‘Charges' et ‘Revenus' de l'état des résultats et de la situation financière nette correspondent aux montants rapportés dans l'état des résultats prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et priorités 2014-2015, mais n'incluent pas la provision pour les coûts pour conduire une élection générale ou partielle.

    Les montants des résultats prévus inclus dans la section ‘Financement du gouvernement et transferts' de l'état des résultats et de la situation financière nette et dans l'état de la variation de la dette nette ont été préparés aux fins de gestion interne et n'ont pas été publié précédemment. Le risque de liquidité est le risque que le Bureau éprouve des difficultés à honorer des engagements liés à des passifs financiers.  Pour gérer ce risque, le Bureau se doit de gérer ses activités et ses dépenses dans le respect des crédits qui ont été approuvés par le Parlement ou des limites de dotations approuvées par le Conseil du Trésor.

    Chaque année, le Bureau présente au Parlement des informations sur les dépenses prévues dans le Budget des dépenses.  Ces estimations aboutissent au dépôt des projets de loi de crédit (qui une fois adoptés deviennent des lois de crédits), conformément au cycle des rapports sur les dépenses gouvernementales.  Le Bureau procède ensuite aux engagements des dépenses de manière à ce que les soldes non grevés des affectations et des crédits budgétaires fassent régulièrement l'objet d'une surveillance et de rapports, pour s'assurer que les crédits suffiront pour toute la période et pour veiller à ne pas les dépasser.

    Conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, la politique de gestion du risque de liquidité du Bureau stipule ce qui suit : « Il ne peut être passé de marché ou autre entente prévoyant un paiement, dans le cadre d'un programme auquel est affecté un crédit ou un poste figurant dans les prévisions de dépenses alors déposées devant la Chambre des communes et sur lequel le paiement sera imputé, que si le solde disponible non grevé du crédit ou du poste est suffisant pour l'acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l'exercice au cours duquel a lieu la passation. »

    L'exposition au risque du Bureau, et ses objectifs, politiques et processus de gestion et d'évaluation de ce risque n'ont pas changé de manière notable par rapport à l'exercice précédent.

  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement – Le Bureau fonctionne au moyen du Trésor qui est administré par le receveur général du Canada.  La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau sont prélevés sur le Trésor.  L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

  3. Montant à recevoir ou à verser au Trésor – Le montant à recevoir ou à verser au Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.  Ce montant n'est pas considéré comme un instrument financier.

  4. Revenus – Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau.  Bien que l'on s'attende à ce que le directeur général des élections maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau.  Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

  5. Charges – Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

    Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions établies dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique.  Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.

    Les indemnités de vacances et autres avantages sont passés en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.

  6. Allocation trimestrielle aux partis politiques  –  La Loi électorale du Canada accorde le versement sur le Trésor d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles. L'allocation trimestrielle est calculée en fonction des résultats de l'élection générale précédant le trimestre.  Cette allocation est passée en charges dans chacun des trimestres de l'année civile tel que prescrit par la Loi.  Cette allocation a été progressivement éliminée sur trois exercices à partir de 2012-2013 à 2014-2015, conformément à la Loi portant exécution de certaines dispositions du budget de 2011 mis à jour le 6 juin 2011 et mettant en œuvre d'autres mesures.

  7. Services fournis gratuitement  –  Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services d'audit et les indemnités des accidentés du travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement selon leur coût estimatif, dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  8. Avantages sociaux futurs

    1. Prestations de retraite – Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada.  Les cotisations du Bureau au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent  l'obligation totale du Bureau découlant du régime.  La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées.  Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

    2. Indemnités de départ – Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi.  Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit.  Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.


  9. Débiteurs– Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation.  Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain. Le risque de crédit est le risque qu'une partie à un instrument financier manque à une de ses obligations et amène de ce fait l'autre partie à subir une perte financière.  Le Bureau n'est pas exposé à un risque de crédit important.  Le Bureau fournit des services à d'autres ministères et organismes publics et à des organisations externes dans le cadre normal de ses activités.  Les créances sont payables sur demande.  Les créances représentent en majorité des sommes dues par d'autres ministères ou organismes publics du gouvernement du Canada, pour lesquels le risque potentiel de pertes est minime.  L'exposition maximale de l'entité au risque de crédit est égale à la valeur comptable de ses créances.

  10. Passif éventuel – Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non.  Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge.  Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers. 

  11. Stocks de fournitures – Les stocks de fournitures sont constitués essentiellement de formulaires et publications destinés à l'administration des élections et de documents distribués aux entités politiques.  Ces fournitures sont enregistrées au coût moyen pondéré.  Leur coût est imputé à l'exploitation dans l'exercice où ils sont consommés.  S'ils n'ont plus de potentiel de service, ils sont évalués au moindre du coût ou à la valeur de réalisation nette.

  12. Immobilisations corporelles– Les immobilisations corporelles sont comptabilisées selon leur coût historique moins l'amortissement cumulé.  Le Bureau comptabilise comme immobilisations corporelles toutes les dépenses qui procurent des avantages futurs et les améliorations locatives dont le coût d'acquisition est de 5 000 $ ou plus.  Les éléments ayant un coût inférieur à 5 000 $ sont imputés à l'état des résultats et de la situation financière nette.  Le Bureau n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels.  Les logiciels en développement sont amortis lorsque le logiciel est mis en production. 

    L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation corporelle, comme suit :  

    Catégories d'élément d'actif Durée de vie utile
    Matériel de bureau 3 à 10 ans
    Matériel informatique 3 ans
    Logiciels 3 à 5 ans
    Ameublement et agencements 10 ans
    Véhicules 5 ans
    Matériel motorisé 10 ans
    Améliorations locatives et contrats de location-acquisition Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile


  13. Incertitude relative à la mesure– La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers.

    Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables.  Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre des indemnités de départ, la durée de vie utile des immobilisations corporelles et le remboursement des dépenses électorales admissibles des candidats et des partis politiques.  Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative.  Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Modifications aux conventions comptables

Durant l'exercice, le Bureau a choisi d'adopter par anticipation le chapitre SP 3430 opérations de restructuration du manuel des normes de la comptabilité pour le secteur public.  Cette nouvelle norme établit les standards pour la comptabilisation, l'évaluation, la présentation et l'information à fournir.  Elle fut appliquée pour reconnaître le transfert du Bureau du commissaire aux élections fédérales, tel que décrit à la note 15.

4. Autorisations parlementaires

Le Bureau reçoit son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles et d'autorisations statutaires contenues dans la législation électorale.  Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été autorisées dans des exercices antérieurs, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs.  Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de comptabilité d'exercice. 

 Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

  1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés :

    (en milliers de dollars)   
      2015 2014
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts
    149 984 $
    121 623 $
    Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
    Augmentation (diminution) :
    Amortissement des immobilisations corporelles
    (4 739)
    (4 326)
    Radiation des immobilisations corporelles
    (357)
    (39)
    Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 13)
    (9 994)
    (9 040)
    Augmentation de la provision pour indemnités de vacances et autres avantages
    (154)
    (295)
    Diminution du passif au titre des indemnités de départ
    592
    1 313
    Dépenses pour mauvaises créances
    -
    (1)
    Charges payées d'avance
    (1 123)
    (927)
    Stocks de fournitures
    3 895
    (633)
    Éléments de passif transférés entre ministères (note 15)
    (185)
    -
    Ajustements aux comptes à payer
    (423)
    -
    Ajustement des courus des salaires de l'année précédente
      6
      20
    Total des éléments qui ont une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations
    (12 482)
    (13 928)
    Augmentation (diminution) :
    Acquisition d'immobilisations corporelles
    10 353
    11 598
    Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées
    77
    45
    Paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 14)
    1 341
    -
    Autres
    26
    (40)
    Charges payées d'avance
        1 467
        930
    Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations
    13 264
    12 533
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées
    150 766 $
    120 228 $


  2. Rapprochement des autorisations parlementaires fournies et des autorisations de l'exercice en cours utilisées

    (en milliers de dollars)   
      2015 2014
    Autorisations fournies :
    Dépenses de programme (Crédit 1)
    31 582 $
    31 858 $
    Cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés
    7 303
    6 704
    Autres dépenses prévues par la loi
      113 319
      83 347
    152 204
    121 909
    Moins :
    Autorisations périmées – Dépenses de programme (Crédit 1)
    (1 438)
    (1 681)
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées
    150 766 $
    120 228 $


5. Créditeurs et charges à payer

Les créditeurs et les charges à payer sont évalués au coût et son dus, en majorité, dans un délai de six mois suivant la date de clôture.

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer du Bureau.

(en milliers de dollars)   
  2015 2014
Créditeurs – autres ministères et organismes 1 316 $ 727 $
Créditeurs – parties externes     1 827     389
Total des créditeurs 3 143 1 116
Charges à payer 17 691 10 876
Total des créditeurs et des charges à payer 20 834 $ 11 992 $


6. Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées

Le Bureau a conclu des ententes de location-acquisition de matériel de bureau dont le coût s'élève à 311 320 $ et dont l'amortissement cumulé s'élève à 128 695 $ au 31 mars 2015 (322 320 $ et 49 939 $ respectivement au 31 mars 2014).  Les obligations pour les exercices à venir sont les suivantes :

(en milliers de dollars)   
Exercice d'échéance 2015 2014
2015 - $ 81 $
2016 79 79
2017 79 79
2018 40 40
2019 2 2
Total des versements minimaux futurs en vertu des contrats de location-acquisition 200 281
Moins : intérêts théoriques (1,43 % à 1,61 %) 4 8
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées 196 $ 273 $


7. Dépôts des candidats politiques

Les dépôts des candidats politiques représentent la dette non réglée du Bureau suite à la réception des cautionnements de candidature.  Dès que le directeur général des élections est satisfait que les candidats aient soumis un rapport de campagne complet et que les reçus valides aux fins de l'impôt fournis par le directeur de scrutin aient été retournés dans un délai maximal d'un mois après le jour du scrutin, ces dépôts sont remboursés.

8. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau participent au Régime de retraite de la fonction publique (le « régime »), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada.  Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2% par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives.  Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau versent des cotisations couvrant le coût du régime.  En raison de la modification de la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en œuvre de provisions liées au Plan d'action économique du Canada de 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes.  Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants du régime au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les membres qui ont joint le régime à partir du 1er janvier 2013.  Chaque groupe a un taux de cotisation distinct.

    En 2014-2015, les charges s'élèvent à 4 992 362 $ (4 713 379 $ en 2013-2014).  Pour les membres du groupe 1, les charges correspondent à environ 1,41 fois (1,6 fois pour 2013-2014) les cotisations des employés et, pour les membres du groupe 2, à environ 1,39 fois (1,5 fois en 2013-2014) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées.  Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

  2. Indemnités de départ

    Le Bureau verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi.  Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance.  Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012.  Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique.  Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

    Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

    (en milliers de dollars)   
      2015 2014
    Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 2 761 $ 4 074 $
    Éléments transférés entre ministères (note 15) (27) -
    Sous-total 2 734 4 074
    Charge pour l'exercice (23) 175
    Prestations versées pendant l'exercice (542) (1 488)
    Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice 2 169 $ 2 761 $


9. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du Bureau :

(en milliers de dollars)   
  2014 2013
Débiteurs – autres ministères et organismes 2 353 $ 1 038 $
Débiteurs – parties externes 339 313
Avances aux employés       3       4
Sous-total 2 695 1 355
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes   (124)   (130)
Débiteurs bruts 2 571 1 225
Débiteurs détenus pour le compte du gouvernement (50) (49)
Débiteurs nets 2 521 $ 1 176 $


10. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)   
Coût
Catégorie d'immobilisations Solde d'ouverture Acquisitions Virements Cession et radiation Solde de fermeture 2015
Valeur
comptable
nette
2014
Valeur
comptable
nette
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition) 1 328 $ 47 $ - - $ 1 375 $ 655 $ 762 $
Matériel informatique 12 221 883 - (520) 12 584 1 365 896
Logiciels 39 804 700 - (22) 40 482 2 644 4 570
Logiciels en développement 3 898 8 371 - (357) 11 912 11 912 3 898
Ameublement et agencements 3 804 41 - - 3 845 2 097 2 405
Véhicules et matériel motorisé 203 - - - 203 60 86
Améliorations locatives 11 972 311 - - 12 283 9 587 10 446
Total 73 230 $ 10 353 $ - $ (899)$ 82 684 $ 28 320 $ 23 063 $


(en milliers de dollars)   
Amortissement cumulé
Catégorie d'immobilisations Solde d'ouverture Amortissement Cession et radiation Solde de fermeture
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition) 566 $ 154 $ - $ 720 $
Matériel informatique 11 325 414 (520) 11 219
Logiciels 35 234 2 626 (22) 37 838
Ameublement et agencements 1 399 349 - 1 748
Véhicules et matériel motorisé 117 26 - 143
Améliorations locatives 1 526 1 170 - 2 696
Total 50 167 $ 4 739 $ (542) $ 54 364 $


11. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Bureau sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l'acquisition de biens ou services.  Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

(en milliers de dollars)
2016 63 665 $
2017 17 751
2018 6 254
2019 5 100
2020 et les exercices ultérieurs 13 015
Total 105 785 $

12. Passif éventuel

Des réclamations ont été faites auprès du Bureau dans le cours normal de ses activités.  Des poursuites pour des réclamations totalisant environ 636 667 $ (1 080 000 $ en 2014) étaient  toujours en instance au 31 mars 2015.  Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non.  Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers.

Un montant de 188 000 $ été constaté dans les états financiers du Bureau pour l'exercice terminé le 31 mars 2015 (0 $ en 2014).

13.  Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada.  Le Bureau conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales.  En outre, au cours de l'exercice, le Bureau a reçu gratuitement des services communs  d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail.

    Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

    (en milliers de dollars)   
    2015 2014
    Installations 6 068 $ 5 558 $
    Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires 3 776 3 327
    Services d'audit 145 150
    Indemnisation des accidentés au travail 5 5
    Total 9 994 $ 9 040 $


    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public.  Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes.  Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  2. Services fournis gratuitement à d'autres ministères

    Durant l'exercice, le Bureau a fourni gratuitement des services informatiques au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC), dont la valeur s'établit à 110 967 $ (0 $ en 2013-2014).

  3. Autres transactions entre apparentés
    (en milliers de dollars)   
    2015 2014
    Débiteurs – autres ministères et organismes 2 353 $ 1 038 $
    Créditeurs – autres ministères et organismes 1 316 727
    Charges – autres ministères et organismes 18 030 14 591
    Immobilisations corporelles – autres ministères et organismes 250 7 302


    Les charges inscrites à la section (c) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

14. Transfert des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages

Le gouvernement du Canada a mis en œuvre les paiements de salaires en arrérages en 2014-2015. Par conséquent, un paiement ponctuel a été versé aux employés et sera recouvré des employés à l'avenir. La transition vers les paiements de salaires en arrérages s'inscrit dans l'initiative de transformation qui remplace le système de paie et permet également de simplifier et de moderniser les processus de paie. Ce changement apporté au système de paie n'a pas eu d'incidence sur les charges du Bureau. Cependant, cela a occasionné l'utilisation des autorisations de dépenses supplémentaires.  Avant la fin de l'exercice, ces paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages ont été transférés à un compte central administré par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, qui est responsable de l'administration du système de paie du gouvernement.

15. Transfert à destination d'autres ministères

Le Bureau du commissaire aux élections fédérales, haut fonctionnaire indépendant chargé de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire, a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) à la suite d'un décret fixant au 1er octobre 2014 la date d'entrée en vigueur des paragraphes applicables de la Loi électorale du Canada.  Le Bureau a transféré les éléments de passif suivant du Bureau du commissaire aux élections fédérales à SPPC le 1er octobre 2014, aucun actif n'a été transféré:

(en milliers de dollars)   
Passifs 2015
Indemnités de vacances et autre avantages 158 $
Avantages sociaux futurs (note 8) 27
Total des passifs transférés 185 $

Un montant de 30 634$ a été recouvert du SPPC pour les salaires versé du 1er au 8 octobre 2014.

De plus, les chiffres correspondants de 2014 ont été reclassés à l'état des résultats et de la situation financière nette pour présenter les revenus et les charges liés aux activités transférées.

16. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture d'alignement des programmes du Bureau.  Pour des raisons d'efficacité dans le traitement des paiements, les Services internes engagent des dépenses pour le Bureau pour des services corporatifs tel que les biens et services  liés à la technologie de l'information.  Certaines dépenses sont réaffectées à des programmes à la fin de l'exercice financier afin d'améliorer la transparence des activités d'affaires et la reddition de comptes en matière d'affectation des ressources.  La méthodologie utilisée pour allouer les dépenses de fonctionnement est basée sur des ratios de dépenses de programme à non programme engagées au niveau du centre de coûts, une sous-division de la structure organisationnelle du Bureau.

La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables.  Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principaux programmes, par principaux articles de dépenses et types de revenus.  

Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)   
  2015 2014
Opérations électorales Régulation des activités électorales Engagement électoral Services internes Total Total
Paiements de transfert
Allocation trimestrielle aux partis politiques 7 443 $ 7 443 $ 14 886 $
Remboursement des dépenses des candidats et des partis   1 350   1 350   1 568
Total-Paiements de transfert 8 793 8 793 16 454
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux 38 693 $ 5 646 6 128 $ 14 343 $ 64 810 50 102
Services professionnels 18 496 1 206 1 461 11 353 32 516 22 011
Location de matériel et de locaux 5 288 586 174 10 225 16 273 12 662
Déplacements et communications 5 499 33 251 2 549 8 332 4 505
Publicité, publications et impression 5 339 22 342 226 5 929 3 974
Amortissement des immobilisations corporelles 1 672 493 - 2 574 4 739 4 326
Services publics, approvisionnements et fournitures 3 054 26 69 35 3 184 347
Matériel de faible valeur 1 273 10 35 638 1 956 1 986
Réparation et entretien du matériel 375 - - 398 773 995
Radiation d'immobilisations 357 - - - 357 39
Intérêts et autres charges      197      -      -    12    209    759
Total-Charges de fonctionnement      80 243 16 815 8 460 42 353 147 871 118 160
Revenus
Dons et contributions excédentaires - 28 - - 28 71
Amendes et montants adjugés par une cour - 7 - - 7 15
Revenus divers - - - 26 26 23
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement   -      (35)      -   (26)   (61)   (109)
Total-Revenus - - - - - -
Coût  net des activités poursuivies 80 243 $ 16 815 $ 8 460 $ 42 353 $ 147 871 $ 118 160 $

17. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.




note 1 Le projet de loi C-23, la Loi modifiant la Loi électorale du Canada et d'autres lois et modifiant certaines lois en conséquence (Loi sur l'intégrité des élections), a reçu la sanction royale le 19 juin 2014. La Loi sur l'intégrité des élections apporte des modifications importantes à la Loi électorale du Canada. Ces modifications touchent la plupart des secteurs d'activités d'Élections Canada, notamment les opérations électorales et le financement politique.

note 2À compter du 1er octobre 2014, le Commissaire aux élections fédérales, haut fonctionnaire indépendant chargé de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire, a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada.