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2015-2016 Rapport ministériel sur le rendement

États financiers
Bureau du directeur général des élections
Exercice terminé le 31 mars 2016

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2016 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Bureau du directeur général des élections (le Bureau). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du Bureau. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du Bureau concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés, et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire et à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement, en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités, en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du Bureau sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le
31 mars 2016 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe. Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

La direction s'appuie sur des services de vérification interne. Le Bureau a aussi un comité de vérification indépendant. Les responsabilités du comité sont de fournir au directeur général des élections des avis et conseils indépendants et impartiaux, et une assurance sur l'efficacité de la gouvernance, la gestion du risque, les contrôles, les vérifications et les pratiques de rapports à Élections Canada.

Le Bureau du vérificateur général, auditeur indépendant du gouvernement du Canada, a émis une opinion sur la présentation fidèle des états financiers du Bureau sans donner d'opinion de l'auditeur au sujet de l'évaluation annuelle de l'efficacité des contrôles internes du ministère en matière de rapports financiers.


Le directeur général des élections du Canada


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

Le dirigeant principal des finances et de la planification


(Version originale signée par)

Hughes St-Pierre, CPA, CMA



Gatineau, Canada
Le 31 août 2016



Rapport de l'auditeur indépendant

Au président de la Chambre des communes

Rapport sur les états financiers

J'ai effectué l'audit des états financiers ci-joints du Bureau du directeur général des élections, qui comprennent l'état de la situation financière au 31 mars 2016, et l'état des résultats et de la situation financière nette, l'état de la variation des actifs financiers nets et l'état des flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, ainsi qu'un résumé des principales méthodes comptables et d'autres informations explicatives.

Responsabilité de la direction pour les états financiers

La direction est responsable de la préparation et de la présentation fidèle de ces états financiers conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public, ainsi que du contrôle interne qu'elle considère comme nécessaire pour permettre la préparation d'états financiers exempts d'anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs.

Responsabilité de l'auditeur

Ma responsabilité consiste à exprimer une opinion sur les états financiers, sur la base de mon audit. J'ai effectué mon audit selon les normes d'audit généralement reconnues du Canada. Ces normes requièrent que je me conforme aux règles de déontologie et que je planifie et réalise l'audit de façon à obtenir l'assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d'anomalies significatives.

Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments probants concernant les montants et les informations fournis dans les états financiers. Le choix des procédures relève du jugement de l'auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les états financiers comportent des anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes ou d'erreurs. Dans l'évaluation de ces risques, l'auditeur prend en considération le contrôle interne de l'entité portant sur la préparation et la présentation fidèle des états financiers afin de concevoir des procédures d'audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d'exprimer une opinion sur l'efficacité du contrôle interne de l'entité. Un audit comporte également l'appréciation du caractère approprié des méthodes comptables retenues et du caractère raisonnable des estimations comptables faites par la direction, de même que l'appréciation de la présentation d'ensemble des états financiers.

J'estime que les éléments probants que j'ai obtenus sont suffisants et appropriés pour fonder mon opinion d'audit.

Opinion

À mon avis, les états financiers donnent, dans tous leurs aspects significatifs, une image fidèle de la situation financière du Bureau du directeur général des élections au 31 mars 2016, ainsi que des résultats de ses activités, de la variation de sa dette nette et de ses flux de trésorerie pour l'exercice clos à cette date, conformément aux Normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Rapport relatif à d'autres obligations légales et réglementaires

À mon avis, les opérations du Bureau du directeur général des élections dont j'ai eu connaissance au cours de mon audit des états financiers ont été effectuées, dans tous leurs aspects significatifs, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales.

Pour le vérificateur général du Canada

(Version originale signée par)

Marise Bédard, CPA, CA
Directrice principale

Le 31 août 2016
Ottawa, Canada



Bureau du directeur général des élections
État de la situation financière
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2016 2015
Passifs
Montant à verser au Trésor 1 761 $ 2 353 $
Créditeurs et charges à payer (note 4) 65 583 20 834
Salaires et avantages sociaux 3 956 3 532
Provision pour indemnités de vacances et autre avantages 2 637 2 040
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées (note 5) 119 196
Dépôts des candidats politiques (note 6) 750 99
Indemnités de départ (note 7b) 1 944 2 169
Total des passifs nets 76 750 31 223
Actifs financiers
Montant à recevoir du Trésor 70 289 24 304
Débiteurs et avances (note 8) 12 325 2 571
Total des actifs financiers bruts 82 614 26 875
Actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement
Débiteurs-tiers (note 8) (52) (50)
Total des actifs financiers détenus pour le compte du gouvernement (52) (50)
Total des actifs financiers nets 82 562 26 825
Actifs financiers nets (dette nette) 5 812 (4 398)
Actifs non financiers
Charges payées d'avance 1 282 863
Stocks de fournitures 3 163 7 821
Immobilisations corporelles (note 9) 21 776 28 320
Total des actifs non financiers 26 221 37 004
Situation financière nette 32 033 $ 32 606 $

Obligations contractuelles (note 10) et passif éventuel (note 11)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Approuvé par :

Le directeur général des élections du Canada


(Version originale signée par)

Marc Mayrand

Le dirigeant principal des finances et de la planification


(Version originale signée par)

Hughes St-Pierre, CPA, CMA



Gatineau, Canada
Le 31 août 2016



Bureau du directeur général des élections
États des résultats et de la situation financière nette
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2016
Résultats prévus
(note 2a)
2016 2015
Charges
Opérations électorales 283 427 $ 343 005 $ 80 243 $
Régulation des activités électorales 80 013 113 759 16 815
Engagement électoral 8 478 8 728 8 460
Services internes 40 760 38 211 42 353
Total des charges 412 678 503 703 147 871
Revenus
Dons et contributions excédentaires 78 129 28
Amendes et montants adjugés par une cour - - 7
Revenus divers 15 157 26
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement (93) (286) (61)
Total des revenus - - -
Coût net des activités poursuivies 412 678 503 703 147 871
Activités transférées (note 14)      
Charges - - 2 113
Revenus        -        -        -
Coût net des activités transférées - - 2 113
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 412 678 503 703 149 984
Financement du gouvernement et transferts      
Encaisse nette fournie par le gouvernement 395 960 445 640 141 717
Variations des montants à verser au Trésor - 592 (1 315)
Variations des montants à recevoir du Trésor 7 586 45 985 10 655
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 12) 9 822 10 917 9 994
Transfert des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 13) - (4) (1 341)
Éléments de passif transférés entre ministères (note 14) - - 185
Salaires transférés entre ministères (note 14)        -        - (31)
Coût (revenus) de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (690) 573 (9 880)
Situation financière nette – début de l'exercice 32 606 32 606 22 726
Situation financière nette – fin de l'exercice 33 296 $ 32 033 $ 32 606 $

Information sectorielle (note 15)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



Bureau du directeur général des élections
États de la variation des actifs financiers nets
pour l'exercice terminé le 31 mars
(en milliers de dollars)
  2016
Résultats prévus
(note 2a)
2016 2015
Coût (revenus) de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts (690) $ 573 $ (9 880) $
Variation due aux immobilisations corporelles
Acquisition d'immobilisations corporelles 600 1 782 10 353
Amortissement des immobilisations corporelles (4 585) (5 008) (4 739)
Perte sur disposition des immobilisations corporelles - (6) -
Radiation des immobilisations corporelles        - (3 312) (357)
Total de la variation due aux immobilisations corporelles (3 985) (6 544) 5 257
Variation due aux stocks de fournitures
Acquisition de stocks de fournitures 1 914 1 991 5 277
Utilisation de stocks de fournitures (4 863) (6 649) (1 382)
Total de la variation due aux stocks de fournitures (2 949) (4 658) 3 895
Variation due aux charges payées d'avance
Augmentation aux charges payées d'avance 838 2 323 1 467
Utilisation de charges payées d'avance (922) (1 904) (1 123)
Total de la variation due aux charges payées d'avance (84) 419 344
Diminution nette de la dette nette (7 708) (10 210) (384)
Dette nette – début de l'exercice (4 398) (4 398) (4 782)
Actifs financiers nets (dette nette) – fin de l'exercice (3 310) $ 5 812 $ (4 398) $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



Bureau du directeur général des élections
État des flux de trésorerie
pour l'exercice terminé 31 mars
(en milliers de dollars)
  2016 2015
ACTIVITÉS DE FONCTIONNEMENT
Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 503 703 $ 149 984 $
Éléments n'affectant pas l'encaisse :
Amortissement des immobilisations corporelles (5 008) (4 739)
Perte sur disposition des immobilisations corporelles (6) -
Radiation des immobilisations corporelles (3 312) (357)
Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 12) (10 917) (9 994)
Salaires transférés entre ministères (note 14) - 31
Paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 13) 4 1 341
Variations de l'état de la situation financière :
Augmentation des débiteurs et avances 9 752 1 345
Augmentation des charges payées d'avance 419 344
Augmentation (diminution) des stocks de fournitures (4 658) 3 895
Diminution (augmentation) des dépôts des candidats politiques (651) 2
Diminution des indemnités de départ 225 592
Augmentation de la provision pour indemnités de vacances et autres avantages (597) (154)
Augmentation des salaires et avantages sociaux (424) (1 976)
Augmentation des créditeurs et charges à payer (45 303) (8 003)
Éléments de passif transférés entre ministères (note 14)        - (185)
Encaisse utilisée pour les activités de fonctionnement 443 227 132 126
ACTIVITÉS D'INVESTISSEMENT EN IMMOBILISATIONS
Acquisition d'immobilisations corporelles (excluant les contrats de location-acquisition) 2 336 9 514
Encaisse utilisée pour les activités d'investissement en immobilisations 2 336 9 514
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT
Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées 77 77
Encaisse utilisée pour les activités de financement 77 77
Encaisse nette fournie par le gouvernement du Canada 445 640 $ 141 717 $

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.



Bureau du directeur général des élections
Notes aux états financiers
pour l'exercice terminé le 31 mars 2016

1. Pouvoirs et objectifs

Le Bureau du directeur général des élections (le Bureau), communément appelé Élections Canada, est dirigé par le directeur général des élections, qui est nommé par résolution de la Chambre des communes et relève directement du Parlement. Le directeur général des élections est totalement indépendant du gouvernement fédéral et des partis politiques. Le Bureau est énuméré à l'annexe l.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Les objectifs du Bureau sont d'être prêt à mener une élection générale ou partielle ou un référendum fédéral; d'administrer le régime de financement politique prévu par la Loi électorale du Canada; de surveiller l'observation de la législation électorale; de mener des campagnes d'information du public sur l'inscription des électeurs, le vote et la façon de devenir candidat; de mener des programmes d'éducation pour les étudiants sur le processus électoral; d'appuyer les commissions indépendantes chargées de réviser les limites des circonscriptions fédérales après chaque recensement décennal; de mener des études sur d'autres méthodes de vote et, sous réserve de l'approbation des parlementaires, mettre à l'essai de nouveaux processus de vote en vue de scrutins futurs; et de fournir aux organismes électoraux d'autres pays ou à des organisations internationales, son aide en matière électorale.

La Loi sur l'intégrité des élections, le projet de loi C-23, qui a reçu la sanction royale le 19 juin 2014, a apporté d'importants changements au mandat et au fonctionnement d'Élections Canada. En outre, le Bureau du commissaire aux élections fédérales, haut fonctionnaire indépendant chargé de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire, a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada le 1er octobre 2014.

Le Bureau est financé par un crédit annuel (qui couvre les salaires des employés permanents à temps plein) et par l'autorisation législative conformément à la Loi électorale du Canada, à la Loi référendaire ainsi qu'à la Loi sur la révision des limites des circonscriptions électorales. L'autorisation législative couvre toutes les autres dépenses, y compris les coûts relatifs aux scrutins, à la tenue du Registre national des électeurs, au versement d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles, à la révision des limites des circonscriptions électorales et aux programmes permanents d'éducation du public.

L'architecture d'alignement des programmes (AAP) du Bureau comprend trois programmes ainsi que les services internes. Les programmes sont :

Opérations électorales

Ce programme permet à Élections Canada de conduire en tout temps des scrutins équitables et efficients. Il vise à ce que les Canadiens puissent exercer leur droit démocratique de voter à une élection fédérale générale ou partielle ou à un référendum fédéral en leur offrant un processus électoral accessible et en constante amélioration, adapté aux besoins des électeurs.

Régulation des activités électorales

Ce programme offre aux Canadiens un processus électoral équitable, transparent et conforme à la Loi électorale du Canada. Dans le cadre de ce programme, il incombe à Élections Canada d'administrer les dispositions de la Loi en matière de financement politique : surveillance de la conformité, divulgation, reddition de comptes sur les activités financières et application de la législation électorale.

Engagement électoral

Ce programme promeut et soutient le processus électoral du Canada. Il permet aux Canadiens de bénéficier de programmes d'éducation et d'information sur les élections afin qu'ils puissent prendre des décisions éclairées à propos de leur engagement dans le processus électoral. Il vise aussi à améliorer le cadre électoral par la consultation d'autres intervenants et par la mise en commun des pratiques électorales.

Services internes

Les services internes sont des groupes d'activités et ressources connexes qui sont gérés de façon à répondre aux besoins des programmes et des autres obligations générales d'une organisation. Ces groupes sont : services de gestion et surveillance, services de communications, services juridiques, services de gestion des ressources humaines, services de gestion des finances, services de gestion de l'information et des technologies, services de gestion des biens et du matériel, services de gestion des acquisitions et autres services administratifs. Ces services internes comprennent uniquement les activités et les ressources destinées à l'ensemble d'une organisation et non celles fournies à un programme particulier.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

  1. Autorisations parlementaires – Le Bureau fonctionne selon deux autorisations de financement : une autorisation annuelle et l'autorisation législative. La présentation des autorisations consenties au Bureau ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers.

    Les montants des résultats prévus inclus dans les sections 'Charges' et 'Revenus' de l'état des résultats et de la situation financière nette correspondent aux montants rapportés dans l'état des résultats prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et priorités 2015-2016.

    Les montants des résultats prévus inclus dans la section 'Financement du gouvernement et transferts' de l'état des résultats et de la situation financière nette et dans l'état de la variation de la dette nette ont été préparés aux fins de gestion interne et n'ont pas été publié précédemment.

    Le risque de liquidité est le risque que le Bureau éprouve des difficultés à honorer des engagements liés à des passifs financiers. Pour gérer ce risque, le Bureau se doit de gérer ses activités et ses dépenses dans le respect des crédits qui ont été approuvés par le Parlement ou des limites de dotations approuvées par le Conseil du Trésor.

    Chaque année, le Bureau présente au Parlement des informations sur les dépenses prévues dans le Budget des dépenses. Ces estimations aboutissent au dépôt des projets de loi de crédit (qui une fois adoptés deviennent des lois de crédits), conformément au cycle des rapports sur les dépenses gouvernementales. Le Bureau procède ensuite aux engagements des dépenses de manière à ce que les soldes non grevés des affectations et des crédits budgétaires fassent régulièrement l'objet d'une surveillance et de rapports, pour s'assurer que les crédits suffiront pour toute la période et pour veiller à ne pas les dépasser.

    Conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, la politique de gestion du risque de liquidité du Bureau stipule ce qui suit : « Il ne peut être passé de marché ou autre entente prévoyant un paiement, dans le cadre d'un programme auquel est affecté un crédit ou un poste figurant dans les prévisions de dépenses alors déposées devant la Chambre des communes et sur lequel le paiement sera imputé, que si le solde disponible non grevé du crédit ou du poste est suffisant pour l'acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l'exercice au cours duquel a lieu la passation. »

    L'exposition au risque du Bureau, et ses objectifs, politiques et processus de gestion et d'évaluation de ce risque n'ont pas changé de manière notable par rapport à l'exercice précédent.

  2. Encaisse nette fournie par le gouvernement – Le Bureau fonctionne au moyen du Trésor qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le Bureau est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le Bureau sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

  3. Montant à recevoir ou à verser au Trésor – Le montant à recevoir ou à verser au Trésor découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du Bureau et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs. Ce montant n'est pas considéré comme un instrument financier.

  4. Revenus – Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice.

    Les autres revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.

    Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépensés à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du Bureau. Bien que l'on s'attende à ce que le directeur général des élections maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

  5. Charges – Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice.

    Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions établies dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées dans la Loi électorale du Canada en matière de financement politique entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.

    Les indemnités de vacances et autres avantages sont passés en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.

  6. Allocation trimestrielle aux partis politiques – La Loi électorale du Canada accorde le versement sur le Trésor d'allocations trimestrielles aux partis enregistrés admissibles. L'allocation trimestrielle est calculée en fonction des résultats de l'élection générale la plus récente précédant le trimestre. Cette allocation est passée en charges dans chacun des trimestres de l'année civile tel que prescrit par la Loi. Cette allocation a été progressivement éliminée sur trois exercices financiers et a pris fin en 2014-2015. Aucun versement n'a été effectué en 2015-2016.

  7. Services fournis gratuitement – Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services d'audit et les indemnités des accidentés du travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement selon leur coût estimatif, dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  8. Avantages sociaux futurs

    1) Prestations de retraite – Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du Bureau au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du Bureau découlant du régime. La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

    2) Indemnités de départ – Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.

  9. Débiteurs – Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision est établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.

    Le risque de crédit est le risque qu'une partie à un instrument financier manque à une de ses obligations et amène de ce fait l'autre partie à subir une perte financière. Le Bureau n'est pas exposé à un risque de crédit important. Le Bureau fournit des services à d'autres ministères et organismes publics et à des organisations externes dans le cadre normal de ses activités. Les créances sont payables sur demande. Les créances dues par les autres ministères ou organismes publics du gouvernement du Canada représentent des sommes, pour lesquels le risque potentiel de pertes est minime. Les créances dues par les parties externes sont en grande partie des sommes à recevoir des candidats politiques de l'élection générale de 2015. Il est trop tôt pour évaluer le risque potentiel de perte de ces recevables au 31 mars 2016.

    L'exposition maximale de l'entité au risque de crédit est égale à la valeur comptable de ses créances.

  10. Passif éventuel – Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans les notes complémentaires aux états financiers.

  11. Stocks de fournitures – Les stocks de fournitures sont constitués essentiellement de formulaires et publications destinés à l'administration des élections et de documents distribués aux entités politiques. Ces fournitures sont enregistrées au coût moyen pondéré. Leur coût est imputé à l'exploitation dans l'exercice où ils sont consommés. S'ils n'ont plus de potentiel de service, ils sont évalués au moindre du coût ou à la valeur de réalisation nette.

  12. Immobilisations corporelles – Les immobilisations corporelles sont comptabilisées selon leur coût historique moins l'amortissement cumulé. Le Bureau comptabilise comme immobilisations corporelles toutes les dépenses qui procurent des avantages futurs et les améliorations locatives dont le coût d'acquisition est de 5 000 $ ou plus. Les éléments ayant un coût inférieur à 5 000 $ sont imputés à l'état des résultats et de la situation financière nette. Le Bureau n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels. Les logiciels en développement sont amortis lorsque le logiciel est mis en production.

    L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation corporelle, comme suit :

    Catégories d'élément d'actif Durée de vie utile
    Matériel de bureau 3 à 10 ans
    Matériel informatique 3 ans
    Logiciels 3 à 5 ans
    Ameublement et agencements 10 ans
    Véhicules 5 ans
    Matériel motorisé 10 ans
    Améliorations locatives et contrats de location-acquisition Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile
  13. Incertitude relative à la mesure – La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle fasse des estimations et pose des hypothèses qui influent sur les montants déclarés des actifs, des passifs, des revenus et des charges présentés dans les états financiers.

    Au moment de la préparation des présents états financiers, la direction considère que les estimations et les hypothèses sont raisonnables. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, le passif au titre des indemnités de départ, la durée de vie utile des immobilisations corporelles et le remboursement des dépenses électorales admissibles des candidats et des partis politiques. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

3. Autorisations parlementaires

Le Bureau reçoit son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles et d'autorisations statutaires contenues dans la législation électorale. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette et l'état de la situation financière d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été autorisées dans des exercices antérieurs, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans des exercices futurs. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du Bureau pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de comptabilité d'exercice.

Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

  1. Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés :

    (en milliers de dollars)

    2016 2015
    Coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts 503 703 $ 149 984 $
    Ajustements pour les postes ayant une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations  
    Augmentation (diminution) :
    Amortissement des immobilisations corporelles (5 008) (4 739)
    Radiation des immobilisations corporelles (3 312) (357)
    Perte sur disposition des immobilisations corporelles (6) -
    Services fournis gratuitement par d'autres ministères (note 12) (10 917) (9 994)
    Augmentation de la provision pour indemnités de vacances et autres avantages (597) (154)
    Diminution du passif au titre des indemnités de départ 225 592
    Dépenses pour mauvaises créances 2 -
    Charges payées d'avance (1 904) (1 123)
    Stocks de fournitures (4 658) 3 895
    Éléments de passif transférés entre ministères (note 14) - (185)
    Ajustements aux comptes à payer 4 515 (423)
    Ajustement des courus des salaires de l'année précédente 38 6
    Autres 80        -
    Total des éléments qui ont une incidence sur le coût de fonctionnement net, mais qui n'ont pas d'incidence sur les autorisations (21 542) (12 482)
    Augmentation (diminution) :
    Acquisition d'immobilisations corporelles 1 782 10 353
    Déboursés des obligations au titre d'immobilisations corporelles louées 77 77
    Paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages (note 13) 4 1 341
    Autres 59 26
    Charges payées d'avance 2 323 1 467
    Total des éléments sans incidence sur le coût de fonctionnement net, mais ayant une incidence sur les autorisations 4 245 13 264
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées 486 406 $ 150 766 $
  2. Rapprochement des autorisations parlementaires fournies et des autorisations de l'exercice
    en cours utilisées :

    (en milliers de dollars)

    2016 2015
    Autorisations fournies :
    Dépenses de programme (Crédit 1) 31 294 $ 31 582 $
    Cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés 8 771 7 303
    Autres dépenses prévues par la loi 448 259 113 319
    448 324 152 204
    Moins :
    Autorisations périmées – Dépenses de programme (Crédit 1) (1 918) (1 438)
    Autorisations de l'exercice en cours utilisées 486 406 $ 150 766 $

4. Créditeurs et charges à payer

Les créditeurs et les charges à payer sont évalués au coût et sont dus, en majorité, dans un délai de six mois suivant la date de clôture.

Le tableau ci-dessous présente les détails des créditeurs et des charges à payer du Bureau.

(en milliers de dollars)

2016 2015
Créditeurs – autres ministères et organismes 1 439 $ 1 316 $
Créditeurs – parties externes 1 419 1 827
Total des créditeurs 2 858 3 143
Charges à payer 62 725 17 691
Total des créditeurs et des charges à payer 65 583 $ 20 834 $


5. Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées

Le Bureau a conclu des ententes de location-acquisition de matériel de bureau dont le coût s'élève à 310 416 $ et dont l'amortissement cumulé s'élève à 194 029 $ au 31 mars 2016 (311 320 $ et
128 695 $ respectivement au 31 mars 2015). Les obligations pour les exercices à venir sont les suivantes :

(en milliers de dollars)

Exercice d'échéance 2016 2015
2016 - $ 79 $
2017 79 79
2018 40 40
2019 2 2
2020 et les exercices ultérieurs        -        -
Total des versements minimaux futurs en vertu des contrats de location-acquisition 121 200
Moins : intérêts théoriques (1,43 % à 1,61 %) 2 4
Obligation au titre d'immobilisations corporelles louées 119 $ 196 $


6. Dépôts des candidats politiques

Les dépôts des candidats politiques représentent la dette non réglée du Bureau suite à la réception des cautionnements de candidature. Dès que le directeur général des élections est satisfait que les candidats aient soumis un rapport de campagne complet et que les reçus valides aux fins de l'impôt fournis par le directeur du scrutin aient été retournés dans un délai maximal d'un mois après le jour du scrutin, ces dépôts sont remboursés.


7. Avantages sociaux futurs

  1. Prestations de retraite

    Les employés du Bureau participent au Régime de retraite de la fonction publique (le « régime »), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada et du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation.

    Tant les employés que le Bureau versent des cotisations couvrant le coût du régime. En raison de la modification de la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en œuvre de provisions liées au Plan d'action économique du Canada de 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes. Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants du régime au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les membres qui ont joint le régime à partir du 1er janvier 2013. Chaque groupe a un taux de cotisation distinct.

    En 2015-2016, les charges s'élèvent à 6 045 741 $ (4 992 362 $ en 2014-2015). Pour les membres du groupe 1, les charges correspondent à environ 1,25 fois (1,41 fois pour 2014-2015) les cotisations des employés et, pour les membres du groupe 2, à environ 1,24 fois (1,39 fois en 2014-2015) les cotisations des employés.

    La responsabilité du Bureau relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

  2. Indemnités de départ

    Le Bureau verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures.

    Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

    Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient :

    (en milliers de dollars)

    2016 2015
    Obligation au titre des prestations constituées, début de l'exercice 2 169 $ 2 761 $
    Éléments transférés entre ministères (note 14)        - (27)
    Sous-total 2 169 2 734
    Charge pour l'exercice (11) (23)
    Prestations versées pendant l'exercice (214) (542)
    Obligation au titre des prestations constituées, fin de l'exercice 1 944 $ 2 169 $


8. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du Bureau :

(en milliers de dollars)

2016 2015
Débiteurs – autres ministères et organismes 1 767 $ 2 353 $
Débiteurs – parties externes 10 662 339
Avances aux employés 18 3
Sous-total 12 447 2 695
Provision pour créances douteuses sur les débiteurs des parties externes (122) (124)
Débiteurs bruts 12 325 2 571
Débiteurs détenus pour le compte du gouvernement (52) (50)
Débiteurs nets 12 273 $ 2 521 $


9. Immobilisations corporelles

(en milliers de dollars)

Coût
Catégorie
d'immobilisations
Solde d'ouverture Acquisitions Virements Cession et radiation Solde de fermeture 2016 Valeur comptable nette 2015 Valeur comptable nette
Matériel de bureau (y compris les contrats de location-acquisition) 1 375 $ 53 $ - (12) $ 1 416 $ 548 $ 655 $
Matériel informatique 12 584 190 - (165) 12 609 908 1 365
Logiciels 40 482 44 10 064 - 50 590 10 052 2 644
Logiciels en
développement
11 912 1 464 (10 064) (3 312) - - 11 912
Ameublement et
agencements
3 845 - - (15) 3 830 1 822 2 097
Véhicules et matériel
motorisé
203 22 - - 225 56 60
Améliorations locatives 12 283 9 - - 12 292 8 390 9 587
Total 82 684 $ 1 782 $ - $ (3 504) $ 80 962 $ 21 776 $ 28 320 $


(en milliers de dollars)

Amortissement cumulé
Catégorie d'immobilisations Solde d'ouverture Amortissement Cession et radiation Solde de fermeture
Matériel de bureau (y compris les
contrats de location-acquisition)
720 $ 160 $ (12) $ 868 $
Matériel informatique 11 219 647 (165) 11 701
Logiciels 37 838 2 700 - 40 538
Ameublement et agencements 1 748 269 (9) 2 008
Véhicules et matériel motorisé 143 26 - 169
Améliorations locatives 2 696 1 206 - 3 902
Total 54 364 $ 5 008 $ (186) $ 59 186 $

L'acquisition d'immobilisations corporelles ainsi que la variation des créditeurs et charges à payer présentées dans l'état des flux de trésorerie excluent un montant de 284 793 $ (838 682 $ en 2014-2015) pour l'acquisition d'immobilisations corporelles, puisque ce montant est en lien avec les activités d'investissement en 2015-2016 qui demeurent impayées au 31 mars 2016.


10. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du Bureau peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le Bureau sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour l'acquisition de biens ou services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

(en milliers de dollars)

2017 36 744 $
2018 5 843
2019 4 472
2020 4 382
2021 et les exercices ultérieurs 9 715
Total 61 156 $

11. Passif éventuel

Des réclamations ont été faites auprès du Bureau dans le cours normal de ses activités. Des poursuites pour des réclamations totalisant environ 67 360 $ (636 667 $ en 2014-2015) étaient toujours en instance au 31 mars 2016. Certaines obligations éventuelles pourraient devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge dans les états financiers.

Aucun montant n'a été constaté dans les états financiers du Bureau pour l'exercice terminé le
31 mars 2016 (188 000 $ en 2015).


12. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le Bureau est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le Bureau conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. En outre, au cours de l'exercice, le Bureau a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

  1. Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

    Au cours de l'exercice, le Bureau a reçu gratuitement des services de certaines organisations de services communs relatifs aux locaux, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail.

    Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

    (en milliers de dollars)

    2016 2015
    Installations 5 840 $ 6 068 $
    Cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires 4 861 3 776
    Services d'audit 211 145
    Indemnisation des accidentés au travail 5 5
    Total 10 917 $ 9 994 $

    Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organisations de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Services publics et Approvisionnement Canada, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette.

  2. Services fournis gratuitement à d'autres ministères

    En 2015-2016, le Bureau a fourni gratuitement au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) des services informatiques et des services liés au centre de renseignements pour l'élection générale. La valeur de ses services s'établit à 351 693 $ (110 967 $ en 2014-2015).

  3. Autres transactions entre apparentés

    (en milliers de dollars)

    2016 2015
    Débiteurs – autres ministères et organismes 1 766 $ 2 353 $
    Créditeurs – autres ministères et organismes 1 439 1 316
    Charges – autres ministères et organismes 41 860 18 133
    Immobilisations corporelles – autres ministères et organismes - 250

    Les charges inscrites à la section (c) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

13. Transfert des paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages

Le gouvernement du Canada a mis en œuvre les paiements de salaires en arrérages en 2014-2015. Par conséquent, un paiement ponctuel a été versé aux employés et sera recouvré des employés à l'avenir. Les employés qui étaient en congé non payé lorsque les paiements de transition uniques initiaux ont été émis recevront le paiement de transition peu après leur retour de congé non payé. La transition vers les paiements de salaires en arrérages s'inscrit dans l'initiative de transformation qui remplace le système de paie et permet également de simplifier et de moderniser les processus de paie. Ce changement apporté au système de paie n'a pas eu d'incidence sur les charges du Bureau. Cependant, cela a occasionné l'utilisation des autorisations de dépenses supplémentaires. Avant la fin de l'exercice, ces paiements de transition pour la mise en œuvre des paiements de salaires en arrérages ont été transférés à un compte central administré par Services publics et Approvisionnement Canada, qui est responsable de l'administration du système de paie du gouvernement. En 2015-2016, le Bureau a encouru 3 823 $ de paiements de transition (1 340 933 $ en 2014-2015).


14. Transfert à destination d'autres ministères

Le Bureau du commissaire aux élections fédérales, haut fonctionnaire indépendant chargé de veiller à l'observation et à l'exécution de la Loi électorale du Canada et de la Loi référendaire, a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada (SPPC) à la suite d'un décret fixant au 1er octobre 2014 la date d'entrée en vigueur des paragraphes applicables de la Loi électorale du Canada. Le Bureau a transféré les éléments de passif suivant du Bureau du commissaire aux élections fédérales à SPPC le 1er octobre 2014, aucun actif n'a été transféré :

(en milliers de dollars)

Passifs 2016 2015
Indemnités de vacances et autres avantages - $ 158 $
Avantages sociaux futurs (note 8) - 27
Total des passifs transférés - $ 185 $

En 2014-2015, un montant de 30 634 $ a été recouvert du SPPC pour les salaires versés du 1er au 8 octobre 2014.


15. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture d'alignement des programmes du Bureau. Pour des raisons d'efficacité dans le traitement des paiements, les Services internes engagent des dépenses pour le Bureau pour des services corporatifs tel que les biens et services liés à la technologie de l'information. Certaines dépenses sont réaffectées à des programmes à la fin de l'exercice financier afin d'améliorer la transparence des activités d'affaires et la reddition de comptes en matière d'affectation des ressources. La méthodologie utilisée pour allouer les dépenses de fonctionnement est basée sur des ratios de dépenses de programme à non programme engagées au niveau du centre de coûts, une sous-division de la structure organisationnelle du Bureau.

La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés pour les principaux programmes, par principaux articles de dépenses et types de revenus.

Voici les résultats de chaque segment pour la période :

(en milliers de dollars)

2016 2015
  Opérations électorales Régulation des activités électorales Engagement électoral Services internes Total Total
Paiements de transfert
Allocation trimestrielle aux partis politiques - $ - $ 7 443 $
Remboursement des dépenses des candidats et des partis   100 959 100 959 1 350
Total – Paiements de transfert 100 959 100 959 8 793
Charges de fonctionnement
Salaires et avantages sociaux 196 682 $ 7 837 6 693 $ 14 591 $ 225 803 64 810
Location de matériel et de locaux 43 604 645 158 8 241 52 648 16 273
Déplacements et communications 42 680 88 149 3 212 46 129 8 332
Services professionnels 26 920 3 702 1 162 8 976 40 760 32 516
Publicité, publications et impression 25 003 19 480 245 25 747 5 929
Amortissement des immobilisations corporelles 2 252 474 - 2 282 5 008 4 739
Radiation d'immobilisations 3 312 - - - 3 312 357
Services publics, approvisionnements et fournitures 1 328 30 49 119 1 526 3 184
Réparation et entretien du matériel 943 1 4 326 1 274 773
Matériel de faible valeur 436 4 33 203 676 1 956
Perte sur disposition d'immobilisations - - - 6 6 -
Intérêts et autres charges (155)        -        - 10 (145) 209
Total – Charges de fonctionnement 343 005 12 800 8 728 38 211 402 744 147 871
Revenus
Dons et contributions excédentaires - 129 - - 129 28
Amendes et montants adjugés par une cour - - - - - 7
Revenus divers - - - 157 157 26
Revenus gagnés pour le compte du gouvernement        - (129)        - (157) (286) (61)
Total – Revenus - - - - - -
Coût net des activités poursuivies 343 005 $ 113 759 $ 8 728 $ 38 211 $ 503 703 $ 147 871 $

16. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précédent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours.