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Rapport sur les résultats ministériels 2016-2017

Annexe à la
Déclaration de responsabilité de la direction
englobant le contrôle interne en matière de rapports
financiers (non vérifiée)

pour l'exercice terminé le 31 mars 2017

Note au lecteur

Conformément à la Politique sur le contrôle interne mise en application par le Conseil du Trésor le 1er avril 2009, les ministères et les organismes sont tenus d'expliquer les mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Conformément à cette politique, les ministères et les organismes doivent évaluer chaque année leur système de CIRF, établir un plan d'action en vue d'apporter les modifications nécessaires et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un résumé non vérifié des résultats de leur évaluation et de leur plan d'action.

Un système de CIRF efficace vise à produire des états financiers fiables et à garantir au minimum que :

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu visant à cerner les risques importants, à évaluer l'efficacité des principaux contrôles connexes et à les mettre au point au besoin, ainsi qu'à surveiller le fonctionnement du système en vue de l'améliorer continuellement. Ainsi, la portée, la cadence et l'état des évaluations que font les ministères et les organismes de leur système de CIRF varient de l'un à l'autre, en fonction des risques auxquels ils sont exposés et des circonstances particulières à chacun.

Il importe de souligner que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques. Il vise plutôt à les abaisser à un niveau raisonnable grâce à des contrôles équilibrés et proportionnés à ces risques.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document, qui n'a pas été vérifié, est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du Bureau du directeur général des élections, pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2017. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, il contient un résumé des mesures prises par la direction pour maintenir un bon système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

1.1 Pouvoirs, mandat et programmes

Le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan qui relève directement du Parlement. Son mandat consiste à :

Élections Canada vise un seul résultat stratégique qui est appuyé par l'architecture d'alignement des programmes (AAP) suivante :

L'architecture d'alignement des programmes (AAP)

La description du graphique « L'architecture d'alignement des programmes (AAP) »

De plus amples renseignements sur les priorités, le résultat stratégique et l'AAP d'Élections Canada sont fournis dans son Rapport sur les résultats ministériels et son Plan ministériel.

Comme le commissaire aux élections fédérales a été transféré au Service des poursuites pénales du Canada en octobre 2014, seul le volet « conformité » du sous-programme « Conformité et application » a été conservé. En novembre 2016, il a été proposé dans le projet de loi C-33 de ramener le commissaire aux élections fédérales au sein du Bureau du directeur général des élections. En juillet 2017, ce projet de loi se trouvait à l'étape de la deuxième lecture.

1.2 Principales données financières

Dans cette section se trouvent les principales données financières pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2017. Au cours de cet exercice, Élections Canada a mené six élections partielles, soit une le 24 octobre 2016, et les cinq autres le 3 avril 2017. Pour des renseignements financiers supplémentaires, veuillez consulter les États financiers vérifiés et notes afférentes aux états financiers d'Élections Canada.

1.3 États financiers vérifiés

Les états financiers d'Élections Canada sont vérifiés par le Bureau du vérificateur général (BVG) depuis l'exercice 2003-2004; jusqu'ici, ils ont toujours reçu une opinion sans réserve concernant leur fidélité.

1.4 Ententes de services liées aux états financiers

Élections Canada a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions consignées dans ses états financiers :

1.5 Projets de loi présentés en 2016-2017 et au début de 2017-2018

Un projet de loi important a été présenté au cours de l'exercice 2016-2017 :

Au cours du premier trimestre de l'exercice 2017-2018, un autre projet de loi a été présenté :

1.6 Principaux changements organisationnels survenus en 2016-2017

Le DGE, Marc Mayrand, a pris sa retraite en décembre 2016. Il avait alors annoncé que Stéphane Perrault, sous-directeur général des élections (SDGE), Affaires régulatoires et publiques, assurerait l'intérim jusqu'à la nomination d'un nouveau DGE.

Le SDGE, Services intégrés, Planification et Affaires publiques (SIPAP), Belaineh Deguefé, est parti à la retraite en juin 2016. Hughes St-Pierre a été nommé à ce poste à l'automne 2016. À la suite d'une réorganisation en février 2017, le secteur a été renommé « Secteur des services internes et du dirigeant principal des finances ». Sous la nouvelle structure, les nominations suivantes ont été effectuées :

L'équipe de Politiques et Affaires publiques a aussi été placée sous la direction du SDGE, Affaires régulatoires et publiques. Voici les nominations qui ont été effectuées dans ce secteur :

En tant que SDGE, Scrutins et Innovation, Michel Roussel s'est vu confier la responsabilité de l'établissement et de l'exécution du programme d'innovation à long terme en matière de services électoraux.

L'organigramme ci-dessous donne un aperçu des programmes fondamentaux d'Élections Canada.

organigramme

La description du graphique « organigramme »

2. Description des contrôles à l'échelle de l'entité utilisés à Élections Canada pour le CIRF

Élections Canada reconnaît l'importance de donner l'exemple depuis les plus hauts échelons afin que les employés de tous les niveaux comprennent le rôle qu'ils ont à jouer dans le maintien de systèmes efficaces de CIRF et qu'ils soient bien outillés à cette fin. La priorité d'Élections Canada est de bien gérer les risques au moyen d'un environnement de contrôle souple et axé sur les risques, qui permet d'apporter des améliorations et d'innover en permanence. Les principaux contrôles à l'échelle de l'entité qui sont actuellement utilisés par Élections Canada pour le CIRF sont présentés ci-après.

2.1 Gouvernance

Directeur général des élections (DGE) – Le DGE est nommé par résolution de la Chambre des communes, ce qui permet à tous les partis politiques qui y sont représentés de participer au processus de sélection. Le titulaire du poste rend compte directement au Parlement et est par le fait même entièrement indépendant du gouvernement et des partis politiques. Le DGE est l'administrateur général d'Élections Canada. En cette qualité, il exerce les fonctions d'administrateur des comptes, et assume globalement la responsabilité et la direction de l'intendance, de la gestion et de la surveillance des ressources de l'organisme ainsi que des mesures prises pour maintenir un bon système de contrôle interne. À ce titre, le DGE rencontre régulièrement le Comité de vérification et le Comité exécutif (COMEX).

Dirigeant principal des finances (DPF) – Détenteur d'un titre comptable professionnel reconnu, le titulaire de ce poste relève directement du DGE et assure un leadership quant à la coordination, à la cohérence et à l'orientation de la conception et du maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, y compris son évaluation annuelle. Le DPF est secondé par le DAF, aussi détenteur d'un titre comptable professionnel reconnu, dans ses fonctions de contrôleur.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le DPV fournit des assurances au moyen d'audits internes périodiques qui sont essentiels au maintien d'un système efficace de CIRF. La directrice principale du Bureau de l'intégrité électorale et dirigeante principale de la vérification joue un double rôle : elle relève du DGE pour ses fonctions de dirigeante principale de la vérification et ce rôle lui donne accès au Comité de vérification tel que requis par ses fonctions; elle relève du SDGE, affaires régulatoires et publiques pour tout ce qui a trait à l'intégrité électorale.

Comité de vérification de l'organisme – Ce comité est un groupe consultatif qui formule des avis objectifs sur les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme. Élections Canada a établi son comité de vérification en décembre 2007. Ce dernier se compose du DGE et de trois membres externes. Au moins un de ses membres est un expert en finances ayant un titre comptable professionnel reconnu. Tous les membres sont nommés par le DGE et sélectionnés de manière à ce que la somme de leurs compétences, de leurs connaissances et de leur expérience permette au comité de s'acquitter de ses fonctions avec compétence et efficacité.

Comité directeur supérieur (CDS) – Ce comité se compose du DGE et des SDGE. En tant que grand responsable des questions qui pourraient avoir des répercussions sur le droit de vote ou l'intégrité des élections ou qui pourraient nuire à la réputation de l'organisme, le CDS aide à déceler les risques et les incidents graves, à les renvoyer au palier hiérarchique approprié et à trouver des solutions en temps opportun. De plus, il permet au DGE et aux SDGE d'échanger des idées sur un éventail de sujets nécessitant une orientation stratégique.

Comité exécutif (COMEX) – À titre de haute instance d'Élections Canada, le COMEX est chargé de prendre des décisions sur la gestion organisationnelle, d'établir les politiques internes et de surveiller tous les aspects de la gestion et des opérations. Présidé par le DGE, le COMEX se compose de responsables de secteur et de directeurs principaux.

Comité d'examen horizontal (CEH) – Ce comité examine les questions qui lui sont renvoyées par le DGE et le COMEX ainsi que par les présidents des comités sur les priorités. Il est chargé d'établir et de mettre en œuvre le plan de cadence et d'exécution intégré pour les initiatives de modernisation et de renouvellement des biens. Il revoit également les modifications qu'il est proposé d'apporter aux politiques de gestion de l'organisme avant qu'elles ne soient soumises à l'approbation du COMEX.

Comité de préparation électorale (CPE) – Ce comité a temporairement interrompu ses activités après la 42e élection générale. Il se remettra au travail à l'automne 2017 pour préparer la 43e élection générale. Entre les élections générales, un comité semblable est formé pour assurer la préparation des élections partielles.

Comité d'examen des contrats (CEC) – Ce comité aide Élections Canada à effectuer des investissements judicieux dans des contrats de biens et de services, et veille au respect du Règlement sur les marchés de l'État. Il examine les initiatives d'approvisionnement à des fins d'approbation et de surveillance.

Comité consultatif d'Élections Canada (CCEC) – Ce comité a été constitué par le DGE pour se pencher et fournir des conseils sur des questions liées au système électoral canadien, comme la conduite des élections, le processus électoral, la participation électorale des électeurs et des participants politique, la conformité à la réglementation et la réforme électorale.

Comité sur la modernisation des services électoraux (MSE) – Présidé par le SDGE, Scrutins et innovation, ce comité responsable d'une stratégie prioritaire de l'organisation surveille l'exécution des stratégies et des initiatives de modernisation des services électoraux, des services de données, des activités de consultation des électeurs et des bureaux locaux.

Comité sur le renouvellement des biens (CRB) – Présidé par le SDGE, Services internes, ce comité responsable d'une stratégie prioritaire de l'organisation surveille la mise en œuvre du plan d'investissement pluriannuel qui prévoit l'entretien, le remplacement et la mise à niveau de biens essentiels.

2.2 Principales mesures prises par Élections Canada

L'environnement de contrôle est important pour le CIRF. Celui d'Élections Canada fait en sorte que les employés soient en mesure de gérer les risques, grâce à des connaissances et à des outils adéquats et au perfectionnement de leurs compétences. Voici certaines mesures importantes prises jusqu'à maintenant par l'organisme.

Gouvernance
Contrôles financiers

3. Évaluation du système de CIRF d'Élections Canada

3.1 Base de référence de l'évaluation

Que ce soit pour appuyer les audits des états financiers axés sur les contrôles ou les exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, un bon système de CIRF doit être en place pour fournir une assurance raisonnable que :

Élections Canada doit donc évaluer l'efficacité de la conception et l'efficacité opérationnelle de son système de CIRF, et maintenir un programme de surveillance continue afin d'améliorer sans cesse son système.

Il y a efficacité de la conception quand les principaux points de contrôle sont définis, consignés, mis en place et adaptés aux risques, et que toute mesure corrective nécessaire est prise. Pour y parvenir, il faut que les principaux processus et systèmes de TI soient mis en correspondance avec les comptes clés à chaque endroit, s'il y a lieu.

Il y a efficacité opérationnelle quand l'application des principaux contrôles en matière de rapports financiers a été vérifiée au cours d'une période déterminée, quand ces contrôles fonctionnent comme prévu et quand les mesures correctives nécessaires sont prises convenablement et en temps voulu.

Un programme de surveillance continue suppose une démarche de surveillance systématique et intégrée, y compris la réalisation d'évaluations périodiques axées sur les risques et la prise de mesures correctives en temps utile.

Ces évaluations visent tous les niveaux de contrôle d'Élections Canada, y compris les contrôles à l'échelle de l'organisation ou de l'entité, les contrôles informatiques et les contrôles des processus opérationnels.

3.2 Méthode d'évaluation à Élections Canada

Élections Canada a poursuivi son évaluation fondée sur les risques, en fonction des comptes importants de ses états financiers qui seront visés par le processus d'évaluation du CIRF. Cette évaluation tient compte à la fois des facteurs quantitatifs et qualitatifs. Pour chaque compte important, l'organisme suit la démarche suivante :

L'organisme est aussi résolu à consigner et à évaluer ses contrôles à l'échelle de l'entité et ses contrôles informatiques généraux.

Enfin, il a tenu compte des principales conclusions tirées des évaluations ou des audits récents.

4. Plan d'action d'Élections Canada

4.1 Plan d'action au 31 mars 2017

Le plan d'action triennal d'Élections Canada prévoyait pour l'exercice 2016-2017 :

Un certain nombre de changements survenus dans le contexte opérationnel de l'organisme ont eu une incidence sur le plan d'action original, car les activités de contrôle interne devaient aussi tendre vers les objectifs suivants :

4.2 Résultats de l'évaluation et progrès au 31 mars 2017

Cette section présente un résumé des principales constatations et réalisations pour la période visée.

Gouvernance et contrôles à l'échelle de l'entité

Élections Canada a constaté la nécessité de modifier sa structure de gouvernance interne pour assurer une surveillance adéquate de ses projets de transformation pour la 43e élection générale, qui nécessitent des ressources importantes.

Élections Canada a aussi travaillé à ce qui suit :

Approvisionnement, passation de marchés et gestion des biens

Compte tenu du volume d'activités d'approvisionnement requises pour le programme de transformation, l'organisme a pris un certain nombre de mesures additionnelles pour optimiser son cadre, ses processus, ses outils et ses pratiques d'approvisionnement.

Avec la Direction générale du dirigeant principal de l'information, l'organisme a fait l'inventaire de tous ses biens informatiques et a déterminé leur valeur. Les états financiers ont été modifiés pour refléter la disposition de certains biens jugés en fin de vie utile.

À la lumière des observations formulées par le BVG pendant son audit des états financiers en 2015-2016, l'organisme a modernisé son modèle de livraison du matériel électoral et s'est doté de formulaires et de manuels électroniques dans la mesure du possible, ce qui a réduit la quantité de biens inutilisés qui se déprécient, l'espace d'entreposage nécessaire, les exigences de distribution et les vastes efforts de suivi des biens.

Gestion des salaires à l'administration centrale

Compte tenu des difficultés liées au déploiement du système de paye Phénix dans l'ensemble de la fonction publique fédérale, l'organisme a veillé à ce que les employés soient payés correctement. Par exemple, il a effectué des rapprochements entre les avances salariales versées à des employés de l'administration centrale et les paiements excédentaires attribuables à des problèmes techniques, et il a renforcé la gestion des salaires de même que le contrôle et la surveillance de la paye.

De plus, le processus opérationnel pour la rémunération à l'administration centrale a été documenté, et des conseillers en rémunération se sont joints au groupe des ressources humaines pour faciliter la résolution des problèmes associés à Phénix et au traitement de la paye.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle du processus de paye à l'administration centrale a été reportée à 2017-2018, afin que le traitement des paiements dans le système Phénix atteigne un niveau de stabilité et d'exactitude optimal. À la fin de l'exercice financier, l'organisme a décidé de faire appel à une firme externe qui pourra s'acquitter efficacement et rapidement de cette tâche.

Finances en région

Pendant la période visée, Élections Canada a conclu les activités de gestion des finances en région liées à la conduite de la 42e élection générale. Il a notamment fait ce qui suit :

L'organisme a effectué un inventaire complet du matériel électoral au centre de distribution ainsi que de l'équipement en région, en demandant à tous les directeurs du scrutin de dresser une liste des biens détenus en région. Un échantillonnage des biens acquis pendant la 42e élection générale est en cours : l'échantillon sera comparé à l'inventaire, et des modifications seront apportées en conséquence.

5. Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

5.1 Plan d'action d'Élections Canada pour 2017-2018

Le plan d'action d'Élections Canada pour 2017-2018 prévoit la vérification continue de l'efficacité opérationnelle et les activités suivantes :

5.2 Programme de surveillance continue

Tel qu'expliqué à la section 2, Élections Canada dispose d'un modèle de gouvernance bien établi. Le Comité de vérification, en particulier, joue un rôle essentiel en fournissant des avis indépendants sur le système de contrôle interne et en repérant les possibilités d'amélioration.

À long terme, Élections Canada continuera de veiller au maintien d'un programme de surveillance bien intégré pour mieux faire connaître son système de CIRF à tous les niveaux et doter les employés des connaissances, des compétences et des outils nécessaires. À cette fin, il a élaboré une stratégie de révision cyclique de toutes les politiques financières internes et des documents d'accompagnement afin d'appliquer uniformément les principes de base des contrôles internes qui assurent la bonne mise en œuvre des programmes, aussi bien à l'administration centrale qu'en région.

Le tableau suivant illustre le plan d'action triennal d'Élections Canada et indique les domaines de priorité au cours des trois prochaines années :

Amélioration continue
2017-2018 2018-2019 2019-2020
Surveillance de conformité
  • Gestion des salaires (administration centrale seulement)
    Documentation terminée, évaluation à effectuer
    • Gestion du temps et des congés
    • Paiements supplémentaires (p. ex. prime au rendement, heures supplémentaires)
  • Gestion des salaires (en région seulement)
    • Administrateurs électoraux
    • Personnel des bureaux de DS et de DASS
    • Préposés au scrutin
  • Évaluation de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles
    • Immobilisations corporelles
    • Stocks
    Remarque: Une élection générale aura lieu en 2019. Les évaluations seront effectuées selon la disponibilité des ressources.
Surveillance de conformité
  • Évaluation des contrôles à l'échelle de l'entité ou « exemple donné depuis les plus hauts échelons ». Comprend la culture de l'organisme, les valeurs et l'éthique, la gouvernance et les mécanismes de responsabilisation.
  • Évaluation de l'efficacité opérationnelle des principaux contrôles
    • Dépenses de fonctionnement et comptes créditeurs
  • Évaluation des contrôles informatiques généraux
    • Ces contrôles sont là pour faire en sorte que les applications soient conçues et mises en œuvre adéquatement, et pour assurer l'intégrité des programmes, des fichiers de données et des opérations informatiques.
  • Gestion du budget et prévision
    • Renforcement des contrôles budgétaires
    • Simplification des outils financiers