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Rapport du directeur général des élections du Canada sur la 38e élection générale tenue le 28 juin 2004


II. La 38e élection générale de juin 2004


« Le droit de vote découle de la valeur intrinsèque, de l'égalité fondamentale de chaque personne. »

Jean-Pierre Kingsley
Directeur général des élections du Canada

Le démarrage

Le Cadre de gestion du scrutin

Le Comité exécutif d’Élections Canada a reçu chaque jour des rapports sur le déroulement des activités dans les circonscriptions.Un scrutin de 36 jours doit se mener au pas de course. Le plan directeur d'une élection générale prévoit plus de 800 activités à accomplir. Pour respecter les nombreuses échéances du calendrier, il faut des procédures éprouvées et du personnel hautement qualifié. Mais chaque élection générale a son lot d'imprévus. Élections Canada y réagit sans délai – de façon à bien servir les électeurs, les candidats, les partis ainsi que le processus démocratique.

Pour la 38e élection générale, Élections Canada avait élaboré un nouveau Cadre de gestion du scrutin, de façon à fournir chaque jour à notre Comité exécutif une vue d'ensemble de la progression des activités en région ainsi qu'une occasion de régler les problèmes à mesure qu'ils se présentaient et avant qu'ils puissent s'aggraver.

Le Comité exécutif recevait aussi des breffages d'équipes internes formées d'experts chargés de détecter les risques et les problèmes, de déterminer les causes et les solutions, et d'analyser chaque détail des points de vue de la faisabilité, de l'impact et du risque. Les nouvelles émergentes et les tendances médiatiques faisaient aussi l'objet d'analyses et d'interventions.

Un système de gestion perfectionné

Pour l'élection de 2004, des améliorations avaient été apportées au Système de gestion d'un scrutin, qui tirait des renseignements de plusieurs logiciels à Ottawa, des directeurs du scrutin et de diverses applications en région. Il en résultait des présentations dynamiques comprenant divers types d'information de gestion : mesures de suivi, feuilles de calcul, graphiques, rapports sur les tâches achevées, anomalies, etc.

Nous avons aussi amélioré les indicateurs de rendement au niveau des circonscriptions et les outils d'aide à la production de rapports, notamment sur les anomalies. Les rapports d'anomalies ont aidé le Comité exécutif à se concentrer sur les questions critiques lors de ses réunions, mettant en relief les éléments stratégiques et tactiques, dont l'analyse des tendances et l'interdépendance des activités clés.

Par ailleurs, nous fournissions chaque jour aux directeurs du scrutin des données sur l'avancement de leur révision des listes, leurs appels au Réseau de soutien et l'utilisation de leur ligne sans frais.

Les agents de liaison en région

Pour la 38e élection générale, Élections Canada a retenu les services d'agents de liaison en région, ce qui constituait un des éléments majeurs ajoutés au cadre de gestion de ce scrutin.

Travaillant auprès des directeurs du scrutin, les agents de liaison en région pouvaient suivre l'élection sur le terrain. Ils fournissaient une analyse qualitative du déroulement des activités, qui complétait les statistiques transmises par le Système de gestion d'un scrutin.

Chaque agent de liaison en région avait quatre responsabilités :

Les agents de liaison en région étaient soutenus par des conseillers qui ont répondu à plus de 4 100 questions de leur part durant l'élection.

Le Comité exécutif était saisi chaque jour des rapports provenant des agents de liaison en région. Pendant les 36 jours de la période électorale, 164 risques et problèmes ont été signalés par les agents et promptement résolus.

La délivrance des brefs

Le 31 mai 2004, le directeur général des élections Jean-Pierre Kingsley signe les brefs enjoignant aux directeurs du scrutin des 308 circonscriptions du Canada de tenir l’élection d’un député à la Chambre des communes.La 38e élection générale débute le 23 mai 2004 lorsque le directeur général des élections du Canada donne instruction au directeur du scrutin de chacune des 308 circonscriptions fédérales de voir à l'élection d'un député. La journée d'élection est fixée au lundi 28 juin 2004 par le gouverneur en conseil.

Les listes électorales préliminaires sont tirées du Registre national des électeurs, une liste permanente des Canadiens admissibles à voter. Au déclenchement de l'élection, 22 238 485 noms figurent sur ces listes basées sur les 308 circonscriptions du Décret de représentation de 2003. Selon nos estimations, quelque 19 millions des électeurs sur les listes (quatre sur cinq) sont inscrits à la bonne adresse, ce qui démontre la précision du registre.

Les premières tâches au niveau local

Dès le déclenchement, les directeurs du scrutin entreprennent de recruter leur personnel, ouvrir leur bureau et accomplir les tâches prévues dans le calendrier de 36 jours. Pendant la période électorale, chacun doit embaucher en moyenne 629 personnes pour doter quelque 50 postes différents.

Au 4 juin 2004, quelque 550 tonnes de matériel électoral avaient été expédiées aux bureaux des directeurs du scrutin partout au pays.Chaque bureau recevra en moyenne près de deux tonnes de fournitures. Au 4 juin 2004, quelque 550 tonnes de matériel – urnes, formulaires, enseignes, équipement ainsi que 3 000 ordinateurs (entreposés dans des centres régionaux) – sont en route vers les 308 bureaux des directeurs du scrutin ou s'y trouvent déjà.

Avant l'élection, les directeurs du scrutin avaient déjà déterminé des emplacements potentiels pour leur bureau et pour les bureaux de scrutin. Dans les 48 heures, la plupart ont ouvert leur bureau et ont émis l'Avis de convocation officiel contenant de l'information importante pour le public. Dès après l'ouverture des portes, les coordonnées des bureaux sont affichées à www.elections.ca.

Le bureau du directeur du scrutin utilise de nombreux systèmes informatiques pour appuyer ses diverses activités : mise à jour des listes électorales, gestion des scrutins, résultats du scrutin, paiements, fournitures, formulaires et manuels. Certains de ces systèmes doivent interagir avec les quelque 40 systèmes informatiques à Ottawa. Chacun des 308 coordonnateurs de l'informatisation – qui sont responsables entre autres du bon fonctionnement de tous les systèmes informatiques du bureau du directeur du scrutin – a reçu une formation à Ottawa en janvier ou février 2004.

Élections Canada distribue environ 4 824 000 feuilles de papier spécial pour bulletins de vote et 75 000 urnes (3 631 000 feuilles et 64 000 urnes en 2000). À la fin de l'élection, environ 170 000 personnes occupant quelque 194 000 postes auront travaillé dans les circonscriptions. Comme à la 37e élection générale, un agent de formation aide le directeur du scrutin à former les scrutateurs, les greffiers du scrutin, les superviseurs de centre de scrutin ainsi que les agents d'inscription et d'information.

La mise en marche des systèmes

Presque chaque aspect de l'administration d'une élection est automatisé. Listes électorales, paiements aux employés et aux fournisseurs, rapports et télécommunications – la technologie simplifie les choses tant pour les électeurs que pour le personnel à Ottawa et en région. En octobre 2001, dans le cadre d'une mise à niveau générale, nous avions fourni un ordinateur personnel à chaque directeur du scrutin pour faciliter les tâches préscrutin et les communications avec Élections Canada.

Après la délivrance des brefs, plus de 6 800 lignes téléphoniques locales sont installées dans les 308 bureaux des directeurs du scrutin et 96 bureaux supplémentaires; malgré certains retards d'installation, elles sont toutes opérationnelles en 10 jours. Néanmoins, l'opération est plus longue que prévu, et nous devrons réévaluer ces procédures. Environ 1 125 lignes sans frais sont activées pour permettre au public de joindre les bureaux locaux et un centre d'appels national. Une nouvelle technologie nous permet de surveiller le volume d'appels entrants aux bureaux des directeurs du scrutin et d'alerter ces derniers par courriel s'il dépasse la capacité de l'effectif en place.

Le matériel informatique est livré et installé en cinq jours dans les 308 bureaux des directeurs du scrutin – un processus grandement facilité par l'utilisation des centres d'entreposage de Postes Canada à travers le pays. Les coordonnateurs de l'informatisation installent les logiciels requis pour gérer le bureau et échanger des données avec Élections Canada à Ottawa. Les données nécessaires au fonctionnement de ces systèmes sont ensuite téléchargées dans les bureaux locaux. Un problème de disquette d'installation ralentit le processus dans plusieurs circonscriptions, mais il est résolu à l'intérieur du délai prévu.

Dans les jours qui suivent, le personnel du directeur du scrutin finalise les baux des bureaux de scrutin et prépare les prêts à photographier des cartes d'information de l'électeur qui seront envoyés à l'imprimerie. Les adresses des bureaux de scrutin sont transmises pour affichage sur le Web.

Pendant et après l'élection, des logiciels servent à la collecte et au traitement des renseignements pour payer les employés, les fournisseurs et les locateurs, et pour produire des formulaires et autres documents. Les données sont transmises à Ottawa, où la rémunération des employés est gérée par un fournisseur externe ainsi que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

L'accroissement du personnel à Ottawa

À Ottawa, le nombre d'employés double, passant à environ 600 personnes presque du jour au lendemain. Nous avions tenu des concours et établi des listes d'admissibilité bien avant le scrutin et avions demandé l'aide de nos collègues provinciaux afin de recruter du personnel d'expérience pour le Réseau de soutien d'Élections Canada.