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Examen administratif des procédures de suivi et de manutention des colis d'expédition contenant les bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Élections Canada d'Ottawa

6. Renvoi des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution

Cette section traite des procédures pour le renvoi des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Ottawa. Les processus varient en fonction de la façon dont les bulletins de vote spéciaux sont renvoyés : expédition groupée ou individuelle. La méthode de renvoi n'est pas prescrite par la Loi; cependant, pour être dépouillés, tous les bulletins de vote doivent être reçus par l'ARES avant 18 h (heure de l'Est) le jour du scrutinnote 6.

6.1 Expédition groupée de bulletins de vote

Les renseignements sur le renvoi des bulletins de vote spéciaux sont résumés dans le tableau ci-dessous et se basent sur les procédures établies. De plus amples renseignements se trouvent aux sections 6.1.1 à 6.1.4.

Type d'électeurs Fréquence d'expédition Méthode d'expédition Suivi des renvois
Les électeurs des FAC À la fin de la période de scrutin (comme énoncé dans la Loi) La méthode d'expédition qui convient le mieux Le préposé en chef de l'équipe du CVM fait le suivi des expéditions livrées par messagerie à l'aide d'une fiche de suivi. Les renseignements de suivi proviennent d'un formulaire (DND 728) envoyé au CVM par courriel ou par télécopieur et indiquent la date et l'heure de l'envoi, les méthodes d'expédition, le numéro de suivi (le cas échéant) et le nombre de bulletins de vote spéciaux contenus dans le colis*.
Les électeurs incarcérés À la fin de la période de scrutin (comme énoncé dans la Loi) Sacs postaux pré-étiquetésnote 7 du service de messagerie et fournis à l'avance aux agents de liaison et aux scrutateurs L'équipe des MVA responsable des électeurs incarcérés fait le suivi des expéditions livrées à l'aide d'une fiche de suivi*. L'équipe reçoit les renseignements sur le suivi et l'heure prévue d'arrivée de chaque sac postal.
Électeurs internationaux Aussi souvent que possible (expéditions quotidiennes) Les ambassades et les consulats (missions) renvoient les bulletins de vote par messagerie. Les valises diplomatiques sont renvoyées à Affaires mondiales Canada, qui livre en mains propres les bulletins de vote au Centre de distribution. Aucune procédure au sein des MVA pour effectuer le suivi des expéditions.
Électeurs nationaux Lors d'une élection générale, les expéditions sont effectuées sur une base hebdomadaire jusqu'au sixième jour avant le jour du scrutin. À partir de ce moment, les expéditions sont effectuées quotidiennement.

Les sites de l'initiative ERESnote 8 expédient deux fois par jour (à 10 h et 17 h).
Les DS et les directeurs adjoints du scrutin supplémentaires (DASS) peuvent utiliser la poste ordinaire ou les services de messagerie. Des bordereaux d'expédition leur sont fournis pour les services de messagerie. Aucune procédure au sein des MVA pour effectuer le suivi des expéditions. Les renseignements sur le suivi pour les colis envoyés par messagerie sont accessibles et pourraient être utilisés par les DS et les DASS pour faire le suivi du retour des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution. Par contre, le guide du DS ne mentionne ni l'utilisation de bordereaux d'expédition ni l'obligation d'effectuer le suivi des expéditions.

Dans le cadre de l'initiative ERES, le CBVS expédie les bulletins de vote au Centre de distribution deux fois par jour (à 10 h et 17 h). Le CBVS informe l'équipe des MVA lorsque l'expédition est effectuée. Il n'y a aucune procédure pour effectuer le suivi d'expédition.

*Les fiches de suivi et les formulaires DND 728 utilisés par les différentes équipes n'étaient pas disponibles aux fins d'examen.

6.1.1 Bulletins de vote des électeurs des Forces armées canadiennes

À la fin de la période de scrutin, le scrutateur de chaque unité des FAC remet tous les bulletins de vote spéciaux remplis au commandant. Le commandant est chargé de renvoyer les bulletins de vote spéciaux au DGE à Ottawa.

Mesures de contrôle

Observations

6.1.2 Bulletins de vote des électeurs incarcérés

Après la période de scrutin, le scrutateur de chaque établissement correctionnel remet tous les bulletins de vote spéciaux remplis à l'agent de liaison. Ce dernier est chargé de renvoyer les bulletins de vote spéciaux à l'ARES à Ottawa.

Mesures de contrôle

Observations

6.1.3 Bulletins de vote des électeurs internationaux (par l'entremise d'Affaires mondiales Canada)

Certains électeurs internationaux et nationaux choisissent de renvoyer leur bulletin de vote par l'entremise des ambassades et des consulats (missions) canadiensnote 12. Le coordonnateur électoral reçoit la consigne de ne pas accumuler les bulletins de vote spéciaux. Les missions renvoient les bulletins de vote spéciaux à Ottawa dans des valises diplomatiques ou par service de messagerie, selon ce qui convient le mieuxnote 13. Dans la plupart des cas, les électeurs internationaux renvoient leur bulletin de vote directement au Centre de distribution, sans recourir à Affaires mondiales Canada comme intermédiaire. Consulter la section 6.2 ci-après.

Mesures de contrôle

Observations

6.1.4 Bulletins de vote des électeurs nationaux (par l'entremise des bureaux du DS ou du DASS et de l'initiative ERES)

Les électeurs nationaux peuvent renvoyer leur bulletin de vote au Centre de distribution d'Ottawa ou les déposer à n'importe quel bureau du DS ou du DASS (consulter la section 6.2 ci-après).

Mesures de contrôle

Observations

6.2 Bulletins de vote renvoyés individuellement

De nombreux électeurs nationaux et internationaux choisissent de renvoyer leur bulletin de vote spécial directement au Centre de distribution. Ils ont donc la responsabilité de s'assurer que le Centre de distribution d'Ottawa a reçu leur bulletin de vote (inséré dans son enveloppe intérieure puis dans son enveloppe extérieure) avant la date limite établie par la Loi. Les électeurs qui choisissent de renvoyer leur propre bulletin de vote doivent en assumer les dépenses et peuvent utiliser la méthode d'expédition de leur choix.

Mesures de contrôle

Observations




Note 6 Paragraphe 267(1) de la Loi.

Note 7 Pour chaque établissement correctionnel, le service de messagerie prépare des étiquettes qui indiquent l'adresse du centre de distribution et un code à barres avec un numéro de suivi.

Note 8 Dans le cadre de la 42e élection générale, Élections Canada a ouvert 71 bureaux du DASS dans des établissements sélectionnés (établissements d'enseignement postsecondaire, centres d'amitié, centres communautaires) partout au pays pour rendre le vote par bulletin spécial plus accessible à certains groupes cibles. Consulter l'annexe C (glossaire) pour obtenir plus de renseignements.

Note 9 Page 8; http://www.forces.gc.ca/assets/FORCES_Internet/docs/fr/jag/guide-du-scrutateur.pdf

Note 10 Diapositive 16; http://www.forces.gc.ca/assets/FORCES_Internet/docs/fr/jag/presentation-scrutateurs-militaires-fc.pdf

Note 11 Grand conteneur grillagé repliable servant au transport du courrier entre les installations postales et les gros expéditeurs de courrier. https://www.canadapost.ca/tools/pg/glossary-f.asp#M

Note 12 Les électeurs peuvent aussi transmettre leur bulletin de vote en le remettant à une base des FAC (alinéa 228 b) de la Loi).

Note 13 Les valises diplomatiques sont envoyées à Ottawa selon un calendrier précis et il est de plus en plus pratique d'expédier les bulletins de vote spéciaux par service de messagerie.