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Examen administratif des procédures de suivi et de manutention des colis d'expédition contenant les bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Élections Canada d'Ottawa

7. Réception des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution

Cette section traite des processus en place lors de la réception des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Ottawa, notamment les processus de la salle de courrier et de la Direction des MVA.

Lors de la phase de préparation de l'élection générale, le coordonnateur de la salle de traitement rencontre le gestionnaire du Centre de distribution et les gestionnaires et coordonnateurs de chaque équipe des MVA afin d'organiser la cueillette du courrier livré, le traitement du courrier envoyé et la livraison du courrier à l'interne.

Pendant la 42e élection générale, le Centre de distribution a reçu des colis des bureaux de 338 DS et 171 DASS, de 71 sites de l'initiative ERES, de 110 sites des FAC, de 197 établissements correctionnels, de 133 ambassades et de 101 consulats. Dans la plupart des cas, ces expéditeurs ont effectué plus d'un envoi.

Le courrier et les colis arrivent par deux différents points d'accès au Centre de distribution. Habituellement, toutes les livraisons sont dirigées au quai de chargement, à l'arrière de l'immeuble. Ces livraisons sont acceptées et traitées par le personnel de la salle de courrier. Celle-ci se trouve près du quai de chargement. Pour des questions de santé et de sécurité, le déplacement du personnel des MVA au premier étage du Centre de distribution est limité.

Lors de la 42e élection générale, le personnel des MVA a pris des dispositions pour recevoir les livraisons internationales de TNT (le service de messagerie choisi par l'entremise d'un exercice d'approvisionnement pour les livraisons internationales) à l'entrée principale. Ces livraisons étaient gérées directement par le personnel des MVA plutôt que par le personnel de la salle de courrier. Il n'y a pas d'explication claire quant aux raisons justifiant la nécessité de deux points d'accès pour les livraisons. Cette pratique semble avoir été mise en place par commodité.

Les renseignements sur la réception des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution sont résumés dans le tableau ci-après. La réception des bulletins de vote spéciaux est régie par des procédures établies. De plus amples renseignements sur chaque type d'électeur sont fournis aux sous-sections 7.1 et 7.2. Il est important de noter qu'en ce qui concerne les électeurs des FAC et les électeurs internationaux, les livraisons peuvent être reçues à n'importe lequel des deux points d'accès du Centre de distribution : au quai de chargement ou à l'entrée principale (comme indiqué ci-dessous).

Il n'est pas clair si les procédures présentées ci-dessous ont été suivies en tout temps lors de la 42e élection. En fonction d'entrevues, il semble que plus d'un fournisseur de services de messagerie aurait livré des colis contenant des bulletins de vote spéciaux à l'entrée principale. Les fiches de suivi ou les feuilles d'inscription n'étaient pas disponibles aux fins d'examen pour confirmer cette information.

Type d'électeurs Salle de courrier (quai de chargement) MVA (entrée principale) Notification du personnel de la salle de courriel
Les électeurs des FAC Toutes les livraisons des unités des FAC (à l'exception des livraisons effectuées par TNT) Toutes les livraisons effectuées par TNT Aucun
Les électeurs incarcérés Monoteneurs provenant des établissements correctionnels (contenant des sacs postaux pré-étiquetés) Aucun Le personnel de la salle de courrier est informé par l'équipe des MVA de l'arrivée des livraisons.
Électeurs internationaux Toutes les livraisons (à l'exception des livraisons effectuées par TNT) Toutes les livraisons effectuées par TNT Aucune (les livraisons de bulletins de vote individuels ne sont pas suivies et il n'y a aucune notification pour les autres types de livraison)
Électeurs nationaux Toutes les livraisons Aucun Aucun

7.1 Salle de courrier

Lorsque les bulletins de vote spéciaux sont reçus à la salle de courrier, ils sont traités et placés sur un chariot à l'extérieur de la salle, près de la porte; pour les plus gros envois, les monoteneurs sont transportés à l'aide d'un chariot élévateur au centre administratif des règles électorales spéciales, situé à l'étage supérieur du Centre de distribution. Des messagers au service exclusif de la Direction des MVA viennent chercher le courrier sur le chariot et l'apportent à l'étage supérieur de manière continue. Habituellement, le personnel de la salle de courrier informe MVA de l'arrivée du courrier, et, parfois, il leur apporte.

Mesures de contrôle

Observations

7.2 Direction des méthodes de vote alternatives

Le personnel des MVA reçoit les envois internationaux (le courrier et les colis) directement du service de messagerie TNT à l'entrée principale. Le commissionnaire informe l'employé des MVA concerné de l'arrivée du colis; l'employé vient ensuite le chercher au bureau du commissionnaire, signe l'avis de réception et apporte le colis au bureau de la Direction des MVA.

Mesures de contrôle

Observations