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Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Système d’information des ressources humaines, version 3.4
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Sommaire

Le Système d’information des ressources humaines (SIRH) est un système intégré conçu pour répondre aux besoins de l’administration fédérale. Il vise à faciliter la gestion des opérations de ressources humaines comme la dotation, la formation, la classification des postes et la gestion des soldes de congés. Il contient donc divers renseignements sur les employés et les entrepreneurs : langues officielles, études, équité en emploi, conflits d’intérêts, classification de sécurité et autres questions de gestion de carrière. Le SIRH comprend sept outils principaux, configurables selon les besoins : Administration, Poste, Employé, Dotation, Formation, Congés et Rapports.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor cautionne le SIRH comme l’un des systèmes actuellement utilisés par 32 organismes et ministères fédéraux de petite ou moyenne taille dans le cadre de l’Initiative des systèmes partagés.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

En 2005, Élections Canada a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du SIRH. Depuis, l’organisme a lancé le module des congés libre-service et a mis à jour son EFVP en conséquence.

Le module des congés libre-service permet la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels d’employés d’Élections Canada et ne touche aucunement aux renseignements personnels du grand public. Il contient les renseignements personnels suivants : types et crédits de congés, historique des congés, autorisations, temps employé, solde et congés fériés. Le système calcule automatiquement les autorisations et les crédits, et les compare aux congés déjà pris.

L’EFVP a permis de formuler deux recommandations visant à renforcer la protection des renseignements personnels contenus dans le SIRH.

On recommandait en premier lieu de bien renseigner les utilisateurs sur le fonctionnement du module et sur les politiques générales en matière de renseignements personnels. Tous les employés de l’organisme peuvent assister à des séances de formation générale à ce sujet en plus de la formation sur le SIRH.

La seconde recommandation était d’établir une procédure pour les plaintes écrites afin que les plaintes soient entièrement documentées et résolues. La procédure est en cours d’élaboration, et ses détails seront communiqués aux employés dès son approbation.

La mise en œuvre des recommandations se poursuit. En outre, une évaluation de la menace et des risques a été réalisée, et les problèmes d’authentification ont été traités. Avec la mise en place des améliorations recommandées, on estime qu’Élections Canada peut utiliser le système libre-service sans risques importants.