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Catégories de renseignements personnels
Dans le cadre de ses programmes et activités, le Bureau du directeur général des élections peut accumuler des renseignements personnels ne faisant pas partie d'un fichier de renseignements personnels en particulier. Ces renseignements sont conservés sous forme fragmentée dans les dossiers généraux de l'organisme et ne sont généralement pas accessibles selon le nom de la personne ou un autre code d'identification personnel. Cette information n'est accessible que si des données précises sont fournies sur le sujet, l'activité organisationnelle pertinente ainsi que la date à laquelle l'organisme a reçu l'information et le nom du destinataire. Les données personnelles contenues dans ces dossiers sont conservées aussi longtemps que celles sur les sujets en cause et elles sont détruites selon les calendriers correspondants.
Correspondance
Cette catégorie de renseignements personnels comprend la correspondance adressée au Directeur général des élections ou à d'autres représentants du Bureau du directeur général des élections en provenance de sources externes, qu'il s'agisse de demandes de renseignements, de plaintes, d'opinions ou d'autres observations concernant les activités du Bureau du directeur général des élections. La correspondance peut contenir des renseignements personnels non sollicités qui ont été fournis par le correspondant. Cette information n'est accessible que si des données précises sont fournies sur le nom, la date de la communication et le sujet; l'information n'est pas classée ni accessible en fonction des renseignements personnels. La conservation des renseignements personnels de ces catégories est régie suivant les calendriers des dossiers des sujets d'ordre général dans lesquels ils sont classés.
Rapports sur le financement politique
Cette catégorie de renseignements personnels comprend les renseignements contenus dans les rapports financiers des candidats à une élection fédérale, des candidats à l'investiture et des candidats à la direction d'un parti, des partis politiques enregistrés, des associations de circonscription, des comités référendaires et des tiers faisant de la publicité électorale. Les renseignements personnels pouvant être communiqués comprennent des noms, des adresses ou d'autres renseignements personnels. Les renseignements personnels ne sont pas utilisés aux fins administratives. Les personnes qui veulent consulter les renseignements personnels les concernant doivent fournir le titre du rapport dans lequel on fait mention d'elles, le nom de l'entité politique pertinente ou d'autres données qui pourraient aider à retrouver l'information qu'ils veulent obtenir.
Recherche sur l'opinion publique
Cette catégorie de renseignements personnels concerne les recherches effectuées par le Bureau du directeur général des élections sur l'opinion publique ayant trait à divers sujets liés au mandat et à la mission de l'organisme. Les documents récupérables comprennent des instruments de collecte de données, par exemple des questionnaires, qui peuvent contenir des renseignements révélant l'identité d'un participant à une recherche. Les données contenues dans cette catégorie de documents ne sont pas utilisées aux fins administratives. Les personnes qui veulent consulter ces documents doivent fournir le titre du projet de recherche auquel elles ont participé, le lieu et la date de la recherche, et d'autres données qui pourraient aider à retrouver les renseignements personnels qu'ils veulent obtenir.
Redécoupage électoral
Cette catégorie de renseignements personnels concerne des personnes qui présentent des observations devant les commissions de délimitation des circonscriptions pendant l'exercice de redécoupage des circonscriptions fédérales qui a lieu après chaque recensement décennal. Les renseignements personnels fournis par ces personnes peuvent comprendre leur nom, leur adresse et leurs coordonnées, les noms des organisations qu'elles représentent (le cas échéant), leur choix de langue officielle, tout besoin d'adaptation qu'elles peuvent avoir, et les observations présentées sur le redécoupage proposé. Ces renseignements ne sont pas utilisés à des fins administratives. Les personnes qui veulent consulter les renseignements personnels les concernant doivent indiquer la circonscription pour laquelle elles ont présenté des observations. Il convient de noter que les observations envoyées ou présentées aux commissions de délimitation ainsi que les noms de leurs auteurs sont considérés comme des renseignements publics et sont accessibles au public. Ces renseignements peuvent également se trouver dans les transcriptions des audiences publiques ou sur Internet.