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Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019

1. Introduction

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) donne aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada le droit de consulter les documents de l'administration fédérale. Selon les principes de la Loi, l'information gouvernementale doit être accessible au public, les exceptions indispensables à ce droit doivent être précises et limitées, et les décisions quant à la communication doivent être examinées par une instance indépendante du gouvernement.

Le présent rapport décrit comment Élections Canada s'est acquitté de ses responsabilités relatives à la Loi, du 1er avril 2018 au 31 mars 2019. Il a été préparé et déposé conformément à l'article 94 de la Loi et l'article 20 de la Loi sur les frais de service.

1.1. Mandat du Bureau du directeur général des élections

Le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada, est un organisme indépendant et non partisan qui relève directement du Parlement. Son mandat consiste à :

  • être prêt à mener une élection générale ou partielle ou un référendum fédéral;
  • administrer le régime de financement politique prévu par la Loi électorale du Canada;
  • surveiller l'observation de la législation électorale;
  • mener des campagnes d'information du public sur l'inscription des électeurs, le vote et la façon de devenir candidat;
  • mener des programmes d'éducation pour les élèves sur le processus électoral;
  • appuyer les commissions indépendantes chargées de réviser les limites des circonscriptions fédérales après chaque recensement décennal;
  • mener des études sur d'autres méthodes de vote et, sous réserve de l'approbation des parlementaires, mettre à l'essai de nouveaux processus de vote en vue de scrutins futurs;
  • fournir aux organismes électoraux d'autres pays ou à des organisations internationales, son aide et sa collaboration en matière électorale.

Dans le cadre de son mandat, Élections Canada est également chargé :

  • de nommer, de former et de soutenir les directeurs du scrutin et de recourir aux services d'agents de liaison locaux partout au Canada;
  • de tenir à jour le Registre national des électeurs, utilisé pour préparer les listes électorales préliminaires au début d'un scrutin;
  • de publier des rapports sur la conduite des élections et les résultats officiels du scrutin;
  • de tenir à jour l'information de géographie électorale, qui sert à produire les cartes et les autres produits géographiques;
  • d'enregistrer les entités politiques, y compris les partis politiques, les associations de circonscription, les candidats, les candidats à l'investiture, les candidats à la direction, les tiers qui font de la publicité électorale et les comités référendaires;
  • d'administrer les remboursements et les indemnités versés aux candidats admissibles, aux partis enregistrés et aux vérificateurs;
  • de divulguer des données sur les partis enregistrés, les associations de circonscription, les candidats à l'investiture et à la direction des partis enregistrés, les candidats, les tiers et les comités référendaires, y compris leurs rapports financiers;
  • de transmettre au commissaire aux élections fédérales des renseignements concernant des infractions possibles à la Loi électorale du Canada (ou à d'autres lois applicables);
  • de consulter le Comité consultatif des partis politiques pour obtenir des avis et des recommandations;
  • de produire des avis écrits, des lignes directrices et des notes d'interprétation sur l'application de la Loi électorale du Canada aux entités politiques;
  • de recommander au Parlement des modifications à la Loi électorale du Canada visant à en assurer une meilleure administration; pour ce faire, il produit un rapport de recommandations après une élection générale et il fournit des conseils éclairés et d'autres rapports spéciaux;
  • de nommer l'arbitre en matière de radiodiffusion, lequel est chargé de répartir le temps d'antenne payant et gratuit entre les partis politiques et de régler les différends qui peuvent survenir entre les partis et les radiodiffuseurs.

1.2. Structure du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Direction de la gestion de l'information et des services informatiques, au sein de la Direction générale du dirigeant principal de l'information et chef de la sécurité du Secteur des services internes. Il est géré à temps plein par le coordonnateur de l'AIPRP, avec l'aide de trois autres employés à temps plein et d'experts-conseils à temps plein, au besoin.

Le Bureau de l'AIPRP doit :

  • traiter les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • donner suite aux demandes de consultation émanant d'autres institutions gouvernementales;
  • fournir des conseils et des éclaircissements à la haute direction et au personnel d'Élections Canada sur les questions de protection des renseignements personnels et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
  • élaborer et offrir aux gestionnaires et aux employés d'Élections Canada des séances de sensibilisation sur la manière de remplir leurs obligations prévues par les lois;
  • élaborer des politiques, des procédures et des lignes directrices à l'appui des lois relatives à l'AIPRP et des exigences des organismes centraux;
  • s'assurer que l'organisme respecte les lois, les procédures et les politiques susmentionnées;
  • agir, au nom d'Élections Canada, auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Commissariat à l'information du Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et d'autres institutions gouvernementales dans les dossiers concernant l'AIPRP;
  • préparer les rapports annuels au Parlement ainsi que tout autre rapport exigé par la loi ou tout document exigé par les organismes centraux;
  • préparer et publier la mise à jour annuelle du chapitre d'Info Source d'Élections Canada, qui décrit le fonds documentaire et les fichiers de renseignements personnels de l'organisme;
  • représenter Élections Canada dans les activités de la collectivité de l'AIPRP, telles que les réunions de cette collectivité organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.