Menu du site2. Application de la Loi sur l'accès à l'information – Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2021
2.1 Éducation et formation
La formation sur l'application de la Loi consiste essentiellement à renseigner le personnel sur la façon de venir en aide aux personnes qui souhaitent accéder à de l'information détenue par l'organisme. En 2020-2021, le Bureau du directeur général des élections a tenu deux séances de formation et d'information officielles sur la Loi sur l'accès à l'information pour 74 employés de tous les niveaux. Les séances donnaient un aperçu des exigences de la Loi, y compris le traitement des demandes d'accès, l'application des exemptions et des exclusions, les rôles et responsabilités ainsi que les aspects pratiques de la création et du traitement des renseignements et des documents.
Trois séances de formation ont également été offertes à six agents de liaison au sein des bureaux de première responsabilité (BPR), qui coordonnent la récupération des documents pertinents dans leur secteur respectif. Ces séances donnaient un aperçu du processus d'AIPRP, de la Loi ainsi que des rôles et responsabilités.
Le Bureau de l'AIPRP fournit aussi régulièrement aux employés du Bureau du directeur général des élections des conseils et des avis informels sur le traitement des demandes d'AIPRP.
2.2 Politiques et procédures organisationnelles relatives à l'accès à l'information
Aucune nouvelle politique ou procédure liée à l'accès à l'information et propre à l'organisme n'a été mise en œuvre pendant l'exercice. Le Bureau du directeur général des élections poursuit l'examen de ses outils et procédures d'accès à l'information et leur mise à jour, le cas échéant.
2.3 Suivi organisationnel des demandes d'accès à l'information
Le Bureau de l'AIPRP utilise son logiciel de gestion des cas pour surveiller la progression du traitement de chaque demande, y compris le nombre de jours restant avant l'échéance prévue par la Loi. Un rapport hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers ouverts et fermés récemment est régulièrement présenté à la haute direction, notamment au directeur général des élections et aux membres du Comité exécutif.