Menu du site3. Rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information – Rapport annuel sur la Loi sur l'accès à l'information Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2021
La présente section fournit une interprétation de certaines statistiques sur le traitement des demandes présentées au Bureau du directeur général des élections en vertu de la Loi. Les données complètes de l'exercice 2020-2021 sont fournies dans le rapport statistique (voir l'annexe II).
3.1. Nombre et origine des demandes officielles
Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, le Bureau du directeur général des élections a reçu 77 demandes d'information officielles en vertu de la Loi, ce qui représente une diminution de 19 % par rapport à l'exercice précédent, pendant lequel 95 demandes ont été soumises.
Nombre de demandes reçues
Description de "Nombre de demandes reçues"
Ce diagramme à barres s'intitule « Nombre de demandes reçues ». Il montre le nombre de demandes reçues au cours des 5 derniers exercices.
- En 2016-2017 : 92 demandes
- En 2017-2018 : 40 demandes
- En 2018-2019 : 31 demandes
- En 2019-2020 : 95 demandes
- En 2020-2021 : 77 demandes
Un total de 102 demandes, dont 25 provenant de l'exercice précédent, ont dû être traitées en 2020-2021. Comme le montre le diagramme ci-dessous, 79 de ces demandes (77 %) ont été fermées au cours de la période de rapport. Ce résultat est semblable à celui de l'exercice précédent, où 76 % des demandes nécessitant des mesures ont été fermées. Vingt-trois demandes ont été reportées au prochain exercice.
Nombre de demandes fermées et reportées
Description de "Nombre de demandes fermées et reportées"
Ce diagramme à barres s'intitule « Nombre de demandes fermées et reportées ». Il compare le nombre de demandes fermées avec le nombre de demandes reportées à l'exercice suivant, et ce, au cours des 4 derniers exercices.
- En 2017-2018 : 50 demandes fermées et 11 reportées
- En 2018-2019 : 31 demandes fermées et 11 reportées
- En 2019-2020 : 81 demandes fermées et 25 reportées
- En 2020-2021 : 79 demandes fermées et 23 reportées
Ces demandes provenaient des médias (26), du secteur privé (14), du grand public (26), du secteur universitaire (1), de divers organismes (0) et de demandeurs qui ont refusé de s'identifier (10).
3.2. Dispositions prises à l'égard des demandes traitées
Des 79 demandes dont le traitement a été achevé pendant la période de rapport, 8 (10 %) ont mené à une communication totale de l'information, soit une diminution de 20 demandes (25 %) par rapport à l'exercice 2019-2020. Quarante et une demandes (52 %) ont mené à une communication partielle de l'information, soit une diminution de 48 demandes (59 %) par rapport à l'exercice précédent. L'information demandée n'existait pas dans le cas de 17 demandes (21 %), soit une hausse de 10 demandes (12 %) par rapport à 2019-2020. Une demande (1 %) a été transférée à une autre institution gouvernementale, tandis qu'aucune ne l'avait été pendant l'exercice précédent. Dix demandes (13 %) ont été abandonnées, soit une demande (1 %) de plus qu'en 2019-2020. Il nous a été impossible de confirmer ou d'infirmer l'existence de documents visés par deux demandes (3 %), alors cela ne s'était pas produit au cours de l'exercice précédent. Aucune demande n'a fait l'objet d'une exception totale, d'une exclusion totale ou d'un refus de traitement avec l'approbation de la commissaire à l'information en 2020-2021.
Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées
Description de "Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées"
Ce graphique circulaire s'intitule « Dispositions prises à l'égard des demandes entièrement traitées ». Il montre dans quelle mesure les documents demandés ont été communiqués au cours des 3 derniers exercices.
En 2018-2019
- Communication totale : 6 %
- Communication partielle : 65 %
- Aucun document n'existe : 26 %
- Demande abandonnée : 3 %
En 2019-2020
- Communication totale : 25 %
- Communication partielle : 59 %
- Exception totale : 1 %
- Exclusion totale : 1%
- Aucun document n'existe : 12 %
- Demande abandonnée : 1 %
En 2020-2021
- Communication totale : 10 %
- Communication partielle : 52 %
- Aucun document n'existe : 21 %
- Demande abandonnée : 13 %
- Demande transmise : 1 %
- Ni confirmée ni infirmée : 3%
3.3. Délai de traitement des demandes
En 2020-2021, 56 demandes (71 %) ont été traitées dans les délais prévus par la Loi. Un total de 40 demandes (51 %) ont été traitées dans les 30 jours, soit un nombre comparable à l'exercice précédent (50 demandes ou 62 %). Onze demandes (14 %) l'ont été dans les 31 à 60 jours, 13 demandes (16 %), dans les 61 à 120 jours, 6 demandes (8 %), dans les 121 à 180 jours, 1 demande (1 %), dans les 181 à 365 jours et 8 demandes (10 %) ont été fermées plus de 365 jours après leur réception.
Délai de traitement des demandes
Description de "Délai de traitement des demandes"
Ce diagramme à barres s'intitule « Délai de traitement des demandes ». Il compare le nombre de jours pris pour traiter les demandes au cours des 3 derniers exercices.
En 2018-2019
- En 30 jours ou moins : 21 demandes
- De 31 à 60 jours : 0 demande
- De 61 à 120 jours : 8 demandes
- De 121 à 180 jours : 1 demande
- De 181 à 365 jours : 1 demande
- Plus que 365 jours : 0 demande
En 2019-2020
- En 30 jours ou moins : 50 demandes
- De 31 à 60 jours : 14 demandes
- De 61 à 120 jours : 14 demandes
- De 121 à 180 jours : 1 demande
- De 181 à 365 jours : 1 demande
- Plus que 365 jours : 1 demande
En 2020-2021
- En 30 jours ou moins : 40 demandes
- De 31 à 60 jours : 11 demandes
- De 61 à 120 jours : 13 demandes
- De 121 à 180 jours : 6 demandes
- De 181 à 365 jours : 1 demande
- Plus que 365 jours : 8 demandes
Les délais de traitement plus longs sont attribuables à plusieurs facteurs, soit, la plupart du temps, aux demandes datant d'exercices précédents, à la charge de travail, aux demandes exigeant des consultations internes ou externes, aux demandes d'une vaste portée visant un large volume de documents, aux documents de nature délicate liés à des avis ou à des recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale, à la sécurité, aux enquêtes ainsi qu'aux examens et révisions aux termes de la Loi électorale du Canada. Vers la fin de l'exercice 2019-2020, des modifications imprévues aux méthodes de travail ont dû être apportées en raison de la COVID-19, et elles ont continué d'affecter temporairement le traitement de certaines demandes présentées en vertu de la Loi. La plupart des employés, y compris les responsables de l'AIPRP, ont dû travailler à distance, ce qui a parfois limité leur accès au réseau d'Élections Canada et aux dossiers papier.
3.4. Communication informelle de documents
Chaque mois, le Bureau du directeur général des élections publie en ligne un résumé des dernières demandes d'accès à l'information officielles traitées, conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces résumés permettent à toute personne de demander, de manière informelle, une copie des documents déjà communiqués en application de la Loi. En 2020-2021, le nombre de trousses d'accès à l'information transmises de façon informelle a diminué comparativement à l'exercice précédent. En effet, le Bureau de l'AIPRP a transmis 54 trousses de cette façon, en diminution de 54 % par rapport à l'exercice précédent.
Nombre de demandes informelles reçues
Description de "Nombre de demandes informelles reçues"
Ce diagramme à barres s'intitule « Nombre de demandes informelles reçues ». Il montre le nombre de demandes informelles reçues au cours des 4 derniers exercices.
- En 2017-2018 : 121 trousses
- En 2018-2019 : 68 trousses
- En 2019-2020 : 118 trousses
- En 2020-2021 : 54 trousses
3.5. Exceptions invoquées
Le rapport statistique (à l'annexe II) indique le nombre de demandes pour lesquelles le Bureau du directeur général des élections a invoqué des exceptions précises et fournit des précisions à cet égard. Chaque exception n'est comptabilisée qu'une seule fois, même si l'organisme l'a invoquée à plusieurs reprises dans le cadre d'une même demande. Le diagramme ci-dessous comprend les sept exceptions les plus souvent invoquées au cours de l'exercice 2020-2021.
Exceptions invoquées les plus courantes
Description de "Exceptions invoquées les plus courantes"
Ce diagramme à barres s'intitule « Exceptions invoquées le plus courantes ». Pour les 4 derniers exercices, il montre le nombre de demandes pour lesquelles certaines dispositions de la Loi sur l'accès à l'information ont été appliquées.
En 2017-2018
- Paragraphe 16(2) : 1 demande
- Article 16.3 : 15 demandes
- Paragraphe 19(1) : 26 demandes
- Alinéa 20(1)c) : 6 demandes
- Alinéa 21(1)a) : 8 demandes
- Alinéa 21(1)b) : 7 demandes
- Article 23 : 2 demandes
En 2018-2019
- Paragraphe 16(2) : 0 demande
- Article 16.3 : 3 demandes
- Paragraphe 19(1) : 17 demandes
- Alinéa 20(1)c) : 12 demandes
- Alinéa 21(1)a) : 3 demandes
- Alinéa 21(1)b) : 4 demandes
- Article 23 : 3 demandes
En 2019-2020
- Paragraphe 16(2) : 3 demandes
- Article 16.3 : 7 demandes
- Paragraphe 19(1) : 41 demandes
- Alinéa 20(1)c) : 17 demandes
- Alinéa 21(1)a) : 8 demandes
- Alinéa 21(1)b) : 13 demandes
- Article 23 : 3 demandes
En 2020-2021
- Paragraphe 16(2) : 8 demandes
- Article 16.3 : 12 demandes
- Paragraphe 19(1) : 42 demandes
- Alinéa 20(1)c) : 11 demandes
- Alinéa 21(1)a) : 15 demandes
- Alinéa 21(1)b) : 15 demandes
- Article 23 : 12 demandes
Comme aux exercices passés, l'exception la plus souvent invoquée est liée au paragraphe 19(1) de la Loi. En 2020-2021, elle a servi à protéger des renseignements personnels dans 42 cas. L'alinéa 21(1)a) permet aux responsables d'une institution fédérale de refuser la communication d'avis ou de recommandations élaborés par ou pour un représentant du gouvernement, alors que l'alinéa 21(1)b) permet de refuser la communication de comptes rendus de consultations et de délibérations au sein du gouvernement. Chacun de ces alinéas a été invoqué dans 15 cas. L'article 23, qui a été invoqué pour 12 demandes, permet au directeur général des élections de refuser de communiquer des renseignements assujettis au secret professionnel de l'avocat. L'article 16.3 permet au directeur général des élections de refuser de communiquer des renseignements créés ou obtenus au cours d'une enquête, d'une révision ou d'un examen effectué en application de la Loi électorale du Canada; il a été invoqué pour 12 demandes. L'alinéa 20(1)c) a été appliqué à 11 demandes afin de protéger des renseignements de tiers. Enfin, le paragraphe 16(2) permet aux responsables d'une institution de refuser de communiquer des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de faciliter la perpétration d'infractions; le directeur général des élections l'a invoqué pour huit demandes.
3.6. Prorogation des délais
Pendant la période de rapport, le Bureau du directeur général des élections a prorogé les délais à 28 reprises, dont 20 fois en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi. Cet alinéa permet une prorogation si la demande porte sur un important volume de documents et entrave de manière raisonnable le fonctionnement de l'institution. À sept reprises, le délai a été prorogé en vertu de l'alinéa 9(1)b), qui s'applique si les consultations nécessaires pour donner suite à une demande rendaient pratiquement impossible le respect du délai. Dans 1 cas, le délai a été prorogé en vertu de l'alinéa 9(1)c), qui permet de donner avis de la demande à un tiers.
Dans 79 % des cas (22 demandes), comparativement à 75 % en 2019-2020, le délai n'a pas été prorogé de plus de 60 jours. Le délai de trois demandes a été prorogé de 61 à 120 jours. Un délai a été prorogé pour une période de 121 à 180 jours, un autre pour une période de 181 à 365 jours et un troisième pour une période de plus de 365 jours.
Le Bureau de l'AIPRP a comme pratique de communiquer une partie des renseignements avant la date d'échéance prorogée, dans la mesure du possible.
3.7. Consultations
En 2020-2021, le Bureau de l'AIPRP a reçu 13 demandes de consultation officielles d'autres institutions gouvernementales; il a répondu à 11 de ces demandes (85 %) en moins de 30 jours. Une demande de consultation a été achevée dans un délai de 31 à 60 jours et une demande a été reportée à l'année suivante. Le nombre de demandes de consultation officielles reçues a diminué de 58 % par rapport à l'exercice précédent, au cours duquel 31 demandes ont été reçues.
Demandes de consultation reçues d'autres institutions gouvernementales
Description de "Demandes de consultation reçues d'autres institutions gouvernementales"
Ce diagramme à barres s'intitule « Demandes de consultation reçues d'autres institutions gouvernementales ». Il montre le nombre de consultations reçues d'autres institutions gouvernementales fédérales au cours des 4 derniers exercices.
- En 2017-18 : 6 consultations
- En 2018-19 : 7 consultations
- En 201-2020 : 31 consultations
- En 2020-2021 : 13 consultations
3.8. Frais et coûts
La Loi sur les frais de service exige qu'une autorité responsable fasse rapport chaque année au Parlement sur les frais perçus par l'institution.
En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l'article 20 de la Loi sur les frais de service :
- autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information;
- montant des frais : 5 $, les seuls frais facturés pour une demande d'accès à l'information;
- total des revenus : 365 $;
- frais dispensés : 20 $; conformément à la Directive provisoire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information émise le 5 mai 2016 et aux changements à la Loi sur l'accès à l'information entrés en vigueur le 21 juin 2019, le Bureau du directeur général des élections dispense de tous les frais prévus par la Loi et le Règlement, à l'exception des droits de 5 $ prévus à l'alinéa 7(1)a) du Règlement;
- coût de fonctionnement du programme : 179 165 $.
Au titre du coût total de fonctionnement du programme, le montant des salaires était de 171 230 $ et celui des biens et des services, de 7 935 $.