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Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019

2. Application de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Éducation et formation

La formation sur la protection des renseignements personnels à Élections Canada vise habituellement à renseigner le personnel sur les principes de la Loi, la façon d'assurer la gestion des demandes de renseignements personnels en toute sécurité et la protection de ces renseignements. En 2018-2019, l'organisme a tenu huit séances de formation officielles et une séance de formation non officielle pour 27 employés de tous les niveaux. La formation avait pour but de fournir un aperçu du processus d'AIPRP, de la Loi ainsi que des rôles et responsabilités du personnel. De plus, une présentation a été donnée aux membres du Comité exécutif pour accroître leur connaissance et leur compréhension de la Loi, notamment leurs rôles et responsabilités. Le Bureau de l'AIPRP fournit aussi régulièrement des conseils et des avis informels sur la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels.

2.2 Politiques et procédures organisationnelles relatives à la protection des renseignements personnels

Au cours de l'exercice 2018-2019, Élections Canada a conçu et mis en œuvre un protocole de protection des renseignements personnels pour les demandes des employés qui souhaitent utiliser un outil de sondage en ligne, à des fins de sondage. Ce protocole vise à s'assurer que l'outil de sondage en ligne ne sert pas à recueillir, à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels.

Élections Canada poursuit l'examen de ses autres outils et procédures d'AIPRP et les met à jour au besoin.

2.3 Suivi organisationnel des demandes de renseignements personnels

Le Bureau de l'AIPRP utilise son logiciel de gestion des cas pour surveiller la progression du traitement de chaque demande, y compris le nombre de jours restant avant l'échéance prévue par la Loi. Un rapport d'étape hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers ouverts et récemment fermés est régulièrement présenté à la haute direction, notamment au directeur général des élections et aux membres du Comité exécutif.

2.4 Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte substantielle à la vie privée est causée par la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou l'élimination non autorisée de renseignements personnels délicats, qui risquerait vraisemblablement de causer un préjudice ou un tort à la personne touchée.

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n'a eu lieu à Élections Canada au cours de la période de rapport.

2.5 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Élections Canada (EC) effectue constamment des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes, les initiatives ou les projets nouveaux ou existants dans le cadre desquels des renseignements personnels sont traités. Au cours de l'exercice 2018-2019, EC a terminé quatre EFVP, dont deux étaient propres à l'institution et deux concernaient Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). EC a mené les EFVP concernant IRCC. On trouvera ci-dessous une courte description des EFVP achevées :

  1. Rapports financiers électroniques : Cette EFVP visait à déterminer les risques d'atteinte à la vie privée associés au déploiement d'un nouveau moyen de transmission électronique, qui permet aux entités politiques de présenter leurs états et leurs rapports à EC d'une façon complète et exacte; elle faisait suite à une validation initiale des obligations pertinentes de la Loi électorale du Canada.
  2. Étude de confirmation de la qualité des données (ECQD) : Cette EFVP visait à déterminer les risques d'atteinte à la vie privée associés à l'ECQD du Registre national des électeurs (RNE). L'ECQD avait pour but d'évaluer la qualité, l'exactitude et l'actualité de certains renseignements personnels contenus dans la base de données du RNE. EC a fait appel à Statistique Canada pour réaliser cette évaluation.
  3. Transferts de données d'IRCC à EC pour le RNE (obtention et perte de la citoyenneté) : Cette EFVP visait à déterminer les risques d'atteinte à la vie privée associés aux transferts de données sur l'obtention et la perte de la citoyenneté, d'IRCC à EC, en vue de tenir à jour le RNE.
  4. Transferts de données d'IRCC à EC pour le RNE (résidents permanents et étrangers) : Cette EFVP visait à déterminer les risques d'atteinte à la vie privée associés aux transferts de données à EC sur les résidents permanents et les étrangers, en vue de mettre à jour le RNE.

Le cas échéant, un résumé des EFVP se trouve sur le site Web d'Élections Canada à elections.ca > Centre de ressources > Rapports > Divulgation proactive > Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.