Menu du siteApplication de la Loi sur la protection des renseignements personnels – Rapport annuel sur la Loi sur la protection des renseignements personnels pour l'exercice se terminant le 31 mars 2021
2.1. Éducation et formation
La formation sur la protection des renseignements personnels au Bureau du directeur général des élections vise habituellement à renseigner le personnel sur les principes de la Loi ainsi que sur les façons de gérer les demandes de renseignements personnels en toute sécurité et de protéger ces renseignements. Au cours de l'exercice 2020-2021, le Bureau du directeur général des élections a tenu trois séances de formation officielles pour 30 employés de tous les niveaux. Une séance donnait un aperçu des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et de leur déroulement. Les deux autres offraient une introduction à la protection des renseignements personnels et abordaient le concept de la vie privée, les exigences de la Loi ainsi que les rôles et responsabilités.
Trois séances de formation ont également été offertes à six agents de liaison au sein des bureaux de première responsabilité (BPR), qui coordonnent la récupération des documents pertinents dans leur secteur respectif. Ces séances donnaient un aperçu du processus d'AIPRP, de la Loi ainsi que des rôles et responsabilités.
Le Bureau de l'AIPRP a aussi fait de la sensibilisation sur la protection des renseignements personnels à l'échelle de l'organisme, lorsqu'il fournissait des conseils sur la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels.
2.2. Politiques et procédures organisationnelles relatives à la protection des renseignements personnels
Aucune nouvelle politique ou procédure liée à la protection des renseignements personnels et propre à l'organisme n'a été mise en oeuvre pendant l'exercice. Le Bureau du directeur général des élections poursuit l'examen de ses outils et procédures de confidentialité et leur mise à jour, au besoin.
Élections Canada poursuit l'examen de ses autres outils et procédures d'AIPRP, et les met à jour au besoin.
2.3. Suivi organisationnel des demandes de renseignements personnels
Le Bureau de l'AIPRP utilise son logiciel de gestion des cas pour surveiller la progression du traitement de chaque demande, y compris le nombre de jours restant avant l'échéance prévue par la Loi. Un rapport d'étape hebdomadaire sur l'ensemble des dossiers ouverts et fermés récemment est régulièrement présenté à la haute direction, notamment au directeur général des élections et aux membres du Comité exécutif.
2.4. Atteintes substantielles à la vie privée
Une atteinte substantielle à la vie privée est causée par la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation ou l'élimination non autorisée de renseignements personnels délicats, qui risquerait vraisemblablement de causer un préjudice ou un tort à la personne touchée.
Élections Canada n'a signalé aucune atteinte substantielle à la vie privée au Commissariat à la protection de la vie privée ni au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au cours de la période de rapport.
2.5. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Le Bureau du directeur général des élections effectue régulièrement des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour cerner les risques d'atteinte à la vie privée que comportent les programmes, les initiatives ou les projets nouveaux ou existants dans le cadre desquels des renseignements personnels sont traités.
Le Bureau du directeur général des élections a effectué une EFVP au cours de l'exercice 2020-2021, qui portait sur les risques d'atteinte à la vie privée associés aux services gérés de centre de contact (SGCC). Les SGCC offrent des services de centre d'appels de niveau 2 à Élections Canada dans le cadre de son volet sur les centres de contact et répondent aux questions générales ou fréquemment posées. Les services de niveau 2 sont fournis par un fournisseur externe pendant une élection générale fédérale.
Un résumé des EFVP se trouve sur le site Web d'Élections Canada à elections.ca > Centre de ressources > Rapports > Divulgation proactive > Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.