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Charte de vérification interne

1. Introduction

La Charte de l'audit interne (la Charte) du Bureau du directeur général des élections (BDGE) 1 a été mise à jour dans le cadre d'un processus régulier de révision, ainsi que pour prendre en compte les politiques révisées du Conseil du Trésor sur la l'audit interne, entrées en vigueur le 1er avril 2017.

La Charte de l'audit interne s'inspire des exigences de la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et des normes internationales pour la pratique professionnelle de l'Institut des vérificateurs internes.

La Charte de l'audit interne définit l'objet, l'autorité et les responsabilités de la fonction de l'audit interne du BDGE. Elle est complémentaire au mandat du Comité d'audit. Le Comité d'audit est tenu d'examiner la Charte chaque année et d'en recommander l'approbation au directeur général des élections (DGE).

2. Date d'entrée en vigueur

La présente charte entre en vigueur le 18 octobre 2022. Elle remplace la Charte de l'audit interne qui a pris effet le 1er novembre 2020.

3. Mission et portée de la fonction de l'audit interne

La fonction de l'audit interne a pour mission d'offrir des services de certification et de conseil indépendants et objectifs visant à servir l'intérêt du BDGE et à améliorer ses activités. Elle aide l'organisme à atteindre ses objectifs en appliquant une démarche systématique et rigoureuse en vue d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des éléments suivants :

  • stratégies et pratiques de gestion des risques;
  • cadres, systèmes et pratiques de contrôle de la gestion;
  • processus de gouvernance.

La dirigeante principale de l'audit (DPA) du BDGE, aussi dirigeante principale de la planification et de l'audit, relève directement du DGE.

Le DGE et la haute direction s'assurent de l'efficacité des contrôles de gestion pour favoriser l'atteinte des objectifs et réduire les risques. La fonction de l'audit interne joue un rôle important auprès du DGE et de la haute direction pour les aider à s'acquitter de cette responsabilité. La fonction de l'audit interne procédera à des examens sélectifs des activités considérées comme présentant un risque plus élevé que la moyenne, ou si le DGE demande une assurance supplémentaire de l'efficacité des mesures de contrôle.

Les travaux de la fonction de l'audit interne visent à déterminer si les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du BDGE, tels qu'ils ont été établis et présentés par la direction, sont appropriés compte tenu de la taille de l'organisme, de ses ressources et des risques, et si ces processus permettent d'atteindre les objectifs fixés.

Les améliorations possibles liées au contrôle, à la gouvernance et à la gestion des risques qui sont cernées dans le cadre de la l'audit seront communiquées au niveau approprié de la direction.

4. Exigences relatives aux politiques

Les politiques révisées du Conseil du Trésor sur la l'audit interne, qui comprennent la Directive sur l'audit interne du gouvernement du Canada, sont entrées en vigueur le 1er avril 2017.

La révision des politiques a donné lieu à plusieurs changements applicables à tous les organismes fédéraux dans le but de simplifier les instruments, d'éliminer les exigences de l'audit contradictoires et de clarifier les rôles et les responsabilités du contrôleur général du Canada.

En vertu des nouveaux instruments de politique, les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Dans certains cas, le BDGE a décidé de prendre des mesures afin de respecter ces exigences.

Le BDGE a cerné plusieurs changements clés qui pourraient avoir une incidence sur la fonction de l'audit et sur le Comité d'audit, et qui méritent un examen approfondi.

Les changements apportés aux politiques ont fait l'objet de discussions à la réunion du Comité d'audit du mois d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Obligation d'avoir une fonction d'audit interne

Selon les politiques révisées, seuls les ministères ayant un niveau de référence supérieur à 300 millions de dollars par année doivent avoir une fonction de l'audit interne. Toutefois, il a été décidé que le BDGE conserverait la sienne, compte tenu de son environnement opérationnel et du peu de surveillance que les organismes centraux exercent sur les agents du Parlement.

Qualifications des dirigeants principaux de l'audit (DPA)

Les DPA nommés par les agents du Parlement ne sont pas tenus d'avoir une accréditation en l'audit interne ou un titre comptable professionnel.

5. Responsabilités

La DPA et le personnel de la fonction de l'audit interne assument les responsabilités suivantes :

  • Établir, au moins une fois par année, un plan de l'audit axé sur les risques et le mettre à jour au besoin. Ce plan doit être pluriannuel, axé essentiellement sur la prestation de services de certification, recommandé par le Comité d'audit et approuvé par le DGE. En outre, il doit tenir compte :
    • des recommandations de la haute direction et du Comité d'audit pour gérer les risques ou les problèmes de contrôle cernés par la direction ou les vérificateurs externes;
    • des audits horizontales réalisées par le contrôleur général;
    • des audits prévues réalisées par des fournisseurs externes de services de certification et d'autres ministères afin d'assurer un travail adéquat et de réduire le dédoublement des efforts;
    • d'autres fonctions de surveillance, y compris, lorsque l'expertise et la capacité le permettent, l'option d'offrir des services de consultation au BDGE en complément des services de certification et conformément au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des auditeurs internes.
  • Veiller à ce que le DGE et le Comité d'audit connaissent les besoins en ressources de la fonction de l'audit interne et les répercussions des décisions liées aux ressources.
  • Veiller à la réalisation des projets de l'audit interne et à la soumission des rapports au Comité d'audit en temps opportun.
  • Rendre compte au DGE et au Comité d'audit, au moins une fois par année, de l'exécution ou de la non-exécution des mesures prévues par la direction pour donner suite aux recommandations en matière d'audit interne et externe.
  • S'assurer que les auditeurs internes possèdent les qualifications et les compétences professionnelles appropriées et qu'ils ont la possibilité de maintenir et de développer leurs compétences en matière de l'audit interne.
  • Établir des politiques et des procédures appropriées pour orienter la fonction de l'audit interne et la Charte en veillant à ce que les normes de l'audit interne du gouvernement du Canada soient respectées.
  • Élaborer et maintenir un programme d'amélioration et d'assurance de la qualité qui englobe tous les aspects de la fonction de l'audit interne et qui en évalue l'efficacité de façon continue.
  • En collaboration avec le DGE et le Comité d'audit, veiller à ce qu'un auditeur indépendant compétent ou une équipe externe d'audit procède périodiquement à une inspection des pratiques ou à un autre examen externe de la fonction d'audit interne, et à ce que les résultats de cette évaluation externe soient transmis au DGE et au Comité d'audit.
  • Publier sur le site Web de l'organisme la Charte de l'audit interne, les rapports d'audit interne et le mandat du Comité d'audit, s'il y a lieu.
  • Collaborer avec les membres externes du Comité d'audit pour mener des auto-évaluations périodiques du rendement du Comité à des fins d'amélioration continue.
  • S'assurer que les membres externes du Comité d'audit divulguent, au moins une fois par année, toute nouvelle activité ou nomination ou tout nouvel intérêt pouvant compromettre ou sembler compromettre leur indépendance ou leur objectivité.
  • Veiller à la divulgation et à la publication en ligne de la rémunération des membres externes du Comité d'audit, conformément au mécanisme établi par le Bureau du contrôleur général.

6. Autorité

La DPA et le personnel de la fonction d'audit interne sont autorisés :

  • à disposer d'un accès illimité à l'ensemble des fonctions, des dossiers, des biens et du personnel du BDGE, et à obtenir de l'information et des explications auprès des employés et des entrepreneurs du BDGE, sous réserve des lois applicables;
  • à disposer d'un libre accès à l'ensemble des membres du Comité d'audit et, au moins une fois par année, à avoir une discussion à huis clos avec les membres externes du Comité d'audit;
  • à affecter des ressources, à établir des fréquences, à proposer des sujets, à déterminer l'étendue du travail et à utiliser les techniques nécessaires pour atteindre les objectifs des audits;
  • à obtenir l'aide nécessaire du personnel des services de l'organisme où les audits sont effectuées, ainsi que d'autres services spécialisés, que ce soit au BDGE ou à l'externe;
  • à s'acquitter librement de leurs responsabilités, notamment celle de rendre compte des conclusions de leurs audits au DGE et au Comité d'audit.

7. Indépendance et conflits

La DPA a été nommée par le DGE pour mener la fonction d'audit interne du BDGE. Elle relève du DGE et a accès au Comité d'audit. Dans le cadre de ses interactions avec le Comité, la DPA fait régulièrement état des activités d'audit interne. La DPA surveillera la structure hiérarchique pour s'assurer que les activités de la fonction d'audit interne ne sont pas compromises. Toute entrave aux activités sera signalée au DGE et au Comité d'audit.

La DPA avisera le DGE lorsqu'elle aura conclu que la direction a accepté un niveau de risque résiduel inacceptable pour le BDGE. Si aucune décision concernant le risque résiduel ne peut être rendue, la DPA soumettra le cas au Comité d'audit.

À chaque réunion, les membres du Comité d'audit se réuniront normalement à huis clos. Des représentants des fournisseurs externes de services de certification ou tout autre cadre supérieur pourraient être convoqués aux réunions. La DPA et le dirigeant principal des finances rencontreront également les membres du Comité d'audit à huis clos au moins une fois par année.

8. Reddition de comptes

Dans l'exécution de ses fonctions, la DPA est tenue devant le DGE et le Comité d'audit :

  • de signaler les questions importantes liées aux processus de contrôle des activités du BDGE, notamment les améliorations possibles aux processus, et de fournir de l'information sur ces questions afin qu'elles soient résolues;
  • de fournir périodiquement de l'information sur l'état et les résultats du plan d'audit annuel, et de déterminer si les ressources en matière d'audit interne sont adéquates;
  • d'assurer la coordination avec les autres fonctions de certification, de contrôle et de surveillance (gestion des risques, évaluation, conformité, sécurité, contrôles juridiques, éthiques et environnementaux, l'audit externe) et de les encadrer;
  • de présenter un résumé annuel des travaux accomplis dans le plan d'audit interne.

Note de bas de page

1 Le Bureau du directeur général des élections inclut Élections Canada et le Bureau du commissaire aux élections fédérales.