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Rapport conjoint du Comité de vérification et de la dirigeante principale de la vérification au directeur général des élections du Canada pour l'exercice 2017-2018

A. Introduction

Le présent rapport donne un aperçu des activités du Comité de vérification et de la dirigeante principale de la vérification (DPV) d'Élections Canada (EC) pour l'exercice 2017-2018.

Conformément aux politiques révisées du Conseil du Trésor (CT) sur la vérification interne, les comités de vérification et les dirigeants principaux de la vérification ne sont plus tenus depuis le 1er avril 2017 de produire un rapport annuel. Toutefois, le Comité de vérification et la DPV d'EC ont décidé en août 2017 de préparer un seul rapport annuel offrant une vue d'ensemble des activités de vérification de l'organisme.

B. Comité de vérification de l'organisme

Le Comité de vérification de l'organisme a été créé conformément à la Loi fédérale sur la responsabilité. Composé de membres externes et du directeur général des élections (DGE), il fournit à ce dernier des conseils indépendants sur la rigueur administrative, les contrôles de gestion ainsi que les pratiques de reddition de comptes. Son mandat oriente ses activités.

Tout au long de l'exercice 2017-2018, le Comité a été présidé par le DGE par intérim, Stéphane Perrault. Les membres externes étaient Kevin Lindsey, André Grondines et Karen Jackson. Au cours de l'exercice, le Comité a tenu quatre réunions ordinaires, qui ont eu lieu le 16 août et le 26 octobre 2017, ainsi que le 7 février et le 28 mars 2018. Le 25 octobre 2017, il a tenu une réunion extraordinaire sur le programme de transformation de l'organisme. Aucun des membres n'a manqué de réunion.

Un représentant du Bureau du vérificateur général (BVG) a assisté aux réunions, tout comme la DPV, le sous-directeur général des élections, Services internes (qui est aussi le dirigeant principal des finances de l'organisme) et le directeur adjoint, Assurance. Au besoin, des membres de la haute direction et des employés sont venus faire des présentations et aborder des questions soulevées par le Comité. À chaque réunion, il y a eu des discussions à huis clos entre les membres externes et le président du Comité.

C. Vérification interne

La fonction de vérification interne offre des services de certification indépendants et objectifs dans l'intérêt de l'organisme et afin d'améliorer ses activités. Elle planifie et mène ses activités conformément aux articles 16.1 et 16.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques et à l'ensemble des politiques du CT sur la vérification interne, adaptées au statut d'EC en tant qu'agent du Parlement. Les activités de vérification sont déterminées par le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) de l'organisme. Le PVAR triennal en vigueur a été élaboré à la suite d'une évaluation complète par la haute direction des risques organisationnels et des besoins de certification.

Le poste de DPV est occupé par Josée Villeneuve, qui est aussi directrice principale, Intégrité électorale. Elle rend compte de la gestion des activités de vérification interne au sous-directeur général des élections, Affaires régulatoires, ainsi que directement au DGE et au Comité de vérification, si nécessaire. Le directeur associé, Assurance, Erik Lairot, gère les activités de vérification et appuie le Comité de vérification. Une nouvelle recrue dans l'équipe de Vérification interne, Rhianne Saville, fournira des services d'analyse et de logistique à temps partiel.

D. Bilan de l'exercice 2017-2018

i) Faits saillants

Révision des politiques du CT sur la vérification interne

En avril 2017, le CT a remplacé sa série de politiques sur la vérification interne datant de 2012. Parmi les changements applicables à tous les organismes fédéraux, mentionnons la simplification des instruments, l'élimination d'exigences de vérification contradictoires et la clarification du rôle et des responsabilités du contrôleur général du Canada. Les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Les changements ont été présentés et examinés à la réunion du Comité d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Obligation d'avoir une fonction de vérification interne

Selon les politiques révisées, seuls les ministères ayant un niveau de référence supérieur à 300 millions de dollars par année doivent désormais avoir une fonction de vérification interne. Toutefois, il a été décidé qu'EC conserverait la sienne, compte tenu de son environnement opérationnel et du peu de surveillance que les organismes centraux exercent sur les agents du Parlement.

Qualifications des dirigeants principaux de la vérification

Les DPV nommés par les agents du Parlement ne sont pas tenus d'avoir une accréditation en vérification interne ou un titre comptable professionnel. Le Comité de vérification a néanmoins recommandé que la DPV obtienne une accréditation en vérification interne.

Admissibilité à la présidence des comités de vérification

Il faut désormais que les présidents des comités de vérification des ministères viennent de l'extérieur de l'administration publique fédérale, sauf si le contrôleur général du Canada accorde une exemption. Les agents du Parlement étant exemptés de cette exigence, il a été décidé que le DGE continuerait de présider le Comité de vérification jusqu'à nouvel ordre.

Divulgation annuelle de la rémunération et des dépenses des membres d'un comité de vérification

En tant qu'agent du Parlement, EC n'est pas tenu de divulguer de manière proactive la rémunération et les dépenses (y compris les dépenses de voyage et d'accueil) des membres de son Comité de vérification. Toutefois, il a été décidé d'adopter cette pratique exemplaire. Cette mesure sera mise en œuvre en 2018-2019, en fonction des lignes directrices fournies par le Bureau du contrôleur général.

Divulgation annuelle des activités des membres d'un comité de vérification

En tant qu'agent du Parlement, EC n'est pas tenu de divulguer de manière proactive, au moins une fois par année, l'ensemble des nouvelles activités et nominations et des nouveaux intérêts des membres externes de son Comité de vérification. Cette information sert à évaluer si leur indépendance et leur objectivité pourraient être compromises ou sembler compromises. Toutefois, il a été décidé d'adopter cette pratique exemplaire, à compter de 2018-2019.

Élimination de l'obligation des comités de vérification et des DPV de présenter des rapports annuels

Le Comité de vérification et la DPV ne sont plus tenus de présenter des rapports annuels, sauf si l'administrateur général l'exige. Néanmoins, ils ont décidé de préparer ensemble un seul rapport annuel.

Programme de transformation organisationnel

EC s'affaire à mettre en œuvre un important programme de transformation comprenant plus de 20 projets, afin de moderniser la prestation des services et de renouveler des biens essentiels pour la 43e élection générale et les élections suivantes. La plupart des projets sont axés sur la TI et nécessitent d'importantes mesures de gestion du changement.

Le Comité de vérification s'est réuni en séance extraordinaire le 25 octobre 2017 pour étudier les facteurs de risque et les plans de gestion des projets de quatre grandes initiatives de transformation. Il a insisté sur l'importance d'une gouvernance souple et d'une surveillance intégrée de tous les projets majeurs, d'une capacité de gestion des projets adéquate, d'une rigoureuse planification des mesures d'urgence, d'un leadership en matière de gestion du changement, et d'une mise à l'essai rigoureuse et intégrée des solutions.

Le Comité a recommandé à EC d'effectuer une évaluation externe de l'ensemble des plans de projet et de leurs incidences. C'est ainsi que Gartner Consulting s'est vu confier le mandat de réaliser une évaluation indépendante du programme de transformation d'EC, en se concentrant sur les 12 projets comportant les risques et les coûts les plus élevés. Gartner Consulting a présenté au Comité, lors de la réunion du 28 mars 2018, les résultats préliminaires de cette évaluation, accompagnés de recommandations pour atténuer les risques liés à la mise en œuvre des projets en cours et pour améliorer la capacité d'exécution des projets futurs axés sur la TI.

ii) Activités du Comité de vérification

En application des politiques révisées du CT sur la vérification interne, les comités de vérification des ministères et des organismes ne sont plus tenus de se concentrer sur huit domaines de surveillance précis. Toutefois, cette façon de faire a été maintenue comme pratique exemplaire en 2017-2018, pendant l'évaluation de l'incidence des modifications apportées aux politiques.

Au cours du dernier exercice, le Comité de vérification d'EC s'est penché sur les principaux domaines suivants.

1. Valeurs et éthique

  • Le Comité a été informé de l'avancement des initiatives visant à intégrer les valeurs et l'éthique à tous les volets de travail. De même, la direction a présenté la stratégie pour la santé mentale et la nouvelle charte de la civilité d'EC, qui visent à favoriser le respect et l'intégrité en milieu de travail.

2. Gestion des risques

  • Le Comité a périodiquement reçu de l'information à jour sur l'évolution des enjeux et sur les mesures prises par EC pour gérer ses affaires et remplir son mandat.
  • En février 2018, un aperçu du cadre de gestion des risques d'EC a été présenté au Comité. Ce cadre fait état des principaux risques qui guettent l'organisme, et sert à développer sa capacité et sa stratégie de gestion continue des risques, ainsi que son profil de risque.
  • Le Comité a fait le point sur la façon dont l'organisme gère les problèmes de paye liés à Phénix pour s'assurer qu'il répond à ses obligations, consigne correctement les transactions et réduit au minimum les répercussions sur les employés. Les membres ont souligné les efforts déployés à ce jour, en affirmant que les répercussions du système de paye Phénix semblaient être maîtrisées à EC.
  • En octobre 2017 et en mars 2018, le Comité a été informé de l'avancement des activités de préparation électorale d'EC et des jalons connexes pour la 43e élection générale. Il a souligné l'importance de bien mettre en œuvre les projets de transformation et les mesures connexes de gestion du changement, ainsi que de gérer efficacement les incidences de la réforme législative proposée.
  • En mars 2018, le Comité a obtenu un aperçu de la stratégie de sécurité d'EC pour la 43e élection générale. Il a insisté sur l'importance de la stratégie, plus particulièrement sur le plan de la sécurité matérielle et de la cybersécurité.

3. Cadre de contrôle de la gestion

  • En février et en mars 2018, le Comité a obtenu des renseignements à jour sur les contrôles internes en matière de gestion financière et plus précisément sur les outils de gestion financière qui seront mis en place pour la 43e élection générale. Les membres ont également été renseignés sur l'élaboration du Plan d'action sur les contrôles internes pour la période allant de l'exercice 2017-2018 à l'exercice 2019-2020. Le Comité a félicité EC de sa transition vers une mise à l'essai plus systématique des contrôles internes.
  • En octobre 2017, le Comité a reçu le plan d'approvisionnement de l'organisme, les procédures de consultation des fournisseurs et le cadre de gouvernance des contrats.
  • Des responsables d'EC ont annoncé la réception d'un rapport provisoire de l'ombudsman de l'approvisionnement, indiquant que l'organisme était en règle et n'avait que des lacunes mineures à corriger. Le Comité a suggéré d'inclure l'approvisionnement dans le plan de vérification de l'organisme, la dernière vérification de cette fonction remontant à 2009.

4. Fonction de vérification interne

  • En mars 2018, les conclusions de la vérification du programme des rapports de financement politique des candidats ont été présentées au Comité de vérification. Même si le Comité était d'accord avec les conclusions et les recommandations du rapport, il a été mentionné que le rapport tenait plus de l'examen de programme que de la vérification, en raison de la portée et de la nature de l'analyse. Le rapport a été modifié en conséquence.
  • En mars 2018, le Comité a été informé par la DPV du report de la vérification des contrôles exercés sur la gestion financière en région. La vérification sera effectuée après la prochaine élection générale, en raison de la mise en œuvre du nouveau plan d'action sur les contrôles internes, qui prévoit une mise à l'essai complète des contrôles financiers internes au printemps 2019.
  • En 2017-2018, il a été décidé que dorénavant, la DPV et le dirigeant principal des finances participeraient chaque année à une réunion à huis clos avec le Comité de vérification.

5. Bureau du vérificateur général du Canada et organismes centraux

  • Comme un représentant du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) assistait aux réunions, le Comité a été tenu informé des questions soulevées par le BVG et de ses plans de vérification.
  • En août 2017, le représentant du BVG a présenté un résumé de la vérification des états financiers d'EC par le BVG et a mentionné que ceux-ci étaient conformes aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.
  • En février 2018, le représentant du BVG a présenté le plan de vérification du BVG pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018.
  • Le 27 novembre 2017, les membres externes du Comité de vérification de l'organisme, ainsi que la DPV, ont assisté au symposium des comités ministériels de vérification organisé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les participants au symposium en ont appris davantage sur les tendances et les priorités en matière de gestion et de vérification au gouvernement fédéral.

6. Suivi des plans d'action de la direction

  • Le Comité fait systématiquement le suivi des plans d'action présentés par la direction à la suite des vérifications internes et externes. Ce suivi a été reporté à août 2018, en raison des priorités organisationnelles.

7. Rapports sur les états financiers et les comptes publics

  • À la réunion d'août 2017, le Comité a examiné et approuvé les états financiers d'EC. Les membres ont souligné le travail fait à l'égard des états financiers et des annexes, notamment celui visant à améliorer les rapports sur les immobilisations pour répondre aux attentes du BVG.

8. Reddition de comptes

  • En août 2017, le Comité a obtenu un aperçu du Cadre des résultats ministériels, notamment du processus d'élaboration et des éléments clés du cadre, ainsi que des prochaines mesures à prendre pour le soumettre au Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Au même moment, le Comité a examiné et approuvé le Rapport sur les résultats ministériels de 2017-2018.
  • En février 2018, le Comité a examiné le Plan ministériel 2018-2019. On lui a rappelé les changements apportés récemment au plan, en raison de la nouvelle Politique sur les résultats du CT. Ce fut une année de transition de l'ancienne à la nouvelle façon de faire.

iii) Activités de la dirigeante principale de la vérification

En 2017-2018, la DPV a voulu renforcer la fonction de vérification interne à la suite de changements organisationnels et de la révision des politiques du CT sur la vérification interne.

  • Premièrement, la DPV a poursuivi les démarches entreprises en mars 2017 pour intégrer la fonction de vérification interne au Bureau de l'intégrité électorale. Ce changement a consolidé et renforcé la fonction de certification indépendante d'EC. Le Comité de vérification a pris note de cette intégration et a demandé à la DPV de dresser un portrait global de ce qui attend la fonction d'intégrité électorale afin de mieux comprendre les synergies potentielles avec la fonction de vérification.
  • Deuxièmement, la révision des politiques du CT a été l'occasion pour la fonction de vérification interne d'évaluer et d'améliorer ses pratiques. L'équipe de Vérification interne a révisé son PVAR, sa charte de vérification interne et son mandat, puis les a présentés au Comité de vérification.
  • Troisièmement, la fonction de vérification interne a mis en œuvre son deuxième PVAR triennal (de 2017-2018 à 2019-2020), duquel découle la majorité de ses activités. L'une des trois vérifications prévues dans le PVAR devait avoir lieu en 2017-2018 (celle du programme de financement politique et des rapports des candidats). Axée sur l'efficience et l'efficacité du processus de vérification des rapports des candidats, cette vérification visait principalement à fournir une assurance indépendante sur l'adéquation, l'efficacité, l'efficience et la rapidité d'exécution du programme de financement politique, qui doit permettre à l'organisme de respecter ses obligations en la matière au titre de la Loi électorale du Canada. La vérification a été réalisée à l'automne et à l'hiver 2017-2018.
  • Quatrièmement, la fonction de vérification interne a aidé à coordonner l'analyse du programme de transformation et des projets axés sur la TI, ainsi que les discussions à ce sujet. Elle a aussi géré l'examen indépendant du programme de transformation effectué par Gartner Consulting.
  • Cinquièmement, la DPV a fait des démarches pour obtenir une accréditation en vérification interne, comme recommandé par le Comité de vérification. Celui-ci a salué les progrès qu'elle a accomplis à cet égard au cours de l'année.

Autres réalisations importantes

  • Le Comité a recruté un nouveau membre.
  • Des services de logistique et d'information ont été fournis au Comité et aux certificateurs externes.
  • La fonction de vérification interne a aidé PricewaterhouseCoopers à mener les vérifications indépendantes requises pour plusieurs élections partielles, et les résultats ont été présentés au Comité.
  • Le point a été fait sur les vérifications internes et externes récentes à EC ainsi que sur les examens administratifs.

Conclusion

Le Comité de vérification juge qu'EC s'est acquitté de ses obligations en matière de vérification interne en 2017-2018.

Le Comité salue les réalisations de la DPV au cours du dernier exercice. Il l'encourage à continuer de développer la fonction de vérification interne et sa capacité de certification des programmes et des initiatives clés de l'organisme.

Le Comité estime que ses activités au cours de l'exercice lui ont permis de jouer son rôle de façon satisfaisante. Il a obtenu de l'information transparente et utile adaptée à son mandat.

Le Comité a pris acte du travail fait par EC pour établir son programme de transformation et pour se préparer à la 43e élection générale, tout en préparant la mise en œuvre de la réforme législative proposée. D'après ce qu'il a observé au cours de l'exercice 2017-2018, il estime qu'EC a adopté une démarche systématique et rationnelle pour exécuter son mandat, gérer les risques, surveiller les résultats et publier des rapports.