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Charte de vérification interne

1. Introduction

La Charte de vérification interne d'Élections Canada a été mise à jour dans le cadre d'un processus régulier de révision, ainsi que pour prendre en compte les politiques révisées du Conseil du Trésor (CT) sur la vérification interne, entrées en vigueur le 1er avril 2017.

2. Date d'entrée en vigueur

La présente Charte entre en vigueur le 1er avril 2018. Elle remplace la Charte de vérification interne qui a pris effet le 1er avril 2017.

3. Mission, responsabilité et portée de la fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne a pour mission d'offrir des services de certification indépendants et objectifs dans l'intérêt de l'organisme et afin d'améliorer ses activités. Elle aide l'organisme à atteindre ses objectifs en appliquant une démarche systématique et rigoureuse afin d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des éléments suivants :

  • stratégies et pratiques de gestion du risque;
  • cadres, systèmes et pratiques de contrôle de la gestion;
  • processus de gouvernance.

La dirigeante principale de la vérification (DPV) d'Élections Canada, aussi directrice principale du Secteur de l'intégrité électorale et de la vérification interne, relève directement du sous-directeur général des élections (SDGE), Affaires régulatoires (à compter de juillet 2018).

Le directeur général des élections (DGE) et la haute direction s'assurent de l'efficacité des contrôles de gestion pour favoriser l'atteinte des objectifs et réduire les risques. La fonction de vérification interne joue un rôle important en aidant le DGE et la haute direction à s'acquitter de cette responsabilité.

La fonction de vérification interne procédera à des examens sélectifs des activités considérées comme présentant un risque plus élevé que la moyenne, ou si le DGE demande une assurance supplémentaire de l'efficacité des mesures de contrôle.

Les travaux de la fonction de vérification visent à déterminer si les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'organisme, tels qu'ils ont été établis et présentés par la direction, sont appropriés compte tenu de la taille de l'organisme, de ses ressources et des risques, et si ces processus permettent d'atteindre les objectifs fixés.

Les améliorations possibles liées au contrôle de gestion, à la gouvernance et à la gestion des risques qui sont cernées dans le cadre de la vérification sont communiquées au niveau de gestion compétent.

4. Exigences relatives à la loi et aux politiques

Les politiques révisées du CT sur la vérification interne, qui comprennent la Directive sur l'audit interne du gouvernement du Canada, sont entrées en vigueur le 1er avril 2017, et remplacent la série de politiques sur la vérification interne datant du 1er avril 2012.

La révision des politiques a donné lieu à plusieurs changements applicables à tous les organismes fédéraux dans le but de simplifier les instruments, d'éliminer les exigences de vérification contradictoires et de clarifier les rôles et les responsabilités du contrôleur général du Canada.

En vertu des nouveaux instruments de politique, les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Dans certains cas, Élections Canada pourrait décider de prendre des mesures afin de respecter ces exigences.

Élections Canada a cerné plusieurs changements clés qui pourraient avoir une incidence sur la fonction de vérification et sur le Comité de vérification, et qui méritent un examen approfondi.

Les changements apportés aux politiques ont fait l'objet de discussions à la réunion du Comité de vérification d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Obligation d'avoir une fonction de vérification interne

Selon les politiques révisées, seuls les ministères ayant un niveau de référence supérieur à 300 millions de dollars par année doivent avoir une fonction de vérification interne. Toutefois, il a été décidé qu'EC conserverait la sienne, compte tenu de son environnement opérationnel et du peu de surveillance que les organismes centraux exercent sur les agents du Parlement.

Qualifications des dirigeants principaux de la vérification

Les DPV nommés par les agents du Parlement ne sont pas tenus d'avoir une accréditation en vérification interne ou un titre comptable professionnel. Le Comité de vérification a néanmoins recommandé que la DPV obtienne une accréditation en vérification interne.

Admissibilité à la présidence des comités de vérification

Il faut désormais que les présidents des comités de vérification des ministères viennent de l'extérieur de l'administration publique fédérale, sauf si le contrôleur général du Canada accorde une exemption. Les agents du Parlement étant exemptés de cette exigence, il a été décidé que le DGE continuerait de présider le Comité de vérification jusqu'à nouvel ordre.

Divulgation annuelle de la rémunération et des dépenses des membres d'un comité de vérification

En tant qu'organisme, Élections Canada n'est pas tenu de divulguer de manière proactive la rémunération et les dépenses (y compris les dépenses de voyage et d'accueil) des membres externes de son Comité de vérification, comme il est désormais exigé pour les ministères. EC a toutefois adopté cette pratique exemplaire. Cette mesure sera mise en œuvre en 2018-2019, en fonction des lignes directrices fournies dans le bulletin technique du Bureau du contrôleur général.

Divulgation annuelle des activités des membres d'un comité de vérification

En tant qu'organisme, Élections Canada n'est pas tenu de divulguer de manière proactive, au moins une fois par année, l'ensemble des nouvelles activités et nominations et des nouveaux intérêts des membres externes de son Comité de vérification. Cette information est exigée des ministères pour évaluer si l'indépendance et l'objectivité des membres de leur Comité de vérification peuvent être comprises ou sembler compromises. EC a toutefois décidé d'adopter cette pratique exemplaire, à compter de 2018-2019.

Élimination de l'obligation des comités de vérification et des DPV de présenter des rapports annuels

Le Comité de vérification et la DPV ne sont plus tenus de présenter des rapports annuels, sauf si l'administrateur général l'exige. Néanmoins, ils ont décidé de préparer ensemble un seul rapport annuel.

5. Responsabilités

La DPV et le personnel de la fonction de vérification interne assument les responsabilités suivantes :

  • Élaborer et mettre en œuvre un plan pluriannuel de vérification interne, qui sera mis à jour chaque année. Ce plan, établi à l'aide d'une méthodologie axée sur les risques, doit :
    • tenir compte des recommandations de la haute direction et du Comité de vérification pour gérer les risques ou les problèmes de contrôle cernés par la direction ou les vérificateurs externes;
    • prévoir les vérifications internes effectuées par le Bureau du contrôleur général au titre des évaluations à l'échelle du gouvernement, y compris les mécanismes de contrôle fondamentaux et certaines vérifications horizontales;
    • viser essentiellement la prestation de services de certification, et exceptionnellement la prestation d'autres services;
    • être soumis au Comité de vérification pour examen et recommandations, puis au DGE pour approbation.
  • Communiquer au DGE et au Comité de vérification le plan de vérification interne et les besoins en ressources de la fonction de vérification interne, notamment les changements provisoires importants et l'incidence de la limitation des ressources.
  • S'assurer que les ressources affectées à la vérification interne sont appropriées, suffisantes et réparties efficacement pour assurer la réalisation du plan approuvé.
  • Veiller à la réalisation des projets de vérification interne et à la soumission des rapports au Comité de vérification en temps opportun.
  • S'assurer que les vérificateurs internes possèdent les qualifications et les compétences professionnelles appropriées et qu'ils ont la possibilité de maintenir et de développer leurs compétences en matière de vérification interne. Cela comprend la possibilité de devenir vérificateur interne certifié ou, du moins, professionnel agréé de la vérification gouvernementale ou d'acquérir toute autre accréditation pertinente en vérification.
  • Établir des politiques et des procédures appropriées pour orienter la fonction de vérification interne et veiller à ce que les normes de vérification interne du gouvernement du Canada soient respectées.
  • Élaborer et maintenir un programme d'amélioration et d'assurance de la qualité qui englobe tous les aspects de la fonction de vérification interne et qui évalue l'efficacité de celle-ci de façon continue.
  • En collaboration avec le DGE et le Comité de vérification, veiller à ce qu'un vérificateur indépendant compétent ou une équipe externe de vérification procède périodiquement à une inspection des pratiques ou à un autre examen externe de la fonction de vérification interne, et à ce que les résultats de cette évaluation externe soient transmis au DGE et au Comité de vérification.
  • Présenter au Comité de vérification et à la direction un rapport sommaire périodique des résultats des vérifications et les plans d'action de la direction qui en découlent.
  • Coordonner les activités et les plans de vérification interne avec les autres fournisseurs internes et externes de services de certification, et coordonner les activités de consultation afin d'assurer une couverture adéquate et de réduire le dédoublement des efforts.
  • Publier sur le site Web d'Élections Canada la Charte de vérification interne, les rapports de vérification interne et le mandat du Comité de vérification, s'il y a lieu.
  • Collaborer avec les membres externes du Comité de vérification pour produire un rapport annuel conjoint sur les activités du Comité et de la fonction de vérification au cours de l'année précédente. Ce rapport sera publié sur le site Web d'Élections Canada.
  • S'assurer que les membres externes du Comité de vérification divulguent, au moins une fois par année, toute nouvelle activité ou nomination ou tout nouvel intérêt pouvant compromettre ou sembler compromettre leur indépendance ou leur objectivité.
  • Veiller à la divulgation et à la publication en ligne de la rémunération des membres externes du Comité de vérification, conformément au mécanisme établi par le Bureau du contrôleur général.

6. Autorité

La DPV et le personnel de la fonction de vérification interne sont autorisés :

  • à disposer d'un accès illimité à l'ensemble des fonctions, des dossiers, des biens et du personnel de l'organisme, et à obtenir de l'information et des explications auprès des employés et des entrepreneurs d'Élections Canada, sous réserve des lois applicables;
  • à disposer d'un libre accès auprès de l'ensemble des membres du Comité de vérification et, au moins une fois par année, à avoir une discussion à huis clos avec les membres externes du Comité de vérification;
  • à affecter des ressources, à établir des fréquences, à proposer des sujets, à déterminer l'étendue du travail et à utiliser les techniques nécessaires pour atteindre les objectifs de vérification;
  • à obtenir l'aide nécessaire du personnel des services de l'organisme où les vérifications sont effectuées, ainsi que d'autres services spécialisés, que ce soit à Élections Canada ou à l'externe;
  • à s'acquitter librement de leurs responsabilités, notamment celle de rendre compte des conclusions de leurs vérifications au DGE et au Comité de vérification.

7. Indépendance et conflits

La DPV relève, sur le plan fonctionnel, du DGE et a accès au Comité de vérification, comme le décrit le présent document. Dans ses rapports au Comité de vérification, la DPV fait régulièrement état des activités de vérification.

La DPV surveillera la structure hiérarchique pour s'assurer que les activités de la fonction de vérification interne ne sont pas compromises. Toute entrave aux activités sera signalée au DGE et au Comité de vérification.

8. Reddition de comptes

Dans l'exécution de ses fonctions, la DPV est responsable devant le DGE et le Comité de vérification :

  • de signaler les questions importantes liées aux processus de contrôle des activités d'Élections Canada, notamment les améliorations possibles aux processus, et de fournir de l'information sur ces questions afin de les résoudre;
  • de fournir périodiquement de l'information sur l'état et les résultats du plan de vérification annuel, et de déterminer si les ressources en matière de vérification interne sont adéquates;
  • d'assurer la coordination avec les autres fonctions de certification, de contrôle et de surveillance, et de les encadrer (gestion du risque, évaluation, conformité, sécurité, contrôles juridiques, éthiques et environnementaux, vérification externe);
  • de présenter un résumé annuel des travaux accomplis dans le plan de vérification interne.

9. Autres exigences

Le Comité de vérification a recommandé que la DPV obtienne une accréditation en vérification interne.

La DPV et son personnel doivent respecter les principes en matière d'intégrité, d'objectivité, de confidentialité et de compétence énoncés dans le Code de déontologie de l'Institut des vérificateurs internes.

10. Normes de vérification

La fonction de vérification interne mènera ses activités conformément aux Politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes professionnelles, dont le Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.