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Charte de vérification interne

1. Introduction

La Charte de vérification interne (la Charte) du Bureau du directeur général des élections (BDGE) 1 a été mise à jour dans le cadre d'un processus régulier de révision, ainsi que pour prendre en compte les politiques révisées du Conseil du Trésor sur la vérification interne, entrées en vigueur le 1er avril 2017.

La Charte de vérification interne s'inspire des exigences de la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et des normes internationales pour la pratique professionnelle de l'Institut des vérificateurs internes.

La Charte de vérification interne définit l'objet, l'autorité et les responsabilités de la fonction de vérification interne du BDGE. Elle est complémentaire au mandat du Comité de vérification. Le Comité de vérification est tenu d'examiner la Charte chaque année et d'en recommander l'approbation au directeur général des élections (DGE).

2. Date d'entrée en vigueur

La présente charte entre en vigueur le 1er novembre 2020. Elle remplace la Charte de vérification interne qui a pris effet le 1er avril 2019.

3. Mission et portée de la fonction de vérification interne

La fonction de vérification interne a pour mission d'offrir des services de certification et de conseil indépendants et objectifs visant à servir l'intérêt du BDGE et à améliorer ses activités. Elle aide l'organisme à atteindre ses objectifs en appliquant une démarche systématique et rigoureuse en vue d'évaluer et d'améliorer l'efficacité des éléments suivants :

  • stratégies et pratiques de gestion des risques;
  • cadres, systèmes et pratiques de contrôle de la gestion;
  • processus de gouvernance.

La dirigeante principale de la vérification (DPV) du BDGE, aussi dirigeante principale de la planification et de la vérification, relève directement du DGE.

Le DGE et la haute direction s'assurent de l'efficacité des contrôles de gestion pour favoriser l'atteinte des objectifs et réduire les risques. La fonction de vérification interne joue un rôle important auprès du DGE et de la haute direction pour les aider à s'acquitter de cette responsabilité. La fonction de vérification interne procédera à des examens sélectifs des activités considérées comme présentant un risque plus élevé que la moyenne, ou si le DGE demande une assurance supplémentaire de l'efficacité des mesures de contrôle.

Les travaux de la fonction de vérification interne visent à déterminer si les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du BDGE, tels qu'ils ont été établis et présentés par la direction, sont appropriés compte tenu de la taille de l'organisme, de ses ressources et des risques, et si ces processus permettent d'atteindre les objectifs fixés.

Les améliorations possibles liées au contrôle, à la gouvernance et à la gestion des risques qui sont cernées dans le cadre de la vérification seront communiquées au niveau de gestion compétent.

4. Exigences relatives aux politiques

Les politiques révisées du Conseil du Trésor sur la vérification interne, qui comprennent la Directive sur l'audit interne du gouvernement du Canada, sont entrées en vigueur le 1er avril 2017.

La révision des politiques a donné lieu à plusieurs changements applicables à tous les organismes fédéraux dans le but de simplifier les instruments, d'éliminer les exigences de vérification contradictoires et de clarifier les rôles et les responsabilités du contrôleur général du Canada.

En vertu des nouveaux instruments de politique, les agents du Parlement demeurent exemptés d'un certain nombre d'exigences. Dans certains cas, le BDGE a décidé de prendre des mesures afin de respecter ces exigences.

Le BDGE a cerné plusieurs changements clés qui pourraient avoir une incidence sur la fonction de vérification et sur le Comité de vérification, et qui méritent un examen approfondi.

Les changements apportés aux politiques ont fait l'objet de discussions à la réunion du Comité de vérification d'août 2017. Voici les décisions qui ont été prises à cette réunion.

Obligation d'avoir une fonction de vérification interne

Selon les politiques révisées, seuls les ministères ayant un niveau de référence supérieur à 300 millions de dollars par année doivent avoir une fonction de vérification interne. Toutefois, il a été décidé que le BDGE conserverait la sienne, compte tenu de son environnement opérationnel et du peu de surveillance que les organismes centraux exercent sur les agents du Parlement.

Qualifications des dirigeants principaux de la vérification (DPV)

Les DPV nommés par les agents du Parlement ne sont pas tenus d'avoir une accréditation en vérification interne ou un titre comptable professionnel.

5. Responsabilités

La DPV et le personnel de la fonction de vérification interne assument les responsabilités suivantes :

  • Établir, au moins une fois par année, un plan de vérification axé sur les risques et le mettre à jour au besoin. Ce plan doit être pluriannuel, axé essentiellement sur la prestation de services de certification, recommandé par le Comité de vérification et approuvé par le DGE. En outre, il doit tenir compte :
    • des recommandations de la haute direction et du Comité de vérification pour gérer les risques ou les problèmes de contrôle cernés par la direction ou les vérificateurs externes;
    • des vérifications horizontales réalisées par le contrôleur général;
    • des vérifications prévues réalisées par des fournisseurs externes de services de certification et d'autres ministères afin d'assurer un travail adéquat et de réduire le dédoublement des efforts;
    • d'autres fonctions de surveillance, y compris, lorsque l'expertise et la capacité le permettent, l'option d'offrir des services de consultation au BDGE en complément des services de certification et conformément au Cadre international de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.
  • Veiller à ce que le DGE et le Comité de vérification connaissent les besoins en ressources de la fonction de vérification interne et les répercussions des décisions liées aux ressources.
  • Veiller à la réalisation des projets de vérification interne et à la soumission des rapports au Comité de vérification en temps opportun.
  • Rendre compte au DGE et au Comité de vérification, au moins une fois par année, de l'exécution ou de la non-exécution des mesures prévues par la direction pour donner suite aux recommandations en matière de vérification interne et externe. 
  • S'assurer que les vérificateurs internes possèdent les qualifications et les compétences professionnelles appropriées et qu'ils ont la possibilité de maintenir et de développer leurs compétences en matière de vérification interne.
  • Établir des politiques et des procédures appropriées pour orienter la fonction de vérification interne et la Charte en veillant à ce que les normes de vérification interne du gouvernement du Canada soient respectées.
  • Élaborer et maintenir un programme d'amélioration et d'assurance de la qualité qui englobe tous les aspects de la fonction de vérification interne et qui en évalue l'efficacité de façon continue.
  • En collaboration avec le DGE et le Comité de vérification, veiller à ce qu'un vérificateur indépendant compétent ou une équipe externe de vérification procède périodiquement à une inspection des pratiques ou à un autre examen externe de la fonction de vérification interne, et à ce que les résultats de cette évaluation externe soient transmis au DGE et au Comité de vérification. 
  • Publier sur le site Web de l'organisme la Charte de vérification interne, les rapports de vérification interne et le mandat du Comité de vérification, s'il y a lieu.
  • Collaborer avec les membres externes du Comité de vérification pour mener des auto-évaluations périodiques du rendement du Comité à des fins d'amélioration continue.
  • S'assurer que les membres externes du Comité de vérification divulguent, au moins une fois par année, toute nouvelle activité ou nomination ou tout nouvel intérêt pouvant compromettre ou sembler compromettre leur indépendance ou leur objectivité.
  • Veiller à la divulgation et à la publication en ligne de la rémunération des membres externes du Comité de vérification, conformément au mécanisme établi par le Bureau du contrôleur général.

6. Autorité

La DPV et le personnel de la fonction de vérification interne sont autorisés :

  • à disposer d'un accès illimité à l'ensemble des fonctions, des dossiers, des biens et du personnel du BDGE, et à obtenir de l'information et des explications auprès des employés et des entrepreneurs du BDGE, sous réserve des lois applicables; 
  • à disposer d'un libre accès à l'ensemble des membres du Comité de vérification et, au moins une fois par année, à avoir une discussion à huis clos avec les membres externes du Comité de vérification;
  • à affecter des ressources, à établir des fréquences, à proposer des sujets, à déterminer l'étendue du travail et à utiliser les techniques nécessaires pour atteindre les objectifs de vérification; 
  • à obtenir l'aide nécessaire du personnel des services de l'organisme où les vérifications sont effectuées, ainsi que d'autres services spécialisés, que ce soit au BDGE ou à l'externe;
  • à s'acquitter librement de leurs responsabilités, notamment celle de rendre compte des conclusions de leurs vérifications au DGE et au Comité de vérification.

7. Indépendance et conflits

La DPV a été nommée par le DGE pour mener la fonction de vérification interne du BDGE. Elle relève du DGE et a accès au Comité de vérification. Dans le cadre de ses interactions avec le Comité de vérification, la DPV fait régulièrement état des activités de vérification. La DPV surveillera la structure hiérarchique pour s'assurer que les activités de la fonction de vérification interne ne sont pas compromises. Toute entrave aux activités sera signalée au DGE et au Comité de vérification.

La DPV avisera le DGE lorsqu'elle aura conclu que la direction a accepté un niveau de risque résiduel inacceptable pour le BDGE. Si aucune décision concernant le risque résiduel ne peut être rendue, la DPV soumettra le cas au Comité de vérification.

Normalement, à chaque réunion, les membres du Comité de vérification se réuniront à huis clos. Des représentants des fournisseurs externes de services de certification ou tout autre haut fonctionnaire pourraient être convoqués aux réunions. La DPV et le dirigeant des finances rencontreront également les membres du Comité de vérification à huis clos au moins une fois par année.

8. Reddition de comptes

Dans l'exécution de ses fonctions, la DPV est tenue devant le DGE et le Comité de vérification :

  • de signaler les questions importantes liées aux processus de contrôle des activités du BDGE, notamment les améliorations possibles aux processus, et de fournir de l'information sur ces questions afin qu'elles soient résolues; 
  • de fournir périodiquement de l'information sur l'état et les résultats du plan de vérification annuel, et de déterminer si les ressources en matière de vérification interne sont adéquates;
  • d'assurer la coordination avec les autres fonctions de certification, de contrôle et de surveillance (gestion des risques, évaluation, conformité, sécurité, contrôles juridiques, éthiques et environnementaux, vérification externe) et de les encadrer; 
  • de présenter un résumé annuel des travaux accomplis dans le plan de vérification interne.

Note de bas de page

1 Le Bureau du directeur général des élections inclut Élections Canada et le Bureau du commissaire aux élections fédérales.