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Processus de production des bulletins de vote (tel quel en 2021)Comparution du DGE sur l'étude sur les langues autochtones sur les bulletins de vote devant le Comité permanent de la procédure et des affaires de la Chambre

Messages clés

  • Le processus de production des bulletins de vote, une activité très organisée, est coordonné par trois équipes de l'administration centrale, les 338 directeurs du scrutin (DS) et plus de 200 imprimeurs au Canada, dans des délais très serrés, pour respecter les exigences prévues par la Loi électorale du Canada.
  • Le processus actuel est décrit ci-dessous. Il comprend la collecte des noms, la production des images, l'impression des bulletins de vote, leur assemblage en livrets avec talons, leur livraison aux bureaux des DS et le contrôle de leur qualité par les DS, ainsi que le suivi de chaque bulletin donné à chaque préposé au scrutin.

Faits

Survol du processus :

  1. Du 34e ou 33e jour au 21e jour: Période de mise en candidature – collecte des noms des candidats
  2. Les 30e et 29e jours avant le jour du scrutin : Envoi du papier à bulletins de vote aux imprimeurs
  3. Le 21e jour avant le jour du scrutin (à 14 h) : Clôture du processus de la mise en candidature
  4. Le 19e jour avant le jour du scrutin (à 14 h) : Fin du processus d'approbation des candidatures
  5. Du 21e jour au 18e jour avant le jour du scrutin : Préparation des images de bulletin de vote – dernière vérification des candidatures, préparation et contrôle de la qualité des listes des candidats, préparation et contrôle de la qualité des images de bulletin, envoi des courriels aux imprimeurs
  6. Le 18e jour avant le jour du scrutin : Préparation des épreuves de bulletin de vote – production des épreuves par les imprimeurs
  7. Du 18e jour au 13e jour avant le jour du scrutin : Production des livrets de bulletins de vote – impression, perforation et découpage des feuilles, puis assemblage des livrets, par les imprimeurs
  8. Les 14e et 13e jours avant le jour du scrutin : Livraison des premiers livrets aux DS
  9. Du 13e jour au 11e jour avant le jour du scrutin : Contrôle de la qualité des livrets de bulletins de vote et préparation au vote par anticipation – contrôle de la qualité des livrets, préparation au vote par anticipation et suivi de chaque livret donné à chaque fonctionnaire électoral
  10. Du 11e jour au 7e jour avant le jour du scrutin : Vote par anticipation – contrôle de la qualité par les fonctionnaires électoraux et remise des bulletins de vote aux bureaux de scrutin
  11. Du 13e jour au 6e jour avant le jour du scrutin : Préparation et livraison des livrets aux DS pour le jour de l'élection
  12. Du 6e jour au dernier jour avant le jour du scrutin : Contrôle de la qualité des livrets et préparation au scrutin ordinaire
  13. Le jour du scrutin : Jour du scrutin ordinaire

Étapes détaillées :

  1. Du 34e ou 33e jour au 21e jour avant le jour du scrutin : Période de mise en candidature

    La période de mise en candidature s'ouvre, et les candidats peuvent déposer leur acte de candidature, après y avoir inscrit leur nom tel qu'il doit être imprimé sur les bulletins de vote. Cette période se clôt le 21e jour avant le jour du scrutin à 14 h, et les candidats ont jusqu'à 17 h, heure locale, pour se désister. Le processus de production des bulletins de vote ne peut commencer avant cette heure, car la liste des candidats n'est pas encore définitive.

  2. Les 30e et 29e jours avant le jour du scrutin : Envoi du papier à bulletins de vote aux imprimeurs

    Élections Canada (EC) communique avec chaque imprimeur pour : s'assurer qu'il peut encore offrir ses services; mettre à jour le nombre estimé de bulletins de vote ou de livrets à imprimer et à assembler; reconfirmer l'adresse d'expédition et les coordonnées de l'imprimeur. Ensuite, EC expédie le papier à bulletins aux imprimeurs et en confirme la réception au plus tard le 24e jour avant le jour du scrutin. Tout imprimeur qui n'offre plus ses services est remplacé.

  3. Du 21e jour au 18e jour avant le jour du scrutin : Préparation des images de bulletin de vote

    Les DS effectuent une dernière vérification des candidatures qui ont été posées le 22e jour et le 21e jour avant le jour du scrutin.

    Le personnel des équipes des opérations liées au vote et de la planification, des services aux candidats ainsi que des services créatifs, à l'administration centrale d'EC, suit les étapes suivantes :

    1. examiner l'information fournie dans les actes de candidature de dernière minute et veiller à ce que les noms et autres renseignements soient entrés correctement dans le système de gestion des candidatures;
    2. produire le Rapport de vérification de la liste des candidats pour chaque circonscription (ce rapport dresse la liste des candidats et indique les noms de leur parti);
    3. produire les images de bulletin de vote en PDF pour chaque circonscription;
    4. envoyer les Rapports de vérification aux DS, qui doivent confirmer l'exactitude de l'information fournie :
      1. faire un suivi auprès des DS au besoin, jusqu'à ce que leur réponse soit reçue;
      2. inspecter les images de bulletin en PDF à des fins de contrôle de la qualité (en même temps que l'examen des rapports par les DS, pour gagner du temps);
    5. envoyer aux imprimeurs par courriel les images de bulletin en PDF pour chaque circonscription une fois qu'elles ont été inspectées à des fins de contrôle de la qualité et que les DS ont confirmé l'information fournie dans les rapports de vérification.
  4. Si l'inspection de contrôle de la qualité par le personnel de l'administration centrale révèle un problème, ou si un DS trouve un problème relativement à l'information contenue dans un Rapport de vérification, les données fournies pour la circonscription concernée doivent être corrigées, et le processus est à recommencer, avec un nouveau Rapport de vérification et une nouvelle image de bulletin de vote en PDF.

    Ces étapes sont d'abord suivies le soir du 21e jour avant le jour du scrutin pour une vingtaine de circonscriptions, où l'impression et la distribution sont exceptionnellement compliquées. Selon un premier examen des données, l'ajout de langues autochtones sur les bulletins de vote au Canada concernerait la plupart de ces circonscriptions rurales ou éloignées. Dans le cas des autres circonscriptions, le processus s'effectue par lots et se termine au plus tard à 7 h le 18e jour avant le jour du scrutin.

  5. Le 18e jour avant le jour du scrutin : Préparation des épreuves de bulletin de vote

    Les imprimeurs préparent des épreuves de bulletin de vote pour que les DS les inspectent et les approuvent avant que l'impression commence. Les DS inspectent ces épreuves à l'aide d'une liste de contrôle, puis autorisent le début de l'impression. (Si un DS détecte un problème, cette étape doit être répétée.)

  6. Du 18e jour au 13e jour avant le jour du scrutin : Production des livrets de bulletins de vote

    Les imprimeurs préparent les livrets de bulletins pour le vote par anticipation. Ce processus comprend les étapes ci-dessous, qui sont suivies selon un ordre variable d'un imprimeur à l'autre, car les imprimeurs n'ont pas les mêmes équipements :

    • découper les feuilles de papier fournies par EC pour leur donner une taille appropriée pour les machines d'impression, au besoin;
    • imprimer en noir et blanc l'image du recto de chaque bulletin de vote;
    • imprimer en noir et blanc l'image du verso de chaque bulletin;
    • imprimer le numéro de série de chaque bulletin au verso du talon et de la souche du bulletin;
    • perforer chaque bulletin deux fois, de façon à séparer le bulletin du talon et le talon de la souche;
    • assembler les feuilles en groupes de 50 de manière que les numéros de série soient en ordre;
    • découper les feuilles en bulletins;
    • ajouter les pages couvertures;
    • relier les livrets.

    Les imprimeurs ont fait savoir qu'ils utilisaient des machines spécialisées distinctes à commande manuelle pour les étapes de la perforation, du découpage et, souvent, de l'impression des numéros de série, ce qui rendait leur vitesse de production inférieure à leur vitesse d'impression. Beaucoup d'imprimeurs n'ont pas cet équipement, ce qui limite leurs options de production des bulletins.

  7. Les 14e et 13e jours avant le jour du scrutin : Livraison des premiers livrets aux DS

    Les imprimeurs livrent aux DS les livrets de bulletins pour le vote par anticipation (les imprimeurs ont aussi livré les bulletins pour les établissements de soins de longue durée à ces jours-là lors de l'élection générale de 2021). Ils peuvent livrer les premiers bulletins aux DS dès le 19e ou 18e jour avant le jour du scrutin dans les circonscriptions comme le Nunavut et le Labrador, si les expéditions commencent le 17e jour avant le jour du scrutin.

  8. Du 13e jour au 11e jour avant le jour du scrutin : Contrôle de la qualité des livrets de bulletins de vote et préparation au vote par anticipation

    Chaque DS, avec l'aide de son personnel de bureau, exécute les tâches suivantes :

    1. compter les livrets de bulletins de vote pour s'assurer que la bonne quantité de livrets a été fournie;
    2. effectuer le contrôle de la qualité des bulletins;
    3. livrer une partie des livrets au bureau du directeur adjoint du scrutin supplémentaire s'il y a lieu;
    4. préparer le bon nombre de livrets de bulletins à distribuer au scrutateur ou au superviseur de centre de scrutin (SCS) de chaque bureau de vote par anticipation de la circonscription, et faire le suivi de chaque livret en précisant, sur le Rapport des bulletins de vote et la Feuille de contrôle des bulletins de vote, à qui il est donné;
    5. distribuer les bulletins au scrutateur ou au SCS de chaque bureau de vote par anticipation de la circonscription (dès le 17e jour avant le jour du scrutin dans une circonscription où le transport aérien et l'expédition sont difficiles).
  9. Du 11e jour au 7e jour avant le jour du scrutin : Vote par anticipation

    1. Les scrutateurs et SCS récupèrent les bulletins de vote et effectuent une première vérification pour s'assurer que le nombre de livrets reçus et les numéros de série correspondent à ce qui est inscrit dans le Rapport des bulletins de vote.
    2. Les scrutateurs remettent les bulletins de vote et effectuent un contrôle de la qualité à mesure qu'ils utilisent chaque livret. Si les scrutateurs manquent de bulletins de vote, les SCS peuvent leur en fournir d'autres, tirés de leur réserve, et effectuent le suivi des bulletins de vote au moyen du Rapport des bulletins de vote. Si les SCS en manquent aussi, ils en obtiennent d'autres du bureau du DS; le suivi des bulletins de vote est encore une fois effectué.
    3. Si un SCS n'utilise pas sa réserve pendant le vote par anticipation, il la retourne au bureau du DS le 7e ou 6e jour avant le jour du scrutin pour qu'elle serve aux bureaux de scrutin ordinaire. Chaque retour de livret au bureau du DS est consigné.
  10. Du 13e jour au 6e jour avant le jour du scrutin : Préparation et livraison des livrets aux DS pour le jour de l'élection

    Après avoir fini d'imprimer les bulletins de vote par anticipation, les imprimeurs continuent d'imprimer des bulletins pour le scrutin ordinaire en répétant les étapes du 18e jour au 13e jour avant le jour de scrutin qui ont été expliquées précédemment et livrent aux DS les livrets pour le scrutin ordinaire.

  11. Du 6e jour au dernier jour avant le jour du scrutin

    Les DS et le personnel de leur bureau répètent, pour le scrutin ordinaire, les étapes du 13e jour au 11ejour avant le jour du scrutin.

  12. Le jour du scrutin : Jour du scrutin ordinaire

    Les SCS et les scrutateurs recueillent les bulletins de vote, en effectuent le contrôle de la qualité, remettent des bulletins au besoin et font le suivi de leur utilisation.

Effets de l'ajout de langues autochtones sur les bulletins de vote

L'ajout de langues autochtones sur les bulletins de vote aura une incidence sur toutes les étapes ci-dessus, à savoir sur la collecte des noms, la production des images ainsi que l'impression des bulletins et leur assemblage en livrets. Les étapes ou délais les plus importants sont ceux présentés aux points 3 à 7. Il est à peu près impossible de prévoir plus de temps pour ces étapes, car le personnel de l'administration centrale a déjà des quarts de travail de 18 à 24 heures du 21e jour au 19e jour avant le jour du scrutin, et les imprimeurs ont recours à deux ou trois quarts pour imprimer les bulletins 24 heures sur 24, y compris la fin de semaine. La seule façon de permettre l'ajout de langues sur le plan logistique serait de clore les candidatures au moins trois ou quatre jours plus tôt ou de simplifier la production (par l'élimination des talons, des numéros de série et des étapes de la perforation et de la reliure).