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Votre paie – ce que vous devez savoir

Petit guide du personnel de bureau et des préposés au scrutin

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Les taux de paie de tous les travailleurs électoraux fédéraux sont établis par le Tarif des honoraires d'élections fédérales, que vous trouverez au bureau de votre directeur du scrutin (DS) ou sur le site Web d'Élections Canada.

Processus de paiement

Si vous travaillez au bureau du DS, vous êtes payé toutes les deux semaines. La période électorale comprend normalement trois périodes de paie, qui se terminent les jours 23, 9 et –5 du calendrier électoral. L'agent financier pourra vous indiquer les dates de paiement.

Si vous êtes préposé au scrutin (vote par anticipation ou jour de l'élection), vous serez payé après l'élection. Comptez huit semaines après le jour de l'élection.

Renseignements requis

À votre embauche, vous devez prêter serment et signer le formulaire Déclaration solennelle, qui vous permet d'exercer vos fonctions. Vous devez fournir les renseignements suivants pour que nous puissions traiter votre paie : nom complet, adresse postale, adresse de courriel, date de naissance et numéro d'assurance sociale.

Vérifiez les renseignements sur votre formulaire Déclaration solennelle et faites toute correction nécessaire.

À NOTER : Des renseignements inexacts retarderont votre inscription au registre de la paie et le traitement de votre paie.

Pour toute question sur votre paie, veuillez communiquer avec l'agent financier pendant l'élection. Si le bureau du DS est fermé, utilisez la ligne de renseignements sur la paie, dont le numéro se trouve à la fin de ce dépliant.

Votre paie

Nous vous recommandons fortement de vous inscrire au dépôt direct, la méthode de paiement la plus facile et rapide. Pour ce faire, vous devez fournir un chèque personnel annulé ou un bordereau d'information pour le dépôt direct que vous pouvez obtenir de votre institution financière. Donnez-le-nous quand vous signez votre formulaire Déclaration solennelle.

Les membres du personnel de bureau devraient recevoir leur dépôt dans les sept jours ouvrables suivant la fin de chaque période de paie, ou dans les quatre semaines suivant le jour de l'élection pour la dernière période de paie. Quant aux préposés au scrutin, ils doivent habituellement compter huit semaines après le jour de l'élection. En outre, vous recevrez un talon de paie par courrier.

Si vous déménagez ou si vos renseignements bancaires changent, informez-en l'agent financier immédiatement

Retenues à la source

Les retenues à la source comprennent l'impôt sur le revenu fédéral et provincial ainsi que les cotisations à l'assurance-emploi, au Régime d'assurance parentale du Québec (travailleurs du Québec seulement) et au Régime de pensions du Canada (RPC) ou au Régime de rentes du Québec. Elles sont prélevées sur la paie de tout le personnel de bureau, à moins que vous ayez droit à une exemption particulière et que vous en informiez l'agent financier.

Les préposés au scrutin qui travaillent moins de 35 heures n'ont aucune retenue à la source.

Les préposés au scrutin qui ont aussi travaillé comme personnel de bureau ont des retenues à la source calculées selon leur revenu total.

Si vous avez droit à des crédits d'impôt personnels, demandez à l'agent financier de vous remettre les formulaires d'impôt fédéral et provincial appropriés. Si vous ne remplissez pas de formulaire, nous supposerons que vous avez droit au montant personnel de base de déductions.

Les retenues du RPC sont obligatoires pour tous les montants gagnés par les travailleurs de 18 à 70 ans, y compris les moins de 65 ans qui reçoivent des prestations du RPC. Les bénéficiaires du RPC âgés de 65 à 70 ans peuvent choisir de cesser de cotiser au RPC en remplissant le formulaire CPT30 de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Le travailleur doit présenter ce formulaire à l'ARC et au directeur du scrutin. Quant aux cotisations au Régime de rentes du Québec, elles sont obligatoires pour tous les travailleurs québécois, quel que soit leur âge.

Relevé d'emploi, T4 et Relevé 1

Si vous étiez membre du personnel de bureau ou si vous avez travaillé 35 heures ou plus comme préposé au scrutin, nous vous enverrons un relevé d'emploi.

En février, nous enverrons aux travailleurs électoraux un feuillet T4, à titre d'état des gains, s'ils répondent aux critères fixés par l'ARC.

Nous enverrons également en février un Relevé 1 à tous ceux qui ont travaillé au Québec, à titre d'état des gains.

Tout travailleur doit déclarer ses revenus, qu'il y ait eu ou non des retenues à la source, et qu'il ait reçu ou non son feuillet T4 et son Relevé 1.

Notez que vous pouvez utiliser votre état des gains (talons de paie, feuillet T4 ou Relevé 1) pour soumettre une demande d'assurance-emploi, le cas échéant.

Feuilles de temps

Si vous faites partie du personnel de bureau, vous devez inscrire vos heures sur la Feuille de temps du personnel électoral. Vous devez soumettre cette feuille chaque semaine à l'agent financier pour qu'elle soit approuvée par le directeur du scrutin.

Si vous travaillez aux bureaux de vote par anticipation ou le jour de l'élection, vous devez inscrire vos heures sur la Feuille de temps du personnel électoral. Vous devez ensuite soumettre cette feuille au superviseur de centre de scrutin pour qu'elle soit approuvée par le directeur du scrutin.

Si vous avez suivi une formation, vous serez payé au taux horaire associé à votre poste.

Déplacements

Si vous êtes invité à une séance de formation, veuillez noter que les kilomètres parcourus au-delà des 32 premiers (aller-retour) seront remboursés. Le cas échéant, vous pouvez demander le remboursement des kilomètres parcourus au-delà des 32 premiers km en remplissant le Registre du kilométrage (EC 11700), que vous obtiendrez de l'agent financier.

Les membres du personnel de bureau et certains préposés au scrutin peuvent demander un remboursement pour le nombre autorisé de kilomètres parcourus dans le cadre de leurs fonctions en remplissant le Registre du kilométrage (EC 11700), qu'ils peuvent obtenir de l'agent financier.

Autres indemnités

Si votre poste vous donne droit à d'autres indemnités, vous en serez informé à votre embauche. Les paiements autorisés dans ce cas sont effectués après le jour de l'élection.

Autorisations de paiement

Tous les paiements feront l'objet d'un examen et d'une approbation préalable par le directeur du scrutin. Quiconque occupant un autre poste ne peut autoriser de paiements.

Correction

Si vous n'avez pas reçu un paiement auquel vous aviez droit, selon le tarif des honoraires de votre poste, veuillez en informer l'agent financier pendant la période électorale. Si le bureau du DS est fermé, utilisez la ligne de renseignements sur la paie, dont le numéro se trouve à la fin de ce dépliant. Toutes les demandes seront traitées et vérifiées par le directeur du scrutin, qui déterminera si le paiement est autorisé.

Heures supplémentaires et jours fériés désignés

Si vous faites partie du personnel de bureau et êtes tenu de faire des heures supplémentaires, vous recevrez une rémunération correspondant à une fois et demie votre salaire horaire normal, et ce, pour chaque heure au-delà de 40 heures au cours d'une semaine (du dimanche au samedi), dans un même poste. Vos heures supplémentaires vous seront payées en même temps que votre paye normale (voir Processus de paiement).

Si vous êtes préposé au scrutin (vote par anticipation ou jour de l'élection) et êtes tenu de faire des heures supplémentaires, vous recevrez une rémunération correspondant à une fois et demie votre salaire horaire normal, et ce, pour chaque heure au-delà de 8 heures dans une journée (24 heures), dans un même poste. Vos heures supplémentaires vous seront payées en même temps que votre paye normale (voir Processus de paiement).

Si vous travaillez un jour férié désigné (reconnu comme tel par Élections Canada), vous recevrez une rémunération correspondant à une fois et demie votre salaire horaire normal, pour chaque heure travaillée ce jour-là. Vous recevrez le paiement correspondant à l'écart (à savoir, la demi-heure additionnelle pour chaque heure travaillée un jour férié désigné) après le jour de l'élection.

Ligne de renseignements sur la paie d'Élections Canada

Dans les 14 jours suivant le jour de l'élection, nous mettrons en place la ligne de renseignements sur la paie au 1-800-823-8488 ou LRP-PIL@elections.ca pour répondre aux questions concernant votre paie.