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Guide du superviseur de centre de scrutin

Se préparer

Cette section vous explique comment vous préparer avant les jours du scrutin et à votre arrivée au lieu de scrutin.

Conseils

  • Des notes ont été placées ici et là dans le guide pour vous donner davantage de contexte concernant les étapes. Sentez-vous libre d'y ajouter aussi vos propres notes
  • L'air ambiant des lieux de scrutin peut être chaud ou froid, soyez préparé pour les deux cas
  • Si vous êtes dans une situation qui n'est pas décrite dans ce guide ou si vous avez besoin davantage d'information, appelez le bureau

Visitez le lieu de vote une semaine à l'avance

  1. SCS : Appelez la personne responsable du lieu de scrutin et prenez rendez-vous
  2. SCS : Dans l'établissement, planifiez l'installation du lieu de scrutin
  3. SCS : Remplissez la section 1 du Livret Vérification de l'accessibilité des lieux – bureau de vote par anticipation EC 50115-1
    Si le DS vous le demande, remplissez aussi la Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables EC 12152-1
  4. SCS : Avec la personne responsable, vérifiez s'il y a des problèmes d'accessibilité et réglez-les

    Note s'il y a des problèmes que vous ne pouvez pas régler, informez-en immédiatement le bureau par téléphone

  5. SCS : Demandez à la personne responsable
    • si la quantité de tables et de chaises dont vous avez besoin sera fournie
    • si les tables et les chaises seront installées pour vous
    • si vous aurez les clés, ou si quelqu'un viendra vous ouvrir et fermer les lieux chaque jour
    • si vous pouvez accéder au lieu de scrutin la veille
    • s'il y a un photocopieur sur place
    • s'il y a un téléphone sur place que vous pouvez utiliser chaque jour

      Note s'il n'y a pas de téléphone, vous pouvez utiliser votre téléphone cellulaire. Informez-en le bureau afin d'être indemnisé pour l'utilisation de votre propre téléphone

  6. SCS : Confirmez que vous avez assez de Fanions jaunes pour le lieu de scrutin EC 50160, de Flèches – Affiches rondes EC 50164, et Fanion du Bureau de vote par anticipation EC 50165-1 pour guider les électeurs du stationnement jusqu'au lieu de scrutin
  7. SCS : Appelez le bureau pour l'informer
    • que vous avez visité le lieu de scrutin
    • de tout problème lié au lieu de scrutin
    • de la possibilité ou non d'y entrer la veille
    • du numéro de téléphone du lieu de scrutin

Se préparer la veille

  1. SCS : Si vous n'êtes pas en mesure de travailler, appelez le bureau
  2. SCS : Appelez tous les fonctionnaires électoraux dont le nom figure sur la Liste des noms et coordonnées des fonctionnaires électoraux

    Confirmez :

    • qu'ils sont disponibles pour travailler
    • qu'ils se présenteront au lieu de scrutin à la date et à l'heure indiquée au début de leur guide
    • qu'ils savent où se situe le lieu de scrutin
    • qu'ils ont un moyen de se rendre au lieu de scrutin chaque jour
    • qu'ils apporteront la nourriture, l'eau et tout médicament dont ils auront besoin, ou qu'ils se les feront livrer

    Pour vous aider à planifier les pauses, vérifiez s'ils ont des besoins médicaux dont vous devez tenir compte

    Répondez à toutes leurs questions, et appelez le bureau si vous n'avez pas de réponse

  3. SCS : Appelez le bureau s'il manque du matériel, si un fonctionnaire électoral ne peut pas travailler ou si vous anticipez tout autre problème
  4. SCS : Lisez ce qui suit
    • EC 20045 Lignes directrices pour les représentants des candidats
    • EC 50115-1 Livret Vérification de l'accessibilité des lieux – Bureau de vote par anticipation
      ou
      EC 50116-1 Livret Vérification de l'accessibilité des lieux – Scrutin ordinaire
    • EC 50152 Avis de confidentialité relatif aux services de vote
    • EC 50300-1 Guide du scrutateur et du greffier du scrutin – Jours de vote par anticipation
      et/ou
      EC 50340-1 Guide du scrutateur et du greffier du scrutin – Scrutin ordinaire
    • EC 50356-1 Guide du préposé à l'information
    • EC 50357-1 Guide de l'agent d'inscription
    • EC 50358 Registre du lieu de vote
    • EC 90189 Préparez vos pièces d'identité pour voter
  5. SCS : Préparez la nourriture, l'eau et tout médicament dont vous aurez besoin
  6. SCS : Ayez avec vous le formulaire signé Déclaration solennelle EC 10130 au lieu de vote et gardez-le avec vous en tout temps
  7. SCS : Ne portez pas de couleurs associées à un parti politique ni de produits parfumés au lieu de scrutin
  8. SCS : Lisez Gestion des pauses et utilisez la Feuille d'horaire des pauses des fonctionnaires électoraux du Registre du lieu de vote EC 50358 pour planifier les pauses de vos fonctionnaires électoraux

Installer le lieu de scrutin : le vendredi du vote par anticipation et le jour du scrutin

  1. SCS : Arrivez au lieu de scrutin à l'heure indiquée à la première page de ce guide et déverrouillez les portes.

    Note il se peut que des représentants de candidat arrivent pendant l'installation. Si c'est le cas, vérifiez leur insigne

  2. SCS : Écrivez votre nom et « Superviseur » sur votre Carte d'identité pour le personnel électoral EC 50210, et portez-la en tout temps
  3. SCS : Dirigez les fonctionnaires électoraux vers leur table à leur arrivée, et demandez-leur d'installer leur bureau en suivant leur guide. Le PI peut vous aider avec les étapes ci-dessous
  4. SCS : Installez les bureaux et les tables. Assurez-vous d'avoir suffisamment d'espace pour les personnes à mobilité réduite
  5. SCS : Remettez les fournitures au PI la trousse de fournitures EC 50473 qui contient
    • EC 50140 Carte Bienvenue à votre lieu de scrutin – 1 paquet
    • EC 50210 Carte d'identité pour le personnel électoral
    • EC 50291 Règle de papier
    • Stylo bleu
  6. SCS : Remettez à chaque AI
    • Liste électorale alphabétique par lieu de scrutin, avec l'Indicateur des sections de vote
    • chemise extensible avec le matériel et les fournitures, si le bureau ne les a pas déjà fournies
  7. SCS : Donnez les fournitures pour les bureaux de vote aux scrutateurs, si le bureau ne les a pas déjà fournies
  8. SCS : Demandez aux fonctionnaires électoraux
    • s'ils peuvent servir les électeurs en anglais
    • de vous dire s'il leur manque quelque chose
    • de vous dire quand ils sont prêts à servir les électeurs
  9. SCS : Rappelez à tous les fonctionnaires électoraux
  10. SCS : Peaufinez votre plan pour assurer le service dans l'une ou l'autre des langues officielles
    Suivez ces étapes pour préparer l'immeuble, la propriété et les espaces qui mènent vers la salle où aura lieu le vote (demandez au PI de vous aider)
  11. SCS : Placez ces affiches à l'extérieur et à l'intérieur de l'immeuble pour diriger les électeurs de la rue vers la salle
    • EC 10960 Enseigne d'accès de plain-pied – Utilisez-la pour indiquer clairement l'entrée de plain-pied
    • EC 50160 Fanion jaune
    • EC 50164 Flèche – Affiche ronde
    • EC 50165-1 Fanion du bureau de vote par anticipation – Pour le bureau de vote par anticipation seulement
  12. SCS : Au besoin, réservez des places dans le stationnement près de l'entrée pour les personnes handicapées en vous servant de
    • EC 50167-A Enseigne de stationnement accessible en fauteuil roulant
    • EC 50167-B Pied pour enseigne de stationnement accessible en fauteuil roulant

    Note s'il n'y a pas de porte automatique au lieu de scrutin, assignez la tâche à un PI de se tenir en tout temps près de la porte d'entrée et de l'ouvrir aux personnes qui pourraient avoir de la difficulté à entrer

  13. SCS : Quarante-cinq (45) minutes avant l'ouverture des bureaux de vote, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 1
  14. SCS : Quarante-cinq (45) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, appelez le bureau pour
    • confirmer la présence de tous les fonctionnaires électoraux
    • confirmer que le lieu est accessible ou pour signaler tout problème d'accessibilité
    • signaler du matériel manquant
  15. SCS : Suivez ces étapes pour préparer la salle de scrutin (demandez au PI de vous aider)

    Installez la table pour recueillir la rétroaction sur l'accessibilité dans un endroit central et bien visible, et placez-y :

    • EC 50119-1 Formulaires de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote
    • EC 50121-1 Boîte pour commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote

    Installez une table près de l'entrée avec des Chemises avec les noms des candidats pour mettre les Feuilles des numéros de séquence EC 50111Scrutin ordinaire seulement

    Affichez les articles suivants dans un endroit où les électeurs les verront quand ils entrent dans la salle

    • EC 10140 Avis d'un bureau de vote par anticipation – Vote par anticipation seulement
    • EC 10170-1 Avis d'un scrutin – Scrutin ordinaire seulement
    • EC 50118 Affiche Commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote – une en français et une en anglais
    • EC 94035 Affiche sur l'intégrité – une en français et une en anglais
    • EC 94036 Préparez vos pièces d'identité pour voter Affiche   une en français et une en anglais
  16. SCS : Trente (30) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 2
  17. SCS : Trente (30) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin ou bien quand l'AI ou le PI vous disent qu'ils sont prêts à servir les électeurs, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 3
  18. SCS : Trente (30) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin ou bien quand les scrutateurs et les greffiers vous disent qu'ils sont prêts à servir les électeurs, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 4
  19. SCS : Quinze (15) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, si ce n'est pas déjà fait, assurez-vous d'avoir rempli les formulaires Vérifications ponctuelles 3 et 4 avec les fonctionnaires électoraux
  20. SCS : De quinze à dix (15 à 10) minutes avant d'ouvrir les bureaux de scrutin, faites ces rappels à toutes les personnes présentes :
    • de suivre les procédures dans leurs guides et de demander de l'aide s'ils ne sont pas certains
    • de se servir de la salutation bilingue et de suivre les directives selon votre plan pour assurer un service dans la langue officielle choisie par l'électeur
    • de suivre le modèle « Demande – Écoute – Fais » quand ils offrent de l'aide
    • qu'ils devraient diriger vers vous les électeurs qui ont des plaintes ou de la rétroaction
  21. SCS : À l'heure d'ouverture du scrutin indiquée au début de ce guide, informez les fonctionnaires électoraux que c'est le temps de servir les électeurs et ouvrez les portes
  22. SCS : Vérifiez l'heure de votre prochaine vérification ponctuelle dans le Registre du lieu de vote EC 50358

Installer le lieu de scrutin : le samedi, le dimanche et le lundi du vote par anticipation

  1. SCS : Arrivez au lieu de scrutin à l'heure indiquée au début de ce guide et déverrouillez les portes

    Note il se peut que des représentants de candidat arrivent pendant l'installation. Si c'est le cas, vérifiez leur insigne

  2. SCS : Mettez votre Carte d'identité pour le personnel électoral EC 50210, et portez-la en tout temps
  3. SCS : Installez des tables pour tous les bureaux de scrutin, au besoin
  4. SCS : Dirigez les fonctionnaires électoraux vers leur table à leur arrivée, et demandez-leur d'installer leur bureau en suivant leur guide
  5. SCS : Remettez les fournitures au PI
  6. SCS : Remettez à chaque AI
    • Liste électorale alphabétique par lieu de scrutin, avec l'Indicateur des sections de vote
    • chemise extensible avec le matériel et les fournitures
  7. SCS : Assurez-vous que toutes les affiches et les fanions sont encore en place à l'intérieur et à l'extérieur. Mettez-en de nouveaux, au besoin
  8. SCS : Installez la table pour recueillir la rétroaction sur l'accessibilité dans un endroit central et bien visible (si ce n'est pas déjà fait) et placez-y :
    • EC 50119-1 Formulaires de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote
    • EC 50121-1 Boîte pour commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote

    Note s'il n'y a pas de porte automatique au lieu de vote ou assignez vous travaillez à un PI la tâche de se tenir en tout temps près de la porte d'entrée et de l'ouvrir aux personnes qui pourraient avoir de la difficulté à entrer

  9. SCS : Quarante-cinq (45) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 1
  10. SCS : Quarante-cinq (45) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, appelez le bureau pour confirmer que tous les fonctionnaires électoraux sont présents. Signalez tout problème d'accessibilité
  11. SCS : Trente (30) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 2
  12. SCS : Trente (30) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin ou bien quand l'AI ou le PI vous disent qu'ils sont prêts à servir les électeurs, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 3
  13. SCS : Trente (30) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin ou bien quand les scrutateurs et les greffiers vous disent qu'ils sont prêts à servir les électeurs, remplissez le formulaire Vérification ponctuelle 4
  14. SCS : Quinze (15) minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin, si ce n'est pas déjà fait, assurez-vous d'avoir rempli les formulaires Vérifications ponctuelles 3 et 4 avec tous les fonctionnaires électoraux
  15. SCS : À l'heure d'ouverture du vote indiquée au début de ce guide, informez les fonctionnaires électoraux que c'est le temps de servir les électeurs et ouvrez les portes
  16. SCS : Vérifiez l'heure de votre prochaine vérification ponctuelle dans le Registre du lieu de vote EC 50358

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