open Menu secondaire

Mandat du Groupe de travail sur l'organisation d'une élection générale en contexte de pandémie

Révisé le 30 avril 2020

1. Contexte

Le Groupe de travail sur l'organisation d'une élection générale en contexte de pandémie (ci-après le « Groupe de travail ») est chargé de voir comment Élections Canada (EC) peut organiser des élections partielles ou une élection générale en pleine pandémie ou au sortir d'une pandémie. Le Groupe de travail évaluera les processus électoraux du point de vue de la santé publique et trouvera des mesures efficaces pour créer un environnement suffisamment sûr pour la tenue d'une élection.

Le Groupe de travail prendra en considération les hypothèses suivantes quant aux circonstances dans lesquelles une élection partielle ou générale pourrait se dérouler.

  • La plupart des Canadiens ont été autorisés à reprendre leurs activités quotidiennes normales. Toutefois, il est recommandé aux plus vulnérables de rester chez eux, et la plupart souhaitent voter par la poste. Il est possible que certains directeurs du scrutin et directeurs adjoints du scrutin souhaitent aussi rester chez eux ou éviter les lieux de rassemblement.
  • Les autorités sanitaires encouragent l'éloignement physique en toute circonstance. Les entreprises de services et de vente au détail doivent continuer d'appliquer les règles d'éloignement physique et de rigoureuses pratiques d'hygiène en milieu de travail.
  • Les autorités sanitaires recommandent aux Canadiens d'éviter de se rassembler dans des lieux à risque, tels que les hôpitaux, les foyers pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée. Il faut supposer que, par précaution, la plupart des écoles ne loueront pas leur gymnase à EC, et que beaucoup moins de personnes proposeront leurs services comme travailleur de bureau ou préposé au scrutin pour la 44e élection générale.
  • Même si les secteurs industriel et tertiaire ont repris leurs activités et que les chaînes d'approvisionnement ont été rétablies, il se pourrait que certains fournisseurs d'EC n'aient pas encore repris leurs activités ou ne soient pas pleinement opérationnels.
  • Les citoyens canadiens s'attendent à ce qu'EC ait déjà un système de vote par la poste comparable à celui qui sera offert par certains États américains, et une connaissance de base de la logistique actuelle du vote par la poste lors d'élections fédérales.
  • Des adaptations à la Loi électorale du Canada ou des recommandations au Parlement peuvent être envisagées à l'automne 2020.
  • La plupart des employés d'EC sont de retour au travail après une évaluation complète des risques pour la santé et la sécurité dans tous les locaux. Ceux qui demeurent en télétravail ont accès à tous les systèmes et à toutes les données dont ils ont besoin.

Ces circonstances pourraient nuire à la capacité d'EC de mobiliser les ressources humaines et matérielles nécessaires pour servir les électeurs aux points de service désignés et pourraient empêcher de nombreux électeurs de voter.

Le Groupe de travail permettra à EC de remplir son mandat principal, en supervisant le choix et la préparation des activités exceptionnelles nécessaires à la tenue d'élections partielles ou d'une élection générale dans le contexte décrit ci-dessus.

2. Mandat et responsabilités

Le Groupe de travail a pour mandat de cerner et de surveiller les nouveaux risques opérationnels liés à l'organisation d'une élection lorsque le pays est en proie à une pandémie ou se relève d'une pandémie. Il doit également définir les stratégies d'atténuation pour les principaux programmes et services, à mettre en place du printemps 2020 à septembre 2020. Il a aussi la responsabilité de voir à ce que le Comité exécutif (COMEX) soit tenu informé, par le directeur principal, Opérations et gouvernance en région (OGR), de la capacité opérationnelle d'EC à mener une élection. Le Groupe de travail se réunit régulièrement avec des gestionnaires et certains agents de liaison locaux afin de déterminer toute mesure d'urgence nécessaire et d'en superviser la planification dans les délais accordés pour assurer une préparation optimale d'ici le 1er avril 2021, date fixée par le directeur général des élections (DGE). Le sous-directeur général des élections, Scrutins et Innovation, établit l'orientation du Groupe de travail et transmet ses décisions stratégiques au DGE par l'intermédiaire d'un comité directeur.

Le Groupe de travail n'est pas responsable des résultats des autres projets de l'organisme; c'est plutôt aux responsables des projets et des programmes de rendre des comptes à ce sujet. Si des activités surveillées par le Groupe de travail sont touchées par des projets, elles seront consignées et portées à l'attention de la haute direction par les voies habituelles.

2.1 Gouvernance

L'orientation stratégique du Groupe de travail est établie par le sous-directeur général des élections, Scrutins et Innovation, qui parraine cette initiative par le truchement d'un comité directeur de projet. C'est par l'intermédiaire de ce comité que le DGE établit pour tout l'organisme les orientations des préparatifs électoraux dans le contexte de la COVID-19.

Les membres du COMEX demeurent responsables de l'atteinte des résultats attendus de leurs programmes et services lors d'une élection. Les décisions ayant une incidence sur les résultats des programmes sont prises par les personnes compétentes ou par le dirigeant du secteur – selon la portée et les conséquences de la décision – et en consultation avec les autres membres du COMEX.

2.2 Domaine de compétence

Le Groupe de travail proposera des mesures d'atténuation dans les quatre domaines de service suivants, qui sont touchés directement par la pandémie :

  • les administrateurs électoraux en région, ainsi que le recrutement et la formation des préposés au scrutin;
  • le fonctionnement des services en ligne lorsqu'ils sont fortement sollicités;
  • les ressources humaines, matérielles et informatiques nécessaires au vote par la poste, lorsqu'elles sont fortement sollicitées pour le traitement des demandes, la remise des trousses de vote et le dépouillement des votes;
  • les opérations et le matériel de scrutin.

Les fonctions habilitantes suivantes seront touchées soit directement par la situation découlant de la pandémie de COVID-19, soit par ricochet à la suite de changements apportés aux programmes et aux services opérationnels :

  • la santé et la sécurité au travail;
  • les politiques et les règlements;
  • l'intégrité électorale;
  • la Campagne d'information des électeurs;
  • l'examen du budget de préparation électorale;
  • l'approvisionnement en matériel et en équipement;
  • les technologies de l'information;
  • les renseignements organisationnels et l'analyse des données;
  • la surveillance de l'environnement extérieur (à l'étranger et intergouvernemental);
  • l'évaluation des programmes et la gestion des résultats de l'organisme.

Chaque domaine de service sera confié à un haut directeur, qui en fera rapport au président du Groupe de travail et fournira des mises à jour en temps utile. Cette information contribuera aux objectifs du Groupe de travail, que voici :

  • proposer une politique, des processus opérationnels, des modifications aux systèmes et une stratégie de communication pour améliorer les conditions sanitaires dans lesquelles se déroulent les opérations de vote;
  • proposer une politique, des processus opérationnels, des modifications aux systèmes et une stratégie de communication pour renforcer les autres mécanismes de vote, tels que le vote par la poste;
  • se préparer à une augmentation des services en ligne et veiller à ce que des tests de chargement soient effectués pour maintenir le bon fonctionnement des services en ligne (p. ex. le SIE, le Service d'inscription en ligne des électeurs);

  • déterminer la formation dont ont besoin les employés de l'administration centrale d'EC et le personnel en région pour freiner la propagation du virus et pour respecter les directives sanitaires établies;
  • adapter la matrice des risques opérationnels à toute évolution de l'environnement politique et sanitaire;
  • consigner dans un registre (le Registre des risques associés à l'organisation d'une élection générale en contexte de pandémie) les risques de nature sociale, opérationnelle et financière ainsi que les risques liés aux ressources et au rendement, en assurer un suivi et les communiquer aux échelons supérieurs, si nécessaire;
  • définir les éléments déclencheurs des mesures d'intervention, de gestion, de rétablissement et de remise en état;
  • déterminer les améliorations à apporter aux plans de continuité des activités en cas de problèmes opérationnels causés par la pandémie;
  • aider à maintenir un niveau de service acceptable de la part d'EC et assurer un contrôle à cet égard.

3. Présidence

3.1 Président

Le directeur, Administration et planification des opérations électorales, supervisera l'exécution du mandat du Groupe de travail, présidera les réunions avec les intervenants et présentera régulièrement au directeur principal, OGR, des rapports sur les activités du Groupe de travail. Il transmettra de l'information au directeur principal, OGR, et pourra demander au sous-directeur général des élections, Scrutins et Innovation, de lui donner son avis ou des directives sur des questions précises.

3.2 Coprésident

Le directeur, Méthodes de vote alternatives et Rayonnement opérationnel, coprésidera les réunions du Groupe de travail. Il aidera à présider les réunions avec les intervenants et remplacera le président en cas d'absences de courte durée. Le coprésident apportera une expertise additionnelle acquise dans des circonstances opérationnelles similaires, à savoir les épidémies de SRAS (2002-2004) et de grippe H1N1 (2009-2010).

4. Membres

Chaque membre du Groupe de travail est un expert ou un décideur compétent dans un domaine fonctionnel de l'organisation des élections. Vous trouverez ci-dessous une liste des postes occupés par les membres, par domaine fonctionnel clé. Les membres peuvent se faire remplacer par des délégués qui ont l'expérience, les connaissances et l'autorité nécessaires pour répondre aux questions des autres membres du Groupe de travail.

Font partie du Groupe de travail :

  • le directeur par intérim, Relations avec les médias et Communications stratégiques;
  • le directeur adjoint, Planification générale et Gestion du rendement;
  • le directeur adjoint, Installations et Innovation en milieu de travail;
  • le directeur adjoint, Ressources humaines (santé et sécurité);
  • le directeur adjoint, Services de l'approvisionnement et des contrats;
  • le directeur associé, Formation du personnel en région;
  • le directeur associé, Contrôle opérationnel et administration financière;
  • le directeur associé, Services de vote et de résultats;
  • le directeur, Analyse et qualité des données;
  • le directeur, Géographie électorale;
  • le directeur, Gouvernance et préparation du personnel en région;
  • le directeur, Intégrité, Politique régulatoire et Affaires parlementaires;
  • le directeur, Direction de la gérance des TI;
  • le directeur, Services de marketing et de communications organisationnelles;
  • le directeur, Registre national des électeurs;
  • le directeur, Services de soutien opérationnel;
  • deux ou trois agents de liaison locaux;
  • deux conseillers juridiques;
  • le conseiller principal, Affaires internationales;
  • l'agent principal des opérations.

Note : D'autres personnes pourraient être priées d'assister aux réunions, à la demande du président.

4.1 Secrétariat

L'agent principal des opérations de la Direction des opérations et de la gouvernance en région (OGR) assumera les fonctions de secrétaire auprès du Groupe de travail et, à ce titre, assistera aux réunions.

Le secrétaire aura les fonctions suivantes :

  • préparer et distribuer l'ordre du jour après consultation du président;
  • rassembler et diffuser les documents pour les réunions;
  • maintenir, contrôler et valider le plan de préparation, le registre des risques et le calendrier des travaux du Groupe de travail;
  • recommander des modifications au mandat, si nécessaire;
  • prendre des dispositions logistiques pour les réunions.

4.2 Approvisionnement

Le Bureau du dirigeant adjoint des finances assumera la fonction Approvisionnement auprès du Groupe de travail et, à ce titre, sera représenté aux réunions.

La fonction Approvisionnement consiste à :

  • soutenir la présidence;
  • conseiller et guider le Groupe de travail à l'égard des questions d'approvisionnement.

4.3 Services juridiques

L'avocat principal assumera la fonction Services juridiques auprès du Groupe de travail et, à ce titre, assistera aux réunions.

La fonction Services juridiques consiste à :

  • soutenir la présidence;
  • conseiller et guider le Groupe de travail dans la recherche précoce de mesures d'atténuation qui pourraient nécessiter une adaptation de la Loi électorale du Canada.

4.4 Services de consultation et de recherche sur l'opinion publique

La Direction générale des affaires publiques et de l'éducation civique offrira des services de consultation et de recherche sur l'opinion publique au Groupe de travail et, à ce titre, sera représentée aux réunions.

Ces services consistent à :

  • recueillir des données dans une perspective d'évaluation.

5. Réunions

5.1 Pouvoir décisionnel – questions administratives

S'il y a lieu, le président consultera divers intervenants pour atténuer ou résoudre tout nouveau problème tactique ou administratif lié au fonctionnement du Groupe de travail. Le pouvoir décisionnel appartient au directeur principal, OGR. Toutes les décisions, quel que soit le processus, doivent être consignées par le secrétaire et communiquées aux membres sans délai.

Un compte rendu des décisions et des documents justificatifs sera mis à la disposition des membres du Groupe de travail, pour leur gouverne.

5.2 Rapports

Le président informera le directeur principal, OGR, et le sous-directeur général des élections, Scrutins et Innovation, des activités du Groupe de travail, présentera régulièrement des rapports et, si nécessaire, sollicitera des avis et des directives sur des questions précises.

5.3 Fréquence des réunions

La fréquence des réunions du Groupe de travail dépendra des étapes importantes ainsi que du moment et de la complexité des différentes activités. Des réunions auront d'abord lieu toutes les deux semaines. Toutefois, leur fréquence pourrait augmenter à l'approche des dates de retour à l'état de préparation pour l'élection générale.

5.4 Ordres du jour

Le secrétaire aidera le président à établir les ordres du jour et le programme de travail (activités à venir) du Groupe de travail.

5.5 Tenue des documents

Le secrétaire conservera des comptes rendus des décisions et des mesures de suivi.

5.6 Bilinguisme

Les membres pourront participer aux réunions dans la langue officielle de leur choix. Les comptes rendus des décisions seront produits dans les deux langues officielles.

6. Révision du mandat

Le Groupe de travail examinera et mettra à jour son mandat après sa première réunion. Le mandat sera modifié avec l'approbation du directeur principal, OGR, et du sous-directeur général des élections, Scrutins et Innovation.