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Manuel sur le financement politique des candidats et des agents officiels (EC 20155) – Juillet 2021

16. Présentation de rapports

Dans le présent chapitre, on décrit les rapports financiers qui doivent être produits et soumis dans les délais prescrits par la Loi électorale du Canada. On y aborde les sujets suivants :

  • Rapports obligatoires après le jour de l'élection
  • Autres rapports
  • Déclaration des cadeaux et autres avantages
  • Présentation de rapports à Élections Canada
  • Demande de prorogation du délai de production

Note : Les formulaires financiers à remplir et les instructions se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Rapports obligatoires après le jour de l'élection

Les rapports mentionnés dans le tableau doivent être soumis à Élections Canada, à moins d'avis contraire.

Rapports et documents Description Responsable
1 mois après le jour de l'élection

Reçus d'impôt officiels

Tous les reçus inutilisés et annulés et les copies des reçus utilisés, s'il y a lieu

S'applique aux reçus d'impôt papier obtenus d'Élections Canada. Ne s'applique pas aux reçus d'impôt préparés en utilisant le logiciel Rapport financier électronique (RFE). Agent officiel
3 mois après le jour de l'élection
Relevé des dépenses du candidat
(EC 20220)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
Le relevé indique les dépenses raisonnables que le candidat a engagées en raison de sa campagne et qui ne lui ont pas été remboursées par la campagne, soit ses dépenses personnelles, ses frais de déplacement et de séjour et ses dépenses relatives aux litiges.

Le relevé doit être produit même si aucune dépense n'a été engagée.
Candidat

Doit être présenté à l'agent officiel
4 mois après le jour de l'élection
Contributions versées à un candidat à une élection – Déclaration de renseignements

(T2093 – ARC)
L'agent officiel doit utiliser le formulaire électronique disponible sur le site de l'ARC pour déclarer les contributions reçues et pour lesquelles des reçus ont été délivrés.

Un lien vers le formulaire est affiché sur le site Web d'Élections Canada.
Agent officiel

Doit être présenté à l'Agence du revenu du Canada
Rapport de campagne électorale du candidat
(EC 20120)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
Le rapport du candidat doit comprendre ce qui suit :
  • renseignements sur la campagne et déclaration, signée par le candidat et l'agent officiel;
  • revenus et autres rentrées de fonds;
  • dépenses et autres sorties de fonds;
  • créances et prêts impayés;
  • sommaire financier.
Agent officiel
Rapport du vérificateur
(le cas échéant)*
Lorsque l'agent officiel a terminé le rapport du candidat, le vérificateur examine les écritures comptables du candidat et présente un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport du candidat présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé. Agent officiel
Facture du vérificateur
(le cas échéant)*
Préparée et signée par le vérificateur. Vérificateur et agent officiel
Liste de contrôle de vérification
(EC 20011)
Le rapport du vérificateur doit être accompagné d'une liste de contrôle de vérification, remplie selon le formulaire prescrit. Vérificateur et agent officiel
Relevé des dépenses du candidat
(EC 20220)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
L'agent officiel doit soumettre un relevé des dépenses du candidat avec le Rapport de campagne électorale du candidat. Agent officiel
État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat
(EC 20053)

(le cas échéant)
Le candidat doit soumettre ce rapport s'il a reçu des cadeaux ou d'autres avantages durant la période prescrite.

Voir la section Déclaration des cadeaux et autres avantages.
Candidat

*Obligatoire si la campagne a accepté des contributions de 10 000 $ ou plus au total, si elle a engagé des dépenses de campagne de 10 000 $ ou plus au total, ou si le candidat a reçu au moins 10 % du nombre de votes validement exprimés dans sa circonscription. (Il est à noter que les cessions à des entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses de campagne.)

Il est très important de donner au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport de campagne électorale du candidat avant la date limite.

Autres rapports

Dans certains cas, l'obligation de rendre des comptes ne prend pas fin tout de suite après le jour de l'élection. La campagne pourrait avoir des créances ou des prêts impayés, ou devoir corriger une erreur dans le rapport du candidat. Voici un résumé des exigences additionnelles en matière de rapport.

Les rapports mentionnés dans le tableau doivent être soumis à Élections Canada.

Rapports et documents Description Échéance Responsable
Rapport de campagne électorale du candidat (EC 20120)
Corrections ou révisions demandées par le candidat ou l'agent officiel Le candidat ou l'agent officiel peut se rendre compte de la nécessité d'apporter des corrections ou de déclarer de nouvelles opérations dans un rapport qui a été soumis. Dans un tel cas, le candidat ou l'agent officiel doit soumettre une demande écrite afin d'obtenir l'autorisation de présenter un rapport modifié. 30 jours après autorisation de la correction ou de la révision Agent officiel ou candidat
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada Après examen, Élections Canada peut demander à l'agent officiel de corriger ou de réviser le rapport du candidat. Dans le délai indiqué par Élections Canada Agent officiel
Mise à jour après le paiement final d'une créance ou d'un prêt L'agent officiel doit soumettre une mise à jour du Rapport de campagne électorale du candidat indiquant la source des fonds utilisés pour payer la créance ou le prêt. 30 jours après le paiement d'une créance ou d'un prêt* Agent officiel
État des créances et des prêts impayés du candidat 18 ou 36 mois après le jour de l'élection (EC 20003)
État – 18 mois après le jour de l'élection Un état doit être produit si la campagne a des créances et des prêts impayés 18 mois après le jour de l'élection. 19 mois après le jour de l'élection Agent officiel
État – 36 mois après le jour de l'élection Un état doit être produit si la campagne a des créances et des prêts impayés 36 mois après le jour de l'élection. 37 mois après le jour de l'élection Agent officiel

*Les créances et les prêts doivent être payés dans les 36 mois suivant le jour de l'élection. Il faut obtenir une autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour payer des créances ou des prêts plus de 36 mois après le jour de l'élection.

Déclaration des cadeaux et autres avantages

Quand déclarer des cadeaux et autres avantages
Définition Un cadeau ou un autre avantage s'entend de toute somme, de tout service ou de tout bien qui est fourni sans frais ou à un prix inférieur à sa valeur commerciale.

Note : Les contributions ou cessions monétaires ou non monétaires, au sens de la Loi électorale du Canada et des chapitres du présent manuel, ne sont pas considérées comme des cadeaux ou autres avantages.
Important à savoir
  • Lorsqu'une personne devient un candidat, il y a des restrictions sur les cadeaux et les autres avantages qu'elle peut accepter.
  • Les cadeaux ou les autres avantages provenant d'une personne ou d'une entité et qui valent plus de 500 $ doivent être déclarés.
  • Il est interdit à tout candidat d'accepter un cadeau ou un autre avantage qui semble avoir été donné pour influer sur l'exercice de sa charge de député. Toutefois, un candidat peut accepter un cadeau ou un autre avantage qui provient d'un parent ou qui est une marque normale ou habituelle de courtoisie ou de protocole.
    • On entend par « parent » toute personne apparentée au candidat par les liens du mariage, d'une union de fait, de la filiation ou de l'adoption, ou encore liée à lui par affinité.
    • On entend par « affinité » une relation autre que le lien du sang, notamment une relation par mariage ou adoption.
    • On entend par « union de fait » la relation qui existe entre deux personnes qui vivent dans une relation conjugale depuis au moins un an.
    • On entend par « marque normale de courtoisie ou de protocole » un geste attendu de remerciement ou de politesse, comme l'échange de cadeaux avec des délégués étrangers ou la célébration d'événements tels que les fêtes ou les anniversaires.
Déclaration des cadeaux et autres avantages
  • Le candidat doit déclarer les cadeaux reçus entre les deux dates suivantes :
    • la date où il remporte l'investiture ou, si elle est antérieure, la date de déclenchement de l'élection;
    • le jour où il se désiste, le jour où il devient député ou, dans tout autre cas, le jour de l'élection.
  • Le candidat doit produire l'État des cadeaux ou autres avantages reçus par le candidat (EC 20053).
  • L'état doit être soumis directement à Élections Canada dans les quatre mois suivant le jour de l'élection ou après le retrait du bref.
  • Ce document est confidentiel, sauf aux fins de l'application de la loi.

Présentation de rapports à Élections Canada

Les formulaires financiers et les instructions s'y rattachant se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Élections Canada a conçu le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite la production des rapports financiers. Il est accessible à partir du Centre de service aux entités politiques sur le site Web d'Élections Canada.

Le logiciel Rapport financier électronique (RFE) est mis à jour régulièrement. Vérifiez que vous disposez de la plus récente version avant de préparer un rapport.

Note : L'utilisation du RFE pour remplir ou modifier le Rapport de campagne électorale du candidat facilite la présentation de rapports puisque le système valide les entrées et crée un fichier de présentation du rapport où les champs requis sont remplis.

Options pour présenter un rapport à Élections Canada
En ligne

Ouvrir une session

  • Ouvrir une session ou créer un compte avec le Centre de service aux entités politiques à cesp-pesc.elections.ca.
  • Cliquer sur l'onglet Rapports financiers électroniques.

Rapport de campagne

  • Télécharger les fichiers de soumission générés par le logiciel RFE (formats PDF et XML) et tout document justificatif.
  • Suivre les étapes sur l'écran pour appliquer le consentement numérique et soumettre le rapport.

    Note : Les autres méthodes de soumission électronique pourraient être refusées. Si le Centre de service aux entités politiques n'est pas utilisé pour appliquer le consentement numérique, des signatures manuscrites sont requises.

Tout autre rapport

  • Signer à la main les pages où une signature est requise, et numériser le rapport.
  • Télécharger le rapport (format PDF) et tout document justificatif.
Courrier ou télécopieur

Tous les rapports financiers

  • Signer à la main les pages où une signature est requise.
  • Envoyer les rapports par messagerie, courrier ou télécopieur à Élections Canada.
  • Envoyer les documents justificatifs par messagerie ou courrier à Élections Canada.

Adresse

Élections Canada 30, rue Victoria, Gatineau (Québec)  K1A 0M6

Télécopieur

Financement politique 1-888-523-9333 (sans frais) 1-819-939-1803

Notes

  • Si vous soumettez vos rapports en ligne, il n'est pas nécessaire d'envoyer des copies papier par courrier.
  • On recommande à la campagne de conserver une copie de tous les documents envoyés.
  • La campagne peut imprimer une confirmation de soumission et suivre l'état de son rapport financier au Centre de service aux entités politiques.

Demande de prorogation du délai de production

Rapports dont le délai peut être prorogé

La Loi électorale du Canada prescrit des délais de production des rapports. Si l'agent officiel ou le candidat sont incapables de soumettre le rapport avant l'échéance, ils peuvent présenter une demande de prorogation.

S'il manque seulement quelques factures ou reçus, les campagnes peuvent soumettre les documents obligatoires à temps et envoyer la documentation manquante plus tard.

Le tableau ci-dessous présente les rapports admissibles à une prorogation et indique qui accorde la prorogation.

Rapports du candidat – demandes de prorogation de délai
Document à soumettre Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémen-taire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport de campagne électorale du candidat
Rapport initial, y compris le rapport du vérificateur (au besoin) Oui Non Oui
Mise à jour après le paiement final d'une créance ou d'un prêt, en tout temps suivant le jour de l'élection Oui Non Oui
Corrections ou révisions demandées par le candidat ou l'agent officiel Oui Oui Non
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada Non Non Non*
État des créances et des prêts impayés du candidat 18 ou 36 mois après le jour de l'élection
État – 18 mois après le jour de l'élection Oui Non Oui
État – 36 mois après le jour de l'élection Oui Non Oui

*Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de délai et doivent être soumises dans la période donnée. Cependant, l'agent officiel ou le candidat peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Note : Si un candidat élu ne respecte pas certaines obligations en matière de présentation de rapports, le candidat pourrait ne pas pouvoir siéger ni voter à la Chambre des communes jusqu'à ce que les documents manquants soient présentés ou qu'une prorogation du délai de production soit accordée.

Demander une prorogation à Élections Canada

Pour demander une prorogation de délai auprès d'Élections Canada, l'agent officiel ou le candidat doit soumettre une Demande de prorogation du délai de production. Élections Canada doit recevoir cette demande au plus tard deux semaines après l'expiration du délai applicable.

Note : Seul un juge peut accorder une prorogation de délai demandée plus de deux semaines après l'expiration du délai.

Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'agent officiel a volontairement omis de produire les documents exigés ou si cette omission résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Si Élections Canada refuse d'accorder une prorogation ou si l'agent officiel ou le candidat ne peut pas soumettre les documents requis dans le délai prorogé, le candidat ou l'agent officiel peut demander une prorogation de délai à un juge.

Demander une prorogation à un juge

Pour demander une prorogation du délai à un juge, une demande doit être soumise à l'un des tribunaux ci-dessous. La demande peut être soumise à n'importe lequel de ces tribunaux, peu importe où se trouve le bureau de campagne principal.

Une copie de la demande doit être envoyée à Élections Canada par courriel ou par télécopieur.

Si la campagne envoie une ébauche de sa demande à Élections Canada avant de la soumettre au tribunal, le personnel d'Élections Canada vérifiera si la demande permettra à la campagne de respecter ses obligations et fournira une lettre confirmant qu'il a été informé de la demande.

Province ou territoire Tribunal pouvant recevoir la demande
Alberta Cour du Banc de la Reine de l'Alberta
Colombie-Britannique Cour suprême de la Colombie-Britannique
Manitoba Cour du Banc de la Reine du Manitoba
Nouveau-Brunswick Cour du Banc de la Reine du Nouveau-Brunswick
Terre-Neuve-et-Labrador Section de première instance de la Cour suprême de Terre-Neuve-et-Labrador
Nouvelle-Écosse Cour suprême de la Nouvelle-Écosse
Nunavut Cour de justice du Nunavut
Ontario Cour supérieure de justice de l'Ontario
Île-du-Prince-Édouard Cour suprême de l'Île-du-Prince-Édouard
Québec Cour supérieure du Québec
Saskatchewan Cour du Banc de la Reine de la Saskatchewan
Territoires du Nord-Ouest Cour suprême des Territoires du Nord-Ouest
Yukon Cour suprême du Yukon

Dans sa demande, la campagne doit demander une nouvelle échéance pour soumettre les documents à Élections Canada. Parfois, la date de la nouvelle échéance sera passée. C'est le cas lorsqu'une campagne a soumis ses documents obligatoires en retard avant de demander une prorogation et qu'elle respecte maintenant les exigences en matière de production de rapports.

Prorogation à une date ultérieure Prorogation à une date passée (rétroactive)

La campagne peut demander toute date raisonnable comme nouvelle date d'échéance pour soumettre les documents, selon les circonstances.

Assurez-vous de donner suffisamment de temps à la campagne pour qu'elle puisse respecter ses obligations; sinon, elle devra soumettre une nouvelle demande au tribunal.

La campagne doit demander la date à laquelle tous les documents obligatoires ont été reçus par Élections Canada comme nouvelle date d'échéance.

Veuillez communiquer avec le Réseau de soutien aux entités politiques pour connaître la date exacte.

Note : Si la campagne ne retient pas les services d'un avocat pour préparer sa demande, elle voudra sans doute communiquer avec le greffier du tribunal visé pour avoir de l'information sur le processus ou consulter un service d'aide juridique pour obtenir des échantillons de documents.