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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Décembre 2023

2. Enregistrement

Le présent chapitre traite du processus d'enregistrement des associations de circonscription et des changements de statut. On y aborde les sujets suivants :

  • Pourquoi enregistrer une association de circonscription?
  • Radiation volontaire et involontaire d'une association enregistrée
  • Activités et obligations après la réception d'un avis de radiation
  • Rôles et nominations – premier dirigeant, agent financier, agents de circonscription et vérificateur

Pourquoi enregistrer une association de circonscription?

Une association de circonscription est un regroupement des membres d'un parti politique dans une circonscription.

Il y a plusieurs avantages à enregistrer une association de circonscription auprès d'Élections Canada. Une association doit s'enregistrer pour effectuer les opérations financières suivantes :

  • accepter des contributions;
  • délivrer des reçus d'impôt (avec l'autorisation écrite du chef du parti);
  • céder des fonds, des biens ou des services à d'autres entités politiques (voir les restrictions dans le tableau Cessions – catégories et règles du chapitre 1, Tableaux de référence et échéances);
  • accepter l'excédent de fonds d'un candidat à l'investiture (si l'association a organisé la course), d'un candidat de la même circonscription ou d'un candidat à la direction.

Un parti enregistré peut avoir au plus une association enregistrée dans une circonscription.

Demande d'enregistrement

Pour présenter une demande d'enregistrement, le premier dirigeant de l'association doit remplir le formulaire Demande d'enregistrement d'une association de circonscription et l'envoyer à Élections Canada.

Les renseignements demandés sont, entre autres :

  • les coordonnées de l'agent financier et sa déclaration d'acceptation de la charge dûment signée;
  • les coordonnées du vérificateur et sa déclaration d'acceptation de la charge dûment signée;
  • une déclaration signée par le chef du parti enregistré, attestant que l'association est une association de circonscription du parti.

Après examen de la demande, Élections Canada avisera le parti et l'association :

  • soit que l'association est enregistrée dans le Registre des associations de circonscription;
  • soit que l'association ne satisfait pas à toutes les exigences, mais qu'elle peut essayer d'apporter les correctifs nécessaires pour être admissible.

Une association est enregistrée le jour de son inscription au registre. Elle demeure enregistrée tant qu'elle satisfait aux exigences, notamment la présentation des rapports obligatoires.

Rapports exigés peu après l'enregistrement

Dans les mois qui suivent l'enregistrement d'une association, celle-ci doit établir son premier exercice financier afin de déterminer à quel moment elle doit présenter son premier rapport financier annuel. Elle doit aussi produire un état de son actif et de son passif.

Établir le premier exercice financier après l'enregistrement

L'exercice financier d'une association enregistrée doit correspondre à l'année civile (du 1er janvier au 31 décembre), mais son premier exercice financier peut durer plus d'un an ou moins d'un an.

Selon la date de son enregistrement, l'association doit modifier la longueur de son premier exercice de manière à ce qu'il prenne fin le 31 décembre. Ce premier exercice ne peut toutefois être de moins de 6 mois ni de plus de 18 mois.

L'association devra présenter son premier rapport financier annuel au cours de la première ou de la deuxième année suivant son enregistrement.

Exemples
  1. Une association est enregistrée le 30 juin 2023. Son premier exercice financier prendra fin le 31 décembre 2023, soit six mois après son enregistrement. Son premier rapport financier annuel devra être produit au plus tard le 31 mai 2024.
  2. Une association est enregistrée le 1er juillet 2023. Son premier exercice financier prendra fin le 31 décembre 2024, soit 18 mois après son enregistrement. Son premier rapport financier annuel devra être produit au plus tard le 31 mai 2025.

Soumettre un état de l'actif et du passif de l'association

Dans les six mois suivant l'enregistrement de l'association, celle-ci doit soumettre l'État de l'actif et du passif d'une association enregistrée. Cet état présente les actifs et les passifs de l'association le jour précédant son enregistrement.

Radiation volontaire ou involontaire d'une association enregistrée

Radiation volontaire

Une association enregistrée peut être radiée volontairement dans l'un ou l'autre des cas suivants :

  • L'association enregistrée demande sa radiation : la demande doit être faite par écrit et signée par le premier dirigeant et l'agent financier.
  • Le parti enregistré demande la radiation de l'association : la demande doit être faite par écrit et signée par le chef du parti et deux de ses dirigeants.

Note : Élections Canada ne peut traiter aucune demande de radiation volontaire en période électorale.

Radiation involontaire

Une association enregistrée peut être radiée involontairement pour différentes raisons :

  • Le parti enregistré est radié. Par conséquent, ses associations le sont également.
  • Le parti enregistré fusionne avec un autre parti. Par conséquent, toutes les associations des partis fusionnant sont radiées.
  • Les limites de la circonscription dans laquelle est établie l'association ont été révisées et l'association ne soumet pas d'avis indiquant qu'elle poursuivra ses activités dans une nouvelle circonscription.
  • L'association enregistrée ne soumet pas les rapports obligatoires (voir les détails ci-dessous).

Défaut de soumettre les rapports obligatoires : risque de radiation

Élections Canada peut radier une association enregistrée si elle ne soumet pas :

  • une déclaration confirmant l'exactitude des renseignements figurant au registre ou un rapport de modifications, au plus tard le 31 mai de chaque année;
  • tous les documents nécessaires pour aviser Élections Canada d'une modification aux renseignements figurant au registre ou d'une nouvelle nomination, dans les 30 jours suivant le changement;
  • l'État de l'actif et du passif d'une association enregistrée dans les six mois suivant la date de l'enregistrement;
  • le Rapport financier d'une association enregistrée et, au besoin, un rapport du vérificateur, au plus tard le 31 mai de chaque année;
  • un rapport de course à l'investiture dans les 30 jours suivant la date de désignation.

Élections Canada envoie d'abord au premier dirigeant et à l'agent financier de l'association un avis indiquant que l'association n'a pas respecté l'une de ses obligations. Il demande à l'association :

  • soit de corriger l'omission dans les 30 jours suivant la réception de l'avis;
  • soit de convaincre Élections Canada que l'omission n'est pas causée par la négligence ou un manque de bonne foi.

Note : Élections Canada envoie aussi une copie de cet avis au chef et à l'agent principal du parti enregistré de l'association.

Si l'association ne corrige pas l'omission, mais convainc Élections Canada que celle-ci n'est pas causée par la négligence ou un manque de bonne foi, Élections Canada peut :

  • soit exempter l'association, en tout ou en partie, de l'obligation;
  • soit accorder un nouveau délai pour l'observation de l'obligation.

Processus de radiation

Si une association enregistrée est radiée :

  • Élections Canada envoie à l'association un avis qui précise la date de prise d'effet de la radiation. Cette date doit être fixée au moins 15 jours après la date de l'avis;
  • une copie de l'avis est envoyée au parti enregistré de l'association;
  • un avis est publié sur le site Web d'Élections Canada et dans la Gazette du Canada.

Activités et obligations après la réception d'un avis de radiation

Activités après la réception d'un avis de radiation

Une association qui reçoit un avis de radiation doit connaître les restrictions applicables après la date de prise d'effet de la radiation indiquée dans l'avis. Une association radiée ne peut plus :

  • accepter des contributions;
  • délivrer des reçus d'impôt;
  • accepter l'excédent de fonds d'autres entités politiques;
  • céder des fonds, des biens ou des services à d'autres entités politiques (dans le cas de la radiation d'une association en raison d'un redécoupage de la circonscription ou de la fusion de son parti avec un autre, l'association peut céder des biens ou des fonds au parti enregistré ou à une association enregistrée dans les six mois suivant l'entrée en vigueur des nouvelles limites ou de la fusion).

Une association enregistrée qui a été avisée de sa radiation imminente (que celle-ci soit volontaire ou non) peut, avant la date de prise d'effet de la radiation, céder des actifs :

  • à son parti enregistré;
  • à une autre association enregistrée du parti;
  • dans certains cas, à un candidat soutenu par le parti;
  • à un candidat à l'investiture ou à un candidat à la direction du parti (si la cession est non monétaire et offerte également à tous les candidats).

Une association enregistrée sur le point d'être radiée n'est pas tenue de céder ses actifs, et seul son agent financier peut effectuer des cessions au nom de l'association. Les actifs non cédés seront retirés du système politique à l'expiration du délai alloué pour les cessions.

Note : Une nouvelle association ne peut pas simplement récupérer les actifs qui n'ont pas été cédés par une association radiée. Les actifs doivent être cédés à une entité politique admissible, qui sert d'intermédiaire.

Exemple

Une association enregistrée reçoit un avis d'Élections Canada le 1er juin l'informant qu'elle sera radiée le 30 juin. Au plus tard le 29 juin, l'agent financier cède les fonds de l'association en les transférant du compte bancaire de celle-ci au compte bancaire du parti enregistré. L'agent financier cède les biens de l'association au parti enregistré en déclarant une cession datée du 29 juin (au plus tard) dans son rapport financier.

Après le 30 juin, une nouvelle association du parti présente à Élections Canada une demande d'enregistrement dans la même circonscription. Si elle le désire, elle reprend le compte bancaire de l'ancienne association. Le parti enregistré peut, s'il le souhaite, céder les fonds et les biens à la nouvelle association, que celle-ci soit effectivement enregistrée ou non.

Rapports exigés après une radiation

L'agent financier d'une association radiée reste tenu de produire le Rapport financier d'une association enregistrée et, au besoin, le rapport du vérificateur, dans les six mois suivant la radiation. Des rapports financiers doivent être soumis pour :

  • l'exercice durant lequel l'association a été radiée, qui se termine le jour de sa radiation;
  • tout autre exercice pour lequel l'association n'a pas produit de rapport.
Référence ALI

Veuillez consulter la note d'interprétation 2022-01, Actifs des associations de circonscription radiées, sur le site Web d'Élections Canada pour en savoir davantage à ce sujet.

Rôles et nominations au sein d'une association

Rôle et processus de nomination – premier dirigeant

Premier dirigeant de l'association

Résumé du rôle
  • Le premier dirigeant est chargé de certifier les formulaires d'enregistrement de l'association, y compris lorsqu'une modification est apportée aux renseignements de l'association figurant au registre.
  • Le premier dirigeant cosigne la demande de radiation de l'association enregistrée.
Qui est admissible? Oui / Non
Toute personne Oui
Processus de nomination
  • L'association doit nommer un premier dirigeant avant de demander l'enregistrement.
  • L'association ne peut avoir qu'un premier dirigeant à la fois.
  • Lorsque le premier dirigeant quitte ses fonctions, il devrait en aviser l'association afin que celle-ci puisse nommer un remplaçant.
  • Le formulaire Demande d'enregistrement d'une association de circonscription sert à informer Élections Canada de la nomination initiale d'un premier dirigeant.
  • Le formulaire Modifications aux renseignements sur l'association enregistrée consignés au registre sert à informer Élections Canada des changements après l'enregistrement.

Rôle et processus de nomination – agent financier

Agent financier de l'association

Résumé du rôle
  • L'agent financier est chargé de l'administration des opérations financières de l'association et de la production des rapports financiers à Élections Canada, en conformité avec la Loi électorale du Canada.
  • L'agent financier est chargé d'accepter et d'effectuer des cessions au nom de l'association. Cette responsabilité ne peut être déléguée à un agent de circonscription.
  • L'agent financier devrait ouvrir un compte bancaire qui servira uniquement aux opérations financières de l'association enregistrée.
  • L'agent financier cosigne la demande de radiation de l'association enregistrée.
  • Après la radiation, l'agent financier assume son rôle jusqu'à ce que toutes les exigences en matière de rapports financiers aient été remplies.
Qui est admissible? Oui / Non
Citoyen canadien âgé d'au moins 18 ans qui réside ou a déjà résidé au Canada Oui
Personne morale constituée en vertu d'une loi fédérale ou provinciale Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur du parti enregistré Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur d'une entité politique autre qu'un parti enregistré Non
Candidat Non
Fonctionnaire électoral ou membre du personnel d'un directeur du scrutin Non
Failli non libéré Non
Vérificateur nommé conformément à la Loi électorale du Canada Non
Personne qui n'a pas l'entière capacité de contracter dans sa province ou son territoire de résidence habituelle (p. ex. une société dissoute ou une personne ayant une capacité intellectuelle réduite) Non
Processus de nomination
  • L'association doit nommer un agent financier avant de demander l'enregistrement.
  • L'agent financier doit signer la déclaration attestant qu'il accepte la charge.
  • Si, pour une raison quelconque, l'agent financier n'est plus en mesure de remplir ses fonctions, l'association doit nommer un nouvel agent financier dans les plus brefs délais, et en aviser Élections Canada dans les 30 jours. Cet avis doit être accompagné de la déclaration de consentement signée par le nouvel agent financier.
  • L'association ne peut avoir qu'un agent financier à la fois.
  • La Loi ne l'exige pas, mais l'agent financier devrait avoir l'expérience de la gestion financière. Il devra être en mesure de contrôler, de consigner et d'administrer des opérations financières, et de produire des rapports financiers.
  • Lorsque l'agent financier quitte ses fonctions, il devrait en aviser l'association afin que celle-ci puisse nommer un remplaçant.
  • Le formulaire Demande d'enregistrement d'une association de circonscription sert à informer Élections Canada de la nomination initiale d'un agent financier.
  • Le formulaire Modifications aux renseignements sur l'association enregistrée consignés au registre sert à informer Élections Canada des changements après l'enregistrement.

Rôle et processus de nomination – agents de circonscription

Agents de circonscription de l'association

Résumé du rôle
  • Les agents de circonscription peuvent être autorisés par l'association enregistrée à remplir l'une ou plusieurs des tâches suivantes :
    • accepter des contributions ou des prêts au nom de l'association;
    • délivrer des reçus de contributions, y compris des reçus d'impôt (si le chef du parti a autorisé l'association à délivrer des reçus d'impôt);
    • engager ou payer les dépenses de l'association.
  • Les agents de circonscription ne peuvent pas être autorisés à accepter ou à effectuer des cessions au nom de l'association. Cette responsabilité revient à l'agent financier.
  • Les agents de circonscription autorisés et l'agent financier peuvent se partager les pouvoirs de signature concernant le compte bancaire de l'association enregistrée.
Qui est admissible? Oui / Non
Citoyen canadien âgé d'au moins 18 ans qui réside ou a déjà résidé au Canada Oui
Personne morale constituée en vertu d'une loi fédérale ou provinciale Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur du parti enregistré Oui
Membre d'une société qui a été nommée en tant que vérificateur d'une entité politique autre qu'un parti enregistré Non
Candidat Non
Fonctionnaire électoral ou membre du personnel d'un directeur du scrutin Non
Failli non libéré Non
Vérificateur nommé conformément à la Loi électorale du Canada Non
Personne qui n'a pas l'entière capacité de contracter dans sa province ou son territoire de résidence habituelle (p. ex. une société dissoute ou une personne ayant une capacité intellectuelle réduite) Non
Processus de nomination
  • La nomination d'agents de circonscription est optionnelle.
  • Une association enregistrée peut nommer un nombre illimité d'agents de circonscription, et ce, en tout temps.
  • Dans les 30 jours suivant la nomination d'un ou de plusieurs agents, l'association enregistrée doit soumettre à Élections Canada :
    • les nom et adresse des nouveaux agents de circonscription;
    • leurs attributions;
    • une attestation des nominations par l'agent financier.
  • Le Rapport de nomination, de mise à jour ou de retrait des agents de circonscription d'une association sert à informer Élections Canada de la nomination d'agents de circonscription et d'autres changements.

Rôle et processus de nomination – vérificateur

Vérificateur de l'association

Résumé du rôle
  • Si, au cours de l'exercice, l'association enregistrée a reçu des contributions de 10 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de 10 000 $ ou plus au total, le vérificateur doit examiner les écritures comptables de l'association enregistrée et présenter un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport annuel présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé.
  • Le vérificateur doit avoir accès à la totalité des documents de l'association; il a le droit d'exiger de l'agent financier les renseignements et les explications qui sont nécessaires à la production de son rapport.
Qui est admissible? Oui / Non
Membre en règle d'un ordre, d'une association ou d'un institut de comptables professionnels accrédités en vertu d'une loi provinciale (titre de CPA)* Oui
Société formée de membres en règle d'un ordre, d'une association ou d'un institut de comptables professionnels accrédités en vertu d'une loi provinciale (titre de CPA)* Oui
Candidat ou agent officiel Non
Fonctionnaire électoral ou membre du personnel d'un directeur du scrutin Non
Agent principal d'un parti enregistré ou d'un parti admissible Non
Agent enregistré d'un parti enregistré Non
Agent financier ou agent de circonscription d'une association enregistrée Non
Candidat à la direction, agent financier ou agent de campagne à la direction Non
Candidat à l'investiture ou agent financier Non
Agent financier d'un tiers enregistré Non
Processus de nomination
  • L'association doit nommer un vérificateur avant de demander l'enregistrement.
  • Le vérificateur doit signer une déclaration attestant qu'il accepte la charge.
  • Si, pour une raison quelconque, le vérificateur n'est plus en mesure de remplir ses fonctions, l'association doit nommer un nouveau vérificateur dans les plus brefs délais, et en aviser Élections Canada dans les 30 jours. Cet avis doit être accompagné de la déclaration de consentement signée par le nouveau vérificateur.
  • Une association ne peut avoir qu'un vérificateur à la fois, mais la même personne peut assumer la charge de vérificateur pour plus d'une association enregistrée.
  • Lorsque le vérificateur quitte ses fonctions, il devrait en aviser le parti politique afin que celui-ci puisse nommer un remplaçant.
  • Le formulaire Demande d'enregistrement d'une association de circonscription sert à informer Élections Canada de la nomination initiale d'un vérificateur.
  • Le formulaire Modifications aux renseignements sur l'association enregistrée consignés au registre sert à informer Élections Canada des changements après l'enregistrement.

*Les organismes comptables régis par une province ou un territoire peuvent exiger que les vérificateurs respectent d'autres critères professionnels pour pouvoir exercer ce rôle, par exemple, qu'ils soient titulaires d'un permis d'expert-comptable dans la province ou le territoire où l'entité politique est établie. Cette question devrait être soulevée avec les vérificateurs avant leur nomination.