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Manuel sur le financement politique des associations de circonscription et des agents financiers (EC 20089) – Avril 2020

6. Dépenses des associations enregistrées

Dans le présent chapitre, on examine globalement les dépenses de l'association enregistrée et comment elles sont administrées. On y aborde les sujets suivants :

  • Qui peut engager et payer des dépenses de l'association enregistrée?
  • Comment les dépenses sont-elles liées aux contributions et aux cessions non monétaires?
  • Biens ou services fournis à une autre entité politique
  • Quelles factures doivent être conservées?
  • Paiement et déclaration des créances impayées
  • Honoraires du vérificateur

Note : L'agent financier doit consigner les dépenses et conserver les reçus et les factures, comme l'exige la Loi électorale du Canada.

Qui peut engager des dépenses?

Seuls l'agent financier et les agents de circonscription autorisés peuvent engager des dépenses de l'association enregistrée.

Il n'y a pas de plafond pour le montant qu'une association enregistrée peut dépenser pour les biens et les services qu'elle utilise, mais les dépenses doivent être déclarées dans le rapport financier annuel de l'association.

Exemple

En période non électorale, l'agent financier distribue des prospectus pour annoncer la tenue d'une séance d'information au bureau de l'association enregistrée. Les dépenses liées aux prospectus, dont les coûts de production et de distribution, sont déclarées comme des dépenses de l'association enregistrée.

Qui peut payer des dépenses?

Seuls l'agent financier et les agents de circonscription autorisés peuvent payer les dépenses de l'association enregistrée.

Il existe une exception à cette règle. Toute personne autorisée par écrit par l'agent financier peut payer de menues dépenses à même la petite caisse. L'agent financier doit fixer un montant maximum qui peut être payé à partir de la petite caisse.

Les contributions et les cessions non monétaires sont également des dépenses ou des biens

L'association enregistrée engage des dépenses ou obtient un bien lorsqu'elle accepte une contribution non monétaire ou une cession non monétaire.

N'oubliez pas qu'un service offert gratuitement par un bénévole admissible n'est pas une contribution ni une dépense. Pour plus de détails, voir la section Le travail bénévole n'est pas une contribution, au chapitre 2, Contributions.

Lorsque le bien ou le service…
est offert gratuitement par un particulier la pleine valeur commerciale est une contribution non monétaire*.
est acheté d'un particulier à un prix inférieur à sa valeur commerciale la différence entre le prix d'achat et la valeur commerciale est une contribution non monétaire*.
est offert gratuitement par une entité politique affiliée la pleine valeur commerciale est une cession non monétaire**.
est acheté d'une entité politique affiliée à un prix inférieur à sa valeur commerciale la différence entre le prix d'achat et la valeur commerciale est une cession non monétaire**.

La pleine valeur commerciale du bien ou du service est une dépense de campagne d'investiture.

*Si la valeur commerciale d'une contribution non monétaire est de 200 $ ou moins et qu'elle provient d'un particulier qui n'exploite pas une entreprise fournissant ce bien ou ce service, le montant de la contribution est réputé nul, et aucune dépense n'est déclarée.

**Toute cession non monétaire effectuée par le candidat, le parti enregistré ou une association enregistrée du parti doit être déclarée, quelle que soit sa valeur commerciale. Les cessions d'un parti enregistré ne sont acceptées que si elles sont offertes également à tous les candidats.

Biens ou services fournis à une autre entité politique

L'association enregistrée peut engager des dépenses en vue de fournir des biens ou des services au parti enregistré, à une autre association enregistrée, à un candidat, à un candidat à l'investiture ou à un candidat à la direction. Les biens ou les services peuvent être fournis en tant que cessions non monétaires ou être vendus à l'autre entité politique. Les cessions non monétaires doivent être offertes également à tous les candidats.

Si le bien ou le service est vendu à l'autre entité politique, une copie de la facture originale du fournisseur ainsi que la facture de l'association doivent lui être fournies. Ces documents doivent confirmer le montant déclaré dans les rapports financiers.

Pour plus de détails sur les règles et les restrictions, voir le chapitre 4, Cessions.

Exemples
  1. L'association enregistrée achète auprès de l'entreprise Pancartes inc. des pancartes au coût de 1 500 $, puis les revend 1 500 $ à la campagne du candidat. L'association doit fournir au candidat une copie de la facture originale de Pancartes inc. établie à 1 500 $, ainsi qu'une facture établie par l'association elle-même, pour 1 500 $.
  2. L'association enregistrée crée une page Web sur son site pour chaque candidat à l'investiture. La valeur commerciale de la création d'une page Web est de 150 $ par candidat. Chaque candidat à l'investiture doit déclarer une cession non monétaire et une dépense de 150 $.

Factures

Si une dépense de 50 $ ou plus a été engagée par l'association enregistrée, l'agent financier ou l'agent de circonscription autorisé qui a engagé la dépense doit conserver une copie de la facture du fournisseur décrivant la nature de la dépense. Lorsque cette dépense est payée, l'agent doit également conserver la preuve de paiement.

Si une dépense de moins de 50 $ a été engagée par l'association enregistrée, l'agent financier ou l'agent de circonscription autorisé qui a engagé la dépense doit consigner la nature de la dépense. Lorsque cette dépense est payée, l'agent doit également conserver la preuve de paiement.

Pour les paiements faits à même la petite caisse, la personne autorisée à faire ces paiements doit fournir à l'agent financier les documents susmentionnés dans les trois mois suivant la date à laquelle la dépense a été engagée.

Paiement et déclaration des créances impayées

Toutes les factures de créances doivent être soumises à l'agent financier ou aux agents de circonscription autorisés. Les créances doivent être payées dans les 36 mois suivant la date prévue du paiement.

Le rapport financier annuel de l'association enregistrée doit inclure les tableaux suivants concernant les créances impayées :

  • état des créances impayées (toutes créances dont le paiement est exigible au 31 décembre et celles sans date d'échéance);
  • état des créances déclarées auparavant qui ont été payées en entier depuis la fin de l'exercice précédent;
  • état des créances impayées arrivées à échéance depuis 18 ou 36 mois.
Référence ALI

Veuillez consulter la note d'interprétation 2018-09, Créances impayées et exigences en matière de rapports, sur le site Web d'Élections Canada pour en savoir davantage à ce sujet.

Honoraires du vérificateur

Le vérificateur de l'association enregistrée touchera une allocation versée directement par Élections Canada pour le travail de vérification du rapport financier annuel. Lorsqu'Élections Canada aura reçu le rapport financier, le rapport du vérificateur et une copie de la facture du vérificateur, il autorisera le versement de l'allocation.

Pour l'exercice financier se terminant le 31 décembre 2020, le montant de l'allocation versée au vérificateur est d'au plus 2 236,50 $. (Il s'agit du montant de base de 1 500 $ multiplié par le facteur d'ajustement à l'inflation en vigueur à la fin de l'exercice financier.)

Si les honoraires du vérificateur dépassent le maximum autorisé, l'association enregistrée doit payer la différence.

Note : L'allocation n'est versée que lorsqu'une vérification du rapport financier annuel de l'association est exigée en vertu de la Loi électorale du Canada. Voir le chapitre 9, Présentation de rapports, pour connaître les conditions dans lesquelles une vérification est exigée.