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Manuel sur le financement politique des candidats à la direction et des agents financiers (EC 20195) – Février 2020

13. Présentation de rapports

Dans le présent chapitre, on décrit les rapports financiers qui doivent être produits et soumis dans les délais prescrits par la Loi électorale du Canada. On y aborde les sujets suivants :

  • Rapports obligatoires avant la fin de la course
  • Rapports obligatoires après la fin de la course
  • Autres rapports
  • Présentation de rapports à Élections Canada
  • Demande de prorogation du délai de production

Pour obtenir l'échéancier de tous les rapports obligatoires, voir le tableau Principales échéances de la campagne du candidat à la direction, au chapitre 1, Tableaux de référence et échéances.

Note : Les formulaires et les instructions s'y rattachant se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Rapports obligatoires avant la fin de la course

Les rapports mentionnés dans le tableau doivent être soumis à Élections Canada, à moins d'avis contraire.

Rapport Description Personne responsable
Date de l'enregistrement
Formulaire général – Candidat à la direction d'un parti enregistré (EC 20371)

Le candidat à la direction utilise ce formulaire pour s'enregistrer. Ce dernier comprend ce qui suit :

  • la déclaration d'acceptation de la charge dûment signée pour l'agent financier et le vérificateur;
  • une déclaration de l'agent principal du parti attestant que celui-ci a donné son agrément au candidat à la direction.
Candidat à la direction et agent financier
Relevé des contributions et des prêts du candidat à la direction reçus avant le premier jour de la course (EC 20209) Ce rapport comprend les détails des contributions et des prêts reçus par le candidat à la direction avant le début de la course. Candidat à la direction et agent financier
3 semaines avant la fin de la course
Rapport provisoire de la campagne du candidat à la direction* (EC 20193)

Premier rapport provisoire
Ce rapport énonce les rentrées de fonds et les cessions effectuées pendant la période allant du premier jour de la course jusqu'à quatre semaines avant la fin de la course.

Si la période de la course est de moins de quatre semaines, seul le deuxième rapport provisoire doit être produit.
Agent financier
2 jours avant la fin de la course
Rapport provisoire de la campagne du candidat à la direction* (EC 20193)

Deuxième rapport provisoire
Ce rapport énonce les rentrées de fonds et les cessions effectuées pendant la période allant du jour suivant la période de rapport précédente jusqu'à une semaine avant la fin de la course. Agent financier

*Des rapports provisoires doivent être produits si des contributions de plus de 10 000 $ au total ont été acceptées, ou si des dépenses de campagne à la direction de plus de 10 000 $ au total ont été engagées (il est à noter que les cessions aux entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses de campagne à la direction.)

Si le montant de 10 000 $ est atteint après la première période de rapport, seul le deuxième rapport provisoire doit être produit, mais il doit couvrir toute la période, soit du premier jour de la course jusqu'à une semaine avant la fin de la course.

Rapports obligatoires après la fin de la course

Les rapports mentionnés dans le tableau doivent être soumis à Élections Canada, à moins d'avis contraire.

Rapport Description Personne responsable
5 mois après la fin de la course
Relevé des dépenses du candidat à la direction (EC 20197)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
Le candidat à la direction présente dans ce relevé ses dépenses personnelles, ses frais de déplacement et de séjour et ses dépenses relatives aux litiges qu'il a raisonnablement engagés pour la course à la direction et qui ne lui ont pas été remboursés par la campagne.

Le relevé doit être produit même si aucune de ces dépenses n'a été engagée.
Candidat à la direction

Soumis à l'agent financier
6 mois après la fin de la course
Rapport de campagne du candidat à la direction (EC 20192)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
Le rapport du candidat à la direction doit comprendre ce qui suit :
  • renseignements sur la campagne et déclaration, le tout signé par le candidat à la direction et l'agent financier;
  • revenus et autres rentrées de fonds;
  • dépenses et autres sorties de fonds;
  • créances et prêts impayés;
  • conciliations bancaires.
Agent financier
Relevé des dépenses du candidat à la direction (EC 20197)

Signé et accompagné de tous les documents justificatifs
L'agent financier doit soumettre un relevé des dépenses du candidat à la direction avec le Rapport de campagne du candidat à la direction. Agent financier
Rapport du vérificateur* Lorsque l'agent financier a terminé le rapport de campagne, le vérificateur examine les écritures comptables du candidat et présente un rapport dans lequel il déclare si, à son avis, le rapport de campagne à la direction présente fidèlement les renseignements contenus dans les écritures comptables sur lesquelles il est fondé. Agent financier

*Doit être produit si la campagne a accepté des contributions de 10 000 $ ou plus au total, ou engagé des dépenses de campagne à la direction de 10 000 $ ou plus au total (il est à noter que les cessions aux entités politiques affiliées ne sont pas des dépenses de campagne à la direction).

Il est très important de donner au vérificateur suffisamment de temps pour examiner adéquatement le Rapport de campagne du candidat à la direction avant la date limite.

Autres rapports

Dans certains cas, des obligations en matière de rapports s'appliquent bien après la fin de la course. La campagne pourrait avoir des créances ou des prêts impayés, ou devoir corriger une erreur dans le rapport du candidat à la direction. Voici un résumé des exigences additionnelles en matière de rapports.

Rapport Description Échéance Personne responsable
Rapport de campagne du candidat à la direction (EC 20192)
Corrections ou révisions demandées par le candidat à la direction ou l'agent financier Le candidat à la direction ou l'agent financier peut constater qu'il serait nécessaire d'apporter des corrections ou de déclarer de nouvelles opérations dans un rapport qui a été soumis. Dans un tel cas, le candidat à la direction ou l'agent financier doit soumettre une demande écrite afin d'obtenir l'autorisation de présenter un rapport modifié. 30 jours après autorisation de la correction ou de la révision Candidat à la direction ou agent financier
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada Après examen, Élections Canada peut demander à l'agent financier de corriger ou de réviser le rapport. Dans le délai indiqué par Élections Canada Agent financier
Mise à jour après le paiement final d'une créance ou d'un prêt L'agent financier doit soumettre une mise à jour du Rapport de campagne du candidat à la direction, qui indique la source des fonds utilisés pour payer la créance ou le prêt. 30 jours après le paiement d'une créance ou d'un prêt* Agent financier
État des créances et des prêts impayés du candidat à la direction 18 ou 36 mois après la fin de la course (EC 20002)
État – 18 mois après la fin de la course Cet état doit être produit si la campagne a des créances et des prêts impayés 18 mois après la fin de la course. 19 mois après la fin de la course Agent financier
État – 36 mois après la fin de la course Cet état doit être produit si la campagne a des créances et des prêts impayés 36 mois après la fin de la course. 37 mois après la fin de la course Agent financier

*Les créances et les prêts doivent être payés dans les 36 mois suivant la fin de la course. Il faut obtenir une autorisation d'Élections Canada ou d'un juge pour payer des créances ou des prêts plus de 36 mois après la fin de la course.

Présentation de rapports à Élections Canada

Les formulaires financiers, les déclarations au registre et les instructions s'y rattachant se trouvent sur le site Web d'Élections Canada.

Élections Canada a conçu le Rapport financier électronique (RFE), un logiciel gratuit qui facilite la production des rapports financiers. Ce logiciel est accessible à partir du site Web d'Élections Canada.

Note : L'utilisation du RFE pour remplir ou modifier le Rapport de campagne du candidat à la direction, y compris les rapports provisoires, facilite la présentation de rapports puisque le système valide les entrées et crée un fichier de présentation du rapport où les champs requis sont remplis.

Comment présenter un rapport à Élections Canada
Processus
  1. Signer les pages où la signature est requise.
  2. Envoyer les rapports par courriel (format PDF), messagerie, courrier ou télécopieur à Élections Canada.
  3. Envoyer les documents justificatifs par courriel, messagerie ou courrier à Élections Canada.
Si vous avez utilisé le RFE : Envoyer le fichier de soumission généré par le système (format ZIP) et une copie de toutes les pages où la signature est requise (format PDF) par courriel.
Courriel rfe-efr@elections.ca
Courrier Élections Canada
30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 0M6
Télécopieur Financement politique
1-888-523-9333 (sans frais)
1-819-939-1803

Notes

  • Les documents soumis à Élections Canada doivent être signés.
  • On recommande à la campagne de conserver une copie de tous les documents envoyés.

Demande de prorogation du délai de production

Rapports dont le délai peut être prorogé

La Loi électorale du Canada prescrit des délais de production des rapports. Si l'agent financier ou le candidat à la direction sont incapables de soumettre certains rapports avant l'échéance, ils peuvent présenter une demande de prorogation.

S'il manque seulement quelques factures ou reçus, les campagnes peuvent soumettre les documents obligatoires à temps et envoyer la documentation manquante plus tard.

Note : La Loi électorale du Canada ne permet dans aucune circonstance la prolongation du délai de production du Rapport provisoire de la campagne du candidat à la direction.

Le tableau ci-dessous présente les documents admissibles à une prorogation et indique qui l'accorde.

Rapports du candidat à la direction – demandes de prorogation
Rapport Prorogation accordée par Élections Canada Prorogation supplémentaire accordée par Élections Canada Prorogation accordée par un juge
Rapport provisoire de la campagne du candidat à la direction
Premier ou deuxième rapport provisoire Non Non Non
Rapport de campagne du candidat à la direction
Rapport initial, y compris le rapport du vérificateur (s'il y a lieu) Oui Non Oui
Mise à jour après le paiement final d'une créance ou d'un prêt, en tout temps suivant la fin de la course Oui Non Oui
Corrections ou révisions demandées par le candidat à la direction ou l'agent financier Oui Oui Non
Corrections ou révisions demandées par Élections Canada Non Non Non*
État des créances et des prêts impayés du candidat à la direction 18 ou 36 mois après la fin de la course
État – 18 mois après la fin de la course Oui Non Oui
État – 36 mois après la fin de la course Oui Non Oui

*Les corrections et les révisions demandées par Élections Canada ne peuvent pas faire l'objet d'une prorogation de l'échéance et doivent être soumises dans le délai prescrit. Cependant, l'agent financier ou le candidat à la direction peut demander à un juge d'être soustrait à l'obligation de se conformer à la demande.

Demander une prorogation à Élections Canada

Pour demander une prorogation à Élections Canada, l'agent financier ou le candidat à la direction doit soumettre une Demande de prorogation du délai de production. Élections Canada doit recevoir cette demande au plus tard deux semaines après l'expiration du délai applicable.

Note : Seul un juge peut accorder une prorogation du délai demandée plus de deux semaines après l'expiration du délai.

Élections Canada autorisera la prorogation sauf si l'omission de produire les documents exigés est intentionnelle ou résulte du fait que les mesures nécessaires pour les produire n'ont pas été prises.

Si Élections Canada refuse d'accorder une prorogation ou si l'agent financier ou le candidat à la direction est dans l'incapacité de soumettre les documents requis dans le délai prorogé, le candidat à la direction ou l'agent financier peut demander une prorogation du délai à un juge.

Demander une prorogation à un juge

Pour demander une prorogation du délai à un juge, une demande doit être soumise à l'un des tribunaux ci-dessous. La demande peut être soumise à n'importe lequel de ces tribunaux, peu importe où se trouve le bureau de campagne principal.

Une copie de la demande doit être envoyée à Élections Canada par courriel ou par télécopieur.

Si la campagne envoie une ébauche de sa demande à Élections Canada avant de la soumettre au tribunal, l'organisme indiquera si, à son avis, la demande permettra à la campagne de respecter ses obligations. Il peut également fournir une lettre à inclure avec la demande et dans laquelle il indiquerait ne pas avoir l'intention de s'opposer à l'échéance proposée.

Province ou territoire Tribunal pouvant recevoir la demande
Alberta Cour du Banc de la Reine de l'Alberta
Colombie-Britannique Cour suprême de la Colombie-Britannique
Manitoba Cour du Banc de la Reine du Manitoba
Nouveau-Brunswick Cour du Banc de la Reine du Nouveau-Brunswick
Terre-Neuve-et-Labrador Section de première instance de la Cour suprême de Terre-Neuve-et-Labrador
Nouvelle-Écosse Cour suprême de la Nouvelle-Écosse
Nunavut Cour de justice du Nunavut
Ontario Cour supérieure de justice de l'Ontario
Île-du-Prince-Édouard Cour suprême de l'Île-du-Prince-Édouard
Québec Cour supérieure du Québec
Saskatchewan Cour du Banc de la Reine de la Saskatchewan
Territoires du Nord-Ouest Cour suprême des Territoires du Nord-Ouest
Yukon Cour suprême du Yukon

Dans la demande, la campagne doit demander une nouvelle échéance pour soumettre les documents à Élections Canada. La date sera donc passée si la campagne a soumis les documents avant de demander une prorogation.

Prorogation à une date ultérieure Prorogation à une date passée (rétroactive)
La campagne peut demander toute date raisonnable comme nouvelle date d'échéance pour soumettre les documents, selon les circonstances.

Assurez-vous de donner suffisamment de temps à la campagne pour qu'elle puisse respecter ses obligations; sinon, elle devra soumettre une nouvelle demande au tribunal.
La campagne doit demander la date à laquelle tous les documents obligatoires ont été reçus par Élections Canada comme nouvelle date d'échéance.

Veuillez communiquer avec le Réseau de soutien aux entités politiques pour connaître la date exacte.

Note : Si la campagne ne retient pas les services d'un avocat pour préparer sa demande, elle voudra sans doute communiquer avec le greffier du tribunal visé pour avoir de l'information sur le processus ou consulter un service d'aide juridique pour obtenir des échantillons de documents.