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Examen de la conformité – Rapport d'étape – Examen de la conformité aux procédures d'inscription et de vote le jour du scrutin

Solutions cernées

Les lecteurs n'ont peut-être pas pu s'empêcher, en prenant connaissance des causes énoncées aux pages précédentes, de penser à des solutions. C'est certainement ce qu'ont fait les participants à l'examen : chaque fois qu'une cause de non-conformité était nommée, ils pensaient spontanément à une liste de correctifs.

Comme on pouvait s'y attendre, beaucoup des solutions proposées au cours de l'examen ne se limitaient pas à un seul thème; elles concernaient plusieurs facteurs de non-conformité. Pour cette raison, les solutions ont elles aussi été regroupées en cinq thèmes :

  1. Simplifier le processus pour les électeurs et les travailleurs
  2. Améliorer et clarifier la supervision
  3. Améliorer le recrutement et l'examen des compétences
  4. Améliorer la formation et l'évaluation
  5. Gérer l'information plus efficacement grâce à la technologie

Les solutions précises regroupées sous ces thèmes sont décrites ci-dessous.

Par souci de concision, elles sont présentées sous forme de liste, malgré que certaines ont été approfondies beaucoup plus que les autres pendant les ateliers.

Toutes les idées spécifiques lancées par les participants ne sont pas énumérées, mais les solutions générales considérées comme judicieuses sont toutes exposées dans les pages qui suivent.

Simplifier le processus pour les électeurs et les travailleurs

  • Lancer un projet officiel de remaniement de tous les manuels, formulaires, guides et directives :
    • Concevoir ou remanier les procédures de façon à ce qu'il soit extrêmement difficile de s'en écarter;
    • Simplifier, rationaliser et tout réécrire en langage facile à comprendre.
  • « Passer au crible » la liste des tâches de chaque fonctionnaire électoral, et supprimer toutes celles qui ne sont pas liées rationnellement à la protection de l'intégrité du processus de vote; remettre en question toutes les tâches et éliminer celles qui ne sont pas essentielles; modifier la législation électorale au besoin :
    • Introduire dans la loi la capacité de faire un « tri » : 1) une file « rapide », 2) une file « service complet », 3) un bureau d'information pour « redirection ».
    • Veiller à ce que la majorité, et préférablement la totalité, des cas « d'exception » soient envoyés aux spécialistes au bureau « service complet ».
    • Exiger dans la loi un nombre minimal de postes de fonctionnaires électoraux (dont un superviseur) à chaque lieu de scrutin.
    • Communiquer uniformément et clairement à chaque travailleur la nature de son rôle et des interactions qu'il devra avoir avec ses collègues et les électeurs.
    • Admettre plus largement la carte d'information de l'électeur comme preuve d'adresse valide; envisager de remplacer la carte par une lettre adressée à chaque personne où les renseignements essentiels seront énoncés plus clairement.
    • Communiquer clairement à chaque électeur l'exigence d'apporter une preuve d'identité et d'adresse au bureau de scrutin qui lui est assigné.
    • Ne plus exiger des électeurs qu'ils se nomment et donnent leur adresse lorsqu'ils remettent au préposé leurs pièces d'identité : cette règle va à l'encontre du bon sens, n'est pas suivie par la plupart et déplaît beaucoup aux électeurs.
    • Exiger des greffiers du scrutin qu'ils remplissent la « carte de bingo » (le Relevé des électeurs qui ont voté le jour du scrutin) non plus toutes les demi-heures mais toutes les heures.
    • Exiger dans la loi que les superviseurs des centres de scrutin recueillent les « cartes de bingo » et les remettent à des « messagers des candidats » préautorisés.
  • S'assurer que les procédures écrites et tout le matériel papier, comme les formulaires et les enveloppes, sont aussi simples et faciles à comprendre que possible :
    • Réduire, regrouper, simplifier et normaliser tout le matériel écrit.
    • Tout écrire en langage clair adapté au public cible et ne pas simplement répéter ce que dit la loi.
    • Utiliser uniformément une terminologie simple.
    • Utiliser avec créativité les éléments graphiques et vidéos pour faire comprendre le fonctionnement de chaque processus.
    • Distinguer les documents selon un code de couleurs correspondant aux processus
      (p. ex. rouge pour l'inscription, vert pour le vote, bleu pour le dépouillement).
    • Fournir aux fonctionnaires électoraux des exemples de formulaires bien remplis.
    • Créer des listes de contrôle simplifiées qui peuvent être consultées sans ouvrir le manuel (p. ex. format de poche).
    • Demander à des spécialistes de l'information et des communications d'aider à la conception des documents clés, afin qu'ils répondent aux besoins du « grand public » (électeurs et travailleurs électoraux).
  • Mettre à l'essai tous les manuels et modules de formation avant de les finaliser :
    • Effectuer les mises à l'essai dès l'étape du remaniement : tout changement majeur aux processus, au matériel ou à la formation doit faire l'objet d'un essai réussi avant d'être communiqué.
    • Mettre à l'essai les changements à toutes les étapes du cycle d'élaboration (p. ex. à l'étape du plan, de la confirmation des changements aux processus, de la confirmation du matériel et de la formation, etc.).
    • Faire les essais auprès de « gens ordinaires », afin d'obtenir de la rétroaction réaliste et honnête.
  • « Figer » les instructions bien avant leur utilisation, et ne pas les changer quelques mois avant l'élection.
  • Évaluer la qualité des processus, du matériel et de la formation après chaque scrutin :
    • Demander à un échantillon significatif de fonctionnaires électoraux et d'électeurs de se prononcer sur leur expérience et leur compréhension des processus, du matériel et de la formation.
    • Décider quels processus, documents et modules de formation ont le plus urgemment besoin de révision, les modifier, et les remettre à l'essai.
    • Afin d'assurer une amélioration continue, reprendre à chaque cycle électoral ce processus de conception, de mise à l'essai et d'évaluation.

Améliorer et clarifier la supervision

  • Conférer au superviseur du centre de scrutin un rôle réel de supervision et d'assurance de la qualité :
    • Clarifier que c'est le superviseur qui est « en charge », qui prend les décisions et qui est responsable de la qualité du travail au lieu de scrutin.
    • Renommer « préposés au vote » les scrutateurs, et ne leur donner comme supérieur que le superviseur du lieu de scrutin.
    • Envisager de renommer « superviseur du lieu de vote » le superviseur du centre de scrutin.
    • Assigner automatiquement un superviseur adjoint si le lieu de scrutin compte plus de six bureaux de vote; en assigner plusieurs si le centre de scrutin est très vaste.
    • Demander aux superviseurs de présider aux cas d'exception (p. ex. serments) jusqu'à ce que les fonctionnaires électoraux maîtrisent pleinement les processus connexes.
    • Ne nommer comme superviseurs que des personnes qui ont l'expérience des fonctions des travailleurs électoraux et qui ont fait la preuve de leur capacité de diriger et de motiver.
    • Donner à ces superviseurs une formation spécifique et axée sur leur rôle de supervision; réduire ou éliminer l'obligation qui leur est faite d'assister aux formations des autres fonctionnaires électoraux.
    • Charger le superviseur de gérer et de communiquer clairement les attentes à l'endroit des travailleurs électoraux; leur dire par exemple, lorsqu'ils sont réunis au bureau de vote avant l'ouverture des portes : « vous n'aurez pas à résoudre les problèmes tout seuls, on vous aidera si vous le demandez, les processus devront être suivis correctement, on vérifiera votre travail ».
    • Charger les superviseurs ou leurs adjoints de vérifier régulièrement les mesures et contrôles préétablis au moyen de fiches de contrôle de la qualité bien conçues.
  • Établir des procédures claires pour la supervision des étapes du jour de l'élection (ouverture, vote, dépouillement, clôture); présenter les superviseurs aux séances de formation; demander aux superviseurs d'expliquer pendant ces formations les contrôles administratifs qui seront mis en œuvre le jour du scrutin.
  • Clarifier de qui relève chaque superviseur au bureau du scrutin; reconnaître que le directeur du scrutin ne peut traiter toutes les demandes de soutien de l'ensemble des superviseurs; envisager de permettre au directeur du scrutin, le jour du scrutin, de déléguer cette autorité à son adjoint, au superviseur de la révision, aux préposés à la formation, etc.
  • Charger les préposés à la formation et d'autres personnes qualifiées (p. ex. agents de liaison en région) de faire des contrôles aléatoires aux bureaux de scrutin afin de mesurer la qualité du travail et le succès de la formation.
  • Mettre en place une ligne de téléphone/texte à appeler lorsque le personnel du bureau du directeur du scrutin est incapable de répondre à certaines questions sur des processus difficiles ou l'interprétation de la loi le jour du scrutin; verser toutes ces connaissances dans un répertoire qui servira à l'amélioration des politiques et processus.
  • Créer une liste de contrôle pour le rôle de chaque fonctionnaire électoral et remettre toutes les listes au superviseur, qui s'y référera lorsqu'il aidera et conseillera les travailleurs.
  • Offrir une formation spécialisée aux représentants des candidats; les encourager à signaler au superviseur du lieu de scrutin toute erreur de procédure commise par les fonctionnaires électoraux; veiller à ce que le superviseur soit vu, par les représentants des candidats et le grand public, comme l'autorité dans le lieu de scrutin.
  • Envisager de verser une rémunération afin que tous les partis en lice dans la circonscription aient au moins un représentant présent par lieu de scrutin; former ces représentants rémunérés afin qu'ils comprennent en détail les exigences que doivent respecter les activités qu'ils observeront.
  • Après chaque élection générale, mesurer précisément la conformité dans chaque lieu de scrutin, et envisager d'offrir des primes monétaires, ou d'autres récompenses, aux superviseurs dont le lieu de scrutin a présenté le meilleur taux de conformité par région ou au Canada.

Améliorer le recrutement et l'examen des compétences

  • Acquérir une compréhension solide des raisons qui motivent les gens à devenir fonctionnaires électoraux, et tâcher de répondre à ces attentes; apprendre les raisons pour lesquelles certains travailleurs refusent de reprendre leurs fonctions aux élections subséquentes.
  • Profiter des possibilités que présente la tenue d'une élection à date fixe en 2015, et s'engager à ouvrir le bureau du directeur du scrutin et à engager au moins deux recruteurs professionnels dans chaque circonscription bien avant le début de la période électorale.
  • Les candidats des partis arrivés premier et deuxième ne devraient plus avoir le droit dans la loi de nommer les fonctionnaires électoraux, mais uniquement inviter les postulants éventuels à faire leur demande en ligne ou au bureau du directeur du scrutin; les travailleurs électoraux devraient être choisis uniquement au mérite.
  • Réviser l'échelle de salaire des fonctionnaires électoraux à tous les paliers de gouvernement; encourager le Conseil du Trésor à offrir à tous les fonctionnaires électoraux, dans le Tarif officiel des honoraires, un salaire à tout le moins supérieur au salaire minimum, et à leur verser des primes différentielles « justes » selon leur niveau de responsabilité envers la conformité aux règles; offrir des incitatifs financiers pour que les travailleurs expérimentés reprennent leurs fonctions aux élections subséquentes.
  • Combler tôt tous les postes; se préparer au problème – plus agréable – d'un excédent des postulants qualifiés sur les postes disponibles; faire en sorte que les directeurs du scrutin n'en soient jamais réduits au « test du miroir ».
  • Fournir aux recruteurs des outils et des lignes directrices efficaces pour la sélection des travailleurs; faire passer à tout le personnel potentiel un examen des compétences avant la formation; leur faire passer aussi un examen après la formation et avant leur affectation; fixer à 90 % ferme la note de passage pour les postes les plus cruciaux pour la conformité; ne nommer aux postes que les personnes qui réussissent l'examen d'après-formation sur la connaissance des processus.
  • Rappeler les bons travailleurs; reconnaître leur bon travail; affecter tôt aux lieux de scrutin un effectif solide de travailleurs expérimentés.
  • Mettre l'accent sur le recrutement des jeunes/des étudiants, à l'aide peut-être « d'ambassadeurs » ou d'Internet/des médias sociaux.
  • Annoncer les postes de fonctionnaires électoraux dans les endroits publics; dans les médias locaux; sur les sites Web d'embauche du gouvernement.
  • Encourager les représentants des médias, les responsables des partis politiques, les employés des bureaux de député et les bénévoles des bureaux de campagne à diriger vers le formulaire de demande en ligne les personnes qui souhaitent devenir fonctionnaire électoral.
  • Professionnaliser l'effectif électoral en collaboration avec les organismes électoraux provinciaux et territoriaux; établir un répertoire partagé des fonctionnaires électoraux et rester en contact continu avec eux, afin de garder à jour leurs coordonnées et de les aviser des possibilités d'emploi à venir, des nouvelles procédures et politiques électorales, etc.
  • Envisager de « certifier » les travailleurs électoraux fédéraux qui ont réussi les examens, rempli avec succès leurs fonctions et reçu une recommandation de leur superviseur; recruter en premier lieu les détenteurs de cette certification.
  • Envisager d'offrir un crédit d'impôt aux travailleurs électoraux certifiés qui ont travaillé à un scrutin fédéral pendant l'année.
  • Envisager de tenir les élections le samedi pour élargir le bassin de travailleurs potentiels; la loi devrait pour ce faire être modifiée.

Améliorer la formation et l'évaluation

  • Adopter les pratiques exemplaires de l'andragogie.
  • Élaborer un module de formation court mais hautement efficace qui expliquerait : que chaque fonctionnaire électoral a un rôle important; que toute l'élection repose sur les activités obligatoires qui sont répétées dans tous les lieux de vote; que les mesures de contrôle de base servent à empêcher les non-électeurs de voter et les électeurs de voter plus d'une fois; et que les principes démocratiques de base que sont le secret du vote, la transparence et la responsabilité s'incarnent dans les processus suivis. Donner cette formation à tous les travailleurs avant leur entrée en fonction.
  • Établir le savoir de base qui doit être enseigné pour chaque poste.
  • Évaluer le programme de formation auprès de « gens ordinaires »; ne déterminer la durée minimale de la formation qu'après avoir vérifié combien de temps les groupes d'essai prennent pour acquérir le savoir de base.
  • Passer en revue tout le matériel de formation; le mettre à jour, le simplifier et le réécrire, uniformément, en langage de niveau secondaire 2; s'assurer de la cohérence dans les modules, et entre les modules et toute la documentation écrite remise aux travailleurs électoraux.
  • Faire en sorte que les préposés à la formation aient le moins possible besoin de « réinventer » le matériel en fonction de leurs besoins; exiger qu'un contenu de base soit communiqué uniformément dans toutes les circonscriptions.
  • S'assurer sur place de l'efficacité et de l'uniformité de la formation.
  • Diviser en deux la formation des travailleurs électoraux : un module obligatoire en ligne (ou sur DVD), suivi d'un cours en classe où un formateur professionnel présidera à une simulation du jour du scrutin.
  • Reconnaître que les fonctionnaires électoraux atteignent leur « point de saturation » absolu après trois heures de formation en classe; tout apprentissage supplémentaire devrait être fait individuellement, contre rémunération (et sous le contrôle de mécanismes de responsabilisation).
  • Axer la formation des fonctionnaires électoraux (sauf le superviseur du centre de scrutin et l'agent d'inscription) sur le « vote ordinaire »; axer la formation des agents d'inscription sur l'utilisation efficace des technologies de recherche et de mise à jour des dossiers d'inscription comme substitut à la création de certificats d'inscription inutiles; axer la formation des superviseurs sur toutes les situations de vote « d'exception » et les exigences connexes (procédures, serments, documents, etc.).
  • S'assurer que tous les formateurs ont au moins une certaine expérience et compréhension pratique de la réalité des fonctionnaires électoraux; ne pas les engager en raison uniquement de leurs qualifications pédagogiques.
  • Établir dans chaque circonscription et dans les bureaux d'Élections Canada des centres de formation professionnels; maintenir un effectif de formateurs professionnels; fournir à chaque centre de formation de l'équipement audiovisuel standard et des fournitures pour simuler les étapes du vote et permettre la pratique.
  • Charger les préposés à la formation de contrôler la qualité le jour du scrutin; leur demander de fournir une rétroaction structurée sur les améliorations à apporter à la formation, et sur les méthodes pédagogiques les plus indiquées à cette fin.

Gérer l'information plus efficacement grâce à la technologie

  • Commencer à installer dans les lieux de scrutin des systèmes informatisés qui rehausseront la fiabilité des procédés d'application des règles et de mesure de leur conformité (p. ex. logiciel d'inscription exigeant l'entrée de données valides dans tous les champs obligatoires).
  • Permettre aux électeurs de s'inscrire (et pas seulement de mettre à jour leur inscription) sur le site Web d'Élections Canada.
  • Améliorer le système de soutien et de traitement du formulaire de recrutement en ligne; s'en servir pour créer un répertoire permanent des travailleurs électoraux canadiens.
  • Demander au directeur du scrutin et au superviseur de la révision, munis d'outils d'analyse, d'examiner la liste électorale à intervalles réguliers entre les élections, et d'établir un plan de révision fondé sur les besoins de mise à jour des adresses et d'inscription des nouveaux électeurs propres à leur circonscription.
  • Fournir aux agents d'inscription à tous les lieux de scrutin un portable (ou une tablette/un netbook) où ils pourront consulter la liste électorale et mettre à jour efficacement leurs données; utiliser la même technologie pour renseigner correctement les électeurs qui se présentent au mauvais bureau de vote; mettre à jour efficacement et exactement le Registre national des électeurs après chaque scrutin avec les données « autonomes » recueillies par les agents d'inscription.
  • Créer sur le Web des modules de formation, des mécanismes de soutien aux procédures et des examens à l'intention de tous les fonctionnaires électoraux et autres employés.
  • Fournir tous les manuels en version électronique; en permettre l'impression locale au besoin; encourager les travailleurs à les charger sur leur téléphone intelligent, tablette, ordinateur, etc.; s'assurer que la navigation et la recherche dans ces documents sont conviviales.
  • Moderniser les systèmes d'information utilisés aux bureaux d'Élections Canada et dans les circonscriptions; élargir l'utilisation de ces systèmes dans les bureaux des directeurs du scrutin pendant les élections; installer des ordinateurs et des technologies de communication avant la période électorale de 2015; assurer l'accès aux listes électroniques « réelles» » aux fins de la révision et des mises à jour postélectorales.
  • Utiliser des questionnaires Web pour obtenir une rétroaction analytique détaillée sur le recrutement, la formation, la supervision et les questions de procédure, ainsi que sur les préoccupations des fonctionnaires électoraux dans les jours suivant le jour du scrutin.
  • Développer l'analyse des données afin d'améliorer continuellement les processus grâce aux données brutes des travailleurs électoraux.
  • S'engager à moderniser le processus du vote de manière constante et progressive; accroître méthodiquement l'utilisation des technologies d'information et de communication modernes pour soutenir (et un jour conduire) le processus de vote; consulter avec transparence le grand public à ce sujet; mettre à contribution les principaux intervenants; reconnaître que le modèle actuel de prestation des services de vote ne peut continuer.
  • Envisager d'adopter l'approche « caissier de banque » utilisée aux élections provinciales et municipales au Nouveau-Brunswick : les électeurs sont accueillis par un préposé muni d'un ordinateur; l'électeur glisse son bulletin rempli dans un appareil de balayage électronique; la machine calcule et imprime les résultats dès la clôture du vote; les bulletins papier sont conservés dans l'éventualité d'un problème technique ou d'un dépouillement judiciaire.
  • Envisager d'adopter l'approche du « vote postal » exclusif, comme l'ont fait avec succès les États de l'Oregon et de Washington; la présenter comme une étape provisoire d'ici à ce que le vote sur Internet soit possible (quand les problèmes d'authentification et de sécurité seront réglés).
  • Envisager un projet pilote qui prouverait que le vote sur Internet (Web ou téléphone) est une méthode sûre pouvant être utilisée aux élections fédérales au Canada; projeter d'offrir le vote électronique aux électeurs d'ici 2020.