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Chapitre 10 – Gestion financière (09/2019)

Pour plus d'information concernant la gestion financière, consultez :

10.1 Responsabilités du directeur du scrutin

Le directeur du scrutin est responsable de la gestion financière des pouvoirs que vous a délégués le directeur général des élections (DGE) en vertu de la Loi électorale du Canada en plus de la bonne gestion de documents.

En particulier, le DS doit se conformer aux lois, aux règlements, aux politiques et aux instructions du DGE portant sur :

  • la paie et les retenues à la source;
  • la gestion et le rapprochement des dépenses, des avances comptables et des transactions par carte d'achat;
  • l’approvisionnement, la passation des contrats et les ententes contractuelles concernant les produits ou les services au bureau du DS, comme l’entretien ménager, la sécurité, etc.

Gestion du processus financier

Le DS est responsable de gérer les processus financiers suivants :

  • l'inscription et la soumission de demandes de remboursement de tout le personnel de bureau et les fonctionnaires électoraux;
  • le paiement et le rapprochement de toutes les dépenses liées aux activités de votre bureau et du bureau du DASS comme les fournitures de bureau, les salles de réunion et les dépenses d'impression;
  • la location de votre bureau et du bureau du DASS, des lieux de scrutin et des bureaux de révision;

Vérification de la documentation financière

Le DS est responsable de vérifier que toutes les dépenses sont nécessaires et conformes aux dispositions contractuelles, et que l'information fournie est complète et exacte.

Toutes les demandes de paiement doivent être :

  • documentées, cela assure l’exactitude financière et que le formulaire est bien rempli;
  • vérifiées, puis signées par le DS;
  • soumises à EC avec les pièces justificatives dans les délais impartis pour chaque processus.

10.2 Paiements au DS et au DAS

Inscription au registre de la paie

Tous les DS et les DAS doivent s’inscrire dans le système de la paie d'EC en remplissant le formulaire Inscription au registre de la paie (EC 11810) et en l'envoyant aux Finances en région. Le DS est inscrit à la première séance de formation, tandis que le DAS est inscrit pendant une activité préscrutin ou une séance de formation d'EC. La paie est versée par dépôt direct.

Paiement par dépôt direct

Le DS et le DAS doivent s’inscrire au dépôt direct dans leur compte bancaire en joignant un chèque annulé au formulaire Inscription au registre de la paie (EC 11810). Autrement, ils peuvent demander à leur banque une version imprimée des coordonnées bancaires demandées et soumettre ce document.

Bordereaux de paie

Les bordereaux de paie indiquant les heures travaillées, le taux de rémunération et les retenues sont envoyées par la poste à l'adresse du domicile du DS et du DAS.

10.2.1 Retenues à la source

Les retenues à la source comprennent les retenues d'impôt fédéral et provincial, les cotisations d'assurance-emploi et les cotisations au Régime de pension du Canada (RPC). Pour les DS et les DAS qui travaillent au Québec, les retenues à la source comprennent les cotisations au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP) et les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ). Ces montants sont prélevés de la paie des DS et des DAS à moins qu’ils en soient exemptés.

Retenues d'impôt fédéral et provincial

La retenue d'impôt fédéral et provincial est automatiquement établie comme correspondant à « l'impôt de base ». Si vous avez droit à des crédits d'impôt fédéral ou provincial additionnels, demandez une modification en remplissant les formulaires suivants, accessibles sur le site Web en question :

  • Déclaration des crédits d'impôt personnels de l'Agence du revenu du Canada (TD1);
  • résidents hors Québec : remplissez une demande de crédit d'impôt de la province de résidence;
  • résidents du Québec : remplissez la Déclaration pour la retenue d'impôt de Revenu Québec (TP-1015.3).

En raison de la nature particulière du calendrier de paie d’EC, les demandes additionnelles de retenues d'impôt ne sont pas acceptées.

Cotisations au Régime de pensions du Canada

Les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) sont obligatoires pour tous les revenus gagnés par les employés âgés de 18 à 69 ans qui travaillent 35 heures et plus durant un scrutin, y compris ceux de moins de 65 ans qui reçoivent des prestations du RPC.

Les prestataires âgés de moins de 18 ans ou plus de 70 ans n’ont pas à cotiser au RPC. Ils doivent fournir une preuve de leur date de naissance à cette fin. De plus, la case Exempté du RPC doit être cochée pour que cette exemption soit activée dans le SPBDS/SITES. Veillez à ce que l’agent financier soit vigilant pour cocher cette case.

Les prestataires du RPC âgés de 65 à 69 ans peuvent choisir de ne plus cotiser au RPC; pour ce faire, ils remplissent le formulaire CPT30 disponible auprès de l'Agence du revenu du Canada. Les membres du personnel doivent présenter ce formulaire à l'ARC. Un exemplaire du formulaire CPT30 du DS et du DAS doit aussi être envoyé aux Finances en région aux fins d'activation et de tenue de dossiers. Les employés ayant plusieurs employeurs doivent remplir un formulaire par employeur. L'exemption n'entrera en vigueur que le mois suivant la remise du formulaire. Le formulaire CPT30 doit être joint à la déclaration solennelle pour être saisie dans le SPBDS/SITES.

Cotisations au Régime de rentes du Québec

Les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ) sont obligatoires pour tous ceux qui travaillent au Québec, sans exception.

Assurance-emploi

Les primes d'assurance-emploi (AE) sont payées par tous les employés, quel que soit leur âge, qui travaillent 35 heures et plus durant un scrutin. Il n’y aucune exception à cette règle. Les DS et les DAS ne sont pas admissibles à l'exonération pour les employés électoraux puisqu'ils travaillent plus de 35 heures pendant la période électorale.

Régime québécois d'assurance parentale

Les primes d'assurance-emploi (AE) sont payées par tous les employés, quel que soit leur âge, qui travaillent 35 heures et plus durant un scrutin. Il n’y aucune exception à cette règle. Les DS et les DAS ne sont pas admissibles à l'exonération pour les employés électoraux puisqu'ils travaillent plus de 35 heures pendant la période électorale.

T4, Relevé 1 et Relevé d'emploi

Élections Canada émet les relevés T4 et les envoie à l'adresse du domicile chaque année avant la fin février chaque année.

Élections Canada émet le Relevé 1 à tous les employés qui travaillent au Québec et l’envoie à l'adresse du domicile avant la fin février chaque année.

Un Relevé d’emploi est envoyé environ 8 à 10 semaines après le scrutin à tous les employés qui ont cotisé des primes d’assurance-emploi. Élections Canada émet un Relevé d'emploi aux DS et aux DAS sur demande et l’envoie à l'adresse du domicile.

T2200 Déclaration des conditions de travail

Élections Canada envoie une Déclaration des conditions de travail aux DS sur demande pour qu'ils puissent déduire les dépenses d'emploi de leur revenu. EC envoie cette déclaration à l'adresse du domicile.

10.2.2 Processus de paiement

Entre les scrutins

Le DGE peut demander au DS et au DAS de travailler entre les scrutins à des projets directement liés à leur circonscription ou d'assister à des séances de formation animées par EC.

Le DS doit soumettre, dans l’OGAR, une Réclamation pour demander le paiement des heures travaillées et une Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680) pour demander le paiement de leur temps et frais de déplacement. Le DS doit remplir ces demandes pour le DAS dans l’OGAR.

Élections Canada effectue les paiements dans les six à huit semaines qui suivent la remise de tous les documents et reçus, conformément au Tarif des honoraires en vigueur au moment des services.

Pendant un scrutin

Élections Canada paye directement le DS et le DAS pendant un scrutin, selon le taux fixé par le Tarif des honoraires. Les DS et les DAS n'ont pas besoin de remplir une feuille de temps ou un formulaire de dépense.

Dans un calendrier électoral de 36 jours, le DS et le DAS sont payés aux deux semaines, soit après chacune des périodes de paie se terminant respectivement les jours 23, 9, -5 et -19. Les paiements par dépôt direct sont effectués le vendredi suivant la fin d'une période de paie. Les montants prorata payés aux DS et aux DAS sont divisés en quatre versements : trois versements couvrant chacun une période de deux semaines de travail et le dernier couvrant une semaine de travail.

Les paiements au DS et au DAS en période de scrutin ne sont pas traités au moyen de l'application SPBDS/SITES.

Après un scrutin

Le DS est admissible à recevoir des honoraires s’il fournit d'autres services à la demande du DGE, comme le rapprochement des comptes d'élection impayés.

Consultez le dépliant Votre paie (EC 11800) pour de plus amples informations sur la paie.

10.3 Budgets

10.3.1 Budget préliminaire

Élections Canada prépare habituellement un budget préliminaire pour la circonscription et l’envoie avant chaque scrutin. Toutes les circonscriptions reçoivent un budget personnalisé fondé sur les données propres à la circonscription, notamment le nombre d'électeurs et de bureaux de scrutin, la population et le nombre de bureaux de DASS. Les honoraires et indemnités respectent le Tarif des honoraires ou d'autres honoraires approuvés par le DGE.

Postes à rémunération horaire

Pour les postes à rémunération horaire, les heures budgétées sont fondées soit sur la charge de travail prévue dans la circonscription (p. ex. agents de service en cas de révision ciblée), soit selon un montant prédéterminé (p. ex. commis de bureau).

Personnel électoral

En ce qui concerne les postes de fonctionnaires électoraux lors du vote par anticipation et le jour de l'élection, les budgets sont établis en fonction du nombre de sections de vote et de lieux de scrutin dans la circonscription. Si, pendant le scrutin, le nombre de bureaux de scrutin augmente (p. ex. bureau de scrutin divisés dans RÉVISE), il n'est pas nécessaire de demander des fonds pour les fonctionnaires électoraux supplémentaires.

Frais de déplacement

Si vous dépassez le budget des frais de déplacement de votre bureau, vous devez soumettre un Formulaire de demande spéciale à l’administration centrale d’EC avant le déplacement ou avant de permettre à un autre fonctionnaire électoral, un commis ou un employé de se déplacer.

Le DGE autorisera, à sa discrétion, le remboursement pour les frais de voyage, le temps de déplacement et les frais de séjour pour tous les fonctionnaires électoraux et les travailleurs électoraux à qui on demande qu’ils se déplacement pour accomplir leurs tâches. Une justification raisonnable doit être fournie et les coûts doivent être prouvés.

10.3.2 Budget officiel

Si des changements ont été apportés au budget préliminaire une fois l'élection déclenchée, EC peut envoyer un budget final officiel pour la circonscription. Toutes les dernières mises à jour sur le budget officiel seront intégrées au budget final. Si aucun changement n'était nécessaire, le budget préliminaire devient le budget officiel et une note est acheminée au DS pour l'en informer. Le DS est responsable de gérer judicieusement les fonds publics fournis dans le budget officiel, et de se conformer aux lois, aux règlements, aux politiques et aux instructions applicables d'EC.

L'application SPBDS/SITES a les heures budgétées pour les postes du bureau du DS qui sont payés à l'heure, ce qui aidera le DS et l'agent financier à en faire le suivi en temps réel.

Pour toutes les autres dépenses, le DS et son agent financier doivent prendre tous les moyens nécessaires pour assurer le suivi du budget. Un fichier Excel du budget officiel peut être utilisé à cette fin.

Transfert des fonds non utilisés entre postes à rémunération horaire

Reportez-vous au budget officiel pour de plus amples renseignements sur les circonstances où des transferts sont permis.

Pendant l'élection, le DS aura peut-être besoin de transférer des montants du budget entre des postes à rémunération horaire. Par exemple, le DS peut projeter que les fonds affectés au poste A seront excédentaires, tandis que ceux affectés au poste B ne suffiront pas pour terminer la période de l'élection.

Avant d'effectuer un transfert de fonds non utilisés, le DS doit :

  • s’assurer que le surplus projeté n’est pas requis à une date ultérieure;
  • examiner les heures budgétées pour les deux postes pour s’assurer que le transfert est raisonnable;
  • procéder au transfert des heures dans SPBDS/SITES.

Demande de fonds supplémentaires

Durant une période électorale, pour des raisons opérationnelles, le DS peut demander des fonds supplémentaires si ce n’est pas possible de faire un transfert de fonds non utilisés entre postes. Le DS doit toujours examiner le budget avant de demander des fonds supplémentaires.

Les demandes d’augmentation du budget sont soumises par le biais d’EC Connex. Les instructions seront affichées dans ECDocs et dans le Manuel de l’agent financier.

Chaque demande de fonds supplémentaires doit être soumise séparément.

Une justification détaillée qui décrit en suffisamment de détails et qui est appuyée par des faits est obligatoire pour accélérer le processus d'approbation. Selon le cas, assurez-vous de joindre au formulaire tout devis/soumissions ou rapports financiers pertinents.

Une fois la demande approuvée, le DS recevra une autorisation par courriel avec le numéro d'approbation du Système de contrôle des autorisations (SCA).

Rapport sur les écarts budgétaires

Une fois tous les paiements effectués et le rapprochement des comptes de l'élection terminé pour tous les DS, un rapport sur les écarts budgétaires est préparé pour chaque circonscription. Ce rapport montre :

  • le budget officiel;
  • les fonds supplémentaires autorisés durant le scrutin, y compris ceux traités au moyen du Système de contrôle des autorisations (SCA) et ceux autorisés par le DGE;
  • les dépenses réelles engagées;
  • l'écart budgétaire.

Le rapport d'écart budgétaire constitue un des indicateurs utilisés pour évaluer le rendement financier du DS.

10.4 Taxe de vente

Le DS doit payer la taxe fédérale sur les produits et services (TPS) ou la taxe de vente harmonisée (TVH) sur tous les achats et locations. Certaines provinces n'ont pas de taxe de vente harmonisée; elles perçoivent la TPS et la taxe de vente provinciale (TVP) séparément. Consultez le Certificat d'exonération de la taxe de vente et des taxes à la consommation (EC 11650) pour obtenir la liste des provinces où EC n'a pas à payer de TVP.

Taxe fédérale sur les produits et services (TPS) et taxe de vente harmonisée (TVH)

Le numéro d'inscription à la TPS ou TVH du fournisseur doit figurer sur la facture. Si un fournisseur n'a pas de numéro de TPS ou de TVH, il ne faut pas lui payer la taxe.

Taxe de vente provinciale et territoriale (TVP)

Dans les provinces et territoires où la TVP est perçue à un point de vente et n'est pas combinée à la TVH et où un accord d'exonération est en place, EC ne paie pas la TVP. Comme preuve d'exonération de taxe, vous devez remettre au fournisseur un Certificat d'exonération de la taxe de vente et des taxes à la consommation (EC 11650).

  • Comme les exonérations de taxe changent au fil du temps, assurez-vous d'utiliser la version la plus récente du certificat d'exonération.
  • Les petits marchands comme les dépanneurs pourraient ne pas accepter le certificat d'exonération de la taxe de vente et des taxes à la consommation d'Élections Canada quand vous achetez des articles de faible valeur monétaire tels que des timbres. Dans de tels cas, payez la TVP au point de vente et assurez-vous que la taxe est bien indiquée sur le reçu et sur le formulaire de rapprochement approprié.

10.5 Cartes d'achat d'Élections Canada

Élections Canada fournira au DS une carte d'achat pour acheter et louer des biens et des services nécessaires entre et pendant les scrutins. EC préfère que vous utilisiez la carte d'achat pour la plupart des achats et locations, car cela permet un accès rapide aux biens et services et fournit à EC un processus de vérification simple.

10.5.1 Titulaires de cartes

Le DS est le seul titulaire d'une carte d'achat entre les scrutins. À la demande du DS, EC peut fournir une deuxième carte, seulement pendant un scrutin. EC recommande d'ouvrir un compte auprès des fournisseurs locaux pour payer les fournitures de bureau, etc.

  • À partir du 1er juin 2018, la limite de la carte d’achat est désormais 2000 $ pendant la période hors scrutin. Ce changement ne touche pas le DS pendant un scrutin; la limite de 50 000 $ demeure inchangée.
  • Élections Canada pourrait retenir des versements futurs à un DS jusqu'à ce que le rapprochement des comptes ait été reçu, évalué et traité.

10.5.2 Rapprochement des comptes

Une fois que vous aurez reçu le relevé mensuel de l’institution émettrice de la carte d’achat, consignez toutes les transactions sur le Registre des cartes d’achat (EC 11715). Toutes les instructions et les formulaires requis sont accessibles dans l’OGAR (Intranet du Personnel en région > Trousse d’outils des DS > Outil de gestion des activités en région).

10.5.3 Erreurs sur le relevé mensuel

En cas de divergence ou d’erreurs sur le relevé mensuel, procédez comme suit :

  1. Surligner les transactions « problématiques » sur le relevé.
  2. Appeler l’institution émettrice de la carte d’achat pour aborder l’enjeu.
  3. Au besoin, communiquer avec les Finances en région pour résoudre les différends (Comment nous joindre).
  4. Si la divergence ou la transaction semble être causée par l’utilisation frauduleuse, la perte ou le dommage à une carte d’achat, le DS doit en aviser l’institution émettrice de la carte d’achat, et ensuite aviser Finance en région et la Sécurité par courriel à Securite-Security@elections.ca.

10.5.4 À faire ou à ne pas faire

Consultez la liste actualisée de Faire-Ne-Pas-Faire Carte d’achat (EC 11716-1).

Aussi, consultez la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor pour obtenir plus de détails. Pour toute question sur la politique, communiquez avec les Finances en région.

10.6 Avances comptables

Les avances comptables sont souvent appelées la « petite caisse ».

Avant le scrutin, le DS peut demander une avance comptable pour gérer les petites dépenses de bureau. De plus, une somme moindre sera aussi fournie au DASS suite à la demande du DS, à condition que le DS se charge d’approuver et de faire le rapprochement des dépenses de cette avance comptable. Le DASS pour sa part est responsable de remettre tout montant non utilisé de la petite caisse pour son bureau.

Toutes les transactions doivent être consignées dans le Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710) afin de pouvoir rapprocher toutes les transactions payées au moyen de la petite caisse. Après le rapprochement, le DS doit présenter la documentation à EC. Les instructions détaillées et les formulaires requis sont disponibles dans l’OGAR (Intranet du personnel en région > Trousse d’outils des DS > Outil de gestion des activités en région). Pour plus de détails, consultez la C1 Avance à justifier pour la petite caisse dans le Volume II.

Restrictions

Consultez les Rappels importants sur l’utilisation acceptable de l’avance comptable (Petite caisse) (EC 11740-1).

Nourriture ou boissons dans le bureau du DS : pour les rencontres avec les candidats confirmés dans la circonscription, la petite caisse peut être utilisée pour un minimum de rafraîchissements seulement, et en conformité avec l’Annexe B de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor et les frais énoncés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Un reçu doit accompagner tout achat et toute demande de remboursement. Si les reçus ne sont pas inclus, la transaction pourrait être refusée et le montant correspondant devra être remboursé.

Il n’y aura aucun réapprovisionnement de l’avance comptable au-delà du montant original fourni par Finances en région.

10.7 Frais de déplacement et honoraires

Le DS, le DAS, l’ADLL et certains autres fonctionnaires électoraux, commis et membres du personnel ont droit au remboursement de frais de déplacement, y compris des dépenses accessoires et des frais de subsistance tels que les repas, les taxis et l’hôtel lorsqu'ils se déplacent. Consultez le Tarif des honoraires – Élections fédérales (EC 11790-1) pour la liste complète.

Les frais de déplacement et les honoraires doivent être autorisés au préalable par EC. Au cours d’un scrutin, le DS doit autoriser tous les frais de déplacement et les honoraires.

Les membres du personnel autorisés à se déplacer doivent remplir le registre du kilométrage et présenter le formulaire dûment rempli accompagné des documents justificatifs pour obtenir la signature du DS.

Après la période de déplacement, le demandeur doit présenter une Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680) dûment remplie et accompagnée de tous les reçus à EC par le biais de l’OGAR pour vérification, approbation et transmission aux Finances en région, qui effectueront le remboursement.

D'autres directives sur les déplacements en période de scrutin seront transmises avant l'élection générale.

Remboursement

Pour demander le remboursement des dépenses autorisées engagées pendant les périodes de déplacement, le demandeur doit :
  1. remplir et signer la Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680) et joindre les reçus;
  2. conserver une copie de tous les reçus et formulaires pour les dossiers;
  3. soumettre tous les documents et les reçus par le biais de l’OGAR dès que possible après le déplacement.

Pour le remboursement des dépenses de kilométrage préautorisées en véhicule privé, consultez le document Taux pour frais de déplacement et subsistance – Déplacement au Canada (EC 09600) et accompagnez votre demande d'une carte Google indiquant le déplacement du point A au point B.

10.8 Délégation de pouvoirs financiers

À la suite de l'approbation du DGE, vous pouvez déléguer certains pouvoirs régis par la loi. Ceux-ci peuvent inclure des pouvoirs financiers au DAS. Soyez prudent à ce sujet. Le DAS est légalement responsable des documents qu'il signe et doit être pleinement informé des responsabilités inhérentes à ces pouvoirs.

Vous déléguez l’autorité en remplissant une Délégation de pouvoirs (EC 10090).

Spécimen de signature

La fiche Spécimen de signature (EC 11761) vous est remise lors de la séance d'accueil à EC. EC utilise cette fiche pour s'assurer qu'une signature d'autorisation est authentique. Si vous avez l’intention de déléguer des pouvoirs financiers au DAS, demandez au DAS de remplir cette fiche.

Voici les étapes :

  1. Remplissez les sections pertinentes.
  2. Le DAS doit signer la fiche.
  3. Retournez l'original de la fiche signée aux Finances en région à EC.

Les fiches Spécimen de signature sont mises à jour après la révision des limites de circonscription, après qu’un poste se libère ou après une nouvelle embauche. Le DGE se réserve le droit de révoquer une délégation de pouvoirs à sa discrétion.

10.9 Outils financiers et références

  • SPBDS/ SITES – l'application Système de paiement au bureau du directeur du scrutin et SITES facilite l'inscription de tous les fonctionnaires électoraux, du personnel de bureau et des locateurs, ainsi que leurs paiements. Elle facilite aussi la gestion de la base de données sur les installations électorales dans la circonscription.
  • Le SPBDS/SITES – Guide de l'utilisateur (EC 10237) décrit la marche à suivre, étape par étape, pour saisir et mettre à jour l'information concernant le personnel et les locateurs, pour transmettre les données sur les paiements et pour produire les rapports afin d'aider le DS à gérer le scrutin.
  • Le Manuel de l'agent financier (EC 10495) donne à l'agent financier des instructions détaillées sur tous les processus financiers au bureau du DS. Le DS et l'agent financier doivent le lire attentivement avant le début d'un scrutin.
  • Les formulaires comprennent ceux qui sont nécessaires au traitement des renseignements, des remboursements et des dépenses de tous les fonctionnaires électoraux et du personnel. Les formulaires sur l’Intranet du personnel en région (Matériel électoral), peuvent être remplis manuellement ou électroniquement. Ils sont aussi accessibles sous la rubrique « Rapports » de l'application SPBDS/SITES.
  • Les listes de contrôle aident le DS et l'agent financier à gérer les divers processus financiers. Ces listes sont incluses dans le présent manuel et dans le Manuel de l'agent financier.
  • L'Aide-mémoire sur les activités financières (EC 11657), à l'intention de l'agent financier, constitue une liste de tâches quotidiennes, de rappels et de dates clés du calendrier électoral.
  • La Directive sur les paiements du Conseil du Trésor donne au DS et au DAS des lignes directrices sur la façon d'obtenir et de payer des produits et services au moyen d’une carte d'achat.
  • Le Tarif des honoraires – Élections fédérales est la référence pour déterminer les honoraires, les taux et les indemnités payés aux DS et au personnel électoral. Le gouverneur en conseil établit le Tarif des honoraires selon la recommandation du DGE conformément à l'article 542 et au paragraphe 544(1) de la Loi électorale du Canada.