open Menu secondaire

Chapitre 10 - Planification pour le scrutin (04/2023)

Pour plus d'information concernant la logistique, consultez :

10.1 Organisation dans le bureau

Planifiez à l'avance pour le jour et le soir du scrutin en tenant en compte les éléments qui requièrent de la planification, notamment :

  • distribuer les bulletins de vote, les listes et les trousses pour les fonctionnaires électoraux – pour plus de détails, consultez la section 10.9 Matériel et trousses pour les bureaux de scrutin
  • confirmer l'ouverture des bureaux de scrutin;
  • mettre en œuvre les procédures d'accessibilité aux lieux de scrutin;
  • superviser le déroulement des activités aux bureaux de scrutin;
  • répondre aux demandes du public;
  • dépouiller les bulletins de vote spéciaux à votre bureau;
  • dépouiller les bulletins de vote déposés aux bureaux de vote par anticipation et aux bureaux de scrutin itinérants dans votre bureau, s'il y a lieu;
  • recueillir, tabuler et saisir les résultats;
  • recevoir et contrôler le matériel électoral retourné des bureaux de scrutin – ce matériel inclut les urnes, les documents officiels du vote, et les formulaires et certificats remplis aux bureaux de scrutin qui doivent être traités après le soir de l'élection et retournés à EC après le scrutin.
    • Pour une liste complète du matériel, consultez le Volume III de ce manuel, le tableau 2 et la liste de contrôle C1 pour vous aider dans votre planification.
    • Pour plus d'information, consultez le Volume III de ce manuel, section 2.2 Préparatifs pour le soir du scrutin.
    • Pour chacune des activités énumérées ci-dessus, déterminez ce qui doit être fait, comment le faire et qui va le faire.
  • finaliser le plan pour le jour du scrutin : embaucher votre personnel, élaborer le plan d'étage du bureau et commander l'équipement et les fournitures supplémentaires.

10.2 Accessibilité aux lieux de scrutin

Toute plainte reliée à l'accessibilité aux lieux de scrutin et toute rétroaction d'un électeur dot être consignée par le biais du SSPIV. Pour plus d'information, consultez la liste de contrôle C15.

Vous êtes responsable d'assurer que les deux nouvelles procédures sont mises en œuvre aux lieux de scrutin. Dans la mesure du possible, nommez un fonctionnaire électoral responsable de l'accessibilité, qui doit :

  • aménager le poste de Rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur;
  • effectuer les vérifications de l'accessibilité, à l'aide des documents de vérification de l'accessibilité des lieux (répertoriés à la section 10.3), les jours du scrutin et une semaine avant;
  • résoudre les problèmes liés à l'accessibilité repérés lors des vérifications;
  • gérer le Formulaire de commentaires sur l'accessibilité des lieux de scrutin (EC 50119-1).

    Le poste d'agent d'information–Accessibilité n'est pas prévu dans votre budget officiel; ces postes sont autorisés au cas par cas. Vous devriez envisager l'embauche d'une ressource ou plus si vous avez un lieu de scrutin qui a les caractéristiques suivantes :

  • pas de porte automatique, ou la porte peut être verrouillée;
  • il faut emprunter un ascenseur pour se rendre à la salle de vote;
  • le parcours pour se rendre à la salle de vote est compliqué, long ou il porte à confusion;
  • il présente des obstructions telles que de la construction ou autre.

10.3 Outils pour la vérification de l'accessibilité des lieux

Trois documents sont utilisés pour mener la vérification de l'accessibilité des lieux : un formulaire, Vérification de l'accessibilité des lieux de scrutin – À remplir une semaine avant l'ouverture des bureaux de vote (EC 50114-1) et deux livrets Vérification de l'accessibilité des lieux (EC 50015-1 et EC 50116-1), pour identifier tout obstacle qui pourrait entraver l'accès au scrutin et y remédier immédiatement si possible, pour assurer que le lieu soit et demeure accessible tout au long du scrutin. Ces documents servent aussi à recueillir l'information à votre intention pour les mises à jour dans la base de données d'EC sur les lieux de scrutin.

Vous devez garder ce formulaire et ces livrets après le scrutin dans un endroit sûr au cas où des électeurs porteraient plainte.

10.4 Horaire de vérification de l'accessibilité

Une semaine avant l'ouverture des bureaux de scrutin

Imprimez des copies du formulaire Vérification de l'accessibilité des lieux de scrutin – À remplir une semaine avant l'ouverture des bureaux de vote ((EC 50114-1)), et remettez-les au SCS responsable de l'accessibilité. Ce formulaire rempli doit être remis au bureau du DS une fois les vérifications terminées.

Aux bureaux de vote par anticipation et au scrutin ordinaire

La personne désignée doit, au moyen des livrets Vérification de l'accessibilité des lieux (EC 50015-1 et EC 50116-1), faire trois vérifications de l'accessibilité des lieux chaque jour de vote par anticipation ainsi que le jour du scrutin. Cette personne doit ensuite vous transmettre l'information par téléphone au cours de son appel confirmant que tous les fonctionnaires électoraux sont arrivés.

De préférence, la personne responsable de l'accessibilité devrait être le SCS ou un autre membre du personnel du bureau désigné pour cette tâche.

Au besoin, les deuxième et troisième vérifications journalières peuvent être déléguées au préposé à l'information qui doit ensuite transmettre l'information, soit à vous ou à la personne désignée.

Le formulaire Vérification de l'accessibilité des lieux doit être inséré dans l'Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122) à la fermeture des bureaux de vote, le dernier jour du vote par anticipation et du scrutin ordinaire.

Tableau 9 Horaire de vérification de l'accessibilité chaque jour de vote
Vérification Chaque jour de vote par anticipation et le jour du scrutin
Première Avant l'ouverture
Deuxième Entre midi et 13 h
Troisième Entre 16 h et 17 h

Tout problème d'accessibilité qui ne peut pas être résolu par les fonctionnaires électoraux sur place doit être immédiatement signalé.

Vous devez immédiatement prendre les mesures nécessaires pour remédier à la situation, par exemple contacter le locateur, affecter des employés supplémentaires ou demander l'assistance de l'ADLL ou du RSR.

Si, après avoir pris toutes les mesures appropriées, un lieu de scrutin ne peut toujours pas être rendu accessible, avisez immédiatement Administration électorale et procédures (RSR).

10.5 Rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur

Le SCS est responsable d'installer et de démonter le poste de Rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur aux lieux de scrutin.

10.5.1 Installer le poste de rétroaction sur l'accessibilité

Tel qu'énoncé dans le Guide du superviseur de centre de scrutin (EC 50354-1), le SCS doit s'assurer que le poste de rétroaction est monté dans un endroit visible avant l'ouverture des scrutins le premier jour du vote par anticipation et le jour du scrutin. Au poste, les versions française et anglaise du Formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote EC 50119-1) doivent être disponibles aux électeurs et placées idéalement près de la Boîte pour commentaires sur l'accessibilitéet l'expérience de vote (EC 50121-1).

Une nouvelle Boîte pour commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50121-1) doit être assemblée et utilisée pour les quatre jours de vote par anticipation.

10.5.2 Fermer le poste de rétroaction chaque jour de vote par anticipation

Tel qu'énoncé dans le Guide du superviseur de centre de scrutin (EC 50354-1), le SCS ferme le poste de rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur à la clôture du vote chaque jour. Le SCS doit ensuite passer en revue chaque Formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50119-1) rempli, ainsi que chaque Rapport d'incident (EC 10051) en vue de résoudre les enjeux pour le lendemain.

Le SPS doit vous signaler enjeu qui n'a pas pu être réglé par les fonctionnaires sur les lieux. Il doit aussi vous retourner immédiatement tous les Formulaires de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50119-1) remplis et les Rapports d'incident (EC 10051) dans l'Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122-1).

10.5.3 Fermer le poste de rétroaction le jour du scrutin

Tel qu'énoncé dans le Guide du superviseur de centre de scrutin (EC 50354-1) et le Registre du lieu de vote (EC 50358), le SCS ferme le poste de rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur à la clôture du jour du scrutin. Le SCS doit vous retourner immédiatement l'Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122) contenant tous les Formulaires de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50119-1) remplis et les Rapports d'incident (EC 10051). Il doit remettre le tout à la personne responsable du retour du matériel électoral.

C15 Processus de rétroaction sur l'accessibilité et l'expérience de l'électeur

Le processus débute lorsque vous recevez le Formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50119-1) et le Formulaire de Rapport d'incident (EC 10051) à la fermeture des bureaux de scrutin chaque jour du vote par anticipation et le jour du scrutin. Les étapes suivantes doivent être suivies jusqu'à ce que le dossier soit clos.

Passer en revue et consigner les données de tous les formulaires EC 50119 dans le SSPIV.
Pour chaque formulaire reçu, confirmer si l'électeur a demandé une réponse et si oui, s'il a fourni son information-contact.
  • - Si l'électeur est anonyme, examiner et suivre les étapes appropriées pour résoudre l'enjeu si possible.
  • - Le dossier peut ainsi être fermé dans le système.

Si l'électeur a fourni son information-contact et a demandé une réponse, envoyer un accusé de réception dans les 20 jours suivant la réception du Formulaire.
Déterminer s'il y a lieu d'entreprendre une enquête.
  • - Une enquête peut être lancée dans les cas où l'information sur le Formulaire ne peut être confirmée avec l'administrateur électoral approprié, ou si l'administrateur électoral n'est pas d'accord avec l'information fournie sur le Formulaire. Dans ce cas, vous devrez communiquer avec l'électeur pour obtenir des précisions.

S'il y a lieu d'entreprendre une enquête, lancer l'enquête dans les 15 jours suivant l'accusé de réception de la plainte.
  • - Une fois l'enquête lancée, vous avez 20 jours pour enquêter sur la rétroaction.
  • - Si l'enquête ne peut pas être terminée dans un délai de 20 jours, envoyer un avis provisoire à l'électeur pour l'aviser que l'enquête a été prolongée.
  • - Une fois que l'enquête est terminée, évaluer si la situation peut être résolue. La résolution du problème doit être communiquée par écrit à l'électeur dans un délai de 15 jours suivant la résolution.

Si le Formulaire ne justifie pas une enquête, prendre des mesures correctives immédiatement.
Aviser l'électeur par téléphone (si possible) ou par écrit des mesures correctives prises et du fait que le problème est réglé.
Une fois que le Formulaire est réglé, fermer le dossier dans le système, ranger une copie papier du Formulaire dans l'Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122), et envoyer celle-ci dans le Lot 101 pour archiver.
Si le problème ne peut pas être résolu, acheminer le dossier à l'ACEC pour une enquête indépendante.

10.6 Méthodes pour voter

La LEC prévoit trois méthodes pour voter :

  1. Bureaux de scrutin ordinaires : les électeurs votent le jour du scrutin (jour 0) au bureau de scrutin indiqué sur la Carte d'information de l'électeur (CIE).
  2. Bureaux de vote par anticipation : les électeurs peuvent voter les jours 10, 9, 8 ou 7 dans les bureaux de vote par anticipation indiqués sur la CIE;
  3. Bulletin spécial : les électeurs peuvent choisir de voter par bulletin spécial (par la poste ou dans un bureau d'EC) en faisant la demande après la délivrance du bref.

Vous devez élaborer un plan pour assurer un jour du scrutin réussi. Certaines responsabilités incluent :

  • choisir des édifices et des lieux de scrutin qui respectent les 15 critères d'accessibilité obligatoires – consultez le Volume I, chapitre 2, Accessibilité;
  • faire imprimer les avis et les bulletins de vote;
  • délivrer les Certificats de transfert (EC 50052), remplir le Registre des certificats de transfert et coordonner l'utilisation des Certificats de transfert (bureau de scrutin déplacé) (EC 50052) aux lieux de scrutin dont un bureau de scrutin a déménagé après l'envoi des CIE aux électeurs, le cas échéant – pour plus d'information, consultez Délivrer et gérer les certificats de transfert (EC 12309);
  • distribuer les urnes ainsi que le matériel pour le scrutin;
  • veiller à ce que tous les scrutins soient adéquatement dotés;
  • veiller à l'ouverture de tous les bureaux de scrutin à l'heure prévue par la LEC; pour plus de détails, consultez le Volume IV.

10.7 Bureaux de scrutin

10.7.1 Équipement pour les bureaux de scrutin

Chaque bureau de scrutin doit être pourvu d'une table et d'une chaise pour le scrutateur. Les chaises pour les représentants de candidat peuvent être placées de chaque côté de la table.

Veillez aussi à prévoir une table et des chaises pour les autres fonctionnaires électoraux comme le SCS, le PI et l'agent d'inscription.

Le jour du scrutin, ayez une table pour le PI désigné qui recueillera les Feuilles de numéros de séquence (EC 50111-1).

Le bureau de scrutin doit aussi avoir une table pour chaque Isoloir (EC 50240). Les fonctionnaires électoraux doivent veiller à ce que les isoloirs soient à l'écart de toute fenêtre ou porte, de façon à protéger le secret du vote. La table doit être assez haute pour accommoder un fauteuil roulant. Il doit y avoir suffisamment d'espace entre les tables pour que les électeurs, les fonctionnaires électoraux ou les représentants des candidats en fauteuil roulant puissent circuler librement. Une personne en fauteuil roulant a besoin d'une table ayant un dégagement minimal de 685 mm (2 pi 3 po) en hauteur, d'un dégagement minimal de 760 mm (2 pi 7 po) en largeur et une hauteur maximale de 812 mm à 863 mm (de 2 pi 8 po à 2 pi 10 po).

10.7.2 Plans d'étage

Pour obtenir des idées de plans d'étage pour les points de service, consultez la Figure 8, la Figure 9 et la Figure 10.

10.7.3 Plans de dotation

Afin d'assurer le succès d'un scrutin, tous les bureaux de scrutin, tant que les bureaux de vote par anticipation que les bureaux de scrutin ordinaires, doivent ouvrir aux heures prescrites dans la LEC. C'est une question de droit fondamental pour les électeurs, les candidats et les partis politiques.

En tenant compte les besoins pour les bureaux de vote par anticipation et le jour du scrutin, vous devez préparer vos plans de dotation à l'avance pour assurer que tous les bureaux de scrutin ont le nombre adéquat de ressources et avoir des plans de contingence en place pour assurer que tous les bureaux de scrutin ouvrent aux heures prescrites.

Les plans de dotation pour les préposés au scrutin que vous élaborez pour votre circonscription devraient être adaptables et assurer le respect des procédures de vote aux scrutins, tout en offrant aux préposés au scrutin l'occasion de prendre des pauses et des options de quarts de travail pour le vote par anticipation.

Pour plus de détails, consultez le Volume IV de ce manuel, Chapitre 4, Considérations liées à la dotation et à la planification des bureaux de scrutin.

Faites tout en votre pouvoir pour embaucher autant de préposés au scrutin et de membres du personnel de bureau que possible. Ceci minimisera les risques associés aux absences inattendues et aux surcharges de travail, en plus de réduire les frais de temps supplémentaire.

Figure 8 Plan d'étage - point de service (minimum de personnel)

Figure 8 Plan d'étage - point de service (minimum de personnel)

Description de « Figure 8 Plan d'étage - point de service (minimum de personnel) »

Le plan avec un minimum de personnel montre une longue table avec une chaise pour le superviseur de centre de scrutin et une pour le greffier du scrutin. Il y a trois chaises pour les représentants des candidats, une file d'attente pour les électeurs (à un mètre les uns des autres) et un poste de rétroaction sur l'accessibilité.

Figure 9 Plan d'étage - point de service (personnel complet, une station)

Figure 9	Plan d'étage - point de service (personnel complet, une station)

Description de « Figure 9 Plan d'étage - point de service (personnel complet, une station) »

Le bureau de scrutin unique doté d'un personnel complet a une configuration très semblable à celle qui précède, sauf que la table principale a une chaise pour le greffier du scrutin et une autre pour le scrutateur. Le superviseur de centre de scrutin a sa propre table, tout comme l'agent d'inscription qui peut ainsi servir les électeurs qui ont besoin de services supplémentaires. Un préposé à l'information se tient près de l'entrée pour guider les électeurs.

Figure 10 Plan d'étage - point de service (centre de scrutin)

Figure 10	Plan d'étage - point de service (centre de scrutin)

Description de « Figure 10 Plan d'étage - point de service (centre de scrutin) »

Cette figure montre la configuration d'un centre de scrutin contenant quatre bureaux de vote, qui se présentent comme suit :

  • L'entrée principale, où les électeurs sont accueillis par un préposé à l'information et sont dirigés vers une table où, au besoin, deux agents d'inscription offrent des services supplémentaires aux électeurs;
  • Le superviseur de centre de scrutin est assis près de l'entrée pour surveiller les activités;
  • Les trois autres bureaux de vote sont composés des éléments suivants : une longue table où sont assis un scrutateur et un greffier du scrutin pour servir les électeurs, trois chaises où les représentants des candidats peuvent s'asseoir et observer, une file d'attente pour les électeurs qui vont voter (les électeurs doivent se tenir à un mètre les uns des autres);
  • Près de l'entrée se trouve un poste de rétroaction sur l'accessibilité.

10.7.4 Téléphones cellulaires aux lieux de scrutin pour les préposés

Les SCS, les scrutateurs et/ou les agents d'inscription doivent avoir accès à un téléphone cellulaire au lieu de scrutin. Si aucun téléphone n'est disponible, vous devez :

  • demander à un fonctionnaire électoral qui a un téléphone cellulaire ou un téléphone intelligent s'il est disposé à l'utiliser à des fins électorales pendant le vote par anticipation ou le jour du scrutin; un montant lui sera versé pour les frais liés à l'utilisation d'un téléphone personnel, en conformité avec le Tarif des honoraires – Élections fédérales (EC 11790-1);
  • après approbation de l'ACEC, louer un téléphone cellulaire d'un fournisseur pour le lieu de scrutin.

Vous devez donner votre autorisation par écrit pour l’utilisation de téléphones cellulaires.

Si l'utilisation d'un téléphone cellulaire est impossible dans une région donnée, communiquez avec Administration électorale et procédures (RSR) afin de discuter d'autres possibilités. Conservez une liste des numéros de téléphone de tous les lieux de scrutin pour pouvoir joindre les scrutateurs et les SCS pendant les heures de vote.

10.8 Préparer les avis de scrutin

10.8.1 Avis de convocation

Vous devez remplir l'Avis de convocation dans les quatre jours suivant l'émission du bref et le soumettre aux fins de vérification et d'approbation.

Production et distribution

  1. Téléchargez l'Avis de convocation (EC 10020-1) et inscrivez-y les données suivantes, en prenant soin d'inclure les accents français :
    • le nom de votre circonscription;
    • la date d'échéance pour la réception des actes de candidature des candidats éventuels*;
    • la date et les heures du scrutin*;
    • la date, l'heure et le lieu de la validation des résultats*;
    • le nom de la ville ou de la municipalité où est situé votre bureau;
    • la date*.
      * Ces données doivent paraître dans les deux langues officielles en suivant les règles appropriées de rédaction des dates.
  2. Sauvegardez, imprimez et signez le formulaire.
  3. Au plus tard le jour 32, numérisez et téléversez une copie de l'Avis sous l'activité « Avis de convocation » dans l'OGAR.
  4. Une fois le document téléversé, soumettez votre activité dans l'OGAR aux fins de vérification et d'approbation par l'ACEC.
  5. Une fois qu'EC l'aura approuvé, photocopiez l'Avis sur du papier blanc de format 8,5 po x 11 po.
  6. Affichez l'Avis dans votre bureau.
  7. Envoyez l'Avis à chaque parti politique enregistré ou admissible de votre circonscription.

10.8.2 Avis Bureaux de vote par anticipation

Production

Préparez et générez un Avis Bureaux de vote par anticipation (EC 10140), un rapport exigé par la loi, au plus tard le jour 16 au moyen du SPBDS/SITES.

Dépouillement des bulletins de vote

À la fermeture des bureaux de scrutin le jour du scrutin, ou jusqu'à une heure avant la fermeture des scrutins avec l'approbation du DGE, un compteur et un enregistreur sont identifiés pour faire le dépouillement le jour du scrutin à l'endroit mentionné dans l'Avis Bureaux de vote par anticipation.

Avant de générer l'Avis Bureaux de vote par anticipation, assurez-vous de l'exactitude des endroits indiqués dans le SPBDS/SITES pour le dépouillement des bulletins de vote par anticipation. Les bulletins de vote peuvent être dépouillés le jour du scrutin à un bureau de vote, à votre bureau ou à un autre endroit.

Pour produire l'Avis Bureaux de vote par anticipation :

  1. Sélectionnez le type de rapport selon l'endroit du dépouillement des bulletins de vote le jour du scrutin.
  2. Passez en revue les données suivantes dans le rapport :
    • le code et le nom de la circonscription;
    • les endroits et les heures du vote;
    • les nombres de sections de vote dans chaque district de vote par anticipation;
    • l'emplacement de chaque bureau de vote par anticipation;
    • l'emplacement où se déroulera le dépouillement des bulletins de vote par anticipation déposés à chaque bureau de vote par anticipation;
    • la date fixée pour le dépouillement des bulletins de vote déposés.
  3. Imprimez l'Avis et signez et datez chaque page.
  4. Numérisez chaque page du document recto-verso et téléversez le document à l'activité « Avis Bureau de vote par anticipation » dans l'OGAR aux fins de vérification.
  5. Une fois téléversé, soumettez votre activité dans l'OGAR pour l'approbation de l'ACEC.
    Pour plus de détails sur la procédure pour l'Avis Bureaux de vote par anticipation, consultez la section Rapports exigés par la loi du Guide de l'utilisateur du SPBDS/SITES (EC 10237).

Distribution

Une fois l'approbation reçue de l'ACEC et au plus tard le jour 16, vous devez :

  1. Télécharger l'Avis Bureaux de vote par anticipation approuvé, l'imprimer et l'afficher dans votre bureau – dans un endroit visible au public.
  2. Envoyer deux copies de l'Avis approuvé à chaque candidat.
    • L'Avis sera aussi disponible aux candidats confirmés dans le portail du Centre de service aux entités politiques (CSEP).
  3. Fournir, peu après, une copie de l'Avis approuvé au superviseur de centre de scrutin (ou à un scrutateur désigné) pour chaque lieu de scrutin.
    • L'Avis doit être affiché dans un endroit visible au public à chaque lieu de scrutin.
  4. Conserver l'original de l'Avis approuvé dans vos dossiers.

10.8.3 Avis d'un scrutin

L'Avis d'un scrutin (EC 10170-1) doit être affiché dans les cinq jours suivant le jour de clôture des mises en candidature.

Cet Avis comprend deux parties :

Partie un : la liste des candidats, leur appartenance politique et des agents officiels

  1. EC vous envoie l'Avis d'un scrutin (EC 10170-1) pour que vous vérifiiez les renseignements concernant les candidats et leurs agents officiels.
  2. Vérifiez l'exactitude des renseignements sur cet Avis et apportez-y des corrections.
  3. Imprimez, datez et signez cet Avis.

Partie deux : la liste des noms et numéros de toutes les sections de vote et les adresses des bureaux de scrutin de la circonscription

  1. À l'aide du SPBDS/SITES, imprimez la liste des lieux de scrutin et joignez-la à la première partie de l'Avis.
  2. Numérisez le document et sauvegarder-le comme « Codecirc-Avis scrutin » (Codecirc étant le code à 5 chiffres de votre circonscription).
  3. Téléversez une copie de l'Avis sous l'activité « Avis d'un scrutin » dans l'OGAR.
  4. Une fois le document téléversé, soumettez votre activité dans l'OGAR aux fins de vérification et d'approbation par l'ACEC.
  5. Une fois l'Avis approuvé, faites les photocopies requises. Si une deuxième page est nécessaire, l'Avis doit être produit recto-verso.

Nombre de copies requises

Distribuez des copies comme suit des deux parties de l'Avis, au plus tard le jour 16 :

  • une copie à afficher dans votre bureau;
  • une copie pour chaque bureau de DASS, le cas échéant;
  • une copie pour chaque SCS ou à placer dans l'urne de chaque bureau de scrutin ordinaire, là où il n'y a pas de SCS;
  • une copie dans chaque urne d'établissement de soins de longue durée (ESLD);
  • une copie pour chaque candidat.

10.8.4 Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée

Les options de services de vote pour les résidences pour personnes âgées ont changé. En conséquence, un nouvel Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée (EC 10161-1) a été élaboré pour dresser une liste de tous les établissements et le type de vote qui se déroulera au cours du calendrier électoral, p. ex., des bureaux de scrutin sur les lieux, la coordination du vote par bulletin spécial, ou le vote non assisté par la poste.

Préparation de l'Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée (EC 10161-1)

  1. Communiquez avec les administrateurs des établissements pour déterminer leur choix d'option de service de vote, selon la fiche de procédure « Revalider les services de vote dans les résidences pour aînés et les établissements de soins de longue durée et confirmer dans le système ».
  2. Dans le SPBDS/SITES, vérifiez l'exactitude des emplacements pour le dépouillement des bulletins de vote; le dépouillement peut avoir lieu le jour du scrutin ordinaire, à votre bureau ou à un autre endroit.
  3. Confirmez les transactions requises dans SPBDS/SITES et/ou RÉVISE.
  4. Veillez à ce que toutes les données ont été saisies dans l'outil Statistiques et Analytique (STAT) – en fonction de la fiche de procédure accessible dans Scrutin+, « Revalider les services de vote dans les résidences pour aînés et les établissements de soins de longue durée et confirmer dans le système ».

    Pour plus de précisions, consultez Le vote dans les établissements de soins de longue durée - Guide de l'utilisateur du STAT (EC 12155-1).

Production – au plus tard le jour 18

Générez le document réglementaire Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée au moyen du STAT.

  1. Allez à Vote dans les ESLD et cliquez sur le bouton Avis d'un scrutin pour générer le rapport réglementaire Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée.
  2. Certifiez l'information suivante figurant sur l'Avis.
    • Votre certification générera une signature sur l'Avis.
  3. Examinez et vérifiez les éléments suivants dans le rapport :

    Pour les bureaux de scrutins sur les lieux

    • la date et l'heure du scrutin;
    • le numéro de section de vote;
    • le nom et l'adresse de l'emplacement de chaque établissement;
    • les emplacements du dépouillement des bulletins de votes déposés à chaque bureau de scrutin sur les lieux.

    Pour les établissements qui votent par bulletin de vote spécial

    • le numéro de section de vote;
    • l'option sélectionnée de vote par bulletin de vote spécial (Vote par bulletin de vote spécial coordonné ou Vote par la poste);
    • le nom et l'adresse de l'emplacement de chaque établissement;
    • l'emplacement du dépouillement des bulletins de votes déposés à chaque établissement.
  4. Cochez la case J'approuve et imprimez l'Avis.

Distribution – au plus tard le jour 16

Imprimez l'Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée (10161-1) et distribuez-le comme suit :

  • deux copies à chaque établissement;
  • une copie à chaque candidat – L'Avis sera également mis à la disposition des candidats confirmés sur le portail du Centre de services aux entités politiques (CSEP);
  • une copie pour afficher dans votre bureau, dans un endroit visible au public;
  • une copie dans chaque urne des ESLD à l'intention des préposés au scrutin – l'Avis doit être affiché dans l'établissement dans un endroit visible au public.

Si des changements s'imposent à l'Avis de vote dans les résidences pour personnes âgées et les établissements de soins de longue durée (EC 10161-1) après sa distribution aux candidats (p. ex. un changement à l'endroit du dépouillement ou un changement dans la date et l'heure du scrutin), vous devez mettre à jour ces données dans STAT et suivre les étapes ci-dessus pour générer et distribuer un nouvel Avis aussitôt que possible.

10.8.5 Information à l'électeur – établissements de soins de longue durée et résidences pour personnes âgées

Les CIÉ envoyées aux électeurs résidant dans les résidences pour aînés et dans les établissements de soins de longue durée ne préciseront pas la date et l'heure pour le vote sur les lieux dans l'établissement. Plutôt, cette information figurera dans le document Information à l'électeur – établissements de soins de longue durée (EC 10162-1).

Préparer le fichier Information à l'électeur – établissements de soins de longue durée et résidences pour personnes âgées (EC 10162-1)

Avant de l'imprimer, assurez-vous :

  • d'avoir confirmé tous les services de vote avec l'administrateur de chaque établissement;
  • d'avoir fait toutes les transactions requises dans le SPBDS/SITES ou dans RÉVISE;
  • que toutes les données ont été saisies dans l'outil STAT, conformément à la fiche de procédure « Revalider les services de vote dans les résidences pour aînés et les établissements de soins de longue durée et confirmer dans le système ».

Production – au plus tard le jour 22

  1. Générez le fichier PDF Information à l'électeur – établissements de soins de longue durée et résidences pour personnes âgées (EC 10162-1) au moyen du STAT pour chaque établissement qui accueillera un bureau de scrutin sur les lieux.
  2. Déterminez avec l'administrateur de l'établissement comment il souhaite recevoir ce fichier et planifiez la distribution de celui-ci en conséquence. – Une copie PDF de l'Information à l'électeur peut être envoyée par courriel à l'administrateur de l'établissement. L'établissement serait alors responsable d'imprimer et de distribuer le fichier aux résidents admissibles (si connu). – Le cas échéant, le fichier devrait être imprimé dans votre bureau ou encore, confié à un imprimeur local pour l'impression en grandes quantités ou en couleur.
  3. Confirmez les quantités requises avec les administrateurs des établissements (de préférence un par électeur admissible) et imprimez selon leurs besoins.

Pour plus de précisions, consultez Le vote dans les établissements de soins de longue durée - Guide de l'utilisateur du STAT (EC 12155-1) accessible dans ECDocs.

Distribution – au plus tard le jour 16

Distribuez des copies de l'Information à l'électeur – établissements de soins de longue durée et résidences pour personnes âgées (EC 10162-1) aux administrateurs des établissements afin qu'ils informent leurs résidents de l'arrivée prochaine du bureau de scrutin sur les lieux.

Ce fichier devrait être distribué quelques jours après que les CIÉ auront été approuvées pour l'impression.

10.8.6 Sélectionner les bureaux de scrutin itinérants

Après la délivrance du bref, vous utiliserez l'outil STAT (la page Le vote dans les ÉSLD) pour gérer les options de vote et produire des rapports et des affiches à l'intention des résidences pour aînés et des établissements de soins de longue durée. Pour plus de précisions, consultez Le vote dans les établissements de soins de longue durée – Guide de l'utilisateur du STAT (EC 12155-1) accessible dans ECDocs.

Vous recevrez une liste des établissements desservis par un bureau de scrutin itinérant lors de l'élection précédente. Contactez l'administrateur de ces établissements pour aborder la logistique d'un bureau itinérant.

Si d'autres établissements ont besoin d'être servis par un bureau de scrutin itinérant, contactez le RSR. De nouveaux bureaux de scrutin itinérants peuvent être établis pendant un scrutin.

Tenez en compte les directives suivantes au moment de prévoir des bureaux de scrutin itinérants :

  • Un bureau de scrutin itinérant doit desservir au moins deux établissements.
  • Ces établissements doivent être situés à une distance raisonnable en véhicule l'un de l'autre afin d'allouer suffisamment de temps de déplacement entre les deux emplacements.
  • Les heures combinées pour tous les établissements à l'intérieur d'un bureau de scrutin itinérant ne doivent pas excéder 12 heures et doivent coïncider avec les heures d'ouverture des bureaux de scrutin ordinaires.
  • Puisque les électeurs servis par un bureau de scrutin itinérant peuvent éprouver des difficultés à déposer leur bulletin de vote, allouez-leur plus de temps (environ 20 à 25 électeurs par heure).
  • Le nombre total d'électeurs ne doit pas dépasser 150. Si un établissement compte plus de 150 électeurs, il devrait être une section de vote à un seul immeuble (série 400).
  • Un établissement devrait compter au moins 10 électeurs avant d'être pris en compte. Les électeurs résidant dans des petits établissements (moins de 10 électeurs) devraient voter par bulletin spécial et voter en personne à votre bureau ou par courrier. Dans certains cas spécifiques où les électeurs ne peuvent pas voter par eux-mêmes et ne peuvent se rendre à votre bureau pour de l'aide, ils peuvent voter à domicile.
  • Déterminez où le dépouillement des bulletins de vote aura lieu – soit au dernier établissement visité ou à votre bureau, tel que précisé sur l'Avis d'un bureau itinérant.
  • Afin d'éviter toute confusion, un bureau de scrutin itinérant ne devrait pas être prévu dans un établissement où se trouve déjà un bureau de scrutin ordinaire.

10.9 Matériel et trousses pour les bureaux de scrutin

Les fonctionnaires électoraux doivent recevoir leur matériel électoral assez tôt pour qu'ils puissent se familiariser avec leurs tâches ainsi qu'avec les divers formulaires. Veillez à ne pas confondre les trousses destinées aux différents postes et aux bureaux de vote par anticipation, aux bureaux de scrutin ordinaires et aux bureaux de scrutin itinérants.

Pour connaître la liste complète des fournitures, consultez le Manuel du coordonnateur du matériel électoral (EC 10475-1) accessible sur l'Intranet du personnel en région.

EC fournira des crayons de golf pour chaque électeur. Il pourrait vous être utile d'utiliser l'Outil de planification et de distribution des bulletins de vote (EC 10400) pour déterminer les quantités à distribuer à chaque lieu et bureau de scrutin. Vous pourriez inclure les crayons requis avec les bulletins de vote ou encore, les remettre au SCS qui les distribuera au besoin.

Lorsque du matériel électoral est distribué ou retourné par messager spécial (et non par le SCS ou le scrutateur), il est important de planifier ces circonstances spéciales et d'en tenir un registre, et d'informer les fonctionnaires électoraux impliqués. Consultez les Directives d'expédition du matériel électoral par messager spécial (EC 50533).

10.9.1 Préparer les listes utilisées aux bureaux de scrutin

Les scrutateurs et les greffiers de scrutin utilisent les listes électorales pour radier sur celles-ci le nom des électeurs qui se présentent pour voter. Ces listes sont préparées et formatées pour faciliter le travail des administrateurs électoraux et permettre de maintenir un enregistrement exact des procédures qui se déroulent aux lieux de scrutin.

Les agents d'inscription utilisent également ces listes pour trouver les électeurs qui se présentent aux bureaux de scrutin sans avoir apporté leur CIÉ ou des pièces d'identité acceptables. L'agent d'inscription vérifie si l'électeur est sur la liste et s'il n'y est pas, utilisera l'Indicateur des sections de vote pour confirmer que l'électeur s'est présenté au bon bureau de scrutin. Il remplira les formulaires ou les certificats requis, y compris le Certificat d'inscription (EC 50050) et le Formulaire de recours à un répondant (EC 50055), et le dirigera ensuite vers leur bureau de scrutin.

Les listes sont préparées en différents formats selon l'administrateur électoral (scrutateur ou agent d'inscription) à qui ces listes sont destinées et selon si les listes sont dressées pour les lieux de vote par anticipation ou pour les lieux de vote ordinaires. Vous devez vous assurer de préparer et de distribuer les bonnes listes. Consultez le document Comment préparer les listes électorales pour s'en servir aux lieux de scrutin (EC 10075-1).

Considérations pour préparer les listes des bureaux de vote par anticipation

Selon le calendrier électoral, la préparation des listes électorales de vote par anticipation peut commencer le jour 15 pour donner amplement le temps d'imprimer les listes et de les distribuer aux scrutateurs et aux agents d'inscription. Cependant, si vous êtes situé dans une zone urbaine ou en banlieue où des imprimeurs commerciaux peuvent imprimer vos listes rapidement (ou le lendemain), vous devriez retarder l'impression des listes autant que possible tout en assurant que les listes seront prêtes à être ramassées le jour 11 ou le matin du jour 10.

Du jour 15 au jour 11, à l'ouverture des bureaux de vote par anticipation, il y aura des activités relatives aux électeurs (ajouts, corrections, déménagements ou radiations d'électeurs ayant voté par bulletin spécial). Ces activités doivent apparaître en tant qu'annexe aux listes du scrutateurqui deviennent une partie intégrale de la liste, désignée Liste des changements.

Les manuels donnent des directives aux scrutateurs sur les procédures à suivre pour traiter la Liste des changements avec la Liste électorale. Ces procédures peuvent prendre beaucoup de temps le premier matin du vote par anticipation pendant qu'ils font la mise en place. Cependant, on note une certaine souplesse relative au moment de préparer la Liste électorale révisée (scrutateur) qui pourrait minimiser le besoin de produire la Liste des changements. En réalité, un délai dans l'impression de la Liste électorale révisée va écourter la Liste des changements ou éliminer entièrement le besoin d'en produire une.

Options à considérer :

  • La distance – les circonscriptions en zones urbaines denses peuvent distribuer plus rapidement les listes aux lieux de vote par anticipation.
  • L'échéance –déterminez avec l'imprimeur le délai pour préparer la liste destinée aux scrutateurs en format papier légal. Si le délai est d'un ou deux jours, votre CI peut produire la liste le jour 13 ou le jour 12 (allouant ainsi du temps pour les colliger à votre bureau). Ceci aura pour effet de réduire le niveau d'activité électorale sur la Liste des changements, ce qui réduira la charge pour vos scrutateurs de mettre à jour manuellement la Liste électorale révisée le matin du vote par anticipation.
  • Forte activité de révision – examinez et comparez les rapports statistiques du CI pour savoir si l'activité de révision est forte. Vous pourriez vouloir la comparer à l'Énoncé de qualité préparé pour la circonscription afin de pouvoir anticiper les activités à venir entre le jour 15 et le jour 11. L'activité de révision en cours peut exiger de refaire la liste électorale pour un ou deux lieux de vote par anticipation. Dans la plupart des cas, la Liste des changements devrait compter une ou de deux pages, ce que les administrateurs électoraux pourraient gérer eux-mêmes.
  • Comment vous préparez et distribuez les listes et des bulletins de vote aux préposés au scrutin – les listes électorales sont-elles recueillies par les administrateurs électoraux ou sont-elles acheminées par le superviseur de centre de scrutin (SCS)? Certaines de ces listes pourraient contenir 300 ou même 400 pages et se trouver dans des cartables. Le SCS qui doit aussi transporter d'autre matériel électoral aux lieux de scrutin peut-il transporter les listes électorales?

Considérations pour préparer les listes de scrutin ordinaires

Les listes de scrutin ordinaires sont préparées le jour 5 afin d'avoir amplement le temps de les imprimer et de les assembler à votre bureau et de les distribuer aux scrutateurs et aux agents d'inscription. Consultez Comment préparer les listes électorales pour s'en servir aux lieux de scrutin (EC 10075).

Options à considérer :

  • Comment les DS préparent et distribuent les listes électorales et les urnes aux préposés au scrutin – les administrateurs électoraux transportent-il ces listes ou sont-elles envoyées par le SCS? La Liste électorale officielle contient environ 15 à 20 pages tandis que la Liste électorale alphabétique par circonscription peut contenir de 100 à 300 pages selon le nombre de lieux de scrutin dans une circonscription. Le SCS peut-il transporter toutes ces listes en plus du matériel électoral au lieu de scrutin?

10.9.2 Émettre et distribuer les bulletins de vote aux lieux de scrutin

L'émission et la distribution des bulletins de vote exigent une bonne planification et une attention particulière accordée aux lieux de vote par anticipation.

Les bulletins de vote sont attribués aux scrutateurs en suivant plusieurs critères :

  • le nombre d'électeurs sur la liste électorale;
  • la participation des électeurs au vote par anticipation et l'augmentation du nombre d'électeurs prévue avec le temps;
  • l'augmentation connue de la population qui n'est pas saisie dans les révisions (population sur les réserves);
  • la prévision du nombre d'électeurs rajoutés en révision ciblés localement dans la circonscription;
  • la distance requise pour transporter les bulletins de vote aux lieux de scrutin s'il en manquait; et
  • les difficultés de transport (p. ex. : une communauté accessible uniquement par avion).

Consultez le Guide de l'utilisateur Outil de Planification et de distribution des bulletins de vote (EC 12308-1) pour en savoir plus sur le calcul des bulletins de vote, la préparation des bons de commande pour l'imprimerie, ainsi que les autres formulaires pour la tenue des registres.

Préparer et distribuer le Rapport des bulletins de vote

Vous devez remplir un Rapport des bulletins de vote (EC 10002) et le conserver avec le nombre de bulletins de vote requis dans le Sac de transport des bulletins de vote (EC 50215) pour chaque administrateur électoral. Envisagez d'inclure un Sac de transport des bulletins et un ensemble de Rapports de bulletins de vote (EC 10002) vierges pour chaque SCS.

Si un scrutateur avait besoin de plus de bulletins de vote, le SCS devrait alors préparer un Rapport des bulletins de vote en remettant un ou deux livrets de bulletins de vote supplémentaires pour garder le compte approprié des bulletins de vote au lieu de scrutin. Consultez les manuels des administrateurs électoraux pour obtenir plus d'information sur les lieux de vote ou Guide de l'utilisateur Outil de Planification et de distribution des bulletins de vote (EC 12308-1) à votre intention.

Vous devez vous assurer de bien tenir les registres tels le Rapport des bulletins de vote (en double copie), l'un pour le scrutateur et l'autre pour le SCS.

Considérations pour préparer les bulletins de vote pour le vote par anticipation

Puisque l'on compte 4 jours de vote par anticipation et 12 heures d'ouverture par jour de vote, il importe de planifier et de gérer la distribution des bulletins de vote. Le Guide de l'utilisateur Outil de Planification et de distribution des bulletins de vote (EC 12308) vous aidera à déterminer les quantités de bulletins de vote qu'il faudra fournir au scrutateur du lieu de vote par anticipation et des bulletins supplémentaires par lieu de vote administré par le SCS.

Considérations pour la distribution :

  • Prévoyez remettre au scrutateur le nombre de bulletins nécessaires pour deux jours de vote et remettre le reste au SCS comme bulletins de vote supplémentaires. De cette manière, vous aurez la marge de manœuvre voulue au lieu de scrutin comprenant plusieurs bureaux de vote pour permettre aux préposés de se remplacer ou de fournir davantage de bulletins de vote au scrutateur s'il en manquait. Un approvisionnement de quatre jours de bulletins de vote pourrait s'avérer un fardeau au scrutateur qui doit les gérer et les ranger dans un endroit sûr chaque soir du vote par anticipation.
  • Si les bulletins de vote n'ont pas été formellement remis à un scrutateur, le SCS pourrait retourner les bulletins de vote supplémentaires après les votes par anticipation puisque ces bulletins n'auraient pas été assignés à un scrutateur officiellement. Une fois que ces bulletins de vote supplémentaires sont comptabilisés avec les montants remis, ceux-ci pourraient servir de contingence pour le jour du scrutin.
  • Prévoyez envoyer des bulletins de vote supplémentaires en régions éloignées, particulièrement les communautés éloignées accessibles par avion.

Considérations pour préparer les bulletins de vote pour les lieux de vote ordinaires

À l'instar des votes par anticipation, on exercera de la souplesse quant à la manière de gérer la distribution des bulletins de vote supplémentaires destinés au SCS.

Éléments dont il faut tenir compte :

  • la distance – il serait souhaitable d'envoyer des bulletins de vote supplémentaires aux lieux de vote éloignés, particulièrement dans les communautés éloignées accessibles par avion;
  • la façon dont vous émettez et distribuez les listes électorales et les bulletins de vote aux préposés du scrutin;
  • si les listes électorales et les bulletins de vote sont expédiés aux superviseurs du centre de scrutin ou si le scrutateur en prendra livraison.

10.9.3 Urnes

Les urnes sont expédiées par EC. Lorsqu'elles arrivent, le CME doit d'abord trier le matériel et ensuite le préparer pour les bureaux de vote par anticipation, puis pour les bureaux de scrutin ordinaires et itinérants.

Bureaux de vote par anticipation et bureaux de scrutin ordinaires et itinérants

Le CME doit assembler les Urnes (EC 50250) pour chaque bureau de scrutin et inscrire le numéro du bureau de scrutin en gros chiffres noirs à l'endroit approprié. Le CME les utilisera pour réunir le matériel nécessaire aux bureaux de vote par anticipation, et aux bureaux de scrutin ordinaires et itinérants. Le scrutateur et le greffier du scrutin auront donc le matériel électoral dans l'urne préparée pour leur bureau de scrutin lorsqu'ils seront prêts à s'y rendre.

10.9.4 Guides à l'intention des préposés au scrutin

Les guides à l'intention des préposés au scrutin sont envoyés à part des trousses préassemblées. Distribuez-les aux préposés au scrutin lors de la formation. Quand vous expédiez ces guides, n'oubliez pas d'y joindre les formulaires Nomination et déclaration solennelle (pour fonctionnaires électoraux ou référendaires) (EC 10130).

10.10 Documents retournés après chaque jour de vote par anticipation

Pendant les jours de vote par anticipation, le matériel énuméré ci-après dans le Tableau 10 doit être retourné à votre bureau chaque soir et ne sera pas envoyé dans les sacs de transport du matériel du lieu de vote par anticipation ou du vote ordinaire.

Le scrutateur est chargé des bulletins de vote et des urnes à partir du moment de leur réception jusqu'à leur envoi ou leur transfert à votre bureau le soir du scrutin. Cependant, afin de protéger l'intégrité du vote, vous pouvez autoriser le scrutateur ou le SCS à rapporter les urnes avec le matériel électoral après le dernier jour de vote par anticipation.

Utilisez la Liste de contrôle pour le retour du matériel électoral – Jours du vote (EC 11501-1) pour enregistrer les articles électoraux au fur et à mesure de leur envoi ou de leur transfert de chaque lieu de scrutin à votre bureau.

Il est important de traiter, dans les plus brefs délais, tout incident de matériel électoral manquant. Vous devez consigner les détails dans le Formulaire de Rapport d'incident (EC 10051).

Vous pouvez recueillir (possiblement par messager) le matériel de chaque lieu de scrutin retourné à la fermeture des bureaux de scrutin ou tôt le lendemain matin.

Si le SCS n'est pas en mesure de rapporter le matériel au bureau chaque soir, il doit appeler pour signaler l'information suivante pour chaque bureau de scrutin :

  • Combien de personnes ont voté;
  • Combien de formulaires d'inscription (EC 50050) ont été remplis;
  • Combien de certificats du statut de vote (EC 50051) ont été remplis;
  • Les numéros de sections de vote et les numéros de séquence tirés des feuilles de numéros de séquence remplies (EC 50109 ou EC 50111) – vous pouvez demander au SCS de les numériser ou d'en prendre une photo pour transmettre au bureau.

Le SCS peut décider de vous envoyer ces documents par télécopieur. Si c'est le cas, il doit quand même vous remettre les documents originaux à l'extérieur de l'urne, après le dépouillement des votes le jour du scrutin.

Les Formulaires de commentaires sur l'accessibilité des lieux de scrutin qui sont envoyés pendant ou après le vote par anticipation doivent être consignés dans le SSPIV dans les plus brefs délais.

Si vous n'avez pas le temps de le faire vous-même, déléguez cette tâche au DAS ou au coordonnateur de bureau afin que cette tâche soit accomplie avant le jour 3.

Il est impératif que cette date limite soit respectée afin d'avoir suffisamment de temps pour prendre toute mesure corrective nécessaire dans les cas où le lieu du scrutin ordinaire est le même que celui utilisé pour le vote par anticipation.


Tableau 10 Matériel envoyé ou transféré des bureaux de vote par anticipation à votre bureau

  Vendredi Samedi Dimanche Lundi
Sac de documents de bureau (EC 50390) qui contientles documents suivants, remplis :
Feuilles des numéros de séquence – Vote par anticipation (EC 50109-1)
Formulaires sur l'habilité à voter (EC 50034)
Formulaires de l'accompagnateur (EC 50036)
Formulaires de correction (EC 50049)
Certificats d'inscription (EC 50050)
Certificats du statut de vote (EC 50051)
Certificats de transfert (EC 50052)
Formulaires de recours à un répondant (EC 50055)
Enveloppe : Copies blanches du Registre des électeurs (EC 50386) qui contient le Registre des électeurs complet (EC 50080)
Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122) et Enveloppe pour le formulaire sur l'expérience de l'électeur qui comprend le Rapport d'incident (EC10051), s'il y en a eu
Liste des électeurs par ordre alphabétique (par lieu de vote) des agents d'inscription      
Bulletins de vote supplémentaires remis par les SCS      
Urnes (EC 50250), scellées, sur demande du DS
Sac pour la collecte des CIÉ (EC 50256)      
Registre du lieu de scrutin (EC 50358)      
Enveloppe : documents du représentant d'un candidat (EC 50423)      
Feuille de temps du personnel électoral (EC 11655)      

10.11 Répondre aux questions du public le jour du scrutin

Il pourrait y avoir de nombreuses questions du public le jour du scrutin. Veuillez noter que les appels seront acheminés automatiquement aux téléphones des agents de service et que du personnel doit être affecté à ces bureaux pour répondre aux appels de façon adéquate.

La plupart des électeurs qui appellent veulent savoir où voter. Utilisez RÉVISE pour faire des recherches des électeurs et des adresses. Comme solution de rechange, imprimez des copies de la Liste électorale alphabétique de la circonscription, des indicateurs des sections de vote de la circonscription ainsi que de la liste des bureaux de scrutin.

Dans des grandes zones urbaines, certains électeurs peuvent être incertains de leur circonscription et pourraient appeler des circonscriptions adjacentes pour se renseigner. Utilisez RÉVISE et faites une recherche par province. En plus de RÉVISE, l'Index de rues pour la région entière pourrait être utile. Si l'électeur réside dans une autre circonscription, donnez-lui le numéro de téléphone du bureau de DS dans sa circonscription.

Des électeurs pourraient demander si leur nom figure sur la liste électorale et ce qu'ils doivent faire si leur nom n'y figure pas. Utilisez RÉVISE, une copie des Listes électorales officielles ou la Liste alphabétique pour la circonscription pour répondre. Le personnel doit savoir comment guider les électeurs. Par ailleurs, le personnel qui répond au téléphone doit passer en revue les exigences de preuve d'identité et de résidence et pouvoir aisément décrire l'option de la confirmation de résidence. Remettez au personnel les feuillets détachables Préparez vos pièces d'identité (EC 90189). Pour plus de détails, consultez la liste de contrôle à la prochaine page.

Les fonctionnaires électoraux et les électeurs peuvent téléphoner au bureau pour signaler un problème d'accessibilité ou un incident au lieu de scrutin. Le personnel de bureau doit être avisé de la marche à suivre dans cette situation.

C16 Traiter les demandes de renseignements du public

Affecter le personnel nécessaire pour répondre au téléphone et aider aux tâches de bureau.
Préparer les feuilles d'information et le matériel suivants :
  • emplacements des bureaux de scrutin;
  • indicateur des noms de rues de la région métropolitaine;
  • numéros de téléphone des bureaux de DS voisins, s'il y a lieu;
  • feuillet Préparez vos pièces d'identité (EC 90189).
Comme solution de rechange, imprimez des copies des :
  • listes électorales alphabétiques de la circonscription;
  • indicateurs des sections de vote de la circonscription.
Informer le personnel du déroulement des activités le jour du scrutin et de la manière de répondre aux fonctionnaires électoraux ou aux électeurs qui téléphonent pour signaler un problème d'accessibilité ou un incident à un lieu de scrutin.