Chapitre 2 – Politiques et procédures financières (04/2023)

À titre de DS, vous êtes responsable de préparer et de gérer les paiements aux employés électoraux, aux locateurs et aux fournisseurs dans la circonscription. Il y a plusieurs modes de paiement, chacun ayant ses propres politiques et procédures à observer. Le calendrier électoral comprend plusieurs échéances et vous devez vous assurer que chacune d'elles est respectée. La section suivante présente une vue d'ensemble des nombreux processus financiers liés à la conduite d'un scrutin.

2.1 Rôle de l'agent financier

Sous votre direction, l'agent financier (AF) est responsable de toute la saisie des données financières et des rapports financiers dans votre bureau. L'AF est la personne-ressource principale pour toute question financière et doit avoir une expérience en finances, y compris une expérience des systèmes de paie, et des compétences solides en informatique pour gérer l'application SPBDS/SITES.

L'agent financier est orienté par le Manuel de l'agent financier (EC 10495). Pour l'aider à gérer son temps pendant un scrutin, un aide-mémoire des tâches à faire et des échéances à venir lui est fourni. Vous devez suivre de près les activités de l'AF afin d'assurer qu'un nombre suffisant d'heures est prévu au budget pour pouvoir accomplir toutes les tâches.

2.2 Budget officiel des régions

Au cours de la première semaine du calendrier électoral, vous recevrez un budget officiel approuvé pour la circonscription. Ce budget doit être utilisé conformément à la Loi électorale du Canada (LEC), au Tarif des honoraires – Élections fédérales (EC 11790-1) et aux directives du directeur général des élections (DGE). Veuillez partager une copie intégrale du budget avec votre AF.

2.2.1 Transferts de budget et demandes de budget supplémentaires

Lorsque vous transférez des fonds ou des heures, vous devez absolument fournir une justification adéquate avec suffisamment de détails pour accélérer le processus d'approbation.

Les budgets sont transférables au sein d'une même catégorie et entre les mêmes types de lignes. Par exemple, les lignes « T » (transférables) peuvent seulement être transférées à d'autres lignes « T » de la même catégorie, et les lignes « Pt » (personnel transférable) peuvent être transférées à d'autres lignes « Pt » de la même catégorie.

2.2.2 Transfert d'heures

Avant de demander une augmentation du budget pour des heures supplémentaires, vous devez réaffecter des heures entre des postes autorisés. Vous devez d'abord transférer des heures entre un ou plusieurs postes autorisés.

Cependant, il est important d'évaluer les besoins en heures pour chaque poste, car vous ne voulez pas que ce transfert d'heures entre postes ne compense pas lesheures supplémentaires autorisées.

2.2.3 Demandes spéciales de budget supplémentaire

Les demandes spéciales de budget supplémentaire peuvent être soumises pour un bureau de scrutin, un bureau du DS ou un bureau du DASS, le cas échéant, et peuvent être soumises pendant un événement.

Lorsque vous ne pouvez plus transférer des heures d'un poste à un autre, vous pouvez soumettre une demande spéciale de budget supplémentaire dans EC Connex. Incluez tout devis ou toute information financière supplémentaire à l'appui de la demande. Soumettez une demande séparée pour chaque poste de personnel de bureau qui le nécessite; ceci simplifiera le processus d'approbation pour les divers intervenants à EC.

La procédure pour les demandes spéciales est détaillée dans Étapes éclair – Comment créer une demande spéciale (EC 11307-1).

2.2.4 Heures supplémentaires approuvées

Lorsqu'EC a approuvé une demande spéciale d'heures supplémentaires est autorisée, vous recevrez un numéro de Contrôle des autorisations (CDA) par courriel. Vous devez saisir ce numéro, ainsi que le nombre d'heures autorisées ou le budget supplémentaires dans le SPBDS/SITES (pour les employés de bureau).

Si EC n'a pas approuvé votre demande spéciale d'heures supplémentaires, vous recevrez une notification par courriel directement à votre boîte de courriels.

2.3 SPBDS/SITES

Les stations de travail au bureau sont pourvues de l'application SPBDS/SITES, qui fonctionne sur un ordinateur personnel branché à une base de données centrale à laquelle plusieurs usagers peuvent avoir accès simultanément. Le SPBDS/SITES facilite la création du profil des employés électoraux et le traitement de leur paie, ainsi que la création des profils de locateurs de lieux de scrutin ordinaires et par anticipation. Sa fonction exhaustive de signalement vous permet de suivre de près ces éléments :

• lesheures budgétées et lesheures actuelles travaillées;
• la participation des fonctionnaires électoraux aux séances de formation;
• les postes vacants;
• les affectations des bureaux de scrutin aux lieux de scrutin;
• les mises à jour des listes de vérification des lieux de scrutin (accessibilité, sécurité et technologie);
• les listes des fonctionnaires électoraux et des lieux de scrutin.

Utilisez l'application pour produire différents rapports et avis statutaires, tels que :

• la Liste des travailleurs électoraux (p. ex. scrutateurs, greffiers du scrutin [établissements correctionnels et dépouillement des bulletins de vote spéciaux] et administrateurs électoraux aux lieux de scrutin pour les sections de vote ordinaires et par anticipation, et agents de service);
• l'Avis Bureaux de vote par anticipation (EC 10140);
• la Liste des lieux de scrutin.

Accès au SPBDS/SITES

Après avoir démarré votre ordinateur, vous pouvez lancer l'application SPBDS/SITES en cliquant deux fois sur l'icône sur votre bureau. Vous devez décider qui aura accès à l'application. La partie financière du SPBDS doit être accessible seulement à l'agent financier.

Il y a trois moyens d'accéder au SPBDS/SITES :

• par le biais de Sites;
• par le biais de Finances;
• par le biais de Recrutement.

La portion SITES donne seulement accès au module Locateur, qui contient la base de données des installations électorales. Toutes les fonctionnalités financières à l'intérieur de ce module sont désactivées. L'accès peut être donné à la personne qui fait la mise à jour des renseignements sur les lieux de scrutin et les bureaux locaux d'EC.

La portion finances permet l'accès à toutes les fonctionnalités du SPBDS/SITES, sans aucune restriction. Elle permet aussi l'accès au module Formation. Conséquemment, son accès doit rester limité et protégé, puisqu'il donne accès à des renseignements confidentiels.

La portion Recrutement permet l'accès limité au module Travailleur et au module Formation. Toutes les fonctionnalités financières de ces modules sont désactivées. Cet accès peut être donné à la personne qui met à jour les renseignements personnels ou les informations concernant la formation et les postes des fonctionnaires électoraux. Conséquemment, son accès doit rester limité et protégé, puisqu'il donne accès à des renseignements confidentiels.

2.4 Sélectionner et louer les bureaux (DS et DASS)

Au nombre de vos activités préscrutin, vous devez trouver des bureaux convenables pour vous et vos DASS dans votre circonscription.

Soumettez la documentation requise à l'ACEC pour obtenir l'approbation pour votre sélection. Après avoir reçu l'avis du DGE, vous pourrez aborder les négociations en ce qui concerne les conditions et les termes au moyen du Bail pour le bureau d'un directeur du scrutin ou d'un directeur adjoint du scrutin supplémentaire (EC 10015-1).

2.4.1 Bail

Vous devez choisir l'espace approprié pour le bureau, obtenir une approbation préalable des Services aux bureaux en région d'EC et vous assurer que le locateur comprend les modalités du Bail (EC 10015-1) et, immédiatement après la délivrance du bref (ou avant à la réception d'une autorisation spéciale du DGE), établir le bail ou les baux en procédant comme suit :

1. Imprimez et remplissez le Bail (EC 10015-1) ou le bail préapprouvé par l'ACEC (si le locateur a demandé des modifications au bail ou s'il a utilisé le sien).
2. Assurez-vous d'obtenir du locateur : un chèque-spécimen, le Formulaire d'inscription au dépôt direct rempli (EC 10029) et l'information pour le dépôt direct et l'information-contact du locateur – ces données sont requises pour traiter les paiements et envoyer un avis de dépôt si ce service est disponible.
3. Faites signer le bail par le locateur.
4. Contresignez le bail.
5. Remettez une copie signée du bail au locateur.
6. Conservez l'original du bail ou des baux dans vos dossiers.
7. Téléchargez le bail dûment rempli dans l'OGAR et conservez l'original dans vos dossiers.

2.4.2 Paiement pour la location du bureau

Le locateur est payé directement par EC en deux versements : la première moitié dans les 10 jours suivant la date de début du bail signé, et l'autre moitié dans les 10 jours après le terme du bail.

2.5 Points de service externes

Les bureaux des points de service externes (PSE) sont des bureaux satellites des bureaux de DASS qui offrent aux électeurs des établissements d'enseignement post-secondaire des services de révision et de vote par bulletin spécial en personne, au moyen de l'application RÉVISE.

Les jours de vote dans les PSE seront du jour 16 au jour 12. Les heures de vote seront les suivantes :

• Du lundi au vendredi : De 10 h 00 à 22 h 30
• Le samedi : De 9 h 00 à 18 h 00
• Le dimanche : De 12 h 00 à 16 h 00

Ces heures peuvent varier selon lesheures d'ouverture de l'établissement d'enseignement postsecondaire.

Comme il a été indiqué lors des activités préscrutin, il faut ajouter trois jours avant et trois jours après le scrutin aux cinq jours de vote pour établir la durée de location du bureau de PSE. Ceci laissera du temps pour la livraison et l'installation de l'équipement, la formation du personnel et le démontage une fois les activités terminées. Par conséquent, la durée totale de location doit être d'un minimum de 11 jours (des jours 19 à 9 inclusivement).

2.5.1 Les baux

1. Avant l'élection, vous devez examiner et mettre à jour l'emplacement du bureau de PSE et les coordonnées des personnes-ressources du PSE à l'aide de l'application SITES.
2. Dès que vous recevez l'autorisation de l'ACEC, envoyez le Bail d'un bureau de PSE (EC 10005-1) non signé qui a été convenu au cours de votre activité préscrutin au locateur du bureau de PSE pour signature. Vous devez vous assurer que le locateur du PSE vous retourne la version signée le plus tôt possible.
   Si le bail signé n'est pas reçu après quelques jours, vous devez faire un suivi auprès du locateur. Ceci est essentiel.
3. Une fois que vous aurez reçu le bail, vérifiez si des champs ou des clauses du Bail d'un bureau de PSE ont été modifiés et si le locateur a signé et daté le document.
   
   Si des champs ou des clauses du Bail d'un bureau de PSE ont été modifiés ou supprimés, communiquez avec le RSR dès que possible. Ces modifications devront être examinées et approuvées par le Centre d'expertise sur les ententes de location (CEEL) avant que vous signiez le bail du PSE. Pour de plus amples renseignements sur le CEEL, consultez la section 2.6.8.
4. Si le montant total du bail excède le montant négocié au préalable au cours de vos activités préscrutin, contactez le RSR (Comment nous joindre).
5. Une fois que vous avez vérifié le Bail d'un bureau de PSE, signez et datez le document.
   RAPPEL : Vous êtes la seule personne autorisée à conclure un bail au nom du directeur général des élections.
6. Au moment de signer le bail, numérisez le et envoyez une copie PDF du Bail d'un bureau de PSE signé au locateur du PSE.
7. Téléversez un PDF du Bail d'un bureau de PSE signé et du Formulaire d'inscription au dépôt direct pour les entreprises/particuliers (EC 10029) dans l'OGAR.
   
   N'envoyez pas de baux originaux à l'ACEC. Les baux originaux doivent être conservés dans vos dossiers et sauvegardés (à des fins de vérification).

Pour connaître les procédures d'inscription et de vote dans les bureaux de PSE, consultez le Chapitre 12 – Règles électorales spéciales.

2.5.2 Remplacer un bureau perdu lors d'un scrutin

Si vous perdez un bureau de PSE après la délivrance du bref, vous devez communiquer avec le RSR dès que possible, car l'ACEC devra suspendre ou annuler l'expédition du matériel.

Lorsque vous parlez avec le locateur du PSE, demandez s'il y a un autre bureau qui pourrait le remplacer sur le campus. Si un autre bureau est disponible, procédez aux étapes suivantes :

1. Demandez au locateur si le bureau de remplacement est situé à un endroit très visible.
2. Vous ou le DAS devez vous rendre à ce bureau pour l'évaluer en remplissant la Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1).
   - Tous les critères d'accessibilité et critères propres aux PSE doivent être remplis.
3. S'il y a lieu, négociez un nouveau Bail d'un bureau de PSE avec le locateur. Détaillez tous les frais liés au bureau de PSE (p. ex., systèmes d'alarme, agents de sécurité, serrures de portes, installations) dans l'annexe A du bail.
4. Envoyez le bail et le Formulaire d'inscription au dépôt direct pour les entreprises / particuliers (EC 10029) au locateur du PSE pour signature.
5. Ajouter le nouveau bureau de PSE au SPBDS/SITES à titre de nouveau site.
   - Vous ne pouvez pas modifier les bureaux existants dans SPBDS/SITES.

6. Une fois que le Bail d'un bureau de PSE signé vous est retourné par le locateur, confirmez le lieu dans SPBDS/SITES.
7. Envoyez une copie PDF du Bail d'un bureau de PSE signé et du Formulaire d'inscription au dépôt direct pour les entreprises/particuliers (EC 10029) à l'ACEC.

Pour obtenir de l'aide pour le remplacement d'un bureau de PSE durant le scrutin, communiquez avec le RSR.

2.5.3 Paiements pour la location

Tel que décrit dans le Bail d'un bureau de PSE, le locateur du PSE est payé directement par l'ACEC par dépôt direct, au plus tard 30 jours après la date de début.

2.5.4 Sécurité

Veillez à ce que tous les frais liés à la sécurité soient compris dans le prix négocié et soient indiqués dans le Bail d'un bureau de PSE. Détaillez tous les frais liés au bureau de PSE (p. ex., systèmes d'alarme, agents de sécurité, serrures de portes, installations) dans l'annexe A du bail.

Systèmes de sécurité

Pour garantir la sécurité du matériel de bureau et du matériel électoral à caractère confidentiel en dehors des heures d'ouverture, un système d'alarme relié à une station de surveillance centrale doit être activé à la fermeture du bureau de PSE.

Agents de sécurité

Si le bureau de PSE n'a pas de système d'alarme, un agent de sécurité doit être posté à l'extérieur du bureau lorsqu'il est fermé pour garantir la sécurité du matériel informatique et des documents à caractère confidentiel.

Verrouillage d'un bureau

Si la porte du bureau n'est pas verrouillable, un agent de sécurité devra être présent lors de la fermeture du bureau pour surveiller le matériel informatique et le classeur verrouillable.

Pendant lesheures d'ouverture, les documents personnels ou protégés (listes électorales, bulletins de vote, etc.) doivent être conservés dans un classeur verrouillable quand ils ne sont pas utilisés.

Les éléments suivants doivent être conservés dans ce classeur :

• les renseignements personnels sur les électeurs sous divers formats;
• les versions papier des listes électorales ou des formulaires de demande (s'il y a lieu);
• les feuilles de bulletins de vote non utilisées;
• les enveloppes extérieures contenant les bulletins de vote;
• les urnes.

2.6 Lieux de scrutin

Vous êtes responsable de signer les baux et de confirmer les lieux de scrutin ordinaires et par anticipation, y compris les bureaux de scrutin à immeuble unique, pendant une EG dans votre circonscription.

2.6.1 Baux (scrutin ordinaires et par anticipation)

Avant le lancement de l'élection, vous devez examiner et finaliser les activités de chaque bureau de vote qui sera utilisé durant le scrutin, à l'aide de l'application SITES.

Pour générer le Bail uniformisé pour un lieu de scrutin (EC 11750-1) (Bail ULS) :

1. Examinez et finalisez toutes les activités de scrutin pour chaque lieu de scrutin qui sera utilisé pour le scrutin, au moyen de l'application SITES (ou SPBDS/SITES).
   • Les activités préscrutin devraient être achevées et finalisées avant de générer le Bail. Ceci précisera les détails et le calcul des frais sur le Bail ULS.
   • Si ce n'est pas déjà fait, soumettez une Demande spéciale à l'ACEC si des autorisations du DGE sont requises (p. ex., pour plus de 10 bureaux de scrutin dans un lieu de scrutin, aucun accès de plain-pied, non accessible, à l'extérieur de la circonscription).
   • Si ce n’est pas déjà fait, soumettez une Demande spéciale à l’ACEC pour toute demande reliée : aux ressources additionnelles, aux demandes excédant le montant stipulé dans la Directive sur certaines acquisitions de biens et services en région durant la conduite de scrutins (EC 11780) ou aux montants excédant ceux prévus dans le budget.
2. Vérifiez que les renseignements sur le lieu de scrutin sont exacts – adresse de l'établissement, adresse du locateur et données de paiement. Effectuez toutes les mises à jour nécessaires avant de générer le Bail.
3. Générez le Bail ULS directement dans SITES ou le SPBDS/SITES.
4. Imprimez ou enregistrez une copie PDF non signée du Bail ULS.
5. Lors de la délivrance du bref ou lorsque vous recevrez l'autorisation du DGE, envoyez la copie non signée du Bail ULS, accompagnée d'un Formulaire d'inscription au dépôt direct pour les entreprises/particuliers (EC 10029) au locateur en lui demandant de vous retourner la version signée dès que possible.
   • Vous devriez envoyer par courriel une copie PDF du Bail ULS non signé aux locateurs pour leur signature. Ceci assurera une livraison rapide du document.
   • Si vous utilisez SITES, mettez à jour le champ Envoyé au locateur sous l'onglet Bail.
6. Demandez aux locateurs de signer le Bail ULS et de vous renvoyer une copie numérisée (PDF) par courriel.
   • Pour de plus amples renseignements sur la production du Bail ULS, consultez le Guide de l'utilisateur de SITES pour les directeurs du scrutin (EC 10236) ou le Guide de l'utilisateur du SPBDS/SITES (EC 10237).

7. Faites un suivi auprès du locateur si vous ne recevez pas le Bail ULS signé dans les quelques jours qui suivent.
   • Si vous n'avez pas reçu le Bail ULS signé par le locateur dans les deux jours suivant la délivrance du bref, faites un suivi. Ceci essentiel. Pour éviter les retards, songez à envoyer un commis de bureau pour récupérer le Bail signé auprès du locateur s'il ne peut vous en envoyer une copie électronique.

8. Lorsque vous recevez le Bail ULS, vérifiez si des champs ou des clauses ont été modifiés et si le locateur a signé et daté le document.
   • Si des champs ou des clauses du Bail ULS ont été modifiés ou supprimés (sans l'autorisation de l'ACEC), communiquez avec le RSR dès que possible. Ces modifications devront être examinées et approuvées par le Centre d'expertise sur les ententes de location (CEEL) avant que vous puissiez signer le Bail ULS et confirmer le bureau de vote. Pour de plus amples renseignements sur le CEEL, consultez la section 2.6.8.
   • S'il y a lieu, utilisez SITES ou le SPBDS/SITES pour mettre à jour toute modification apportée par le locateur à l'information sur l'immeuble ou son information-contact.
   • Si vous utilisez SITES, mettez à jour le champ Reçu du locateur sous l'onglet Bail.

9. Une fois que vous aurez examiné le Bail ULS, signez et datez le document.

10. Numérisez et envoyez une copie PDF du Bail ULS signé au locateur.
    • Conservez une copie du Bail ULS signé car vous devrez la remettre à votre AF.
    • Tel qu'indiqué dans l'Aide-mémoire de l'agent financier, les copies signées du Bail ULS doivent être envoyés aux Services des Finances en région à l'ACEC au plus tard le jour 24.
11. Une fois que vous aurez reçu, vérifié et signé le Bail ULS, confirmez le lieu de scrutin dans SITES ou SPBDS/SITES.
    Pour de plus amples renseignements sur la confirmation des lieux de scrutin, consultez la section sur la Confirmation des lieux de scrutin.

12. Vérifiez que chaque bureau de scrutin a été assigné à un lieu de scrutin dans votre circonscription.

2.6.2 Paiements

Les paiements pour la location de lieux de scrutin sont faits avec SPBDS/SITES. Les locateurs reçoivent un paiement unique dans les 8 semaines suivant la date de la location, et ce, pour le montant convenu noté sur le Bail ULS, dans le SPBDS/SITES. Il est souhaitable que vous demandiez aux locateurs de fournir leur information de dépôt direct pour accélérer le règlement des comptes.

La méthode de paiement privilégiée par EC est le dépôt direct. Les locateurs qui n'ont pas soumis de formulaire d'inscription au dépôt direct seront payés par chèque automatiquement.

Modèle de paiement pour la location des lieux de scrutin

Selon la Directive sur certaines acquisitions de biens et services en région durant la conduit de scrutin (EC 11780), si un bâtiment (ou une partie de celui-ci) est utilisé comme bureau de vote par anticipation ou ordinaire, le locateur doit recevoir un loyer qui comprend le chauffage, l'éclairage, l'eau potable, le nettoyage et le mobilier –lorsque celui-ci est disponible – pour l'utilisation des locaux.

Il se peut que les locateurs demandent des frais de location supplémentaires qui dépassent les montants mentionnés ci-dessus. Vous devez négocier un montant juste et raisonnable et soumettre une demande spéciale à l'ACEC pour approbation avant de signer le Bail uniformisé pour un lieu de scrutin (EC 11750-1).

Ce qui suit représente des exemples au mode de calcul du paiement du Bail ULS et, conséquemment, aux montants auxquels les locateurs sont en droit de s'attendre de la part d'EC pour la location de leurs lieux. Ces taux ci-dessous servent à titre d'exemple seulement.

• Pour une division faite à la liste électorale d'un lieu de scrutin, le paiement sera versé seulement pour la section de vote initiale (exemple 3).
• Pour une division de section de vote assignée à deux lieux de scrutin, un paiement de 200 $ ou de 125 $ sera versé pour chaque lieu de scrutin (exemples 5 et 6).
• Aucun paiement ne sera émis pour les tables d'inscription dans le Bail.

Exemple 1 : Lieu de scrutin avec une section de vote par anticipation et une section de vote ordinaire

Légion royale canadienne
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
601	800 $ (total pour les 4 jours de vote par anticipation)
08	200 $
Total	1 000 $

Exemple 2 : Lieu de scrutin avec deux sections de vote ordinaire

Centre communautaire
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
07	200 $
08	125 $
Total	325 $

Exemple 3 : Lieu de scrutin avec une section de vote scindée (un seul immeuble)

Immeuble-tour d'habitation
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
401-A	200 $
401-B	0 $
Total	200 $

Exemple 4 : Lieu de scrutin avec deux sections de vote (dont une scindée)

École publique
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
09	200 $
10-A	125 $
10-B	0 $
Total	325 $

Exemple 5 : Section de vote 10-B initialement assignée à l'école publique et réassignée à un autre lieu de scrutin (Hôtel Marriott)

École publique – Section de vote 10-B n'est plus assignée
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
09	200 $
10-A	125 $
10-B	0 $
Total	325 $
Hôtel Marriott – Section de vote 10-B est ajoutée
05	200 $
06	125 $
10-B	125 $
Total	450 $

Exemple 6 : Section de vote 10-B est initialement assignée à l'école publique et réassignée à un nouveau lieu (Église anglicane)

École publique – Section de vote 10-B n'est plus assignée
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
09	200 $
10-A	125 $
10-B	0 $
Total	325 $
Église anglicane – Section de vote 10-B est ajoutée
10-B	200 $
Total	200 $

Exemple 7 : Lieu de scrutin où le locateur demande un supplément de 100 $ pour le loyer

Centre récréatif
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux
09	200 $
10	125 $
COA-1	100 $
Total	425 $

Exemple 8 : Corriger les montants de la location en raison de bureaux de scrutin fusionnés

Centre communautaire
Section de vote assignée / Éléments	Nouveau taux payables dans SPBDS/SITES
09	200 $
10	125 $
11	125 $
12	125 $
Total	575 $
Les SV 10, 11 et 12 sont fusionnées à la SV 9 en raison de l'espace. Le montant figurant dans le SPBDS/SITES ne correspond plus au montant fixé dans le bail signé et doit être mis à jour. Loyer mis à jour en raison des SV fusionnées = 200 $	200 $
Ajustement requis (nombre de SV fusionnées à la SV restante X 125 $) SV 10, 11 et 12 @ 125 $ chacune = 375 $	375 $
Total du loyer	575 $

Exemple 9 : Corriger les montants de la location en raison de bureaux de vote par anticipation fusionnés

Centre communautaire
Sections de vote par anticipation assignées / Éléments	Nouveau taux payables dans SPBDS/SITES
601	800 $
602	500 $
603	500 $
Total	1,800 $
Les SV par anticipation sont plus tard fusionnées à la SV 601 en raison de l'espace. Le montant figurant dans le SPBDS/SITES ne correspond plus au montant fixé dans le bail signé et doit être mis à jour. Loyer mis à jour en raison des SV fusionnées = 800 $	800 $
Ajustement requis (nombre de SV par anticipation fusionnées à la SV restante X 500 $) Les SV 602 et 603 @ 500 $ chacune = 1 000 $	1,000 $
Total rent	1,800 $

2.6.3 Demande spéciale

Si un locateur demande des fonds supplémentaires au-delà du montant total du bail, vous devez soumettre une demande spéciale à l'ACEC pour obtenir un numéro de confirmation de CDA.

Après la délivrance du bref, consultez votre budget et déterminez si vous avez besoin de fonds supplémentaires en vous fondant sur les informations recueillies dans la version la plus récente de votre Rapport de planification des lieux de scrutin et de votre Rapport de planification des sections de vote itinérantes au cours de la période préscrutin.

Pour plus de détails sur l'ajout d'un CDA au bail, consultez la section 7.6 du Guide de l'utilisateur de SITES pour le DS (EC 10236-1).

2.6.4 Modifier des lieux de scrutin

Il peut être nécessaire de modifier temporairement un établissement afin de le rendre accessible. Par exemple, vous devrez peut-être louer des luminaires extérieurs pour les endroits mal éclairés, ou encore, construire ou louer des rampes amovibles pour assurer un accès sécuritaire aux lieux de scrutin où il n'y a pas de rampes ou quand les rampes existantes ne satisfont pas les critères d'accessibilité. Dans ces cas, obtenez au minimum deux devis/soumissions de la part de fournisseurs locaux et choisissez celui qui satisfait le mieux vos besoins. Présentez un Formulaire de demande spéciale à l'ACEC et attendez une autorisation. Votre demande de proposition doit inclure le coût de l'installation et du démontage des rampes et de l'équipement et du matériel nécessaires (éclairage extérieur, rampes inclinées à la porte, main courante, etc.). Une fois que vous aurez reçu l'autorisation de l'ACEC, vous pourrez retenir les services de l'entrepreneur.

Si des lieux de scrutin doivent être modifiés pour répondre aux critères d'accessibilité, EC assumera directement le coût des travaux. Voici les documents à fournir avant le versement du paiement final :

• une copie de la facture détaillant les travaux effectués;
• une copie du Formulaire de demande spéciale signé par vous pour autoriser le paiement;
• une photo du travail, p. ex., une rampe en guise de preuve d'achèvement des travaux (photo fournie par le sous-traitant);

Assurez-vous que les renseignements suivants sont clairement indiqués :

• le nom du sous-traitant et celui de son entreprise;
• le numéro de taxe sur les produits et services (TPS)/taxe de vente harmonisée (TVH) du sous-traitant et/ou le numéro de Taxe de vente du Québec (TVQ), selon le cas;
• le montant exact (taxes comprises) que doit verser EC.

S'il y a un écart entre le prix mentionné dans la proposition et le prix final, fournissez une brève explication au moyen du Formulaire de demande spéciale.

Le Formulaire de compte spécial (EC 11670) est utilisé quand les paiements ne peuvent être effectués avec la carte d'achat ou l'avance comptable, pour acheter ou louer des biens et des services.

2.6.5 Permission spéciale du DGE

Comme l'indique la section 2.6.1 Autorisations spéciales du Manuel du DS (volume I), il est possible que plus d'un de vos lieux de scrutin requièrent une autorisation du DGE. Elle est requise dans les cas suivants :

• installation de plus de 10 bureaux de scrutin dans un même lieu de scrutin;
• utilisation d'un lieu de scrutin qui n'a pas d'accès de plain-pied et que cette situation ne peut pas être atténuée;
• utilisation d'un lieu de scrutin qui n'est pas accessible (il a un accès de plain-pied, mais ne répond pas à un critère d'accessibilité obligatoire);
• utilisation d'un emplacement à l'extérieur de votre circonscription.

L'autorisation du DGE doit être obtenue avant de signer le Bail ULS et de confirmer le lieu de scrutin dans le système.

Soumettre une demande de Permission spéciale

Après la délivrance du bref, les sites figurant avant l'événement sur la version la plus récente de votre Rapport de planification des lieux de scrutin et nécessitant une autorisation spéciale doivent être validés et soumis à l'ACEC pour approbation. Les nouvelles demandes spéciales que vous voulez faire approuver après ce moment doivent être soumises dans EC Connex au cas par cas.

2.6.6 Confirmer les lieux de scrutin

Une fois que vous avez reçu un Bail ULS signé du locateur, vous devez confirmer les lieux de scrutin dans SITES ou SPBDS/SITES.

La confirmation des lieux de scrutin sans bail signé pourrait avoir une incidence importante sur vous, les électeurs et l'ACEC, surtout en cas de perte d'un lieu :

• Il faudra peut-être réimprimer les CIE, ce qui pourrait semer de la confusion chez les électeurs;
• Cela pourrait retarder la distribution de renseignements exacts aux électeurs; et
• Il faudra peut-être du personnel supplémentaire à l'ancien lieu de scrutin pour rediriger les électeurs (p. ex., un agent d'information).

Vous pouvez utiliser la C1 Signature des baux et confirmation des lieux de scrutin pour vous guider dans vos activités.

Les guides suivants sont disponibles sur ECDocs pour vous aider à confirmer les lieux de scrutin :

• Guide de l'utilisateur de SITES pour les DS (EC 10236-1);
• Guide de l'utilisateur du SPBDS/SITES (EC 10237).

2.6.7 Paiements pour les bureaux de scrutin itinérants

Les bureaux de scrutin itinérants ne requièrent pas de bail ou de paiement. La plupart des résidences pour aînés et les établissements de soins de longue durée ne s'attendent pas à être rémunérés pour l'usage de leurs locaux. Toutefois, si l'établissement demande un paiement, soumettez une demande spéciale par le biais d'EC Connex pour en obtenir l'autorisation. Après le scrutin, l'établissement recevra un paiement au moyen d'un Formulaire de compte spécial.

Pour de plus amples renseignements sur les bureaux de scrutin itinérants, consultez la section 11.4 Procédures – bureaux de scrutin itinérants.

2.6.8 Centre d'expertise sur les ententes de location (CEEL)

Le Centre d'expertise sur les ententes de location (CEEL) est un groupe de l'ACEC qui soutient les DS durant les activités préscrutin et les élections. Le CEEL est chargé de coordonner le processus de négociation des cas complexes pour les types de baux suivants : DS, DASS, PSE, lieux de scrutin, bureaux de révision, contrats d'occupation temporaire et accords-cadres pour les grandes organisations.

Les baux de location et les permis de location présentent des différences juridiques importantes. le Bail uniformisé pour un lieu de scrutin (EC 11750-1) a été spécialement conçu pour protéger Élections Canada, les électeurs et les locateurs.

Dans certains cas, les locateurs préféreront faire signer leurs propres permis ou baux de location. Ils peuvent également demander que certaines de leurs clauses soient incluses dans le bail normalisé du bureau de scrutin, ou vice versa. Ces cas devront être examinés par le Centre d'expertise sur les ententes de location (CEEL).

Bail uniformisé pour un lieu de scrutin (EC 11750-1)

• Protège les droits du DS et du DGE en tant qu'utilisateur et locataire des locaux respectivement.
• Protège le locateur en précisant les responsabilités et les obligations de toutes les parties incluses.
• Inclut des informations importantes telles que la période de location du bail, le montant du loyer à payer et la manière dont le loyer sera payé au locateur.

Contrats de location privés et permis de location

• Peuvent comprendre des clauses ou des règlements qui entrent en conflit avec la LEC.
• Peuvent inclure des frais supplémentaires.
• Peuvent limiter l'accès au lieu de scrutin.

Plus précisément, le CEEL a les responsabilités suivantes :

• gérer les cas d'exception des baux en collaboration avec les DS, les locateurs, les services juridiques et les directeurs de division d'OGR;
• fournir une expertise en matière de baux uniformisés et d'accords-cadres (p. ex., protocole d'entente) et de leur application;
• fournir du soutien aux administrateurs électoraux au cours du processus de négociation;
• recommander des modifications des modèles de bail afin de simplifier et de faciliter le processus de signature des baux;
• négocier des contrats de location complexes avec les locateurs.

Le CEEL vise à rationaliser le soutien entre les services juridiques, les locateurs et les DS afin d'offrir un soutien efficace en temps opportun. Le groupe peut être joint par l'entremise du RSR.

C1 Signer les baux et confirmer les lieux de scrutin

C1 Signature des baux et confirmation des lieux de scrutin

Examiner et finaliser les bureaux de scrutin assignés pour chaque lieu de scrutin qui sera utilisé pendant le scrutin au moyen de l'application SITES ou SPBDS/SITES (après la délivrance du bref). Ces assignations devraient être complétées et finalisées avant de générer le Bail ULS. Ceci précisera les détails reliés au paiement et au calcul sur le Bail ULS.
Si ce n'est pas déjà fait, soumettre une Demande de permission spéciale à l'ACEC si une autorisation du DGE est requise (p. ex., plus de 10 bureaux de scrutin dans un centre de scrutin, pas d'accès de plain-pied, non accessible, à l'extérieur de la circonscription).
Vérifier que le nom et l'adresse du lieu de scrutin sont exacts, ainsi que l'information-contact du locateur.
Générer le Bail ULS directement dans le SITES ou le SPBDS/SITES.
Imprimer ou sauvegarder une version non signée du Bail ULS en format PDF.
Envoyer le Bail ULS non signé, accompagné du Formulaire d'inscription au dépôt direct (EC 10029) au locateur et lui demander de vous remettre la version signée aussitôt que possible. Vous devriez envoyer par courriel le PDF du Bail ULS non signé aux locateurs pour leur signature. Ceci assurera la livraison rapide du document.
Si vous utilisez SITES, mettre à jour le champ Date envoyé au locateur sous l'onglet Bail.
Demander aux locateurs de signer le Bail ULS et de vous retourner la copie numérisée en PDF par courriel.
Faire un suivi auprès du locateur si vous ne recevez pas le Bail ULS signé dans un délai de deux jours. Ceci est essentiel. Si le Bail ULS a été envoyé après la délivrance du bref, et pour éviter tout délai, songez à envoyer un commis de bureau pour recueillir le Bail ULS signé du locateur. Vous ne pourrez pas confirmer le lieu de scrutin tant que vous n'aurez pas reçu une copie signée du Bail ULS du locateur.
À la réception du Bail ULS vérifier si des champs ou des clauses ont été modifiés, et que le locateur a signé et daté le document. Contacter le RSR sans tarder si des champs ou des clauses dans le Bail ULS ont été modifiés ou biffés (sans l'autorisation de l'ACEC). Au besoin, mettre à jour les modifications apportées par le locateur concernant son information-contact ou l'information sur l'immeuble. Si vous utilisez SITES, mettre à jour le champ Date reçu du locateur sous l'onglet Bail.
Soumettre une Demande spéciale à l'ACEC si le locateur demande des fonds supplémentaires excédant le montant total du bail, car l'autorisation de l'ACEC est requise.
Une fois que vous aurez examiné le Bail ULS et qu'il a été approuvé par l'ACEC (s'il y a lieu), signer et dater le document. Vous êtes la seule personne autorisée à signer un bail au nom du DGE (pas votre DAS, votre DASS ni votre ADLL).
Numériser et envoyer une copie PDF du Bail ULS au locateur. Conserver une copie du Bail ULS signé; vous devrez le remettre à votre agent financier après la délivrance du bref. Au plus tard le jour 24, envoyer les copies signées du Bail ULS, ainsi que les formulaires de dépôt direct et les chèques-spécimen, à l'ACEC par messagerie prioritaire (à l'attention des Services des Finances en région).
Seulement après avoir reçu les baux signés, confirmer les lieux de scrutin dans le SITES ou le SPBDS/SITES.
Vérifier que chaque bureau de scrutin a été assigné à un lieu de scrutin.

2.7 Acheter et louer les biens et services

Les biens et services, tels que ceux qui figurent au tableau ci-dessous, Dépenses pour les biens et services, peuvent être achetés ou loués pour un scrutin une fois que l'élection est déclenchée. Vous êtes responsable de toutes les dépenses et devez vous s'assurer qu'elles sont autorisées et/ou approuvées avant de passer la commande ou d'acheter des articles.

La carte d'achat est la méthode de paiement privilégiée. Pour des directives détaillées sur la gestion de la carte d'achat d'EC, consultez la section Cartes d'achat d'Élections Canada dans le Volume I et le Manuel de l'agent financier (EC 10495).

Tableau 2 Dépenses pour les biens et services

	Méthode de paiement
	SPBDS/SITES	Carte d'achat EC	Avance comptable pour la petite caisse Moins de 200 $	Formulaire de compte spécial – paiement direct par EC	Exigence
Locations
Bureau du DS/DASS (y compris la sécurité)					Obligatoire Soumettre une copie du bail à EC par le biais de l'OGAR et utilisez le Certificat d’assurance d’EC
Mobilier et matériel		●Article needed*		●Article needed
Locaux pour la formation		●Article needed*	●Article needed	●Article needed
Lieux de scrutin / centres de service	●Article needed				Obligatoire
Achat de biens et de services
Office supplies		●Article needed*	●Article needed	●Article needed
Priority courier					Obligatoire Soumettre une copie du bail à EC par le biais de l'OGAR
Shipping and courier services		●Article needed*	●Article needed
Security guard (company)		●Article needed*		●Article needed
Security guard (individual)				●Article needed	Obligatoire
Cleaning services (company)		●Article needed*		●Article needed
Cleaning services (individual)				●Article needed	Obligatoire
Printing of ballot papers, lists of electors, List of Candidates in Large Print and quick reference guides		●Article needed*			Obligatoire
Authorized use of cellular phones by poll officials	●Article needed				Obligatoire
Telephones and fax lines					Géré par EC

* Méthode de paiement préférée.

2.8 Avance comptable

Dans le cadre des activités préscrutin, EC vous donne l'occasion de demander une avance comptable à être utilisée pour les fonds de petite caisse. Vous aurez aussi l'occasion de demander une avance comptable pour utiliser dans les bureaux de DASS durant le scrutin, à condition que vous acceptiez l'entière responsabilité du rapprochement de ces fonds et le bien-fondé des dépenses engagées.

Ces fonds vous seront versés au moyen de la méthode que vous avez choisie pour défrayer vos frais.

Pour les procédures entourant cette avance, utilisez la C2 Liste de contrôle – Avance à justifier pour la petite caisse à la prochaine page. Consultez aussi le Manuel de l'agent financier (EC 10495).

Dépenses payées à partir de la petite caisse

L'avance d'EC pour la petite caisse doit seulement servir pour les dépenses de moins de 200 $ chacune, telles que des fournitures de bureau, des services postaux ou de livraison (sauf le service Priorité) ou la location de salles de réunion.

Cette avance pour petite caisse ne peut pas servir pour payer le personnel de votre bureau ni les fonctionnaires électoraux.

C2 Avance comptable pour la petite caisse

C2 Avance comptable pour la petite caisse

Tâche		Procédure
1	Vous ou votre DASS recevez l'avance comptable pour la petite caisse	Vous ou votre DASS gérez les fonds reçus.
2	Besoin de fonds pour la petite caisse	Placez 250 $ en espèce dans une boîte verrouillée rangée dans un tiroir verrouillé et remplissez-la au besoin sans excéder 250 $ en tout moment dans la boîte.
3	Besoin de fournitures de bureau	Achetez les articles avec les fonds de la petite caisse.
		Gardez les reçus de caisse et autres reçus pour vos dossiers.
		L'agent financier inscrit le total de chaque reçu sur le formulaire Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710).
		L'agent financier remplit toutes les colonnes pertinentes du formulaire EC 11710. Vous vérifiez et signez le formulaire.
4	Aucun reçu d'achat	Demandez au fournisseur s’il peut en fournir une copie. À défaut, préparez une explication détaillée, une liste complète des achats sur le reçu manquant, et les étapes suivies pour récupérer une copie du reçu. Soumettez cette information avec votre Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710) rempli. L’équipe de Finances en région vous contactera pour la marche À suivre.
5	Après le scrutin, l'avance pour la petite caisse et les formulaires EC 11710 et EC 11730 doivent être rapprochés	Téléversez le rapprochement dans l'OGAR au plus tard le jour –10 (10 jours après le jour de scrutin).
		Imprimez le Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710) rempli et joignez-y les reçus.
		Vérifiez et signez chaque page de chaque formulaire.
		Photocopiez tous les formulaires signés et les reçus.
		Faites un chèque à l'ordre du Receveur général du Canada au montant des fonds non utilisés qui restent dans la petite caisse.
6	Soumettre le rapprochement à EC	Les instructions détaillées et les formulaires requis seront disponibles dans l'OGAR (Intranet du personnel en région > Trousse d'outils des DS > Outil de gestion des activités en région) pendant le scrutin.

2.9 Dépenses payées directement par Élections Canada

Certaines dépenses ne peuvent pas être payées en utilisant la carte d'achat EC, ni la petite caisse. En pareil cas, vous devez remplir un Formulaire de compte spécial (EC 11670) ou une Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680) s'il s'agit de déplacement. Ces formulaires doivent être signés et soumis pour paiement par courriel au RSR avec une copie de la facture, d'une preuve d'achat ou du reçu.

Il est essentiel d'estampiller la date sur toutes les factures dès leur réception.

Tenez compte de la date d'échéance du paiement de toutes les factures. Des frais d'intérêt sont généralement payables aux fournisseurs à partir du 30^e jour à compter de la date à laquelle vous avez reçu la facture, et non à partir de la date à laquelle la facture a été envoyée à EC ou reçue par EC aux fins de paiement.

Consultez le Tableau 3 à la page suivante.

Tableau 3 Dépenses et procédures de paiement

Dépenses		Procédure
1	Frais de déplacement préautorisés et non inscrits dans le SPBDS/SITES Seulement pour les dépenses de déplacements ou de kilométrage	Demandez à l'employé de remplir le formulaire Demande d'indemnité de déplacement et feuille de temps (EC 09680).
		Demandez à l'employé de remplir le Registre du kilométrage (EC 11700) ou de fournir une carte Google avec les détails du déplacement.
		Vérifiez et signez le formulaire rempli.
		Numérisez le formulaire signé, le registre or la carte, et les reçus.
		Envoyez le formulaire signé et les reçus par courriel au RSR (Comment nous joindre).
2	Dépenses diverses Lorsqu'il n'est pas possible d'utiliser la carte d'achat ou la petite caisse.	Remplissez le Formulaire de compte spécial (EC 11670).
		Estampillez la facture originale avec la date dès sa réception.
		Joignez les factures et le bordereau d’emballage du matériel au formulaire.
		Signez le formulaire et les factures.
		Photocopiez le formulaire signé et les factures.
		Envoyez une copie du formulaire et les factures signés par courriel au RSR (Comment nous joindre).
3	Heures travaillées pour des postes qui ne sont pas dans le SPBDS/SITES Gardien de sécurité ou personnel de l'entretien ménager	Remplissez le Formulaire de compte spécial (EC 11670) : nom, adresse, adresse courriel et NAS de la personne ainsi que le nombre d'heures et le tarif horaire convenu.
		Signez le formulaire (un par personne).
		Envoyez une copie du formulaire signé par courriel au RSR (Comment nous joindre).
		Conservez l'original pour une période de sept ans sauf avis contraire d'EC.
4	Heures travaillées après la mise hors service du SPBDS/SITES	Remplissez la Feuille de temps du personnel électoral (EC 11655).
		Signez la feuille de temps (DS).
		Envoyez une copie de la feuille de temps signée à : Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca. Conservez tous les originaux pour 7 ans sauf avis contraire d'EC.

2.10 Gérer le budget du personnel

Vous devez gérer les budgets pour la rémunération des employés électoraux ainsi que pour l'achat de fournitures de bureau et la location d'équipement.

Le SPBDS/SITES contient un module pour le budget qui fait le suivi des heures budgétées et des heures utilisées par la plupart des postes du personnel de bureau. Vous devez utiliser le SPBDS/SITES pour transférer des heures entre des postes désignés et demander des heures additionnelles pour certains postes.

Une fois que le SPBDS/SITES est opérationnel dans le bureau, le budget du scrutin est envoyé électroniquement par EC et ajouté dans le module du budget. Chaque fois que des heures sont inscrites pour une activité dans le SPBDS/SITES, le budget restant décroît en conséquence et le nombre d'heures augmente.

En tout temps pendant le scrutin, des rapports peuvent être produits pour indiquer lesheures budgétées comparativement aux heures travaillées, ainsi que les transferts ou les approbations de fonds additionnels. Il vous incombe de surveiller ce budget attentivement en demandant à l'agent financier d'imprimer les rapports budgétaires périodiquement. Si des fonds additionnels sont requis pour un poste, la demande doit être faite avant que le budget alloué ne soit épuisé.

2.10.1 Payer le personnel de votre bureau

Au cours d'un calendrier électoral de 36 jours, il y a trois périodes de paie prédéterminées de deux semaines chacune pour le personnel de bureau. Chaque période débute le dimanche et se termine le samedi. Les périodes de paie se terminent les jours 23, 9 et -5 d'un calendrier électoral de 36 jours. Les taux horaires sont déterminés pour chaque poste de travail selon le Tarif des honoraires – Élections fédérales.

Tous les renseignements personnels requis pour payer le personnel dans votre bureau doivent être saisis dans le SPBDS/SITES, même si ceux-ci sont déjà inscrits et payés pour du travail fait pendant le préscrutin. Un numéro d'assurance sociale valide et la date de naissance sont obligatoires pour le traitement de la paie. L'AF doit saisir ou mettre à jour les renseignements, affecter chaque employé à son poste selon vos instructions et saisir les renseignements bancaires pour le dépôt direct et les données pour les retenues à la source.

L'AF consigne régulièrement, au moins chaque semaine, lesheures que chaque membre du personnel qui travaille. À la fin de chaque période de paie de deux semaines, le Rapport d'autorisation de paiement est produit (disponible dans le SPBDS/SITES); vous et l'AF devez le vérifier, et vous devez le signer et l'envoyer par courriel aux Services des Finances en région d'EC. Vous devez conserver entreposer l'original signé dans un endroit sûr pour une période de sept ans sauf avis contraire d'EC.

Pour de l'information détaillée au sujet de la paie, des retenues à la source, des contributions et des exemptions, consultez le Manuel de l'agent financier (EC 10495).

2.10.2 Payer les fonctionnaires électoraux en poste aux scrutins

L'information reliée à la paie des fonctionnaires électoraux (bureaux de scrutin ordinaires, par anticipation et itinérants) est soumise à EC une seule fois, par le biais du SPBDS/SITES, au plus tard quatre jours après le jour du scrutin. Les préposés au scrutin en poste lors du vote par anticipation et le jour du scrutin sont payés après le scrutin, une fois que le Rapport d'autorisation de paiement (disponible dans le SPBDS/SITES) est vérifié, signé et transmis, avec le fichier électronique de paiement, aux Services des Finances en région. Tous les préposés au scrutin doivent être inscrits dans le SPBDS/SITES et affectés à un lieu de scrutin ou un bureau de scrutin avant que le paiement ne soit traité.

Le dépôt direct est disponible pour tous les préposés au scrutin. Ils doivent être informés de cette option lorsque le personnel de recrutement communique avec eux pour planifier une séance de formation.

Les préposés au scrutin ne sont pas sujets aux retenues à la source s'ils travaillent moins de 35 heures pendant la période électorale. Par conséquent, ils ne recevront pas un Relevé d'emploi aux fins de l'assurance-emploi.

2.10.3 Temps supplémentaire

Tout membre du personnel de bureau qui doit travailler des heures supplémentaires a le droit d'être rémunéré au taux d'une fois et demie son taux horaire normal (c.-à-d. temps et demi) pour chaque heure travaillée au-delà de 40 heures dans une semaine (du dimanche au samedi) et dans un poste.

Tout préposé au scrutin qui doit travailler des heures supplémentaires a le droit d'être rémunéré au taux d'une fois et demie son taux horaire normal (c.-à-d. temps et demi) pour chaque heure travaillée au-delà de huit heures dans une journée (24 heures) et dans un poste. Les heures supplémentaires sont calculées par jour pour les jours de scrutin anticipé et ordinaire.

2.10.4 Congés fériés désignés

Tout travailleur électoral qui n'est pas un administrateur électoral et qui est tenu de travailler un jour férié désigné, tel que reconnu par EC, a le droit d'être rémunéré au taux d'une fois et demie son taux horaire normal (c.-à-d. temps et demi) pour chaque heure travaillée le jour férié désigné.

2.10.5 Rapport de fin d’année

Les feuillets T4 de fin d'année sont produits pour les travailleurs électoraux qui satisfont les critères établis par l'ARC. Les Relevé 1 sont produits pour tout employé qui a travaillé dans la province de Québec au cours d'un scrutin, quels que soient les montants rémunérés. Le formulaire T4 et le Relevé 1 sont postés à domicile.

2.10.6 Paiement pour les séances de formation et autres frais

La rémunération pour participation à la formation est abordée en amples détails dans le Volume IV de ce manuel, section 5.2.8.

Si un travailleur doit faire un trajet de plus de 32 kilomètres* (aller-retour) avec son propre véhicule pour se rendre à la formation, il sera remboursé seulement pour le nombre de kilomètres excédant les premiers 32 kilomètres aller-retour. Ce remboursement est payé à partir du SPBDS/SITES.

* Les modalités de remboursement pour les kilomètres supplémentaires pour la formation peuvent faire l'objet de modifications.

Le travailleur est tenu de remplir le formulaire électronique Registre du kilométrage (EC 11700). Les taux pour frais de déplacement sont payés en conformité aux Taux pour frais de déplacement et subsistance (EC 09600).

Autres frais

Les travailleurs électoraux qui sont appelées à se déplacer pour accomplir leurs tâches sont remboursés pour les frais de kilométrage (et autres frais de déplacement) engagés, en conformité aux Taux pour frais de déplacement et subsistance (EC 09600). Consultez le Manuel de l'agent financier (EC 10495) pour déterminer l'admissibilité au remboursement.

Vous pouvez autoriser tout travailleur électoral, quel que soit son poste, à utiliser son téléphone cellulaire à des fins électorales pendant l'événement, mais vous devez d'abord leur fournir une autorisation écrite et signée à cet effet. Chaque travailleur autorisé recevra un remboursement de 10 $ par jour, pour un maximum de cinq jours (50 $ par événement).

2.10.7 Rapprochement des comptes

Pour plus d'information concernant le rapprochement des comptes, consultez le Volume III, chapitre 3 de ce manuel. Consultez aussi le Manuel de l'agent financier (EC 10495).

Consultez le dépliant Votre paie (EC 11800) pour de plus amples informations sur les détails reliés à la paie pour le personnel de bureau et les travailleurs du jour du scrutin.

• Chapitre 1
• Table des matières
• Chapitre 3