Chapitre 3 - Retour de rapports, de documents et de matériel (04/2023)
Note :
Pour plus d'information concernant la gestion du matériel électoral, consultez :
Volume II, Gérer le matériel électoral au chapitre 3.
3.1 Rapport d'élection et autres rapports
Consultez la liste de contrôle C3 Rapport d'élection et autres rapports.
3.1.1 Rapport d'élection
Sans délai le septième jour suivant la fin de la validation des résultats, ou en cas de dépouillement judiciaire, sans délai après avoir reçu le certificat du juge, le DS doit remplir et signer le formulaire imprimé au verso du bref.
Il s'agit de la déclaration officielle de l'élection d'un candidat qui est envoyée immédiatement et séparément par service Priorité de Postes Canada au DGE dans l'Enveloppe spéciale : Retour du bref (EC 11510) fournie avec le bref.
Exemple : Si la validation des résultats a pris fin et que le Résultat du scrutin (EC 10420) a été signé un jeudi, l'endos du bref ne doit pas être rempli, daté et retourné avant le jeudi suivant.
S'il y a égalité des voix entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes, le DS doit signaler cela dans le Rapport d'élection.
Remplissez le formulaire Copie du rapport d'élection à l'intention d'un candidat (EC 10310) et envoyez-en une copie à chaque candidat.
Lorsque vous envoyez le Rapport d'élection, vous devez remplir le formulaire Confirmation du retour du Rapport d'élection (disponible dans l'OGAR) dans lequel vous indiquez le numéro de suivi et la date à laquelle il a été envoyé. Conserver votre reçu de service Priorité au cas où l'enveloppe serait perdue lors du transport.
3.1.2 Procès-verbal
En plus de satisfaire à l'exigence statutaire prévue à l'article 314 de la LEC de rendre compte du déroulement du scrutin, le Procès-verbal du directeur du scrutin est utilisé à l'appui des améliorations visant les services offerts aux DS.
Élections Canada est déterminé à fournir les services et l'aide nécessaires aux DS pour leur permettre de mener les scrutins de manière efficace et efficiente. Les résultats du Procès-verbal serviront de base à des discussions bilan entre les représentants d'EC et les DS sur les défis rencontrés au cours du scrutin. Les résultats seront aussi utilisés pour soutenir l'amélioration continue et l'apprentissage sur la tenue de scrutins.
Le Procès-verbal comporte en deux sections :
- La section 1 sert à recueillir votre expérience au cours de la tenue du scrutin.
- La section 2 concerne votre conformité et celle de vos préposés au scrutin aux règles et procédures électorales. Cette section est obligatoire. Les problèmes signalés dans cette section doivent faire l'objet d'une explication dans l'espace prévu.
Les données au sujet de la préparation électorale et des activités préélectorales seront saisies séparément puis ajoutées aux données recueillies dans le Procès-verbal aux fins du rapport final.
Le Procès-verbal sera disponible au cours du scrutin dans l'Intranet du personnel en région. Les DS pourront remplir le questionnaire au moyen d'un formulaire dans l'OGAR. Il vous incombe de lire les instructions incluses avec l'activité et de soumettre le questionnaire avant la date limite indiquée.
Puisqu'Élections Canada accorde de l'importance au point de vue et aux idées du DS, elle vous recommande fortement de fournir vos commentaires, expériences et suggestions au moyen du questionnaire. Les questions sont rédigées en termes généraux pour vous permettre d'analyser les situations comme vous le jugez approprié et de traiter des sous-sujets de votre choix. Vous déciderez ce dont vous souhaitez partager et fournirez ensuite tout renseignement pertinent qui contribuera aux améliorations futures.
C3 Rapport d'élection et autres rapports
Le septième jour suivant la validation des résultats, remplissez et signez le formulaire au verso du bref d'élection. | ❒ |
Envoyez le bref, par le service Priorité de Postes Canada, au DGE dans l'Enveloppe spéciale : Retour du bref (EC 11510). Conservez le reçu du service Priorité au cas où l'enveloppe serait perdue lors du transport. | ❒ |
Communiquez à EC le numéro de suivi du service Priorité et la date d'envoi, au moyen du formulaire Confirmation du retour du bref disponible dans l'OGAR. | ❒ |
Remplissez le formulaire électronique Copie du rapport d'élection à l'intention d'un candidat (EC 10310). Une fois rempli, envoyez une copie au DGE et à chaque candidat. Vous devez en garder une copie pour ses dossiers. | ❒ |
Remplissez le questionnaire Procès-verbal du directeur du scrutin dans l'OGAR. | ❒ |
Soumettez l'activité dans l'OGAR aux fins de révision. | ❒ |
Au besoin, remplissez la Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1). | ❒ |
Envoyez le formulaire à EC. | ❒ |
3.2 Documentation et activités financières
Vous êtes responsable d'accomplir toutes les tâches nécessaires pour clore le scrutin, y compris le rapprochement des comptes et les paiements aux différents fonctionnaires électoraux, locateurs et fournisseurs.
3.2.1 Comptes des travailleurs et des locateurs
Vous devez achever et transmettre aux Services des Finances en région tous les comptes des travailleurs du jour du scrutin et immédiatement après le jour du scrutin et les remboursements supplémentaires de dépenses et ce, immédiatement après le jour du scrutin et au plus tard le jour –7 (sept jours après le jour du scrutin). Vous pouvez commencer à confirmer les paiements aux locateurs à partir du jour –7 et les terminer au plus tard le jour –10 (10 jours après le jour du scrutin).
La période de paie se termine le jour –5, après quoi toutes les heures finales pour le personnel de bureau doivent être saisies dans le SPBDS/SI8TES et transmises à EC au plus tard le jour –7.
L’AF est responsable de préparer et de saisir tous les comptes et les paiements des locateurs, des travailleurs du jour du scrutin, du personnel du bureau et des comptes de dépenses supplémentaires dans le SPBDS/SITES.
Vous devez ensuite :
- examiner et certifier tous les comptes;
- assurer leur exactitude;
- signer le formulaire Rapport d'autorisation de paiement (accessible dans le SPBDS/SITES);
- le transmettre aux Services de Finances en région à
Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca.
Dans le champ objet de votre courriel, inscrivez « RAP locateur », « RAP personnel de bureau », « RAP travailleurs jour du scrutin » ou « RAP dépenses additionnelles » pour que les Services des Finances en région repèrent les RAP rapidement dans leur boîte de réception.
3.2.2 Avance comptable
Le montant de l'avance comptable de la petite caisse que vous avez reçu (et votre DASS s'il y a lieu) au début de l'événement doit faire l'objet d'un rapprochement au plus tard le jour –10 (dans les 10 jours suivant le jour du scrutin). SI vous éprouvez des difficultés avec la télécharge du rapprochement dans l'OGAR, contactez le RSR (Comment nous joindre). Utilisez la C2 Avance à justifier pour la petite caisse dans le Volume II de ce manuel. S'il reste un montant dans les avances comptables, préparez un chèque à l'ordre du receveur général du Canada et envoyez-le par la poste aux Services des Finances en région à l'ACEC, accompagné d'une copie du Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710).
Votre DASS est responsable de remettre, aux Services des finances en région à l'ACEC, tous les fonds non utilisés de la petite caisse de leur bureau. Si vous ou votre DSS ne remettez pas les fonds non utilisés de la petite caisse, les Services des finances en région créeront un compte à percevoir en votre nom ou celui de votre DASS. Si une somme vous est redevable, ce montant vous sera acheminé après le rapprochement de l'avance comptable.
3.2.3 Mise hors service du SPBDS/SITES
Une fois que les comptes des locateurs et des employés sont rapprochés et transmis à EC après le jour du scrutin, faites le retrait de service du SPBDS/SITES afin que le matériel informatique puisse être sorti de votre bureau.
Le SPBDS/SITES doit être mis hors service au plus tard le jour –10 (10 jours après le jour du scrutin). S'il y a un délai, il est possible que les Services des finances en région fassent la mise hors service à votre place.
L'agent financier doit s'assurer qu'il ne reste aucun compte impayé dans le SPBDS/SITES avant de procéder à la mise hors service. Si les feuilles de temps ou autres documents reliés à la paie sont reçus après le début de la mise hors service et qu'ils n'ont pas encore été saisis dans le SPBDS/SITES, ils doivent quand même être traités aux fins de paiement.
Envoyez une copie de la documentation approuvée et signée à Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca. Dans le champ objet de votre courriel, inscrivez « Feuilles de temps pour paiement », « Frais de déplacement pour paiement » ou « Bail pour paiement » pour que les Services des Finances en région repèrent les documents de paiement non traités rapidement dans leur boîte de réception.
3.2.4 Ligne de renseignements sur la paie – Gatineau
Les Services des Finances en région gèrent une ligne de soutien pour traiter les paiements de tous les fonctionnaires électoraux, les employés de bureau et les locateurs à partir de 14 jours après le scrutin. Consultez le document Votre paie (EC 11800).
3.2.5 Comptes
Soumettez promptement tous les comptes se rapportant à l'achat ou la location de biens et de services obtenus pendant le scrutin à l'ACEC. La soumission rapide accélère le paiement de tous les comptes, ce que les employés, les locateurs et les fournisseurs apprécient.
Téléversez les articles suivants dans l'OGAR :
- dans les 10 jours suivant le jour du scrutin : rapprochement des avances comptables à justifier; utilisez le Registre des dépenses remboursables de la petite caisse(EC 11710) avec les reçus et un chèque de remboursement, s'il y a lieu;
- dans les délais prescrits : rapprochement mensuel des transactions par cartes d'achat; utilisez le Registre des cartes d'achat (EC 11715) avec le relevé de la carte d'achat et les reçus.
Soumettez les articles suivants par courriel au RSR :
- dès que possible à la réception de la facture : tous les comptes de fournisseur impayés qui restent à payer; utilisez le Formulaire de compte spécial (EC 11670) avec les copies des factures et des reçus.
- NOTA : Assurez-vous que les factures originales portent l'estampille de la date de réception au bureau puisque cette date est essentielle pour déterminer les intérêts et pénalités, s'il y a lieu.
Les copies numérisées devraient être soumises à EC. Vous devez conserver tous les originaux pendant sept ans au cas où une vérification s'imposerait.
3.3 Matériel électoral – Vue d'ensemble
Astuce :
Afin d'éviter toute confusion, les lots de matériel expédiés avant et pendant un scrutin sont numérotés de 1 à 29.
Les lots de matériel à retourner après le scrutin sont numérotés de 101 à 112, ou ils sont identifiés par groupes (A, B).
Le matériel électoral et les documents décrits dans la présente section doivent être triés et mis en lots par groupes dans les boîtes de retour désignées, ou sous pli séparé avant d'être acheminés à EC. Les tableaux qui suivent précisent les documents et le matériel, ainsi que les consignes pour chacun de ces groupes.
Consultez la Tableau de référence pour le retour du matériel (EC 10255) pour la liste complète des documents et du matériel.
Bureaux de DASS
Les procédures pour le transfert/retour du matériel du bureau du DASS sont détaillées dans le Chapitre 4 – Activités au bureau du DASS
Centre de distribution, 100–440, chemin Coventry, Ottawa (ON) K1K 2Y5 | ||
---|---|---|
Lot | Description | Emballage |
101 | Documents relatifs aux résultats du scrutin et matériel des lieux de scrutin | Boîte EC 10920 |
102 | CIE non livrées par Postes Canada et retournées à votre bureau | Boîte EC 10921 |
112 | Trousses sans fil (bureaux de DS et de DASS) | Emballage original (boîte noire plastique) |
MONOTENEURS – Postes Canada Centre de distribution, 100–440, chemin Coventry, Ottawa | ||
103 | Documents relatifs aux Règles électorales spéciales et à la révision | Boîte EC 40190 |
104 | relatiDocuments remplisfs au scrutin | Boîte x EC 10930 |
105 | Sacs de documents de tous les bureaux de scrutin | |
106 | Livrets de bulletins de vote inutilisés | |
107 | Gabarits de vote | Emballage original |
108 | Documents inutilisés et matériel réutilisable | Boîte EC 10930 |
109 | Feuilles de numéros de séquence | |
110 | Articles divers | |
111 | Documents et matériel pour déchiquetage | |
ÉPI | Équipement de protection individuelle | Boîtes originales |
SOUS PLI SÉPARÉ – Courrier prioritaire 30, rue Victoria, Gatineau | ||
Groupe A | Dispositifs de stockage amovibles utilisés durant le scrutin (par le CI) | Boîte EC 12120 |
3.4 Matériel que vous devez conserver
3.4.1 Pendant sept ans dans un contenant sécurisé
Vous devez conserver certains documents relatifs aux dépenses électorales dans un contenant sécurisé jusqu'à sept ans après le jour du scrutin, sauf instructions contraires écrites d'Élections Canada. Celles-ci seront émises pendant un exercice d'élimination de documents.
Les originaux
Les documents suivants doivent être entreposés dans un classeur verrouillable :
- les rapports d'autorisation de paiements (générés du SPBDS/Sites) signés pour : les employés du bureau pour chaque période de paye, les travailleurs du jour du scrutin, les dépenses supplémentaires, et les locateurs pour la dernière période de paye;
- tous les dossiers du personnel du bureau du DS et du DASS et des préposés au scrutin :
- Déclaration solennelle (pour fonctionnaires électoraux ou référendaires) (EC 10130) et Déclaration solennelle (pour le personnel de bureau) (EC 10135)
- formulaires CPT-30, TD1 et TD-1-IN
- renseignements sur le dépôt direct et les chèques annulés pour tous les travailleurs et locateurs
- feuilles de temps du personnel électoral traitées (EC 11655)
- registres du kilométrage traités (EC 11700)
- demandes d'indemnité de déplacement et feuilles de temps traitées (EC 09680);
- les factures des fournisseurs (les copies doivent être envoyées par courriel au RSR avec la documentation pertinente);
- l'original signé de la Déclaration de l'imprimeur (EC 10300) – une copie doit être numérisée et envoyée, avec la facture de l'imprimeur, par courriel au RSR ou par le biais de l'OGAR;
- les registres et les relevés de carte d'achat, et les registres et reçus de l'avance comptable (les copies des Registres, les relevés et les reçus doivent être téléversés dans l'OGAR);
- Les Formulaires de compte spécial (EC 11670) soumis aux fins de paiement manuel (les copies des formulaires et des factures doivent être envoyées par courriel au RSR);
- une copie des originaux des baux signés : baux pour les lieux de scrutin et pour les kiosques (s'il y a lieu);
- l'original du Rapport sur un bureau de scrutin (de RÉVISE).
Les photocopies
- les rapports de mise hors service;
- la page 1 de chaque Acte de candidature;
- chaque Relevé du scrutin (EC 50100 et EC 78760)
3.4.2 Localement
Le matériel suivant doit être conservé localement, soit à votre domicile ou dans un entrepôt commercial :
- les fournitures de bureau réutilisables (classeurs, cartables, poubelles, etc.) achetées pour le scrutin en cours ou récupérées de scrutins antérieurs;
- les articles qui figurent dans la Liste des fournitures de bureau et de matériel réutilisables (consultez la liste C3 dans le Volume II);
- Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1);
- livrets de Vérification de l'accessibilité des lieux (EC 50115-1 et EC 50116-1).
Assurez-vous que le matériel électoral non utilisé qui est maintenant désuet est retourné ou détruit et n'est pas conservé en entrepôt.
Les consignes d'entreposage feront l'objet d'un examen d'ici la 43e EG.
3.5 Matériel à retourner
3.5.1 Feuilles de bulletin de votes inutilisées (Postes Canada)
Postes Canada recueillera les feuilles de bulletins de vote inutilisées, les retailles et les bulletins de vote annulés du service d'imprimerie local, et utilisera le monoteneur et le sceau/couvercle retenus lors de l'envoi original. Ce matériel sera retourné au Centre de distribution d'EC. Un représentant de Postes Canada communiquera avec l'imprimeur local pour fixer une date pour le recueil du monoteneur après l'élection.
3.5.2 Priorité (lots 101 et 102)
Les lots 101 et 102 sont désignés pour les documents relatifs aux résultats du scrutin, les incidents potentiels aux bureaux de scrutin ou dans le bureau, et pour les CIE non livrées par Postes Canada et retournées à votre bureau. Ces lots doivent être retournés dans les plus brefs délais au Centre de distribution d'EC après la validation des résultats du scrutin et en l'absence d'une possibilité de dépouillement judiciaire.
Le lot 112 est désigné pour les trousses sans fil et doit aussi être retourné au Centre de distribution d'EC.
Lot 101 – Documents des résultats du scrutin officiels | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 10920 | |
EC 10022 | Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats |
EC 10042 | Rapport Résultats par bureau de scrutin – Validation des résultats |
EC 10420 | Résultat du scrutin – copie originale signée |
EC 10421 | Résultat du scrutin – copie originale après un dépouillement judiciaire – le cas échéant |
EC 20010 | Actes de candidature et tous les documents afférents soumis soit sur papier ou imprimés à partir de soumissions électroniques |
EC 50100-1 | Relevé du scrutin – copie blanche (bureau de scrutin ordinaire et bureau de vote par anticipation) – série complète |
EC 50100-1 | Relevé du scrutin – copie jaune (bureau de scrutin ordinaire et bureau de vote par anticipation) – série complète |
EC 50122 | L'Enveloppe pour le formulaire d'accessibilité complété (EC 50112)qui comprend :
|
EC 50100 | La série complète de la copie jaune de chaque Relevé du scrutin |
EC 78760 | Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie blanche |
EC 78760 | Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie jaune |
EC 78761 | Résultats des res (PDF envoyé par courriel) |
–– | Un livret des bulletins de vote imprimés |
Instructions
|
Lot 102 – CIE non livrées par Postes Canada et retournées à votre bureau | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 10921 | |
— | Cartes de l'information de l'électeur non livrées aux électeurs par Postes Canada et retournées à votre bureau |
Instructions
|
Lot 112 – Trousses pour téléphonie sans fil | |
---|---|
Emballage original (boîte de plastique noire) | |
— | Avant l'élection générale, vous aurez reçu, à votre résidence, 2 trousses : une pour votre bureau et une pour le bureau du DASS.
|
Instructions
|
C4 Lot 101 – Résultats officiels du scrutin
Vous pouvez téléchargez une version PDF de cette liste de contrôle (EC 10256) d'ECDocs.
No | Description | No de circonscription | |
---|---|---|---|
Inclus | Manque | ||
— | Un livret de bulletins imprimés | ❒ | ❒ |
EC 50122 | Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122) qui inclut :
|
❒ | ❒ |
EC 10022 | Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats | ❒ | ❒ |
EC 10042 | Validation des résultats | ❒ | ❒ |
EC 10420 | Résultat du scrutin | ❒ | ❒ |
EC 10421 | Résultat du scrutin après un dépouillement judiciaire (s'il y a lieu) | ❒ | ❒ |
EC 78761 | Résultats RES (PDF envoyé par courriel) | ❒ | ❒ |
EC 78760 | Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie blanche | ❒ | ❒ |
EC 78760 | Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie jaune | ❒ | ❒ |
EC 20010-1 | Actes de candidature* et pièces justificatives pour chaque candidat | ❒ | ❒ |
* Détails au verso ⇨
No | Description | Consigner le no du BS s'il manque des articles |
---|---|---|
EC 50100 | Relevé du scrutin (copie blanche) (scrutins ordinaire et par anticipation) | |
EC 50100 | Relevé du scrutin – copie jaune (scrutins ordinaire et par anticipation) |
⇨
Nom du candidat et parti politique | Acte de candidature et pièces justificatives | |
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Méthode de soumission | Cochez les articles reçus ou manquants* : | |
1. |
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2. |
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3. |
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4. |
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5. |
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6. |
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7. |
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8. |
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9. |
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10. |
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11. |
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12. |
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|
* Raison pour les articles manquants : |
3.5.3 Par monoteneurs de Postes Canada (lots 103 à 111)
Élections Canada a une entente avec Postes Canada selon laquelle les boîtes de retour désignées et les paquets contenant le matériel et les documents des lots 103 à 111 (y compris le lot d'ÉPI) sont acheminés par monoteneurs après le scrutin. Les boîtes conservées lors de la livraison originale peuvent aussi être utilisées pour le retour du matériel. Cette entente prévoit que la cueillette de ceux-ci soit effectuée et envoyée en un seul envoi durant un jour ouvrable.
Communiquer avec le représentant régional de Postes Canada
Postes Canada ne ramassera pas votre matériel électoral avant que l'équipement d'IBM ne soit également prêt à être ramassé. Ils essaieront plutôt de coordonner en même temps la collecte du matériel d'IBM et électoral. Ils effectueront plusieurs voyages, au besoin.
Voici la séquence des événements :
- Dans votre bureau, les activités de la période post-électorale ont été complétées, et toutes les transactions dans le SRS, ROPS et RÉVISE ont été validées par l'ACEC.
- IBM vous contactera pour fixer un rendez-vous pour mettre votre bureau hors service.
- Lorsque votre bureau aura été mis hors service, IBM communiquera avec Postes Canada pour confirmer que l'équipement d'IBM est prêt à être ramassé.
- Postes Canada vous appellera pour fixer une date et une heure pour la collecte du matériel électoral et du matériel d'IBM.
Note :
Les employés de Postes Canada sont responsables de charger les boîtes dans les monoteneurs. Pour des raisons de sécurité et de responsabilité, nul autre ne devrait les aider avec cette tâche.
Vous devez communiquer tout problème de cueillette au représentant de Postes Canada ou, le cas échéant, avec le RSR.
Note :
La liste des représentants régionaux de Postes Canada est publiée sur l'Intranet du personnel en région au cours de la première semaine du calendrier électoral. La liste sera affichée au moyen de Scrutin+ lorsqu'elle sera disponible.
Lot 103 – Documents reliés aux Règles électorales spéciales et à la révision | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 40190 | |
EC 40014 | Registre des rapports d'activités |
EC 40030-1 | Demande de révision ou d'inscription sur la liste électorale |
EC 40090 | Registre des demandes |
EC 40091 | Registre des transactions, rempli |
EC 78056 | Enveloppe pour les formulaires de recours à un répondant pour la révision et le vote par bulletin spécial et sur l'habileté à voter par bulletin spécial contenant :
|
EC 78060 | Enveloppe pour les Autorisations du représentant d'un candidat contenant :
|
EC 78510-1 | Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial – National |
EC 78520-1 | Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial – Local |
EC 78530-1 | Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial |
Instructions
|
Lot 104 – relatDocuments remplisifs au scrutin | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 10930 | |
EC 10002 | Rapport des bulletins de vote – copies jaunes |
EC 10004 | Feuille de contrôle des bulletins de vote |
EC 10072 | Journal de contrôle des listes électorales |
EC 10180 | Déclaration solennelle d'un messager spécial ou d'un gardien temporaire |
EC 50034 | Formulaires sur l'habilité à voter |
EC 50036 | Formulaires de l'accompagnateur |
EC 50049 | Formulaires de correction |
EC 50050 | Certificats d'inscription |
EC 50051 | Certificat du statut de vote |
EC 50052 | Certificats de transfert |
EC 50055 | Formulaires du répondant |
EC 50056 | Registres des formulaires du répondant |
EC 50057 | Registre des certificats de transfert |
EC 50058 | Registre du lieu de scrutin |
EC 50080 | Registre des électeurs – copies blanches |
EC 50205 | Feuille de contrôle des sceaux de chaque bureau de scrutin remplie |
EC 50358 | Registre du lieu de vote |
EC 50423 | Enveloppe : Documents du représentant d'un candidat qui contient les Autorisations du représentant d'un candidat (EC 20020) et le Registre des visiteurs (EC 50428) |
Instructions
|
Lot 105 – Sacs de plastique de tous les bureaux de scrutin | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 10930 | |
EC 11530 | Sac de documents en feuilles détachées – beige |
EC 50480 | Sac de documents du bureau de vote par anticipation – vert |
EC 50490 | Sac de documents du bureau de scrutin itinérant – mauve |
EC 50500 | Sac de documents du bureau de scrutin ordinaire – jaune |
EC 78790 | Grande enveloppe en plastique pour le matériel pour le vote par bulletin spécial |
Instructions
|
C5 Lot 105 – Sacs de plastique de tous les bureaux de scrutin
EC 11530 | Sac de documents en feuilles détachées |
---|---|
EC 50480 | Sac du bureau de vote par anticipation |
EC 50490 | Sac du bureau de scrutin itinérant |
EC 50500 | Sac du bureau de scrutin ordinaire |
EC 78790 | Grande enveloppe en plastique pour le matériel pour le vote par bulletin spécial |
No du bureau de scrutin | * Divergence (sac de bureau de scrutin manquant, ou raison pour le sac de documents en feuilles détachées) | Nbre de sacs de documents en feuilles détachées | Nbre total de sacs pour ce bureau de scrutin |
---|---|---|---|
* Exemples : Si vous avez trouvé des documents en dehors du Sac de scrutin, des listes électorales dans l'urne, ou si vous avez dû ouvrir le Sac de scrutin pour recréer le Relevé du scrutin.
Emballage original ou boîte de retour désignée EC 10930 | |
---|---|
–– | Tous les livrets de bulletins de vote imprimés et non distribués |
Instructions
|
Lot 107 – Gabarits de vote | |
---|---|
Boîte de retour désignée – Emballage original | |
EC 50170 | Emballez les gabarits de vote en paquets de 25 en utilisant l'emballage original. Si possible, gardez les gabarits dans leur emballage original de plastique clair. |
EC 78645 | Guide à signature |
Instructions
|
Lot 108 – Documents inutilisés et matériel réutilisable | |
---|---|
Emballage original ou boîte de retour désignée EC 10930 | |
– | Tous les documents inutilisés et le matériel électoral réutilisable doivent être retournés dans leur emballage original ou dans la boîte de retour désignée
|
InstructionsConsultez le Tableau de référence pour le retour du matériel (EC 10255) au besoin pour une liste complète des documents et du matériel.
|
Lot 109 – Feuilles de numéros de séquence | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 10930 | |
EC 11520 | Toutes les grandes enveloppes tout usage contenant les feuilles de numéros de séquence – Bureau de vote par anticipation (EC 50109) – une pour chaque jour de vote par anticipation |
EC 50385 | Toutes les enveloppes de feuilles de numéros de séquence, une pour chaque bureau de scrutin, contenant les copies originales des feuilles de numéro de séquence pour les bureaux de scrutin ordinaires et itinérants (EC 50111) |
Instructions
|
Lot 110 – Divers | |
---|---|
Emballage original | |
EC 12301 | Projecteurs utilisés à des fins de formation aux bureaux des DASS ou commandés de l'ACEC au cours du scrutin (n'inclut pas les projecteurs reçus avec l'équipement pour le DS) |
EC 50253 | Sacs de transport utilisé |
Instructions
|
Lot 111 – Documents papier et matériel pour déchiquetage | |
---|---|
Boîte de retour désignée EC 10930 | |
— | Tous les documents contenant des renseignements personnels sur les électeurs, le personnel du bureau et les fonctionnaires électoraux |
— | Les cartes d'information de l'électeur recueillies et conservées dans les Sacs pour la cueillette des CIE (EC 50256) |
— | Toutes les listes électorales utilisées au bureau local d'EC |
— | Toutes les listes électorales alphabétiques par centre de scrutin utilisées par les agents d'inscription |
— | Toutes les listes électorales imprimées non réclamées par les candidats |
EC 50111 | Toutes les feuilles de numéros de séquence remplies qui n'ont pas été recueillies des candidats après la saisie des données |
Avertissement : |
|
Note : |
|
Instructions
|
Boîtes originales du fabricant | |
---|---|
EC 50705 | Gants en nitrile (toutes grandeurs) |
EC 50710 | Masque non-chirurgical jetable |
EC 50714 | Écran facial |
EC50716 | Masque transparent |
EC50717 | Masque KN95 |
EC 50718 | Désinfectant pour les mains (500 ml) |
EC 50720 | Lingettes désinfectantes (bouteille de 160 lingettes) |
EC 50725 | Barrière de protection |
Instructions
- Ne renvoyez que le matériel dont les boîtes originales n'ont pas été ouvertes.
- Ne retournez pas le matériel attribué à un membre de votre équipe ou à un employé du bureau de scrutin; l'employé peut le garder.
- Vous pouvez conserver et redistribuer au sein de votre équipe tout matériel contenu dans des boîtes qui ont été ouvertes. À ce titre, ouvrez seulement le nombre de boîtes dont vous avez absolument besoin.
- Retournez les boîtes originales inutilisées dans le même état dont vous les avez reçues. Ne modifiez pas les boîtes et n'écrivez rien dessus. Il n'est pas nécessaire d'y indiquer un numéro de lot.
- Pour les barrières de protection (EC 50725), vous devez conserver toutes les boîtes originales et les réutiliser pour les retourner. Vous devez retourner toutes les barrières. Elles seront nettoyées et réutilisées.
- Pour retourner les écrans faciaux (EC 50714), vous pouvez utiliser les boîtes originales ou une Boîte de retour désignée EC (EC 10930). Vous devez retourner tous les écrans faciaux. Ils seront nettoyés et réutilisés.
- Lorsque Postes Canada ramasse le matériel lors de l'étape de mise hors service du bureau, assurez-vous que tous les ÉPI sont rassemblés dans le ou les mêmes monoteneurs. Si possible, essayez de limiter le nombre de monoteneurs utilisés.
- Ne pas inclure d'autres matériaux dans les monoteneurs qui contiennent des ÉPI.
Remplir et sceller les monoteneurs
Les boîtes et les paquets sont placés dans les monoteneurs par les employés de Postes Canada. Les couvercles de monoteneur excédentaires doivent être retournés dans cet envoi dans un des monoteneurs.
Pour éviter que les boîtes et les paquets soient séparés durant le transport, vous devez sceller chaque monoteneur à l'aide des articles suivants qui vous ont été acheminés dans le Lot 28, dans un envoi séparé peu avant ou après le jour du scrutin :
- EC 10905 – Couvercles pour monoteneur avec logo d'EC;
- EC 10910 – Étiquette de retour de Postes Canada; et
- EC 00015 – Attaches de nylon.
Lorsqu'un monoteneur est rempli :
- Déposez un couvercle sur le dessus.
- Maintenez-le en place à l'aide des attaches de nylon.
- Au moyen d'une attache de nylon, fixez une étiquette de retour de Postes Canada sur chacun.
Rapport sur le retour du matériel électoral
Le Rapport sur le retour du matériel électoral (EC 10018-1) doit être rempli et envoyé par courriel au RSR (Comment nous joindre) dès que Postes Canada aura cueilli les monoteneurs.
3.5.4 Sous pli séparé (Groupe A)
Les documents et le matériel suivants doivent être retournés à des secteurs spécifiques à l'ACEC.
Ils doivent être envoyés par service Priorité au cours des préparatifs pour la fermeture de votre bureau.
Groupe A – Dispositifs de stockage amovibles utilisés durant l'événement | |
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Boîte de retour désignée EC 12120 (pour le CI seulement) | |
— | 2 disques durs externes |
— | Toutes les clés USB utilisées par le service d'imprimerie |
— | Toutes les clés USB utilisées et non utilisées |
— | Les clés USB à l'intention des candidats non récupérées par les candidats |
EC 10498 | Journal de contrôle de la sécurité des listes électorales |
Instructions pour le CI
Élections Canada
Technologie en région et analytiques |
Les documents soumis pour traitement après la mise hors service du SPBDS/SITES (auparavant le Groupe B – feuilles de temps, registres de kilométrage et demandes d'indemnité de déplacement) doivent dorénavant être soumis par courriel à Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca.
3.6 Matériel à recycler ou à détruire localement
3.6.1 Recyclage
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Il est interdit de recycler localement tout document et matériel autre que ceux qui figurent ci-dessous.
Le matériel suivant usagé et vidé peut être recyclé localement :
- urnes et isoloirs;
- Boîtes pour commentaires sur l'accessibilité (EC 50121).
S'il n'y a pas d'installation de recyclage dans votre circonscription, vous pouvez utiliser celle d'une circonscription voisine. Vous devez obtenir une autorisation du RSR lorsque le recyclage local entraîne certains frais. S'il y a du matériel qui ne sera pas recyclé, retournez-le au Centre de distribution d'EC avec le reste du matériel dans le Lot 111 pour déchiquetage.
3.6.2 Déchets et matières organiques
Pour des raisons de santé et de sécurité, aucun déchet ni matière organique ne doit être inclus dans les envois de retour à Élections Canada. Ces déchets devraient être jetés localement.