open Menu secondaire

Chapitre 3 - Retour de rapports, de documents et de matériel (04/2023)

Note :
Pour plus d'information concernant la gestion du matériel électoral, consultez :
Volume II, Gérer le matériel électoral au chapitre 3.

3.1 Rapport d'élection et autres rapports

Consultez la liste de contrôle C3 Rapport d'élection et autres rapports.

3.1.1 Rapport d'élection

Sans délai le septième jour suivant la fin de la validation des résultats, ou en cas de dépouillement judiciaire, sans délai après avoir reçu le certificat du juge, le DS doit remplir et signer le formulaire imprimé au verso du bref.

Il s'agit de la déclaration officielle de l'élection d'un candidat qui est envoyée immédiatement et séparément par service Priorité de Postes Canada au DGE dans l'Enveloppe spéciale : Retour du bref (EC 11510) fournie avec le bref.

Exemple : Si la validation des résultats a pris fin et que le Résultat du scrutin (EC 10420) a été signé un jeudi, l'endos du bref ne doit pas être rempli, daté et retourné avant le jeudi suivant.

S'il y a égalité des voix entre les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes, le DS doit signaler cela dans le Rapport d'élection.

Remplissez le formulaire Copie du rapport d'élection à l'intention d'un candidat (EC 10310) et envoyez-en une copie à chaque candidat.

Lorsque vous envoyez le Rapport d'élection, vous devez remplir le formulaire Confirmation du retour du Rapport d'élection (disponible dans l'OGAR) dans lequel vous indiquez le numéro de suivi et la date à laquelle il a été envoyé. Conserver votre reçu de service Priorité au cas où l'enveloppe serait perdue lors du transport.

Figure 4 Rapport d'élection (exemple)

Figure 4 Rapport d'élection (exemple)

Description de « Figure 4 Rapport d'élection (exemple) »

Cette figure montre un rapport d'élection type avec une circonscription électorale remplie à titre d'exemple en haut de la feuille. Sous ceci se trouve le certificat du directeur du scrutin, dans les deux langues, suivi d'une grille dans laquelle il faut inscrire les informations au sujet du candidat. Ce document doit être signé et daté. Sous ce certificat se trouve un deuxième espace dans lequel le DS doit inscrire sa signature et la date pour constater le reçu du rapport. Quatre cases ont été superposées à la figure pour indiquer clairement où l'information suivante doit être remplie : « nom de la circonscription », « information au sujet du candidat élu », « Date du 7e jour suivant la validation des résultats » et « Signature du DS ».

3.1.2 Procès-verbal

En plus de satisfaire à l'exigence statutaire prévue à l'article 314 de la LEC de rendre compte du déroulement du scrutin, le Procès-verbal du directeur du scrutin est utilisé à l'appui des améliorations visant les services offerts aux DS.

Élections Canada est déterminé à fournir les services et l'aide nécessaires aux DS pour leur permettre de mener les scrutins de manière efficace et efficiente. Les résultats du Procès-verbal serviront de base à des discussions bilan entre les représentants d'EC et les DS sur les défis rencontrés au cours du scrutin. Les résultats seront aussi utilisés pour soutenir l'amélioration continue et l'apprentissage sur la tenue de scrutins.

Le Procès-verbal comporte en deux sections :

  • La section 1 sert à recueillir votre expérience au cours de la tenue du scrutin.
  • La section 2 concerne votre conformité et celle de vos préposés au scrutin aux règles et procédures électorales. Cette section est obligatoire. Les problèmes signalés dans cette section doivent faire l'objet d'une explication dans l'espace prévu.   

Les données au sujet de la préparation électorale et des activités préélectorales seront saisies séparément puis ajoutées aux données recueillies dans le Procès-verbal aux fins du rapport final.

Le Procès-verbal sera disponible au cours du scrutin dans l'Intranet du personnel en région. Les DS pourront remplir le questionnaire au moyen d'un formulaire dans l'OGAR. Il vous incombe de lire les instructions incluses avec l'activité et de soumettre le questionnaire avant la date limite indiquée.

Puisqu'Élections Canada accorde de l'importance au point de vue et aux idées du DS, elle vous recommande fortement de fournir vos commentaires, expériences et suggestions au moyen du questionnaire. Les questions sont rédigées en termes généraux pour vous permettre d'analyser les situations comme vous le jugez approprié et de traiter des sous-sujets de votre choix. Vous déciderez ce dont vous souhaitez partager et fournirez ensuite tout renseignement pertinent qui contribuera aux améliorations futures.

C3 Rapport d'élection et autres rapports

Rapport d'élection
Le septième jour suivant la validation des résultats, remplissez et signez le formulaire au verso du bref d'élection.
Envoyez le bref, par le service Priorité de Postes Canada, au DGE dans l'Enveloppe spéciale : Retour du bref (EC 11510). Conservez le reçu du service Priorité au cas où l'enveloppe serait perdue lors du transport.
Communiquez à EC le numéro de suivi du service Priorité et la date d'envoi, au moyen du formulaire Confirmation du retour du bref disponible dans l'OGAR.
Remplissez le formulaire électronique Copie du rapport d'élection à l'intention d'un candidat (EC 10310). Une fois rempli, envoyez une copie au DGE et à chaque candidat. Vous devez en garder une copie pour ses dossiers.

Procès-verbal du directeur du scrutin
Remplissez le questionnaire Procès-verbal du directeur du scrutin dans l'OGAR.
Soumettez l'activité dans l'OGAR aux fins de révision.

Rapport sur l'accessibilité
Au besoin, remplissez la Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1).
Envoyez le formulaire à EC.

3.2 Documentation et activités financières

Vous êtes responsable d'accomplir toutes les tâches nécessaires pour clore le scrutin, y compris le rapprochement des comptes et les paiements aux différents fonctionnaires électoraux, locateurs et fournisseurs.

3.2.1 Comptes des travailleurs et des locateurs

Vous devez achever et transmettre aux Services des Finances en région tous les comptes des travailleurs du jour du scrutin et immédiatement après le jour du scrutin et les remboursements supplémentaires de dépenses et ce, immédiatement après le jour du scrutin et au plus tard le jour –7 (sept jours après le jour du scrutin). Vous pouvez commencer à confirmer les paiements aux locateurs à partir du jour –7 et les terminer au plus tard le jour –10 (10 jours après le jour du scrutin).

La période de paie se termine le jour –5, après quoi toutes les heures finales pour le personnel de bureau doivent être saisies dans le SPBDS/SI8TES et transmises à EC au plus tard le jour –7.

L’AF est responsable de préparer et de saisir tous les comptes et les paiements des locateurs, des travailleurs du jour du scrutin, du personnel du bureau et des comptes de dépenses supplémentaires dans le SPBDS/SITES.

Vous devez ensuite :

  1. examiner et certifier tous les comptes;
  2. assurer leur exactitude;
  3. signer le formulaire Rapport d'autorisation de paiement (accessible dans le SPBDS/SITES);
  4. le transmettre aux Services de Finances en région à
    Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca.

Dans le champ objet de votre courriel, inscrivez « RAP locateur », « RAP personnel de bureau », « RAP travailleurs jour du scrutin » ou « RAP dépenses additionnelles » pour que les Services des Finances en région repèrent les RAP rapidement dans leur boîte de réception.

3.2.2 Avance comptable

Le montant de l'avance comptable de la petite caisse que vous avez reçu (et votre DASS s'il y a lieu) au début de l'événement doit faire l'objet d'un rapprochement au plus tard le jour –10 (dans les 10 jours suivant le jour du scrutin). SI vous éprouvez des difficultés avec la télécharge du rapprochement dans l'OGAR, contactez le RSR (Comment nous joindre). Utilisez la C2 Avance à justifier pour la petite caisse dans le Volume II de ce manuel. S'il reste un montant dans les avances comptables, préparez un chèque à l'ordre du receveur général du Canada et envoyez-le par la poste aux Services des Finances en région à l'ACEC, accompagné d'une copie du Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710).

Votre DASS est responsable de remettre, aux Services des finances en région à l'ACEC, tous les fonds non utilisés de la petite caisse de leur bureau. Si vous ou votre DSS ne remettez pas les fonds non utilisés de la petite caisse, les Services des finances en région créeront un compte à percevoir en votre nom ou celui de votre DASS. Si une somme vous est redevable, ce montant vous sera acheminé après le rapprochement de l'avance comptable.

3.2.3 Mise hors service du SPBDS/SITES

Une fois que les comptes des locateurs et des employés sont rapprochés et transmis à EC après le jour du scrutin, faites le retrait de service du SPBDS/SITES afin que le matériel informatique puisse être sorti de votre bureau.

Le SPBDS/SITES doit être mis hors service au plus tard le jour –10 (10 jours après le jour du scrutin). S'il y a un délai, il est possible que les Services des finances en région fassent la mise hors service à votre place.

L'agent financier doit s'assurer qu'il ne reste aucun compte impayé dans le SPBDS/SITES avant de procéder à la mise hors service. Si les feuilles de temps ou autres documents reliés à la paie sont reçus après le début de la mise hors service et qu'ils n'ont pas encore été saisis dans le SPBDS/SITES, ils doivent quand même être traités aux fins de paiement.

Envoyez une copie de la documentation approuvée et signée à Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca. Dans le champ objet de votre courriel, inscrivez « Feuilles de temps pour paiement », « Frais de déplacement pour paiement » ou « Bail pour paiement » pour que les Services des Finances en région repèrent les documents de paiement non traités rapidement dans leur boîte de réception.

3.2.4 Ligne de renseignements sur la paie – Gatineau

Les Services des Finances en région gèrent une ligne de soutien pour traiter les paiements de tous les fonctionnaires électoraux, les employés de bureau et les locateurs à partir de 14 jours après le scrutin. Consultez le document Votre paie (EC 11800).

3.2.5 Comptes

Soumettez promptement tous les comptes se rapportant à l'achat ou la location de biens et de services obtenus pendant le scrutin à l'ACEC. La soumission rapide accélère le paiement de tous les comptes, ce que les employés, les locateurs et les fournisseurs apprécient.

Téléversez les articles suivants dans l'OGAR :

  • dans les 10 jours suivant le jour du scrutin : rapprochement des avances comptables à justifier; utilisez le Registre des dépenses remboursables de la petite caisse(EC 11710) avec les reçus et un chèque de remboursement, s'il y a lieu;
  • dans les délais prescrits : rapprochement mensuel des transactions par cartes d'achat; utilisez le Registre des cartes d'achat (EC 11715) avec le relevé de la carte d'achat et les reçus.

Soumettez les articles suivants par courriel au RSR :

  • dès que possible à la réception de la facture : tous les comptes de fournisseur impayés qui restent à payer; utilisez le Formulaire de compte spécial (EC 11670) avec les copies des factures et des reçus.
  • NOTA : Assurez-vous que les factures originales portent l'estampille de la date de réception au bureau puisque cette date est essentielle pour déterminer les intérêts et pénalités, s'il y a lieu.

Les copies numérisées devraient être soumises à EC. Vous devez conserver tous les originaux pendant sept ans au cas où une vérification s'imposerait.

3.3 Matériel électoral – Vue d'ensemble

Astuce :
Afin d'éviter toute confusion, les lots de matériel expédiés avant et pendant un scrutin sont numérotés de 1 à 29.
Les lots de matériel à retourner après le scrutin sont numérotés de 101 à 112, ou ils sont identifiés par groupes (A, B).

Le matériel électoral et les documents décrits dans la présente section doivent être triés et mis en lots par groupes dans les boîtes de retour désignées, ou sous pli séparé avant d'être acheminés à EC. Les tableaux qui suivent précisent les documents et le matériel, ainsi que les consignes pour chacun de ces groupes.

Consultez la Tableau de référence pour le retour du matériel (EC 10255) pour la liste complète des documents et du matériel.

Bureaux de DASS
Les procédures pour le transfert/retour du matériel du bureau du DASS sont détaillées dans le Chapitre 4 – Activités au bureau du DASS

Tableau 5 - Retour du matériel électoral (vue d'ensemble)
Centre de distribution, 100–440, chemin Coventry, Ottawa (ON) K1K 2Y5
Lot Description Emballage
101 Documents relatifs aux résultats du scrutin et matériel des lieux de scrutin Boîte EC 10920
102 CIE non livrées par Postes Canada et retournées à votre bureau Boîte EC 10921
112 Trousses sans fil (bureaux de DS et de DASS) Emballage original (boîte noire plastique)
MONOTENEURS – Postes Canada Centre de distribution, 100–440, chemin Coventry, Ottawa
103 Documents relatifs aux Règles électorales spéciales et à la révision Boîte EC 40190
104 relatiDocuments remplisfs au scrutin Boîte x EC 10930
105 Sacs de documents de tous les bureaux de scrutin
106 Livrets de bulletins de vote inutilisés
107 Gabarits de vote Emballage original
108 Documents inutilisés et matériel réutilisable Boîte EC 10930
109 Feuilles de numéros de séquence
110 Articles divers
111 Documents et matériel pour déchiquetage
ÉPI Équipement de protection individuelle Boîtes originales
SOUS PLI SÉPARÉ – Courrier prioritaire 30, rue Victoria, Gatineau
Groupe A Dispositifs de stockage amovibles utilisés durant le scrutin (par le CI) Boîte EC 12120

3.4 Matériel que vous devez conserver

3.4.1 Pendant sept ans dans un contenant sécurisé

Vous devez conserver certains documents relatifs aux dépenses électorales dans un contenant sécurisé jusqu'à sept ans après le jour du scrutin, sauf instructions contraires écrites d'Élections Canada. Celles-ci seront émises pendant un exercice d'élimination de documents.

Les originaux

Les documents suivants doivent être entreposés dans un classeur verrouillable :

  • les rapports d'autorisation de paiements (générés du SPBDS/Sites) signés pour : les employés du bureau pour chaque période de paye, les travailleurs du jour du scrutin, les dépenses supplémentaires, et les locateurs pour la dernière période de paye;
  • tous les dossiers du personnel du bureau du DS et du DASS et des préposés au scrutin :
    • Déclaration solennelle (pour fonctionnaires électoraux ou référendaires) (EC 10130) et Déclaration solennelle (pour le personnel de bureau) (EC 10135)
    • formulaires CPT-30, TD1 et TD-1-IN
    • renseignements sur le dépôt direct et les chèques annulés pour tous les travailleurs et locateurs
    • feuilles de temps du personnel électoral traitées (EC 11655)
    • registres du kilométrage traités (EC 11700)
    • demandes d'indemnité de déplacement et feuilles de temps traitées (EC 09680);
  • les factures des fournisseurs (les copies doivent être envoyées par courriel au RSR avec la documentation pertinente);
  • l'original signé de la Déclaration de l'imprimeur (EC 10300) – une copie doit être numérisée et envoyée, avec la facture de l'imprimeur, par courriel au RSR ou par le biais de l'OGAR;
  • les registres et les relevés de carte d'achat, et les registres et reçus de l'avance comptable (les copies des Registres, les relevés et les reçus doivent être téléversés dans l'OGAR);
  • Les Formulaires de compte spécial (EC 11670) soumis aux fins de paiement manuel (les copies des formulaires et des factures doivent être envoyées par courriel au RSR);
  • une copie des originaux des baux signés : baux pour les lieux de scrutin et pour les kiosques (s'il y a lieu);
  • l'original du Rapport sur un bureau de scrutin (de RÉVISE).

Les photocopies

  • les rapports de mise hors service;
  • la page 1 de chaque Acte de candidature;
  • chaque Relevé du scrutin (EC 50100 et EC 78760)

3.4.2 Localement

Le matériel suivant doit être conservé localement, soit à votre domicile ou dans un entrepôt commercial :

  • les fournitures de bureau réutilisables (classeurs, cartables, poubelles, etc.) achetées pour le scrutin en cours ou récupérées de scrutins antérieurs;
  • les articles qui figurent dans la Liste des fournitures de bureau et de matériel réutilisables (consultez la liste C3 dans le Volume II);
  • Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1);
  • livrets de Vérification de l'accessibilité des lieux (EC 50115-1 et EC 50116-1).  

Assurez-vous que le matériel électoral non utilisé qui est maintenant désuet est retourné ou détruit et n'est pas conservé en entrepôt.

Les consignes d'entreposage feront l'objet d'un examen d'ici la 43e EG.

3.5 Matériel à retourner

3.5.1 Feuilles de bulletin de votes inutilisées (Postes Canada)

Postes Canada recueillera les feuilles de bulletins de vote inutilisées, les retailles et les bulletins de vote annulés du service d'imprimerie local, et utilisera le monoteneur et le sceau/couvercle retenus lors de l'envoi original. Ce matériel sera retourné au Centre de distribution d'EC. Un représentant de Postes Canada communiquera avec  l'imprimeur local pour fixer une date pour le recueil du monoteneur après l'élection.

3.5.2 Priorité (lots 101 et 102)

Les lots 101 et 102 sont désignés pour les documents relatifs aux résultats du scrutin, les incidents potentiels aux bureaux de scrutin ou dans le bureau, et pour les CIE non livrées par Postes Canada et retournées à votre bureau. Ces lots doivent être retournés dans les plus brefs délais au Centre de distribution d'EC après la validation des résultats du scrutin et en l'absence d'une possibilité de dépouillement judiciaire.

Le lot 112 est désigné pour les trousses sans fil et doit aussi être retourné au Centre de distribution d'EC.

Tableau 6 Retour du matériel Priorité – Lots 101, 102 et 112
Lot 101 – Documents des résultats du scrutin officiels
Boîte de retour désignée EC 10920
EC 10022 Détail du scrutinPour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats
EC 10042 Rapport Résultats par bureau de scrutin – Validation des résultats
EC 10420 Résultat du scrutin – copie originale signée
EC 10421 Résultat du scrutin –  copie originale après un dépouillement judiciaire – le cas échéant
EC 20010 Actes de candidature et tous les documents afférents soumis soit sur papier ou imprimés à partir de soumissions électroniques
EC 50100-1 Relevé du scrutin – copie blanche (bureau de scrutin ordinaire et bureau de vote par anticipation) – série complète
EC 50100-1 Relevé du scrutin – copie jaune (bureau de scrutin ordinaire et bureau de vote par anticipation) – série complète
EC 50122 L'Enveloppe pour le formulaire d'accessibilité complété (EC 50112)qui comprend :
  • Les formulaires de commentaires sur l'accessibilité des lieux de scrutin remplis (50119-1);
  • Les formulaires de rapport d'incident remplis (EC 10051)
EC 50100 La série complète de la copie jaune de chaque Relevé du scrutin
EC 78760 Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie blanche
EC 78760 Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie jaune
EC 78761 Résultats des res (PDF envoyé par courriel)
–– Un livret des bulletins de vote imprimés

Instructions

  1. Recueillez tout le matériel pour le Lot 101 (référez-vous à C4 Lot 101 – Résultats officiels du scrutin).
  2. Remplissez, signez, datez et imprimez la Liste de contrôle – Retour du matériel électoral (EC 10256), et insérez-la dans la pochette transparente affixée à l'intérieur du couvercle de la boîte pour le Lot 101.
  3. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur la boîte.
  4. Communiquez avec le RSR aussitôt que la boîte a été expédiée pour leur donner l'information suivante :
    • Le numéro de de repérage de l'envoi Priorité;
    • Le nombre de boîtes expédiées;
    • La date d'expédition.
Lot 102 – CIE non livrées par Postes Canada et retournées à votre bureau
Boîte de retour désignée EC 10921
Cartes de l'information de l'électeur non livrées aux électeurs par Postes Canada et retournées à votre bureau

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex.1 de 2 boîtes.
  3. Communiquez avec le RSR aussitôt que vous aurez expédié la boîte pour leur donner l'information suivante :o
    • Le numéro de repérage de l'envoi Priorité;
    • Le nombre de boîtes expédiées;
    • La date d'expédition.
Lot 112 – Trousses pour téléphonie sans fil
Emballage original (boîte de plastique noire)

Avant l'élection générale, vous aurez reçu, à votre résidence, 2 trousses : une pour votre bureau et une pour le bureau du DASS.

  1. Trousse du DS : 1 modem LTE; 1 adapteur d'alimentation c.a. pour le modem LTE; 2 antennes pour le modem LTE; 6 téléphones intelligents; 6 étuis pour les téléphones intelligents; 6 adapteurs d'alimentation c.a. pour les téléphones intelligents; 6 casques Bluetooth sans fil; 1 câble réseau de 100 pi. pour le modem; et 1 boîte de rangement plastique pour la trousse sans fil.
  2. Trousse du DASS : 1 modem LTE; 1 adapteur d'alimentation c.a. pour le modem LTE; 2 antennes pour le modem LTE; 1 téléphone intelligent; 1 étui pour le téléphone intelligent; 1 casque Bluetooth sans fil; 1 câble réseau de 100 pi. pour le modem; et 1 boîte de rangement plastique pour la trousse sans fil.

Instructions

  1. Emballez l'équipement ci-dessus dans leur emballage original et placez-les dans la boîte de plastique noire.

    N'incluez pas dans cet envoi l'équipement que votre compagnie de téléphone local vous a fourni.
    Ne placez pas cette boîte de plastique noire dans un monoteneur d'EC avec les autres articles.
  2. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur l'étiquette.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur la boîte.

C4 Lot 101 – Résultats officiels du scrutin

Vous pouvez téléchargez une version PDF de cette liste de contrôle (EC 10256) d'ECDocs.

Documents retournés par circonscription
No Description No de circonscription
Inclus Manque
Un livret de bulletins imprimés
EC 50122

Enveloppe pour le formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote rempli (EC 50122) qui inclut :

  • Formulaire de commentaires sur l'accessibilité et l'expérience de vote (EC 50119-1)
  • Formulaire de rapport d'incident rempli (EC 10051)
EC 10022 Détail du scrutin – Pour l'usage du directeur du scrutin seulement – Validation des résultats
EC 10042 Validation des résultats
EC 10420 Résultat du scrutin
EC 10421 Résultat du scrutin après un dépouillement judiciaire (s'il y a lieu)
EC 78761 Résultats RES (PDF envoyé par courriel)
EC 78760 Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie blanche
EC 78760 Relevé du scrutin (Règles électorales spéciales) – copie jaune
EC 20010-1 Actes de candidature* et pièces justificatives pour chaque candidat

* Détails au verso

Articles retournés par bureau de scrutin
No Description Consigner le no du BS s'il manque des articles
EC 50100 Relevé du scrutin (copie blanche) (scrutins ordinaire et par anticipation)
EC 50100 Relevé du scrutin – copie jaune (scrutins ordinaire et par anticipation)

Nom du candidat et parti politique Acte de candidature et pièces justificatives
Méthode de soumission Cochez les articles reçus ou manquants* :
1.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
2.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
3.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
4.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
5.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
6.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
7.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
8.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
9.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
10.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
11.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
12.
  • Papier
  • Électronique
  • Acte de candidature
  • Pièces justificatives
  • Documents manquants*
* Raison pour les articles manquants :

3.5.3 Par monoteneurs de Postes Canada (lots 103 à 111)

Élections Canada a une entente avec Postes Canada selon laquelle les boîtes de retour désignées et les paquets contenant le matériel et les documents des lots 103 à 111 (y compris le lot d'ÉPI) sont acheminés par monoteneurs après le scrutin. Les boîtes conservées lors de la livraison originale peuvent aussi être utilisées pour le retour du matériel. Cette entente prévoit que la cueillette de ceux-ci soit effectuée et envoyée en un seul envoi durant un jour ouvrable.

Communiquer avec le représentant régional de Postes Canada

Postes Canada ne ramassera pas votre matériel électoral avant que l'équipement d'IBM ne soit également prêt à être ramassé. Ils essaieront plutôt de coordonner en même temps la collecte du matériel d'IBM et électoral. Ils effectueront plusieurs voyages, au besoin.

Voici la séquence des événements :

  1. Dans votre bureau, les activités de la période post-électorale ont été complétées, et toutes les transactions dans le SRS, ROPS et RÉVISE ont été validées par l'ACEC.
  2. IBM vous contactera pour fixer un rendez-vous pour mettre votre bureau hors service.
  3. Lorsque votre bureau aura été mis hors service, IBM communiquera avec Postes Canada pour confirmer que l'équipement d'IBM est prêt à être ramassé.
  4. Postes Canada vous appellera pour fixer une date et une heure pour la collecte du matériel électoral et du matériel d'IBM.

Note :
Les employés de Postes Canada sont responsables de charger les boîtes dans les monoteneurs. Pour des raisons de sécurité et de responsabilité, nul autre ne devrait les aider avec cette tâche.

Vous devez communiquer tout problème de cueillette au représentant de Postes Canada ou, le cas échéant, avec le RSR.

Note :
La liste des représentants régionaux de Postes Canada est publiée sur l'Intranet du personnel en région au cours de la première semaine du calendrier électoral. La liste sera affichée au moyen de Scrutin+ lorsqu'elle sera disponible.

Tableau 7 Retour du matériel par monoteneurs – Lots 103 à 111
Lot 103 – Documents reliés aux Règles électorales spéciales et à la révision
Boîte de retour désignée EC 40190
EC 40014 Registre des rapports d'activités
EC 40030-1 Demande de révision ou d'inscription sur la liste électorale
EC 40090 Registre des demandes
EC 40091 Registre des transactions, rempli
EC 78056 Enveloppe pour les formulaires de recours à un répondant pour la révision et le vote par bulletin spécial et sur l'habileté à voter par bulletin spécial contenant :
  • les formulaires de recours à un répondant pour la révision et le vote par bulletin spécial (EC 78055)
  • les formulaires sur l'habilité à voter par bulletin spécial (EC 78609)
EC 78060 Enveloppe pour les Autorisations du représentant d'un candidat contenant :
  • les autorisations du représentant d'un candidat (EC 20020)
EC 78510-1 Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial – National
EC 78520-1 Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial – Local
EC 78530-1 Demande d'inscription et de bulletin de vote spécial

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex., 1 de 3 boîtes, 2 de 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot 104 – relatDocuments remplisifs au scrutin
Boîte de retour désignée EC 10930
EC 10002 Rapport des bulletins de vote – copies jaunes
EC 10004 Feuille de contrôle des bulletins de vote
EC 10072 Journal de contrôle des listes électorales
EC 10180 Déclaration solennelle d'un messager spécial ou d'un gardien temporaire
EC 50034 Formulaires sur l'habilité à voter
EC 50036 Formulaires de l'accompagnateur
EC 50049 Formulaires de correction
EC 50050 Certificats d'inscription
EC 50051 Certificat du statut de vote
EC 50052 Certificats de transfert
EC 50055 Formulaires du répondant
EC 50056 Registres des formulaires du répondant
EC 50057 Registre des certificats de transfert
EC 50058 Registre du lieu de scrutin
EC 50080 Registre des électeurs – copies blanches
EC 50205 Feuille de contrôle des sceaux de chaque bureau de scrutin remplie
EC 50358 Registre du lieu de vote
EC 50423 Enveloppe : Documents du représentant d'un candidat qui contient les Autorisations du représentant d'un candidat (EC 20020) et le Registre des visiteurs (EC 50428)

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex.1 de 3 boîtes, 2 du 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot 105 – Sacs de plastique de tous les bureaux de scrutin
Boîte de retour désignée EC 10930
EC 11530 Sac de documents en feuilles détachées – beige
EC 50480 Sac de documents du bureau de vote par anticipation – vert
EC 50490 Sac de documents du bureau de scrutin itinérant – mauve
EC 50500 Sac de documents du bureau de scrutin ordinaire – jaune
EC 78790 Grande enveloppe en plastique pour le matériel pour le vote par bulletin spécial

Instructions

  1. Assurez-vous que tous les sacs ont été scellés aux moyens de la bande de colle à l'intérieur du rabat et d'un Sceau officiel (EC 50180).
  2. Placez les sacs des bureaux de vote par anticipation, des bureaux de scrutin ordinaires et des bureaux de scrutin itinérants en ordre numérique dans les boîtes.
  3. Remplissez la liste Lot 105 – Liste de contrôle – Sacs de plastique de tous les bureaux de scrutin.
  4. Conservez une copie du Détail du scrutin (EC 10022) pour vos dossiers.
  5. Insérez autant de sacs de scrutin que possible dans chaque boîte.
  6. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  7. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex. 1 de 3 boîtes; 2 de 3 boîtes, etc.
  8. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

C5 Lot 105 – Sacs de plastique de tous les bureaux de scrutin

Expédiez en y inscrivant la mention « Lot 105 » ainsi que le code à 5 chiffres de votre circonscription.

Une fois remplie, faites une copie de cette liste de contrôle pour vos dossiers et incluez la liste originale avec le matériel retourné dans le Lot 105.
EC 11530 Sac de documents en feuilles détachées
EC 50480 Sac du bureau de vote par anticipation
EC 50490 Sac du bureau de scrutin itinérant
EC 50500 Sac du bureau de scrutin ordinaire
EC 78790 Grande enveloppe en plastique pour le matériel pour le vote par bulletin spécial

Dans le cas de divergences* et de sacs de documents en feuilles détachées, remplissez le tableau ci-dessous.
No du bureau de scrutin * Divergence (sac de bureau de scrutin manquant, ou raison pour le sac de documents en feuilles détachées) Nbre de sacs de documents en feuilles détachées Nbre total de sacs pour ce bureau de scrutin
       
       
       
       
       
       
       
       
       

* Exemples : Si vous avez trouvé des documents en dehors du Sac de scrutin, des listes électorales dans l'urne, ou si vous avez dû ouvrir le Sac de scrutin pour recréer le Relevé du scrutin.

Lot 106 – Livrets de bulletins de vote inutilisés
Emballage original ou boîte de retour désignée EC 10930
–– Tous les livrets de bulletins de vote imprimés et non distribués

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex., 1 de 3 boîtes, 2 de 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot 107 – Gabarits de vote
Boîte de retour désignée – Emballage original
EC 50170 Emballez les gabarits de vote en paquets de 25 en utilisant l'emballage original. Si possible, gardez les gabarits dans leur emballage original de plastique clair.
EC 78645 Guide à signature

Instructions

  1. Lorsque la saisie de données dans RÉVISE est terminée, classez les documents dans la boîte (EC 40190) par section de vote en utilisant les séparateurs à onglet (EC 40191).
  2. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  3. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex.1 de 3 boîtes, 2 du 3 boîtes, etc.
  4. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot 108 – Documents inutilisés et matériel réutilisable
Emballage original ou boîte de retour désignée EC 10930
Tous les documents inutilisés et le matériel électoral réutilisable doivent être retournés dans leur emballage original ou dans la boîte de retour désignée
  • Si vous n'êtes pas certain que le matériel soit réutilisable, incluez-le dans le Lot 108.

Instructions

Consultez le Tableau de référence pour le retour du matériel (EC 10255) au besoin pour une liste complète des documents et du matériel.
  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex., 1 de 3 boîtes, 2 de 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.


Lot 109 – Feuilles de numéros de séquence
Boîte de retour désignée EC 10930
EC 11520 Toutes les grandes enveloppes tout usage contenant les feuilles de numéros de séquence – Bureau de vote par anticipation (EC 50109) – une pour chaque jour de vote par anticipation
EC 50385 Toutes les enveloppes de feuilles de numéros de séquence, une pour chaque bureau de scrutin, contenant les copies originales des feuilles de numéro de séquence pour les bureaux de scrutin ordinaires et itinérants (EC 50111)

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex. 1 de 3 boîtes, 2 de 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot 110 – Divers
Emballage original
EC 12301 Projecteurs utilisés à des fins de formation aux bureaux des DASS ou commandés de l'ACEC au cours du scrutin (n'inclut pas les projecteurs reçus avec l'équipement pour le DS)
EC 50253 Sacs de transport utilisé

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex. 1 de 3 boîtes, 2 de 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot 111 – Documents papier et matériel pour déchiquetage
Boîte de retour désignée EC 10930
Tous les documents contenant des renseignements personnels sur les électeurs, le personnel du bureau et les fonctionnaires électoraux
Les cartes d'information de l'électeur recueillies et conservées dans les Sacs pour la cueillette des CIE (EC 50256)
Toutes les listes électorales utilisées au bureau local d'EC
Toutes les listes électorales alphabétiques par centre de scrutin utilisées par les agents d'inscription
Toutes les listes électorales imprimées non réclamées par les candidats
EC 50111 Toutes les feuilles de numéros de séquence remplies qui n'ont pas été recueillies des candidats après la saisie des données

Avertissement :
Il est interdit de déchiqueter ces documents localement. Le déchiquetage doit être fait par Élections Canada.

Note :
Aucune matière plastique, de verre, de métal ou de carton doit être placée dans ces boîtes de retour.

Instructions

  1. Inscrivez le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Numérotez chaque boîte du groupe, p. ex.1 de 3 boîtes, 2 de 3 boîtes, etc.
  3. Inscrivez le numéro du lot sur chaque boîte.

Lot ÉPI – Équipement de protection individuelle
Boîtes originales du fabricant
EC 50705 Gants en nitrile (toutes grandeurs)
EC 50710 Masque non-chirurgical jetable
EC 50714 Écran facial
EC50716 Masque transparent
EC50717 Masque KN95
EC 50718 Désinfectant pour les mains (500 ml)
EC 50720 Lingettes désinfectantes (bouteille de 160 lingettes)
EC 50725 Barrière de protection

Instructions

  1. Ne renvoyez que le matériel dont les boîtes originales n'ont pas été ouvertes.
  2. Ne retournez pas le matériel attribué à un membre de votre équipe ou à un employé du bureau de scrutin; l'employé peut le garder.
  3. Vous pouvez conserver et redistribuer au sein de votre équipe tout matériel contenu dans des boîtes qui ont été ouvertes. À ce titre, ouvrez seulement le nombre de boîtes dont vous avez absolument besoin.
  4. Retournez les boîtes originales inutilisées dans le même état dont vous les avez reçues. Ne modifiez pas les boîtes et n'écrivez rien dessus. Il n'est pas nécessaire d'y indiquer un numéro de lot.
  5. Pour les barrières de protection (EC 50725), vous devez conserver toutes les boîtes originales et les réutiliser pour les retourner. Vous devez retourner toutes les barrières. Elles seront nettoyées et réutilisées.
  6. Pour retourner les écrans faciaux (EC 50714), vous pouvez utiliser les boîtes originales ou une Boîte de retour désignée EC (EC 10930). Vous devez retourner tous les écrans faciaux. Ils seront nettoyés et réutilisés.
  7. Lorsque Postes Canada ramasse le matériel lors de l'étape de mise hors service du bureau, assurez-vous que tous les ÉPI sont rassemblés dans le ou les mêmes monoteneurs. Si possible, essayez de limiter le nombre de monoteneurs utilisés.
  8. Ne pas inclure d'autres matériaux dans les monoteneurs qui contiennent des ÉPI.

Remplir et sceller les monoteneurs

Les boîtes et les paquets sont placés dans les monoteneurs par les employés de Postes Canada. Les couvercles de monoteneur excédentaires doivent être retournés dans cet envoi dans un des monoteneurs.

Pour éviter que les boîtes et les paquets soient séparés durant le transport, vous devez sceller chaque monoteneur à l'aide des articles suivants qui vous ont été acheminés dans le Lot 28, dans un envoi séparé peu avant ou après le jour du scrutin :

  • EC 10905 – Couvercles pour monoteneur avec logo d'EC;
  • EC 10910 – Étiquette de retour de Postes Canada; et
  • EC 00015 – Attaches de nylon.

Lorsqu'un monoteneur est rempli :

  1. Déposez un couvercle sur le dessus.
  2. Maintenez-le en place à l'aide des attaches de nylon.
  3. Au moyen d'une attache de nylon, fixez une étiquette de retour de Postes Canada sur chacun.

Rapport sur le retour du matériel électoral

Le Rapport sur le retour du matériel électoral (EC 10018-1) doit être rempli et envoyé par courriel au RSR (Comment nous joindre) dès que Postes Canada aura cueilli les monoteneurs.

3.5.4 Sous pli séparé (Groupe A)

Les documents et le matériel suivants doivent être retournés à des secteurs spécifiques à l'ACEC.

Ils doivent être envoyés par service Priorité au cours des préparatifs pour la fermeture de votre bureau.

Tableau 8 Retour du matériel sous pli séparé – Groupe A
Groupe A – Dispositifs de stockage amovibles utilisés durant l'événement
Boîte de retour désignée EC 12120 (pour le CI seulement)
2 disques durs externes
Toutes les clés USB utilisées par le service d'imprimerie
Toutes les clés USB utilisées et non utilisées
Les clés USB à l'intention des candidats non récupérées par les candidats
EC 10498 Journal de contrôle de la sécurité des listes électorales

Instructions pour le CI

  1. Inscrire le code à 5 chiffres de votre circonscription sur chaque boîte.
  2. Utiliser les Étiquettes blanches EC 11570 et les adresser à :
 Élections Canada

Technologie en région et analytiques
30, rue Victoria
Gatineau (Québec) K1A 0M6

Les documents soumis pour traitement après la mise hors service du SPBDS/SITES (auparavant le Groupe B – feuilles de temps, registres de kilométrage et demandes d'indemnité de déplacement) doivent dorénavant être soumis par courriel à Comptabiliteregionale-FieldAccounting@elections.ca.

3.6 Matériel à recycler ou à détruire localement

3.6.1 Recyclage

Avertisement
Il est interdit de recycler localement tout document et matériel autre que ceux qui figurent ci-dessous.

Le matériel suivant usagé et vidé peut être recyclé localement :

  • urnes et isoloirs;
  • Boîtes pour commentaires sur l'accessibilité (EC 50121).

S'il n'y a pas d'installation de recyclage dans votre circonscription, vous pouvez utiliser celle d'une circonscription voisine. Vous devez obtenir une autorisation du RSR lorsque le recyclage local entraîne certains frais. S'il y a du matériel qui ne sera pas recyclé, retournez-le au Centre de distribution d'EC avec le reste du matériel dans le Lot 111 pour déchiquetage.

3.6.2 Déchets et matières organiques

Pour des raisons de santé et de sécurité, aucun déchet ni matière organique ne doit être inclus dans les envois de retour à Élections Canada. Ces déchets devraient être jetés localement.