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Chapitre 2 – Description des postes (9/2019)

En conjonction avec le chapitre 4 du présent manuel, le chapitre suivant donne des instructions du directeur général des élections entourant la dotation des lieux de scrutin, conformément au paragraphe 32(1) de la Loi électorale du Canada.


La loi a été amendée et ne mentionne plus explicitement la plupart des postes d’administrateurs électoraux habituels tels le scrutateur et le greffier de scrutin. À long terme, ce tournant conférera une flexibilité plus grande à la manière d’aborder la dotation et la gestion des bureaux de scrutin. En ce qui concerne la 43e élection générale, le directeur général des élections a déterminé de conserver les mêmes désignations de titre (de même que les tâches, les obligations et les pouvoirs associés) préalablement établies dans la Loi. Les postes sont décrits ci-après; on trouve de l’information supplémentaire dans les guides à leur sujet.

Les descriptions détaillées des postes débutent à la section 2.1.

Acronyme (English) Titre du poste (Position Title) Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. ou circ. adj. Genre de poste Noms fournis par les entités politiques
Postes-clés
DS / RO Directeur du scrutin / Returning Officer Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
par. 22(1)a.1)
s/o
DAS / ARO Directeur adjoint du scrutin / Assistant Returning Officer Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
par. 22(1)b)
s/o
DASS / AARO Directeur adjoint du scrutin supplémentaire / Additional Assistant Returning Officer Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
par. 22(1)b)
s/o
DASS-PSE / AARO-ESP Directeur adjoint du scrutin supplémentaire – Point de service externe / Additional Assistant Returning Officer – External Service Point Fonctionnaire électoral
par. 22(1)b)
s/o
ADLL / FLO Agent de liaison local / Field Liaison Officer s/o Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
par. 22(1)a)
s/o
Personnel de bureau
CI / AC Coordonnateur de l’informatisation / Automation Coordinator s/o s/o Personnel de bureau s/o
CAI / AAC Coordonnateur adjoint de l’informatisation / Assistant Automation Coordinator s/o s/o Personnel de bureau s/o
SPS / SPS Superviseur de point de service / Service Point Supervisor s/o s/o Personnel de bureau s/o
SAPS / ASPS Superviseur adjoint de point de service / Assistant Service Point Supervisor s/o s/o Personnel de bureau s/o
CCS / SCC Commis du centre de service / Service Centre Clerk s/o s/o Personnel de bureau s/o
AF / FO Agent financier / Financial Officer s/o s/o Personnel de bureau s/o
–– / RecO Agent de recrutement / Recruitment Officer s/o s/o Personnel de bureau s/o
–– / –– Agent adjoint de recrutement / Assistant Recruitment Officer s/o s/o Personnel de bureau s/o
PF / TO Préposé à la formation / Training Officer s/o s/o Personnel de bureau s/o
ALMH / HLO Agent de liaison en milieu hospitalier / Hospital Liaison Officer s/o s/o Personnel de bureau s/o
ARC / CRO Agent de relations communautaires et agent de relations communautaires autochtones, accessibilité, langues officielles/ethnoculturel, sans-abri, aînés, jeunes / Community Relations Officer and Community Relations Officer Indigenous, Accessibility, Official Languages/Ethnocultural, Homeless, Seniors and Youth s/o s/o Personnel de bureau s/o
–– Coordonnateur de bureau / Office Coordinator s/o s/o Personnel de bureau s/o
–– Coordonnateur du matériel électoral / Electoral Material Coordinator s/o s/o Personnel de bureau s/o
REÉC / REC Réceptionniste / Receptionist s/o s/o Personnel de bureau s/o
–– Commis de bureau / Office Clerk s/o s/o Personnel de bureau s/o
–– Messager (bureau) / Messenger (Office) s/o s/o Personnel de bureau s/o
Fonctionnaires électoraux qui sont des préposés au scrutin
–– / DRO Scrutateur – Scrutin ordinaire et dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux / Deputy Returning Officer – Ordinary Polls and counting local special ballots s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
–– / DRO Scrutateur – Bureau de vote par anticipation, bureau de scrutin itinérants / Deputy Returning Officer – Advance and Mobile Polls s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
–– / DRO Scrutateur – Établissements correctionnelsmilieu carcéral / Deputy Returning Officer – Correctional Institutions s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
–– Greffier du scrutin – Bureau de vote par anticipation, de scrutin ordinaire, et itinérant et dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux / Poll Clerk – Advance, Ordinary, and Mobile Polls and counting local special ballots s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
–– Greffier du scrutin – Établissements correctionnelsMilieu carcéral / Poll Clerk – Correctional Institutions s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
SCS / CPS Superviseur de centre de scrutin / Central Poll Supervisor s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
AI / REG.O Agent d’inscription / Registration Officer s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
PI / IO Préposé à l’information / Information Officer s/o Fonctionnaire électoral
art. 32
Fonctionnaires électoraux qui sont des travailleurs électoraux
AS / SA Agent de service / Service Agent s/o Fonctionnaire électoral
s. 32
CBVS-H / HSBC Coordonnateur des bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier / Hospital Special Ballot Coordinator s/o Fonctionnaire électoral
ss. 22(1)c)
s/o

La rémunération est détaillée dans le Tarif des honoraires – Élections fédérales affiché sur l’Intranet du personnel en région.

2.1 Postes-clé

2.1.1 Directeur du scrutin

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. ou circ. adj. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
ss. 22(1)a.1)
Le DS gère les élections dans sa circonscription. Le DS reçoit ses instructions du DGE et relève directement de lui. s/o

Le Manuel du directeur du scrutin donne l’information dont vous avez besoin pour comprendre et exercer vos fonctions avant, pendant et après un scrutin. Le DS est secondé par le directeur adjoint du scrutin (DAS) et, dans certains cas, par un ou plusieurs directeurs adjoints du scrutin supplémentaires (DASS).

Le DS doit maîtriser parfaitement le contenu du Manuel du directeur du scrutin avant la tenue d’un scrutin, d’autant plus que le temps est limité au cours d’un scrutin et que certaines tâches doivent être effectuées en parallèle afin de respecter toutes les échéances prévues par la loi. Comme les élections ont lieu à date fixe en vertu de la loi, la délivrance du bref est rarement inattendue en situation de gouvernement majoritaire. Lorsqu’un scrutin est imminent, les préparatifs commencent tôt, y compris la recherche de locaux et la préparation d’une liste de ressources à engager. Il est interdit de prendre des dispositions définitives ou de procéder à des nominations tant que le bref n’a pas été délivré, à moins d’indication contraire d’EC.

Nomination

Un scrutin est géré par le directeur général des élections (DGE), qui relève directement du Parlement et non du gouvernement en place. Le DGE mandate le DS à mener des activités préscrutin, comme tenir des listes d’employés potentiels aux postes de fonctionnaires électoraux et des listes de lieux de scrutin possibles, rester en contact avec les imprimeurs et les associations des partis, ainsi que recruter des employés potentiels pour combler les postes-clés afin de satisfaire les obligations après la délivrance du bref. Consultez la C1 Préparation au rôle du directeur du scrutin.

Le DGE établit les qualifications du DS et le nomme pour une période de 10 ans. Dès sa nomination, le DS doit :

  • prêter serment en se servant du formulaire Nomination et déclaration solennelle du directeur du scrutin (EC 10030) devant une personne qualifiée (p. ex. un commissaire aux serments, un juge de paix ou un notaire);
  • remplir le Fichier de renseignements sur le directeur du scrutin et le directeur adjoint du scrutin (EC 00010);
  • nommer un DAS et soumettre à EC le formulaire rempli Nomination et déclaration solennelle du directeur adjoint du scrutin (EC 10100).
    art. 26

La nomination du DS prend fin :

  • s’il démissionne;
  • s’il est révoqué pour un motif énoncé dans la Loi électorale du Canada (voir ci-dessous);
  • s’il y a des modifications aux limites de sa circonscription.
    art. 24

Admissibilité

Les personnes suivantes ne peuvent pas être nommées DS :

  • un membre de la Chambre des communes, du Sénat, d’une assemblée législative provinciale, de l’Assemblée législative du Yukon, du Conseil des Territoires du Nord Ouest, de l’Assemblée législative du Nunavut ou d’un cabinet fédéral, provincial ou territorial;
  • un juge d’une cour supérieure;
  • un candidat à la dernière élection générale ou partielle;
  • une personne qui a siégé au Parlement immédiatement avant ou pendant l’élection;
  • une personne déclarée coupable d’une infraction électorale à l’échelle fédérale, provinciale ou municipale au cours des sept années précédant la nomination proposée.
    par. 22(3)

Interdictions

Un DS ne peut pas :

  • agir de façon qui pourrait être perçue comme faisant preuve de partialité politique, y compris, particulièrement :
    • – verser une contribution à un candidat, à un candidat à la direction, à un candidat à l’investiture, à un parti politique ou à une association de circonscription;
    • – être membre d’un parti politique admissible ou enregistré, y être employé ou y occuper un poste;
  • occuper le poste de tout autre fonctionnaire électoral, d’agent officiel d’un candidat, ou d’agent d’un parti admissible ou d’une association enregistrée.
    art. 31 et par. 24(6)

Le DS doit aussi éviter tout conflit d’intérêt concernant ses activités personnelles et professionnelles.

Pour plus d’information sur l’exigence d’impartialité politique, consultez le Code de déontologie des administrateurs électoraux (EC 10044-1).

Cependant, le DS a le droit de voter.

Révocation

Le directeur général des élections peut révoquer tout DS qui :

  1. est incapable, notamment pour cause de maladie ou d’incapacité physique ou mentale, de s’acquitter de manière satisfaisante de ses fonctions;
  2. ne s’est pas acquitté de façon compétente de ses fonctions ou n’a pas suivi une instruction du DGE;
  3. n’a pas terminé la révision des limites des sections de vote situées dans sa circonscription conformément à l’instruction donnée en ce sens par le DGE;
  4. a contrevenu au paragraphe 24(6) [impartialité politique], que ce soit ou non dans l’exercice de ses fonctions.
    par. 24(7)

Délégation de pouvoirs

Le DS peut, avec l’accord préalable du directeur général des élections, déléguer tout pouvoir et fonction, par écrit, au DAS, au DASS et au scrutateur, sauf ceux définis comme pouvoirs et fonctions exclusifs au DS.
art. 27

Une fois que le DS a délégué des pouvoirs au moyen du formulaire Délégation de pouvoirs (EC 10090), il doit acheminer celui-ci à EC avant la tenue du scrutin.

Élections Canada communique avec le DS pour lui dire de renouveler la délégation.

Les fonctions suivantes peuvent être déléguées à un DAS ou un DASS :

  • nommer des scrutateurs, des greffiers du scrutin, des SCS et des préposés à l’information;
  • nommer des agents de service et des agents d’inscription;
  • distribuer le matériel électoral pour les bureaux de scrutin ordinaires et les bureaux de vote par anticipation.

La fonction suivante peut être déléguée à un SCS :

  • décider si un électeur peut refuser de prêter serment le jour du scrutin.
Tableau 2 Pouvoirs et fonctions exclusifs au DS
Pouvoir et fonctions Loi électorale du Canada
Réception du Bref d’élection et retour du Rapport d’élection art. 313 à 316; par. 24(3)
Délivrance de l’Avis de convocation art. 62
Réception de l’Acte de candidature de chaque candidat art. 67
Émission de l’Avis de confirmation ou de rejet de la candidature par. 71(1)
Détermination du nom sous lequel le candidat est généralement connu par. 71.1(1)
Réception du désistement des candidats art. 74
Ajournement du scrutin lors du décès d’un candidat confirmé soutenu par un parti politique enregistré art. 77
Élection par acclamation art. 63
Conduite de la validation des résultats art. 293 à 298
Demande de dépouillement judiciaire art. 300
Présence à un dépouillement judiciaire par. 301(6)
Détermination des heures de vote dans les circonscriptions chevauchant deux fuseaux horaires art. 130

La délégation de pouvoirs financiers au DAS se trouve dans le volume I, section 10.8.

Nomination du directeur adjoint du scrutin

Dès sa nomination, le DS doit nommer, avec l’approbation du DGE de la personne proposée pour nomination, un directeur adjoint du scrutin (DAS). Le DS et le DAS doivent ensuite remplir et soumettre à EC le formulaire Nomination et déclaration solennelle du directeur adjoint du scrutin et du directeur adjoint du scrutin supplémentaire (EC 10100), qui prévoit la nomination officielle et comprend le serment d’entrée en fonction.
art. 26 et 29

Le DAS peut faire la déclaration solennelle devant le DS.

Description du poste

Activités principales
  • Planifier et organiser le vote.
  • Gérer et contrôler les ressources financières, matérielles et humaines.
  • Appliquer la Loi électorale du Canada.
  • Communiquer l’information au public, aux candidats, aux partis politiques, aux ADLL et à EC.
  • Contribuer à améliorer le processus électoral.
Tâches
  • Planifier et organiser le vote :
    • – publier les avis publics;
    • – aider à diriger le travail de fonctionnaires électoraux et du personnel;
    • – administrer les déclarations solennelles;
    • – repérer les secteurs où mener une révision ciblée;
    • – coordonner la préparation et l’envoi des CIE à tous les électeurs inscrits;
    • – établir les bureaux de scrutin et distribuer les avis;
    • – demander aux partis politiques, aux associations de circonscription ou aux candidats, selon le cas, la liste des agents de service, des agents d’inscription, des scrutateurs et des greffiers du scrutin qu’ils proposent;
    • – assigner les fonctionnaires électoraux à leur bureau de scrutin et les former;
    • – assurer la distribution des Listes électorales préliminaires aux candidats;
    • – gérer la révision et l’impression des listes électorales;
    • – nommer un ou plusieurs agents de formation;
    • – superviser les résultats du vote et en rendre compte;
    • – aider au dépouillement judiciaire, le cas échéant;
    • – superviser le retour des documents électoraux.
  • Gérer et contrôler les ressources financières, matérielles et humaines :
    • – gérer le budget consacré au personnel;
    • – gérer les services essentiels, les fournitures, le matériel et l’équipement;
    • – préparer un plan de travail afin d’attribuer les ressources;
    • – établir les comptes de dépenses pour bien consigner et contrôler les dépenses;
    • – recruter et négocier les modalités d’emploi des postes prioritaires;
    • – assurer l’inscription du personnel et des fonctionnaires électoraux sur la liste de paie;
    • – former les employés sur les procédures à suivre et leurs rôles et responsabilités;
    • – veiller à la protection des renseignements personnels;
    • – assigner des tâches particulières;
    • – assumer la responsabilité d’être la personne responsable dans votre bureau pour recevoir et faire rapport de toute occurrence de harcèlement et de violence; cette personne désignée dans le bureau du DASS devrait être le DASS et aux lieux de scrutin, le SCS;
    • – traiter toute incidence de harcèlement et de violence en milieu de travail et en faire rapport immédiatement à l’UPIO à l’administration centrale d’EC;
    • – négocier et louer les locaux et les services essentiels;
    • – déterminer les besoins (superficie des locaux, mobilier/équipement, fournitures de bureau), faire des recherches, prendre les dispositions voulues et se procurer le nécessaire;
    • – établir le plan d’étage et superviser l’aménagement du bureau;
    • – gérer l’inventaire, l’approvisionnement et la distribution du matériel.
  • Appliquer la LEC :
    • – aider le personnel et les fonctionnaires électoraux à respecter les procédures énoncées dans leurs manuels/guides;
    • – assurer le maintien de l’ordre tout au long du processus électoral.
  • Communiquer l’information au public, aux candidats, aux partis politiques, aux ADLL et à EC :
    • – assurer la mise en place des systèmes dans le bureau du DS pour répondre efficacement et précisément aux demandes de renseignements du public;
    • – répondre aux questions quotidiennes d’EC;
    • – répondre aux questions de suivi provenant du RSR et des ADLL.
  • Contribuer à améliorer le processus électoral :
    • – rédiger le Procès-verbal du directeur du scrutin;
    • – rédiger le rapport sur l’accès;
    • – participer, sur demande, à des sessions de bilan de l’événement;
    • – participer à des ateliers sur le processus électoral, sur l’organisme et le perfectionnement technique.

Qualifications

Expérience
  • Gestion et contrôle des ressources financières, matérielles et humaines.
  • Planification et organisation de grands événements publics à plusieurs volets.
  • Recrutement, sélection et formation de ressources humaines.
  • Négociation et location de locaux et de services essentiels.
  • Gestion de l’inventaire, de l’approvisionnement et de la distribution de matériel.
  • Gestion des relations avec les médias.
  • Communication de l’information au public.
  • Gestion des activités dans un milieu informatisé.
Connaissances
  • Du processus électoral fédéral.
  • De sa circonscription de résidence.
  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • Des outils typiques de bureautique et de leur utilisation en vue de la tenue efficace d’un scrutin.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et en établissement d’horaires pour attribuer et surveiller le temps consacré aux tâches et pour calculer la charge de travail.
  • En budgétisation pour estimer les ressources requises et pour gérer efficacement le budget.
  • En entrevues pour évaluer la capacité des employés potentiels à accomplir efficacement leurs tâches.
  • En leadership pour définir et établir les mesures de rendement et les objectifs des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En résolution de conflits pour régler les situations qui surviennent parmi le personnel, les représentants des partis politiques et des candidats, les électeurs, les médias et EC.
  • En écoute et en lecture pour saisir, interpréter et comprendre les messages, les concepts ou les idées, les instructions écrites dans divers manuels/guides et les directives d’EC ou d’autres intervenants.
  • En communication pour donner efficacement des instructions et pour discuter de problèmes et fournir les réponses adéquates.
  • En l’habileté de simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux fonctionnaires électoraux, aux autres personnes au bureau et ailleurs dans la circonscription; aussi à l’externe aux électeurs, aux médias, aux employés d’EC et au DGE.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en tout temps et en toutes circonstances.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Fait preuve de professionnalisme en tout temps et encourage l’ensemble des fonctionnaires électoraux et du personnel électoral à faire de même.
  • Fait preuve de calme et de sang-froid malgré la pression.
  • Fait preuve de jugement et de tact pendant les interactions avec les électeurs qui peuvent avoir des plaintes et avec les représentants de candidats qui sont en concurrence.
  • Demeure sensible et attentif aux besoins spéciaux des électeurs, des candidats et de leurs représentants, les fonctionnaires électoraux et le personnel de bureau et encourage les fonctionnaires électoraux et le personnel de bureau à faire de même pour s’assurer que toutes les situations sont gérées de la façon la plus appropriée.
  • Fait preuve de discrétion et de savoir-faire pour éviter de se laisser entraîner dans des différends publics qui risqueraient de nuire au bureau du DS ou à EC.

C1 Préparation au rôle du directeur du scrutin

Lisez les documents fournis par EC :
  • Guide d’orientation du directeur du scrutin nouvellement nommé (EC 10210)
  • Manuel du directeur du scrutin (EC 10470-1)
  • Modules de formation
 
Lisez attentivement les tâches du DS décrites ci-dessus.
Créez un système de classement.
Lisez attentivement les tâches décrites à l’annexe A, Volume I, Tâches du DS avant, pendant et après les scrutins.
Nommez un DAS et faire acheminer le formulaire rempli et signé Nomination et déclaration solennelle du directeur adjoint du scrutin et du directeur adjoint du scrutin supplémentaire (EC 10100) à EC.
Remplissez le formulaire Délégation de pouvoirs (EC 10090) et en acheminer une copie à EC.
Assurez-vous que le DAS lit tous les manuels et vous aide à la planification préélectorale.

2.1.2 Directeur adjoint du scrutin

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. ou circ. adj. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
par. 22(1)b)
Le DAS assiste le DS dans les fonctions liées à un scrutin. Le DS peut déléguer des responsabilités particulières au DAS. Le DAS peut être tenu de remplacer le DS. Le DS s/o

Nomination

Le DAS est nommé pour une période indéterminée, mais il peut être remplacé à tout moment par le DS. Le DS doit aviser le DAS par écrit de son remplacement et faire parvenir une copie de cet avis au DGE.

Si le DAS a l’intention de démissionner, il doit en aviser le DS par écrit ou, si le poste de DS est vacant, en aviser le DGE.
par. 29(4)

Si le poste de DAS devient vacant, un remplaçant doit être nommé sans délai.

Activités préscrutin

Le DS peut demander au DAS de l’aider à accomplir les activités préscrutin, comme chercher des locaux à bureaux potentiels, choisir des lieux de scrutin possibles et planifier la révision ciblée.

Admissibilité

Le DS ne peut pas nommer au poste de DAS son époux, son conjoint de fait, un membre de sa famille immédiate, l’enfant de son époux ou de sa conjoint de fait, ou une personne avec qui il demeure. Les critères d’admissibilité au poste de DAS sont les mêmes que ceux énoncés ci dessus pour le poste de DS.

Interdictions

Les titulaires d’un poste de DAS ne peuvent assumer que les fonctions qui leur sont spécifiquement attribuées par la LEC.
art. 31

Le DAS doit observer les dispositions du Code de déontologie des administrateurs électoraux (EC 10044-1). Ainsi, il doit se conformer à toutes les restrictions liées à son poste, notamment:

  • Ne pas se comporter, prendre part à une activité, ou affirmer quoi que ce soit, directement ou indirectement, d’une manière ou en une qualité qui pourrait être considérée comme un témoignage d’appui ou d’opposition à une entité politique;
  • S’abstenir de s’associer ou de faire une contribution à un parti politique, et s’abstenir de s’engager dans une activité politique ou de participer à une assemblée politique;
  • Éviter les conflits d’intérêts pouvant survenir entre des intérêts privés et ses obligations publiques;
  • S’abstenir de faire des déclarations publiques diffusées sur les ondes ou écrites dans les médias. Si le DAS reçoit une demande de la part d’un journaliste, il doit immédiatement avertir son DS des détails de la demande; le DS fera en sorte que l’agent de liaison locale (ADLL) ou le conseiller en relations médias régional réponde à la demande dans les délais. Si le DS n’est pas disponible, le scrutateur doit communiquer avec l’ADLL de sa région.

Délégation de pouvoirs au DAS

Dans l’éventualité où le DS est absent de la circonscription ou est incapable de remplir ses fonctions, le DAS doit assurer l’intérim jusqu’à ce qu’un successeur soit nommé ou jusqu’à ce le DS puisse reprendre ses fonctions. Si un DAS devient DS par intérim, il doit nommer un nouveau DAS.
par. 28(1), 28(3), 28(5)

Élections Canada avisera le DAS s’il doit agir comme remplacement du DS pour quelconque raison susmentionnée.

Si le DS est incapable de remplir ses fonctions, le DS ou le DAS sont tenus d’aviser sans délai l’administration centrale d’EC.

Description du poste

Activités principales
  • Planifier et organiser le vote.
  • Aider à diriger le travail des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • Gérer et contrôler les ressources financières, matérielles et humaines.
  • Établir un plan d’étage et superviser l’aménagement du bureau.
  • Appliquer la Loi électorale du Canada.
  • Communiquer de l’information au public, aux candidats, aux partis et à EC.
  • Contribuer à gérer et à améliorer le processus électoral.
  • Surveiller la sécurité dans le bureau.
Tâches
  • Planifier et organiser le vote.
  • Aider à diriger le travail des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau :
    • – administrer les déclarations solennelles;
    • – repérer les secteurs où mener une révision ciblée, avec le DS et le superviseur de point de service;
    • – coordonner la préparation et l’envoi des CIE à tous les électeurs inscrits;
    • – établir les bureaux de scrutin et distribuer les avis tel que l’exige la LEC;
    • – demander aux partis politiques ou aux candidats, selon le cas, la liste des agents de service, des agents d’inscription, des scrutateurs et des greffiers du scrutin qu’ils proposent.
  • Gérer et contrôler les ressources financières, matérielles et humaines :
    • – aider à gérer le budget consacré au personnel;
    • – gérer les services essentiels, les fournitures, le matériel et l’équipement;
    • – préparer un plan de travail afin d’attribuer les ressources;
    • – établir les comptes de dépenses pour bien consigner et contrôler les dépenses;
    • – recruter et négocier les modalités d’emploi pour les postes prioritaires;
    • – assurer l’inscription du personnel et des fonctionnaires électoraux sur la liste de paie;
    • – former les employés sur les procédures à suivre et leurs rôles et responsabilités;
    • – assigner des tâches particulières;
    • – négocier les locaux et les services essentiels;
    • – déterminer les besoins (superficie des locaux, mobilier/équipement, fournitures de bureau), faire des recherches et procurer le nécessaire.
  • Établir le plan d’étage et superviser l’aménagement du bureau :
    • – gérer les stocks et l’approvisionnement et distribuer le matériel;
    • – aménager un local pour stocker les fournitures;
    • – établir les procédures pour l’inventaire, l’acquisition, l’approvisionnement et la distribution du matériel et des fournitures de bureau.
  • Appliquer la LEC :
    • – aider le personnel et les fonctionnaires électoraux à respecter les procédures énoncées dans leurs manuels/guides;
    • – assurer le maintien de l’ordre tout au long du processus électoral.
  • Communiquer l’information au public, aux candidats, aux partis et à EC :
    • – assurer la mise en place des systèmes dans le bureau du DS pour répondre efficacement et précisément aux demandes de renseignements du public;
    • – en l’absence d’un coordonnateur des relations communautaires, assurer la liaison avec les sans-abri;
    • – répondre aux questions quotidiennes d’EC;
    • – répondre aux questions de suivis provenant du RSR.
  • Contribuer à gérer et à améliorer le processus électoral :
    • – aider à rédiger le Procès-verbal du directeur du scrutin;
    • – participer, au besoin, à des sessions de bilan d’événement;
    • – participer à des ateliers sur le processus électoral, sur l’organisme et le perfectionnement technique.
  • Surveiller la sécurité dans le bureau :
    • – former le personnel sur les mesures de sécurité;
    • – mettre en œuvre les plans de contingence;
    • – en collaboration avec le CI, s’assurer que les procédures de sécurité des technologies de l’information sont appliquées.

Qualifications

Expérience
  • Gestion et contrôle des ressources financières, matérielles et humaines.
  • Planification et organisation de grands événements publics à plusieurs volets.
  • Recrutement, sélection et formation de ressources humaines.
  • Négociation de locaux et de services essentiels.
  • Gestion de l’inventaire, de l’approvisionnement et de la distribution du matériel.
  • Gestion des relations avec les médias.
  • Communication de l’information au public.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Du processus électoral fédéral.
  • De sa circonscription de résidence.
  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • Des outils communs de bureautique et de leur utilisation en vue de la tenue efficace d’un scrutin.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et en établissement d’horaires pour attribuer et surveiller le temps consacré aux tâches et pour calculer la charge de travail.
  • En budgétisation pour estimer les ressources requises et pour gérer efficacement le budget.
  • En entrevues pour évaluer la capacité des employés potentiels à accomplir efficacement leurs tâches.
  • En leadership pour définir et établir les mesures de rendement et les objectifs des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En résolution de conflits pour régler les situations qui surviennent parmi le personnel, les représentants des partis politiques et des candidats, les électeurs, les médias et EC.
  • En écoute et en lecture pour saisir, interpréter et comprendre les messages, les concepts ou les idées, les instructions écrites dans divers manuels/guides et les directives d’EC ou d’autres intervenants.
  • En saisie au clavier pour rédiger des messages électroniques et des instructions.
  • En communication pour donner efficacement des instructions et pour discuter de problèmes et fournir des réponses adéquates; pour simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux fonctionnaires électoraux, aux autres personnes au bureau et aux autres bureaux dans la circonscription; aussi à l’externe aux électeurs, à EC et au DGE.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en tout temps et en toutes circonstances.
  • Fait preuve de professionnalisme en tout temps et encourage l’ensemble des fonctionnaires électoraux et du personnel électoral à faire de même.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Fait preuve de jugement et de tact pendant les interactions avec les électeurs qui peuvent avoir des plaintes et avec les représentants de candidats qui sont en concurrence.
  • Demeure sensible et attentif aux besoins spéciaux des électeurs, des candidats et de leurs représentants, les fonctionnaires électoraux et le personnel de bureau et encourage les fonctionnaires électoraux et le personnel électoral à faire de même pour s’assurer que toutes les situations sont gérées de la façon la plus appropriée.

2.1.3 Directeur adjoint du scrutin supplémentaire

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. ou circ. adj. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
par. 22(1)b)
Le DASS gère un bureau supplémentaire pour offrir des services dans une région désignée de la circonscription. Le DS s/o

Pour plus d’information, consultez :

Volume I, Chapitre 11 – Directeur adjoint du scrutin supplémentaire

Volume III, Chapitre 4 – Activités au bureau du DASS

Le DASS assiste le DS dans les tâches liées à un scrutin dans la région géographique où il est nommé. Il est nommé pour un événement et pour toute activité de suivi ou de consultation qui peut être nécessaire après la fermeture de son bureau. Il peut être remplacé à n’importe quel moment, et dans ce cas, il doit en être avisé par écrit.

Le DASS n’intervient pas dans le processus de dépôt des actes de candidature pour les candidats. C’est seulement le DS qui interagit directement avec les candidats potentiels et confirmés. Si un candidat potentiel communique avec le DASS pour déposer son acte de candidature, celui-ci doit le diriger vers le DS.

Présence du DASS

Le DASS ne peut pas exercer les fonctions du DS.
par. 30(4)

Le DASS peut recevoir des serments et des affidavits, sauf ceux pour lesquels l’administrateur est précisé.
art. 549

Le DASS n’est pas tenu d’être présent au bureau du DS :

  • le jour de la clôture des candidatures, mais il devrait demander l’avis du DS, car son aide pourrait être utile;
  • pour la validation des résultats.
    par. 30(3), 30(4)

Veiller à la sécurité

Le DASS a les mêmes responsabilités de sécurité que le DAS au bureau du DS. Ces responsabilités comprennent la sécurité physique et informatique, et la sécurité des employés. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le chapitre 3 du Volume II.

Il convient de souligner deux responsabilités essentielles :

  • Ils maintiendront un registre des clés pour le bureau. Ce registre consignera : le numéro de la clé avec le nom et la signature de la personne recevant la clé, la date de réception, la date de retour et les initiales de la personne responsable au moment du retour de la clé;
  • Le DASS, ou un employé désigné du bureau, tiendra un registre des visiteurs. Ce registre consignera le prénom, le nom et la signature de chaque visiteur au bureau, le nom de la personne qu’il visite, et l’heure d’arrivée et de départ du visiteur.

Activités préscrutin

Si le DGE lui donne cette directive, le DS peut demander au DASS de l’aider à accomplir les activités préscrutin, comme chercher des locaux à bureaux potentiels pour le DASS et son personnel, embaucher du personnel pour le bureau de DASS, sélectionner des lieux de scrutin possibles, mettre à jour le Registre national des électeurs et planifier la révision ciblée. Le DASS pourrait être tenu de participer aux tâches de géographie électorale ou aux plans d’action requis pour la prochaine élection.

Nomination

L’autorisation préalable du DGE est requise pour nommer un DASS.

À la demande du DS, le DGE peut désigner une zone ou plus de la circonscription pour lesquelles il autorise, par écrit, la nomination de DASS qui seront en fonction dans ces zones désignées de la circonscription. Ces fonctionnaires électoraux aident à gérer le processus électoral dans certaines sections de vote, à partir d’un bureau satellite mis en place pour eux dans cette zone.

Pour nommer un DASS, le DS doit remplir et soumettre à l’administration centrale d’EC le formulaire Nomination et déclaration solennelle du directeur adjoint du scrutin et du directeur adjoint du scrutin supplémentaire (EC 10100). Le DS doit s’assurer de cocher la bonne case pour indiquer que c’est pour nommer un DASS et non un DAS.

Une nomination doit être faite ou renouvelée avant chaque élection, sous réserve de l’approbation du DGE. Pour une élection générale, la demande pour des DASS peut faire partie des activités préscrutin.

S’il a l’intention de démissionner, le DASS doit en aviser le DS par écrit ou, si le poste de DS est vacant, en aviser le DS par intérim ou le DGE. Si le poste devient vacant pendant un scrutin, le DS doit nommer un remplaçant.

Orientation du DASS

Le DASS ne reçoit pas de session d’orientation de son ADLL ou un manuel spécifique à son poste. Toutefois, lorsqu’il est nommé, le DASS peut être appelé à participer à des réunions et téléconférences avec le DS et l’administration centrale d’EC.

Il se peut qu’on lui demande de faire une formation en ligne reliée aux activités préscrutin. Dans la plupart des cas, le contenu de cette formation est le même que pour le DS. Le DASS peut aussi être mandaté à aider le DS pour de telles activités, selon leur nature.

Le DS doit remettre au DASS une version électronique du Manuel du directeur du scrutin (EC 10470-1), et veiller à ce que le DASS ait accès à l’Environnement d’apprentissage en ligne.

Zone désignée du DASS

Outre le matériel électoral mentionné précédemment, le DS doit fournir les renseignements et les documents suivants au DASS :

  • une description des limites de la zone désignée dont le DASS sera responsable;
  • les sections de vote de la zone désignée du DASS, y compris les cartes et les descriptions écrites;
  • une liste de toutes les municipalités comprises dans la zone désignée du DASS;
  • le nombre d’électeurs dans chacune des sections de vote;
  • une liste des lieux de scrutin utilisés dans la zone désignée lors de l’élection précédente ou d’autres lieux de scrutin possibles;
  • les plans d’action pour le recrutement et le rayonnement dans la zone du DASS;
  • les diverses versions des listes électorales pour la zone du DASS, tout au long de la période électorale;
  • une liste des sections de vote ordinaires et des districts de vote par anticipation établis dans la zone désignée;
  • diverses cartes préparées par la Division de la géographie électorale;
  • un indicateur des sections de vote pour la zone.

Admissibilité

Le DASS doit bien connaître les caractéristiques géographiques de la zone désignée, sa population, les diverses ressources locales et le processus électoral fédéral. Les critères d’admissibilité à un poste de DASS sont les mêmes que ceux décrits précédemment pour les postes de DS et de DAS. Un DS ne peut pas nommer à un poste de DASS son époux, son conjoint de fait, un membre de sa famille immédiate, l’enfant de son époux ou de son conjoint de fait, ou une personne demeurant avec lui.
art. 22, 26

Interdictions

Le DASS doit observer les dispositions du Code de déontologie des administrateurs électoraux (EC 10044-1). Ainsi, il doit se conformer à toutes les restrictions liées à son poste, notamment :

  • Ne pas se comporter, prendre part à une activité, ou affirmer quoi que ce soit, directement ou indirectement, d’une manière ou en une qualité qui pourrait être considérée comme un témoignage d’appui ou d’opposition à une entité politique;
  • S’abstenir de s’associer ou de faire une contribution à un parti politique, et s’abstenir de s’engager dans une activité politique ou de participer à une assemblée politique;
  • Éviter les conflits d’intérêts pouvant survenir entre des intérêts privés et ses obligations publiques;
  • S’abstenir de faire des déclarations publiques diffusées sur les ondes ou écrites dans les médias. Si le DASS reçoit une demande de la part d’un journaliste, il doit immédiatement avertir son DS des détails de la demande; le DS fera en sorte que l’agent de liaison locale (ADLL) ou le conseiller en relations médias régional réponde à la demande dans les délais. Si le DS n’est pas disponible, le scrutateur doit communiquer avec l’ADLL de sa région.

Pour plus d’information sur les interdictions à l’égard des DASS, consultez le Code de déontologie des administrateurs électoraux (EC 10044-1).

Délégation de pouvoirs au DASS

En vertu de l’article 27 de la LEC et avec l’approbation préalable du DGE, le DS peut déléguer les tâches suivantes au DASS, par écrit :

  • nommer les préposés au scrutin requis dans la zone désignée;
  • administrer les déclarations solennelles des nouveaux membres du personnel;
  • approuver les transactions en attente dans RÉVISE;
  • confirmer les comptes à payer;
  • coordonner l’envoi/transfert des urnes de la zone désignée au bureau du DS pour la validation des résultats.
Ouverture et aménagement du bureau

Au moment de la délivrance du bref, la grande priorité du DASS est d’ouvrir un bureau qui répond aux besoins des électeurs de la région et aux normes d’EC. Un bureau qui satisfait à ces critères devrait avoir été repéré avant la délivrance du bref pendant une activité préscrutin à laquelle le DASS a participé avec le DS. En conséquence, le DASS n’a qu’à confirmer la disponibilité du bureau et aviser le RSR une fois qu’il aura pris possession du bureau. Consultez le Volume I, Chapitre 7 – Logistique au bureau du DS pour plus de détails.

Seul le DS est autorisé à signer le Bail pour bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1).

Le DASS est chargé de louer le mobilier et l’équipement (photocopieuse) nécessaires ainsi que d’acheter les fournitures requises. Ceux-ci doivent avoir été identifiés avant la délivrance du bref, au cours d’une activité préscrutin dans laquelle il aura participé avec le DS. Le DS doit veiller à ce que le budget alloué soit respecté.

Élections Canada fournira le matériel informatique et téléphonique directement au bureau du DASS à la délivrance du bref.

Gestion du budget

À la suite de l’approbation du DGE, le DS peut déléguer certains pouvoirs financiers au DASS.

Le DS doit fournir le budget alloué au DASS pour son bureau. Ce budget provient du budget global de la circonscription.

Le DASS est chargé de gérer le budget de son bureau conformément à son mandat. Le DS doit fournir les instructions au DASS pour savoir comment soumettre à l’agent financier les reçus, les factures et les feuilles de temps vérifiés des employés. L’agent financier soumettra ensuite ces documents à l’approbation du DS en temps et lieu.

Le DASS recevra, avec l’approbation du DS, 500 $ pour la petite caisse, montant qui servira à régler les menues dépenses pendant le scrutin. Le DS ou l’agent financier doit indiquer au DASS les dépenses qui peuvent être payées à partir de la petite caisse.

Communication avec le DASS pendant un scrutin

Le DS doit indiquer les modes préférés de communication au DASS. Selon l’emplacement géographique des deux bureaux et à la discrétion du DS, les communications peuvent, par exemple, se faire par courriel, par téléphone (cellulaire ou ligne du bureau) ou par téléconférence (hebdomadaire), ou prendre la forme de rapports d’étape périodiques envoyés au bureau par courriel.

Description du poste

Activités principales
  • Planifier et organiser le vote.
  • Aider à diriger et superviser le travail du personnel de bureau et des fonctionnaires électoraux.
  • Appliquer la Loi électorale du Canada.
  • Communiquer avec le DS et son personnel pendant un scrutin.
Tâches
  • Planifier et organiser le vote :
    • – remplir les activités préscrutin qui lui sont assignées (à la demande du DS et autorisées par le DGE);
    • – choisir, ouvrir et aménager le bureau du DASS;
    • – prendre les dispositions de sécurité.
  • Aider à diriger et superviser le travail du personnel de bureau et des fonctionnaires électoraux :
    • – administrer les déclarations solennelles;
    • – aider au SPS au bureau du DS à nommer et à former le personnel de bureau et les agents de service;
    • – nommer et former les scrutateurs, les greffiers du scrutin, les superviseurs de centre de scrutin et les préposés à l’information;
    • – recevoir, contrôler et distribuer les fournitures pour les bureaux de vote par anticipation ou ordinaires;
    • – gérer le budget du bureau du DASS;
    • – préparer les comptes et les soumettre au DS pour approbation.
  • Appliquer la LEC :
    • – aider le personnel de bureau et les fonctionnaires électoraux à respecter les procédures énoncées dans leurs manuels/guides.
  • Communiquer avec le DS pendant un scrutin :
    • – envoyer l’information reliée à la paie à l’AF;
    • – communiquer avec le CI pour obtenir du soutien technique dans le bureau du DASS;
    • – transmettre les résultats du scrutin au DS le soir du scrutin.

Qualifications

Expérience
  • Gestion et contrôle des ressources financières, matérielles et humaines.
  • Planification et organisation de grands événements publics à multiples volets.
  • Recrutement, sélection et formation des ressources humaines.
  • Négociation de locaux et de services essentiels.
  • Gestion de l’inventaire, de l’approvisionnement et de la distribution du matériel.
  • Communication de l’information au public.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Du processus électoral fédéral.
  • De la région de la circonscription où il est affecté.
  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux et du personnel du bureau du DS.
  • Des outils communs de bureautique et de leur utilisation en vue de la tenue efficace d’un scrutin.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et en établissement d’horaires pour attribuer et surveiller le temps consacré aux tâches et pour calculer la charge de travail.
  • En budgétisation pour estimer les ressources requises et pour gérer efficacement le budget.
  • En entrevues pour évaluer la capacité des employés potentiels à accomplir efficacement leurs tâches.
  • En leadership pour définir et établir les mesures de rendement et les objectifs des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En résolution de conflits pour régler les situations qui surviennent parmi le personnel, les représentants des partis politiques et des candidats, les électeurs et EC.
  • En écoute et en lecture pour saisir, interpréter et comprendre les messages, les concepts ou les idées, les instructions écrites dans divers manuels/guides et les directives d’EC ou d’autres intervenants.
  • En saisie au clavier pour rédiger des messages électroniques, des instructions et des présentations (diapositives) à des fins variées, y compris la formation.
  • En communication pour donner efficacement des instructions et pour discuter de problèmes et fournir des réponses adéquates; pour simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux fonctionnaires électoraux, aux autres personnes au bureau et à l’externe aux électeurs et à EC.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme en tout temps et encourage l’ensemble des fonctionnaires électoraux et du personnel électoral à faire de même.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Fait preuve de jugement et de tact pendant les interactions avec les électeurs qui peuvent avoir des plaintes et avec les représentants de candidats qui sont en concurrence.
  • Demeure sensible et attentif aux besoins spéciaux des électeurs, des candidats et de leurs représentants, les fonctionnaires électoraux et le personnel du bureau et encourage les fonctionnaires électoraux et le personnel électoral à faire de même pour s’assurer que toutes les situations sont gérées de la façon la plus appropriée.
Autre
  • Doit être admissible à recevoir une attestation de sécurité (traitée par EC).

2.1.4 Directeur adjoint du scrutin supplémentaire aux points de service externes

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. ou circ. adj. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
par. 22(1)b)

Le DASS–PSE gère un bureau de DASS situé sur les campus, appelé Point de service externe (PSE) pour fournir aux étudiants les services de révision et de vote par bulletin spécial en personne.

Le DS s/o

Le directeur adjoint du scrutin supplémentaire pour les points de service externes (DASS–PSE) est nommé pour un scrutin et pour toute activité de suivi ou de consultation qui peut être nécessaire après la fermeture du bureau. Il peut être remplacé à n’importe quel moment.

Le DASS–PSE n’intervient pas dans le processus de dépôt des actes de candidature pour les candidats. Seul le DS interagit directement avec les candidats potentiels et confirmés. Si un candidat potentiel communique avec le DASS–PSE pour déposer son acte de candidature, celui-ci doit le diriger vers le DS.

Admissibilité

Le DS ne peut nommer à titre de DASS–PSE son épouse, sa conjointe de fait, un membre de sa famille immédiate, l’enfant d’une conjointe ou d’une conjointe de fait, ou une personne demeurant avec lui.
par. 22, 26

Nomination

L’autorisation préalable de l’administration centrale d’EC est requise pour nommer un DASS–PSE.

Le DS nomme un DASS–PSE pendant la période préscrutin. Il doit remplir et soumettre à EC le formulaire Nomination et déclaration solennelle du directeur adjoint du scrutin et du directeur adjoint du scrutin supplémentaire (EC 10100). Il doit s’assurer de cocher la bonne case pour indiquer que c’est pour nommer un DASS et non un DAS.

Une nomination doit être faite ou renouvelée avant chaque élection, sous réserve de l’approbation de l’administration centrale d’EC. Si le poste devient vacant pendant un scrutin, le DS doit nommer un remplaçant.

Trousse de bienvenue

Le DS passera en revue la documentation suivante avec le DASS–PSE :

  • Tout travail accompli relié aux PSE avant le scrutin et jusqu’à sa nomination, tel que la sélection d’un espace de bureau, la mobilisation auprès des associations étudiantes, les plans d’action pour le recrutement et la mobilisation, etc.;
  • Le Manuel du superviseur de point de service (EC 40231-1);
  • Le Manuel de l’agent de service (EC 40240-1);
  • Les Instructions pour les directeurs adjoints du scrutin supplémentaire (DASS) travaillant dans des points de service externes (PSE) (EC 78065-1).

Le SPS dans le bureau du DS est responsable de donner une session de formation au DASS–PSE et à son SPS aux fins de contexte (la même session de formation que celle donnée aux agents de service). Tout ajout au contenu de la formation demeure à la discrétion du DS.

Présence du DASS–PSE

Le DASS ne peut pas exercer les fonctions du DS.
par. 30(4)

Le DASS peut recevoir des déclarations solennelles et des affidavits, sauf ceux pour lesquels une personne en particulier est tenue par la Loi de les recevoir.
art. 549

Le DASS–PSE doit être présent au bureau lorsque le SPS est absent.

Le DASS n’est pas tenu d’être présent au bureau du DS :

  • le jour de la clôture des candidatures;
  • pour la validation des résultats; ou
  • le jour du scrutin.
    par. 30(3), 30(4)

Veiller à la sécurité

Le DASS–PSE a les mêmes responsabilités de sécurité que le DAS au bureau du DS. Ces responsabilités comprennent la sécurité physique et informatique, et la sécurité des employés. Pour obtenir plus de renseignements, consultez la section Sécurité du bureau, Volume II de ce Manuel.

Le maintien d’un registre des clés pour le bureau est une partie essentielle de ces responsabilités. Ce registre consignera : le numéro de la clé avec le nom et la signature de la personne recevant la clé, la date de réception, la date de retour et les initiales de la personne responsable au moment du retour de la clé.

Activités préscrutin

Le DASS–PSE n’est pas impliqué dans les activités préscrutin. Toutefois, il est possible que le DS lui demande son aide pour achever les tâches préscrutin, notamment le recrutement du personnel de bureau pour le PSE si mandaté par l’administration centrale d’EC avant la délivrance du bref.

Interdictions

Le DASS–PSE doit souscrire au Code de déontologie des administrateurs électoraux (EC 10044). À ce titre, il est tenu de se conformer, pendant son mandat, à toutes les restrictions liées à son poste, soit :

  • s’abstenir de poser tout acte ou tout geste ou d’exprimer toute opinion qui pourrait être perçue comme ayant un caractère politiquement partisan;
  • éviter toute affiliation à un parti politique et s’abstenir de verser des contributions à un parti politique, ce qui comprend de ne participer à aucune activité politique ni à aucun rassemblement de nature politique;
  • éviter tout conflit d’intérêt entre ses activités personnelles et professionnelles;
  • éviter tout contact avec la presse et les autres médias. Si le DASS–PSE reçoit une demande d’un représentant des médias, il doit communiquer immédiatement avec le DS pour lui en fournir les détails. Le DS veillera à ce que l’ADLL ou le conseiller régional en relations médias (CRRM) rappelle le représentant des médias dans les délais demandés. Si le DS n’est pas disponible, le DASS–PSE doit communiquer avec l’ADLL de sa région.

Délégation de pouvoirs

En vertu des paragraphes 27(1) et (2) de la LEC et avec l’approbation préalable du DGE, le DS peut déléguer les tâches suivantes au DASS, par écrit :

  • administrer la nomination des nouveaux employés;
  • approuver les transactions en attente dans RÉVISE.
Ouverture et aménagement du bureau

Au moment de la délivrance du bref, la grande priorité du DASS–PSE est d’ouvrir un bureau qui répond aux besoins des électeurs de la région et aux normes d’EC. Un bureau qui satisfait à ces critères devrait avoir été repéré avant la délivrance du bref pendant une tâche de planification préscrutin exécutée par le DS. Si tel est le cas, le DASS–PSE n’aura qu’à confirmer la disponibilité du bureau et conclure la location.

Seul le DS est autorisé à signer le Bail pour bureau du directeur du scrutin (EC 10015-1).

La deuxième priorité du DASS–PSE est de recruter du personnel. EC a lancé un portail en ligne pour recruter des étudiants qui souhaitent postuler pour travailler dans des bureaux de PSE sur les campus. Un DASS–PSE recevra les CV des postulants dans leur boîte courriel d’EC. Ils doivent partager les CV reçus avec les autres DASS–PSE sur les campus, le cas échéant.

Le DASS–PSE est aussi chargé de louer le mobilier et l’équipement nécessaires et d’acheter les fournitures requises avant l’arrivée du matériel le jour 19. Il devrait discuter de ces besoins avec le DS qui doit veiller à ce que le budget alloué soit respecté.

Élections Canada fournira le matériel informatique et téléphonique directement au bureau du DASS–PSE dans les 72 heures suivant l’ouverture du bureau.

Gestion du budget

Le DS fournit le budget alloué au DASS–PSE pour son bureau. Ce budget provient du budget global de la circonscription.

Le DASS–PSE est chargé de gérer le budget de son bureau conformément à son mandat. Le DS doit lui fournir les instructions pour soumettre à l’agent financier les reçus, les factures et les feuilles de temps vérifiées des employés. L’agent financier soumettra ensuite ces documents à l’approbation du DS en temps et lieu.

Communication pendant un scrutin

Le DS doit indiquer les modes préférés de communication au DASS–PSE. Selon l’emplacement géographique des deux bureaux et à la discrétion du DS, les communications peuvent, par exemple, se faire par courriel, par téléphone (cellulaire ou ligne du bureau) ou par téléconférence (hebdomadaire), ou prendre la forme de rapports d’étape périodiques envoyés au bureau par courriel.

Description du poste

Activités principales
  • Recruter le personnel et aménager le bureau PSE.
  • Aider à diriger et superviser le travail du personnel de bureau et des fonctionnaires électoraux.
  • Appliquer la Loi électorale du Canada.
Tâches
  • Recruter le personnel et aménager le bureau PSE :
    • – accomplir les activités préscrutin s’il y a lieu (à la demande du DS et sur approbation de l’administration centrale d’EC);
    • – lire le Manuel du superviseur de point de service (EC 40231-1) et le Manuel de l’agent de service (EC 40240-1)
    • – ouvrir et assurer l’aménagement du bureau PSE (y compris les meubles);
    • – prendre les dispositions de sécurité à l’intérieur (agent de sécurité) et à l’extérieur du bureau PSE (sécurité sur le campus ou système d’alarme);
    • – recruter le personnel pour le bureau PSE selon le modèle de dotation approuvé par l’administration centrale d’EC (le DS doit déléguer cette tâche);
    • – gérer le budget;
    • – préparer les comptes et les soumettre au DS pour approbation.
  • Aider à diriger et superviser le travail du personnel de bureau et des fonctionnaires électoraux :
    • – nommer le SPS
    • – qui doit être formé par le SPS dans le bureau du DS; le DASS–PSE devrait observer la formation;
    • – aider le SPS à former le personnel de bureau tel que les agents de service
    • – le SPS dans le bureau du DS peut aider à former les agents de service;
    • – former l’agent d’information et le préposé à la sécurité;
    • – veiller au contrôle de la qualité des procédures dans le bureau.
  • Appliquer la Loi électorale du Canada :
    • – aider le personnel de bureau et les fonctionnaires électoraux à suivre les consignes définies dans leurs manuels;
    • – assurer le maintien de l’ordre tout au long du processus électoral.

Qualifications

Expérience
  • Gestion et contrôle des ressources financières, matérielles et humaines.
  • Planification et organisation de grands événements publics à multiples volets.
  • Recrutement, sélection et formation des ressources humaines.
  • Négociation de locaux et de services essentiels.
  • Gestion de l’inventaire, de l’approvisionnement et de la distribution du matériel.
  • Communication de l’information au public.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Du processus électoral fédéral.
  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux et du personnel du bureau du DS.
  • Des outils communs de bureautique et de leur utilisation en vue de la tenue efficace d’un scrutin.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et en établissement d’horaires pour attribuer et surveiller le temps consacré aux tâches et pour calculer la charge de travail.
  • En budgétisation pour estimer les ressources requises et pour gérer efficacement le budget.
  • En entrevues pour évaluer la capacité des employés potentiels à accomplir efficacement leurs tâches.
  • En leadership pour définir et établir les mesures de rendement et les objectifs des fonctionnaires électoraux et du personnel de bureau.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En résolution de conflits pour régler les situations qui surviennent parmi le personnel, les représentants des partis politiques et des candidats, les électeurs et EC.
  • En écoute et en lecture pour saisir, interpréter et comprendre les messages, les concepts ou les idées, les instructions écrites dans divers manuels/guides et les directives d’EC ou d’autres intervenants.
  • En saisie au clavier pour rédiger des messages électroniques, des instructions et des présentations (diapositives) à des fins variées, y compris la formation.
  • En communication pour donner efficacement des instructions et pour discuter de problèmes et fournir des réponses adéquates; pour simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux fonctionnaires électoraux, aux autres personnes au bureau et à l’externe aux électeurs et à EC.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme en tout temps et encourage l’ensemble des fonctionnaires électoraux et du personnel électoral à faire de même.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Fait preuve de jugement et de tact pendant les interactions avec les électeurs qui peuvent avoir des plaintes et avec les représentants de candidats qui sont en concurrence.
  • Demeure sensible et attentif aux besoins spéciaux des électeurs, des candidats et de leurs représentants, les fonctionnaires électoraux et le personnel du bureau et encourage les fonctionnaires électoraux et le personnel électoral à faire de même pour s’assurer que toutes les situations sont gérées de la façon la plus appropriée.

2.1.5 Agent de liaison local

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Administrateur électoral et fonctionnaire électoral
par. 22(1)a)
s/o L’ADLL fournit un appui, ses conseils et une formation au DS et à son personnel Élections Canada s/o

L’ADLL est nommé par le DGE; EC chapeaute directement l’ADLL. L’ADLL assure la qualité, agit pour résoudre des problèmes et agit à titre de représentant auprès des médias. L’ADLL aide à recruter les DS en faisant partie du comité de recrutement établi dans la région où se trouve le poste vacant. Une fois nommé par le DGE, tout nouveau DS ira à une séance d’orientation initiale donnée par l’ADLL de sa région, avant d’aller en formation à Gatineau. L’ADLL participe aussi à évaluer les DS après un scrutin.

Description du poste

L’ADLL assure un leadership fonctionnel auprès d’un maximum de 17 DS. Par exemple, l’ADLL appuie les DS lors des activités de planification préscrutin. Au besoin, il aide les DS à accomplir leurs tâches selon les instructions fournies et dans les délais prescrits. L’ADLL est souvent appelé à vérifier ce travail pour s’assurer que les questions et les préoccupations locales ont été prises en compte ou qu’une approche cohérente a été adoptée pour une activité donnée qui a lieu dans la région qu’il soutient.

L’ADLL surveille les activités dans sa région et intervient, au besoin, lorsqu’un DS se heurte à un problème ou à un imprévu.

En tant que représentant auprès des médias, l’ADLL communique avec les médias locaux et travaille avec les CRRM engagés par EC pour répondre aux questions des médias en région.

Répartition géographique

La répartition géographique des ADLL est la suivante :

Tableau 3 Répartition géographique des ADLL
Région District
Atlantique Terre-Neuve-et-Labrador
Nouvelle-Écosse
Île-du-Prince-Édouard et
Nouveau-Brunswick
Québec Nord et Ouest du Québec
Québec–Chaudière-Appalaches
Est du Québec
Estrie–Centre du Québec–Montérégie
Montréal-Est–Rive-Sud
Montréal-Ouest–Laval
Lanaudière–Mauricie
Ontario Sud-Ouest de l’Ontario
Est de l’Ontario
Nord de l’Ontario
Centre-Sud de l’Ontario
Toronto-Ouest
Centre de Toronto
Brampton–Mississauga
Sud de l’Ontario 1
Sud de l’Ontario 2
Durham–Scarborough
Sud-Est de l’Ontario
Ouest Sud du Manitoba
Sud de la Saskatchewan
Nord de l’Alberta
Régions rurales de la Colombie-Britannique
Vancouver et Lower Mainland
Île de Vancouver et Nord du Sunshine Coast
Nord de la Saskatchewan et du Manitoba
Edmonton et Centre de l’Alberta
Calgary et Sud de l’Alberta
Sud du Lower Mainland–Vallée du Fraser

2.2 Personnel de bureau

2.2.1 Coordonnateur de l’informatisation

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le CI prépare et gère les listes électorales et fournit un soutien technique pour tous les systèmes du bureau du DS. Le DS; travaille en étroite collaboration avec le SPS. s/o

Description du poste

Activités principales
  • Gérer la technologie du centre de service, y compris générer les rapports et les activités prévus par la loi.
  • Assurer le dépannage technique et le soutien informatique aux bureaux local d’EC et aux bureaux de PSE, au besoin.
  • Superviser les procédures de sécurité des technologies de l’information.
  • Faire d’autres tâches à la demande du DS.
Tâches
  • Gérer la technologie du centre de service, y compris générer les rapports et les activités prévus par la loi :
    • – superviser l’installation du réseau local;
    • – superviser l’installation du centre de service;
    • – vérifier/faire fonctionner le matériel/les logiciels;
    • – aide à la formation du DS, du DAS et des agents du centre de service sur les fonctionnalités de RÉVISE liées à leurs fonctions;
    • – superviser le déroulement des activités;
    • – gérer l’application RÉVISE en suivant les procédures préétablies pour assurer son fonctionnement continu et la sécurité des données;
    • – prévoir et contrôler le fonctionnement du système RÉVISE et du centre de service et générer les rapports;
    • – veiller à ce que toutes les transactions soient approuvées avant l’impression des listes électorales;
    • – voir à l’approbation des CIE de toutes les sections de vote au moyen de RÉVISE;
    • – assurer la production et l’exactitude des listes, des rapports et des clés USB;
    • – régler les problèmes liés à la production et à la vérification des listes électorales;
    • – remplir les rapports et les listes de contrôle, au besoin;
    • – fermer le centre de service.
  • Assurer le dépannage technique et le soutien informatique aux bureaux local d’EC et aux bureaux de PSE, au besoin :
    • – superviser la réception et le déballage de l’équipement informatique;
    • – régler tout problème technique qui touche les logiciels ou le matériel informatique du bureau du DS;
    • – communiquer avec le RSR au besoin;
    • – effectuer des contrôles d’assurance de la qualité lors de la mise hors service du réseau local;
    • – gérer tous les systèmes en suivant les procédures préétablies.
  • Superviser les procédures de sécurité des technologies de l’information :
    • – suivre les lignes directrices pour le CI sur la confidentialité;
    • – veiller à la sécurité du réseau local;
    • – renseigner le personnel sur les politiques de sécurité et l’usage de logiciels externes non approuvés sur le réseau local du bureau du DS;
    • – s’assurer que toutes les procédures de sécurité des technologies de l’information sont appliquées.
  • Faire d’autres tâches à la demande du DS.

Qualifications

Expérience
  • Gestion et installation du réseau local.
  • Gestion des ressources humaines.
  • Gestion de projets.
  • Recrutement et sélection d’employés pour les postes.
  • Prestation de services de soutien technique.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • De divers logiciels informatiques.
  • De l’installation et de la configuration de logiciels.
  • De l’installation et de la maintenance d’un réseau local.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et en établissement d’horaires pour attribuer et surveiller le temps consacré aux tâches et pour calculer la charge de travail.
  • En budgétisation pour estimer les ressources requises et pour gérer efficacement le budget.
  • En leadership pour définir et établir les mesures de rendement et les objectifs du personnel de bureau.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En communication pour donner efficacement des instructions au personnel du centre de service, pour discuter de problèmes et fournir des réponses adéquates; pour simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages à d’autres personnes au bureau et à l’externe, ainsi qu’au RSR.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact
  • Apprend rapidement, comprend des concepts complexes et s’adapte à des circonstances changeantes.
  • Fait preuve de professionnalisme en tout temps et encourage le personnel du centre de service à faire de même.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe ou dirige des équipes.
  • Termine ses tâches rapidement et efficacement en respectant les échéances fixées.
Autre
  • Doit être admissible à recevoir une attestation de sécurité (traitée par EC).

2.2.2 Coordonnateur adjoint de l’informatisation

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le CAI aide à gérer les systèmes du bureau du DS et fournit un soutien technique pour l’ensemble du matériel informatique et des logiciels. Le CI s/o

Description du poste

Activités principales
  • Offrir un soutien selon les besoins, tel que déterminés par le CI.
  • Aider à la formation des commis du centre de service.
  • Aider à assurer le dépannage technique et le soutien informatique au bureau du DS (y compris RÉVISE) et des PSE, au besoin.
Tâches
  • Offrir un soutien selon les besoins, tel que déterminés par le CI.
  • Aider à la formation des commis du centre de service : établir les horaires de formation; en collaboration avec le superviseur de point de service : former et superviser le personnel du centre de service.
  • Aider à assurer le dépannage technique et le soutien informatique au bureau du DS (y compris RÉVISE) :
    • – préparer les lieux, les systèmes et l’équipement pour RÉVISE;
    • – cerner et résoudre les problèmes techniques et de gestion avec l’appui du RSR.

Qualifications

Expérience
  • Prestation de services de dépannage technique.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Téléchargement et installation de logiciels.
  • Maintenance du réseau local.
Compétences
  • En l’habileté de suivre des instructions écrites.
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En communication pour donner efficacement des instructions au personnel du centre de service, pour discuter de problèmes et fournir des réponses adéquates; pour simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux autres personnes au bureau et à l’externe, ainsi que le RSR.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Apprend rapidement, comprend des concepts complexes et s’adapte à des circonstances changeantes.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe ou dirige des équipes.
  • Termine ses tâches rapidement et efficacement.

2.2.3 Superviseur de point de service

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le SPS gère le centre de service dans le bureau du DS, du DASS ou du PSE; il peut aussi coordonner la révision ciblée, le vote par bulletin spécial en soins de courte durée, pour les visites à domicile et la saisie de données. Il recrute et gère les agents du centre de service. Le DS ou le DASS–PSE; travaille en étroite collaboration avec le CI. s/o

Description du poste

Activités principales
  • Former le personnel au centre de service dans les bureaux de DS, de DASS et de PSE.
  • Superviser le travail des AS, des CCS, des CBVS-H et des ARC – Aînés.
  • Coordonner les activités de rayonnement telles que la révision ciblée, le vote par bulletin spécial en soins de courte durée, en régions éloignées et pour les visites à domicile. (Ne s’applique pas aux SPS dans les PSE.)
  • Assurer une saisie constante de données dans RÉVISE et tenir le DS au courant. (Ne s’applique pas aux SPS dans les PSE.)
  • Coordonner le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux le jour 0. (Ne s’applique pas aux SPS dans les PSE.)
    nota : Deux ressources à temps partiel peuvent se partager les tâches d’un poste de SPS.
Tâches
  • Former le personnel au centre de service dans les bureaux de DS, de DASS et de PSE :
    • – former les agents de service (AS), y compris ceux qui travailleront dans les bureaux de DASS et de PSE;
    • – former les commis du centre de service (CCS)
    • – bureau du DS seulement; – former les coordonnateurs des bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier (CBVS-H) et les ARC – Aînés – sans objet pour les bureaux de PSE;
    • – former les DASS–PSE et les SPS qui seront affectés pour travailler aux points de service externes (PSE); – former le personnel en suivant leurs manuels respectifs et le Manuel du superviseur de point de service (EC 40231-1).
  • Superviser le travail des AS, des CCS, des CBVS-H et des ARC – Aînés :
    • – s’assurer que les AS se révisent l’un l’autre;
    • – préparer l’horaire de travail et gérer les feuilles de temps des AS;
    • – surveillez la qualité du travail des AS, des CCS, des CBVS-H et des ARC – Aînés;
    • – traiter et vérifier toutes les demandes de révision et d’inscriptions au bulletin de vote spécial reçues par la poste, par télécopieur ou par un tiers;
    • – gérer le contenu des urnes chaque jour;
    • – veiller à ce que les documents renfermant l’information sur les électeurs, les urnes et les enveloppes extérieures soient placés en lieu sûr à la fin de chaque jour;
    • – consigner et vérifier au quotidien les heures le personnel du centre de service a travaillé au moyen du Rapport des heures travaillées par le personnel du centre de service (EC 40102).
  • Coordonner les activités de rayonnement telles que la révision ciblée, le vote par bulletin spécial en soins de courte durée, les régions éloignées, les établissements correctionnels et les visites à domicile (ne s’applique pas aux SPS dans les PSE) :
    1. Révision ciblée
      • coordonner les activités de révision ciblée au moyen du RPRC;
      • fixer les dates où les agents de service iront sur place;
      • imprimer les formulaires pertinents aux activités de révision ciblée;
      • distribuer les trousses aux AS pour la révision ciblée;
      • aider l’agent de relations communautaires-Aînés (ARC) à communiquer avec les administrateurs des établissements de soins de longue durée afin de les informer des options et d’établir les dates de visites ou d’installation de tables;
      • trier et compter les formulaires;
      • vérifier l’exactitude, la lisibilité et la complétude des formulaires de révision. En cas d’erreurs, en informer les agents de service et demander les changements requis;
      • informer le DS quant aux électeurs ayant des besoins spéciaux à accommoder pour qu’ils puissent remplir leurs inscriptions.
    2. Vote par bulletin spécial en soins de courte durée
      • aider à identifier un candidat pour le poste de CBVS-H pour que le DS l’engage;
      • former le CBVS-H;
      • former les AS pour qu’ils puissent savoir comment appuyer le vote en soins de courte durée au bureau du DS;
      • fournir le matériel au CBVS-H;
      • offrir son appui au CBVS-H.
    3. Vote par bulletin spécial en régions éloignées
      • déterminer avec le DS quelles régions peuvent nécessiter le vote par bulletin spécial;
      • affecter des AS dans ces régions;
      • fournir le matériel nécessaire aux AS pour le modèle de vote sur papier.
    4. Vote par bulletin spécial pour les visites à domicile
      • s’assurer que l’électeur qui demande une visite à domicile satisfait aux exigences législatives pour pouvoir voter par bulletin spécial à son domicile;
      • s’assurer que l’électeur connaît les autres options de vote, y compris le vote par la poste et que ces autres options ne lui sont pas possibles;
      • fournir le matériel à l’agent de service qui rend la visite.
    5. Vote par bulletin spécial dans les établissements correctionnels
      • former les travailleurs électoraux qui seront chargés du vote par bulletin spécial dans les établissements correctionnels, s’il y a lieu.
  • Assurer une saisie constante de données dans RÉVISE et tenir le DS au courant (ne s’applique pas aux SPS dans les PSE) :
    • – tenir divers registres;
    • – s’assurer que les données sont vérifiées;
    • – s’assurer que les lots sont saisis dans RÉVISE et classés selon les directives;
    • – coordonner l’entrée de données des certificats d’inscription (EC 50050) et des formulaires de correction (EC 50049) reçus des bureaux de scrutin;
    • – coordonner le biffage aux bureaux de vote par anticipation.
  • Coordonner le dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux le jour 0 (ne s’applique pas aux SPS dans les PSE) :
    • – aider à la nomination du scrutateur et des préposés au scrutin;
    • – former le scrutateur et les préposés au scrutin;
    • – préparer le matériel pour le dépouillement;
    • – appuyer les scrutateurs et les greffiers du scrutin lors de la vérification et du dépouillement des bulletins de vote.

Qualifications

Expérience
  • Gestion des ressources humaines, y compris relations parmi le personnel.
  • Utilisation d’applications informatiques.
Connaissances
  • Du processus électoral.
  • De la circonscription de travail.
  • Du processus de révision et du vote par bulletin spécial.
  • Du rôle et des responsabilités du CI.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et d’établissement d’horaires.
  • En budgétisation.
  • En leadership.
  • En prise de décisions.
  • En raisonnement analytique.
  • En résolution de conflits.
  • En informatique élémentaire et en saisie au clavier pour pouvoir utiliser RÉVISE.
  • En communication pour simplifier des idées/notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages à d’autres personnes au bureau et à l’externe.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact, apprend rapidement, comprend des concepts complexes et s’adapte à des circonstances changeantes.
  • Demeure attentif et sensible aux besoins spéciaux des électeurs.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe.
  • Termine ses tâches rapidement et efficacement en respectant les échéances fixées.
  • Fait preuve d’un souci du détail.

2.2.4 Superviseur adjoint de point de service

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le SAPS aide à gérer le centre de service dans les points de service externes à volume important ou les bureaux de DS qui coordonnent plusieurs activités de rayonnement. Le SPS s/o

Description du poste

Activités principales
  • Gérer le centre de service quand le SPS est à l’extérieur pour mener des initiatives de rayonnement.
  • Superviser le travail des AS.
    nota: Deux ressources à temps partiel peuvent se partager les tâches d’un SAPS.
Tâches
  • Gérer le centre de service quand le SPS est à l’extérieur pour mener des initiatives de rayonnement :
    • – s’assurer que les documents contenant de l’information sur les électeurs, les urnes et les enveloppes extérieures sont rangés dans un endroit sécuritaire à la fin de chaque journée;
    • – consigner et vérifier les heures travaillées par le personnel du centre de service au moyen du Rapport des heures travaillées par le personnel du centre de service (EC 40102).
  • Superviser le travail au centre de service :
    • – s’assurer que les AS se relisent l’un l’autre;
    • – préparer l’horaire de travail et gérer les feuilles de temps des AS;
    • – surveiller la qualité du travail.
Qualifications

Les qualifications sont identiques à celles du SPS (section 2.2.3).

2.2.5 Commis du centre de service

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le CCS accomplit les tâches de saisie de données requises dans le bureau du DS. Le SPS s/o

Description du poste

Activité principale

Accomplir les tâches de saisie de données que le superviseur de point de service ou le coordonnateur de l’informatisation lui assigne.

Tâches
  • Saisir les demandes remplies dans RÉVISE telles que les certificats d’inscription (EC 50050) du jour du scrutin et les formulaires de correction (EC 50049) des bureaux de scrutin.
  • Dans RÉVISE, biffer les noms des électeurs qui ont voté aux bureaux de vote par anticipation.
  • Vérifier que les formulaires sont dûment remplis et lisibles; retourner les formulaires incomplets ou illisibles au SPS.
  • Remplir le Registre de saisie des données (EC 40101).
  • Imprimer le Rapport d’activités.
  • Vérifier la concordance des données saisies par rapport à celles dans le Rapport d’activités.
  • Remplir les lots de saisie des données.
  • Apporter les corrections aux lots.
  • Retourner les lots corrigés au SPS aux fins de vérification et de classement.
  • Biffer les noms des électeurs qui ont voté aux bureaux de vote par anticipation.

Qualifications

Expérience
  • Vérification de l’intégralité et de l’exactitude de renseignements.
  • Saisie de données dans une base de données électronique.
  • Travail dans un environnement informatisé.
Connaissances
  • De l’utilisation et du fonctionnement d’un clavier.
  • De la saisie de données.
  • Du processus vote par bulletin spécial et de révision.
  • Du système RÉVISE, après la formation.
  • Des rôles et des responsabilités du SPS, du CI, et du CAI.
Compétences
  • En communication.
  • En lecture et en habiletés visuelles pour examiner l’intégralité et l’exactitude des formulaires.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Termine ses tâches rapidement et efficacement.

2.2.6 Agent financier

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o L’AF met en œuvre les processus financiers au bureau du DS et présente des renseignements financiers complets et exacts au DS au moyen du SPBDS/SITES. Il fournit aussi des services de gestion financière fiables et uniformes, conformément au Manuel de l’agent financier et à d’autres outils fournis par le DS ou par EC pour l’aider dans ses tâches. Le DS; l’AF travaille en étroite collaboration avec le DS, le DAS, le CI, l’agent de recrutement, le coordonnateur de bureau et le préposé à la formation. s/o

Description du poste

Activités principales
  • Fournir des conseils financiers concernant l’acquisition des services essentiels et des fournitures.
  • Traiter la paie et les comptes fournisseurs en utilisant le SPBDS/SITES.
  • Préparer les rapports financiers.
  • Traiter les factures des fournisseurs et les conventions de bail.
  • Clore les comptes financiers dans la base de données avant la fermeture du bureau du DS.
  • Faire toute autre tâche telle que demandée par le DS.
Tâches
  • Fournir des conseils financiers concernant l’acquisition des services essentiels et des fournitures :
    • – tenir le Registre des dépenses remboursables de la petite caisse (EC 11710);
    • – tenir le Registre des cartes d’achat (EC 11715);
    • – s’assurer que le numéro de compte de la circonscription est indiqué sur tous les bordereaux d’expédition électroniques de Postes Canada afin d’assurer les taux réduits et l’envoi des factures directement à l’administration centrale d’EC (processus en cours de révision);
    • – gérer les comptes fournisseurs.
  • Traiter la paie et les comptes fournisseurs en utilisant le SPBDS/SITES :
    • – gérer la paie des travailleurs;
    • – vérifier toutes les transactions;
    • – assurer le suivi des paiements et des frais;
    • – fournir de l’information sur la paie aux employés et leur remettre le dépliant Votre paie;
    • – protéger les renseignements personnels et bancaires des employés;
    • – saisir les données et vérifier les données de base dans le SPBDS/SITES;
    • – remplir et soumettre les réclamations de frais de voyage à l’administration centrale d’EC.
  • Préparer les rapports financiers :
    • – surveiller le budget du DS et comparer le nombre d’heures réelles travaillées avec les budgets approuvés;
    • – préparer les rapports et les serments pour les séances de formation;
    • – faire régulièrement le point auprès du DS.
  • Traiter les factures des fournisseurs et les conventions de bail :
    • – vérifier toutes les factures des fournisseurs pour s’assurer que tous les renseignements sont exacts;
    • – s’assurer que les taux des services d’impression sont compatibles avec les taux indiqués dans la Directive sur certaines acquisitions de biens et services en région durant la conduite de scrutins;
    • – s’assurer que le total du formulaire Calcul détaillé du nombre de bulletins de vote requis (EC 10400) correspond au total de la facture, s’il y a lieu;
    • – vérifier que les renseignements pour le paiement des locateurs sont exacts.
  • Clore les comptes financiers dans la base de données avant de fermer le bureau du DS :
    • – à la réception du relevé mensuel, faire le rapprochement des frais au relevé;
    • – faire parvenir le Registre des cartes d’achat, le relevé mensuel et les reçus originaux au service des Finances en région à l’administration centrale d’EC aux fins de paiement;
    • – veiller à ce que le rapprochement de toutes les dépenses de la petite caisse soit effectué dans le délai prescrit.
  • Faire toute autre tâche telle que demandée par le DS :
    • – envoyer au besoin des demandes de fonds supplémentaires à la Direction des opérations d’EC.

Qualifications

Expérience
  • Traitement des opérations comptables et de la paie.
  • Utilisation d’un système de comptes informatisé.
  • Interprétation et surveillance des baux et des ententes avec des fournisseurs.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances (acquises au cours de la formation)
  • De l’application SPBDS/SITES.
  • Des lois sur la rémunération applicables aux fonctionnaires électoraux.
  • Du Manuel de l’agent financier (EC 10495).
  • Du processus de paiement du personnel de bureau, des fonctionnaires électoraux et des locateurs.
  • Des méthodes de tenue et de consignation des dépenses.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En planification et en établissement d’horaires pour attribuer et surveiller le temps consacré aux tâches et pour calculer la charge de travail.
  • En budgétisation pour surveiller et suivre les budgets du bureau du DS.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En résolution de conflits pour régler les situations qui surviennent parmi le personnel ou les fournisseurs.
  • En correction et révision de texte pour vérifier l’exactitude du travail, la formulation ou les conditions de diverses ententes, les listes de paie et les dispositions fiscales.
  • En écoute et en lecture pour saisir, interpréter et comprendre les messages, les concepts ou les idées, les instructions écrites dans divers manuels ou guides et les directives du DS, EC ou d’autres intervenants.
  • En communication pour donner efficacement des instructions et des renseignements au personnel, aux fournisseurs, aux locateurs, etc., pour discuter de problèmes et fournir des réponses adéquates.
  • En saisie au clavier pour rédiger des messages électroniques et des instructions et faire de la saisie de données dans les systèmes d’EC.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe.
  • Termine les tâches assignées.
  • Prévient de tout changement important dans sa disponibilité.
Autre
  • Doit être admissible à recevoir une attestation de sécurité (traitée par EC).

2.2.7 Agent de recrutement

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o L’agent de recrutement gère le recrutement des préposés au scrutin pour les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin; il gère la logistique de la formation. Il doit être disponible dès la délivrance du bref pour commencer la mise en place et la formation avant que les candidats ne fournissent les listes de préposés au scrutin potentiels le jour 24. Le DS; travaille en étroite collaboration avec le préposé à la formation. s/o

Description du poste

Activités principales
  • Recruter les fonctionnaires électoraux.
  • Établir l’horaire des séances de formation.
  • Fournir des conseils aux fonctionnaires électoraux éventuels.
  • Superviser le travail de l’agent adjoint de recrutement.
  • Faire d’autres tâches à la demande du DS.
  • Établir un milieu de travail positif auprès des travailleurs éventuels.
Tâches
  • Recruter les fonctionnaires électoraux :
    • – communiquer avec les fonctionnaires électoraux éventuels dont le nom figure sur les listes fournies par les partis politiques, les associations de circonscription, les candidats ou d’autres sources afin de déterminer leur disponibilité et de les convoquer aux séances de formation;
    • – établir et gérer une liste de fonctionnaires électoraux éventuels au moyen d’outils informatiques;
    • – obtenir l’information nécessaire au téléphone afin de remplir la déclaration solennelle et inciter les futurs fonctionnaires à s’inscrire au dépôt direct;
    • – coordonner la préparation des formulaires de nomination et déclaration solennelle au moyen de l’application SPBDS/SITES avec l’agent financier;
    • – recruter les fonctionnaires électoraux et les employés supplémentaires selon le besoin.
  • Établir l’horaire des séances de formation : en collaboration avec le préposé à la formation, attribuer les sessions de formation aux fonctionnaires électoraux, réserver les salles et préparer la documentation essentielle pour la formation.
  • Fournir des conseils aux fonctionnaires électoraux éventuels.
  • Superviser le travail de l’agent adjoint de recrutement.
  • Faire d’autres tâches à la demande du DS.
  • Établir un milieu de travail positif auprès des travailleurs éventuels.

Qualifications

Expérience
  • Recrutement et sélection de ressources humaines.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Des techniques et des pratiques d’entrevue.
  • Du processus électoral et des fonctions des différents postes à doter.
  • De la circonscription.
  • Des sources d’employés éventuels.
  • Du français et de l’anglais. À cet effet, si 5 % ou plus des électeurs d’une section de vote parle la langue minoritaire, l’agent de recrutement doit être bilingue. Si moins de 5 % des électeurs parle cette langue, il doit pouvoir offrir des services bilingues en tout temps, mais ce service peut être offert par une autre personne que l’agent de recrutement lui-même.

Compétences
  • En écoute pour évaluer les qualités et les compétences des candidats éventuels et pour entendre et comprendre les exigences des divers gestionnaires du bureau.
  • En communication pour décrire clairement les rôles, responsabilités et qualifications des divers postes aux employés éventuels pour demander de l’aide de personnes-ressources ou pour organiser le matériel de formation.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement afin de tirer des conclusions ou en arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, analyser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En informatique pour utiliser et gérer le Système de gestion du recrutement (SGR) au bureau du DS.
  • En écoute et en lecture pour saisir, interpréter et comprendre les messages, les concepts ou les idées, les instructions écrites dans divers manuels ou guides et les directives du DS, d’EC ou d’autres intervenants.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact devant des situations difficiles et des gens de diverses origines sociales et ethniques.
  • Fait preuve d’innovation et de créativité pour trouver des employés éventuels.
  • Inspire une confiance dans l’organisme et un enthousiasme d’y travailler.
  • Travaille en équipe, apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe ou dirige des équipes.
  • Termine les tâches assignées et fournit des mises à jour régulièrement.

2.2.8 Agent adjoint de recrutement

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le DS peut nommer un agent adjoint de recrutement pour appuyer les activités de recrutement. Il pourrait, à la discrétion du DS, entrer en fonction dès que le bref est délivré. L’agent de recrutement s/o

Description du poste

L’agent adjoint de recrutement appuie les activités de recrutement et travaille en étroite collaboration avec l’agent de recrutement afin de faciliter l’embauche et la formation d’un nombre suffisant de préposés au scrutin pour être en mesure de livrer une élection.

Activités principales
  • Communiquer avec les préposés au scrutin éventuels dont le nom figure sur les listes fournies par les partis politiques (ou d’autres sources) afin de déterminer leur disponibilité et de les inviter aux séances de formation.
  • Aider à préparer les fournitures qui seront distribuées aux préposés au scrutin.
  • Obtenir l’information nécessaire au téléphone pour remplir au meilleur de sa capacité le formulaire Nomination et déclaration solennelle et inciter les futurs travailleurs à s’inscrire au paiement par dépôt direct.
  • Accomplir les autres tâches que le directeur du scrutin lui assigne.

Qualifications

Expérience
  • Prestation de services généraux de bureau.
  • Utilisation de systèmes informatiques courants.
Connaissances
  • De la circonscription.
  • Des règles de grammaire et d’orthographe.
  • Du français et de l’anglais : si 5 % ou plus des électeurs d’une section de vote parle la langue minoritaire, l’agent adjoint de recrutement doit être bilingue. Si moins de 5 % des électeurs parle cette langue, il doit pouvoir offrir des services bilingues en tout temps, mais ce service peut être offert par une autre personne que l’agent adjoint de recrutement lui-même.

  • D’une langue utilisée par une minorité ou par des personnes autochtones dans la circonscription.
Compétences
  • En communication pour expliquer clairement le but de l’appel et pour obtenir l’information nécessaire.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d'impartialité en toutes circonstances pendant la durée de l'emploi.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Suit les instructions et respecte les procédures prévues dans la Liste de contrôle pour appeler les préposés au scrutin.
  • Être apte à effectuer un travail répétitif.

2.2.9 Préposé à la formation

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le PF prépare et forme tous les préposés au scrutin. Un bon PF est essentiel pour garantir le succès de la tenue d’un scrutin et la prestation de services de qualité égale à tous les électeurs. Un PF doit être nommé, quelle que soit la taille de la circonscription. Le DS; travaille en étroite collaboration avec l’agent de recrutement. s/o

Description du poste

Activités principales
  • Planifier les séances de formation en consultation avec le DS, le DAS et l’agent de recrutement; préparer le matériel et l’équipement audiovisuel pour les séances de formation; faire prêter les serments aux fonctionnaires électoraux, si délégué par le DS.
  • Former tous les préposés au scrutin.
  • Faire l’évaluation de la formation.
Tâches
  • Planifier les séances de formation en consultation avec le DS, le DAS et l’agent de recrutement; préparer le matériel et l’équipement audiovisuel pour les séances de formation; faire prêter serment aux fonctionnaires électoraux, si cette tâche lui est déléguée par le DS :
    • – suivre le Programme à l’intention des préposés à la formation par le biais du Système de gestion de l’apprentissage;
    • – consulter le DS ou le DAS quant à la formation à donner (p. ex. besoins audiovisuels, matériel de formation, nombre de séances, nombre de participants et enjeux locaux à connaître);
    • – passer en revue le matériel de cours, les guides pour les préposés au scrutin et d’autre matériel pour le scrutin;
    • – se préparer à et faire une séance d’essai du cours de formation des scrutateurs/greffiers du scrutin où le DS, le DAS et d’autres participants seront les figurants et adapter les séances en fonction de la rétroaction;
    • – assermenter les fonctionnaires électoraux, si le DS l’a délégué; faire prêter serment au besoin conformément aux procédures prescrites; et obtenir tous les numéros d’assurance sociale des fonctionnaires électoraux pour ne pas retarder le paiement.
  • Former tous les préposés au scrutin :
    • – former les personnes suivantes : les scrutateurs et les greffiers du scrutin des bureaux de scrutin ordinaires, des bureaux de vote par anticipation et des bureaux de scrutin itinérants, les SCS des bureaux de scrutin ordinaires et des bureaux de vote par anticipation (et gérer les SCS qui aident à la formation), de même que les agents d’inscription et les préposés à l’information pour le jour de l’élection et les jours de vote par anticipation;
    • – utiliser le matériel de formation et les lignes directrices fournis par EC – un commis devrait aider le préposé à la formation à préparer le matériel de formation;
    • – renseigner les SCS sur leur rôle d’aide à la formation;
    • – suivre les instructions et les plans de leçon d’EC pour assurer l’uniformité de la formation à l’échelle du pays et pour diminuer le nombre d’erreurs; – se rendre dans les régions éloignées, au besoin.
  • Faire l’évaluation de la formation : s’assurer que la formation des fonctionnaires électoraux respecte les principes de l’apprentissage des adultes.

Qualifications

Expérience
  • Animation de l’apprentissage dans des groupes d’adultes diversifiés.
  • Utilisation de divers appareils visuels et audiovisuels.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Des principes d’apprentissage des adultes.
  • Des théories, des pratiques et des méthodes liées à la conception de cours.
  • Des techniques d’animation et de formation et de la dynamique des grands groupes.
  • Du processus électoral.
  • Des rôles du personnel électoral.
  • De la circonscription où la formation est présentée.
Compétences
  • Capacité manifeste d’animer des séances d’apprentissage devant des groupes d’adultes diversifiés par l’écoute active, le questionnement et la récapitulation.
  • Capacité manifeste de former efficacement et dans les délais accordés.
  • Capacité de communiquer à l’oral et à l’écrit pour prendre la parole en public, donner des directives, répondre aux questions, expliquer des idées et des concepts, et transmettre de l’information et des messages.
  • Capacités organisationnelles pour planifier et établir des horaires.
  • Capacité de raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux sans tarder, analyser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • Capacité à communiquer dans les deux langues officielles, s’il y a lieu.
  • Permis de conduire valide, au besoin.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Sait établir des liens appropriés avec les participants aux séances de formation.
  • Transmet les instructions et les messages complexes en termes simples.
  • Suit les instructions et respecte les procédures des plans de cours.
  • Maintient l’attention et l’intérêt des participants.

2.2.10 Agent de liaison en milieu hospitalier

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Employé de bureau
art. 61
s/o s/o L’agent de liaison en milieu hospitalier accompagne le CBVS-H dans les établissements de soins de courte durée. Le SPS; nommé par le DS en consultation avec l’administrateur de l’hôpital s/o

Description du poste

Activités principales
  • Accompagner le CBVS-H dans l’hôpital.
  • Permettre au CBVS-H d’accéder aux endroits réservés de l’hôpital pour qu’il puisse visiter les électeurs hospitalisés qui sont admissibles au vote par bulletin spécial.
Tâches
  • Aider le CBVS-H à établir son parcours de visites et fixer les heures de visites à tous les jours
  • Permettre au CBVS-H d’accéder aux endroits réservés de l’hôpital

Qualifications

Expérience
  • Interactions avec le public
  • Travail en milieu hospitalier
Connaissances
  • De la circonscription où il est fonctionnaire électoral
  • Du plan d’étage de l’hôpital
Compétences
  • En gestion du temps, en planification du travail et en établissement d’horaires
  • En communication
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin
  • Bilinguisme
  • Professionnalisme
  • Demeure attentif et sensible aux besoins spéciaux des électeurs

2.2.11 Agent de relations communautaires

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o L’ARC sert de liaison avec certains groupes cibles* qui font face à des obstacles liés à l’inscription et au vote; il facilite les communications entre ces communautés cibles et le bureau du DS. Le DS et/ou le SPS s/o

* Ces groupes sont définis plus en détail pour chaque description précise d’ARC ci-dessous.

Description du poste – Général

Activité principale

Fournir information et soutien aux membres du groupe cible quant au lieu, aux dates et aux façons de s’inscrire et voter.

Tâches
  • Établir et entretenir les relations avec les groupes cibles.
  • Élaborer et mettre en œuvre un plan d’action pour sensibiliser davantage les électeurs au sujet de l’élection.
  • Entretenir les communications entre le bureau du DS et les électeurs des groupes cibles grâce à des interactions avec les organismes qui les représentent ou leur offrent des services.
  • Distribuer de l’information, monter des kiosques et mener des présentations pour sensibiliser les électeurs et leur fournir de l’information sur l’endroit, les dates et les façons de s’inscrire et voter.
  • Renseigner les électeurs sur les exigences entourant les preuves d’identité pour s’inscrire et voter.
  • Aider à rendre le processus électoral plus accessible pour les électeurs des groupes cibles.
  • Au besoin, consulter d’autres ARC ou le personnel des bureaux de DS dans des circonscriptions avoisinantes et coordonner des activités avec ceux-ci.
  • Sur demande, aider le DS dans sa recherche de lieux de scrutin convenables et aider aux préparatifs pour les aménager.
  • Aider à mettre en œuvre le programme de révision ciblée pour le groupe cible, au besoin, et aider les agents de service.
  • Tenir le DS au courant des activités/tendances dans les communautés cibles.
  • Aider le DS et le préposé à la formation avec le recrutement et la formation.

Qualifications

Expérience
  • Établissement de relations communautaires.
  • Bénévolat ou travail pour un organisme qui fournit des services à la communauté cible.
  • Interactions avec la communauté cible au sein de la circonscription.
  • Prestation de services de sensibilisation et de services communautaires.
Connaissances
  • Des coutumes, de la culture, des points sensibles, de la langue, des enjeux et des inquiétudes des groupes cibles.
  • Des organismes locaux fournissant des services au groupe cible.
  • Des principales personnes-ressources et des organismes spéciaux dans les communautés cibles.
Compétences
  • En communication.
  • En relations interpersonnelles.
  • En écoute active et en observation.
  • En raisonnement analytique.
  • En gestion du temps.
  • En la capacité proactive de résolution des problèmes.
Atouts
  • Connaissance du processus électoral.
  • Connaissance du rôle et des responsabilités des fonctionnaires électoraux.
  • Bilinguisme (français et anglais).
  • Connaissance des principes énoncés dans la Charte canadienne des droits et libertés.
  • Connaissance de la ou des langues du groupe cible.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité.
  • Fait preuve de professionnalisme.
  • Travaille bien en équipe.
  • Est prêt à se déplacer à l’échelle de la circonscription.
  • Est ponctuel et fiable.
  • Est consciencieux, respectueux et sociable.

2.2.12 Agent de relations communautaires – Autochtones

Tâches spécifiques
  • À la demande du DS, aider le préposé à la formation et l’agent de recrutement dans la sélection, la nomination et la formation des préposés au scrutin autochtones.
  • Aider les AS avec l’exécution du programme de révision ciblée à la population autochtone en maintenant le contact avec les leaders locaux pour expliquer l’avantage d’être inscrit à la bonne adresse avant le jour du scrutin.
  • Fournir des services de traduction, d’interprétation et d’alphabétisation au besoin.
  • Coordonner le Programme des aînés et des jeunes autochtones, notamment en aidant le DS à recruter et former les participants au programme (ce programme n’est disponible qu’aux Premières Nations).

2.2.13 Agent de relations communautaires – Accessibilité

Tâches spécifiques
  • Distribuer de l’information sur les outils d’aide pour voter et sur l’information disponible en formats alternatifs.
  • Sous la direction du DS, vérifier l’accessibilité des lieux de scrutin une semaine au préalable ainsi que les jours de vote, et remplir la documentation appropriée pour assurer que les lieux de scrutin satisfont les normes d’accessibilité.
  • Être la personne-ressource pour le SCS pour résoudre les enjeux d’accessibilité les jours de vote.
  • Aider le DS avec l’établissement initial des faits sur les enjeux signalés sur les formulaires de rétroaction sur l’accessibilité pendant les jours de vote par anticipation, et signaler les constatations au DS.

2.2.14 Agent de relations communautaires – Langues officielles/Ethnoculturel

Tâches spécifiques
  • Faire la liaison avec la communauté ethnoculturelle, y compris les groupes linguistiques minoritaires en communiquant avec les organismes qui représentent ou fournissent des services à cette communauté.
  • Fournir des services de traduction, d’interprétation et d’alphabétisation au besoin.

2.2.15 Agent de relations communautaires – Sans-abri

Tâches spécifiques
  • Mener des présentations aux administrateurs et aux résidents des abris et aux organismes au service des sans-abri afin de les sensibiliser quant au lieu, aux dates et aux moyens de s’inscrire et voter.
  • Identifier les besoins reliés au rayonnement auprès des électeurs sans-abri et en faire part au DS.

2.2.16 Agent de relations communautaires – Aînés

Tâches spécifiques
  • Maintenir le contact entre le bureau du DS et les électeurs aînés par le biais d’interactions avec les administrateurs d’établissements de soins de longue durée.
  • Informer les électeurs résidants dans les établissements de soins de longue durée quant au lieu, aux dates et aux façons de voter.
  • Tenir le DS au courant d’activités reliées au vote parmi les aînés.

2.2.17 Agent de relations communautaires – Jeunes

Le programme de points de service externes (PSE) implique l’ouverture de bureaux de DASS à un groupe sélectionné d’établissements d’enseignement post-secondaire à l’échelle du pays, pour une période spécifique au cours du calendrier électoral.

L’ARC–Jeunes qui dessert un PSE est nommé pour travailler dans un établissement d’enseignement post-secondaire qui fait partie du programme PSE. Il mènera des activités de rayonnement seulement pour cet emplacement jusqu’aux jours de vote PSE.

Tâches spécifiques
  • Accroître la sensibilisation au sujet du processus électoral au moyen de kiosques, de présentations et de distribution d’information. *
  • Maintenir le contact avec les administrateurs d’établissements d’enseignement post-secondaire dans la circonscription pour faciliter l’inscription et le vote.
  • Participer aux événements et distribuer du matériel d’information d’EC. *
  • Tenir le DS/DASS au courant d’activités reliées au vote et aux jeunes. *
  • Sous la direction du DS, référer les jeunes électeurs à l’agent de recrutement pour travailler comme préposés au scrutin.
  • Aider les AS avec la révision ciblée aux jeunes, au besoin.
  • Proposer de nouveaux moyens de rendre le processus électoral plus accessible. *
  • Consulter d’autres ARC ou le personnel des bureaux de DS dans des circonscriptions avoisinantes et coordonner des activités avec ceux-ci. *

* Ces tâches spécifiques s’appliquent aux ARC–Jeunes et aux ARC–PSE.

2.2.18 Matériel pour l’agent de relations communautaires

  • Cartes professionnelles génériques pour ARC

  • Préparez-vous à voter – feuilles détachables
  • Préparez-vous à voter – dépliant
  • Préparez-vous à voter – dépliant (étudiants)
  • Préposés au scrutin – dépliant (emplois)
  • Anneau d’infographiques avec feuilles de référence
  • Présentation PowerPoint, reliure en spirale
  • « C’est notre vote » – pinces magnétiques
  • « C’est notre vote » – sacs à dos
  • « C’est notre vote » – stylos
  • « C’est notre vote » – t-shirts (tailles variées)
  • « C’est notre vote » – bouteilles d’eau
  • « C’est notre vote » – sangles pour téléphone cellulaire
  • « C’est notre vote » – fourre-tout
  • Épinglettes et autocollants

2.2.19 Coordonnateur de bureau

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le coordonnateur de bureau est chargé de gérer et de contrôler les activités quotidiennes au bureau du DS. The RO s/o

Description du poste

Activités principales
  • Superviser le personnel du bureau et établir les horaires de travail.
  • Gérer le bureau.
  • Accomplir les tâches que le DS ou le DAS assignent.
Tâches
  • Superviser le personnel du bureau et établir les horaires de travail :
    • – planifier, coordonner et superviser le travail de l’agent financier, du réceptionniste, du commis de bureau, du coordonnateur du matériel électoral et à l’expédition, de l’agent de recrutement et du messager, selon le cas;
    • – coordonner le recrutement, la nomination et la formation des employés et des fonctionnaires électoraux;
    • – appuyer l’agent de recrutement et le préposé à la formation;
    • – surveiller les heures prévues et travaillées par le personnel et les fonctionnaires électoraux pour les tâches assignées;
    • – déterminer les besoins en ressources humaines et trouver des remplaçants, au besoin;
    • – former le personnel de bureau.
  • Gérer le bureau :
    • – s’assurer que l’information, les directives et les autres pièces de correspondance sont reçues, triées et acheminées à la personne appropriée pour qu’elle puisse prendre les mesures nécessaires;
    • – gérer les stocks, le remplacement et la distribution des fournitures de bureau, du matériel électoral et de l’équipement;
    • – obtenir les services essentiels requis et voir à l’entretien et à la réparation de l’équipement de bureau;
    • – coordonner l’aménagement de locaux de formation et la distribution des fournitures et du matériel de formation.
  • Accomplir les tâches que le DS ou le DAS lui assignent.

Qualifications

Expérience
  • Gestion d’un bureau.
  • Établissement de plans et d’horaires de travail.
  • Gestion des ressources humaines.
  • Commande et distribution de fournitures et autre matériel inventoriés.
  • Utilisation et entretien d’équipement de bureau.
  • Résolution de problèmes.
  • Utilisation d’applications informatiques comme Windows.
Connaissances
  • Des divers programmes mis en place par EC aux fins d’utilisation dans le bureau.
  • Des rôles et responsabilités du personnel du bureau du DS.
  • Des fonctions de son téléphone.
  • De français et de l’anglais.
Compétences
  • En organisation pour comprendre l’essentiel du travail et la meilleure façon de l’accomplir.
  • En budgétisation pour évaluer les ressources requises pour effectuer le travail.
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou en arriver à des solutions.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, analyser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En résolution de conflits pour régler les situations qui surviennent parmi les employés du bureau.
  • En correction et révision de texte pour vérifier l’exactitude du travail du personnel du bureau.
  • En saisie au clavier pour rédiger des messages électroniques et des instructions.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme en tout temps et encourage les employés du bureau à faire de même.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe ou dirige des équipes.
  • Termine les tâches qui lui sont assignées.
  • Prévient de tout changement important dans sa disponibilité.

2.2.20 Coordonnateur du matériel électoral

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le CME gère et contrôle les stocks de matériel électoral; le nombre d’heures allouées à ce poste est déterminé en fonction du budget et de la taille de la circonscription. Le DS s/o

Description du poste

Activité principale

Assurer la réception, la consignation, l’entreposage, la protection et la distribution du matériel électoral.

Tâches
  • Assurer la réception des biens et les consigner dans un registre.
  • Faire le rapprochement des biens reçus avec les formulaires de commande et s’assurer que le matériel est en bonne condition.
  • Avertir le DS ou le DAS en cas de biens manquants ou endommagés.
  • Tenir l’inventaire de tout le matériel électoral reçu d’EC ou des fournisseurs.
  • Surveiller la distribution des fournitures de bureau et du matériel électoral.
  • Remplir et traiter les demandes de matériel électoral à l’aide du Système de gestion des fournitures par intranet (SGFi).
  • Soumettre les commandes à l’approbation du DS ou du DAS.
  • Surveiller l’accès au local d’entreposage.
  • Veiller à la propreté et au bon ordre du local d’entreposage de sorte que les formulaires soient faciles à trouver.
  • Emballer le matériel électoral, les fournitures de bureau et l’équipement aux fins d’envoi et de collecte.
  • Faire l’inventaire de tout le matériel électoral non utilisé et le retourner à EC à la fermeture du bureau.
  • Aider l’agent de formation à réunir le matériel pour les séances de formation.
  • Faire d’autres tâches à la demande du DS ou du DAS.

Qualifications

Expérience
  • Utilisation d’équipement de bureau typique.
  • Gestion des stocks.
  • Protection des biens.
  • Commande et achats à l’échelle locale; assemblage, empaquetage et envoi de biens et de fournitures.
  • Manutention de boîtes lourdes (jusqu’à 35 lb/16 kg).
Connaissances
  • Des fournisseurs locaux.
  • Des méthodes de manutention sécuritaire et d’entreposage de fournitures et de matériel.
  • Du système d’inventaire d’EC.
  • Du français ou de l’anglais.
Compétences
  • En communication pour discuter des fournitures et de l’équipement avec le coordonnateur de bureau, le DS, le DAS, les fournisseurs locaux et le RSR, et pour comprendre les attentes et les livrables.
  • En mathématiques.
  • En organisation.
  • En saisie au clavier.
  • En perception visuelle pour repérer et ranger le matériel.
  • Force pour manipuler le matériel, les fournitures et l’équipement.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • S’adapte et apprend rapidement.
  • Termine les tâches qui lui sont assignées.

2.2.21 Réceptionniste

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le réceptionniste reçoit et transfère les appels et accueille les visiteurs au bureau du DS. Plusieurs personnes peuvent se partager le poste. Dans les petits bureaux, le réceptionniste fournit des services de bureau et de soutien administratif. Le bureau du DASS aura peut-être besoin d’un réceptionniste. Le coordonnateur de bureau; le DS ou le DAS s/o

Description du poste

Activité principale

Accomplir les tâches que le DS, le DAS, le DASS ou le coordonnateur de bureau lui assignent.

Tâches
  • Accueillir le public au bureau, y compris les candidats.
  • Tenir le Registre des visiteurs.
  • Répondre au téléphone et acheminer les appels.
  • Donner de l’information générale.
  • Recevoir et traiter le courrier.
  • Recevoir les fournitures de bureau et le matériel électoral et les livrer au coordonnateur du matér
  • iel électoral, le cas échéant.
  • Préparer les trousses pour la révision ciblée, au besoin.
  • Tenir les dossiers.
  • Entreposer et distribuer les formulaires.
  • Faire d’autres tâches, au besoin.

Qualifications

Expérience
  • Réception d’appels téléphoniques et prise de messages.
  • Saisie au clavier.
  • Réception et distribution de fournitures.
  • Ouverture, tri et acheminement du courrier.
Connaissances
  • Des procédures pour accueillir les électeurs et les autres visiteurs.
  • De la tenue de dossiers et des systèmes de classement.
  • De l’étiquette au téléphone.
  • Du processus électoral.
  • Du français et de l’anglais.
Compétences
  • En communication.
  • En organisation.
  • En saisie au clavier.
  • En perception visuelle.
  • En correction de texte.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Est capable de s’adapter et d’apprendre rapidement.
  • Fait preuve d’innovation et est proactif en cherchant des occasions d’aider.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe.
  • Termine les tâches qui lui sont assignées.
  • Prévient de tout changement important dans sa disponibilité.

2.2.22 Commis de bureau

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le commis de bureau fournit des services de bureau et de soutien administratif au DS, au DAS et au personnel du bureau. Le coordonnateur de bureau. Aussi le DS ou le DAS s/o

Description du poste

Activité principale

Accomplir les tâches que le coordonnateur de bureau, le DS ou le DAS lui assignent.

Tâches
  • Taper des lettres, des listes, des notes de service, des courriels et autres documents ou pièces de correspondance.
  • Recevoir et lire les messages reçus par courriel ou télécopieur et les distribuer aux employés concernés.
  • Réunir les fournitures pour les fonctionnaires électoraux.
  • Tenir les dossiers.
  • Stocker et distribuer les formulaires.
  • Apposer les étiquettes sur les enveloppes et les cartes.
  • Faire les tâches générales de bureau au besoin.

Qualifications

Expérience
  • Prestation de services généraux de bureau.
  • Utilisation de l’équipement courant de bureau.
Connaissances
  • De la grammaire et de l’orthographe.
  • Des systèmes de tenue de dossiers et de classement.
  • De la mise en forme de lettres.
  • Du français et de l’anglais.
Compétences
  • En communication.
  • En organisation.
  • En saisie au clavier.
  • En saisie de données.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact
  • S’adapte et apprend rapidement.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe.
  • Termine les tâches qui lui sont assignées.
  • Prévient de tout changement important dans sa disponibilité.

2.2.23 Messager de bureau

Contexte

Genre de poste Doit avoir qualité d’électeur Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Personnel de bureau s/o s/o Le messager de bureau fournit les services de messagerie pour le bureau du DS. Le coordonnateur de bureau. Aussi le DS ou le DAS s/o

Description du poste

Activité principale

Accomplir les tâches que le coordonnateur de bureau, le DS ou le DAS lui assignent.

Tâches
  • Livrer et recueillir les colis, les fichiers et les trousses.
  • Distribuer le courrier et les fournitures.
  • Faire les courses.
  • Faire les tâches générales de bureau au besoin.

Qualifications

Expérience
  • Prestation de services de livraison et de messagerie.
  • Conduite d’un véhicule (doit détenir un permis de conduire valide).
Connaissances
  • De la circonscription où il travaille.
  • Du français et de l’anglais.
Compétences
  • En communication.
  • En organisation.
  • En perception visuelle pour repérer et placer le matériel.
  • Force physique pour manipuler des boîtes et des colis lourds (jusqu’à 35 lb/16 kg).
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • S’adapte et apprend rapidement.
  • Fait preuve d’initiative.
  • Termine les tâches qui lui sont assignées.

2.3 Fonctionnaires électoraux qui sont des préposés au scrutin

Les fonctionnaires électoraux aux lieux de scrutin sont décrits en termes simples comme des préposés au scrutin. Les tâches, responsabilités et pouvoirs décrits dans la Loi électorale du Canada sont attribués à des rôles précis aux lieux de scrutin où les électeurs se présentent pour voter.

Les préposés au scrutin doivent être citoyens canadiens et avoir 16 ans ou plus le jour du scrutin.

2.3.1 Scrutateur

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. ou circ. adj Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
par. 22(1)e)
Préposé au scrutin
s/o Le scrutateur veille à ce que tous les électeurs puissent voter de façon ordonnée; il ouvre et ferme les bureaux de scrutin le jour du scrutin*; et il fait le dépouillement des bulletins de vote le soir du scrutin. Le DS; si le DS a nommé un SCS, celui ci fait l’intermédiaire entre le bureau de scrutin et le DS.

* Les fonctions précises du scrutateur sont énumérées à la fin de la présente section.

Le DS nomme un scrutateur dans chaque bureau de scrutin.

Les nominations sont effectuées au moyen du formulaire Nomination et déclaration solennelle (pour fonctionnaires électoraux ou référendaires) (EC 10130). Les déclarations solennelles se font habituellement devant le DS, le DAS ou le DASS. Si le DS lui a délégué ce pouvoir, le préposé à la formation peut également les recevoir. Les scrutateurs doivent conserver une copie de ce formulaire comme preuve de leur délégation de pouvoir et l’apporter avec eux lorsqu’ils travaillent et le DS conserve la copie originale.

Pour les bureaux de scrutin éloignés où le scrutateur ne pourra se rendre pour une session de formation formelle, le DS envoie les formulaires de Nomination et déclaration solennelle remplis aux préposés au scrutin éventuels, qui doivent faire une déclaration solennelle devant un commissaire aux affidavits (un juge ou un notaire autorisé à recevoir les serments dans la province ou le territoire) et en faire parvenir la copie originale au DS.

La personne qui reçoit une déclaration solennelle ou un affidavit en application de la Loi électorale du Canada doit assurer la prestation des services sans frais.
par. 549(2)

Parallèlement, le DS doit envoyer aux préposés au scrutin des bureaux de scrutin éloignés les guides propres à leur poste pour qu’ils puissent les lire avant d’entrer en fonction.

Le DS peut nommer des scrutateurs en disponibilité (2 pour chaque tranche de 25 sections de vote) afin qu’ils remplacent les scrutateurs qui ne peuvent pas travailler ou qui ne se présentent pas à leur poste le jour de l’élection. Ils sont rémunérés pour assister à une séance de formation et pour être en disponibilité.

La Loi électorale du Canada autorise le greffier du scrutin à remplacer un scrutateur si celui-ci ne se présente pas ou s’il est malade le jour du scrutin. Si le DS n’est pas en mesure d’affecter un scrutateur ou un SCS en remplacement, il demandera au greffier du scrutin de remplir les fonctions de scrutateur et un nouveau greffier du scrutin sera nommé.

Description du poste – Général

Activités principales
  • Superviser le déroulement du vote dans un bureau de scrutin donné.
  • S’assurer que le greffier du scrutin et les représentants de candidat respectent les règles et les procédures.
  • Recevoir les déclarations solennelles des électeurs.
  • Maintenir l’ordre dans un bureau de scrutin donné.
  • Dépouiller les bulletins de vote et remplir le Relevé du scrutin.
Tâches
  • Aménager et ouvrir le bureau de vote.
  • S’assurer que le bureau de vote ouvre à l’heure prescrite.
  • Vérifier les pièces d’identité présentées par les électeurs.
  • Remettre un bulletin de vote à chaque électeur qui y a droit.
  • Administrer des déclarations solennelles aux électeurs, au besoin.
  • Appuyer les électeurs avec de l’aide spéciale ou pour marquer leur bulletin de vote, au besoin.
  • S’assurer que les représentants des candidats ont été admis par le SCS, qu’ils ont prêté serment et qu’ils suivent les directives.
  • S’assurer que le bureau de scrutin demeure exempt de tout matériel partisan.
  • Valider et signer les certificats et les formulaires préparés par le greffier du scrutin ou par l’agent d’inscription.
  • Avec le greffier du scrutin, vérifier le nombre de bulletins de vote pendant la journée.
  • S’assurer que le bureau de vote ferme à l’heure prescrite.
  • Compter les bulletins de vote le soir du scrutin.
  • Remplir et signer le Relevé du scrutin avec le décompte final des votes.
  • Veiller à ce que l’urne soit retournée au bureau du DS le soir du scrutin, soit directement, soit par l’entremise d’un autre membre du personnel électoral, tel que le SCS.
  • Si aucun SCS n’est nommé au bureau de scrutin ou s’il n’est pas présent :
    • – téléphoner au bureau du DS et confirmer que le bureau de scrutin est ouvert ou prêt à ouvrir;
    • – communiquer, par téléphone, les résultats du dépouillement des bulletins de vote de ce bureau de scrutin;
    • – retourner le matériel électoral au bureau du DS;
    • – assumer toutes autres tâches du SCS, telles qu’admettre des candidats, confirmer l’accessibilité du lieu de scrutin et aider les électeurs en ce qui concerne l’émission de certificats de transfert, les demandes de traduction ou autres besoins spéciaux.

Qualifications

Expérience
  • Interagir avec de grands groupes – accueil et mouvement ordonné.
  • Relations publiques.
  • Supervision et résolution de conflits.
  • Compréhension et application de règles et de procédures complexes.
Connaissances
  • De la circonscription de travail.
  • Du français et/ou de l’anglais parlés selon les besoins spécifiques du bureau de scrutin où il sera affecté. Si la personne n’est pas bilingue, utilisez les cartes EC 50140.

  • Du processus électoral et des règles électorales spéciales.
  • Des méthodes, des techniques et des pratiques de relations publiques et de résolution de conflits.
Compétences
  • En prise de décisions pour faire preuve de jugement.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, analyser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En organisation.
  • En communication pour simplifier des idées et notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages à d’autres personnes.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Demeure réceptif et sensible aux besoins spéciaux des électeurs, des candidats et de leurs représentants et des fonctionnaires électoraux.
  • Est apte et disposé à travailler durant de longues heures.

2.3.2 Scrutateur – Bureaux de scrutin itinérants

Les scrutateurs des bureaux de scrutin itinérants devront ouvrir et fermer successivement plusieurs bureaux de scrutin le jour du scrutin, tandis que le scrutateur du bureau de scrutin ordinaire aura seulement un bureau à fermer.

2.3.3 Scrutateur – Vote par anticipation

Tâches spécifiques
  • Ouvrir son bureau de vote par anticipation sur quatre jours différents et dépouiller les bulletins le jour du scrutin.
  • S’assurer que les urnes sont rangées en lieu sûr entre la fin du vote par anticipation et le jour du scrutin, ainsi qu’entre les jours de vote.
  • Suivre les procédures décrites dans le Guide du scrutateur et du greffier du scrutin – Jours de vote par anticipation (EC 50300-1).
  • Signer le Registre des électeurs (EC 50080).
  • Suivre les procédures dans le Guide du scrutateur et du greffier du scrutin – Bureau de vote par anticipation – Soir de l’élection (EC 50305-1) pour dépouiller les bulletins de vote, assembler tout le matériel et fermer le bureau de scrutin.

2.3.4 Scrutateur – Milieu carcéral

Le scrutateur (milieu carcéral) doit détenir une attestation de sécurité ou être admissible à en obtenir une.

Le scrutateur (milieu carcéral) est nommé par le DS en collaboration avec l’agent de liaison en milieu carcéral pour établir au moins un bureau de scrutin. Le scrutateur (milieu carcéral) est responsable des bureaux de scrutin en milieu carcéral et le greffier du scrutin lui vient en aide. Le jour 10, le scrutateur – milieu carcéral doit suivre les directives de l’agent de liaison en milieu carcéral car il relève aussi de lui. Pour éliminer tout risque d’intimidation, il est recommandé de nommer au poste de scrutateur (milieu carcéral) une personne qui jouit de l’estime des détenus, comme l’aumônier, un travailleur social, un membre de la Société John Howard, de la Société Elizabeth Fry ou du conseil consultatif des détenus.

Tâches spécifiques
  • Installer le bureau de scrutin : vérifier le matériel, organiser les fournitures, voir à ce que les électeurs suivent les règles et les procédures, et signaler toute perturbation à l’agent de liaison en milieu carcéral ou au personnel de l’établissement correctionnel.
  • Servir les électeurs qui votent dans l’établissement correctionnel : leur remettre des formulaires de demande partiellement remplis, inscrire les électeurs qui ne se sont pas inscrits avant le jour 10; diriger le vote. Servir les électeurs qui sont confinés dans leur cellule ou qui sont à l’infirmerie, sous la supervision de l’agent de liaison en milieu carcéral; servir les électeurs de deux établissements correctionnels différents déterminés par le DS, en consultation avec l’agent de liaison en milieu carcéral.
  • Fermer le bureau de scrutin : suivre les instructions détaillées fournies dans l’Aide-mémoire pour la fermeture des bureaux de scrutin (EC 77024) afin que les bulletins de vote et le matériel important soient organisés et envoyés/transférés correctement; et remettre le matériel électoral à l’agent de liaison en milieu carcéral.
  • Accueillir les représentants de parti : obtenir et examiner l’Autorisation d'un représentant d'un parti politique – Électeur incarcéré (EC 77001); informer les représentants de parti des procédures au bureau de scrutin.

Qualifications

Expérience
  • Travail en milieu sécurisé.
  • Travail dans un environnement tendu.
Fortement recommandé
  • Est membre d’un groupe ou d’un organisme qui fournit des services aux personnes incarcérées.

2.3.5 Scrutateur – Dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux

Le dépouillement des bulletins de vote spéciaux se fait uniquement dans le bureau du DS.

Le scrutateur (dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux) vérifie les enveloppes extérieures et dépouille les bulletins de vote spéciaux déposés dans la circonscription.

Selon le nombre de bulletins de vote spéciaux locaux déposés, le DS doit nommer un ou plusieurs scrutateurs.

Tâches spécifiques
  • Vérifier les enveloppes extérieures et dépouiller les bulletins de vote spéciaux.
  • Vérifier et signer le Relevé du scrutin – Règles électorales spéciales (EC 78760).
  • Communiquer les résultats au DS.

2.3.6 Greffier du scrutin

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. ou circ. adj Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
art. 32
Préposé au scrutin
s/o Le greffier du scrutin note tout ce qui est nécessaire sur la liste électorale et dans le Registre du vote; il remplace le scrutateur lorsque celui-ci ne peut s’acquitter de ses fonctions*. Le scrutateur

* Les fonctions précises du greffier du scrutin sont énumérées à la fin de cette section.

Le DS nomme un greffier du scrutin par bureau de scrutin.

Description du poste – Général

Activités principales
  • Aider le scrutateur à aménager, à ouvrir et à fermer le bureau de scrutin.
  • Dépouiller les bulletins de vote le soir du scrutin.
  • Préparer les certificats et les formulaires et entretenir les dossiers.
  • Faire en sorte que les électeurs puissent voter de façon ordonnée.
Tâches
  • Aider le scrutateur à aménager, à ouvrir et à fermer le bureau de scrutin.
  • Vérifier que le nom de l’électeur figure sur la liste électorale et que leur information concorde avec les pièces d’identité fournies.
  • Préparer les certificats et les formulaires et entretenir les dossiers.
  • Remplir les feuilles de numéro de séquence pour les candidats et leurs représentants.
  • Faites un suivi :
    • – Des électeurs qui ont voté au moyen des formulaires et des listes électorales;
    • – Des procédures de vote exceptionnelles et des déclarations solennelles faites par les électeurs;
    • – Des événements importants qui se déroulent au bureau de scrutin.
  • Aider le scrutateur à compter les bulletins de vote, remplir les formulaires officiels et organiser le retour du matériel.

Qualifications

Expérience
  • Interagir avec de grands groupes – accueil et mouvement ordonné.
  • Relations publiques.
  • Compréhension et application de règles et de procédures complexes.
  • Consignation et traitement exacts de l’information.
  • Prise de décisions et travail sous pression.
Connaissances
  • De la circonscription de travail.
  • Du français et/ou de l’anglais parlés selon les besoins spécifiques du bureau de scrutin où il sera affecté. Si la personne n’est pas bilingue, utilisez la carte EC 50140.

  • Des méthodes, des techniques et des pratiques de relations publiques et de résolution de conflits.
  • Du processus électoral fédéral et des règles électorales spéciales, après la formation.
  • Du Manuel du scrutateur (Dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux) (EC 78700), après la formation.
Compétences
  • En prise de décisions pour faire preuve de jugement.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, analyser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En organisation.
  • En communication pour simplifier des idées ou notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux autres personnes.
  • En leadership.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Demeure attentif et sensible aux besoins des électeurs, des candidats, de leurs représentants et des fonctionnaires électoraux.
  • Est apte et disposé à travailler durant de longues heures.
  • Prévient de tout changement important dans sa disponibilité.

2.3.7 Greffier du scrutin – Bureaux de scrutin ordinaires et itinérants

Tâches spécifiques

Noter tout ce qui est nécessaire au sujet des listes électorales dans le Registre des situations (EC 50060) et remplir partiellement les certificats et les formulaires si aucun agent d’inscription n’est nommé au lieu de scrutin. Le greffier du scrutin d’un bureau de scrutin itinérant est tenu de se rendre dans divers établissements le jour du scrutin.

2.3.8 Greffier du scrutin – Bureaux de vote par anticipation

Tâches spécifiques

Noter tout ce qui est nécessaire au sujet des listes électorales dans le Registre des situations (EC 50060) et dans le Registre des électeurs (EC 50080), et remplir partiellement les certificats et les formulaires si aucun agent d’inscription n’est nommé au lieu de scrutin au cours des quatre jours.

2.3.9 Greffier du scrutin – Milieu carcéral

Le greffier du scrutin doit avoir une cote de sécurité valide ou être en mesure d’en obtenir une. Le greffier du scrutin (milieu carcéral) est nommé par le DS, en consultation avec l’agent de liaison en milieu carcéral. Pour éliminer tout risque d’intimidation, il est recommandé de nommer au poste de greffier du scrutin une personne qui jouit de l’estime des détenus, comme l’aumônier, un travailleur social, un membre de la Société John Howard, de la Société Elizabeth Fry ou du conseil consultatif des détenus.

Tâches spécifiques
  • Aider le scrutateur à faire en sorte que tous les électeurs incarcérés puissent voter de façon ordonnée.
  • Si l’électeur a déjà rempli un formulaire de demande, le trouver, y apposer une étiquette de code à barres et en apposer une autre avec le même code sur une enveloppe extérieure vierge, et présenter une liste des candidats à l’électeur.
  • Si l’électeur n’a pas déjà rempli de demande, trouver sa circonscription dans le Guide des circonscriptions électorales fédérales.
  • Aider le scrutateur à fermer le bureau de scrutin.

Qualifications

Expérience
  • Travail dans un milieu sécurisé.
  • Travail dans un environnement tendu.
Qualités personnelles
  • Sait déceler les conflits potentiels et s’adapter afin de renvoyer rapidement et efficacement les problèmes aux échelons supérieurs.
Fortement recommandé
  • Est membre d’un groupe ou d’un organisme qui fournit des services aux personnes incarcérées.

2.3.10 Greffier du scrutin – Dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux

Tâches spécifiques
  • Aider le scrutateur à vérifier les enveloppes extérieures et à dépouiller les bulletins spéciaux des électeurs qui ont voté dans la circonscription. Selon le nombre de bulletins de vote spéciaux locaux, le DS peut nommer plusieurs greffiers du scrutin.

Le dépouillement des bulletins de vote spéciaux se fait uniquement dans le bureau du DS.

2.3.11 Superviseur de centre de scrutin

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. ou circ. adj. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
art. 32
Préposé au scrutin
s/o Le SCS prépare et gère un centre de scrutin ayant plusieurs bureaux de scrutin; aide les fonctionnaires électoraux à suivre les procédures établies. Le DS; travaille en étroite collaboration avec les scrutateurs, les greffiers du scrutin, les PI et les agents d’inscription.

Superviseur ambulant de centre de scrutin

Les activités principales, les tâches et les qualifications pour le poste de SCS ambulant sont identiques à celles du SCS.

La seule exception est que le SCS ambulant n’est pas affecté à un lieu de scrutin particulier et qu’il peut circuler d’un lieu de scrutin à un autre pendant les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin pour assurer la conformité au déroulement du vote, et veiller à ce que les autres préposés au scrutin prennent des pauses-santé au besoin. Si ce poste est nécessaire, le DS doit s’assurer de l’inclure dans son plan d’embauche.

Description du poste

Activités principales
  • Aider à assurer la bonne application de la LEC dans un lieu de scrutin.
  • Surveiller et appuyer le travail des fonctionnaires électoraux au lieu de scrutin.
  • Régler les problèmes qui peuvent survenir.
  • Aider à assurer l’intégrité du scrutin.
  • Aider à superviser le dépouillement des bulletins de vote et communiquer les résultats par téléphone.
  • Veiller à ce que les préposés au scrutin prennent des pauses-santé.
  • Superviser l’organisation de l’envoi/transfert du matériel électoral.
Tâches
  • Confirmer l’accessibilité du lieu de scrutin avant et pendant les jours du scrutin.
  • Avant le jour du scrutin, communiquer avec les préposés au scrutin pour confirmer leur disponibilité à travailler à des dates et des heures fixées d’avance.
  • S’assurer qu’il y a suffisamment de mobilier pour le bureau de scrutin.
  • Distribuer le matériel électoral aux préposés au scrutin, au besoin.
  • S’assurer que les bureaux de scrutin sont bien aménagés et ouverts à l’heure prescrite.
  • Confirmer avec le DS que le personnel prévu est sur place et que les bureaux de scrutin sont prêts à ouvrir; et aviser le DS s’il est nécessaire de fournir du personnel de remplacement.
  • Relayer l’information entre le DS, le DAS et les préposés au scrutin.
  • Admettre les représentants des candidats au bureau de scrutin, leur donner des directives et surveiller leurs activités tout au long de la journée.
  • Gérer le bureau de scrutin et enlever tout matériel partisan.
  • Délivrer des certificats de transfert aux électeurs, au besoin.
  • Superviser les membres du personnel électoral et effectuer plusieurs vérifications ponctuelles tout au long de la journée pour s’assurer que les procédures sont suivies et que les formulaires sont remplis correctement.
  • Offrir des pauses santé aux proposés au scrutin, en veillant, si c’est possible, à ce qu’ils aient chacun la possibilité de faire une courte pause.
  • Remplacer un préposé au scrutin qui ne s’est pas présenté ou qui fait une pause, en assumant toutes ses fonctions.
  • Résoudre les conflits entre les fonctionnaires électoraux, les représentants des candidats et les électeurs.
  • Discuter avec le DS ou le DAS de tout conflit ou de toute question, et documenter tout incident.
  • S’assurer que les bureaux de vote ferment à l’heure prescrite.
  • Gérer la collecte et le retour des urnes et du matériel électoral.
  • Remplir les feuilles de temps pour la paie du personnel et les remettre au bureau du DS.
  • Le soir du scrutin :
    • – superviser le dépouillement du scrutin;
    • – appuyer le scrutateur et le greffier du scrutin dans le dépouillement;
    • – communiquer, par téléphone, les résultats du dépouillement de chaque bureau de scrutin;
    • – valider tous les formulaires et documents remplis par les préposés au scrutin.

Qualifications

Expérience
  • Interactions avec de grands groupes – accueil et mouvement ordonné.
  • Relations publiques.
  • Supervision et résolution de conflits.
  • Compréhension et application de règles et de procédures complexes.
  • Exécution de tâches connexes.
Connaissances
  • De la circonscription de travail.
  • Du français et/ou de l’anglais parlés selon les besoins spécifiques du bureau de scrutin où il sera affecté. Si la personne n’est pas bilingue, utilisez la carte EC 50140.

  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux dans un lieu de scrutin.
  • Du processus électoral fédéral.
  • Des règles électorales fédérales.
  • Des méthodes, des techniques et des pratiques de relations publiques et de résolution de conflits.
Compétences
  • En prise de décisions pour établir la pertinence des enjeux, des renseignements et des demandes et pour faire preuve de jugement pour tirer des conclusions ou en arriver à des solutions.
  • En organisation.
  • En communication pour simplifier des idées et notions complexes en langage clair et simple et pour transmettre des renseignements et des messages aux autres personnes.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Demeure sensible et attentif aux besoins des électeurs, des candidats, des représentants de candidat et des fonctionnaires électoraux.
  • Est apte et disposé à travailler durant de longues heures.

2.3.12 Agent d’inscription

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
par. 22(1)g)
Préposé au scrutin
s/o L’agent d’inscription remplit partiellement les Certificats d’inscription, les Certificats de correction et les Certificats de déclaration de résidence sous serment; il peut demander à un électeur de lui montrer des pièces d’identité. Le SCS

Description du poste

Activités principales
  • Recueillir les renseignements personnels des électeurs qui souhaitent s’inscrire ou mettre à jour leur information.
  • Informer les électeurs des exigences d’identification pour voter.
  • Déterminer le bureau de scrutin de chaque électeur et le diriger vers celui-ci.
Tâches
  • Installer le bureau d’inscription, le matériel électoral et les affiches.
  • Aider le SCS à mettre en place et organiser le lieu de scrutin.
  • Accueillir les électeurs et leur expliquer le processus d’inscription et les exigences en matière de pièces d’identité.
  • Demander les pièces d’identité et les renseignements sur le lieu de résidence.
  • Consulter l’Indicateur des sections de vote pour déterminer la section de vote des électeurs.
  • Déterminer le bon bureau de scrutin pour les électeurs qui n’ont pas de CIE et les diriger en conséquence.
  • Si aucun préposé à l’information n’est présent, diriger tous les électeurs vers leur bureau de scrutin.
  • Remplir les certificats à l’avance pour les électeurs qui souhaitent s’inscrire, corriger leurs renseignements ou faire attester leurs renseignements par un autre électeur.
  • Demander aux électeurs d’apporter leur certificat et leur pièce d’identité à leur bureau de scrutin.
  • Appuyer le SCS et les scrutateurs pendant les activités de fermeture.

Qualifications

Expérience
  • Réception, obtention et consignation de renseignements personnels du public.
Connaissances
  • De la circonscription de travail.
  • Du français et/ou de l’anglais parlés selon les besoins spécifiques du bureau de scrutin où il sera affecté. Si la personne n’est pas bilingue, utilisez la carte EC 50140.

  • Du processus d’inscription.
  • Du processus électoral.
  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux dans le lieu de scrutin.
Compétences
  • En prise de décisions pour faire preuve de jugement.
  • En raisonnement analytique pour comprendre et analyser les enjeux, peser les renseignements pertinents et formuler une opinion.
  • En communication.
  • En résolution de conflits.
  • En organisation.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Est réceptif et sensible aux besoins des électeurs.
  • Comprend l’importance de la confidentialité des renseignements.

2.3.13 Préposé à l’information

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
art. 32
Préposé au scrutin
s/o Le PI fournit des services d’information dans un lieu de scrutin; en étroite collaboration avec le SCS, il travaille avec le scrutateur, le greffier du scrutin et l’agent d’inscription afin que les électeurs puissent voter de manière sûre et efficace. Le SCS; ou le scrutateur désigné

Le DS est responsable de choisir et de nommer un préposé à l’information (PI), quoique ce ne soit pas obligatoire dans tous les lieux de scrutin. De nombreux lieux de scrutin fonctionnent très bien sans préposé à l’information, surtout s’ils ne comprennent qu’un ou deux bureaux de scrutin. Toutefois, dans certains cas, il est nécessaire qu’une personne dirige les électeurs, recueille les CIE, gère la Feuille des numéros de séquence (EC 50111), dirige la circulation dans le stationnement ou les mouvements dans le centre de scrutin, ou apporte une aide additionnelle aux électeurs qui en ont besoin, par exemple. Le DGE déterminera le nombre de PI autorisés selon le nombre de sections de vote dans le lieu de scrutin.

Description du poste

Activités principales
  • Aider le SCS avec la mise en place, l’ouverture et la fermeture du lieu de scrutin.
  • Diriger les électeurs vers leur bureau de scrutin approprié ou vers l’agent d’inscription pour préparer un certificat, au besoin.
  • Accueillir les candidats et leurs représentants et les diriger vers le SCS.
  • Le jour du scrutin, recueillir et organiser les feuilles de numéros de séquence pour remettre aux candidats.
  • Accomplir d’autres tâches à la demande du SCS ou du scrutateur désigné.
Tâches
  • Appuyer le SCS à préparer l’ouverture du bureau de scrutin.
  • Aménager le bureau de scrutin :
    • – mettre en place les affiches;
    • – s’informer sur l’emplacement des stationnements, des arrêts d’autobus et des salles de bain, ainsi que d’autres renseignements généraux, pour pouvoir bien répondre aux questions des électeurs;
    • – s’informer sur les aptitudes linguistiques de tous les employés. Ainsi, si le préposé a besoin d’aide dans la matière avec un électeur, il sait à qui s’adresser;
    • – savoir et comprendre quels bureaux de scrutin sont desservis et, de façon générale, ce que cela représente sur le plan géographique;
  • accueillir les électeurs qui se présentent au bureau de scrutin;
  • diriger les électeurs vers leur bureau de scrutin ou leur bureau d’inscription;
  • rappeler aux électeurs d’avoir leur CIE et leur pièce d’identité à portée de main et répondre à leurs questions;
  • reconnaître une situation où un électeur pourrait avoir besoin d’aide supplémentaire et offrir de l’aide, au besoin;
  • recueillir et organiser les Feuilles de numéros de séquence pour les candidats;
  • accueillir les candidats ou les représentants et les diriger vers le SCS, ou leur remettre les Feuilles de numéros de séquence.
  • Appuyer le SCS dans le contrôle de la circulation et avec toute autre activité :
    • – dans les bureaux de scrutin qui ne sont pas équipés d’ouvre-portes automatiques, rester près des portes en tout temps;
    • – ouvrir les portes pour les électeurs qui pourraient avoir de la difficulté à entrer dans le bâtiment.
  • S’assurer que le bureau de scrutin ferme à l’heure prescrite et que les électeurs qui se trouvaient déjà à l’intérieur du à l’heure de fermeture ont exercé leur droit de vote.
  • Appuyer le SCS ou les scrutateurs dans les activités de fermeture.

Qualifications

Expérience

Accueil et mouvement ordonné de grands groupes afin de pouvoir assurer une circulation efficace des électeurs.

Connaissances
  • Des rôles et des responsabilités des fonctionnaires électoraux d’un centre de scrutin.
  • Du français et/ou de l’anglais parlés selon les besoins spécifiques du bureau de scrutin où il sera affecté. Si la personne n’est pas bilingue, utilisez la carte EC 50140.

Compétences
  • En communication.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Demeure concentré et engagé à l’égard du processus électoral.
  • Demeure attentif et sensible aux besoins spéciaux des autres.
  • Termine les tâches qui lui sont assignées.
  • Prévient de tout changement important dans sa disponibilité.

2.4 Fonctionnaires électoraux qui sont des travailleurs électoraux

2.4.1 Agent de service

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. ou circ. adj Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
art. 32
Travailleur électoral
s/o À partir de RÉVISE, l’AS fournit des services de révision et de vote par bulletin spécial aux électeurs aux bureaux du DS, du DASS et du DASS–PSE. Il peut aussi faire la révision ciblée et le vote par bulletin spécial en régions éloignées et faire des visites à domicile. Le SPS

Pour les agents de service qui travaillent dans:

  • le bureau du DS : la période d’emploi est pour le calendrier électoral en entier, soit à partir de la délivrance du bref jusqu’au jour 0 inclusivement;
  • le bureau du DASS : la période d’emploi est pour une partie du calendrier électoral, soit à partir de la délivrance du bref jusqu’au jour 6 à 21 h inclusivement;
  • le bureau du DASS–PSE : la période d’emploi est de 5 jours, soit du jour 16 au jour 12 jusqu’à la fermeture du bureau.

Nota: Deux personnes ou plus à temps partiel peuvent se partager les tâches de chaque poste. Les périodes ci-dessus peuvent varier, mais excluent les journées de formation.

Description du poste

Activités principales
  • Traiter les demandes de révision et de vote par bulletin spécial et remettre les bulletins de vote aux électeurs.
  • Faire la révision ciblée ou fournir d’autres services de rayonnement comme le vote par bulletin spécial en régions éloignées ou les visites à domicile.
  • Gérer les urnes chaque jour et veiller à ce que les documents contenant l’information sur les électeurs, les urnes et les bulletins de vote soient placés en lieu sûr à la fin de chaque jour.
Tâches
  • Accueillir les électeurs et déterminer quels services ils ont besoin;
  • Vérifier leur identité et adresse;
  • Consigner leurs renseignements dans le système RÉVISE ou sur les formulaires de demande en format papier;
  • Imprimer et vérifier les Rapports d’activités dans RÉVISE et la concordance des Rapports d’activités de l’agent partenaire;
  • Remettre les Rapports d’activités au superviseur de point de service aux fins de vérification et de suivi;
  • Remettre une CIE à chaque électeur;
  • Indiquer aux électeurs où ils peuvent voter;
  • Émettre les trousses de bulletin par vote spécial aux électeurs dont la demande est approuvée;
  • Aider les électeurs à voter, au besoin.
  • Visiter les électeurs dans les nouveaux quartiers résidentiels, les établissements de soins de longue durée, les secteurs à forte mobilité, les établissements post-secondaires et résidences qui n’ont pas de bureau PSE et les réserves des Premières Nations;
  • Combler les postes aux bureaux de service sur les campus qui n’ont pas de bureau PSE et dans les halls d’entrée des grands immeubles résidentiels;
  • Remplir les formulaires de révision sur papier;
  • Rapporter les formulaires au bureau du DS et les remettre au SPS aux fins de vérification;
  • Apporter des corrections selon les instructions;
  • Participer aux activités de rayonnement de bulletin par vote spécial en régions éloignées, à domicile, etc.
  • Tenir le matériel organisé et en lieu sûr en tout temps;
  • Gérer le contenu des urnes chaque jour en présence d’un superviseur, à partir du jour 19 (jour 15 dans les bureaux de PSE);
  • Recevoir les enveloppes extérieures et s’assurer de la concordance dans RÉVISE;
  • Envoyer les enveloppes extérieures locales et tout matériel afférent au bureau du DS chaque jour à partir du jour 19 (jour 15 dans les bureaux de PSE);
  • Produire, imprimer et gérer les rapports.

Qualifications

Expérience
  • Service à la clientèle.
  • Maniement sécuritaire de documents et de fichiers.
  • Réception, triage et consignation de l’information.
  • Prise de décision
  • Travail sous pression
Connaissances
  • Du processus électoral.
  • De la circonscription de travail.
  • Du processus de révision et du vote par bulletin spécial.
  • Du français et/ou de l’anglais parlés selon les besoins spécifiques du centre de service auquel il sera affecté.

Compétences
  • En raisonnement analytique.
  • En communication
  • En correction de textes.
  • En l’utilisation de cartes routières pour déterminer les sections de vote appropriées.
  • En conduite de véhicule (doit détenir un permis de conduire valide).
  • En gestion du temps, planification du travail et établissement d’horaires.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Fait preuve de professionnalisme, de jugement et de tact.
  • Respecte la confidentialité des renseignements.
  • Apprend rapidement, comprend des concepts complexes et s’adapte à des circonstances changeantes.
  • Demeure attentif et sensible aux besoins spéciaux des électeurs.
  • Travaille en équipe et apporte sa contribution en tant que membre d’une équipe.
  • Termine les tâches rapidement et efficacement en respectant les échéances fixées.
  • Fait preuve d’un souci du détail.
  • Est disponible pour travailler selon divers horaires.

2.4.2 Coordonnateur des bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier

Contexte

Genre de poste Doit être citoyen canadien, 16 ans et + le jour du scrutin Doit habiter dans la circ. ou circ. adj Description Supérieur immédiat Noms fournis par les entités politiques
Fonctionnaire électoral
par. 22(1)c)
Travailleur électoral

(doit avoir
18 ans)
s/o Le CBVS-H fournit des services pour le vote par bulletin spécial dans les hôpitaux de soins de courte durée. Le SPS; le CBVS-H est nommé par le DS en consultation avec l’administrateur de l’hôpital. s/o

Description du poste

Activités principales
  • Inscrire les électeurs hospitalisés pour voter par bulletin spécial et leur remettre un bulletin de vote.
  • Gérer le matériel électoral et le ranger dans un endroit sûr.
  • Transmettre sans délai le matériel au bureau du DS ou au bureau du DASS pour leur traitement.
Tâches
  • Distribuer des avis d’information aux patients hospitalisés pour leur faire part du service à venir (le DS coordonnera le moyen par lequel ces avis seront distribués aux patients);
  • Vérifier les preuves d’identité et d’adresse de chaque électeur souhaitant voter;
  • Remplir un formulaire Demande d’inscription et de bulletin de vote spécial à l’intention des électeurs résidant au Canada (EC 78530);
  • Remettre les trousses de vote par bulletin spécial aux électeurs dont la demande est remplie;
  • Aider les électeurs à déposer leur bulletin de vote, au besoin;
  • Ranger tout le matériel sous clé s’il n’y a personne pour le surveiller;
  • Retourner les formulaires remplis et les enveloppes extérieures au bureau du DS/DASS à la fin de chaque quart de travail.

Qualifications

Expérience
  • Service à la clientèle.
  • Prise de décisions.
  • Travail sous pression.
  • Travail en milieu hospitalier.
Connaissances
  • De la circonscription où il est fonctionnaire électoral.
  • Du processus électoral fédéral, après la formation.
  • Des Règles électorales spéciales, après la formation.
  • Du plan d’étage de l’hôpital.
Compétences
  • En gestion du temps, planification du travail et établissement d’horaires.
  • En prise de décisions.
  • En correction de textes.
  • En communication.
Qualités personnelles
  • Fait preuve d’impartialité en toutes circonstances tout au long du scrutin.
  • Est bilingue.
  • Fait preuve de professionnalisme.
  • Demeure attentif et sensible aux besoins spéciaux des électeurs.