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Chapitre 5 - Formation (04/2023)

Définitions

  • personnel électoral désigne tout le personnel qui travaille dans les circonscriptions, que ce soit à un bureau de DS ou à un lieu de scrutin;
  • fonctionnaire électoral est défini dans la Loi électorale du Canada (LEC) et désigne des postes précis dans les circonscriptions ou au bureau;
  • personnel de bureau désigne le personnel qui travaille à un bureau de DS;
  • préposés au scrutin désigne tout le personnel qui travaille à un lieu de scrutin.

5.1 Personnel de bureau

5.1.1 Vue d'ensemble

La plupart du personnel de bureau doit être embauché après la délivrance du bref. Certains employés, comme le le superviseur de point de service (SPS), peuvent être engagés avant la délivrance du bref si EC l'autorise.

La formation du personnel de bureau varie considérablement selon le poste et peut comprendre :

  • une formation donnée par le personnel de l'ACEC;
  • une formation donnée par le personnel du bureau du DS;
  • une formation en ligne à rythme libre;
  • une auto-formation en suivant un manuel, un carnet de travail ou toute autre documentation;
  • une formation à votre discrétion.

Les sujets propres au bureau sont votre responsabilité, comme les procédures au bureau, la santé et sécurité, et la structure hiérarchique pour la prévention du harcèlement en milieu de travail, entre autres. Essentiellement, c'est vous qui êtes responsable d'assurer que les employés sont bien préparés et sont bien outillés pour s'acquitter de leurs fonctions.

La section suivante met en évidence l'emplacement de la majorité de la formation de chaque poste de bureau.

Coordonnateur de l'informatisation

Vous devez embaucher le CI avant l'émission du bref, dans le cadre des activités préscrutin. La formation du CI comporte 30 heures d'une combinaison d'auto-apprentissage et de cours guidés. Cette formation devrait idéalement être achevé au cours de la période préscrutin. Le CI entre en fonction dès la délivrance du bref.

Coordonnateur adjoint de l'informatisation

Le CAI doit être choisi avant la délivrance du bref, mais il recevra sa formation seulement du CI et commencera à travailler après la délivrance du bref.

Superviseur de point de service

Les superviseurs de point de service (SPS) travaillent au centre de service et sont considérés comme des fonctionnaires électoraux. À moins qu'ils travaillent dans un bureau de PSE, les SPS peuvent être nommés avant le scrutin et entrer en fonction à la délivrance du bref. Le SPS qui travaille dans votre bureau est formé en période préscrutin avec les composantes suivantes :

  • auto-formation en ligne, qui inclut des modules de formation et des exercices de simulation RÉVISE;
  • lecture du Manuel du superviseur de point de service (EC 40231-1);
  • lecture du Manuel de l'agent de service (EC 40240-1);
  • lecture du Manuel de l'agent de soutien du centre de service (EC 40232-1);
  • participer à une session de formation à l'ACEC par le biais de MSTeams.

Les SPS qui travailleront dans les bureaux de PSE et qui sont nommés après la délivrance du bref recevront leur formation du SPS qui travaille dans votre bureau.

Superviseur adjoint de point de service

Les superviseurs adjoints de point de service (SAPS) travaillent au centre de service et sont considérés comme des fonctionnaires électoraux. Les SAPS sont formés par le SPS.

Agents de service

Les agents de service travaillent au centre de service et sont fonctionnaire électoraux. Ils doivent être nommés le jour 36 (ou avant si le bref est émis avant le jour 36 mandaté par la loi) et formés immédiatement. Le SPS, qui pourrait avoir besoin de l'appui du CI, est responsable de leur formation qui inclut les éléments suivants :

  • lecture du Manuel de l'agent de service (EC 40240-1);
  • formation en ligne à rythme libre, qui inclut des modules de formation et des exercices de simulation;
  • formation en classe, donnée par le SPS, au moyen d'une présentation PowerPoint et du matériel de formation;
  • formation en poste sur la révision et le vote par bulletin spécial (les procédures et l'application RÉVISE).

Agent de soutien du centre de service

L'ASCS est embauché et formé par le SPS. Il travaillera à partir du début du vote par anticipation jusqu'après le jour du scrutin (environ jusqu'au jour –11).

Agent financier

L'AF suit un cours d'autoformation en ligne accessible dans l'Environnement d'apprentissage en ligne d'EC et le Manuel de l'agent financier (EC 10495).

Superviseur du recrutement

Le superviseur du recrutement est formé en ligne en suivant un cours d'autoformation accessible dans l'Environnement d'apprentissage en ligne d'EC et le Guide de référence du superviseur du recrutement (EC 10485-1).

Agent de recrutement

L'agent de recrutement est formé en ligne en suivant un cours d'autoformation accessible dans l'Environnement d'apprentissage en ligne d'EC et le Guide de référence du superviseur du recrutement (EC 10485-1). Il sera aussi davantage orienté par le superviseur du recrutement.

Préposé à la formation

Le préposé à la formation est formé en ligne en suivant un cours d'autoformation accessible dans l'Environnement d'apprentissage en ligne d'EC et le Guide de référence du préposé à la formation (EC 10510-1). Aussi, le préposé à la formation doit se pratiquer à animer les différentes séances de formation pour les préposés au scrutin au moyen de simili-formations devant vous et d'autres membres du personnel de bureau (p. ex., le DAS, le DASS, le GOS, etc.).

Agent de relations communautaires

L'ARC suit le cours d'autoformation au moyen de l'Agent de relations communautaires – Manuel pour une élection pendant la pandémie (EC 10019-1). Il peut aussi participer aux sessions de formation à l'intention des autres employés s'il juge que cela pourrait l'aider dans ses tâches, ou pour aider au recrutement. On encourage aussi l'ARC à participer aux sessions à l'intention des AS et des préposés au scrutin.

Gestionnaire des opérations liées au scrutin

Le gestionnaire des opérations liées au scrutin (GOS) fera sa formation par le biais d'un programme d'auto-formation en ligne dans l'Environnement d'apprentissage en ligne d'EC et le Guide du gestionnaire des opérations liées au scrutin (EC 10066-1). Puisque la portée et les responsabilités du GOS sont déterminées au niveau local, il vous incombe de lui fournir des conseils et de la documentation pour l'appuyer dans les activités que vous prévoyez lui déléguer.

Le Guide de planification de l'intégration (EC 50023) fournit des questions et des considérations pour vous aider à préciser le rôle et les responsabilités de votre GOS dans votre circonscription. Utilisez ce document pour noter vos réflexions et pour orienter vos discussions avec votre GOS. Le guide vous aidera aussi à identifier les activités qui relèvent de sa compétence avant et pendant le scrutin, les exigences et les plans que vous devrez passer en revue ensemble, et le matériel que vous devrez lui fournir.

Coordonnateur du bureau

Formation à votre discrétion.

Coordonnateur du matériel électoral

Le CME suit le cours d'auto-formation dans le Manuel du coordonnateur du matériel électoral (EC 10475-1).

Réceptionniste

Formation à votre discrétion.

Agent de soutien

Formation à votre discrétion.

Messager

Formation à votre discrétion.

5.2 Préposés au scrutin

Les scrutateurs, les agents d'inscription, les préposés à l'information et les SCS qui sont embauchés pour les bureaux de vote par anticipation, les bureaux de scrutin ordinaires, et les établissements de soins de longue durée, sont formés par le préposé à la formation.

La formation des préposés au scrutin qui travaillent en milieu carcéral ou pour compter les bulletins de vote spéciaux est différente. Celle-ci est abordée plus loin dans ce chapitre.

5.2.1 Objectifs de la formation

Le succès du programme de formation est déterminée par ce que les préposés au scrutin ont appris et retenu de la formation. Après avoir participé au programme de formation, chaque apprenant devrait démontrer un niveau de compétence acceptable. Le programme de formation a été conçu pour optimiser la formation et a été mis à l'essai et peaufiné lors d'élections partielles.

La formation doit permettre aux préposés au scrutin de se familiariser avec l'exercice de leurs fonctions en utilisant les manuels à leur disposition et en consultant leur matériel autant que possible. Au cours de ce processus les apprenants doivent obtenir de la rétroaction pendant la partie pratique du cours pour qu'ils apprennent à bien faire leurs tâches – les bons comportements doivent être encouragés et les erreurs doivent être corrigées. La formation doit aussi comprendre des discussions fructueuses et des exercices pratiques de mise en œuvre de diverses valeurs importantes. La formation vise essentiellement à assurer un service efficace et respectueux en tout temps et à garantir la conformité à la LEC.

La formation est aussi une occasion pour les apprenants de démontrer au préposé à la formation leurs compétences avant que vous décidiez de les nommer à un poste en particulier. Dans la plupart des cas, le préposé à la formation remarquera leur compétence. Toutefois, certaines méthodes de formation peuvent tirer parti de différents moyens d'évaluer la compétence. En tout temps, vous devez peser avec sérieux l'évaluation du préposé à la formation s'il arrive que l'apprenant ne semble pas répondre aux besoins d'un poste en particulier.

5.2.2 Structure de la formation

En général, les préposés au scrutin doivent participer à au moins une séance de formation (selon le poste) qui s'étale sur une période d'environ trois heures, en plus du temps pour faire la déclaration solennelle et fournir les informations pour leur rémunération.

Scrutateurs

Le scrutateur est désormais responsable de toutes les activités du bureau de scrutin.

Les objectifs d'apprentissage des scrutateurs sont maintenant axés sur le grand nombre de procédures qu'ils doivent mettre en pratique. Ainsi, il se peut que les premières séances représentent un défi pour vos PF pendant qu'ils se familiarisent avec le matériel du cours pour ensuite le livrer eux-mêmes. Prévoyez au moins trois heures et demie pour ces premières séances de formation.

Préposés à l'information

Les préposés à l'information (PI) sont formés aux différentes tâches qu'ils peuvent être amenés à effectuer lors d'une élection. La formation est présentée non pas sous la forme de « ce que vous devrez faire », mais plutôt sous la forme de « ce que votre SCS pourrait vous demander de faire ». La formation prépare les PI lorsqu'ils seront demandés d'aider le SCS à assurer le bon fonctionnement du bureau de scrutin. Vous pouvez adapter les explications Le PF, suivant vos conseils, peut adapter les explications des tâches en fonction de la façon dont les bureaux de scrutin seront dotés en personnel. Par exemple, un seul PI partagera probablement les tâches avec un SCS. Un SCS avec une équipe de PI peut alterner les tâches au cours de la journée.

La formation des PI comprend des objectifs d'apprentissage qui touchent le soutien lors du dépouillement.

Agents d'inscription

C'est au bureau d'inscription que seront rencontrées la plupart des situations les plus complexes concernant les électeurs, notamment les procédures d'inscription et de recours à un répondant.

La formation des AI comprend des objectifs d'apprentissage qui touchent le soutien lors du dépouillement.

Superviseurs de centre de scrutin

Les SCS doivent participer à trois cours de formation. Quoiqu'il puisse être difficile de suivre ces cours dans cet ordre en raison de conflits d'horaire et d'enjeux de logistique, la séquence suivante est recommandée :

  1. Cours pour le scrutateur
    Le cours pour le scrutateur introduit les procédures à la table de vote. Les SCS doivent connaître à fond les opérations à la table de vote d'une part, pour superviser efficacement les scrutateurs à leur lieu de scrutin, et d'autre part, pour les remplacer lorsqu'ils prennent des pauses. Si possible, il est recommandé qu'un cours soit donné auquel seulement les SCS y participent.
  2. Cours pour les préposés à l'information
    Le cours destiné aux préposés à l'information présente aux SCS les diverses fonctions de soutien au sein du bureau de scrutin, telles que le triage des électeurs, la gestion des files d'attente, la signalisation et d'autres fonctions de soutien qu'ils devront soit déléguer aux PI de leur bureau ou encore gérer eux-mêmes, selon le niveau de dotation en personnel de leur bureau de scrutin. Dans la mesure du possible, il est recommandé d'organiser un cours réservé uniquement aux SCS.
  3. Cours pour le SCS

    Le cours pour le SCS présente les procédures au bureau d'inscription, où les situations complexes concernant des électeurs sont gérées afin d'améliorer le service aux électeurs au bureau de scrutin. Si aucun AI n'a été affecté au bureau de scrutin, le SCS est responsable des activités du bureau d'inscription. Si des AI ont été affectés au bureau de scrutin, le SCS doit superviser leur travail.

    Le cours pour le SCS fournit également des informations et des messages supplémentaires spécifiques à leur rôle de superviseur, qui ne sont pas présentés dans un cours ordinaire pour les AI. Vous (ou au besoin une personne déléguée telle que votre DAS) devriez participer à tous les cours de formation des SCS afin d'y ajouter un contexte local, d'y préciser certaines caractéristiques de la circonscription et de souligner l'importance de l'engagement et la pertinence de ce poste.

Les SCS ne sont pas tenus de répéter les cours pour les préposés au scrutin puisqu'ils n'ont pas un rôle officiel de soutien au préposé à la formation pendant les séances de formation (comme c'était le cas auparavant). Le programme de formation est dorénavant axé sur le perfectionnement de leurs aptitudes en supervision et la connaissance des opérations aux tables de vote, à la table d'inscription et au lieu de scrutin.

Différences entre les formations selon les types de bureaux de scrutin

Comme les processus ont été considérablement harmonisés entre les types de bureaux de scrutin, il existe un programme de formation pour chaque poste (p. ex., les bureaux de vote par anticipation et ordinaires). Par conséquent, les travailleurs qui doivent suivre une formation pour différents types de bureaux de scrutin peuvent être formés soit dans des séances séparées, comme par le passé (p. ex., scrutateur par anticipation, scrutateur ordinaire), soit ensemble (p. ex., scrutateur). Le peu de différences entre le contenu des formations n'aura pratiquement pas d'impact sur les objectifs d'apprentissage, et ces différences ont été prises en compte dans les programmes de formation. Quel que soit le type de bureau de scrutin auquel ils sont affectés, les scrutateurs reçoivent deux guides : Servir les électeurs (EC 50300-1) et Compter les bulletins de vote (EC 50305-1).

À la discrétion du DS (ou du PF, si les responsabilités ont été déléguées), les travailleurs qui ont été formés pour les bureaux de vote par anticipation peuvent travailler à nouveau dans la même capacité aux bureaux de scrutin ordinaires, sans avoir besoin d'être formés à nouveau. Les travailleurs dont la performance a été jugée adéquate par les SCS du vote par anticipation n'auront probablement pas besoin d'une formation supplémentaire. Cependant, si vous le jugez nécessaire, les personnes qui travaillent pour la première fois, celles qui changent de rôle ou celles qui ne sont pas sûres de leur rôle peuvent être invitées à participer à une deuxième séance de formation.

5.2.3 Formats des formations

Outre les mesures de santé et de sécurité au travail, d'autres facteurs tels que l'évolution des restrictions en matière de santé publique et les préférences des apprenants doivent entrer en ligne de compte dans la manière dont la formation sera dispensée dans votre circonscription.

Pour vous aider à relever ces défis, il existe quatre méthodes de formation de préposés au scrutin pour satisfaire les exigences uniques à votre circonscription :

  1. séances de formation en classe;
  2. séances de formation à distance;
  3. cahiers d'autoformation;
  4. cours d'autoformation en ligne (scrutateurs).

Toutes ces méthodes appuient le même programme de formation et atteignent les mêmes objectifs d'apprentissage au moyen des mêmes principes d'apprentissage pour adultes, quoique certaines d'entre elles se prêtent davantage à une formation plus exhaustive et observable. De plus, ces quatre méthodes donnent à votre équipe la possibilité de considérer des options alternatives pour répondre aux besoin des personnes qui affrontent des obstacles face à une méthode ou l'autre. Contactez l'ACEC (Comment nous joindre) si vous avez des questions au sujet d'un d'une demande d'adaptation particulière.

Séances de formation en classe

Cette méthode de formation consiste en une séance en classe dirigée par un formateur et utilisant des supports multimédias (p. ex., des présentations PowerPoint et des vidéos) pour impliquer les apprenants. Les apprenants pratiquent des éléments importants de leur travail au cours de la formation.

La distanciation physique est possible au besoin et pourrait limiter le nombre d'apprenants par classe. Le port du couvre-visage peut être permis ou encouragé, même s'il n'est plus requis.

Trousses pour les sessions en salle de classe

Le matériel pour pratiquer (sous forme de « trousses ») est préparé et distribué dans un format à usage unique afin que les apprenants puissent les conserver après la séance (ou les jeter). Ces trousses comprennent une sélection de formulaires et de certificats fournis dans le Lot 10 pour la formation, ainsi qu'un document en format PDF qui doit être imprimé localement.

Ces trousses permettent aux apprenants de manipuler le matériel pendant la formation lorsqu'ils pratiquent leurs activités. De plus, ils éliminent le besoin de partager les matériels ou de les réutiliser après chaque formation.

Tous les types de travailleurs électoraux peuvent suivre cette méthode de formation (SCS, scrutateur, AI et PI).

Séances de formation à distance

Cette méthode de formation consiste en une séance en ligne dirigée par un ou plusieurs formateurs, à l'aide d'un logiciel de vidéoconférence. Les apprenants visionnent la présentation en classe, et ils utiliseront les mêmes trousses qu'ils utiliseraient normalement dans une salle de classe. Ces trousses doivent être distribuées bien avant la séance de formation.

Tous les types de travailleurs électoraux peuvent suivre cette méthode de formation (SCS, scrutateur, AI et PI).

Cahiers d'auto-formation

Cette méthode de formation se livre à partir d'un cahier d'exercice qui répond aux mêmes objectifs d'apprentissage que la formation en classe, tout en présentant les informations d'une manière amusante et engageante afin de les rendre intéressantes pour les apprenants. Le cahier doit être utilisé conjointement avec le guide du préposé au scrutin adapté au poste particulier de l'apprenant. Il contient tout ce dont les apprenants ont besoin pour pratiquer leurs activités à leur propre rythme, y compris des documents à découper à la fin du cahier (p. ex., les scrutateurs peuvent découper de faux bulletins de vote pour se pratiquer à le plier, ou les PI peuvent découper une feuille de décompte pour pratiquer l'enregistrement des votes).

Après avoir rempli leur cahier d'exercice, les apprenants doivent avoir une conversation de suivi avec le PF local qui évaluera leur compréhension du matériel et répondra à leurs questions. Pendant les jours de vote, les SPS doivent être prêts à fournir un soutien supplémentaire à ces préposés au scrutin en début de journée.

Des cahiers d'auto-formation seront disponibles selon les rôles des travailleurs (scrutateur, AI, PI). Quoique la formation spécifique au SCS doit être dispensée par un PF (dans une salle de classe ou par formation à distance), les cahiers d'auto-formation peuvent servir de complément utile pour les sections du programme de formation SCS concernant les scrutateurs et les PI.

EC fournira une quantité de cahiers d'auto-formation préimprimés dans le Lot 29. Ces cahiers peuvent aussi être imprimés dans le cadre de contrats d'impression locaux en cas d'une élection anticipée, ou si des quantités supplémentaires sont nécessaires. Des copies électroniques sont disponibles sur l'Intranet du personnel en région.

Les SPS doivent être prêts à fournir un soutien supplémentaire aux travailleurs en début de journée pendant les jours de vote.

Cours d'auto-formation en ligne (scrutateurs seulement)

Cette option de formation consiste en un cours d'apprentissage en ligne offert dans l'Environnement d'apprentissage en ligne (EAL) d'EC; seuls les scrutateurs peuvent y participer. Pour y avoir accès, l'apprenant doit créer un compte sur le site au moyen d'un code d'accès fourni par le personnel local d'EC. Le format général est similaire à celui du cahier d'auto-formation, mais il comprend des éléments multimédias tirés de la version en classe de la formation, ainsi qu'une interactivité et des possibilités de pratique améliorées.

Les apprenants qui ont suivi la méthode d'autoformation avec le cahier d'exercice auront une conversation de suivi avec le PF local pour s'assurer qu'ils ont compris le matériel et pour répondre à leurs questions. Les superviseurs doivent être prêts à fournir un soutien supplémentaire à ces travailleurs en début de journée.

Les apprenants qui ont suivi la méthode d'auto-formation en ligne auront une conversation de suivi avec le PF local qui évaluera leur compréhension du matériel et répondra à leurs questions. Les SPS doivent être prêts à fournir un soutien supplémentaire à ces préposés au scrutin en début de journée pendant les jours de vote.

Votre PF (ou tout autre membre du personnel soutenant le programme de formation) devra se familiariser avec les fonctions supplémentaires de l'EAL pour confirmer l'achèvement de la formation et pour répondre aux questions des apprenants tout au long de leur progression dans le cours.

Si votre circonscription prévoit d'utiliser la méthode d'auto-apprentissage en ligne pour vos scrutateurs (plus de 50), vous ou votre PF devra contacter l'équipe de Formation du personnel en région par le biais du RSR (Comment nous joindre) et ce, dans les plus brefs délais pour signaler votre intention et recevoir une orientation et de l'appui.

Autres méthodes de formation

Les quatre méthodes décrites ci-dessus répondront à la vaste majorité des besoins locaux en formation. Toutefois, des circonstances exceptionnelles peuvent créer un besoin d'adapter ou de personnaliser le matériel. Dans de telles situations, vous ou votre PF devriez contacter l'équipe de Formation du personnel en région par le biais du RSR pour discuter de la situation et la façon dont l'ACEC peut vous aider.

5.2.4 Établir l'horaire de formation

Afin de planifier un horaire efficace pour la formation des préposés au scrutin, vous devriez animer une réunion avec le PF, le superviseur du recrutement, l'AF, votre DAS, votre GOS, votre DASSP et vos DASS, le cas échéant.

Les sessions de formation devraient être fixées :

  • aussi près que possible du premier jour de travail des participants;
  • à des différentes heures pendant la journée, en soirée et en fin de semaine;
  • en assurant amplement d'espace pour que le PF puisse circuler avec du matériel de formation pratique et pour qu'il puisse donner sa rétroaction, en fonction de la capacité de la salle de classe;
  • au moyen d'une variété de méthodes, pour répondre aux besoins des différents apprenants et pour réduire les pressions liées au recrutement.

Le Guide de référence du superviseur du recrutement (EC 10485-1) propose d'autres points à tenir à l'esprit pendant la planification de l'horaire.

En vertu de la Directive sur les langues officielles pour la gestion des personnes pour le personnel en région (EC 14002-1), la formation doit être offerte dans les deux langues officielles dans toutes les régions bilingues aux fins de travail. Les sessions de formation individuelles doivent être livrées dans une seule langue.

5.2.5 Matériel pour le préposé à la formation

Élection Canada prépare une série de documents et d'outils de travail pour aider à la formation des préposés au scrutin. Ceux-ci incluent le Guide de référence du préposé à la formation (EC 10510-1), des plans de cours, des listes de fournitures et de matériel, des présentations audio-visuelles, des outils, des fournitures et le matériel dont les participants ont besoin pour les exercices. Ils sont sur la clé USB de l'AF, dans le Lot 10 et dans le Lot 29, ainsi que dans l'Environnement d'apprentissage en ligne. Des ordinateurs portables et des projecteurs sont inclus dans le premier envoi de la technologie pour le bureau. Au besoin, une demande pour des projecteurs supplémentaire peut être placée dans le SGFi. Au besoin, l'ACEC fournira des projecteurs supplémentaires ou donner l'autorisation d'en louer (ou d'en acheter dans certains cas) d'un fournisseur local.

Afin de se préparer à animer les séances de formation, le PF doit :

  • suivre un cours d'autoformation accessible dans l'Environnement d'apprentissage en ligne;
  • relire le matériel de formation sur la clé USB du préposé à la formation, y compris le Guide de référence du préposé à la formation (EC 10510-1), les présentations, les notes de cours, et les guides pour chaque poste de préposé au scrutin;
  • vous rencontrer pour discuter d'enjeux propres à la circonscription et connaître votre rôle quant à résoudre les inquiétudes sur la capacité d'une personne ou bien sa performance;
  • rencontrer le superviseur du recrutement, l'agent financier et le GOS (le cas échéant) pour convenir sur les tâches de formation à faire;
  • installer les tables, les chaises et l'équipement audio-visuel dans la salle de formation et s'assurer que tout fonctionne;
  • relire le matériel nécessaire pour les activités de formation pratique en salle de classe et assembler les trousses comme il se doit (avec l'aide d'un agent de soutien ou du CME).

5.2.6 Facteurs à tenir en compte

Les sessions de formation, soit en classe ou à distance (webinaire), devraient environ trois heures par cours plus le temps requis à la fin pour remplir la Déclaration solennelle (EC 10130). Les apprenants formés au moyen d'un webinaire, de cahiers d'exercice (auto-formation) ou d'un cours de formation en ligne doivent aussi remplir la Déclaration solennelle; ceci peut souvent être fait en même temps que la distribution du matériel. Pour plus de précisions, consultez le Chapitre 6 – Déclarations solennelles.

Pour le PF, le plus gros défi que présentent la méthode de formation en classe (ou le webinaire), est de conclure toutes les activités requises et les discussions de manière efficace afin de finir le cours à l'heure, tout en assurant que chaque sujet est suffisamment abordé pour assurer la compétence de l'apprenant dans son poste.

S'il y a plus d'un emplacement de formation dans votre circonscription, comme au bureau de DASS, le préposé à la formation doit décider comment répartir le matériel entre les différents emplacements afin d'assurer que toutes les formations sont uniformes.

  • la circulation des apprenants dans le bureau de l'entrée principale à l'aire de formation;
  • des niveaux de bruit variables dans le bureau si la formation a lieu dans une aire ouverte ou partagée;
  • la préparation et l'entreposage du matériel requis pour chaque méthode de formation utilisée;
  • la distribution de guides, des trousses et des cahiers d'exercice, le cas échéant, aux apprenants qui participeront aux séances autres que dans les salles de classes.

Tenez les séances de formation :

  • dans votre bureau, s'il y a suffisamment d'espace;
  • dans une salle louée expressément à cette fin à l'extérieur du bureau, au besoin;
  • dans le bureau du DASS, si ceci réduit la distance que les apprenants doivent parcourir, et si cela est possible du point de vue opérationnel;
  • par petits groupes dans diverses régions, en fonction de la géographie;

Sous réserve de votre approbation et à votre discrétion, les PF peuvent travailler à domicile si votre circonscription utilise des méthodes de formation à distance (webinaires), d'auto-formation (avec cahiers d'exercices) ou de formation en ligne, et que les PF disposent de l'équipement et de la connectivité nécessaires pour le faire.

Assurez-vous que le superviseur du recrutement :

  • est conscient des diverses méthodes de formation qui seront utilisées, à quel moment et dans quels contextes;
  • fixe les séances de formation destinées au SCS séparément des autres séances, si possible, dans le but de faciliter les discussions d'intérêt particulier aux SCS pendant ces séances;
  • peut offrir des séances de formation dans l'autre langue officielle, selon le cas;
  • prévoit suffisamment de temps après chaque séance en classe pour faire prêter la Déclaration solennelle (EC 10130) à chaque participant, et pour réorganiser la salle de formation.

Le superviseur du recrutement doit informer les participants que :

  • toutes les séances de formation sont obligatoires;
  • des ressources additionnelles sont accessibles en ligne, mais qu'aucune rémunération n'est payée si les participants les consultent.

Veillez à ce qu'une personne ne soit pas embauchée pour deux postes qui pourraient présenter un conflit. Le SPBDS/SITES comporte une sauvegarde pour prévenir deux paies pour la même personne pour une journée donnée.

5.2.7 Observer les séances de formation

Dans le cadre de ses activités préparatoires, le PF doit simuler une séance de formation pour les scrutateurs afin de mieux comprendre la matière et de s'exercer à gérer son temps. Cette simulation peut être une session en salle de classe ou à distance, en fonction des plans de formation locaux. La simulation devrait être menée comme une vraie session afin de maximiser sa valeur pour le PF.

Vous devez assister à cette simulation pour fournir rétroactin et conseils au PF, et pour assurer que les activités pratiques sont menées à chaque phase du cours. Le DAS et d'autres employés-clés (p. ex., le superviseur du recrutement, le GOS, etc.) sont fortement encouragés à y assister en tant qu'« apprenants » en vue de lui fournir des commentaires constructifs.

Au tout début de la formation avec les préposés au scrutin, vous devez observer au minimum deux séances données par chaque PF et remplir un Formulaire d'observation pour séances de formation (EC 10515-1) pour chaque session. Le DAS ou l'ADLL peut également assister aux séances et discuter de leurs observations.

Vous devez ensuite :

  • donner de la rétroaction aux préposés à la formation;
  • apporter tout ajustement nécessaire pour les séances suivantes;
  • envoyer les formulaires d'observation à EC par courriel ou par le biais d'EC Connex (au soin de la Formation du personnel en région).

Dans la mesure du possible, nous vous encourageons, vous ou un délégué (tel que votre DAS ou votre GOS), à observer des séances supplémentaires tout au long de la période électorale pour confirmer le rendement soutenu du PF et de vous assurer que toute information ou tout changement supplémentaire est délivré.

5.2.8 Rémunération pour la formation

Le taux pour chaque séance de formation change avec chaque mise à jour du Tarif des honoraires – Élections fédérales (EC 11790-1). Le Tarif est disponible dans l'Intranet du personnel en région.

Mise à jour du Tarif des honoraires

Les honoraires pour les formations ne sont plus payés sous la forme d'un forfait unique et universel.

Selon le nouveau Tarif, les honoraires pour les séances de formation sont calculés à partir de l'équation suivante : (le taux horaire du poste) X (la durée normale de la formation pour ce poste).

Toutes les séances de formation ont été évaluées en fonction d'une durée normale prévue de 3,0 heures pour les scrutateurs, les agents d'inscription, les préposés à l'information et les SCS. Cette durée qui doit être utilisée pour calculer les frais de formation.

Les SCS en formation qui finissent la composante scrutateur et agent d'inscription de leur formation seront rémunérés aux taux-horaires du scrutateur et de l'agent d'inscription respectivement pour ces sessions; ce taux sera multiplié par les durées normales indiquées ci-dessus.

Une durée normale est établie pour : donner aux apprenants un taux auquel ils peuvent s'attendre pour avoir terminé leur formation (quelle que soit la méthode de formation); améliorer la précision du budget; et alléger la charge de saisie des données pour l'AF. Ces changements permettront à EC de mieux ajuster la durée des sessions de formation au fur et à mesure que les postes et les procédures changent.

Les préposés qui ont été recrutés et qui ont suivi la formation obligatoire, mais qui n'ont pas été nommés à un poste, sont quand même admissibles à recevoir le paiement pour avoir fait leur formation.

5.2.9 Préposés en disponibilité – facteurs à tenir en compte

Il est essentiel d'engager et de former un plus grand nombre de préposés au scrutin que le stricte nécessaire afin d'en avoir en disponibilité au cas où ils auraient besoin de remplacer des préposés au scrutin à la dernière minute (absence, maladie).

Les personnes qui sont pleinement formées comme SCS (qui ont suivi toutes les trois séances de formation obligatoires) sont en mesure d'intervenir pour occuper n'importe quel poste au scrutin au besoin.

Les personnes qui ont suivi les cours de formation à l'intention du scrutateur sont les mieux outillées pour occuper le poste de scrutateur. Pareillement, ce cours prépare les apprenants avec une assez bonne compréhension du déroulement au lieu de scrutin pour être en mesure d'intervenir comme agent d'inscription ou préposé à l'information au besoin. Dans ce cas-ci, le SCS doit surveiller leur travail dès le début de la journée de vote, afin d'assurer la qualité et la précision de leur travail.

Étant donné que les préposés en disponibilité peuvent combler une gamme de postes, il est préférable de ne pas les former exclusivement pour le rôle d'agent d'inscription ou de préposé à l'information à moins d'avoir une connaissance préalable d'un besoin pour ces rôles en particulier, puisque cela restreint la capacité locale à envoyer des remplaçants où ils sont requis.

Dans des circonstances exceptionnelles, si vous croyez qu'il est nécessaire d'envoyer des travailleurs non formés pour ajouter au personnel aux lieux de scrutin, vous devriez placer ces travailleurs dans des postes de préposés à l'information et les charger de tâches simples et peu nombreuses. Cependant, vous devriez éviter une telle situation dans la mesure du possible pour assurer l'efficacité des opérations de vote.

Modèle de formation des préposés en disponibilité

Puisque les préposés en disponibilité sont formés de la même manière que les autres préposés au scrutin, le préposé à la formation animera la même formation que pour les autres SCS ou scrutateurs. Voilà pourquoi vous pouvez choisir de former les préposés en disponibilité :

  • en offrant de la formation exclusivement pour les préposé du scrutin qui sont au courant qu'ils seront en disponibilité, ce qui permettrait au préposé à la formation de répondre plus précisément à leurs questions;
  • en incluant dans la formation des préposés en disponibilité selon ce qui leur convient tout au long de la période de formation;
  • en choisissant des préposés en disponibilité parmi les apprenants dans les cours tout au long de la période de formation en fonction de leur rendement.

Chaque circonscription peut recourir à n'importe quelle méthode de formation ou une combinaison de celles-ci, dépendamment du recrutement local. De toute façon, l'important est de dire clairement et aussi tôt que possible aux préposés du scrutin quand ils iront travailler et quel sera leur rôle (nommé à un poste ou en disponibilité) pour leur permettre de se concentrer sur le contenu le plus pertinent pendant la séance de formation.

Rappels pour les préposés en disponibilité

De même que le fait le superviseur du recrutement, le préposé à la formation doit s'assurer que les préposés en disponibilité :

  • comprennent leur statut et la rémunération à laquelle ils ont droit;
  • sont au courant des modes de paiement qu'ils aient à travailler ou non.

5.3 Autres fonctionnaires électoraux

5.3.1 Coordonnateur de bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier

Les CBVS-H doivent connaître les processus d'inscription et de vote par bulletin spécial. Cette connaissance est assurée dans la formation qui est animée par le SPS et qui doit avoir lieu à votre bureau pendant la semaine du jour 15.

Afin d'assurer que la personne nommée comme CBVS-H est disponible pour les séances de formation, demandez au SPS de communiquer avec celle-ci sans tarder. Deux séances de formation seront probablement nécessaires.

Vous devez demander au SPS de préparer le matériel nécessaire pour chaque CBVS-H à partir des trousses fournies par EC. Les instructions figurent dans le Manuel du superviseur de point de service (EC 40231-1).

Pendant la formation (ou plus tôt), vous devez demander si le CBVS-H a son propre appareil mobile (doté d'un navigateur Web et de données). Étant donné que le CBVS-H n'a pas accès à RÉVISE sur place, il doit remplir le formulaire de demande de vote par bulletin spécial à la main et trouver la circonscription de l'électeur en se servant de son appareil mobile. Les CBVS-H sont payés journellement pour l'usage de leur appareil mobile. S'ils n'ont pas d'appareil mobile, ils peuvent se servir de l'appareil « partagé » de votre bureau.

La formation du CBVS-H comprend ce qui suit :

  • lire le Guide du coordonnateur des bulletins de vote spéciaux en milieu hospitalier (EC 78692-1);
  • regarder la vidéo sur le vote dans les établissements de soins de courte durée;
  • apprendre comment se servir de chaque article dont il aura besoin de sa trousse dans l'établissement de soins de courte durée (le SPS lui montre);
  • apprendre comment trouver la circonscription de l'électeur en se servant de son appareil mobile.

5.3.2 Agent de liaison en milieu hospitalier

L'ALMH accompagne le CBVS-H lors des visites dans les établissements de soins de courte durée. L'ALMH permet au CBVS-H l'accès aux zones sécurisées des ESCD afin qu'il puisse visiter tous les électeurs hospitalisés qui sont habilités à voter par bulletin spécial.

5.3.3 Scrutateurs et greffiers du scrutin en milieu carcéral

Le SPS est responsable de former les fonctionnaires électoraux et les agents de liaison nommés pour travailler en milieu carcéral. Ils utiliseront l'Annexe C du Manuel du superviseur de point de service (EC 40231-1). Les fonctionnaires électoraux seront formés au bureau local d'EC au plus tard le jour 18.

5.3.4 Scrutateurs et greffiers du scrutin – Dépouillement de bulletin de vote spéciaux locaux

Les scrutateurs et les greffiers du scrutin engagés pour dépouiller les bulletins de vote spéciaux locaux sont autoformés en suivant le Manuel du scrutateur (Dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux (EC 78700-1).

5.4 Résoudre les problèmes de rendement pendant ou après la formation

Vous pouvez choisir de congédier un employé au bureau ou un préposé au scrutin si cette personne :

  • ne semble pas avoir les compétences nécessaires ou les capacités pour accomplir ses tâches; ou
  • devra possiblement être remplacée pour tout autre motif valable que ce soit, comme l'incompétence, une piètre performance ou le refus d'accomplir les tâches prescrites.

Cependant, vous devez suivre le processus décrit ci-dessous avant de congédier un employé. Le préposé à la formation ou le DAS peut aussi congédier un préposé à la formation nommé, mais il doit vous consulter avant d'agir, et peut seulement agir si ce pouvoir lui a été délégué au préalable avec la Délégation de pouvoirs (EC 10090).

Discussion

La personne doit d'abord être mise au courant de toute préoccupation à l'égard de ses capacités ou sa performance dans le cadre d'une discussion informelle. Vous (ou la personne déléguée) devez suivre ces étapes :

  1. Donnez rendez-vous à la personne et expliquez-lui clairement les raisons de la rencontre.
  2. Entretenez une discussion privée avec cette personne, ou accompagné du DAS ou du PF.
  3. Donnez à la personne une explication claire des problèmes ou des situations constatés et de leurs conséquences; vous pouvez lui proposer :
    • une formation supplémentaire, en soulignant que seulement une séance de formation sera rémunérée;
    • une période de grâce pendant laquelle elle pourra améliorer sa performance (à votre discrétion et en vertu de l’entente convenue entre vous et la personne).
  4. Remplissez les sections 1 et 2 du Bilan des compétences des fonctionnaires électoraux (EC 10995), signez le bilan et conservez-le au dossier.

Si la personne n'est pas d'accord avec l'évaluation faite par une personne autre vous, vous devez aussi participer à la discussion.

Congédiement

Après avoir rencontré la personne et lui avoir offert une formation supplémentaire ou accordé une période de grâce, vous pouvez la remplacer si vous avez la certitude que la personne en question ne possède pas les compétences ou les capacités requises.

Vous (ou une personne déléguée) devez :

  • indiquer son évaluation du rendement de la personne en fonction du barème à la section 4 du Bilan des compétences des fonctionnaires électoraux (EC 10995);
  • décrire la situation et les motifs du renvoi ou de refus de nomination à la section 5;
  • rencontrer la personne et lui expliquer pourquoi elle ne peut pas occuper ou garder son poste;
  • offrir à la personne :
    • un poste qui correspond davantage à ses compétences et ses aptitudes, si possible;
    • la possibilité d'une rencontre ultérieure pour discuter de la question si elle n'est pas d'accord, à un moment choisi par vous;
  • demander à la personne d'ajouter tout commentaire au formulaire et de le signer;
  • remettre à la personne une copie du formulaire, en faire parvenir une copie à EC et garder l'original dans vos dossiers.

Un préposé au scrutin qui a été démis de ses fonctions doit retourner tout le matériel électoral en sa possession ou le remettre à une autre personne autorisée.