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Chapitre 6 – Sélection de lieux de scrutin (09/2019)

Pour plus d’information concernant les lieux de scrutin, consultez :
Volume II, Baux et paiements pour lieux de scrutin dans le chapitre 2.

6.1 Recherche de lieux de scrutin (activité préscrutin)

Dans le cadre des activités préscrutin, le DGE mandate les DS de choisir les lieux de scrutin convenables pour établir les bureaux de scrutin ordinaires, par anticipation et itinérants. Les DS doivent visiter, évaluer et désigner des électeurs à une gamme de lieux de scrutin. Des composantes liées à la technologie et à la sécurité doivent également être prises en compte.

6.2 Améliorations au service du vote

6.2.1 Points de service externes

Les Points de service externes (PSE) sont des bureaux de DASS situés sur les campus d’établissements d’enseignement postsecondaire à l’échelle du pays. Le programme des PSE offre aux étudiants et autres électeurs la possibilité de voter par bulletin de vote spécial sur le campus durant une élection.

Dans le cadre des activités préscrutin, les DS doivent identifier et évaluer des espaces convenables pour installer les bureaux PSE dans des établissements participants.

La Grille d’évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1) énumère les critères pour évaluer les PSE.

L’aménagement du PSE s’apparente à celui du centre service dans le bureau du DS (consultez la section 7.2.4 Aménagement du centre de service), sauf avec l’addition d’un DASS–PSE et d’un préposé à l’information (PI). Le rôle du DASS–PSE est semblable au rôle du DS dans le bureau du DS. Tous deux gèrent et surveillent la logistique et les activités quotidiennes, et s’assurent que les SPS, les AS et les PI s’acquittent bien de leurs tâches. Les SPS supervisent et gèrent l’horaire des AS, viennent à leur aide s’ils ont des questions, et appellent l’administration centrale d’EC pour résoudre les enjeux. Les AS servent les électeurs, et fournissent les services de révision en personne et de vote par bulletin spécial. Le PI veille à ce que les électeurs font bien la file et qu’ils ont une pièce d’identité acceptable. Ceci aide à réduire le temps d’attente et assure que les électeurs sont servis efficacement.

Un certain nombre d’heures est accordé au SPS dans le bureau du DS pour la formation du DASS–PSE et du SPS. Au besoin, le SPS dans le bureau du DS peut aider le SPS–PSE avec la formation des AS. Une fois que l’équipement est installé, la formation des AS peut avoir lieu soit dans le bureau du PSE ou dans le bureau du DS où un projecteur est généralement disponible.

Figure 2	Aménagement d’un bureau de point de service externe (exemple)
Figure 2 Aménagement d’un bureau de point de service externe (exemple)

La description texte du Figure «Figure 2 Aménagement d’un bureau de point de service externe (exemple)»

6.3 Types de lieux de scrutin

Un lieu de scrutin est l’immeuble où les électeurs vont voter. Dans la loi, on l’appelle dorénavant un bureau de scrutin. Le lieu de scrutin compte une ou plusieurs tables qui desservent les électeurs pour une section de vote. Les lieux de scrutin sont habituellement des églises, des écoles, des centres communautaires et autres immeubles publics.

Il y a au moins une table par lieu de scrutin. L’urne sur chaque table affiche le numéro de la section de vote correspondante.

6.3.1 Lieux de scrutin ordinaires et par anticipation

Avant un scrutin, le DS ira visiter, évaluer et choisir les lieux pour le scrutin ordinaire et vote par anticipation et leur assigner des sections de vote. Dans la mesure du possible, le lieu de scrutin devrait être un édifice public qui est familier, pratique et à proximité des électeurs. Autant que possible et si cela convient, le DS devrait tenir en compte les lieux utilisés lors des élections précédentes, que ce soit au niveau fédéral, provincial ou municipal.

6.3.2 Bureaux de scrutin itinérants

Un bureau de scrutin itinérant est un lieu de scrutin itinérant situé dans deux institutions ou plus où résident des aînés ou des personnes ayant un handicap; comptant entre 10 et 150 électeurs chacun. Un bureau de scrutin itinérant est créé pour les personnes dont il serait difficile voire impossible de voter dans des bureaux de scrutin ordinaires où elles habitent. Étant donné que les personnes assignées à des bureaux de scrutin itinérants vivent normalement dans des immeubles accessibles, il n’est pas nécessaire de remplir une Grille d’évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1) pour ces endroits. Toutefois, la grille peut être remplie pour assurer l’accessibilité. Les établissements devraient être situés à distance de conduite raisonnable l’un de l’autre pour que les fonctionnaires électoraux aient suffisamment de temps pour se déplacer de l’un à l’autre le jour du scrutin.

6.3.3 Lieu de scrutin qui a un seul bureau de scrutin

Un lieu de scrutin dans un seul immeuble qui a un bureau de scrutin dessert une population à une seule adresse résidentielle. Ce bureau de scrutin compte habituellement entre 150 et 400 électeurs. Lors des activités préscrutin, la salle de vote est visitée et évaluée au moyen de la Grille d’évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1).

6.4 Principes clés des lieux de scrutin

La Politique sur la sélection des lieux de scrutin convenables (EC 12154-1) a été conçue pour informer les électeurs et les entités politiques des principes clés régissant la sélection des lieux de scrutin par les DS. Le DS est responsable d’assurer la mise en vigueur de la politique et le respect de ses principes clés lors de la sélection de lieux de scrutin potentiels.

6.4.1 Accessibilité

Consultez le Chapitre 2 – Accessibilité pour l'information détaillée à ce sujet.

6.4.2 Proximité

Les DS assignent les électeurs au lieu de scrutin le plus près de leur résidence. Une fois que les lieux de scrutin sont identifiés, les limites des sections de vote et des districts de vote par anticipation sont établies en se fondant sur le lieu de scrutin qui y sera assigné. La taille de la région est fondée sur la proximité des électeurs et sur la capacité du lieu de scrutin.

6.4.3 Rapport avec les Premières Nations et les communautés autochtones

Il est très important de communiquer avec les administrateurs des bandes des Premières Nations et les leaders des communautés autochtones pour discuter de possibilités de collaboration lors de la prochaine élection générale.

La discussion devrait être axée sur ce qui suit :

  • La possibilité d’avoir un bureau de scrutin ordinaire dans la réserve et la proximité qu’offre le lieu pour les électeurs;
  • La possibilité de voter par bulletin de vote spécial.

6.4.4 Capacité d’accueil

La capacité d’accueil d’un lieu de scrutin est importante puisqu’elle détermine le nombre maximal d’électeurs qui peuvent être présents dans le lieu de scrutin à un moment donné. Toutefois, le lieu de scrutin doit être en mesure d’accommoder bien plus que des électeurs. Prenez en compte l’espace requis pour les éléments suivants avant de choisir un lieu de scrutin :

  • Les tables avec les urnes;
  • Les tables avec les isoloirs;
  • Les bureaux d’inscription;
  • Les fonctionnaires électoraux;
  • Les représentants des candidats;
  • Les électeurs.

L’approbation préalable du DGE est requise pour installer plus de 10 tables dans un lieu de scrutin (voir Autorisations spéciales).

6.4.5 Affichage

L’affichage directionnel et son positionnement devraient être notés pendant la visite et l’évaluation des lieux de scrutin. Lors des jours du scrutin, tous les électeurs doivent être dirigés vers la même entrée de plain-pied en empruntant le trajet le plus direct à l’immeuble. En général, l’électeur devrait voir la prochaine affiche à partir de toute affiche directionnelle sur le parcours.

À l’endos de la Grille d’évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1), faites un croquis de l’extérieur de l’édifice pour indiquer le chemin que les électeurs doivent emprunter pour entrer dans l’immeuble. Indiquez le positionnement de l’affichage vers l’entrée accessible. Partagez le croquis avec le superviseur de centre de service pour qu’il puisse aider à l’installation le jour du scrutin.

6.4.6 Stationnement

Même si un stationnement ne fait pas partie des critères d’accessibilité obligatoires, il est préférable qu’il y en ait un sur le site. Si c’est le cas, au moins une aire de stationnement doit être réservée pour les personnes ayant une limitation fonctionnelle. Marquez l’aire réservée avec les signes internationaux d’accessibilité ou l’Enseigne d’accès de plain-pied (EC 10960).

6.4.7 Transport en commun

Si possible, le lieu de scrutin doit être situé dans un endroit desservi par le transport en commun.

6.5 Bail de location

Comme mentionné dans le module de formation sur les baux des lieux de scrutin, le bail protège les droits du DS et du DGE en tant qu’utilisateur et locataire des installations. Le bail protège également le locateur en précisant les responsabilités et les obligations de chacun. Le bail comprend l’information importante comme la période de location, le montant à payer et le mode de paiement.

Les négociations avec les locateurs des lieux de scrutin et les administrations des institutions utilisées comme PSE devraient débuter le plus tôt possible dans la période préscrutin afin de revoir le taux de location, les clauses du bail, et de régler les problèmes ou les mésententes qui pourraient survenir. Négocier à l’avance permet d’éviter des délais quant à la confirmation des lieux durant la période électorale.

Bien qu’un bail soit requis pour les bureaux de scrutin ordinaires et par anticipation, de même que pour les institutions des PSE, un bail n’est pas requis pour les bureaux de scrutin itinérants puisque les fonctionnaires électoraux seront seulement sur place pendant quelques heures. Étant donné les besoins particuliers des bureaux de scrutin itinérants, un bail signé, ou une entente écrite moins formelle, peut être utile, car cela vous permettra de documenter les modalités auxquelles vous et le locateur aurez convenu.

Les baux ne peuvent pas être signés avant la délivrance du bref, sauf si le DGE l’autorise.

6.5.1 Compte rendu de décisions

Tandis qu’EC établit les critères de sélection, la responsabilité de sélectionner les lieux de scrutin revient ultimement au DS. Durant la période Soyez Prêts, le DS doit remplir un Compte-rendu de décision pour chaque lieu de scrutin afin de justifier et d’expliquer les éléments dont il a tenu compte lors de la sélection du lieu.

Pour plus d’information, consultez la section Compte rendu de décision dans le volume II de ce Manuel.

6.6 Applications de gestion des lieux de scrutin

Les applications suivantes, disponibles sur l’Intranet du personnel en région (sous Trousse d'outil des DS), seront utiles pour satisfaire aux activités préscrutin :

  • Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables – consultez la section 2.3.1;
  • Système de suivi de la rétroaction en accessibilité (SSPIV, aussi appelé ICBMS);
  • Sites – consultez la section section 2.4.