Chapitre 6 – Sélection de lieux de scrutin (04/2023)

6.1 Recherche de lieux de scrutin (activité préscrutin)

Dans le cadre des activités préscrutin, le DGE mandate les DS de choisir les lieux de scrutin convenables pour établir les bureaux de scrutin ordinaires, par anticipation et itinérants. Les DS doivent visiter, évaluer et désigner des électeurs à une gamme de lieux de scrutin. Des composantes liées à la sécurité doivent également être prises en compte.

6.2 Améliorations au service du vote

6.2.1 Points de service externes

Les points de service externes (PSE) sont des bureaux de DASS situés sur les campus d'établissements d'enseignement postsecondaire à l'échelle du pays. Le programme des PSE offre aux étudiants et autres électeurs la possibilité de voter par bulletin de vote spécial sur le campus durant une élection.

Dans le cadre des activités préscrutin, les DS doivent identifier et évaluer des espaces convenables pour installer les bureaux PSE dans des établissements participants.

La Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1) énumère les critères pour évaluer les PSE.

L'aménagement du PSE s'apparente à celui du centre service dans votre bureau (consultez la section 7.2.4 Aménagement du centre de service), sauf avec l'addition d'un DASS–PSE et d'un préposé à l'information (PI). Le rôle du DASS–PSE est semblable à votre rôle dans votre bureau. Tous deux gèrent et surveillent la logistique et les activités quotidiennes, et s'assurent que les SPS, les AS et les PI s'acquittent bien de leurs tâches. Les SPS supervisent et gèrent l'horaire des AS, viennent à leur aide s'ils ont des questions, et appellent l'ACEC pour résoudre les enjeux. Les AS servent les électeurs, et fournissent les services de révision en personne et de vote par bulletin spécial. Le PI veille à ce que les électeurs font bien la file et qu'ils ont une pièce d'identité acceptable. Ceci aide à réduire le temps d'attente et assure que les électeurs sont servis efficacement.

Un certain nombre d'heures est accordé au SPS dans votre bureau pour la formation du DASS–PSE et du SPS. Au besoin, le SPS dans votre bureau peut aider le SPS–PSE avec la formation des AS. Une fois que l'équipement est installé, la formation des AS peut avoir lieu soit dans le bureau du PSE ou dans votre bureau où un projecteur est généralement disponible.

Description de « Figure 2 : Aménagement d'un bureau de point de service externe (exemple) »

Cette figure montre un exemple de l'aménagement potentiel d’un bureau de point de service externe (PSE). Lorsque les électeurs se présentent, un agent d'information les dirige vers l'un des agents de service (il y en a 6 dans ce schéma). Un superviseur du point de service (SPS) est sur place pour superviser les opérations. Près du bureau du SPS se trouve une imprimante partagée. Trois écrans de vote sont placés contre un mur à l'arrière de la salle.

6.3 Types de lieux de scrutin

Un lieu de scrutin est l'immeuble où les électeurs vont voter. Dans la loi, on l'appelle dorénavant un bureau de scrutin. Le lieu de scrutin compte une ou plusieurs tables qui desservent les électeurs pour une section de vote. Les lieux de scrutin sont habituellement des églises, des écoles, des centres communautaires et autres immeubles publics.

Il y a au moins une table par lieu de scrutin. L'urne sur chaque table affiche le numéro de la section de vote correspondante.

6.3.1 Lieux de scrutin ordinaires et par anticipation

Avant un scrutin, vous irez visiter, évaluer et choisir les lieux pour le scrutin ordinaire et vote par anticipation et leur assigner des sections de vote. Dans la mesure du possible, le lieu de scrutin devrait être un édifice public qui est familier, pratique et à proximité des électeurs. Autant que possible et si cela convient, vous devriez tenir en compte les lieux utilisés lors des élections précédentes, que ce soit au niveau fédéral, provincial ou municipal.

6.3.2 Bureaux de scrutin itinérants

Un bureau de scrutin itinérant est un lieu de scrutin itinérant situé dans deux institutions ou plus où résident des aînés ou des personnes ayant un handicap; comptant entre 10 et 150 électeurs chacun. Un bureau de scrutin itinérant est créé pour les personnes dont il serait difficile voire impossible de voter dans des bureaux de scrutin ordinaires où elles habitent. Étant donné que les personnes assignées à des bureaux de scrutin itinérants vivent normalement dans des immeubles accessibles, il n'est pas nécessaire de remplir une Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1) pour ces endroits. Toutefois, la grille peut être remplie pour assurer l'accessibilité. Les établissements devraient être situés à distance de conduite raisonnable l'un de l'autre pour que les fonctionnaires électoraux aient suffisamment de temps pour se déplacer de l'un à l'autre le jour du scrutin.

6.3.3 Programme de vote dans les établissements de soins de courte durée

Les électeurs qui résident dans des établissements de soins de longue durée peuvent généralement bénéficier d'un bureau de vote itinérant le jour du scrutin. Cependant, les électeurs qui reçoivent des soins pour des séjours de courte durée ne peuvent pas voter au bureau de vote itinérant, car ils ne résident pas dans l'établissement. Si l'établissement n'est pas considéré comme le domicile et l'adresse permanente de l'électeur, celui-ci doit voter par l'entremise du programme de vote en soins de courte durée, qui offre le vote par bulletin spécial. Si vous rencontrez un établissement disposant à la fois de lits de soins de courte et de longue durée, assurez-vous de servir chaque type de lit de manière appropriée.

6.3.4 Lieu de scrutin qui a un seul bureau de scrutin

Un lieu de scrutin dans un seul immeuble qui a un bureau de scrutin dessert une population à une seule adresse résidentielle, par exemple une tour résidentielle. Ce bureau de scrutin est tout comme un bureau de scrutin régulier et doit donc ouvrir ses portes pour toutes les heures de vote régulières, telles que décrites à l'article 128 de la LEC. Idéalement, un lieu de scrutin à un seul immeuble devrait compter entre 150 et 400 électeurs. Lors des activités préscrutin, la salle de vote est visitée et évaluée au moyen de la Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1).

6.4 Principes clés des lieux de scrutin

La Politique sur la sélection des lieux de scrutin convenables (EC 12154-1) a été conçue pour informer les électeurs et les entités politiques des principes clés régissant votre sélection des lieux de scrutin. Vous êtes responsable d'assurer la mise en vigueur de la politique et le respect de ses principes clés lors de la sélection de lieux de scrutin potentiels.

6.4.1 Accessibilité

Consultez le Chapitre 2 – Accessibilité pour l'information détaillée à ce sujet.

Lors de l'aménagement d'un bureau de scrutin, vous devez prendre en considération les personnes qui peuvent avoir des difficultés à naviguer dans l'espace. Cela inclut les personnes avec :

• des fauteuils roulants, des déambulateurs et d'autres appareils d'assistance;
• des limitations physiques dues à la douleur;
• des déficiences intellectuelles;
• des déficiences visuelles.

Pour servir tous les électeurs dans chaque bureau de scrutin, assurez-vous de mettre en place ce qui suit :

• une signalisation directionnelle standard adéquate, en particulier dans les lieux plus grands et non conventionnels;
• un nombre suffisant d'agents d'information disponibles pour aider et diriger les électeurs vers la salle de vote;
• des mesures d'atténuation temporaires appropriées pour résoudre tout problème d'accessibilité (des rampes abruptes, des seuils de porte élevés, des portes manuelles, des objets saillants, etc.);
• suffisamment d'espace dans chaque bureau de scrutin pour permettre à une personne utilisant un appareil d'assistance de se déplacer facilement autour des tables et des chaises;
• une quantité suffisante d'outils d'accessibilité (de gros crayons, la liste des candidats et les guides de vote en braille, des loupes, etc.) en s'assurant que les membres du personnel électoral sachent où les trouver et comment les utiliser;
• des chaises pour les électeurs qui ne peuvent pas rester debout pendant de longues périodes.

6.4.2 Proximité

Les DS assignent les électeurs au lieu de scrutin le plus près de leur résidence. Une fois que les lieux de scrutin sont identifiés, les limites des sections de vote et des districts de vote par anticipation sont établies en se fondant sur le lieu de scrutin qui y sera assigné. La taille de la région est fondée sur la proximité des électeurs et sur la capacité du lieu de scrutin.

6.4.3 Rapport avec les Premières Nations et les communautés autochtones

Il est très important de communiquer avec les administrateurs des bandes des Premières Nations et les leaders des communautés autochtones pour discuter de possibilités de collaboration lors de la prochaine élection générale.

La discussion devrait être axée sur ce qui suit :

• La possibilité d'avoir un bureau de vote par anticipation et/ou un bureau de scrutin ordinaire dans la réserve et la proximité qu'offre le lieu pour les électeurs;
• La possibilité de voter par bulletin de vote spécial.

6.4.4 Capacité d'accueil

La capacité d'accueil d'un lieu de scrutin est importante puisqu'elle détermine le nombre maximal d'électeurs qui peuvent être présents dans le lieu de scrutin à un moment donné. Toutefois, le lieu de scrutin doit être en mesure d'accommoder bien plus que des électeurs. Prenez en compte l'espace requis pour les éléments suivants avant de choisir un lieu de scrutin :

• Les tables avec les urnes;
• Les tables avec les isoloirs;
• Les bureaux d'inscription;
• Les fonctionnaires électoraux;
• Les représentants des candidats;
• Les électeurs.

L'approbation préalable du DGE est requise pour installer plus de 10 tables dans un lieu de scrutin (voir Autorisations du DGE).

6.4.5 Affichage directionnel

L'affichage directionnel et son positionnement devraient être notés pendant la visite et l'évaluation des lieux de scrutin. Lors des jours du scrutin, tous les électeurs doivent être dirigés vers la même entrée de plain-pied en empruntant le trajet le plus direct à l'immeuble. En général, l'électeur devrait voir la prochaine affiche à partir de toute affiche directionnelle sur le parcours.

À l'endos de la Grille d'évaluation des lieux de scrutin convenables (EC 12152-1), faites un croquis de l'extérieur de l'édifice pour indiquer le chemin que les électeurs doivent emprunter pour entrer dans l'immeuble. Indiquez le positionnement de l'affichage vers l'entrée accessible. Partagez le croquis avec le superviseur de centre de service pour qu'il puisse aider à l'installation le jour du scrutin.

Il se peut que les électeurs accèdent au lieu de scrutin par différentes entrées. Il faut assurer une signalisation directionnelle efficace dans des endroits très visibles et bien éclairés, et indiquer tous les détours possibles, depuis la limite de la propriété jusqu'à la salle de vote. La signalisation ne doit jamais être confuse ou contradictoire, et doit tenir compte des électeurs qui arrivent de différentes directions (p. ex. en voiture, par les transports en commun, à pied, etc.) Les produits suivants peuvent être utilisés à l'intérieur et à l'extérieur du lieu de scrutin pour diriger les électeurs vers les bureaux de vote :

• Affiche de parterre jaune (EC 50168)
• Flèche – Affiche ronde (EC 50164)
• Fanion jaune pour lieu de scrutin (EC 50160)

Ce matériel est inclus dans les lots et les trousses. Vous pouvez en commander des quantités supplémentaires au besoin par le biais du SGFi (consultez la section 8.2.2).

6.4.6 Stationnement

Même si un stationnement ne fait pas partie des critères d'accessibilité obligatoires, il est préférable qu'il y ait un stationnement adéquat et bien éclairé sur le site. Si c'est le cas, au moins un espace de stationnement doit être réservé pour les personnes ayant une limitation fonctionnelle. Marquez l'aire réservée avec les signes internationaux d'accessibilité ou l'Enseigne d'accès de plain-pied (EC 10960). L'affichage directionnel doit être placé pour indiquer clairement le chemin menant du stationnement à l'entrée principale et à la salle de vote.

6.4.7 Transport en commun

Si possible, le lieu de scrutin doit être situé dans un endroit desservi par le transport en commun.

6.5 Bail de location

Comme mentionné dans le module de formation sur les baux des lieux de scrutin, le bail protège les droits des DS et ceux du DGE en tant qu'utilisateur et locataire des installations. Le bail protège également le locateur en précisant les responsabilités et les obligations de chacun. Le bail comprend l'information importante comme la période de location, le montant à payer et le mode de paiement.

Les négociations avec les locateurs des lieux de scrutin et les administrations des institutions utilisées comme PSE devraient débuter le plus tôt possible dans la période préscrutin afin de revoir le taux de location et les clauses du bail, et de régler les problèmes ou les mésententes qui pourraient survenir. Négocier à l'avance permet d'éviter des délais quant à la confirmation des lieux durant la période électorale. Si l'on vous demande d'effectuer des modifications aux clauses du bail ou de signer une entente de location alternative, veuillez envoyer ces demandes par courriel dans les plus brefs délais au CEEL à CEEL-CERA@elections.ca pour leur examen.

Bien qu'un bail soit requis pour les bureaux de scrutin ordinaires et par anticipation, de même que pour les institutions des PSE, un bail n'est pas requis pour les bureaux de scrutin itinérants puisque les fonctionnaires électoraux seront seulement sur place pendant quelques heures. Étant donné les besoins particuliers des bureaux de scrutin itinérants, un bail signé, ou une entente écrite moins formelle, peut être utile, car cela vous permettra de documenter les modalités auxquelles vous et le locateur aurez convenu.

6.5.1 Compte rendu de décisions

Tandis qu'EC établit les critères de sélection, la responsabilité de sélectionner les lieux de scrutin vous revient ultimement. Durant la période préscrutin, vous devez remplir un Compte-rendu de décision pour chaque lieu de scrutin afin de justifier et d'expliquer les éléments dont avous avez a tenu compte lors de la sélection du lieu.

Pour plus d'information, consultez la section Compte rendu de décision dans le volume II de ce manuel.

6.6 Applications de gestion des lieux de scrutin

Les applications suivantes, disponibles sur l'Intranet du personnel en région (sous Trousse d'outil des DS), seront utiles pour accomplir les activités préscrutin :

• Système de suivi d'incidents et commentaires d'électeurs (SSPIV, aussi appelé ICBMS);
• Sites – consultez la section 2.4.

Si vous avez besoin d'aide pour ouvrir une session, ouvrez un cas dans EC Connex ou contactez le RSR (Comment nous joindre).

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