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Chapitre 5 - Partis politiques et candidats (08/2021)

Pour plus d'information concernant les partis politiques, consultez :
Volume I, chapitre 9 – Consultation auprès des partis politiques.

5.1 Partis politiques

La Loi électorale du Canada (LEC) définit un parti politique comme une « organisation dont l'un des objectifs essentiels consiste à participer aux affaires publiques en soutenant la candidature et en appuyant l'élection d'un ou de plusieurs de ses membres ».

Si un parti politique fait une demande d'enregistrement et satisfait aux exigences, il devient alors un parti admissible. Un parti admissible devient un parti enregistré après avoir nommé un de ses membres comme candidat à une élection.

Le DGE peut radier un parti pour différentes raisons, y compris pour ne pas avoir soutenu au moins un candidat lors d'une élection fédérale.

Seul un parti enregistré peut avoir son nom inscrit sur un bulletin de vote, sous le nom de son candidat.

5.2 Candidats

5.2.1 Définitions

Un candidat potentiel est une personne qui souhaite se présenter à une élection, mais dont la candidature n'a pas encore été confirmée par vous.

Cette personne devient un candidat confirmé une fois que tous les articles suivants sont déposés auprès de vous et que vous avez fourni un avis de confirmation :

  • l'Acte de candidature (EC 20010-1) ou le formulaire de mise en candidature en ligne, validé par vous;
  • une preuve d'identité du candidat, et l'échéance, s'il y a lieu, pour fournir une preuve requise du nom choisi par le candidat tel qu'il souhaite le voir paraître sur le bulletin de vote;
  • le nombre requis de signatures valides d'électeurs consentant à la candidature;
  • si la candidature est soutenue par un parti politique, la Liste de candidats soutenus pour le parti inclut le nom du candidat potentiel. Cette information se trouve dans le profil de la circonscription dans le STAT (pour référence, consultez Étapes éclair > Comment accéder à la liste de candidats soutenus).

Un candidat potentiel peut devenir un candidat confirmé même s'il n'est pas soutenu par un parti politique, en autant qu'il a indiqué, dans son Acte de candidature, qu'il a manifesté son intention de se présenter comme « indépendant » ou sans affiliation politique.

Si le soutien ne peut être confirmé dans les 48 heures suivant sa soumission de son Acte de candidature, le candidat a trois options :

  1. Demander que la mention « Indépendant » soit inscrite sous son nom sur le bulletin de vote;
  2. N'avoir aucune désignation d'appartenance politique; ou
  3. Retirer sa candidature.

5.2.2 Admissibilité

Une personne doit avoir la citoyenneté canadienne et avoir au moins 18 ans le jour du scrutin pour pouvoir poser sa candidature à une élection.

Un candidat potentiel n'est pas tenu de résider dans la circonscription où il se présente, ni d'être inscrit sur la liste électorale. Toutefois, il ne peut se porter candidat que pour une seule circonscription à la fois.

5.2.3 Inadmissibilité

En vertu de la LEC, les personnes suivantes ne peuvent se porter candidats à une élection :

  1. les personnes qui n'ont pas qualité d'électeur le jour où elles déposent leur Acte de candidature, sur papier ou en ligne;
  2. les personnes qui sont inéligibles [toute personne qui commet une infraction constituant une manœuvre frauduleuse ou un acte illégal aux termes de la présente loi pendant les cinq ou sept ans qui suivent la déclaration de culpabilité];
  3. les membres de l'assemblée législative d'une province ou d'un territoire;
  4. le directeur général des élections;
  5. les juges nommés par le gouverneur en conseil, à l'exception des juges de la citoyenneté nommés sous le régime de la Loi sur la citoyenneté;
  6. les personnes incarcérées dans un établissement correctionnel;
  7. les fonctionnaires électoraux, tels que définis au par. 22(1) ou nommés en vertu de l'article 32 de la LEC;
  8. les personnes qui étaient candidates lors d'une élection antérieure, dans les cas où les documents visés (rapport d'élection, déclaration, etc.) n'ont pas été produits pour cette élection dans les délais ou les délais supplémentaires impartis pour leur production.

Au cours d'un scrutin, vous recevrez une liste des candidats inadmissibles parce qu'ils n'ont pas fourni un rapport d'élection, un document ou autre déclaration exigible par la loi. Il est essentiel que vous consultiez cette liste avant de confirmer la candidature d'un candidat.

Tableau 6 Entités politiques – Vos responsabilités avant, durant et après le scrutin
PARTIS POLITIQUES
Avant le scrutin Référer toute question reliée au financement politique au Réseau de soutien aux entités politiques (Comment nous joindre).
Durant le scrutin
  • Demander des noms de personnes pour combler les postes de fonctionnaires électoraux des candidats, et des associations de circonscriptions des partis enregistrés, ou bien des partis enregistrés qui ont soutenu des candidats lors de l'élection précédente.
  • Promouvoir le Centre de service aux entités politiques (CSEP) comme un service option pour soumettre les actes de candidature et recevoir les documents électoraux.
  • Aborder l'inscription et le vote au moyen des Règles électorales spéciales (RES).
Après le scrutin Recevoir des suggestions en prévision des prochains scrutins
CANDIDATS POTENTIELS
Avant le scrutin Référer toute question reliée au financement politique au Réseau de soutien aux entités politiques (Comment nous joindre).
Durant le scrutin
  • Distribuer les documents aux candidats potentiels.
  • Informer les candidats potentiels du portail sécurisé (CSEP) à l'intention des entités politiques pour accéder aux services, y compris la soumission des mises en candidatures en ligne, l'application logicielle Rapport financier électronique (RFE) et les trousses multimédia.
  • Recevoir les Actes de candidature (EC 20010-1) avant 14 h le jour 21.
  • Confirmer ou rejeter les mises en candidatures des candidats potentiels dans les 48 heures suivant leur réception.
Après le scrutin S.O.
CANDIDATS CONFIRMÉS
Avant le scrutin S.O.
Durant le scrutin
  • Servir de point de contact central pour toutes les demandes et être en mesure de rencontrer les candidats, les délégués de campagne ou les agents officiels qui en font la demande.
  • Promouvoir le CSEP comme un service option pour recevoir les documents électoraux.
  • Diriger toute question concernant la LEC ou comment remplir les documents financiers vers le Réseau de soutien aux entités politiques (Comment nous joindre).
  • Aviser les candidats, les délégués de campagne et leurs agents officiels qu'ils peuvent créer un compte pour le portail du CSEP en visitant le site Web et télécharger le logiciel RFE directement. Dès que leur candidature est confirmée dans EC Connex, un courriel les invitera à créer un compte pour le CSEP s'ils n'en ont pas déjà un. Les comptes du candidat, du délégué de campagne et de leur agent officiel seront ainsi associés au dossier de candidature et ils auront accès complet aux documents appropriés.

  • Rappeler aux candidats que les reçus officiels de contribution peuvent être produits en utilisant le logiciel RFE.
  • Informer les candidats que, au besoin, des copies imprimées des reçus officiels peuvent être demandées par courriel à : ROFP-ORPF@elections.ca. Assurez-vous que le candidat est au courant que le Registre des reçus officiels (EC 20070), ainsi que tout reçu nul ou non utilisé, doivent être remis à EC au plus tard un mois après le jour du scrutin.
  • Informer les candidats qu'ils peuvent obtenir les Trousses multimédias (qui incluent une clé USB contenant le logiciel RFE) en envoyant leur demande par courriel à : FPTM-PFMK@elections.ca.
  • Assurer la protection des documents officiels liés aux dépenses des candidats lorsqu'ils sont en votre possession.
  • Organiser une réunion mixte pour les candidats confirmés et les partis politiques pour discuter des limites des sections de vote; de l'inscription et de vote en vertu des RES; du déroulement du jour du scrutin; des résultats le soir du scrutin; de la validation des résultats; et du CSEP.
  • Demander la présence de représentants des candidats à votre bureau pour la vérification des enveloppes extérieures et le dépouillement des bulletins de vote spéciaux reçus.
  • Demander la présence de représentants des candidats pour la validation des résultats.
  • Distribuer le matériel auquel les candidats ont droit.
Après le scrutin
  • Distribuer le matériel suivant le scrutin tel que les feuilles de numéros de séquence.
  • Aviser les candidats potentiels ou leurs agents officiels que :
    • Le rapport de dépenses électorales (RDE) rempli doit être soumis directement à EC avant la date limite d'envoi du rapport (4 mois après le jour du scrutin);
    • Si des copies imprimées de reçus officiels de contributions ont été demandées, le Registre des reçus officiels (EC 20070), ainsi que tout reçu nul ou non utilisé, doivent être remis à EC au plus tard un mois après le jour du scrutin.
  • Prendre note des suggestions en prévision des prochains scrutins.

5.3 Mises en candidature

5.3.1 Documents et information à l'intention des candidats potentiels

Les candidats potentiels sont encouragés à communiquer avec vous bien avant la clôture des mises en candidature le jour 21 pour discuter du processus de soumission de leur Acte de candidature ou le formulaire de mise en candidature en ligne.

Au cours de toute première rencontre ou de tout contact avec des candidats potentiels, nous vous encourageons à donner un bref aperçu du processus de mise en candidature et à promouvoir les services du Centre de service aux entités politiques. L'explication du processus de mise en candidature pourrait comprendre la révision des conditions à remplir, de la vérification préliminaire et approfondie, du processus de confirmation ou de refus des candidatures, etc. Attirez l'attention des candidats potentiels sur les instructions fournies dans l'Acte de candidature ou dites-leur de consulter la section Comment se porter candidat sur le site Web d'Élections Canada.

Il est important d'expliquer aux candidats potentiels qu'ils peuvent transmettre leur candidature électroniquement par l'intermédiaire du Centre de service aux entités politiques ou encore en se présentant en personne à votre bureau. Conseillez aux candidats potentiels de déposer leur mise en candidature le plus tôt possible, afin qu'ils se laissent suffisamment de temps pour corriger toute erreur ou omission.

  • L'Acte de candidature (EC 20010-1) en PDF et toutes les instructions sont affichés sur l'Intranet du personnel en région. Vous pouvez le télécharger et l'imprimer sur demande.
  • Les candidats peuvent aussi accéder à l'Acte de candidature, le télécharger et l'imprimer à partir du site Web d'Élections Canada sous Participants politiques > Outils pour les candidats > Formulaire d'enregistrement pour les candidats.
  • Le Centre de service aux entités politiques permet également aux candidats de transmettre leur trousse de candidature par voie électronique. Le centre peut être consulté sur le site Web d'Élections Canada sous les rubriques Participants politiques > Outils pour les candidats.

5.3.2 Recevoir les déclaration solennelles des candidats

Pour compléter le dossier de candidature, le candidat doit faire une déclaration solennelle devant un témoin, qui est une personne autorisée au sens de la LEC.

En vertu de la LEC, les personnes suivantes ont été autorisées À administrer une telle déclaration :

  • un fonctionnaire électoral (ce qui comprend, mais ne se limite pas À, tout DS, DAS, DASS ou fonctionnaire électoral);
  • un juge;
  • un notaire;
  • un juge de cour provinciale;
  • un juge de paix;
  • un commissaire aux serments dans la province.

En vertu de la LEC, toutes les déclarations solennelles et les affidavits reçus doivent l'être sans frais.

La déclaration ne doit pas nécessairement être administrée au sein de la circonscription dans laquelle le candidat a l'intention de se présenter. Ainsi, un fonctionnaire électoral de n'importe quelle circonscription peut signer la déclaration solennelle d'un candidat qui se présente dans toute autre circonscription canadienne.

Déclarations solennelles par vidéoconférence

[Cette section est en cours de révision.]

À la demande du candidat, les DS peuvent accepter une déclaration solennelle par vidéoconférence. Cependant, les appels vocaux seuls ne sont pas suffisants - les déclarations solennelles doivent être acceptées par vidéoconférence.

Pendant la vidéoconférence, vous devez demander au candidat de vous montrer une pièce d'identité valide, de lire à haute voix la déclaration elle-même, et de remplir et de signer le formulaire, tout comme il l'aurait fait en personne. Enfin, il doit vous envoyer une copie PDF par courrier électronique. Après avoir reçu la copie électronique remplie, vous pouvez signer et dater le formulaire en tant que témoin et mettre à jour le formulaire dans EC Connex.

5.3.3 Déclarations solennelles par vidéoconférence

À la demande du candidat, les DS peuvent accepter une déclaration solennelle par vidéoconférence. Cependant, les appels vocaux seuls ne sont pas suffisants – les déclarations solennelles doivent être acceptées par vidéoconférence.

Lorsque vous acceptez une déclaration solennelle par vidéoconférence, remplissez la C8 Déclaration solennelle par vidéoconférence – Candidats potentiels à la page suivante.

Faites une copie de cette liste de contrôle pour chaque candidat qui ont fait leur déclaration par vidéoconférence, et rangez-en une copie avec les documents de candidature.

Pour de plus amples détails, consultez les Lignes directrices pour les candidats Déclaration solennelle par vidéoconférence (EC 21060-1).

Signature électronique acceptable

En plus de pouvoir imprimer, signer, numériser et envoyer le document par courriel au DS, les candidats potentiels peuvent fournir une variété de signatures électroniques au moment de leur déclaration solennelle par vidéoconférence. Au minimum, toutes les conditions suivantes doivent être satisfaites pour que la signature électronique soit acceptée :

  • Le candidat doit avoir prouvé qu'il détient un ou plusieurs documents d'identification;
  • La page de signature signée de la déclaration solennelle doit être transmise au cours de la vidéoconférence;
  • Le champ Nom du candidat doit inclure le nom du candidat;
  • La data à laquelle la signature a été apposée doit être incluse; et
  • Le champ Signature du candidat doit inclure un des éléments suivants :
    • Le nom du candidat dactylographié
    • Une image de leur signature à l'encre
    • Un fac-similé du nom du candidat (p. ex., écrit avec un stylet ou autre outil de traçage)
    • Une signature avec identification électronique incluse.

En cas de doute à savoir si une signature électronique devrait être acceptée, contactez le RSR pour de l'aide (Comment nous joindre).

C8 Déclaration solennelle par vidéoconférence – Candidats potentiels
1. Effectuez l'appel, saluez le candidat potentiel et abordez le processus.
2. Demandez au candidat potentiel de citer son nom complet et son nom alternatif (s'il y a lieu).
3. Demandez au candidat potentiel d'ouvrir le formulaire Déclaration solennelle par vidéoconférence qu'il a reçu avec le courriel d'invitation à la rencontre.

Confirmez que le candidat potentiel est en mesure de visionner le formulaire.

4. Preuve d'identité du candidat potentiel :
  • Demandez au candidat potentiel de présenter son document d'identification devant la caméra Web.
  • Confirmez que le candidat potentiel a en sa possession un ou des documents d'identification acceptables.
    • Les documents acceptés pour vérifier l'identité de tous les candidats sont présentés dans la Liste des pièces d'identité autorisées pour les candidats (EC 20014). Cette liste est aussi accessible sur le site Web d'EC.
  • Obtain a visual confirmation that you are addressing the prospective candidate.
5. Demandez au candidat potentiel de lire la déclaration solennelle et de ne mentionner que leur option de choix à la lecture du point 5 (c.-à-d., a, b ou c).
6. Demandez au candidat potentiel soit d'imprimer et de signer le document, ou d'y apposer sa signature électronique.
7. Demandez au candidat potentiel de soumettre par courriel la copie signée du formulaire et les copies numérisées de ses pièces d'identité.
8. Téléchargez la déclaration signée et les documents d'identification que le candidat potentiel vous a envoyés par courriel et sauvegardez-les à votre ordinateur.
9. Imprimez et signez la déclaration ou apposez votre signature électronique. Envoyez au candidat potentiel la copie signée par courriel.
10. Avisez le candidat potentiel de télécharger la déclaration signée que vous lui avez envoyée et de la sauvegarder à son ordinateur.
11.

Confirmez que le processus est terminé et informez le candidat potentiel qu'il peut soit :

  • téléverser une copie numérisée de leur formulaire de candidature en ligne; ou
  • imprimer et déposer le document en main propre comme leur Déclaration officielle et signature, accompagnée de son Acte de candidature.

5.3.4 Processus de mise en candidature

Le processus de mise en candidature comprend trois étapes que le candidat doit franchir avant d'être soit confirmé ou refusé. Quelle que soit la méthode de soumission, toutes les mises en candidature doivent être reçues au plus tard le jour 21 à 14 h (heure locale).

Une trousse de mise en candidature complet comprend les éléments suivants :

  • un Acte de candidature dûment rempli (EC 20010-1) ou le formulaire de mise en candidature en ligne, y compris le nombre requis de signatures d'électeurs résidant dans la circonscription qui consentent à la candidature;
  • une preuve de l'identité du candidat et, au besoin, une preuve que le candidat est également couramment connu sous un autre nom qu'il souhaite voir paraître sur le bulletin de vote.

Étape 1 : Soumission de la mise en candidature au DS

Un candidat a le choix entre deux méthodes pour vous présenter sa trousse de mise en candidature :

OPTION A – La mise en candidature est déposée en personne auprès de vous

Un candidat potentiel ou une personne autorisée par le candidat peut déposer son Acte de candidature et les documents à l'appui en version papier directement auprès de vous.
s. 67

Une fois la mise en candidature déposée, passez à l'étape 2 et effectuez la vérification préliminaire telle qu'elle est décrite à la section 5.4.

Si vous recevez un Acte de candidature par courriel ou par télécopieur, vous devez suivre les mêmes étapes qu'une déclaration qui a été déposée en personne en procédant au processus de vérification préliminaire.

OPTION B – La mise en candidature est transmise par le biais du CSEP

La mise en candidature peut également être transmise par le biais du CSEP. Cette mise en candidature sera déposée directement dans EC Connex – Module de candidature et doit comprendre tous les mêmes éléments qu'une soumission sur papier.

Une fois la mise en candidature déposée, passez à l'étape 3 et effectuez la vérification approfondie décrite à la section 5.6.

Un candidat qui souhaite présenter sa candidature par l'intermédiaire du CESP devra avoir une Clé de soumission de candidature; pour plus de renseignements à ce sujet, consultez la section 5.3.5.

Étape 2 : Vérification préliminaire des mises en candidature sur papier

Si le candidat ou son délégué de campagne présente une candidature sur papier, vous devez compléter la vérification préliminaire (section 5.4) pour vous assurer que l'Acte de candidature est dûment rempli, notamment en vérifiant que le candidat a obtenu le nombre requis de signatures d'électeurs et que tous les documents à l'appui ont été fournis.

Étape 3 : Vérification approfondie

vous devez effectuer une vérification approfondie de l'Acte de candidature dans les 48 heures suivant le dépôt de cet acte afin de confirmer ou de rejeter la candidature. Ce processus est réalisé dans le EC Connex – Module de candidature et vous êtes la seule personne autorisée à compléter cette étape.

Étape 4 : Prise de décision

Une fois que vous avez terminé la vérification approfondie, vous devez prendre une décision de soit confirmer ou de rejeter la candidature. Si la candidature est confirmée, vous devez informer le candidat de la manière dont son nom apparaîtra sur le bulletin de vote en remettant l'Avis de confirmation de la candidature et le nom qui doit figurer sur le bulletin de vote. Si la candidature est rejetée, vous devez informer le candidate des raisons pour le rejet et lui faire part du processus pour resoumettre sa trousse de candidature, au moyen de l'Avis de rejet de la candidature. Pour plus de renseignements à ce sujet, consultez la section 5.6.2.

5.3.5 Preuve de l'identité du candidat

Cette nouvelle exigence législative oblige tous les candidats à fournir une preuve de leur identité et s'ils souhaitent voir un nom autre que celui qui figure sur leur pièce d'identification sur le bulletin de vote, une preuve de ce nom alternatif.

Dans le cadre d'une présentation de candidature, les candidats potentiels sont tenus de vous fournir une preuve de leur identité. Ces documents doiventêtre reçus et approuvés avant de pouvoir confirmer la candidature du candidat potentiel.

Les personnes qui peuvent présenter la preuve d'identité

Les documents d'identité peuvent être présentés au DS par le candidat potentiel ou par son délégué.

Si le délégué de campagne soumet au nom du candidat potentiel ou si les documents sont transmis par voie électronique, les copies des pièces d'identité doivent être signées par le candidat potentiel.

Les documents qui peuvent servir de preuve d'identité

Les candidats potentiels ont deux options en ce qui concernent les documents d'identité qu'ils vous présentent.

Option 1 :

Présenter une pièce d'identité avec photo et le nom du candidat potentiel délivrée par un gouvernement ou un organisme canadien.

Option 2 :

Présenter deux pièces d'identité avec le nom du candidat potentiel, d'un type autorisé par le directeur général. Pour obtenir la liste des documents autorisés, consultez la Liste des pièces d'identité autorisées pour les candidats (Preuve de l'autre nom) (EC 20014).

Nom alternatif sur le bulletin de vote

Si le candidat potentiel souhaite qu'un nom alternatif soit inscrit sur le bulletin de vote, il doit remettre au DS des documents démontrant qu'il est communément connu sous ce nom. Ces documents sont requis lorsque le candidat potentiel souhaite utiliser un autre prénom (même s'il s'agit d'une « abréviation normale » de ce nom), ou un autre nom de famille que celui qui figure sur ses preuves d'identité.

Vous devez déterminer si les documents fournis constituent une preuve suffisante que le candidat potentiel est connu sous ce nom. Si les preuves ne vous convainquent pas, il est encore possible de confirmer la candidature du candidat potentiel. Dans ce cas, son nom complet tel qu'inscrit à la section A - Nom du candidat de l'Acte de candidature doit figurer sur le bulletin de vote.

Afin de déterminer si un candidat est communément connu sous le nom alternatif inscrit à la section A – Nom sur le bulletin de vote de l'Acte de candidature, le candidat potentiel ou son délégué doit fournir des documents qui répondent à chacun des trois critères suivants :

  • deux documents provenant de diverses sources autorisées sur le formulaire Liste des preuves d'identité autorisées pour les candidats (EC 20014);
  • ces deux documents doivent remonter à des dates antérieures à la délivrance du bref;
  • au moins l'un des documents doit provenir d'une tierce partie (c.-à-d. qu'il ne doit pas provenir du candidat potentiel).

Si vous n'êtes pas en mesure de déterminer si les preuves fournies sont suffisantes, communiquez avec le RSR pour obtenir de l'aide.

5.3.6 Recevoir les candidatures

Seul le candidat ou son délégué de campagne peut déposer une mise en candidature (sur papier ou en ligne), et le DS doit recevoir celle-ci après l'émission de l'Avis de convocation (EC 10020-1) et avant la clôture des mises en candidature (jour 21, à 14 h). La mise en candidature doit être déposée soit en personne à un endroit désigné par le DS, soit électroniquement par le biais du CSEP.

N'acceptez aucune mise en candidature de la part d'une personne qui se présente à votre bureau après 14 h le jour de clôture des mises en candidature.

Vous pouvez déléguer le pouvoir de recevoir, mais pas d'accepter, l'Acte de candidature et les documents à l'appui. Dans ces circonstances, remplissez le formulaire de Délégation de pouvoirs (EC 10090) et contactez l'ACEC.

Réception des mises en candidature électroniques

Toutes les candidatures transmises par le biais du CSEP doivent être soumises au processus de vérification approfondie dans les 48 heures suivant leur soumission et pourront être consultées dans EC Connex – Module de candidature.

Les candidats ou leurs délégués de campagne autorisés peuvent maintenant transmettre des candidatures par le biais du CSEP. Son formulaire est conçu pour guider les candidats potentiels tout au long du processus de mise en candidature. Pour soumettre une candidature par voie électronique, un candidat potentiel ou son délégué doit recevoir la Clé de soumission de candidature de vous. Une fois la demande transmise, vous allez recevoir un avis par courriel, mais nous vous suggérons fortement de vérifier la section Candidature de votre tableau de bord EC Connex chaque jour.

Affiliation politique

Les entités politiques doivent fournir les noms de tous leurs candidats soutenus à l'ACEC.

Les candidats qui déclarent une affiliation politique dans leur Acte de candidature ou leur formulaire en ligne doivent s'assurer que leur parti a fourni leur nom à l'ACEC. Pour confirmer qu'un candidat a bien été appuyé, consultez la Liste des candidats soutenus dans le profil de votre circonscription dans STAT (à titre de référence, consultez l'onglet suivant : Étapes éclair > Comment accéder à la Liste des candidats soutenus).

Si le nom du candidat ne se trouve pas sur cette liste, expliquez au candidat qu'il doit immédiatement contacter son parti politique pour s'assurer que cette information a été transmise à l'ACEC. Les partis peuvent mettre à jour l'information sur cette liste jusqu'à 24 heures avant la fermeture des candidatures.

Si, à la fin du délai de vérification de 48 heures, le nom du candidat n'a pas été ajouté à la Liste des candidats soutenus, communiquez avec le RSR.

Clé de soumission de candidature

Les candidats doivent obtenir une Clé de soumission de candidature avant de remplir et transmettre un formulaire de mise en candidature électroniquement par le biais du CSEP.

La Clé de soumission de candidature est un code à 4 chiffres, propre à chaque soumission électronique. Seul vous ou votre DAS pouvez transmettre ce code, que vous obtenez par le biais de la section Clé de soumission de candidature du tableau de bord EC Connex.

Pour accéder à la Clé de soumission de candidature :

  1. Dans le tableau de bord EC Connex, sous l'onglet Services aux candidats, accédez à la page Clé de soumission de candidature.
  2. Demandez à l'appelant de vous donner son Identifiant de Candidature (un code qui commence par EN) pour localiser son dossier.
  3. Fournissez la Clé de soumission de candidature correspondante.

Pour plus de matériel de référence, consultez l'onglet : EC Connex > Étapes éclair > Comment accéder à la Clé de soumission de candidature.

Clôture des candidatures

Vous et votre DAS devez être disponibles de midi à 14 h à votre bureau, le jour de la clôture des candidatures (jour 21). Il faut permettre à un candidat potentiel ou à son délégué de campagne de déposer son Acte de candidature s'il s'est présenté avant 14 h, mais qu'il a été servi après 14 h. Si les documents de candidature sont incomplets, ils ne doivent pas être acceptés, et le candidat potentiel ne peut pas revenir après la clôture des candidatures. Il est interdit de repousser la clôture des candidatures. La soumission électronique de mises en candidature par le biais du CSEP ne sera pas possible après 14 h.

Corrections à l'Acte de candidature

Si un candidat souhaite apporter des changements ou des corrections au nom, à l'adresse et à la profession indiqués dans son Acte de candidature déjà déposé après la date de clôture des candidatures, il doit en faire la demande par écrit avant 17 h le jour 21.

5.3.7 Les médias et le processus de mise en candidature

Si un candidat potentiel vous annonce qu'il a l'intention d'inviter les médias à la présentation de sa candidature, vous devriez communiquer à l'avance avec le candidat ou son représentant pour s'assurer que celui-ci connait toutes les exigences, afin d'éviter une situation embarrassante potentielle produite par la remise d'un dossier incomplet.

Les journalistes peuvent photographier ou filmer la vérification des documents de candidature. Toutefois, vous devez veiller à préserver votre impartialité et votre neutralité politiques, en évitant par exemple une photo avec un candidat.

Tous les membres du personnel doivent accorder une attention particulière aux journalistes pour limiter leur accès aux aires publiques du bureau. Il faut protéger la confidentialité des renseignements, particulièrement au centre de service et dans les zones qui contiennent de l'information sensible.

5.4 Vérification préliminaire

Lorsque vous recevez une candidature en personne, vous devez effectuer la vérification préliminaire au moyen de la C9 Mise en candidature : vérification préliminaire. Faites une copie de cette liste de contrôle pour chaque candidat ayant soumis un Acte de candidature en personne et sauvegardez une copie du document avec les documents de candidature.

Seules les mises en nomination déposées en personne nécessitent un processus de vérification préliminaire. Les mises en candidature transmises par voie électronique seront vérifiées seulement au moyen du processus de vérification approfondie (consulter la section 5.6).
Les candidats potentiels ne sont pas tenus de divulguer leur sexe, car il s'agit désormais d'un champ facultatif dans le processus de mise en candidature.

Si la vérification préliminaire est réussie, remplissez l'Accusé de réception de l'Acte de candidature (EC 20011). Une fois cette partie remplie, vous avez 48 heures à compter de la date et l'heure figurant sur le reçu pour faire une vérification détaillée et confirmer ou rejeter la candidature.

Après avoir accepté l'Acte de candidature, saisissez l'information dans EC Connex (consultez la section 5.5); ensuite numérisez et téléversez une copie de l'Acte de candidature soumis.

C9 Mise en candidature : vérification préliminaire

Remplissez une liste de vérification pour chaque candidat qui dépose un Acte de candidature (EC 20010-1), en personne à votre bureau.

Nom du candidat :

Appartenance politique du candidat :

Lisez attentivement les instructions aux pages 3 et 4 de l'Acte de candidature avant l'arrivée du candidat, qui aura idéalement pris rendez-vous avec vous pour déposer sa candidature.

Admissibilité du candidat
Le nom de la personne ne figure pas sur la liste des personnes inadmissibles qu'EC a fournie, comme prévu à la section 5.2.3 Inadmissibilité.
Si le nom du candidat figure sur la liste fournie par EC, suivez les instructions dans la note jointe à la liste des personnes inéligibles.
Dépôt de la candidature
L'Acte de candidature est accompagné des documents suivants :
  • Preuve de l'identité du candidat
    • Si le candidat a présenté sa candidature, il a fourni:
      • une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement ou un organisme canadien; ou
      • 2 pièces d'identité sans photo d'un type autorisé par le DGE.
      • le nom figurant sur ces documents correspond au nom fourni dans la Section A de l'Acte de candidature – Nom du candidat
    • Si un délégué a déposé la mise en candidature au nom du candidat, il a fourni:
      • une copie, signée par le candidat potentiel, d'une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement ou un organisme canadien, ou
      • une copie, signée par le candidat potentiel, de deux pièces d'identité sans photo, d'un type autorisé par le DGE.
      • le nom figurant sur les documents correspond au nom fourni dans la Section A de l'Acte de candidature – Nom du candidat
    • Si le candidat a choisi d'utiliser un nom alternatif sur le bulletin de vote (Section A de l'Acte de candidature – Nom sur le bulletin de vote), le candidat ou son délégué a fourni une preuve qu'il est communément connu sous ce nom alternatif, tel qu'indiqué à la section 5.3.4.
  • Si le candidat a nommé un vérificateur, il a rempli la Section D – Vérificateur de l'Acte de candidature.
Section A – Renseignements sur le candidat et déclaration
Le nom du candidat a été épelé de façon uniforme tout au long du formulaire de mise en candidature et correspond aux documents fournis comme preuve d'identité.
Si le candidat a choisi d'utiliser un autre nom sur le bulletin de vote, il a fourni de la documentation pour indiquer qu'il est connu sous ce nom alternatif.
Aucun champ obligatoire n'a été laissé en blanc. Demandez à la personne qui dépose l'Acte de candidature de corriger tout renseignement manquant et d'immédiatement cocher, avec la mention « s. o. », tous les autres champs facultatifs qui ont été laissés en blanc.

Si le candidat a indiqué une affiliation politique à la page 4 :

  1. le parti en question figure sur la liste des partis politiques enregistrés ou admissibles d'Élections Canada; et
  2. le nom et l'affiliation politique du candidat figurent sur la Liste des candidats soutenus, qui se trouve sur le profil des circonscriptions dans STAT (à titre de référence, consulter l'onglet suivant : Étapes éclair > Accéder la Liste des candidats soutenus). Si le candidat a indiqué son affiliation politique mais son nom ne figure pas sur la Liste des candidats soutenus dans les 48 heures suivant le dépôt de sa candidature, sa nomination doit être traitée selon la préférence qu'il a indiquée sur sa déclaration. Dans ce cas, communiquez avec le RSR (Comment nous joindre).
Le candidat potentiel a indiqué s'il consentait à partager les informations inscrites dans l'Acte de candidature avec le commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique, avec la Chambre des communes et avec la Bibliothèque du Parlement.
La déclaration solennelle du candidat et l'avis de confidentialité ont été signés et datés (page 7) et vous (ou une autre personne autorisée en vertu de la LEC) a, avec sa signature, accusé réception de la déclaration solennelle.
Section B – Renseignements sur le délégué de campagne et déclaration (le cas échéant)  
Si le candidat a nommé un délégué de campagne, tous les champs obligatoires de la page Renseignements du délégué de campagne ont été remplis et l'avis de confidentialité et la déclaration du délégué de campagne ont été signés.
Section C – Renseignements de l'agent officiel et déclaration  
Tous les champs obligatoires de la page Renseignements de l'agent officiel ont été remplis et l'avis de confidentialité et la déclaration du délégué de campagne ont été signés.
Section D – Renseignements du vérificateur et déclaration (le cas échéant)  
Si le candidat a nommé un vérificateur, tous les champs obligatoires de la page Renseignements du vérificateur ont été remplis et l'avis de confidentialité et la déclaration du délégué de campagne ont été signés.
Section E – Coordonnées du bureau de campagne (facultatif)  
Si le candidat a choisi de fournir les détails du bureau de campagne, il a inclus toutes les coordonnées pertinentes pour le joindre. Si le candidat a été confirmé, cette information sera publiée sur le site www.elections.ca.
Section F – Électeurs consentant à la candidature  
Le nombre requis de signatures des électeurs qui ont consenti à la candidature remplit l'une des conditions suivantes :
  • 100 signatures d'électeurs résidant dans la circonscription; ou
  • 50 signatures d'électeurs résidant dans la circonscription, si cette circonscription figure à l'annexe 3 de la LEC.
Si certains noms et certaines adresses ne sont pas lisibles, demandez au témoin de fournir des informations lisibles sur ces électeurs.
Si les champs nom, adresse complète ou signature ne sont pas remplis, vous ne devez pas compter ces noms pour atteindre le nombre requis de signatures.
Le témoin aux signatures a rempli le bas de chaque page de signatures et a apposé ses initiales à côté du nom de chaque électeur.
Accusé de réception de l'Acte de candidature  
Si la mise en candidature a été déposée en personne, remplissez l'Accusé de réception de l'acte de candidature (EC 20011), faites-en une photocopie et remettez cette copie à la personne qui a déposé la mise en candidature.
Expliquez à la personne qui a déposé l'Acte de candidature que vous allez effectuer une vérification approfondie de la mise en candidature et des documents à l'appui dans les 48 prochaines heures, et que vous donnerez un avis de confirmation ou de rejet après avoir terminé cette vérification.
Si, après avoir consulté EC, vous rejetez la mise en candidature, le candidat potentiel peut soumettre un nouvel Acte de candidature au plus tard à 14 h à la clôture des mises en candidature (le jour 21). Si le candidat potentiel soumet un nouvel Acte de candidature, procédez à une vérification de celle-ci pour émettre de nouveau un avis de confirmation ou de rejet. Tant que la date limite n'est pas dépassée, le candidat potentiel peut continuer à modifier l'Acte de candidature ou le remplacer par un autre, jusqu'à ce que toutes les exigences soient remplies.
Après avoir accepté l'Acte de candidature, inscrivez les renseignement/s dans EC Connex – Module de candidature (consultez la section 5), puis numérisez et téléversez une copie de l'Acte de candidature et l'Accusé de réception de l'acte de candidature.

Si le candidat transmet sa candidature électroniquement par le biais du CSEP, il n'est pas nécessaire de faire une vérification préliminaire. Le dossier de mise en candidature sera examiné dans le cadre du processus de vérification approfondie.

5.5 Traiter les candidatures - EC Connex

EC Connex est la plateforme numérique pour traiter les mises en candidature et centraliser l'offre de produits aux entités politiques.

Toutes les mises en candidature, quelle que soit leur méthode de soumission, doivent être traitées par l'intermédiaire d'EC Connex – Module de candidature. Cette plateforme vous permet de gérer tous les actes de candidatures, vous guidera dans le processus de vérification approfondie, et permettra à l'ACEC de générer les bulletins de vote et de publier l'information afférente sur le site Web d'EC.

Les dossiers de candidature sont traités par le biais de la section Candidatures du tableau de bord d'EC Connex, accessible sous l'onglet Service aux candidats. Si une mise en nomination est transmise électroniquement par le biais du CSEP, elle sera également accessible à cette page.

Vous êtes responsable d'assurer que tous les documents reliés aux actes de candidature soient conservés et entreposés de de manière sécurisée.

5.5.1 Tableau de bord pour les mises en candidature

Le Tableau de bord des candidatures vous permet de traiter les mises en candidatures pour votre circonscription (aux fins de référence, consulter l'onglet suivant : EC Connex > Étapes éclair > Candidatures). Chaque acte de candidature se voit attribuer l'un des états suivants :

  1. En cours – Le dossier de candidature a été créé mais la saisie de données n'est pas encore terminée.
  2. Soumise – La mise en candidature contient tous les champs obligatoires et a été soumise aux fins de vérification. Les mises en nomination transmises électroniquement par l'intermédiaire du Centre de service aux entités politiques vont obtenir ce statut lorsqu'elles seront déposées par le candidat.
  3. Confirmée – La vérification approfondie est terminée et la candidature du candidat a été confirmée officiellement (consultez 5.6.3 Confirmation ou rejet d'une candidature).
  4. Refusée – La vérification approfondie est terminée et la candidature du candidat a été rejetée officiellement (consultez 5.6.3 Confirmation ou rejet d'une candidature).
  5. Désistement – Un état rare selon lequel un candidat se désiste après que sa candidature a été acceptée. Ceci doit être fait avant 17 h le jour 21 (consultez 5.7.3 Désistement d'un candidat).
  6. Modification requise – Si, au cours du processus de vérification approfondie, il manque de l'information ou des détails doivent être révisés, le statut de la nomination doit être changé pour indiquer « Modification requise. ». Dans de tels cas, vous devez communiquer immédiatement avec le candidat pour aborder les modifications requises.

5.5.2 EC Connex – Saisir une Mise en candidature en format papier

Si on vous présente une mise en candidature en personne, il faut créer un dossier de mise en candidature dans EC Connex – Module de candidature. Ce dossier est rempli après l'aboutissement positif du processus de vérification préliminaire (voir 5.4). Les renseignements fournis dans l'Acte de candidature doivent être saisis dans le dossier. De plus, à des fins de contrôle de la qualité, une copie numérisée de l'Acte de candidature doit être jointe au dossier.

Pour des instructions détaillées sur la saisie de cette information, consultez l'onglet suivant : EC Connex > Étapes éclair > Comment créer un acte de candidature, et EC Connex > Étapes éclair > Comment téléverser les documents de candidature.

5.5.3 Créer et gérer l'information-contact

Lorsque vous créez un dossier de candidature, le candidat, son agent officiel, son délégué de campagne et son vérificateur doivent être inscrits comme personnes-contact. Ceci peut se faire au moyen de l'onglet Contacts ou dans le dossier de candidature au moyen de Création rapide. Pour plus de détails, consultez l'onglet suivant : EC Connex > Étapes éclair > Comment créer un contact dans un formulaire de candidature.

5.6 Vérification approfondie

Une fois qu'un dossier de candidature a été saisi dans EC Connex, le formulaire Vérification approfondie deviendra disponible. Vous devez achever ce processus pour confirmer ou pour rejeter la candidature d'un candidat.

Quelle que soit la méthode de soumission des mises en candidature, vous devez procéder à une vérification approfondie de chacune dans les 48 heures suivant leur dépôt. Pour accéder à la page Vérification approfondie, allez à EC Connex – Module de candidature et naviguez à l'onglet Vérification approfondie complète dans le formulaire du haut. Examinez chacune des sections en suivant les instructions fournies et déterminez si l'information ou si les documents à l'appui répondent aux critères requis. Pour plus de renseignements à ce sujet, consultez les onglets suivants : EC Connex > Étapes éclair > Vérification approfondie.

Pour le processus de vérification des électeurs qui appuient la candidature, consultez la section 5.6.1 ci-dessous. Commencez la vérification dès le dépôt de la candidature et continuez jusqu'à ce que 100 électeurs qui appuient la candidature soient confirmés (50 électeurs dans les circonscriptions figurant à l'annexe 3 de la LEC).

Informez aussitôt les candidats si vous rencontrez un problème important au cours du processus de vérification. Les candidats potentiels doivent avoir l'occasion de corriger leur mise en candidature avant que les 48 heures ne soient écoulées.

Le processus de vérification approfondie est une tâche importante pour les DS. Assurez-vous que la vérification est faite attentivement, rapidement et correctement.

5.6.1 Vérification approfondie

Afin de vérifier les données inscrites dans la section F, suivez les étapes ci-dessous pour confirmer que les électeurs qui ont donné leur consentement à la candidature résident bien à l'intérieur de la circonscription. Pour les mises en candidatures transmises par voie électronique, imprimez toutes les pages dans la section F qui ont des signatures.

Étape 1

Au moyen de la Liste électorale alphabétique ou de RÉVISE, recherchez le nom de chaque électeur pour confirmer leur résidence dans la circonscription et cochez la case Source 1 dans la Liste de sources de vérification (EC 20009).

Si le nombre de signatures valides est inférieur au minimum requis dans cette circonscription, allez à l'étape 2.

Étape 2

Si le nom d'un électeur ne figure pas dans la Liste électorale alphabétique, utilisez RÉVISE pour faire une recherche de l'adresse, ou utilisez l'Indicateur des sections de vote pour vérifier que l'adresse fournie par l'électeur est située dans la circonscription. Si tel est le cas, acceptez le nom et cochez la case Source 2 dans la Liste de sources de vérification (EC 20009).

Si le nombre de signatures valides est encore inférieur au minimum requis dans cette circonscription, allez à l'étape 3.

Étape 3

Si l'adresse ne figure pas dans l'Indicateur des sections de vote, vérifiez si l'adresse fait partie d'un nouveau complexe domiciliaire dont la rue n'y figure pas. Si vous réussissez à confirmer au moyen d'autres sources que l'adresse est située dans la circonscription, acceptez le nom. Utilisez les cartes des circonscriptions fournies.

Si moins de 100 électeurs ayant qualité d'électeur ont été identifiés (ou 50 électeurs dans les circonscriptions figurant à l'annexe 3 de la LEC), passez à l'étape 4.

Étape 4

Si vous ne réussissez pas à confirmer 100 candidats à cette étape (ou 50 électeurs dans les circonscriptions figurant à l'annexe 3 de la LEC), avisez immédiatement le candidat potentiel ou son agent officiel. Vous devez ensuite communiquer avec Administration électorale et procédures (RSR) pour les aviser de la situation.

5.6.2 Confirmer ou rejeter une candidature

Une candidature qui a été officiellement acceptée doit encore être examinée dans le cadre du processus de vérification approfondie, afin qu'une décision puisse être rendue dans EC Connex – Module de candidature.

Si vous confirmez la candidature

Générez l'Avis de confirmation de la candidature et l'Avis du nom qui doit figurer sur le bulletin de vote (EC 20012) dans EC Connex – Module de candidature (consultez les onglets suivants : EC Connex > Étapes éclair > Générer des avis de candidature). Signez, datez et téléversez l'Avis rempli dans le dossier de candidature du candidat dans EC Connex. Avisez immédiatement le candidat ou son agent officiel par téléphone. Envoyez ensuite l'avis par courriel au candidat, à moins qu'il ne vienne la chercher en personne au bureau. Conservez une photocopie de l'avis et de tous les documents afférents à la candidature pour vos dossiers.

Si vous rejetez la candidature

Téléphonez à Administration électorale et procédures (RSR) avant d'entreprendre le rejet dans EC Connex. Après cette consultation, si la décision est toujours de rejeter la candidature, procédez comme suit :

  1. Refusez le candidat dans EC Connex en incluant la raison du rejet de la candidature.
  2. Générez l'Avis de rejet de la candidature (EC 20013) dans EC Connex – Module de candidature (consultez les onglets suivants : EC Connex > Étapes éclair > Générer des avis de candidature).
  3. Signez, datez et téléversez l'avis rempli dans le dossier de candidature du candidat dans EC Connex.
  4. Appelez le candidat potentiel ou son agent officiel et faites-lui part des résultats de votre vérification. Fixez un rendez-vous avec le candidat, son agent officiel ou un représentant du candidat afin de lui remettre tous les documents de candidature. Expliquez-lui qu'une nouvelle candidature peut être présentée en tout temps avant la clôture des candidatures (14 h le jour 21).
  5. Conservez une photocopie de l'Acte de candidature pour vos dossiers.

5.7 Candidats confirmés

5.7.1 Changements à l'Acte de candidature

Lorsque vous aurez confirmé la candidature, les modifications au nom, à l'adresse et à la profession du candidat peuvent être apportées jusqu'à 17 h le jour de clôture (le 21e jour avant le jour du scrutin). Le candidat doit vous signaler par écrit toutes les modifications qu'il souhaite apporter à son Acte de candidature. Ces modifications doivent être apportées au dossier de nomination, dans EC Connex – Module de candidature.

5.7.2 Élection par acclamation

Si, à 14 h le jour 19, une seule candidature est confirmée, vous devez remplir l'endos du bref conformément aux directives et le renvoyer au DGE. Vous devez y joindre un compte rendu de l'élection faisant état de toute candidature rejetée pour cause de non-conformité à la LEC.

Vous devez également envoyer, dans les 48 heures suivant le rapport d'élection, une copie certifiée du bref au candidat élu.

5.7.3 Désistement d'un candidat

Les candidats ont jusqu'à 17 h le jour 21 pour se désister. Ils doivent alors remettre personnellement au DS une déclaration écrite, signée et appuyée par deux personnes qui ont qualité d'électeur dans la circonscription. Les candidats qui se sont désistés doivent se conformer à toutes les dispositions de dépenses électorales et soumettre les déclarations et les rapports exigés par la LEC.

Le nom d'un candidat qui s'est désisté ne doit pas figurer sur le bulletin de vote. Tout vote exprimé en faveur d'un candidat qui s'est désisté est nul.

Si, après le désistement d'un candidat, un seul candidat demeure en lice, ce dernier est élu par acclamation.

Lorsqu'un candidat se désiste, Administration électorale et procédures (RSR) doit en être informé immédiatement par téléphone. Des instructions sur la façon de procéder et de mettre à jour le dossier de nomination sont fournies dans EC Connex – Module de candidature.

5.7.4 Décès d'un candidat

Si un candidat soutenu par un parti politique enregistré décède après 14 h le jour 26 et avant la fermeture des bureaux de scrutin le jour du scrutin, l'élection dans la circonscription est ajournée.

Le cas échéant, communiquez avec Administration électorale et procédures (RSR).

5.7.5 Confirmer la Liste finale de candidats

Peu après 14 h le jour 19, EC enverra aux DS le Rapport de vérification de la liste des candidats (EC 10043-1) qui contient les noms des candidats confirmés de leur circonscription. Vous devez vérifier ou corriger les renseignements, signer la liste et en envoyer immédiatement une copie numérisée en répondant au courriel, conformément aux instructions fournies.

Vous devrez répéter la vérification jusqu'à ce que vous puissiez remplir le Rapport de vérification de la liste des candidats sans correction.

C10 Approuver le Rapport de vérification de la liste de candidats

Exigence 1 : EC produit le Rapport de vérification de la liste des candidats qui énumère tous les candidats confirmés, exactement comme ils apparaîtront sur le bulletin de vote, et vous l'envoie (jour 19).
Confirmez que vous n'avez aucune candidature en attente de candidats potentiels en exécutant l'activité pertinente dans l'OGAR.
Vous allez recevoir le Rapport de vérification de la liste des candidats par courriel.
Imprimez une copie du Rapport.
Vérifiez si le nom et le numéro de la circonscription sont exacts. En cas d'erreur, passez à l'EXIGENCE 3. Le cas échéant, passez à l'EXIGENCE 2.
Exigence 2 : Vous vérifiez le nom et l'appartenance politique de chaque candidat.
Le nom sur le bulletin de vote est écrit exactement tel que le candidat l'a soumis dans son Acte de candidature ou sur le formulaire en ligne, y compris les accents et les espaces (p. ex., Toméso, David).
Il n'y a aucun caractère en indice ou en exposant.
Le nom de famille est en majuscules et le prénom en cases mixtes.
L'appartenance politique de chaque candidat est exacte et bilingue, s'il y a lieu.
Le nom et la catégorie des partis politiques sont conformes à la Liste des partis politiques finale fournie par EC.
Les noms de famille des candidats sont en ordre alphabétique précis.
Si des corrections au rapport sont requises, passez à l'EXIGENCE 3. Le cas échéant, passez à l'EXIGENCE 4.
Exigence 3 : Vous demandez une correction au besoin.
Si des corrections s'avèrent nécessaires, faites les corrections à la main sur le rapport imprimé et suivez les instructions contenues dans le courriel. Fournissez une description des changements requis et joignez-y une version numérisée de vos changements à main levée aux fins de clarification.
Attendez qu'EC vous envoie par courriel la version révisée du rapport, puis répétez les étapes ci-dessus jusqu'à ce que le rapport n'ait plus d'erreur.
Exigence 4 : Vous approuvez le rapport.
Si le rapport ne contient pas d'erreurs, apposez vos initiales à côté du nom de chaque candidat, inscrivez le nombre total de candidats confirmés et signez et datez au bas du formulaire.
Suivez les instructions dans le courriel pour soumettre le Rapport approuvé.
Le jour 18, EC enverra les filières de bulletins de vote à votre imprimeur sélectionné et à votre compte courriel de DS.

5.8 Remplacement d'un agent officiel, d'un délégué de campagne ou d'un vérificateur

Si un agent officiel ou un vérificateur cesse d'occuper son poste pour quelque raison que ce soit, le candidat doit nommer un nouvel agent officiel ou un nouveau vérificateur dans un délai convenable. Le candidat doit vous remettre par écrit un avis de la nouvelle nomination, ainsi qu'une déclaration signée du nouvel agent officiel, du délégué de campagne ou du nouveau vérificateur dans laquelle celui-ci accepte la nomination.

5.8.1 Agent officiel

  1. Demandez au candidat de vous remettre une notification écrite.
  2. Demandez au nouvel agent officiel de signer la section C – Agent officiel de l'Acte de candidature, sans oublier la Déclaration de l'agent officiel.
  3. Si vous avez reçu ces documents en format papier, annexez ces nouvelles pages à l'Acte de candidature du candidat.
  4. Mettez à jour les renseignements du dossier de mise en nomination dans EC Connex – Module de candidature.
  5. Téléchargez une copie numérisée de la section C du dossier de nomination du candidat dans EC Connex.

5.8.2 Délégué de campagne

  1. Réclamez un avis écrit de la part du candidat.
  2. Demandez au candidat de remplir la section B – Délégué de campagne, de l'Acte de candidature.
  3. Si vous en avez reçu une version papier de l'Acte de candidature, joignez-y une copie de ces nouvelles pages.
  4. Mettez à jour le dossier de candidature dans EC Connex – Module de candidature.
  5. Téléversez une copie numérisée de la section B dans le dossier de candidature du candidat dans EC Connex – Module de candidature.

5.8.3 Vérificateur

  1. Demandez au candidat de vous remettre une notification écrite.
  2. Demandez au candidat de remplir la section D – Vérificateur, de l'Acte de candidature, y compris l'avis de confidentialité et la déclaration.
  3. Si vous en avez reçu une version papier de l'Acte de candidature, joignez-y une copie de ces nouvelles pages.
  4. Mettez à jour le dossier de candidature dans EC Connex – Module de candidature.
  5. Téléversez une copie numérisée de la section D dans le dossier de candidature du candidat dans EC Connex – Module de candidature.

5.9 Centre de service aux entités politiques

Le Centre de service aux entités politiques (CSEP) est le portail sécuritaire d'EC à l'intention des entités politiques. Celui-ci leur permet d'accéder à une gamme de services et de documents numériques.

5.9.1 Accès au CSEP

Toutes les entités politiques, une fois qu'elles ont créé un compte, ont accès au CSEP en visitant https://csep-pesc.elections.ca. Tous les candidats qui ont soumis leur Acte de candidature sur papier auront quand même accès au CSEP. Dès que leur nomination est confirmée, les candidats reçoivent une invitation par courriel leur demandant de créer un compte CSEP.

5.9.2 Accès aux produits du CSEP

Le CSEP renferme un dépôt central de documents à l'intention des entités politiques auxquels ces derniers peuvent accéder pour les télécharger. Ces produits seront mis à jour et soutenus par l'administrateur des produits du CSEP à l'ACEC. Pour accéder aux produits proposés, l'utilisateur doit d'abord ouvrir une session dans le CSEP et naviguer vers l'onglet Outils, documents et formulaires.

5.9.3 Matériel à l'intention des candidats confirmés

Les candidats confirmés ont le droit d'accès à diverses ressources, conformément à la LEC. Ces ressources peuvent être consultées sous forme numérique par l'intermédiaire du CSEP, ou récupérées par le candidat ou par son délégué autorisé à votre bureau. . Pour la liste complète de matériel à distribuer, consultez la C10 Matériel à l'intention des candidats confirmés.

Vous devez informer les candidats qu'ils peuvent obtenir le logiciel RFE par l'intermédiaire du CSEP. Si le candidat ou son agent officiel n'a pas accès à Internet, ou s'ils ne peuvent pas télécharger le logiciel à leur ordinateur, ils peuvent réclamer une Trousse multimédia (K.00003-C), qui inclut une clé USB comprenant le RFE. Pour obtenir cette trousse, ils doivent appeler le 1-800-486-6563 ou envoyer un courriel à FPTM-PFMK@elections.ca.

5.9.4 Distribuer la liste nationale des lieux de scrutin aux candidats

Le jour 24, vous recevrez un courriel de l'équipe des Services de gestion des endroits de vote (SGEV) de l'ACEC vous informant que le Rapport national de la liste des lieux de scrutin (en format Excel) a été distribué à toutes les entités politiques.

  1. Suivez les instructions contenues dans le courriel et passez en revue les données du Rapport sur la liste des lieux de scrutin de votre circonscription (joint au courriel).
  2. À partir du jour 24, envoyez sans tarder un courriel à chaque candidat confirmé dans votre circonscription et joignez-y la version électronique du Rapport national sur la liste des lieux de scrutin.
  3. Imprimez des copies du rapport et gardez-les à portée de la main à votre bureau. Une copie du rapport sera également mise à la disposition des candidats confirmés dans le CSEP.

Du jour 23 au jour 0, vous devez surveiller et signaler à l'ACEC toute modification apportée aux adresses des bureaux de scrutin et des lieux de scrutin votre circonscription.
En cas de changement d'adresse, les SGEV produiront une nouvelle liste de tous les lieux de scrutin pour distribution.

Les candidats et les partis politiques recevront une nouvelle carte numérique chaque fois que les adresses des bureaux de scrutin changent. Cette carte pourra être téléchargée à partir du CSEP.

C11 Matériel à l'intention des candidats confirmés

Du matériel sera aussi distribué par le biais du portail en ligne CSEP.

1 Une copie de la Loi électorale du Canada dans les deux langues officielles. La version électronique est accessible sur le site Web du ministère de la Justice.
2 Il est possible de réclamer une Trousse multimédia (K.00003-C) soit par l'intermédiaire du CSEP ou en envoyant un courriel à cet effet à : FPTM-PFMK@elections.ca.
3

Il est possible d'obtenir des reçus officiels pour contributions par voie électronique au moyen du Rapport financier électronique (RFE). Il est possible d'obtenir des versions imprimées (EC 20060) de ces reçus, en paquets de 50 copies, en envoyant un courriel à cet effet à : ROFP-ORPF@elections.ca.

4 Des lettres indiquant le plafond préliminaire des dépenses électorales.
5 Expliquez aux candidats qu'ils peuvent accéder aux documents suivants sur le site Web d'EC :
  • Autorisation du représentant d'un candidat (EC 20020) pour nommer des représentants pour chaque lieu de scrutin dans la circonscription
  • Lignes directrices pour les représentants d'un candidat (EC 20045) sur les droits et les responsabilités des représentants
  • Lignes directrices pour les représentants d'un candidat en vertu des RES (EC 78058), qui expliquent les droits et les responsabilités des représentants concernant le processus d'inscription pour le bulletin spécial et pendant le dépouillement des bulletins de vote spéciaux au bureau du DS
6 Une copie de l'Avis de convocation, sur demande
7 Une copie des documents suivants, une fois disponibles :
  • Avis d'un scrutin
  • Avis d'un bureau
  • Avis du vote par anticipation
8 Du jour 24 au jour 0, une copie électronique de la Liste des lieux de scrutin.
9 Au besoin, une copie des descriptions de tâches des scrutateurs, greffiers du scrutin et agents d'inscription
10 Au plus tôt le jour 31, jusqu'à 10 exemplaires de l'Indicateur des sections de vote (de RÉVISE)
11 Un ensemble de cartes des sections de vote (une copie papier, avec des copies supplémentaires sur demande); la version électronique est accessible par le biais du Centre de service aux entités politiques pour chaque candidat.
12 Jusqu'à 5 copies de chaque format de l'Aide-mémoire du directeur du scrutin.
13 Une copie (papier et sur clé USB) des documents suivants, une fois disponibles :
  • Liste électorale préliminaire (jusqu'à quatre autres copies papier, sur demande)
  • Liste électorale du jour 19 (sur clé USB, sur demande)
  • Liste électorale révisée, sans l'année de naissance de l'électeur (sur demande, jusqu'à quatre autres copies papier)
  • Liste électorale officielle, sans la date de naissance de l'électeur (sur demande, jusqu'à quatre autres copies papier)
  • Relevé des changements
  • Énoncé de qualité de la liste électorale
  • Liste des fonctionnaires électoraux nommés pour le jour du scrutin et pour le dépouillement des votes au bureau du DS
  • Liste des agents de service, dès qu'elle est prête
14 Sur demande, après le jour du scrutin, une copie du Relevé du scrutin et des feuilles de numéros de séquence (EC 50109-1 et EC 50111-1)
15 Une copie du rapport d'élection

5.10 Liaison avec les entités politiques

5.10.1 Droits des entités politiques

Les partis politiques, les candidats et leurs représentants ont le droit :

  • d'être traités justement et équitablement, quelle que soit leur appartenance politique ou leur chance de gagner;
  • de s'attendre à obtenir rapidement des renseignements fiables de votre part;
  • de s'attendre à des aménagements raisonnables en ce qui concerne leurs besoins spéciaux, et à ce qu'on y réponde.

Le Tableau 6 présente vos tâches et vos responsabilités à l'égard des entités politiques.

5.10.2 Réunion mixte avec les entités politiques

Nouveau – 44e EG

To minimize the risks related to the pandemic, joint meetings with political entities can be conducted online through the use of the WebEx teleconferencing system.

Pour des instructions détaillées sur l'organisation et la tenue d'une téléconférence, consultez le WebEx – Guide de l'utilisateur pour les directeurs du scrutin – Organiser une réunion WebEx, accessible dans ECDocs. Ce guide inclut aussi des pratiques exemplaires pour une activité inclusive et accessible pour tous les candidats confirmés et leurs représentants.

Une réunion doit être organisée avec les représentants des partis politiques locaux, les candidats confirmés et leurs représentants le jour 18 ou 17 pour leur donner des renseignements importants sur le processus électoral.

Vous trouverez ci-dessous une liste des sujets qui seront abordés lors de la réunion mixte.

Envoyez les invitations aux participants par courriel, sans oublier de joindre à votre courriel un ordre du jour détaillé. Utilisez les gabarits MSWord Réunion mixte – Convocation (EC 22003-1) et Réunion mixte – Ordre du jour (EC 22001-1).

Demandez à un membre du personnel, votre DAS de préférence, d'assister à la réunion en ligne pour en dresser le procès-verbal.

Rédigez le compte rendu de la réunion immédiatement après la réunion, au moyen du gabarit Réunion mixte – Compte-rendu (EC 22004-1). Une fois que le compte rendu est prêt, signez-le et envoyez-en une copie numérisée à chaque participant et à EC, au moyen du formulaire en ligne dans l'OGAR.

Toutes les communications avec les candidats et les partis politiques qui découlent de cette réunion doivent être consignées en vous servant du gabarit Réunion mixte – Rapport de suivi (EC 22002-1).

5.10.3 Sujets à aborder à la réunion mixte

  1. Lieux de scrutin
    • un rapport à l'intention de chaque participant, comprenant une liste des lieux de scrutin prévus;
    • des cartes géographiques pertinentes pour situer les sections de vote.
  2. Règles concernant le vote par bulletin spécial
    • qui peut voter par bulletin spécial;
    • les rôles de l'agent de service et du superviseur de point de service;
    • le fait que le vote en vertu des Règles électorales spéciales pourrait ne pas être la meilleure façon de voter pour certains électeurs qui bénéficieraient d'un vote sur place (bureau de scrutin itinérant);
    • les règles de résidence;
    • les dates limites pour l'inscription;
    • les dates limites pour le vote;
    • le processus de vote par bulletin de vote spécial (le système d'enveloppes et le secret du vote);
    • le fait que les trousses de vote par bulletin de vote spécial ne doivent pas être fournies à des tiers;
    • le fait que les candidats doivent donner un préavis s'ils ont l'intention d'accompagner des groupes importants d'électeurs pour s'inscrire à votre bureau;
    • le dépouillement du scrutin des électeurs locaux;
    • le dépouillement du scrutin des électeurs nationaux;
    • les lignes directrices des RES pour les représentants de candidat qui observent l'inscription pour le vote par bulletin spécial;
    • le vote par bulletin spécial dans les établissements de soins de courte durée (le cas échéant);
    • le vote par bulletin spécial – règlements pour les visites à domicile.
  3. Processus de révision
    • durée de la période de révision;
    • information sur la qualité des Listes électorales préliminaires;
    • nomination des agents de service;
    • tâches des agents de service;
    • cartes d'information de l'électeur;
    • lien avec la campagne de publicité d'EC;
    • processus de révision (en général);
    • distribution des listes électorales aux candidats (quand, comment, combien et en demander des copies supplémentaires);
    • révision ciblée
      • endroits
      • processus
      • calendrier
      • résultat.
  4. Les représentants des candidats aux lieux de scrutin et à votre bureau
    • Lignes directrices pour les représentants des candidats (EC 20045);
    • Autorisation d'un représentant de candidat (EC 20020);
    • nombre de représentants permis aux bureaux de vote par anticipation, ordinaires et itinérants, ainsi qu'aux bureaux d'inscription et au centre des RES à votre bureau;
    • disposition des lieux de scrutin;
    • format des listes d'électeurs pour les représentants de candidat;
    • usage de la Feuille des numéros de séquence – Bureaux de vote par anticipation (EC 50109-1);
    • usage de la Feuille des numéros de séquence (EC 50111-1);
    • visite des candidats aux lieux de scrutin;
    • traitement des questions ou plaintes.
  5. Documentation à l'intention des candidats
    • Le Centre de service aux entités politiques;
    • les listes électorales;
    • les avis (Avis de convocation, Avis d'un scrutin, Avis de vote par anticipation, Avis d'un bureau itinérant);
    • liste des membres du personnel de scrutin (scrutateurs et greffiers du scrutin);
    • lettre concernant l'accès du candidat aux endroits publics.
  6. Processus d'inscription aux bureaux de scrutin
    • bureaux de vote par anticipation;
    • bureaux de scrutin itinérants;
    • bureaux de scrutin ordinaires.
  7. Marche à suivre les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin
    • le processus de vote;
    • le rôle des superviseurs de centre de scrutin et des préposés à l'information;
    • le rôle du fonctionnaire électoral désigné chargé de la vérification de l'accessibilité et du processus de signalement au lieu de scrutin;
    • toute question concernant la sécurité
    • le nom d'une personne ressource pour le jour du scrutin, pour chaque candidat, qui pourrait résoudre tout problème pouvant survenir au lieu de scrutin;
    • le format des listes électorales pour les scrutateurs
    • le format des listes électorales pour les représentants de candidat;
    • la disponibilité des feuilles des numéros de séquence (cartes de bingo) et la façon de les obtenir.
  8. Affichage ou étalage de matériel partisan
    • le matériel partisan est interdit à l'intérieur ou sur les aires extérieures d'un lieu de scrutin;
    • usage interdit d'un insigne, drapeau, bannière ou tout autre objet partisan dans un lieu de scrutin;
    • les baux de location d'espace pour les lieux de scrutin contiennent une clause qui vous autorise  (ou votre personnel) à retirer tout matériel partisan sur les lieux loués;
    • exception : le représentant d'un candidat peut, de la manière autorisée par le DGE, porter dans un lieu de scrutin un insigne précisant sa fonction et le nom du parti politique mentionné sur le bulletin de vote sous le nom du candidat qu'il représente;
    • période d'interdiction de publicité.
  9. Résultats le soir du scrutin
    • marche à suivre pour la publication des résultats le soir du scrutin.
  10. Validation des résultats
    • date et heure (telles que mentionnées sur l'Avis de convocation);
    • présence des représentants de candidat à la validation.
  11. Changements pour la tenue d'un scrutin en situation de pandémie

    • Changements et nouvelles exigences reliées aux activités de porte-à-porte;
    • Changements aux lignes directrices à l'intention des représentants des candidats aux lieux de scrutin;
    • Autres changements, enjeux ou préoccupations spécifiques à la circonscription au sujet de la tenue d'une élection en situation de pandémie et des mesures locales ou régionales en vigueur.
  12. Divers
    • Répondre aux questions possibles concernant :
      • votre bureau (p. ex. heures d'ouverture, rôles, personne-ressource);
      • identification d'une personne-ressource pour chaque parti;
      • votre disponibilité durant la période électorale;
      • disponibilité du Réseau de soutien aux entités politiques durant la période électorale;
      • toute autre question pertinente abordée.

5.11 Information sur les campagnes

5.11.1 Matériel de propagande et porte-à-porte

Propriétés privées

La LEC ne restreint pas le droit des locateurs de propriétés privées de contrôler qui peut accéder à leur propriété ou en faire usage. Si une pancarte est placée sans permission sur une propriété privée, la LEC n'empêche pas le locateur de l'enlever. Il est recommandé au locateur de communiquer avec le candidat ou le parti enregistré auquel appartient la pancarte indésirable pour lui demander de l'enlever.

Appartements et condos

Les locateurs n'ont pas le droit d'empêcher leurs locataires de poser des pancartes électorales dans les lieux qui font l'objet du bail.

Les sociétés de gestion d'un immeuble en copropriété n'ont pas le droit d'empêcher les propriétaires d'un condo de poser des pancartes électorales sur leur propriété.

Toutefois, les propriétaires d'appartements et les sociétés de gestion d'un immeuble en copropriété ont le droit de fixer des règles raisonnables sur la taille et le type de publicité électorale qui peut être affichée, et peuvent interdire les pancartes dans les aires communes.

Lieux publics

Il est interdit d'intervenir dans la diffusion d'une publicité électorale.

Toutefois :

  • les autorités, normalement municipales, peuvent enlever des pancartes qui ne respectent pas les règles provinciales ou municipales, après avoir avisé la personne qui en a autorisé la diffusion qu'elles ont l'intention de les enlever;
  • les autorités, y compris les municipalités, peuvent enlever une pancarte qui met le public en danger, sans en aviser la personne qui en a autorisé la diffusion.

Refus d'accès

Si la personne qui contrôle un immeuble à logements multiples (p. ex. un immeuble résidentiel ou un immeuble en copropriété) ou un ensemble résidentiel sécurisé empêche le candidat de faire du démarchage en lui refusant de poursuivre ses activités de campagne, le DS doit aider le candidat en appelant la personne qui contrôle les lieux pour lui expliquer sa responsabilité à l'égard de la LEC. Pour plus d'information, consultez le site Web d'EC. Porte-à-porte et campagne dans les secteurs résidentiels et les lieux publics, Note d'interprétation 2021-03.

Lieux de scrutin

L'alinéa 166(1)a) de la LEC vise à créer une zone neutre autour des bureaux de scrutin pour favoriser l'administration impartiale des élections et pour maintenir la confiance à l'endroit du processus électoral. Cet objectif important doit être mis en équilibre avec la liberté d'expression garantie par la Charte canadienne des droits et libertés.

Compte tenu de la diversité des lieux de scrutin au Canada, il n'est pas possible d'énoncer une règle définitive en ce qui concerne la façon dont l'interdiction de matériel partisan doit être appliquée pour atteindre l'objectif d'une zone neutre autour des bureaux de scrutin.

Les principes suivants servent à guider les DS et les autres fonctionnaires électoraux en ce qui concerne les droits d'affichage du matériel partisan, et s'il y a lieu ou non de retirer des affiches :

  • Dans tous les cas, le matériel partisan ne peut être affiché dans la salle où se déroule le vote.
  • Dans la plupart des cas, le matériel partisan ne peut être affiché à aucun endroit à l'intérieur du bâtiment où a lieu le vote.
  • Dans la plupart des cas, l'interdiction d'affichage du matériel partisan s'étend à l'ensemble de la propriété sur laquelle se trouve le bâtiment, y compris le stationnement.
  • Dans certains cas, il est convenable de rechercher l'équilibre entre la neutralité et la liberté d'expression en permettant l'affichage du matériel partisan dans des sections du bâtiment ou de la propriété qui sont très éloignées de la salle où se déroule le vote, ou dans des espaces privés du bâtiment ou de la propriété.
  • Lorsqu'il n'est pas convenable de retirer du matériel partisan de l'ensemble de l'édifice ou de la propriété, il faut accorder la priorité à retirer le matériel des principales voies empruntées par les électeurs pour accéder au bureau de scrutin.

5.11.2 Pancartes détruites ou volées

Vous devriez aviser les candidats et leurs représentants de prendre les mesures suivantes lorsqu'ils constatent que leurs pancartes ont été vandalisées ou volées :

  1. Aviser la police locale; la destruction de propriété privée est un acte criminel;
  2. Envoyer une plainte écrite au commissaire aux élections fédérales.

5.11.3 Période d'interdiction de publicité

En vertu de la LEC, la période d'interdiction de publicité s'applique aux candidats, aux partis politiques et aux tiers. Conformément à l'article 319 de la LEC, personne ne peut sciemment diffuser de la publicité électorale pendant la période d'interdiction le jour du scrutin. Il y a des exceptions pour certaines communications en ligne, des pancartes, des affiches et des bannières. Les appels téléphoniques personnels et automatisés ne sont pas considérés comme publicitaires; ainsi, ils ne sont pas assujettis à la période d'interdiction de publicité.

La période d'interdiction commence à minuit le jour du scrutin, avant l'ouverture des bureaux de scrutin, et se termine à la fermeture des bureaux de scrutin dans la circonscription.

5.12 Consultation du public des actes de candidature

Les mises en candidatures déposées ne sont rendues publiques que pendant la période électorale. Après l'élection, l'Acte de candidature est envoyé à EC et devient un document protégé. Il ne peut plus être consulté par le public.

Les personnes qui demandent à consulter l'acte de candidature d'un candidat peuvent l'examiner sans toutefois manipuler les documents originaux. Ils peuvent photographier les documents ou en demander une copie. Dans tous les cas, le document original ne doit pas quitter le bureau pendant la période électorale pour permettre au public de les examiner.

Si quelqu'un demande à consulter une mise en candidature qui a été déposée par le biais du CSEP, vous pouvez imprimer le Sommaire de la candidature connexe. Ce document est produit de la même façon que les avis de nomination. Pour plus de renseignements à ce sujet, consultez la section Étapes éclair > Comment générer des avis de candidature.

Remarque : pendant une consultation de l'Acte de candidature d'un candidat, les membres du grand public n'ont pas accès à la carte d'identité du candidat ou la preuve de son nom commun.

Les membres du public n'ont pas le droit d'examiner les pièces d'identité du candidat, ni la preuve de leur nom alternatif au cours de leur examen de l'Acte de candidature.

5.13 Représentants des candidats

5.13.1 Rôle pendant les heures du scrutin

Le candidat ou le scrutateur peut fournir au représentant les Lignes directrices pour les représentants des candidats (EC 20045). Le candidat ou le SPS peut fournir au représentant les Lignes directrices pour les représentants des candidats RES (EC 78058). Ces documents sont également disponibles sur le site web d'EC et par l'entremise du CSEP. Les représentants des candidats doivent se conformer aux lignes directrices énoncées dans ces documents.

Lieux de scrutin

Si les candidats et leurs représentants ont prononcé la déclaration requise au premier lieu de scrutin, ils peuvent se rendre à n'importe quel lieu de scrutin en présentant leur Insignes d'identité du représentant du candidat (EC 20901-1). Les insignes d'identité sont valides à partir du moment de leur émission (que ce soit à votre bureau lors du vote par bulletin spécial, pendant le vote par anticipation ou régulier, ou le jour du scrutin) jusqu'à la fin de la période électorale.

Les candidats et leurs représentants aux lieux de scrutin peuvent :

  • demander que les bulletins de vote soient comptés et inspecter les bulletins de vote, l'urne et tout autre matériel se rattachant au scrutin s'ils se présentent 15 minutes avant l'ouverture des bureaux de scrutin;
  • signer les sceaux apposés sur les enveloppes et les urnes contenant les bulletins et d'autre matériel électoral;
  • prendre en note les numéros de série des sceaux apposés sur l'urne ou le sac sécuritaire, et les comparer aux numéros inscrits sur la feuille de contrôle;
  • examiner, sans y toucher, les pièces d'identité d'un électeur lorsque le scrutateur vérifie ses preuves d'identité et d'adresse;
  • examiner les listes électorales de temps à autre, pourvu que cela ne retarde pas le vote d'un électeur;
  • contester la qualité d'électeur d'une personne (citoyenneté et/ou âge) et, dans certaines circonstances, son adresse, et demander qu'elle fasse une déclaration;
  • demander au scrutateur de faire répéter à un électeur son nom et son adresse;
  • obtenir une copie de la Feuille des numéros de séquence lorsqu'elle est disponible.

Si les agissements du représentant d'un candidat nuisent au déroulement du vote dans un bureau de scrutin, les scrutateurs ont la consigne d'en aviser le SCS du lieu de scrutin. Le SCS a la responsabilité de communiquer avec vous en cas de problèmes récurrents ou urgents.

Si vous recevez une plainte quant au comportement du représentant d’un candidat, vous pouvez communiquer avec la campagne électorale concernée. Si la situation perdure, vous devez dire au SCS de demander au représentant de quitter le lieu de scrutin ou de faire en sorte qu’il en soit exclu.

Si possible, des chaises devraient être offertes aux représentants de candidat. Chaque scrutateur et agent d'inscription doit s'assurer que les chaises réservées aux représentants sont situées à l'écart de leur table et sur le côté, afin de permettre aux personnes à mobilité réduite de se déplacer sans difficultés.

Voter par bulletin de vote spécial

Les candidats et leurs représentants au centre de service peuvent :

  • observer les activités d'inscription;
  • contester la qualité d'électeur d'une personne (la citoyenneté et/ou l'âge) et, dans certaines circonstances, son adresse, et demander que l'électeur fasse une déclaration;
  • assister au scellage et à l'ouverture des urnes (avant l'ouverture du bureau et pendant toute la durée de l'élection, le cas échéant), et prendre note des numéros de série des sceaux;
  • examiner, sans les manipuler, les pièces d'identité d'un électeur lorsque le SPS ou l'agent de service vérifie les preuves d'identité et d'adresse;
  • examiner le Registre des enveloppes extérieures émises aux électeurs RÉS locaux (DS) (EC 78720).

Si les agissements du représentant d'un candidat nuisent au déroulement du vote, le SPS doit évaluer la situation, et au besoin, communiquer avec vous pour des problèmes urgents. Si vous recevez une plainte concernant le comportement du représentant d'un candidat, vous devez communiquer avec l'agent officiel du candidat en cause. Si la situation ne se règle pas, vous pouvez demander que le représentant quitte les lieux, ou qu'il soit exclu du centre de service.

Ne jamais asseoir les représentants de candidat aux mêmes tables que le scrutateur, l'agent d'inscription ou l'agent de service.

5.13.2 Nombre permis de représentants

Bureaux de vote par anticipation, itinérants et ordinaires

Chaque candidat confirmé peut nommer autant de représentants qu'il le désire pour un bureau de scrutin. Cependant, seulement deux représentants par candidat peuvent être présents en même temps dans le bureau du scrutin durant les heures d'ouverture, pendant les heures de vote et pendant le dépouillement du scrutin.

De chambre en chambre

Lorsqu'un bureau de scrutin itinérant est fermé pour que l'urne puisse être transportée de chambre en chambre, un seul représentant par candidat peut accompagner les fonctionnaires électoraux.

Bureaux d'inscription

Un seul représentant par candidat peut être présent à chaque bureau d'inscription le jour du scrutin.

Centre de service bureau de DS ou de DASS

Chaque candidat confirmé peut nommer autant de personnes qu'il le désire pour le représenter, mais seulement un représentant peut être présent à la fois au centre de service durant les heures de bureau.

Les candidats ont le droit d'être présents à n'importe quel bureau de scrutin, bureau d'inscription ou centre de service, mais ni les candidats ni leurs représentants ne peuvent s'asseoir à la même table que les fonctionnaires électoraux.

Le représentant d'un candidat peut noter les noms des électeurs qui se sont présentés en personne pour voter au bureau du DS/DASS, avec les conditions suivantes :

  1. Le secret du vote n'est pas mis à risque;
  2. Le processus du vote n'est pas perturbé; et
  3. Il n'y a aucune influence ou tentative d'influencer le vote.

5.13.3 Formulaires d'autorisation

Les représentants des candidats peuvent maintenant soumettre une copie papier de l'Autorisation du représentant d'un candidat (EC 20020). Les originaux ne sont plus requis tant que le formulaire est complet.

Pour les représentants de candidat aux bureaux de scrutin

Chaque représentant de candidat aux lieux de scrutin doit présenter une Autorisation du représentant d'un candidat (EC 20020) signé par le candidat ou son agent officiel. Soit l'original du formulaire ou une copie de celui-ci peut être remis.

Au lieu de scrutin, la déclaration Autorisation du représentant d'un candidat (EC 20020) doit être présentée au fonctionnaire électoral délégué, qui servira de témoin alors que le représentant du candidat remplit la déclaration. Le fonctionnaire électoral remplira ensuite le formulaire et remettra au représentant les Insignes d'identité du représentant du candidat (EC 20901-1) placé dans le Porte-insigne en plastique transparent (EC 20909).

Les insignes et les porte-insignes sont inclus dans les trousses des fonctionnaires électoraux et sont remis aux représentants de candidat au moment où ils prononcent leur déclaration. Consultez la feuille d'Insignes d'identité du représentant du candidat (EC 20901-1) pour de plus amples renseignements sur ces insignes, y compris comment les imprimer à partir des gabarits PDF envoyés de l'ACEC.

Les candidats qui souhaitent exercer les fonctions d'un représentant de candidat au lieu de scrutin doit respecter les mêmes consignes que les représentants qu'ils autorisent. Ils doivent avoir en main le formulaire d'autorisation, faire une déclaration solennelle dès leur arrivée au lieu de scrutin, et porter durant toute leur visite l'Insigne d'identité du représentant du candidat (EC 20901-1).

Les représentants de candidat ne sont pas admissibles à voter par Certificat de transfert (EC 50052). Ils peuvent voter au bureau de vote par anticipation ou par bulletin de vote spécial.

Pour les représentants de candidats au centre de service et lors du dépouillement des votes locaux déposés dans votre bureau en vertu des RES

Un candidat ou son représentant peut être présent pour la vérification des enveloppes extérieures et le dépouillement des bulletins de vote reçus à votre bureau.

Chaque représentant de candidat observant l'inscription pour le vote par bulletin spécial au centre de service ou présent pour la vérification des enveloppes extérieures et le dépouillement des bulletins doit présenter un formulaire Autorisation du représentant d'un candidat (EC 20020) signé par le candidat ou l'agent officiel. Soit l'original du formulaire ou une copie de celui-ci du formulaire signé par le candidat peut être remis.

Les représentants des candidats doivent remettre le formulaire d'autorisation au DS, au DASS ou au SPS et faire les changements nécessaires, au besoin. Les représentants des candidats qui sont présents au moment de la vérification des enveloppes extérieures et du dépouillement des bulletins de vote spéciaux locaux doivent présenter une copie de leur formulaire d'autorisation au scrutateur. Le fonctionnaire électoral remplira ensuite le formulaire et remettra au représentant un Insigne d'identité du représentant du candidat (EC 20901-1) dans le Porte-insigne en plastique transparent (EC 20909).

5.13.4 Matériel partisan

Aucun matériel partisan qui pourrait être considéré comme une indication d'appui ou d'opposition à un parti politique ou à un candidat ne peut être exhibé dans un lieu de scrutin.

Tout document, dossier, vêtement ou autre élément visible dans un lieu de scrutin qui porte le nom d'un parti ou d'un candidat, le logo d'un parti, sa forme, sa couleur ou toute autre désignation contrevient à la LEC. Toutefois, il n'est pas interdit de porter un drapeau ou un insigne du Canada ou d'une province, par exemple, tant qu'il ne manifeste pas un appui ou une opposition à un candidat ou à un parti politique enregistré.

À un bureau de scrutin, les représentants de candidat sont autorisés à porter un Insigne d'identité du représentant du candidat qui indique leur appartenance politique, leur nom, le lieu de scrutin où ils ont reçu leur insigne et les renseignements concernant le fonctionnaire électoral. Seuls les insignes officiels d'EC sont autorisés dans un lieu de scrutin. L'insigne ne peut afficher aucune autre information.

Les représentants de candidat devraient utiliser des chemises de classement blanches standard ou de couleur neutre qui ne portent aucune marque associée à un candidat ou à un parti. Les décisions du scrutateur ou du SCS à cet égard sont finales.

En vertu du paragraphe 497(7), les DS et les autres fonctionnaires électoraux nommés ont le pouvoir de faire enlever du lieu où se déroule le scrutin tout objet dont ils ont des motifs raisonnables de croire qu'il contrevient à l'alinéa 166(1)a) ou b) de la LEC. Si le matériel de campagne manifeste un appui ou une opposition à un candidat donné, le candidat en question doit en être avisé.

Les candidats et leurs représentants présents au centre de service doivent respecter les mêmes règles. Les décisions finales reviennent aux SPS, aux DS ou aux DASS.

5.13.5 Appareils mobiles

Les représentants d'un candidat ne peuvent pas prendre de photographies ou faire d'enregistrements sonores ou vidéo à un bureau de scrutin. L'usage de quelconque appareil mobile doit se faire discrètement et ne pas enfreindre l'électeur d'exercer son droit de vote ou le secret du vote.

Seule exception à cette politique : le DGE permet aux représentants des candidats de photographier la Feuille des numéros de séquence – Bureaux de vote par anticipation (EC 50109-1) à la fermeture des bureaux de vote par anticipation.

La Loi n'impose pas aux candidats, à leurs représentants ou aux électeurs de restrictions quant à l'utilisation d'un appareil mobile. Cependant, EC décourage leur usage aux lieux de scrutin. Si l'utilisation d'un appareil mobile perturbe le processus de vote, le SCS ou le scrutateur doit simplement demander à la personne concernée de quitter le lieu de scrutin.

Il est illégal pour quiconque, y compris un électeur, de prendre en photo, faire un enregistrement vidéo ou de copier de quelque façon que ce soit un bulletin de vote rempli. Toutefois, cette interdiction ne s'applique pas aux personnes ayant une déficience visuelle qui prennent en photo ou font un enregistrement vidéo du bulletin de vote qu'ils ont rempli, aux fins de vérification de l'exactitude de leur inscription.

5.13.6 Feuille des numéros de séquence

Bureaux de vote par anticipation

Après la fermeture du bureau de vote par anticipation, le scrutateur fournit la Feuille des numéros de séquence – Bureaux de vote par anticipation (EC 50109-1), qui montre les noms des électeurs qui ont voté chaque jour. Cette feuille exclut les électeurs qui se sont inscrits le jour même.

Si le SCS a accès à un photocopieur dans l'immeuble où se trouve le bureau de scrutin, une photocopie du de la feuille sera mise à la disposition des représentants de candidat à la fermeture du bureau de scrutin et lorsqu'aucun électeur ne s'y trouve. Autrement, le DGE permet que les représentants la prennent en photo avec un appareil mobile. De plus, des copies de la Feuille des numéros de séquence doivent être disponibles le lendemain de chaque journée de vote par anticipation.

Les candidats, leur délégués de campagne ou leurs agents officiels pourront obtenir des copies numérisées de ces feuilles de numéros de séquence soit par le biais du CSEP ou directement de vous.

Pour de plus amples renseignements, consultez la section Feuille des numéros de séquence – vote par anticipation.

Bureaux de scrutin itinérants et ordinaires

Pareillement au vote par anticipation, le scrutateur consigne les noms des électeurs qui ont voté le jour du scrutin dans la Feuille des numéros de séquence (EC 50111-1). Ce relevé exclut les électeurs qui se sont inscrits le jour du scrutin.

Des copies de la Feuille des numéros de séquence sont mises à la disposition des représentants de candidat, sur demande, une fois par heure durant toute la journée. Le préposé à l'information du lieu de scrutin récupérera les feuilles auprès du scrutateur et les triera aux fins de distribution aux candidats ou à leurs représentants, sur demande. Aux plus petits lieux de scrutin où il n'y a pas de préposé à l'information, le scrutateur fournira ces documents.

Les feuilles originales sont acheminées au DS après la fermeture des bureaux de scrutin le soir du scrutin. Des copies des feuilles de numéros de séquence doivent être disponibles dès le lendemain au bureau du DS pour l'ensemble des bureaux de scrutin et remises aux candidats, sur demande.

Pour plus d'information, consultez la section 11.3.2.

5.14 Rapports de dépenses électorales des candidats

Les agents officiels doivent consigner et déclarer les transactions des candidats reliées à leur campagne. Pour aider les agents officiels, les documents mentionnés dans le tableau 7 ci-dessous sont accessibles pour télécharger en ligne ou par le biais d'une demande envoyée par courriel à EC.

Renvoyez toute question sur le financement politique à Financement politique (Comment nous joindre).

5.14.1 Vos responsabilités

Vous êtes responsable de :

  • fournir l'information et les documents afférents aux dépenses électorales aux candidats confirmés et à leurs agents officiels, et leur rappeler les dates limites;
  • renvoyer toute question concernant la LEC ou la façon de remplir tout document financier électoral au CSEP (Comment nous joindre);
  • présenter les documents au secteur du financement politique et à l'ACEC, selon le cas;

Le Tableau 6 dresse la liste de vos responsabilités en ce qui concerne les entités politiques.

5.14.2 Documents relatifs aux dépenses électorales

Les documents et les outils de dépenses électorales figurant au tableau qui suit sont disponibles aux candidats confirmés et à leurs agents officiels.

Les agents officiels peuvent se référer au logiciel Rapport financier électronique (RFE) et l'utiliser lorsqu'ils se soumettent aux exigences en matière de rapports, telles qu'énoncées dans les dispositions entourant le financement politique de la LEC. Le logiciel RFE est accessible par le biais du CSEP. Une copie peut aussi être demandée par courriel à : EFR-RFE@elections.ca. Au besoin, le candidat ou son agent officiel peut obtenir une Trousse multimédia (qui inclut une clé USB avec l'application RFE) en envoyant un courriel à : FPTM-PFMK@elections.ca.

Les reçus officiels de contributions peuvent être produits au moyen du logiciel RFE. Au besoin, des reçus imprimés peuvent être commandés directement par le candidat ou son agent officiel, en envoyant un courriel à : ROFP-ORPF@elections.ca. Le Registre de reçus officiels et les reçus imprimés nuls, annulés ou non utilisés doivent être remis au plus tard un mois après le jour du scrutin.

Tableau 7 Matériel pour les dépenses électorales
Matériel et outils disponibles aux candidats politiques et aux représentants
  • Rapport financier électronique (RFE) – logiciel téléchargé du CSEP
  • Trousse multimédia (K.00003-C) :
    • Enveloppe pour la trousse multimédia (EC 20276);
    • Lisez-moi d'abord! (EC 20152);
    • Clé multimédia (EC 20151);
    • Dépliant Il y a des limites à ce qu'on peut donner (EC 90117);
    • Dépliant : Rappel important pour les candidats et leurs agents officiels (EC 20059).
  • Trousse de reçus officiels de contributions (K.2) – disponible d'EC sur demande :
    • Reçu pour une contribution faite à un candidat lors de l'élection (EC 20060);
    • Registre de reçus officiels (EC 20070);
    • Enveloppe de retour (EC 80300-V).

Vous êtes responsable de mettre en lieu sûr les trousses multimédias des candidats et les documents de référence en leur possession.

5.14.3 Matériel d'imposition pour les candidats confirmés et leurs agents officiels

  1. Rapport financier électronique (RFE)

    Le RFE, un logiciel téléchargeable par le biais du CSEP, devrait être utilisé par les agents officiels pour satisfaire les exigences en matière de rapports. Le RFE permet d'imprimer les reçus officiels aux fins d'impôt. Il contient le Rapport de campagne électorale du candidat (EC 20120); celui-ci doit être rempli, même si le candidat n'a reçu aucune contribution ou effectué de dépenses électorales.

  2. Trousse multimédia des entités politiques fédérales pour les candidats

    Si l'accès à Internet ou le téléchargement à un ordinateur est difficile, la Trousse multimédia est disponible et inclut une clé USB contenant le logiciel RFE. La Trousse, qui contient de la documentation à l'intention des candidats et leurs agents officiels, peut être commandée par courriel à : FPTM-PFMK@elections.ca ou en appelant le numéro sans frais 1-800-486-6563.

  3. Formulaire de reçus officiels aux fins de l'impôt sur le revenu pour les contributions

    Les formulaires de reçus officiels aux fins de l'impôt sur le revenu peuvent être produits par voie électronique à l'aide de l'application RFE. Il s'agit du processus recommandé en raison de la convivialité et la commodité de l'application. Au besoin, des formulaires sur papier Reçu pour une contribution faite à un candidat lors de l'élection (EC 20060) sont disponibles en paquets de 50 et peuvent être fournis aux candidats confirmés ou à leur agent officiel sur demande auprès d'EC. Ils peuvent envoyer un courriel, jusqu'à un mois après le jour du scrutin, à : ROFP-ORPF@elections.ca.

    La Loi de l'impôt sur le revenu permet aux agents officiels de délivrer des reçus officiels pour toute contribution reçue entre le jour où vous confirmez la candidature d'un candidat et le jour qui marque un mois après le jour du scrutin, sous réserve que toute contribution reçue après le jour du scrutin était déjà en transit le jour du scrutin.

    Vous devez rappeler aux candidats et à leurs agents officiels que toutes les copies roses (DS) des formulaires de reçus officiels, et tous les formulaires sur papier inutilisés, nuls ou annulés du formulaire EC 20060, doivent être retournés à EC dans le mois suivant le jour du scrutin.

    Les candidats qui utilisent l'application RFE n'ont pas à soumettre de copie des reçus officiels à ce moment avec le Rapport de campagne électorale du candidat (EC 20120), car les reçus sont soumis automatiquement. Cependant, les candidats qui utilisent des reçus officiels en format papier doivent inclure la copie jaune (DGE) lorsqu'ils soumettent le Rapport de campagne électorale du candidat.

Demandes de renseignements relatives aux dépenses électorales des candidats

Vous recevrez peut-être des demandes de renseignements sur les dépenses électorales de candidats, d'agents officiels, de vérificateurs, du public et des médias.

Toutes ces demandes doivent être renvoyées au Réseau de soutien aux entités politiques (Comment nous joindre). Ne tentez jamais de répondre aux questions ni de fournir de l'information, une interprétation ou des explications concernant les exigences de déclaration financière de la LEC. Ne cherchez pas non plus à répondre aux questions sur le dépôt des documents de dépenses électorales.

Notes aux agents officiels

Le Secteur du financement politique envoie deux notes de service importantes aux agents officiels :

  1. La première note de service, envoyée quelques jours après le jour du scrutin, vise à leur rappeler les exigences de la LEC, de la Loi de l'impôt sur le revenu, le retour des formulaires sur papier Reçu pour une contribution faite à un candidat à une élection lors de l'élection (EC 20060), la présentation du Relevé des dépenses personnelles du candidat (EC 20220) et tous les renseignements ayant trait aux rapports.
  2. La deuxième note de service, envoyée deux mois après le jour du scrutin, vise à rappeler à tous les candidats et agents officiels les exigences de la LEC concernant les échéances pour la présentation du Rapport de campagne électorale du candidat (EC 20120) et autres documents connexes.

5.14.4 Reçus officiels aux fins d'impôt

Dans le mois qui suit le jour du scrutin, les candidats ou leur agent officiel doivent retourner directement à EC les reçus officiels en format papier délivrés (copie rose, destinée au DS) et ceux qui sont inutilisés ou annulés, à l'adresse suivante :

Élections Canada
Secteur du financement politique
A/S Centre de distribution
440, chemin Coventry, unité 100
Ottawa (Ontario)
K1K 2Y5

L'agent officiel du candidat doit envoyer la copie jaune (DGE) du formulaire EC 20060 et les reçus électroniques directement au Réseau de soutien, Financement politique avec le rapport de campagne électorale du candidat.

Assurez-vous de rappeler aux candidats et aux agents officiels que les formulaires sur papier Reçu pour une contribution faite à un candidat lors de l'élection (EC 20060) doivent être retournés à EC dans le mois suivant le jour du scrutin. Un affidavit ou une explication ne peuvent pas être acceptés pour justifier des reçus perdus.