open Menu secondaire

Annexe C – Recommandations – Rapport de vérification indépendant sur l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux – 43e élection générale

En nous appuyant sur les résultats de la vérification, nous proposons les recommandations suivantes en vue d'un examen par le DGE. Il est à noter que certaines de ces recommandations, si elles sont mises en œuvre, pourraient éliminer la nécessité d'appliquer d'autres recommandations. Dans certains cas, la mise en œuvre pourrait nécessiter des changements d'ordre législatif. Chaque recommandation devrait être évaluée minutieusement et, si la direction décide de la mettre en œuvre, être planifiée et testée pleinement au préalable.

Recommandation 1

  1. Nous recommandons au DGE de continuer à explorer la possibilité d'améliorer le programme de formation et les outils fournis par EC pour préparer les fonctionnaires électoraux à exercer leurs attributions pour tenir compte des contraintes de temps associées à la séance de formation en classe, plus précisément :
    1. poursuivre l'examen du contenu du programme de formation et des outils pour repérer les composantes qui nécessitent la fourniture d'explications en classe et des exercices pratiques sous supervision par rapport aux composantes axées sur les renseignements généraux/de base qui sont principalement communiqués au moyen de vidéos.

      Il serait possible de fournir le matériel lié aux renseignements généraux/de base avant la tenue de la séance en classe, soit par courrier et/ou par courriel, et de prévoir au début de chaque séance en classe un court test pour évaluer si les participants ont bien assimilé les renseignements généraux/de base et la possibilité d'ajouter 30 minutes à la séance en classe pour présenter ce contenu en ayant recours à des vidéos. Cette façon de procéder permettrait de présenter les renseignements généraux/de base de façon uniforme à tous les fonctionnaires électoraux et d'axer la formation en classe sur la matière plus complexe pour laquelle les fonctionnaires électoraux ont besoin d'exercices pratiques pour se préparer à exercer les attributions qui leur sont conférées;

    2. envisager une approche pour présenter avant la tenue de la séance en classe les renseignements nécessaires sur les procédures spéciales dont les participants auront besoin pour les exercices de simulation prévus;
    3. compte tenu des contraintes de temps, envisager de classer par ordre de priorité les procédures spéciales à couvrir dans le cadre des exercices de simulation pendant les séances de formation en classe. Les priorités pourraient être établies en fonction du nombre relatif de cas exigeant l'application de ces procédures spéciales;
    4. insister dans le cadre de la formation sur l'importance de servir un seul électeur à la fois et de cocher la case prévue au moment approprié du processus pour indiquer que l'électeur a voté.

    Réaction d'EC

    Nous sommes d'accord dans l'ensemble avec cette recommandation et nous continuerons a) d'examiner et d'améliorer le contenu et la prestation de notre programme de formation et de nos outils pour optimiser la conservation de l'information compte tenu des contraintes de temps existantes; b) d'examiner comment en quoi les fonctionnaires électoraux pourraient mieux servir les électeurs nécessitant l'application de procédures spéciales; et c) d'insister sur la nécessité d'appliquer les procédures et d'assurer l'intégrité du processus de vote.

Recommandation 2

  1. Nous recommandons au DGE d'envisager la possibilité de créer des outils, par exemple un feuillet de référence rapide distinct ou détachable du guide, qui décrirait sommairement les scénarios de vote susceptibles de se présenter afin que les fonctionnaires électoraux puissent s'y reporter pour déterminer la marche à suivre pour chaque scénario et repérer les pages à consulter dans le guide pour obtenir des indications plus détaillées, au besoin.

    Bien que la table des matières du guide indique déjà les numéros de page auxquels les fonctionnaires électoraux doivent se reporter tout au long du processus détaillé requis pour chaque scénario, elle comprend également d'autres éléments de la FAQ qui ne sont pas directement liés aux interactions avec les électeurs. Un feuillet de référence rapide détachable (similaire à la feuille des renseignements importants) pourrait réduire le temps requis pour repérer la page appropriée du guide et servir d'outil visuel où ne figurent que les scénarios pouvant se présenter lorsqu'on sert les électeurs, y compris un bref rappel du certificat ou du formulaire à utiliser et une mention des numéros de page à consulter dans le guide pour obtenir de plus amples renseignements.

    Réaction d'EC

    Nous convenons d'examiner notre matériel et d'explorer la possibilité d'améliorer nos outils et nos procédures pour aider les fonctionnaires électoraux à repérer rapidement la marche à suivre pour servir les électeurs nécessitant l'application de procédures spéciales.

Recommandation 3

  1. Nous recommandons au DGE d'envisager de plus amples améliorations aux certificats et formulaires pour simplifier le processus de vote tout en s'assurant de la tenue d'une documentation adéquate, plus précisément :
    1. EC devrait explorer la possibilité de s'assurer que l'avis de confidentialité soit plus accessible et visible pour les électeurs nécessitant l'application de procédures spéciales. Cela permettrait de s'assurer que les renseignements sur la confidentialité soient toujours disponibles pour l'électeur avant qu'il ne signe l'avis;
    2. par souci d'uniformité avec les autres certificats et formulaires, la déclaration associée au Formulaire de correction devrait être modifiée de manière à exiger la signature de l'électeur. Cela permettrait aux fonctionnaires électoraux d'obtenir les déclarations de la même manière pour toutes les procédures spéciales.

    Réaction d'EC

    Nous sommes d'accord avec cette recommandation. Nous examinerons a) comment rendre l'avis de confidentialité plus accessible et visible pour les électeurs nécessitant l'application de procédures spéciales; et b) comment uniformiser les déclarations pour l'ensemble de nos certificats et formulaires.