Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée – Transferts de données d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada au Registre national des électeurs d'Élections Canada (données sur les nouveaux citoyens et la perte de citoyenneté)

Une Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été menée afin de cibler et d'atténuer les risques d'atteinte à la vie privée associés au transfert de données sur les nouveaux citoyens et la perte de citoyenneté d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) au Registre national des électeurs (le Registre) d'Élections Canada (EC).

Section 1 – Aperçu et introduction de l'EFVP

Institutions fédérales :

• Élections Canada (institution fédérale responsable aux fins de l'EFVP)
• Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada

Fonctionnaires responsables de l'EFVP :

• Directrice, Registre national des électeurs, EC
• Directrice, Prestation du programme de la citoyenneté, Orientation des programmes de citoyenneté et de passeport, IRCC

Délégataires pour l'application de l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

• Directrice adjointe, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, EC
• Directrice, Accès à l'information et protection des renseignements personnels, IRCC

Description du programme ou de l'activité :

Le Registre d'EC est une base de données permanente, continuellement mise à jour, des Canadiens ayant qualité d'électeur aux élections et aux référendums fédéraux. Il contient le nom de famille, le prénom, le genre, la date de naissance, l'adresse résidentielle canadienne et l'adresse postale canadienne de quelque 26 millions d'électeurs, ainsi qu'un identificateur unique facilitant le suivi des changements apportés à leur dossier. EC utilise les données du Registre pour créer les listes électorales préliminaires au début des élections et référendums fédéraux. Les listes électorales préliminaires sont utilisées pour l'envoi aux électeurs des cartes d'information de l'électeur leur indiquant où et quand voter. Ces listes sont aussi remises aux candidats et aux partis politiques. De plus, la Loi électorale du Canada (la Loi) exige qu'EC fournisse des listes électorales aux députés et aux partis politiques enregistrés au plus tard le 15 novembre de chaque année, s'il n'y a pas eu d'élection fédérale au cours des six derniers mois. La Loi autorise aussi EC à conclure des ententes avec les organismes électoraux provinciaux et territoriaux en vue de leur communiquer des données figurant au Registre pour leurs propres élections.

Fichiers de renseignements personnels (FRP) :

• Inscription et identification des électeurs – Élections PPU 037
• Citoyenneté canadienne : demandes et évaluation – IRCC PPU 050

Autorisation légale d'EC :

Paragraphes 44(1), (2) et (3); 46(1), (1.1) et (2); 52(1), (1.1) et (2); et articles 53 et 54 de la Loi électorale du Canada

Autorisation légale d'IRCC :

Articles 26.3 et 26.4 du Règlement sur la citoyenneté

Résumé de l'activité ou du projet :

L'activité est axée sur deux transferts de renseignements personnels entre IRCC et EC. IRCC communique à EC de l'information sur les nouveaux citoyens et la perte de citoyenneté afin de lui permettre d'inscrire au Registre les Canadiens ayant qualité d'électeur ou d'en retirer ceux qui ne l'ont plus. EC s'assure ainsi que le Registre est aussi complet, exact et à jour que possible. EC ne fournit aucun renseignement personnel à IRCC dans le cadre de ces transferts de données.

IRCC communique à EC des données sur les nouveaux citoyens depuis 1997, année où le Registre a été créé. Les candidats à la citoyenneté canadienne âgés de 18 ans et plus peuvent consentir, sur leur Demande de citoyenneté canadienne d'IRCC, à ce que leurs renseignements personnels liés à la citoyenneté soient communiqués à EC au moment où ils obtiennent la citoyenneté, afin que leur nom soit ajouté au Registre puis aux listes électorales. En mai 2017, EC et IRCC ont mis à jour leur protocole d'entente (PE) concernant ce projet afin d'autoriser EC à obtenir l'identificateur unique et la date de l'obtention de la citoyenneté des nouveaux citoyens.

En outre, des changements apportés au Règlement sur la citoyenneté en 2014 autorise IRCC à fournir aux ministères et aux organismes fédéraux, notamment à EC, des renseignements sur les révocations, les rappels et les répudiations liés à la citoyenneté (appelés collectivement la « perte de citoyenneté »). Le nouveau PE entre EC et IRCC aborde alors aussi ce transfert et permet à EC de recevoir des renseignements personnels concernant ces personnes : nom, sexe, date de naissance, adresse, identificateur unique et date de la perte de la citoyenneté.

Section 2 – Détermination et catégorisation des facteurs de risque

A. Type de programme ou d'activité :

Administration de programmes/activités et de services

Les renseignements personnels sont utilisés pour prendre des décisions qui touchent directement la personne concernée (p. ex. la détermination de l'admissibilité à certains programmes, y compris l'authentification en vue d'accorder l'accès aux programmes ou aux services, l'administration des paiements effectués en vertu d'un programme, l'administration des trop-perçus, le soutien à la clientèle ou la délivrance ou le refus de permis et de licences, le traitement des appels, etc.) (Niveau de risque pour la vie privée : 2)

B. Type de renseignements personnels en cause et contexte :

Numéro d'assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels délicats ou éléments contextuels délicats entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes inaptes ou encore concernant une personne agissant au nom de l'intéressé. (Niveau de risque pour la vie privée : 3)

C. Partenaires du programme ou de l'activité et participation du secteur privé :

Avec d'autres institutions fédérales (Niveau de risque pour la vie privée : 2)

D. Durée du programme ou de l'activité :

Programme à long terme (Niveau de risque pour la vie privée : 3)

E. Population visée par le programme :

Le programme touche certains individus à des fins administratives externes. (Niveau de risque pour la vie privée : 3)

F. Technologie et vie privée :

Le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels? – Non

Le programme (nouveau ou modifié) exige-t-il une modification de systèmes ou services existants de TI? – Non

L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) suppose-t-il la mise en œuvre d'une ou de plusieurs des technologies suivantes?

• Méthodes d'identification améliorées – Non
• Recours à la surveillance – Non
• Recours à des techniques automatisées d'analyse des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte des connaissances – Oui

G. Transmission de renseignements personnels :

Les renseignements personnels sont transférés à un appareil portable ou sont imprimés. (Niveau de risque pour la vie privée : 3)

H. Risques possibles pour la personne ou l'employé en cas d'atteinte à la vie privée :

Inconvénients, embarras, préjudices financiers et physiques