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Rapport sur les résultats ministériels 2018-2019

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

Pour l'exercice terminé le 31 mars 2019

Bureau du directeur général des élections (le Bureau)

1. Introduction

Le présent document résume les mesures prises par le Bureau pour assurer l'efficacité d'un système de contrôle interne en matière de rapports financiers, qui comprend l'information sur la gestion des contrôles internes, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes. 

On y trouvera des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Bureau dans le Rapport sur les résultats ministériels de 2018 ‑2019 et au Plan ministériel 2018‑2019.

2. Système sur les contrôles internes du Bureau en matière de rapports financiers

2.1 Gestion des contrôles internes

Le Bureau est doté d'une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie permettant d'appuyer les travaux d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion financière démontre l'imputabilité de tous les gestionnaires et employés chargés de gestion financière au sein du Bureau et fournit une assurance raisonnable supplémentaire pour les éléments suivants :

  • les ressources publiques sont utilisées avec prudence et économie;
  • les rôles et responsabilités en matière de gestion financière sont communiqués;
  • la prise de décisions éclairées et la gestion efficace des risques;
  • les processus de gestion financière sont efficaces et efficients;
  • une surveillance et des comptes rendus réguliers ainsi que des plans d'action seront présentés au dirigeant adjoint des finances ou au dirigeant principal des finances au besoin;
  • les lois, les règlements et les instruments de politique de gestion financière pertinents sont respectés.

Le Bureau veille à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers.

Le cadre de gestion financière d'Élections Canada contribue à assurer ce qui suit :

  • les documents qui justifient et appuient toutes les transactions financières sont conservés;
  • les transactions financières sont consignées de façon à permettre la préparation de renseignements financiers internes et externes;
  • les rapports et les déclarations sont conformes aux instruments de politique sur la gestion financière;
  • les dépenses sont réalisées conformément aux pouvoirs délégués, et les transactions non autorisées pouvant avoir une incidence importante sur les états financiers sont évitées ou détectées rapidement;
  • les ressources financières sont protégées contre les pertes matérielles attribuables au gaspillage, à l'abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et aux autres irrégularités.

La mise en œuvre efficace de ce cadre de gestion financière témoigne du niveau de responsabilisation dont font preuve tous les gestionnaires délégués et les employés participant à la gestion financière à l'échelle du Bureau et elle figure dans les ententes sur le rendement des cadres, le cas échéant.

Le cadre de gestion financière comprend ce qui suit :

  • les structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes en vue d'appuyer une saine gestion financière pour assurer la prestation de conseils financiers judicieux;
  • les rôles et responsabilités des cadres supérieurs en matière de gestion des contrôles internes, de même que ceux des gestionnaires délégués et des agents financiers délégués;
  • une approche de gestion intégrée, donnant accès à des renseignements de grande qualité permettant la prise de décisions éclairées;
  • valeur ajoutée  grâce à la production de meilleurs résultats généraux en matière de gestion financière, de planification et de programmes;
  • la prestation d'un appui au groupe responsable des programmes de manière à obtenir des résultats de façon efficace;
  • l'amélioration des rapports financiers, l'obligation manifeste de rendre compte et la mise en œuvre efficace des politiques;
  • la surveillance et la mise à jour régulière de la gestion des contrôles internes, de même que la présentation des résultats d'évaluation et des plans d'action connexes au dirigeant principal des finances, au directeur général des élections et aux gestionnaires relevant directement du directeur général des élections et, le cas échéant, au Comité de vérification du Bureau.
Le Comité de vérification du Bureau est un comité consultatif indépendant qui offre des conseils objectifs sur les pratiques du Bureau en matière de gérance, de gestion et de responsabilisation, conformément à la Directive sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Le mandat du Comité est de fournir des avis impartiaux et l'assurance de l'efficacité des pratiques du Bureau en matière de gouvernance, de gestion du risque, de contrôle, de vérification et de production de rapports. Font partie du Comité le directeur général des élections, qui en est le président, et trois autres membres, dont au moins l'un d'eux est un expert financier possédant un titre professionnel comptable reconnu. Tous les membres sont nommés par le directeur général des élections et sélectionnés de façon à ce que leurs capacités, leurs connaissances et leurs expériences, une fois mises en commun, permettent au Comité de s'acquitter de ses fonctions de manière compétente et efficace.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Le Bureau a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers et les voici :

Ententes courantes :
  • Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre à l'échelle centrale le paiement des salaires et des avantages sociaux des fonctionnaires, les indemnités et les frais versés aux travailleurs électoraux, l'achat de certains biens et services ainsi que l'allocation de locaux pour le compte du Bureau.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor, qui comprend le Bureau du contrôleur général, fournit au Bureau l'information servant à calculer les diverses indemnités et charges à payer (p. ex., les indemnités de départ, le pourcentage des régimes d'assurance collective fournis à titre gracieux et les cotisations de l'employeur aux régimes d'avantages sociaux des employés).
  • Le Bureau du vérificateur général du Canada effectue une vérification indépendante du Bureau qui incite le gouvernement à rendre compte en ce qui a trait à la perception et à l'utilisation des fonds publics. Il fournit de plus au Parlement des renseignements, des assurances et des conseils objectifs quant aux résultats présentés dans les rapports financiers du Bureau, lesquels permettent de préserver et de renforcer la confiance du public grâce aux données recueillies conformément aux politiques du gouvernement et aux normes de vérification professionnelles. Le Bureau du vérificateur général du Canada est financé directement par le Parlement et ses frais sont payés au moyen d'un crédit annuel.

3. Résultats de l'évaluation du Bureau au cours de l'exercice 2018-2019

Au cours de l'exercice 2018-2019, le Bureau a mené à bien la majorité des tests de l'efficacité conceptuelle et la totalité des tests de l'efficacité opérationnelle des secteurs de contrôles clés comme prévu. Le Bureau a conclu un contrat avec une entreprise professionnelle spécialisée dans l'évaluation de contrôles financiers internes pour effectuer le travail.

3.1 Tests de l'efficacité conceptuelle des contrôles clés

En 2018-2019, le Bureau a mené à bien les tests de l'efficacité conceptuelle sur les contrôles au niveau de l'entité, les salaires et avantages – administration centrale, les comptes payables et dépenses d'opération (cartes d'achat, règlements interministériels, autres paiements, petite caisse, gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement et voyage) et les contrôles généraux des technologies de l'information. Le bureau a débuté le test de l'efficacité conceptuelle pour les paiements de transfert en fin d'année 2018-2019 et celui-ci sera complété au premier trimestre de 2019-2020. Le Bureau a reporté à l'année 2020-2021, le test de l'efficacité conceptuelle pour les comptes à recevoir en raison du nombre élevé d'élections partielles au courant de l'année 2018-2019 et en raison de l'élection générale qui aura lieu en  octobre 2019.
Le bureau a également mené à bien les tests de l'efficacité conceptuelle des opérations en région pour les cartes d'achat et la petite caisse.  Le Bureau a débuté le test de l'efficacité conceptuelle pour les salaires –  travailleurs et fonctionnaires électoraux et celui-ci sera complété au premier trimestre de 2019-2020.

Par suite des tests de l'efficacité conceptuelle, le Bureau a déterminé la nécessité de prendre les mesures correctives suivantes :

  • Les responsables fonctionnels du Bureau vont apporter les modifications nécessaires aux différents formulaires afin d'améliorer ceux-ci en fonction des recommandations apportées lors de l'évaluation des tests de l'efficacité conceptuelle.
  • Le Bureau élaborera une stratégie de planification des effectifs en capital humain et assurera de meilleurs liens entre les plans sectoriels intégrés et les objectifs de cette stratégie de planification.
  • Un suivi trimestriel sera effectué par l'équipe des contrôles internes et approuvé par le dirigeant adjoint des finances sur le progrès des corrections des lacunes.

3.2 Tests de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2018-2019, le Bureau a mené à bien le test de l'efficacité opérationnelle des contrôles clés de ses contrôles au niveau de l'entité. Le Bureau a débuté le test de l'efficacité opérationnelle pour les salaires des travailleurs et fonctionnaires électoraux et celui-ci sera complété au premier trimestre de 2019-2020.

Par suite des tests de l'efficacité opérationnelle, le Bureau a déterminé la nécessité de prendre la mesure corrective suivante :

Une procédure de vérification des comptes incluant une chaîne d'autorité est en cours d'élaboration par l'équipe des contrôles internes afin de remédier aux erreurs liées aux autorisations financières et aux autorisations de dépenser. Le Bureau élaborera et approuvera également une politique interne pour encadrer la limitation ou la révocation des pouvoirs de dépenser et les pouvoirs financiers en cas de non-conformité à la directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

En 2018-2019, le Bureau n'a pas amorcé de surveillance continue de ses processus d'affaires.

4. Plan d'action du Bureau

4.1 Progrès réalisés durant l'exercice 2018-2019

En 2018-2019, le Bureau a continué à réaliser d'importants progrès dans l'évaluation et l'amélioration de ses contrôles clés. Le tableau ci-dessous présente un résumé des progrès qu'il a réalisés en fonction des plans décrits dans l'annexe de l'exercice précédent.

Progrès réalisés durant l'exercice 2018-2019
Élément du plan d'action de l'année précédente État
Salaires et avantages de l'administration centrale
  • Les travaux d'évaluation de l'efficacité conceptuelle ont été complétés en février 2019.
  • Suite à l'évaluation, aucune correction de lacune à risque élevée n'a été identifiée.
Salaires - travailleurs et fonctionnaires électoraux
  • Les travaux d'évaluation de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle ont été complétés au premier trimestre de 2019-2020.
  • Le rapport d'évaluation a été partagé avec le dirigeant adjoint des finances et le directeur principal de la gestion et préparation des scrutins en région.
  • Les lacunes identifiées à risques élevées seront corrigées avant la prochaine élection générale prévue en octobre 2019.
Contrôles au niveau de l'entité
  • Les étapes de la collecte d'information et entrevues avec la haute direction sont complétés.
  • Le rapport d'évaluation a été complété en décembre 2018.
  • Suite à l'évaluation, aucune lacune à risque élevée n'a été identifiée.
Contrôles généraux de l'information de la technologie
  • Des entrevues ont eu lieu avec les experts en la matière.
  • L'évaluation a été complétée en mars 2019 et le rapport a été partagé avec le responsable fonctionnel au premier trimestre 2019-2020.
Comptes payables et dépenses d'opération
Administration centrale
  • L'évaluation de l'efficacité conceptuelle des processus liés aux cartes d'achat, règlements interministériels, autres paiements, petite caisse, gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement et voyage ont été complétés.
  • Suite à l'évaluation, aucune correction de lacune à risque élevée n'a été identifiée.
  • Des modifications ont toutefois été apportées à différents formulaires à la suite des recommandations formulées par le consultant.
Opérations en région
  • L'évaluation de l'efficacité conceptuelle des processus opérationnels des cartes d'achat et la petite caisse ont été complétés. Les lacunes identifiées seront corrigées avant la tenue de la prochaine élection générale prévue en octobre 2019.
  • Des modifications ont été apportées à différents formulaires à la suite des recommandations formulées par le consultant.
Transferts de paiement
  • Des entrevues ont eu lieu avec les experts en la matière.
  • Le rapport d'évaluation a été complété au premier trimestre de 2019-2020 et sera partagé avec le responsable fonctionnel en juin 2019.
  • Suite à l'évaluation, aucune lacune à risque élevée n'a été identifiée.
Comptes à recevoir
  • Le Bureau a reporté en 2020-2021 le test d'efficacité conceptuelle en raison du nombre élevé d'élections partielles en 2018-2019 et de l'élection générale en octobre 2019.

4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Grâce aux progrès réalisés jusqu'à présent, le Bureau sera en mesure de terminer l'évaluation complète de son système de contrôles internes en matière de rapports financiers au courant des prochaines années. Il convient de noter qu'il pourrait y avoir des retards en raison de l'élection générale de 2019‑2020. Dès 2020‑2021, le Bureau mettra en application son plan cyclique de surveillance continue pour réévaluer l'efficacité des contrôles dans tous les domaines en fonction de l'évaluation globale des risques. L'état et le plan d'action des domaines de contrôle ciblés pour le prochain exercice et les exercices suivants sont présentés dans le tableau ci-après.

État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Principaux domaines de contrôle Évaluation de l'efficacité conceptuelle et mesures correctives Évaluation de l'efficacité opérationnelle et mesures correctives Surveillance continue cyclique
Budgétisation et prévision 2021-2022 Prochaines années Prochaines années
Clôture des états financiers 2019-2020 2019-2020 Prochaines années   
Contrôles au niveau de l'entité Terminés  Terminés 2021-2022
Contrôles généraux des TI Terminés 2021-2022 Prochaines années
Comptes à recevoir 2020-2021 2021-2022 Prochaines années
Comptes payables et dépenses d'opération Terminés 2019-2020 Prochaines années
Immobilisations corporelles 2019-2020 2020-2021 Prochaines années
Inventaire 2020-2021 2021-2022 Prochaines années
Paiements de transfert 2019-2020 2020-2021 Prochaines années
Salaires ‒ travailleurs et fonctionnaires électoraux      2019-2020 2019-2020 Prochaines années
Salaires et avantages de l'administration centrale Terminés 2019-2020 Prochaines années