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Rapport de l'auditeur indépendant sur l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux – Élections partielles du 26 octobre 2020

Annexe B – Rapport détaillé

Sommaire exécutif

Contexte

En application de l'article 164.1 de la Loi électorale du Canada (la « LEC » ou la « Loi »),

PricewaterhouseCoopers LLP/s.r.l./s.e.n.c.r.l. (PwC) a été mandaté par Élections Canada (EC) pour effectuer un audit légal indépendant et faire rapport sur la question de savoir si les scrutateurs, les greffiers du scrutin1, les agents d'inscription et leurs superviseurs de centre de scrutin (collectivement appelés « fonctionnaires électoraux ») ont, les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin ordinaire des élections partielles du 26 octobre 2020 dans les circonscriptions de Toronto-Centre (Ontario) et de York-Centre (Ontario), exercé correctement les attributions que les articles 143 à 149, 161, 162 et 169 de la Loi (ci-après les « articles pertinents de la Loi ») leur confèrent.

Le 13 décembre 2018, le projet de loi C‑76 a reçu la sanction royale, modifiant l'article 164.1 de manière à exiger que le directeur général des élections (DGE) retienne les services d'un auditeur pour effectuer un audit et faire rapport sur la question de savoir si les fonctionnaires électoraux ont correctement exercé les attributions que leur confère la LEC, lesquelles sont spécifiées par le DGE.

Étendue de l'audit

Outre les autres tâches requises pour se préparer en vue des jours de vote par anticipation et du jour du scrutin ordinaire et être en mesure d'offrir son soutien en temps voulu, chaque directeur du scrutin est chargé de nommer des fonctionnaires électoraux pour exécuter les fonctions liées aux élections à un lieu de scrutin. Il faut habituellement un scrutateur et un greffier du scrutin par bureau et, habituellement, un agent d'inscription pour chaque lieu de scrutin. Ce sont les rôles de ces fonctionnaires électoraux spécifiques qui ont été inclus dans l'étendue du présent audit effectué conformément à l'article 164.1 de la Loi.

Aux termes des articles pertinents de la Loi, l'étendue du mandat des fonctionnaires électoraux consiste à inscrire les électeurs, à demander et à examiner les preuves d'identité et d'adresse de chaque électeur et à utiliser et remplir les certificats et formulaires prescrits à tous les jours de vote par anticipation (soit du 16 au 19 octobre 2020) et le jour du scrutin (soit le 26 octobre 2020). Plus particulièrement, l'étendue de l'audit comprenait ce qui suit :

  • faire rapport sur la question de savoir si les fonctionnaires électoraux ont exercé correctement, pendant toute la durée du scrutin par anticipation et le jour ordinaire du scrutin, les pouvoirs qui leur ont été conférés et s'ils ont exercé correctement les fonctions qui leur ont été imposées en vertu des articles pertinents de la Loi;
  • faire rapport sur l'efficacité des contrôles administratifs établis par EC (y compris les manuels, le matériel de formation et les certificats et formulaires optimisés) pour appuyer les fonctionnaires électoraux dans l'exercice de leurs attributions conformément à la LEC;
  • formuler des recommandations pour aider EC et le Parlement à cerner les éléments qui pourraient être améliorés.

Tout citoyen canadien qui a atteint au moins 18 ans le jour de l'élection peut voter dans la circonscription électorale dans laquelle il demeure. Parmi l'éventail de procédures en vertu de la LEC pour protéger l'intégrité du processus électoral, l'une d'elles oblige l'électeur à prouver son admissibilité (identité et adresse) avant de recevoir un bulletin de vote. Pour la plupart des électeurs qui sont déjà inscrits à leur adresse actuelle et qui, par conséquent, figurent déjà sur la liste électorale, les procédures du jour de l'élection se résument à une simple et rapide vérification d'une ou de plusieurs pièces d'identité acceptables pour confirmer l'identité et l'adresse de résidence. Selon l'échantillon des électeurs observés, environ 98 % des électeurs ont exercé leur droit de vote de cette manière. Pour les autres 2 % d'électeurs, des procédures administratives spéciales ont dû être appliquées avant qu'un bulletin de vote ait été fourni.

Les fonctionnaires électoraux doivent appliquer des procédures spéciales à l'égard de tous les électeurs pour lesquels l'identité et l'adresse doivent être confirmées par un répondant, qui ne sont pas inscrits sur la liste électorale et doivent être inscrits, dont le nom a précédemment été biffé par erreur sur la liste électorale ou pour lesquels il faut apporter des corrections mineures aux renseignements sur la liste électorale. En fonction des circonstances, il peut être nécessaire d'appliquer des procédures spéciales comme produire un certificat ou un formulaire approprié et obtenir une déclaration de la part de l'électeur et de son répondant, selon le cas.

Notre audit ne visait pas à valider les résultats de l'élection ou à déterminer si des fonctionnaires électoraux autres que les scrutateurs, les greffiers du scrutin et les agents d'inscription ont exercé les fonctions que leur confèrent les dispositions législatives, à évaluer l'exercice des fonctions prévues par les dispositions législatives qui ne sont pas expressément énoncées dans les articles pertinents de la Loi ou à évaluer les contrôles administratifs d'EC outre ceux qui ont été mis en place expressément dans le but d'appuyer les fonctionnaires électoraux dans l'exécution de leurs attributions en vertu des articles pertinents de la Loi.

Les constatations et conclusions de notre audit sont présentées sur une base globale. Nos résultats ne concernent donc pas une circonscription électorale, un lieu de scrutin, un bureau de scrutin ou un fonctionnaire électoral en particulier. Nos observations sont décrites ci-après et nous n'avons aucune recommandation supplémentaire concernant ces élections partielles.

Notre audit a été effectué conformément à la Norme canadienne de missions de certification 3001 Missions d'appréciation directe (NCMC 3001).

Critères de l'audit

Aux fins de cet audit, les Critères et, par conséquent, notre mandat d'audit sont expressément prescrits dans les articles pertinents de la Loi susmentionnés, plus particulièrement les articles identifiés avant les changements introduits par le projet de loi C‑76. Aux fins de cet audit, nous avons déterminé, en tenant compte du contexte opérationnel d'EC, ce qui serait considéré comme un écart significatif dans l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux. Comme pour les précédents audits des élections générales et élections partielles, nous avons convenu de deux niveaux de contrôles, de procédures et de seuils de signification. Les contrôles et procédures principaux sont ceux qui sont exercés par les fonctionnaires électoraux en vue d'établir la qualité et l'admissibilité à voter d'un individu. Les contrôles secondaires sont ceux qui permettent d'étayer la qualité et l'admissibilité à voter déjà établies de l'électeur et relèvent généralement de la tenue de documents.

L'établissement de seuils de signification aux fins de communication a revêtu une importance critique lors de la planification de l'audit. Ces seuils, qui ont été convenus avec la direction, tenaient compte de l'importance relative du contrôle et correspondaient aux seuils utilisés aux fins des audits antérieurs d'élections générales et d'élections partielles. Pour les contrôles principaux, un écart de 5 % ou plus a été considéré être une « constatation importante ». Pour ces mêmes contrôles principaux, un écart de 2 % à 4,9 % a été considéré être une « autre observation ». Pour les contrôles secondaires, tout écart de 11 % ou plus a été considéré être une « autre observation ».

Approche

Pour pouvoir fournir l'assurance raisonnable que les fonctionnaires électoraux ont exercé les attributions que leur confère la LEC, nous avons réuni des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer une conclusion à l'égard de l'objectif de l'audit. Parmi les techniques utilisées pour réunir ces éléments probants, il y avait l'observation directe, les demandes d'information et l'inspection des documents électoraux (soit les certificats, les formulaires, les rapports et les autres documents requis pour servir un électeur et consigner les résultats de l'audit).

Pour déterminer si les fonctionnaires électoraux ont exercé correctement les attributions que leur confèrent les articles pertinents de la Loi, nous avons établi qu'il était nécessaire de mettre en œuvre des procédures d'audit sur place dans les bureaux de scrutin tous les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin. Notre échantillon comprenait des bureaux de scrutin dans les deux circonscriptions électorales, et a permis à PwC d'observer plus de 183 interactions avec les électeurs (notre « échantillon »). Une « interaction avec un électeur » est définie comme englobant toutes les activités d'un fonctionnaire électoral depuis le moment où un électeur unique s'approche du fonctionnaire électoral jusqu'à ce qu'il ait déposé son bulletin de vote dans l'urne ou qu'il ait quitté le bureau d'inscription ou le bureau de scrutin. L'ensemble des activités conduites au bureau de scrutin pour un seul électeur étaient considérées comme constituant une seule interaction. Les activités au bureau d'inscription étaient considérées comme des interactions distinctes de celles intervenant au bureau de scrutin, même si l'interaction avec l'électeur a également été incluse dans l'échantillon au bureau de scrutin.

Nous avons évalué la conception et la mise en place de contrôles administratifs spécifiques, en l'occurrence les modifications apportées à la formation et aux guides et documents en raison de la COVID‑19.

Sommaire des constatations

Nous avons conclu ce qui suit :

  1. Tous les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin, les fonctionnaires électoraux ont exercé
  2. correctement les attributions que leur confèrent les articles pertinents de la Loi en ce qui a trait aux électeurs ordinaires et ceux qui nécessitent des procédures spéciales. Ainsi, nous n'avons relevé aucune constatation importante au cours de notre audit.
  3. Dans l'ensemble, bien que nous ayons relevé certains écarts en ce qui a trait à l'exhaustivité de la documentation et l'application des procédures administratives, ces erreurs n'étaient pas généralisées et ont été par conséquent incluses dans les « autres observations ».

Élections Canada (EC) nous a demandé de lui faire part de toute autre observation pertinente qui pourrait les aider à améliorer leurs processus. Pour ces élections partielles, nous n'avons aucune observation supplémentaire notable outre celles déjà formulées dans nos rapports d'audit précédents sur les 42e et 43e élections générales et les élections partielles tenues depuis.

1. Introduction

1.1 Contexte

Elections Canada est un organisme indépendant et non partisan qui relève directement du Parlement. En tant qu'agent du Parlement, le DGE a la responsabilité de diriger et de superviser la tenue des élections fédérales ou des référendums à l'échelle nationale et de surveiller l'observation de la LEC.

Le projet de loi C-23, qui a reçu la sanction royale le 19 juin 2014, a modifié la Loi par l'ajout de l'article 164.1 en vue d'exiger la tenue d'un audit légal. À cette date, l'article 164.1 de la Loi se lisait comme suit :

Pour chaque élection générale ou élection partielle, le directeur général des élections retient les services d'un vérificateur – autre qu'un membre de son personnel ou un fonctionnaire électoral – qui, selon lui, est un expert et qui est chargé d'effectuer une vérification et de lui présenter un rapport indiquant si les fonctionnaires électoraux ont exercé correctement les attributions – identifiées par le directeur général des élections – que la loi leur confère.

PwC a été mandaté pour exécuter un audit indépendant et produire un rapport sur l'exercice par les fonctionnaires électoraux des attributions que leur confèrent les articles pertinents de la Loi, y compris notre évaluation de la mesure dans laquelle les contrôles administratifs établis par EC ont appuyé les fonctionnaires électoraux à cet égard lors des élections partielles du 26 octobre 2020. Les articles pertinents de la Loi portent sur les fonctions liées aux preuves d'identité et d'adresse d'un électeur, au recours à un répondant pour établir l'identité ou l'adresse d'un électeur, à l'inscription des électeurs qui ne figurent pas sur la liste électorale et à la tenue des documents.

Aux termes des articles pertinents de la Loi, les attributions des fonctionnaires électoraux consistent à veiller à l'inscription des électeurs, à demander et à examiner les preuves d'identité et d'adresse de chaque électeur et à utiliser et remplir les certificats et formulaires prescrits tous les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin.

Le 13 décembre 2018, le projet de loi C‑76 a reçu la sanction royale, modifiant l'article 164.1 de manière à permettre au directeur général des élections (DGE) de retenir les services d'un auditeur pour effectuer un audit et délivrer un rapport sur la question de savoir si les fonctionnaires électoraux ont correctement exercé les attributions que leur confère la LEC, lesquelles sont spécifiées par le DGE.

Il est à noter que, bien que le projet de loi C‑76 emploie le terme « fonctionnaires électoraux » pour désigner les préposés au scrutin plutôt que les fonctions individuelles telles que scrutateur, greffier du scrutin et agent d'inscription comme c'était le cas pour les élections générales antérieures, nous continuons d'utiliser les fonctions individuelles tout au long du présent rapport par souci d'uniformité avec l'audit précédent et pour tenir compte du caractère spécifique de certaines fonctions.

1.2 Contexte opérationnel d'EC

Le mandat légal d'EC est principalement opérationnel. Le 18 septembre 2020, le DGE a délivré deux (2) brefs pour deux (2) élections partielles, soit un dans la circonscription de Toronto‑Centre (Ontario) et un dans la circonscription de York‑Centre (Ontario). Dès la délivrance des brefs, EC et un directeur de scrutin désigné dans chacune des deux (2) circonscriptions électorales ont commencé à mobiliser un personnel électoral temporaire en vue de la tenue des élections partielles. Les directeurs de scrutin disposent de très peu de temps pour recruter et former ce personnel temporaire. En plus des autres tâches requises pour se préparer en vue des jours de vote par anticipation et du jour du scrutin et être en mesure d'offrir son soutien en temps voulu, chaque directeur de scrutin doit nommer un scrutateur, un greffier du scrutin et un agent d'inscription chargés d'exécuter diverses fonctions liées à l'élection dans un lieu de scrutin. Il faut habituellement un scrutateur et un greffier du scrutin par bureau de scrutin et, habituellement, un agent d'inscription par lieu de scrutin. Ce sont les fonctions de ces fonctionnaires électoraux spécifiques qui sont incluses dans l'étendue du présent audit effectué conformément aux articles pertinents de la LEC.

Comme ces élections partielles ont eu lieu pendant la pandémie de COVID-19, des modifications particulières ont été apportées au processus électoral pour les deux (2) élections partielles. Les changements les plus importants sont les suivants :

  • il y avait un (1) fonctionnaire électoral à chaque bureau de scrutin et celui-ci assumait les responsabilités du scrutateur et du greffier du scrutin;
  • Les électeurs qui portaient un masque ou un couvre-visage pour des raisons de santé publique ou de croyances religieuses étaient autorisés à s'inscrire et à voter sans enlever leur couvre-visage s'ils avaient prouvé leur identité et leur lieu de résidence à la satisfaction du fonctionnaire électoral. Lorsque le fonctionnaire électoral n'était pas convaincu qu'un document présenté par un électeur établissait son identité ou son lieu de résidence, il pouvait demander à l'électeur de fournir un document supplémentaire ou demander à un autre électeur de se porter garant.
  • des modifications ont été apportées à l'aménagement des bureaux de scrutin afin de faciliter la désinfection régulière et la consultation des documents et des pièces d'identité des électeurs.

Les fonctionnaires électoraux doivent travailler de longues heures pour servir les électeurs et n'ont droit qu'à un minimum de pauses. De plus, les dispositions de la Loi accroissent la complexité des procédures qu'ils sont tenus d'appliquer (p. ex., le nombre de pièces d'identité acceptables, le nombre et la nature des procédures spéciales) tout au long de la journée. Pour ces élections partielles, les bureaux de scrutin étaient ouverts pendant douze heures par jour, quatre jours d'affilée, pour le vote par anticipation, et pendant douze heures le jour du scrutin, afin de permettre au maximum de personnes d'avoir l'occasion de voter. Le taux de participation pour ces élections partielles s'est élevé à 31,0 % dans la circonscription électorale de Toronto-Centre et à 26,8 % dans celle de York‑Centre.

Les processus administratifs qui doivent être suivis par les fonctionnaires électoraux sont actuellement grandement manuels– ceux-ci doivent utiliser uniquement des copies papier, des listes de contrôle et des registres disponibles pour consigner le résultat de leurs interactions avec les électeurs. L'erreur humaine est inévitable en raison de la nature manuelle des processus mis en œuvre pour servir les électeurs et du nombre de fonctionnaires électoraux requis pour gérer ces procédures.

1.3 Procédures spéciales appliquées les jours de vote par anticipation/le jour du scrutin ordinaire

Tout citoyen canadien qui a atteint au moins 18 ans le jour de l'élection peut voter dans la circonscription électorale dans laquelle il demeure. Parmi l'éventail de procédures en vertu de la LEC pour protéger l'intégrité du processus électoral, l'une d'elles oblige l'électeur à prouver son admissibilité (identité et adresse) avant de recevoir un bulletin de vote. Pour la plupart des électeurs qui sont déjà inscrits à leur adresse actuelle et qui, par conséquent, figurent déjà sur la liste électorale, les procédures du jour de l'élection se résument à une simple et rapide vérification d'une ou de plusieurs pièces d'identité acceptables pour confirmer l'identité et l'adresse de résidence. Selon l'échantillon des électeurs observés, environ 98 % des électeurs ont exercé leur droit de vote de cette manière. Pour les autres 2 % d'électeurs, des procédures administratives spéciales ont dû être appliquées avant qu'un bulletin de vote ait été fourni. Les procédures spéciales couramment appliquées sont décrites ci-après.

Électeur ne figurant pas sur la liste électorale (certificat d'inscription)

Un certificat d'inscription est produit lorsque le nom d'un électeur ne figure pas sur la liste électorale. C'est généralement le cas lorsqu'une personne a obtenu le droit de voter ou est déménagée dans une autre circonscription ou section de vote depuis la dernière élection. Ce certificat permet à la personne de voter dans la section de vote appropriée et oblige l'électeur à signer une déclaration écrite confirmant qu'il a qualité d'électeur et qu'il n'a pas déjà demandé de bulletin de vote pour l'élection en cours.

Renseignements sur la pièce d'identité de l'électeur ne correspondant pas à ceux de la liste électorale (formulaire de correction)

Un formulaire de correction est rempli si les renseignements figurant sur la liste électorale comportent des erreurs mineures par rapport aux pièces d'identité produites par l'électeur. Lorsqu'une erreur mineure est relevée, l'électeur doit faire une déclaration même s'il choisit de ne pas corriger l'information.

Nom de l'électeur biffé sur la liste électorale (certificat du statut de vote)

Le certificat du statut de vote a pour but de permettre à un électeur de voter même si son nom a déjà été biffé sur la liste électorale. Dans ce cas, le certificat du statut de vote est utilisé pour consigner que l'électeur a déclaré ne pas avoir déjà voté. Comme dans le cas du certificat d'inscription, l'électeur doit signer une déclaration figurant sur le certificat pour confirmer qu'il est habilité à voter et qu'il n'a pas déjà demandé un bulletin de vote pendant l'élection en cours.

Pièces d'identité insuffisantes (formulaire de recours à un répondant)

Dans les cas où un électeur ne dispose pas d'une preuve d'identité et/ou d'adresse de résidence acceptable, une personne qui réside dans la même section de vote que lui peut agir à titre de répondant. L'électeur et le répondant doivent tous deux signer une déclaration figurant sur le formulaire. Sauf dans certaines circonstances spéciales, un répondant ne peut répondre que d'une seule personne et ne doit pas avoir lui-même eu recours à un répondant pour l'élection en cours.

Doute quant à l'habilité à voter ou à l'adresse de résidence de l'électeur (formulaire sur l'habilité à voter)

En cas de doute quant à l'âge ou à la citoyenneté d'un électeur (qualité d'électeur) ou à son adresse (p. ex., adresse non résidentielle, comme une case postale), l'électeur doit faire une déclaration pour confirmer qu'il satisfait aux exigences requises pour voter dans le cadre d'une élection fédérale canadienne. Deux déclarations différentes figurent sur le formulaire, selon le critère mis en doute. Le doute peut être exprimé par un fonctionnaire électoral, un candidat ou un représentant d'un candidat.

Vote à un lieu de scrutin autre que le lieu assigné à l'électeur (certificat de transfert)

Il arrive qu'un électeur ne puisse voter dans le lieu de scrutin qui lui a été assigné. Dans ce cas, cet électeur se voit remettre un certificat de transfert pour lui permettre de voter dans un autre lieu de scrutin. L'électeur doit remettre ce certificat aux fonctionnaires électoraux du lieu de scrutin qui lui a été nouvellement assigné pour pouvoir voter.

1.4 Rôles et responsabilités des fonctionnaires électoraux

Lorsqu'un électeur est sur la liste électorale et qu'il fournit des pièces d'identité appropriées, les fonctionnaires électoraux ont la responsabilité d'obtenir et d'examiner les pièces d'identité de l'électeur et d'établir qu'il a qualité d'électeur en se conformant à la marche à suivre prescrite par le DGE avant de lui remettre un bulletin de vote et de consigner qu'il a voté. Tel que mentionné plus haut, les fonctionnaires électoraux doivent également appliquer des procédures spéciales à l'égard des électeurs, au besoin, afin de leur permettre de voter.

Une fois que le scrutateur s'est assuré que la personne est admissible à voter, il lui remet un bulletin de vote. Le DGE prescrit certaines fonctions qui doivent être exécutées, y compris en ce qui concerne la tenue de documents, lorsqu'un électeur est servi au bureau d'inscription ou au bureau de scrutin. Seules les attributions du scrutateur, du greffier du scrutin et de l'agent d'inscription ont été incluses dans l'étendue de notre audit. Nous avons cependant inclus la fonction de superviseur de centre de scrutin ci-après pour fournir une mise en contexte, cette fonction étant un contrôle administratif important mis en place par EC pour aider les fonctionnaires électoraux à exercer leurs attributions.

Scrutateur

Il incombe au scrutateur d'ouvrir son bureau de scrutin, d'autoriser et de signer les certificats et formulaires préparés, de vérifier les pièces d'identité produites, de demander aux électeurs et répondants de faire une déclaration, de compter les bulletins de vote et de retourner le matériel au directeur du scrutin.

Greffier du scrutin

Le greffier du scrutin appuie le scrutateur et sa responsabilité première consiste à documenter le processus de vote, ce qui comprend biffer le nom de l'électeur de la liste électorale, aider à remplir les certificats et formulaires en l'absence d'agent d'inscription, cocher la case indiquant que l'électeur a voté après que celui-ci a déposé son bulletin de vote dans l'urne, remplir la feuille des numéros de séquence et consigner les procédures applicables dans le Registre des situations, selon le cas. Pour ces élections partielles, le poste de greffier du scrutin a été éliminé et le scrutateur a assumé les tâches et les fonctions de ce poste; cependant, dans certains cas, un greffier du scrutin a été affecté aux bureaux de scrutin pour les tests, comme il a été indiqué précédemment dans le présent rapport.

Agent d'inscription

Un électeur qui n'est pas sur la liste électorale est tenu de s'inscrire auprès de l'agent d'inscription (ou du scrutateur/du greffier du scrutin en l'absence d'agent d'inscription affecté au lieu de scrutin). Si l'électeur n'est pas sur la liste électorale, l'agent d'inscription doit vérifier l'indicateur des sections de vote pour déterminer si l'électeur se trouve au lieu de scrutin approprié, demander à l'électeur de prouver son identité et son adresse et de préremplir le certificat applicable. L'agent d'inscription préremplit également d'autres certificats et formulaires, au besoin.

Superviseur de centre de scrutin

Le superviseur de centre de scrutin joue un rôle clé aussi bien les jours de vote par anticipation que le jour du scrutin et peut être considéré comme un élément des contrôles administratifs en place pour appuyer les fonctionnaires électoraux. Il doit faire prêter serment aux représentants des candidats, communiquer avec le directeur du scrutin, s'assurer de l'accessibilité des lieux, surveiller les activités sur le lieu de scrutin, diagnostiquer les problèmes et appuyer les fonctionnaires électoraux lorsqu'ils servent les électeurs. Il est également attendu que le superviseur de centre de scrutin applique certaines procédures d'assurance qualité pour s'assurer de l'exhaustivité et de l'exactitude de la documentation produite par les fonctionnaires électoraux. Les dispositions du projet de loi C‑76 ont accordé une plus grande souplesse au rôle de superviseur de centre de scrutin afin de lui permettre d'assumer le rôle du scrutateur, du greffier du scrutin et de l'agent d'inscription lorsque ceux-ci prennent des pauses pour éviter la fatigue pendant les longues journées de vote par anticipation et de scrutin ordinaire.

2. Objet de l'audit

2.1 Objectif et étendue

L'objectif de l'audit, tel qu'énoncé dans notre contrat avec EC, consistait à faire rapport sur la question de savoir si les fonctionnaires électoraux ont exercé correctement les attributions que leur confèrent les articles pertinents de la Loi lors des jours de vote par anticipation et du jour du scrutin ordinaire des élections partielles du 26 octobre 2020.

Seules les attributions du scrutateur, du greffier du scrutin et de l'agent d'inscription sont incluses dans l'étendue de l'audit. L'étendue de l'audit englobe également ce qui suit :

  1. faire rapport sur l'efficacité des contrôles administratifs établis par EC (y compris les manuels, le matériel de formation et les certificats et formulaires optimisés) pour appuyer les fonctionnaires électoraux dans l'exercice de leurs attributions conformément à la LEC;
  2. formuler des recommandations pour aider EC et le Parlement à cerner les éléments qui pourraient être améliorés.

Collectivement, ces objectifs constituent l'objet considéré de notre audit. Le DGE est le représentant responsable de l'objet considéré.

Nous avons exécuté notre audit conformément à la NCMC 3001.

2.1.1 Limites de l'audit et de l'étendue du travail

Nous n'avons pas :

  1. évalué les résultats de l'élection;
  2. évalué si les fonctionnaires électoraux autres que les scrutateurs, les greffiers du scrutin et les agents d'inscription ont exercé les attributions ne faisant pas partie de celles mentionnées ci-dessus que leur confèrent les dispositions législatives;
  3. évalué l'exécution des attributions législatives qui ne sont pas expressément mentionnées dans les articles pertinents de la LEC;
  4. évalué les contrôles administratifs d'EC outre ceux qui ont été mis en place en vue d'appuyer les fonctionnaires électoraux dans l'exercice de leurs attributions en vertu des articles pertinents de la LEC.

Nous traitons de notre processus d'audit ci-dessous, mais il est important de considérer que ce processus comporte des limites qui lui sont inhérentes. Par exemple, un audit repose généralement sur le concept d'échantillonnage des données faisant l'objet de l'examen et, de ce fait, comporte le risque inhérent que des erreurs significatives, des faiblesses significatives ou importantes des contrôles internes, de fraude ou d'autres actes illégaux qui ont une incidence directe et significative sur l'objet considéré ne soient pas détectés, du simple fait qu'ils ne se sont pas produites lors des interactions que nous avons observées ou les bureaux de scrutin où nous nous sommes rendus. En outre, compte tenu des caractéristiques de la fraude, particulièrement de la fraude qui implique la dissimulation par la voie de la collusion et la falsification de documents (y compris la fabrication de faux documents), il se peut qu'un audit ne permette pas de détecter une fraude significative.

2.2 Responsabilité de l'auditeur

Notre responsabilité consiste à fournir une opinion sous forme d'assurance raisonnable2 sur l'exercice des attributions par les fonctionnaires électoraux conformément aux articles pertinents de la Loi et l'efficacité des contrôles administratifs, sur la base des éléments probants que nous avons obtenus.

2.3 Responsabilité de la direction

EC a la responsabilité d'établir et de maintenir des contrôles administratifs (principaux et secondaires) afin d'assurer que les fonctionnaires électoraux possèdent la formation, les outils et les indications nécessaires pour exercer les attributions que leur confère la Loi. Ces contrôles sont utilisés par la direction pour établir les Critères énoncés à la section 2.4 (ci-après).

2.4 Critères

Aux termes de la NCMC 3001, nous sommes tenus de décrire dans notre rapport les Critères, tels qu'établis par la direction, que nous avons utilisés pour en arriver à notre conclusion. Ces Critères sont les points de référence utilisés pour mesurer ou évaluer l'objet considéré. Ces Critères sont énoncés à l'Annexe A du présent rapport.

Dans le cadre de cet audit, les Critères et, par conséquent, notre mandat d'audit sont expressément prescrits dans les articles pertinents de la Loi décrits plus haut. Aux fins de cet audit, nous devions déterminer ce qui serait considéré comme un écart significatif dans l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux. Comme pour l'audit de la 43e élection générale, les écarts dans l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux ont été évalués d'après deux niveaux de contrôles et de procédures, ainsi que les seuils de tolérance acceptables. Les contrôles et procédures principaux sont ceux qui sont exercés par les fonctionnaires électoraux en vue d'établir la qualité et l'admissibilité à voter d'un individu. Les contrôles secondaires sont ceux qui permettent d'étayer la qualité et l'admissibilité à voter déjà établies de l'électeur et relèvent généralement de la tenue de documents.

Ces seuils ont été convenus avec la direction et tiennent compte de l'importance relative du contrôle. Pour les contrôles principaux, un écart de 5 % ou plus a été considéré être une « constatation importante ». Pour ces mêmes contrôles principaux, un écart de 2 % à 4,9 % a été considéré être une « autre observation ». Pour les contrôles secondaires, tout écart de 11 % ou plus a été considéré être une « autre observation ». Les seuils utilisés pour ces élections partielles correspondent à ceux qui avaient été utilisés pour les élections générales et élections partielles précédentes.

Aux termes de la NCMC 3001, nous sommes tenus de décrire les normes de contrôle de la qualité applicables à notre audit et d'indiquer si nous nous sommes conformés aux normes d'indépendance et d'éthique de notre profession.

  1. Aux fins de l'exécution de notre audit, nous avons appliqué la Norme canadienne de contrôle qualité (NCCQ) 1 publiée par les Comptables professionnels agréés du Canada. Cette norme exige que nos travaux soient planifiés et exécutés adéquatement et que nous nous conformions aux normes d'exécution, de rapport et de contrôle de la qualité pendant toute la durée de l'audit.
  2. Au meilleur de notre connaissance, nous nous sommes conformés, pendant toute la durée de la mission, à toutes les règles d'indépendance et d'éthique applicables.

3. Notre approche

Afin de fournir l'assurance raisonnable que les fonctionnaires électoraux ont exercé leurs fonctions et

responsabilités tel que stipulé dans la LEC, nous avons obtenu des éléments probants suffisants et appropriés pour tirer une conclusion à l'égard de l'objectif de l'audit. Les techniques utilisées pour obtenir ces éléments probants étaient l'observation directe, les demandes d'information et l'inspection des documents électoraux (soit les certificats, les formulaires, les rapports et les autres documents requis pour servir un électeur et consigner les résultats).

Comme ces élections partielles ont eu lieu pendant la pandémie du COVID-19, des modifications particulières ont été apportées au processus électoral pour les deux (2) élections partielles. Ces modifications, qui sont présentées à la section 1.2 ci-dessus, n'ont pas eu d'incidence sur notre approche d'audit, laquelle est demeurée la même que pour les élections générales et les élections partielles précédentes.

3.1 Méthode d'échantillonnage des bureaux de scrutin

Nous avons sélectionné un échantillon de lieux de scrutin dans chacune des deux (2) circonscriptions électorales. Pour ces deux (2) élections partielles, les circonscriptions électorales ne comptaient que des lieux de scrutin urbains, selon la désignation attribuée aux sections de vote/lieux de scrutin par EC. Par conséquent, nous n'avons pu sélectionner qu'un échantillon de lieux de scrutin urbains pour les circonscriptions électorales.

Nous avons mis en œuvre des procédures d'audit, conçues en vue de tester la façon dont les fonctionnaires électoraux exercent les attributions spécifiées, sur place aux bureaux de scrutin les jours de vote par anticipation ainsi que le jour du scrutin. Le nombre de bureaux de scrutin testés à chaque lieu de scrutin était déterminé en fonction du niveau d'activité électorale aux bureaux de scrutin. Nos procédures d'audit comprenaient l'observation de l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux à l'égard de 183 interactions avec des électeurs. Notre approche d'audit comporte certaines limites inhérentes, y compris les suivantes :

  • la présence de nos auditeurs aux bureaux de scrutin pour observer les fonctionnaires électoraux dans l'exercice de leurs attributions peut influer la façon dont ces fonctionnaires électoraux exercent leurs attributions;
  • les caractéristiques de l'électorat, comme l'âge, le revenu, l'origine ethnique et l'identité autochtone, n'étaient pas disponibles par section de vote. Nous avons donc prélevé notre échantillon en nous appuyant sur la désignation des sections de vote urbaines.

Nous avons déclaré tous ces facteurs à EC et en avons discuté avec l'organisme, et ce, sans indiquer l'emplacement exact des bureaux de scrutin sélectionnés pour les tests.

Dans l'ensemble, notre méthode d'échantillonnage et notre approche pour les tests d'audit ont été conçues expressément en vue d'étayer notre mandat d'audit dans son ensemble comme il est prescrit par la Loi, et ce, sur une base globale. Nous n'avons pas tenté de tirer des conclusions à l'égard du travail des fonctionnaires électoraux qui ont servi une circonscription électorale ou des bureaux de scrutin particuliers. Les résultats de notre audit sont présentés sur une base globale pour les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin ordinaire.

3.2 Évaluation de l'exercice des attributions législatives par les fonctionnaires électoraux

Pour déterminer si les scrutateurs, les greffiers du scrutin et les agents d'inscription ont exercé les attributions que leur confèrent les articles pertinents de la Loi, nous avons établi qu'il était nécessaire de mettre en œuvre des procédures d'audit sur place dans les lieux de scrutin et dans les bureaux de scrutin les jours de vote par anticipation, du 16 octobre au 19 octobre 2020, et le jour du scrutin ordinaire, le 26 octobre 2020.

Nous avons mis en œuvre les procédures suivantes les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin ordinaire.

  1. Nous avons observé l'exercice des attributions par les fonctionnaires électoraux pour un échantillon de bureaux de scrutin à divers intervalles lorsque les bureaux étaient ouverts. Plus particulièrement, nous avons confirmé que les attributions suivantes ont été exercées :
    • 1.1 Obtenir des pièces d'identité acceptables de chaque électeur pour obtenir une preuve de son nom et de son adresse3, y compris la CIE, le cas échéant.
    • 1.2 Pour ce qui concerne les électeurs inscrits :
      • valider les renseignements fournis par l'électeur en les comparant avec la liste électorale;
      • biffer le nom de l'électeur de la liste électorale;
      • remplir la Feuille des numéros de séquence (à remettre aux représentants des candidats).
    • 1.3 Appliquer les procédures spéciales prescrites par la LEC, y compris remplir et/ou traiter les certificats et formulaires et demander à l'électeur de faire les déclarations appropriées, au besoin.
    • 1.4 Consigner les procédures dans le Registre des situations, s'il y a lieu.
    • 1.5 Indiquer que l'électeur a « voté » immédiatement après que celui-ci a déposé son bulletin de vote dans l'urne.
    • 1.6 Remettre l'Avis de confidentialité aux électeurs, s'il y a lieu.

Nos procédures se sont limitées à l'observation, sans aucune interaction avec les fonctionnaires électoraux ou interférences dans leur travail, pendant qu'ils s'occupaient des électeurs et de la documentation.

Les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin, nous avons posé une série de questions aux fonctionnaires électoraux pour obtenir leur point de vue sur leur expérience de formation et le matériel connexe. La prochaine section traite de nos procédures relativement à l'approche d'EC en matière de formation et de soutien des fonctionnaires électoraux.

3.3 Évaluation de l'approche d'EC en matière de formation et de soutien des fonctionnaires électoraux

Il a été confirmé qu'aucune modification n'avait été apportée aux formulaires, certificats et instructions de tenue de dossiers fournis aux fonctionnaires électoraux depuis la 43e élection générale. De plus, seules des modifications limitées ont été apportées au programme de formation et celles-ci portaient principalement sur l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux pendant la pandémie du COVID‑19. Par conséquent, nous avons mis en œuvre les procédures limitées ci-dessous pour évaluer l'approche adoptée par EC en matière de formation et de soutien en vue de préparer les fonctionnaires électoraux à assumer leurs fonctions dans le cadre des élections partielles du 26 octobre 2020 :

  1. Nous avons acquis une compréhension des modifications limitées de la conception d'ensemble et du programme de formation offert aux fonctionnaires électoraux, y compris les modifications apportées en raison de la pandémie de COVID‑19.
  2. Nous avons acquis une compréhension des modifications limitées apportées au matériel de formation fourni aux fonctionnaires électoraux relativement à leurs attributions les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin ordinaire afin de déterminer si l'information fournie est exhaustive, suffisante et appropriée pour leur permettre de s'acquitter efficacement de leurs responsabilités, tout en respectant les protocoles de sécurité et les protocoles opérationnels mis en place en raison de la pandémie de COVID‑19.
  3. Nous avons observé la prestation du programme de formation aux fonctionnaires électoraux lors d'une séance de formation choisie.
  4. Nous avons mené des entrevues avec des fonctionnaires électoraux pendant les périodes d'inactivité aux bureaux de scrutin sur des contrôles administratifs spécifiques, comme les certificats, formulaires et autres documents à tenir, la formation et les guides, ainsi que le rôle de soutien du superviseur de centre de scrutin.

4. Constatations de l'audit

Vous trouverez ci-après nos principales constatations et nos autres observations.

4.1 Constatations importantes

4.1.1 Nous n'avons relevé aucune constatation importante résultant d'écarts dans les contrôles et procédures principaux

Nos tests n'ont révélé aucune constatation importante résultant d'écarts dans les contrôles et procédures principaux applicables aux électeurs servis lors des jours de vote par anticipation et du jour du scrutin ordinaire. Dans notre échantillon, les fonctionnaires électoraux obtenaient généralement les pièces d'identité fournies par le citoyen, déterminaient si ces pièces d'identité étaient appropriées, confirmaient que la personne était au bon bureau de scrutin et qu'elle se trouvait sur la liste électorale, confirmaient qu'elle n'avait pas déjà voté et biffait son nom sur la liste électorale.

4.2 Autres observations

Vous trouverez ci-après les observations découlant de notre audit qui portent sur la tenue des documents (contrôles secondaires).

4.2.1 Un fonctionnaire électoral a accepté une preuve insuffisante d'identité et de résidence de l'électeur

En vertu de l'article 143 de la LEC, une fois que le fonctionnaire électoral a déterminé qu'un électeur est inscrit sur la liste électorale et qu'il a le droit de voter, l'électeur doit lui fournir une preuve autorisée d'identité et de résidence. Les types de pièces d'identité autorisées sont les suivants :

  • une (1) pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement portant le nom et l'adresse de l'électeur; ou
  • deux (2) pièces d'identité authorisées par le DGE portant le nom de l'électeur dont au moins une avec une adresse.

Dans le cadre de notre audit, nous avons relevé des cas, au-delà de nos seuils de signification établis pour un contrôle principal, où un (1) scrutateur a accepté la carte d'information d'un électeur (« CIE ») comme seule preuve d'identité et de résidence, alors qu'une autre pièce d'identité aurait été requise dans ces circonstances.

Si des preuves d'identité et de résidence non autorisées sont acceptées par les fonctionnaires électoraux, il ne peut être garanti que la bonne personne votait. Il est important de noter que tous les cas observés sont attribuables à un seul fonctionnaire électoral dans un même bureau de vote; par conséquent, l'écart n'a pas été considéré comme généralisé.

4.2.2 Les fonctionnaires électoraux n'ont pas indiqué qu'un électeur avait voté au moment approprié de manière uniforme

En vertu de l'article 162b de la LEC, le greffier du scrutin doit indiquer à côté du nom de l'électeur que celui-ci a voté. Cela permet d'effectuer un rapprochement efficace des bulletins de vote. Pour indiquer que l'électeur a voté, le greffier du scrutin coche la case située à côté du nom de l'électeur sur la liste électorale ou la liste des ajouts (pour les électeurs qui ne figurent pas sur la liste électorale). En vertu de la LEC, cela doit être fait aussitôt que le bulletin de vote de l'électeur a été déposé dans l'urne. Cette fonction s'ajoute à l'obligation de biffer le nom de l'électeur lorsque le nom de celui-ci figure sur la liste électorale.

Dans le cadre de notre audit, nous avons relevé des cas, au-delà de notre seuil de signification établi pour un contrôle secondaire, où le scrutateur n'a pas indiqué que l'électeur a voté dès que son bulletin de vote a été déposé dans l'urne. Dans environ la moitié des cas, nous n'avons pas observé que le scrutateur avait indiqué que l'électeur avait voté pendant notre période d'observation et dans le reste des cas, le scrutateur n'a pas indiqué que l'électeur avait voté au moment opportun durant le processus. Dans la plupart de ces cas, le scrutateur a indiqué que l'électeur avait voté avant que celui-ci n'ait déposé son bulletin de vote dans l'urne et que, dans une moindre mesure, il a indiqué que l'électeur avait voté bien après que celui-ci a déposé son bulletin de vote dans l'urne et quitté le bureau de scrutin.

Si un électeur est indiqué avoir voté avant qu'il se soit vu remettre un bulletin de vote ou bien après qu'il ait quitté le bureau de scrutin, l'absence de suivi en temps réel fait en sorte qu'il est impossible de confirmer si l'électeur a, dans les faits, déposé son bulletin de vote dans l'urne.

5. Évaluation des contrôles administratifs établis par EC

Sur la base de nos discussions avec EC au cours de la phase de planification de la mission, il a été confirmé qu'aucune modification importante n'a été apportée à la conception d'ensemble du programme de formation, y compris le matériel de formation et de soutien (par exemple, les guides), depuis la 43e élection générale. Les seuls changements nécessaires portaient sur des instructions précises quant à la façon de servir les électeurs de façon sécuritaire dans le contexte de la pandémie du COVID‑19. Par conséquent, nous nous sommes fondés sur notre évaluation des contrôles administratifs que nous avons effectuée lors de notre audit de la 43e élection générale pour formuler notre conclusion.

PwC a noté des changements apportés au programme de formation pour les deux (2) élections partielles en raison de la pandémie du COVID‑19. Plus particulièrement, des instructions supplémentaires ont été fournies pour permettre la distanciation physique et le respect des mesures de sécurité tout en servant les électeurs, y compris l'obligation que les fonctionnaires électoraux portent de l'équipement de protection individuelle, l'autorisation aux individus de voter en portant un couvre-visage et diverses approches visant à assurer la formation des fonctionnaires électoraux de manière à permettre la distanciation physique.

Dans le contexte des élections partielles, compte tenu de la 43e élection générale tenue récemment, nous avons compris que bon nombre de fonctionnaires électoraux possédaient déjà une expérience dans leur rôle. Dans l'ensemble, les commentaires des fonctionnaires électoraux sur le contenu du programme de formation et le format de la formation offerte ont été positifs. En outre, ils ont trouvé que la disponibilité des guides et d'autres aides étaient utiles pour assumer leurs tâches et résoudre des problèmes lorsqu'ils ne savaient pas exactement comment procéder, notamment en ce qui concerne les directives supplémentaires lors de la pandémie de COVID‑19. Il a été établi que le programme de formation d'EC était dans l'ensemble complet et efficace pour fournir des informations détaillées et un soutien à la main-d'œuvre temporaire recrutée pour les élections partielles.

Nos observations aux sites de scrutin inclus dans l'échantillon ont démontré qu'EC s'était préparé aux circonstances uniques de la tenue d'élections partielles au cours d'une pandémie. Les fonctionnaires électoraux étaient équipés d'équipement de protection individuelle, des protocoles avaient été mis en place pour assurer la sécurité des fonctionnaires électoraux et des électeurs et des représentants électoraux supplémentaires étaient sur place pour apporter un soutien aux électeurs et aux fonctionnaires électoraux. Par exemple, en raison des défis supplémentaires posés par la pandémie, un certain nombre de superviseurs de centres de scrutin étaient sur place afin de permettre aux fonctionnaires électoraux de prendre plus de pauses.

Selon les résultats de notre audit, nous ne formulons aucune nouvelle recommandation à l'égard du programme de formation, du curriculum ou des autres outils et indications visant à soutenir les fonctionnaires électoraux.

6. Conclusion

Selon notre rapport d'assurance raisonnable du professionnel en exercice indépendant sur l'exercice des attributions des fonctionnaires électoraux lors des élections partielles du 26 octobre 2020, nous avons déterminé que les fonctionnaires électoraux ont, les jours de vote par anticipation et le jour du scrutin ordinaire, exercé correctement les attributions que les articles 143 à 149, 161, 162 et 169 de la LEC leur confèrent pour les élections partielles du 26 octobre 2020. En outre, nous concluons que les contrôles administratifs établis par EC, y compris les manuels, le matériel de formation et les certificats et formulaires optimisés, ont appuyés efficacement les fonctionnaires électoraux dans l'exercice de leurs attributions.

Pour tirer nos conclusions, nous avons pris en considération les facteurs suivants :

  1. Nous n'avons pas reçu le mandat d'auditer les résultats de l'élection; l'étendue de notre audit était limitée et ne visait pas les attributions de tous les fonctionnaires électoraux et nous n'avons pas évalué l'exercice de toutes les attributions des fonctionnaires électoraux que nous avons observés. Par exemple, nous n'avons pas observé le dépouillement des bulletins de vote et la manière dont les résultats du vote étaient documentés et communiqués.
  2. Nous n'avons relevé aucune constatation importante.
  3. Nous avons observé et communiqué certaines erreurs dans la documentation et la tenue de documents en ce qui concerne aussi bien les électeurs ordinaires que les électeurs à l'égard desquels des procédures spéciales étaient requises que nous considérons comme étant importantes dans nos « autres observations ».

Les questions que nous avons observées et communiquées n'ont pas d'incidence sur la conclusion énoncée plus haut. De plus, nous n'avons aucune recommandation supplémentaire à la suite de notre audit outre celles déjà formulées dans les rapports d'audit sur les élections générales et les élections partielles précédentes.

Notes de bas de page

1 Il est à noter que pour les élections partielles du 26 octobre 2020, le scrutateur a assumé le rôle de greffier du scrutin en raison de la pandémie de COVID‑19 et de la nécessité de maintenir une distance physique appropriée à chaque bureau de vote. Malgré cela, nous avons constaté que dans certains cas, un greffier du scrutin était affecté à des bureaux de vote particuliers.

2 La NCMC 3001 définit comme suit l'assurance raisonnable : on entend par « mission d'assurance raisonnable » une mission de certification dans laquelle le professionnel en exercice ramène le risque de mission à un niveau suffisamment faible compte tenu des circonstances de la mission comme fondement à l'expression de sa conclusion. La conclusion du professionnel en exercice est formulée de manière à exprimer son opinion sur le résultat de la mesure ou de l'évaluation de l'objet considéré au regard des critères. Une mission d'assurance raisonnable peut également être appelée « mission d'audit ».

3 À l'aide de la liste fournie par EC dans le document « Préparez vos pièces d'identité ».