open Menu secondaire

Examen administratif des procédures de suivi et de manutention des colis d'expédition contenant les bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Élections Canada d'Ottawa

6. Renvoi des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution

Cette section traite des procédures pour le renvoi des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution d'Ottawa. Les processus varient en fonction de la façon dont les bulletins de vote spéciaux sont renvoyés : expédition groupée ou individuelle. La méthode de renvoi n'est pas prescrite par la Loi; cependant, pour être dépouillés, tous les bulletins de vote doivent être reçus par l'ARES avant 18 h (heure de l'Est) le jour du scrutinnote 6.

6.1 Expédition groupée de bulletins de vote

Les renseignements sur le renvoi des bulletins de vote spéciaux sont résumés dans le tableau ci-dessous et se basent sur les procédures établies. De plus amples renseignements se trouvent aux sections 6.1.1 à 6.1.4.

Type d'électeurs Fréquence d'expédition Méthode d'expédition Suivi des renvois
Les électeurs des FAC À la fin de la période de scrutin (comme énoncé dans la Loi) La méthode d'expédition qui convient le mieux Le préposé en chef de l'équipe du CVM fait le suivi des expéditions livrées par messagerie à l'aide d'une fiche de suivi. Les renseignements de suivi proviennent d'un formulaire (DND 728) envoyé au CVM par courriel ou par télécopieur et indiquent la date et l'heure de l'envoi, les méthodes d'expédition, le numéro de suivi (le cas échéant) et le nombre de bulletins de vote spéciaux contenus dans le colis*.
Les électeurs incarcérés À la fin de la période de scrutin (comme énoncé dans la Loi) Sacs postaux pré-étiquetésnote 7 du service de messagerie et fournis à l'avance aux agents de liaison et aux scrutateurs L'équipe des MVA responsable des électeurs incarcérés fait le suivi des expéditions livrées à l'aide d'une fiche de suivi*. L'équipe reçoit les renseignements sur le suivi et l'heure prévue d'arrivée de chaque sac postal.
Électeurs internationaux Aussi souvent que possible (expéditions quotidiennes) Les ambassades et les consulats (missions) renvoient les bulletins de vote par messagerie. Les valises diplomatiques sont renvoyées à Affaires mondiales Canada, qui livre en mains propres les bulletins de vote au Centre de distribution. Aucune procédure au sein des MVA pour effectuer le suivi des expéditions.
Électeurs nationaux Lors d'une élection générale, les expéditions sont effectuées sur une base hebdomadaire jusqu'au sixième jour avant le jour du scrutin. À partir de ce moment, les expéditions sont effectuées quotidiennement.

Les sites de l'initiative ERESnote 8 expédient deux fois par jour (à 10 h et 17 h).
Les DS et les directeurs adjoints du scrutin supplémentaires (DASS) peuvent utiliser la poste ordinaire ou les services de messagerie. Des bordereaux d'expédition leur sont fournis pour les services de messagerie. Aucune procédure au sein des MVA pour effectuer le suivi des expéditions. Les renseignements sur le suivi pour les colis envoyés par messagerie sont accessibles et pourraient être utilisés par les DS et les DASS pour faire le suivi du retour des bulletins de vote spéciaux au Centre de distribution. Par contre, le guide du DS ne mentionne ni l'utilisation de bordereaux d'expédition ni l'obligation d'effectuer le suivi des expéditions.

Dans le cadre de l'initiative ERES, le CBVS expédie les bulletins de vote au Centre de distribution deux fois par jour (à 10 h et 17 h). Le CBVS informe l'équipe des MVA lorsque l'expédition est effectuée. Il n'y a aucune procédure pour effectuer le suivi d'expédition.

*Les fiches de suivi et les formulaires DND 728 utilisés par les différentes équipes n'étaient pas disponibles aux fins d'examen.

6.1.1 Bulletins de vote des électeurs des Forces armées canadiennes

À la fin de la période de scrutin, le scrutateur de chaque unité des FAC remet tous les bulletins de vote spéciaux remplis au commandant. Le commandant est chargé de renvoyer les bulletins de vote spéciaux au DGE à Ottawa.

Mesures de contrôle

  • Tous les bulletins de vote spéciaux sont envoyés par expédition groupée à la fin de la période de scrutin (conformément à la Loi)note 9.
  • Le CVM soumet au commandant ou au scrutateur tous les comptes d'Élections Canada pour envoi prioritaire par Postes Canada ou par messager.
  • Le commandant ou le scrutateur remplit un formulaire DND 728 et l'envoie par courriel ou par télécopieur au CVM pour lui signaler que les bulletins de vote ont été expédiés.
  • Le préposé en chef du bureau des MVA est chargé de surveiller et de faire le suivi des expéditions en fonction des renseignements contenus dans le formulaire DND 728.

Observations

  • Les scrutateurs reçoivent la consigne de renvoyer les bulletins de vote par la méthode d'expédition qui convient le mieux. Par conséquent, il peut être plus difficile pour le CVM et le préposé en chef d'effectuer le suivi des expéditions.
  • Dans le cadre d'une présentation électroniquenote 10, les scrutateurs sont encouragés à envoyer les bulletins remplis au CVM aussi souvent qu'il est possible de le faire, ce qui se produit parfois (p. ex. avec les unités des FAC plus grandes). Cela réduit le risque d'égarer ou d'oublier des colis. Cependant, l'augmentation du nombre d'expéditions signifie l'augmentation du nombre de suivis à effectuer. Cela augmente également le risque d'erreur.
  • Il n'y a aucune procédure pour informer le personnel de la salle de courrier de l'arrivée de colis.
  • Dans le cas présent, le colis qui contenait les bulletins de vote spéciaux a été envoyé par Purolator à partir d'une unité militaire d'Edmonton (Alberta) le 10 octobre 2015. Selon la procédure, un formulaire DND 728 aurait été envoyé par télécopieur ou par courriel au CVM pour permettre au préposé en chef de faire le suivi de l'expédition. Nous n'avons pas été en mesure de confirmer (1) que le formulaire avait été envoyé et (2) que les renseignements étaient inclus sur la fiche de suivi. Aucun des documents n'était disponible aux fins d'examen.

6.1.2 Bulletins de vote des électeurs incarcérés

Après la période de scrutin, le scrutateur de chaque établissement correctionnel remet tous les bulletins de vote spéciaux remplis à l'agent de liaison. Ce dernier est chargé de renvoyer les bulletins de vote spéciaux à l'ARES à Ottawa.

Mesures de contrôle

  • Des communications régulières (hebdomadaires) entre l'équipe des MVA responsable des électeurs incarcérés et l'agent de liaison facilitent la coordination des cueillettes du matériel électoral dans les établissements correctionnels.
  • Chaque agent de liaison a une personne-ressource désignée à Postes Canada pour la coordination des cueillettes du matériel électoral dans les établissements correctionnels.
  • Le coordonnateur du vote des électeurs incarcérés est chargé de résoudre les problèmes avec le service de messagerie et de demander des changements au besoin.
  • L'équipe dispose des renseignements de suivi de tous les sacs postaux qui arrivent (livrés dans des monoteneursnote 11).
  • Tous les monoteneurs livrés sont attendus, et leur réception au Centre de distribution est inscrite par l'équipe des MVA sur la fiche de renseignements de suivi.
  • Le personnel de la salle de courrier est informé par l'équipe des MVA de l'arrivée des livraisons.
  • Le personnel des MVA communiquera avec l'agent de liaison si un colis n'est pas reçu.

Observations

  • Les procédures en place pour exécuter le Programme de vote des électeurs incarcérés peuvent être utilisées en tant que pratiques exemplaires par les autres équipes des MVA.

6.1.3 Bulletins de vote des électeurs internationaux (par l'entremise d'Affaires mondiales Canada)

Certains électeurs internationaux et nationaux choisissent de renvoyer leur bulletin de vote par l'entremise des ambassades et des consulats (missions) canadiensnote 12. Le coordonnateur électoral reçoit la consigne de ne pas accumuler les bulletins de vote spéciaux. Les missions renvoient les bulletins de vote spéciaux à Ottawa dans des valises diplomatiques ou par service de messagerie, selon ce qui convient le mieuxnote 13. Dans la plupart des cas, les électeurs internationaux renvoient leur bulletin de vote directement au Centre de distribution, sans recourir à Affaires mondiales Canada comme intermédiaire. Consulter la section 6.2 ci-après.

Mesures de contrôle

  • Les coordonnateurs électoraux reçoivent la consigne d'envoyer les bulletins de vote spéciaux (des électeurs internationaux) au Centre de distribution quotidiennement pendant une élection, ce qui réduit les répercussions si un colis est perdu ou oublié.

Observations

  • Les colis envoyés par messagerie sont livrés à l'entrée principale du Centre de distribution (plutôt que par le quai de chargement pour qu'ils soient traités dans la salle de courrier). Il n'y a aucune procédure au sein des MVA pour effectuer le suivi de ces expéditions.
  • Les valises diplomatiques sont envoyées par les missions à Affaires mondiales Canada. Les bulletins de vote spéciaux sont ensuite livrés en mains propres au Centre de distribution. Il n'y a aucune procédure au sein des MVA pour effectuer le suivi de ces expéditions.

6.1.4 Bulletins de vote des électeurs nationaux (par l'entremise des bureaux du DS ou du DASS et de l'initiative ERES)

Les électeurs nationaux peuvent renvoyer leur bulletin de vote au Centre de distribution d'Ottawa ou les déposer à n'importe quel bureau du DS ou du DASS (consulter la section 6.2 ci-après).

Mesures de contrôle

  • Le CBVS ou un autre agent autorisé consigne le nombre de bulletins de vote délivrés sur les feuilles de contrôle et envoie celles-ci par télécopieur à MVA (Feuille de contrôle des étiquettes de code à barres) à intervalles réguliers.
  • Des bordereaux d'expédition du service de messagerie sont fournis au CBVS ou à un autre agent autorisé, ce qui permet le suivi des expéditions au Centre de distribution.
  • Lors d'une élection générale, les bulletins de vote spéciaux sont envoyés au Centre de distribution sur une base hebdomadaire jusqu'au 6e jour avant le jour du scrutin (et lorsque les bureaux du DS ou du DASS reçoivent 100 bulletins au cours de cette période); à partir de cette journée, les envois sont quotidiens.
  • Le 5e jour avant le jour du scrutin est généralement la dernière journée que les bulletins de vote spéciaux remplis (des électeurs nationaux) sont envoyés à partir des bureaux du DS ou du DASS.
  • Pendant la période de scrutin de l'initiative ERES, les bulletins de vote spéciaux sont envoyés deux fois par jour (à 10 h et à 17 h) par le CBVS au Centre de distribution à partir des sites de l'initiative, ce qui réduit les répercussions si un colis est perdu ou oublié.
  • La communication entre l'équipe des MVA au Centre de distribution et le personnel de l'initiative ERES après la fermeture de son scrutin (chaque jour) permet de déterminer le nombre de bulletins de vote spéciaux (des électeurs nationaux).

Observations

  • Les DS et les DASS peuvent utiliser le service de courrier de leur choix pour livrer les bulletins de vote au Centre de distribution. Un certain nombre de bordereaux d'expédition leur sont fournis pour un fournisseur de services de messagerie en particulier.
  • Chaque bureau du DS ou du DASS peut faire un certain nombre d'envois à MVA. L'augmentation d'expéditions nécessite davantage de coordination et peut apporter davantage de confusion ou laisser plus de place à l'erreur. Un grand nombre d'envois peut toutefois diminuer les répercussions si des bulletins de vote sont oubliés ou perdus.
  • Le suivi de ces expéditions (bulletins de vote des électeurs nationaux) n'est pas fait par le personnel des MVA au Centre de distribution, et le personnel ne reçoit pas de renseignements de suivi de la part des bureaux du DS.
  • Le guide du DS ne mentionne ni l'utilisation de bordereaux d'expédition ni l'obligation d'effectuer le suivi des expéditions.
  • Le personnel des MVA et de la salle de courrier ne connaît habituellement pas la date de livraison prévue des bulletins de vote spéciaux des électeurs nationaux.

6.2 Bulletins de vote renvoyés individuellement

De nombreux électeurs nationaux et internationaux choisissent de renvoyer leur bulletin de vote spécial directement au Centre de distribution. Ils ont donc la responsabilité de s'assurer que le Centre de distribution d'Ottawa a reçu leur bulletin de vote (inséré dans son enveloppe intérieure puis dans son enveloppe extérieure) avant la date limite établie par la Loi. Les électeurs qui choisissent de renvoyer leur propre bulletin de vote doivent en assumer les dépenses et peuvent utiliser la méthode d'expédition de leur choix.

Mesures de contrôle

  • Aucune mesure de contrôle existante

Observations

  • S.O.



Note 6 Paragraphe 267(1) de la Loi.

Note 7 Pour chaque établissement correctionnel, le service de messagerie prépare des étiquettes qui indiquent l'adresse du centre de distribution et un code à barres avec un numéro de suivi.

Note 8 Dans le cadre de la 42e élection générale, Élections Canada a ouvert 71 bureaux du DASS dans des établissements sélectionnés (établissements d'enseignement postsecondaire, centres d'amitié, centres communautaires) partout au pays pour rendre le vote par bulletin spécial plus accessible à certains groupes cibles. Consulter l'annexe C (glossaire) pour obtenir plus de renseignements.

Note 9 Page 8; http://www.forces.gc.ca/assets/FORCES_Internet/docs/fr/jag/guide-du-scrutateur.pdf

Note 10 Diapositive 16; http://www.forces.gc.ca/assets/FORCES_Internet/docs/fr/jag/presentation-scrutateurs-militaires-fc.pdf

Note 11 Grand conteneur grillagé repliable servant au transport du courrier entre les installations postales et les gros expéditeurs de courrier. https://www.canadapost.ca/tools/pg/glossary-f.asp#M

Note 12 Les électeurs peuvent aussi transmettre leur bulletin de vote en le remettant à une base des FAC (alinéa 228 b) de la Loi).

Note 13 Les valises diplomatiques sont envoyées à Ottawa selon un calendrier précis et il est de plus en plus pratique d'expédier les bulletins de vote spéciaux par service de messagerie.