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Comité consultatif des partis politiques – Résumé de la réunion – 12 avril 2018

5. Tâches préscrutin locales

Danielle Duquette, directrice adjointe, Surveillance opérationnelle et administration financière, fait ressortir la nouvelle stratégie d'EC visant les tâches préscrutin et elle présente un survol du travail qu'auront à faire les directeurs du scrutin (DS) et leurs équipes pour commencer à préparer et à planifier la 43e élection générale (EG).

EC a beaucoup modifié sa manière d'aborder la préparation opérationnelle en 2018, et toutes les activités ont été regroupées sous quatre grands thèmes :

  • Thème 1 : Recherche de bureaux de scrutin et géographie
  • Thème 2 : Gestion du matériel électoral
  • Thème 3 : Bureaux locaux et personnels
  • Thème 4 : Rayonnement et formation à distance

Les activités du thème 1 ont commencé le 16 avril 2018. À cette étape, les DS sélectionnent et visitent plus de 20 000 lieux de scrutin à travers le pays et en évaluent le caractère approprié. Les visites doivent être effectuées en fonction des critères suivants et conformément aux principes directeurs énoncés dans la nouvelle politique de sélection de lieux de scrutin adéquats (accessibilité, proximité, familiarité des électeurs avec le lieu et caractère adéquat). Les DS devront communiquer avec les propriétaires, fixer la date et l'heure des visites et commencer à négocier les baux. En se mobilisant, ils chercheront également à élargir leurs réseaux de contacts afin de commencer à promouvoir les diverses options de scrutin, les possibilités d'emploi et le rayonnement général.

Les activités du thème 2, qui débuteront en septembre 2018, permettront aux DS d'examiner et de valider les quantités des quelque 2,5 tonnes de matériel qu'ils reçoivent habituellement pour toute élection. Il s'agit de s'assurer que du matériel en quantité suffisante est produit et expédié. Cette validation rapide nous permettra de n'en produire et de n'en acquérir qu'en quantité suffisante, de faire éventuellement des économies et de gagner en efficacité logistique et, certainement, de réduire le gaspillage.

Les activités du thème 3, qui débuteront en janvier 2019, sont réparties sur deux étapes. À la première, les DS désigneront leur bureau local et leurs bureaux de directeurs adjoints du scrutin supplémentaires (DASS) dans les plus grandes circonscriptions rurales. Dans la 42e EG, en dehors des 338 bureaux de DS, EC a ouvert 148 bureaux de DASS à travers le pays. En outre, les DS commenceront à sélectionner leurs employés principaux de bureau (coordonnateur de l'informatisation, agent financier et superviseur de point de service). Ce processus comprendra également des contrôles de sécurité, dans la mesure où le personnel titulaire a accès aux renseignements sur les électeurs ou les administrateurs électoraux.

Enfin, cette étape se terminera par la sélection des imprimeurs commerciaux locaux. Depuis la 42e EG, nous nous sommes efforcés, avec les DS et les spécialistes de l'industrie, de moderniser et de simplifier la manière dont nous produisons et distribuons les bulletins de vote. Nous continuerons à les produire localement, de sorte que les DS devront sélectionner les imprimeurs commerciaux disponibles dans leur secteur.

À la deuxième étape de ce thème, les DS poursuivront la sélection de certains postes clés de leurs bureaux. C'est également une période importante du cycle de préparation opérationnelle puisque nous prévoyons offrir une formation poussée aux coordonnateurs de l'informatisation et aux superviseurs de points de service. Le superviseur de point de service est un nouveau poste créé à l'appui du nouveau modèle de service au bureau que nous avons présenté à l'occasion de la journée des démonstrationsnote 1 et au CCPP l'an dernier.

À cette étape, les DS examineront et confirmeront leurs budgets de fonctionnement électoraux. Le DGE étudiera le budget de chaque DS et y apportera la touche finale, juste avant la tenue de l'élection en septembre 2019.

En fait, c'est à cette période que les DS, dans l'ensemble du pays, planifieront et définiront leurs stratégies de recrutement de travailleurs électoraux. À cette fin, on s'attend à ce que les DS incluent dans leurs plans des stratégies pour le recrutement au sein des bassins de divers groupes qui forment le tissu même de leurs circonscriptions respectives.

Les activités du thème 4 débuteront en mars 2019 et les DS devront mettre en œuvre les activités de planification et déterminer quels sont les moyens les meilleurs et les plus efficaces de toucher les groupes cibles dans leurs circonscriptions respectives. Bref, on leur demandera d'élaborer un plan de rayonnement, de nouer des contacts et de bâtir des relations avec les collectivités locales et éloignées, y compris les collectivités autochtones. Comme nous l'avons mentionné plus haut, les DS discuteront de manière proactive avec leurs groupes d'électeurs afin de faire connaître les diverses options de scrutin et les possibilités d'emploi.

Mme Duquette informe ensuite les participants qu'EC se prépare actuellement à accueillir les réunions régionales avec les administrateurs électoraux partout au pays en octobre et novembre 2018. Dans ces réunions, on fera la promotion du changement et de l'engagement auprès des directeurs du scrutin, de leurs directeurs adjoints et des agents de liaison locaux. Elle précise également qu'EC compte faire une simulation en mars-avril 2019. En 2015, EC a effectué une simulation électorale qui a été très utile pour appuyer la 42e EG puisque l'exercice a permis à EC de confirmer que les systèmes, les processus et les services étaient prêts.

Pour conclure, Mme Duquette pose aux participants deux questions relatives à la participation pour orienter le tour de table :

  1. Les DS ont souvent du mal à recruter un nombre suffisant d'agents électoraux. Comment pouvez-vous les aider à recruter des travailleurs électoraux pour la 43e EG?

  2. En ce qui concerne la préparation, les DS devront planifier une réunion avec les associations locales de circonscription (AC) en septembre 2019 avant la délivrance des brefs. Quels pourraient être les objectifs et les sujets de l'ordre du jour de la réunion?

Tour de table

Certains participants proposent que les réunions avec les associations de circonscription (AC) soient centrées sur les règles visant l'accès aux bâtiments, les démarches auprès des propriétaires et les endroits où se procurer les formulaires connexes, afin que les DS et les candidats soient bien informés. Certains participants suggèrent également que les réunions abordent les exigences relatives aux signatures puisqu'il semble y avoir certaines incohérences parmi les DS qui demandent des choses différentes ou qui invalident des signatures en se basant sur des critères différents.

Michel Roussel, sous-directeur général des élections – Scrutins et innovation, observe que les partis ne doivent pas hésiter à composer le numéro d'urgence d'EC en cas de problème à résoudre, quel qu'il soit, et il rappelle aux participants que les réunions avec les AC ne remplacent pas les séances d'information avec les candidats présentés durant la période électorale, qui constituent une autre occasion de recevoir et de communiquer les renseignements dont les candidats peuvent avoir besoin.

Note 1 Le 11 avril 2018, EC a organisé sa première journée des démonstrations. Les membres de plusieurs groupes d'intervenants, représentants des électeurs qui se heurtent à des obstacles liés au processus électoral (électeurs autochtones, personnes handicapées, néo-Canadiens et jeunes) – et des représentants de partis politiques et d'organes de gestion des élections provinciales – ont été invités à expérimenter et à commenter plusieurs innovations touchant la tenue des élections en 2019.