Chapitre 4 - Considérations liées à la dotation et à la planification des bureaux de scrutin (04/2023)

4.1 Ouverture des bureaux de vote à l'heure prévue

Les DS doivent élaborer un plan pour ouvrir les bureaux de scrutin à l'heure prévue. Ces plans, adaptés aux besoins de leur circonscription, feront en sorte que tous les bureaux de scrutin, pour le vote ordinaire ainsi que par anticipation, ouvrent au moment prescrit par la Loi électorale du Canada.

Consultez la section 4.6 Mettre en œuvre le plan pour le jour du scrutin pour plus de détails.

• Un bureau de scrutin ne peut ouvrir que si le scrutateur et le SCS sont tous les deux présents. S'il y a cinq bureaux de scrutin, il doit donc y avoir un minimum de cinq scrutateurs et un SCS pour ouvrir le bureau de scrutin.
• Tous les préposés au scrutin doivent se présenter au bureau de scrutin avant l'ouverture du scrutin, tel qu'expliqué lors de leur séance de formation, et doivent confirmer leur arrivée auprès du SCS.
• Le SCS doit confirmer avec vous sans délai que tous les préposés au scrutin sont arrivés. Si certains d'entre eux ne se présentent pas, vous devez envoyer des travailleurs en disponibilité; s'il n'y a pas de travailleurs en disponibilité, discutez d'autres solutions avec le SCS (telles que l'intervention du SCS ou l'option de ne pas avoir d'agent d'inscription ou de préposé à l'information).

Pour plus de précisions sur les horaires des préposés aux scrutins (par anticipation et ordinaires), consultez le Tableau 6 et le Tableau 7.

4.2 Plans de dotation – préposés au scrutin

Le nombre de préposés au scrutin pour les bureaux de vote par anticipation et les bureaux de vote ordinaires a été mis à jour pour tenir compte du nouveau modèle de service d'un seul préposé, de l'augmentation constante du taux de participation, et du rallongement des heures de scrutin aux bureaux de vote par anticipation.

Pour bien gérer ces heures prolongées lors des jours de vote par anticipation et des jours de vote ordinaires, il est possible de planifier à l'avance les quarts de travail et les pauses. De plus, votre plan de dotation en personnel devrait comprendre et identifier à l'avance un nombre suffisant de travailleurs en conséquence de ces heures prolongées.

4.2.1 Modèles de base de dotation

Le modèle de dotation de base illustré au Tableau 5 est conçu pour allouer une équipe complète de ressources, ce qui permet :

• Un soutien complet aux préposés au scrutin;
• Un soutien supplémentaire pour les scrutateurs qui travaillent seuls;
• Un niveau suffisant de de soutien pour que chaque préposé au scrutin puisse prendre un total de 60 minutes de pauses pendant les heures de vote;
• Un service ininterrompu aux électeurs;
• Un nombre suffisant de fonctionnaires électoraux pour appuyer chaque scrutateur au dépouillement des bulletins de vote le soir du scrutin.

4.2.2 Considérations liées à l'élaboration de plans de dotation

Le modèle de dotation de base vous permet de doter vos bureaux en personnel sans demander de budget supplémentaire. Il se fonde sur le nombre de bureaux de scrutin dans un lieu de scrutin donné et fixe les limites de base du nombre de travailleurs requis pour assurer le bon fonctionnement de chaque lieu de scrutin. Votre plan de dotation représente un document de coordination centrale essentiel pour élaborer vos plans de dotation en personnel de chaque bureau dans votre circonscription, et pour disposer d'une réserve de travailleurs en disposition dans un ou plusieurs lieux.

Vous utiliserez le modèle de base de dotation (Tableau 5) pour élaborer vos plans de dotation et en préparer un pour chaque lieu de scrutin. Le résultat sera un plan complet pour votre circonscription qui vous fournira le nombre ciblé de préposés au scrutin à recruter pour tous les lieux de scrutin dans votre circonscription, y compris les préposés en réserve.

Vous devez tenir compte des réalités de vos lieux de scrutin et de votre circonscription. Par exemple, tenez compte de l'éventail des caractéristiques de chaque lieu de scrutin et de la façon dont chacune d'entre elles peut affecter le nombre de ressources nécessaires au bon fonctionnement. Ces caractéristiques peuvent entraîner une augmentation ou une diminution du nombre de SCS, d'agents d'inscription ou de préposés à l'information nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de chaque bureau de scrutin.

Songez à ceci quand vous planifiez le recrutement des préposés au scrutin :

• la taille du lieu de scrutin – centre, plus petit lieu ou unique;
• le volume d'électeurs – les plus hauts volumes des jours du vote par anticipation sont sur le jour 10 et le jour 7, tandis que le volume d'électeurs est normalement moins élevé le jour du scrutin;
• si vous avez besoin de toute la gamme de l'effectif pour servir les électeurs;
• si un préposé à l'information devra être nommé pour ouvrir les portes qui ne sont pas automatiques;
• si le taux d'inscription est élevé dans certaines régions.

Posez-vous ces questions :

• Comment les plans de dotation auront-ils une incidence sur la gestion des préposés au scrutin, l'horaire, les feuilles de temps et la paie?
• Comment allez-vous assurer la chaîne de responsabilité de tout le matériel électoral?
• Quel appui sera requis à votre bureau et celui de votre DASS pour gérer les préposés au scrutin?
• Quelle sera l'incidence sur la formation?
• Quelle sera l'incidence sur le recrutement?

Tableau 5 Plan de dotation recommandé – Préposés au scrutin (tous les bureaux de scrutin)

MODÈLE DE BASE DE DOTATION – BVA ET BSO

Nombre de bureaux de vote dans un lieu de scrutin	Nombre de préposés au scrutin
	Scrutateur	Superviseur (SCS)	Agent d'inscription	Préposé à l'info. (salle de vote)	Préposé à l'info. (porte extérieure)
1	1*	2*	1	1*	1
2	2	2	1	2	1
3	3	2	1	2	1
4	4	3	2	3	1
5	5	3	2	3	1
6	6	3	2	3	1
7	7	3	2	3	1
8	8	4	3	4	1
9	9	4	3	4	1
10	10	4	3	4	1
10+ ⇒ Obtenez l'approbation du DGE

BUREAUX DE SCRUTIN EN éTABLISSEMENTS DE SOINS DE LONGUE DURéE (auparavant bureaux de scrutin itinérants)

	Nombre de préposés au scrutin
	Scrutateur	Superviseur (SCS)	Agent d'inscription	Préposé à l'info. (salle de vote)	Préposé à l'info. (porte extérieure)
	1	1	–	1	–

* Nombre minimal de postes : 1 x SCS; 1 x scrutateur; 1 préposé à l'information.

Des ressources additionnelles seront approuvées sur demande spéciale, en fonction d'une prévision de participation électorale élevée ou des nombres élevés d'inscriptions.

Tableau 6 Horaire pour les préposés au scrutin - bureau de vote par anticipation

Préposé au scrutin (PS)	Appels aux PS, vérification préliminaire des lieux et des consignes en santé et sécurité	Avant	Durant et fermeture	Retour du matériel	Dépouillement le soir du scrutin	Nbre total d'heures (maximum)
Superviseur de centre de scrutin (SCS)	2 hrs - appels 4 hrs - vérification préliminaire des lieux (s'il y a lieu) 2 hrs - examen des procédures	2 hrs - Jour 10 1 hr - Jours 9, 8, 7 Ensemble des 4 jours = 5 hrs	13 hrs / jour Ensemble des 4 jours = 52 hrs	1 hr / jour Ensemble des 4 jours = 4 hrs	—	69
2e ou 3e SCS au même lieu	2 hrs - examen des procédures	2 hrs - Jour 10 1 hr - Jours 9, 8, 7 (ou au besoin) Ensemble des 4 jours = 5 hrs	13 hrs / jour Ensemble des 4 jours = 52 hrs	—	—	59
Scrutateur	—	1 hr - Jour 10 0,5 hrs - Jours 9, 8, 7 (ou au besoin) Ensemble des 4 jours = 2,5 hrs	12-12,5 hrs / jour Ensemble des 4 jours = 49.5 hrs	—	4	56
Agent d'inscription	—	1 hr - Jour 10 0,5 hrs - Jours 9, 8, 7 (ou au besoin) Ensemble des 4 jours = 2,5 hrs	12–12,5 hrs / jour Ensemble des 4 jours = 49.5 hrs	—	—	52
Préposé à l'information	—	1 hr Jour 10 0,5 hrs Jours 9, 8, 7 (ou au besoin) Ensemble des 4 jours = 2,5 hrs	12–12,5 hrs / jour Ensemble des 4 jours = 49.5 hrs	—	—	52
Rôle pour le dépouillement à l'appui du scrutateur (taux du scrutateur)	—	—	—	—	4 hrs	4

Tableau 7 Horaire pour les préposés au scrutin – bureau de scrutin ordinaire

Préposé au scrutin (PS)	Appels aux PS et vérification préliminaire des lieux	Avant	Durant	Dépouille-ment le soir du scrutin	Retour du matériel	Nbre total d'heures (maximum)
Superviseur de centre de scrutin	2 hrs - appels 4 hrs - vérification préliminaire des lieux (s'il y a lieu) 2 hrs - examen des procédures	1,5 hrs	12 hrs	2,5 hrs	1 hr	25 *
2e ou 3e SCS au même lieu OU SCS-Scrutin itinérant/Établissements de soins longue durée quand aucune visite au préalable	2 hrs - examen des procédures	1,5 hrs	12 hrs	2.5 hrs	—	18
Scrutateur	—	1 hr	12 hrs	2 hrs	—	15
Agent d'inscription	—	1 hr	12 hrs	2 hrs	—	15
Préposé à l'information	—	1 hr	12 hrs	2 hrs	—	15

* Si le SCS est affecté à un lieu de scrutin où se tient le dépouillement des bulletins de vote par anticipation, il peut déclarer jusqu'à 1 heure de plus pour le dépouillement, pour un total de 26 heures.

4.3 Dotation et aménagement au lieu de scrutin

Gardez à l'esprit que vous devez faire de votre mieux pour répondre aux besoins des préposés au scrutin pendant les heures de travail.

4.3.1 Personnel standard à un lieu de scrutin unique

Idéalement, si le recrutement le permet, un lieu de scrutin unique aurait toute la gamme de préposés au scrutin, soit :

• deux préposés à l'information;
• un agent d'inscription;
• un scrutateur;
• deux superviseurs de centre de scrutin.

Personnel minimal

Le personnel minimal requis pour un bureau de scrutin est un SCS, un scrutateur et un préposé à l'information. Ceci ne peut être envisage que pour les petits bureaux de scrutin ou les bureaux de scrutin uniques dans un immeuble. Avec ce modèle de dotation, le SCS accomplit les taches de l'agent d'inscription au besoin, et au besoin, remplacera le scrutateur et le préposé à l'information durant leurs pauses. Le SCS doit veiller à ce qu'il y ait deux préposés au scrutin dans la salle de vote en tout moment.

4.3.2 Personnel à un centre de scrutin

À mesure que de plus en plus de bureaux de scrutin sont assignés à un lieu de scrutin, davantage de préposés au scrutin sont requis pour assurer l'efficacité des services aux électeurs et la conformité aux procédures électorales. Consultez les tableaux de dotation pour obtenir plus d'information concernant le nombre de ressources à engager en fonction de la taille du lieu de scrutin.

Considérations liées aux grands centres de scrutin avec des salles de vote multiples

Vous souhaiterez peut-être (ou vous avez peut-être considéré pour la 44e EG) utiliser des espaces plus grands tels que les salles de bal d'hôtel ou les arénas pour des lieux de scrutin. Ces sites exigeront une planification accrue au niveau de la dotation.

• Assurez-vous d'avoir un nombre suffisant de préposés à l'information pour aider à diriger les électeurs aux salles de vote car ils peuvent accéder à l'immeuble par une entrée ou l'autre.
• Pensez à identifier un SCS pour surveiller la mise en place et la gestion de l'entrée principale et de l'extérieur de l'immeuble. Le SCS peut aussi agir de liaison avec les superviseurs à l'intérieur des salles de vote et servir de contact avec votre bureau.

4.3.3 Facteurs de dotation selon la taille et le type de bureau de scrutin

Les facteurs suivants peuvent avoir une incidence sur votre plan de dotation :

• Les lieux de scrutin dont l'entrée et la sortie sont à différents endroits pour créer un flux de circulation directionnel;
• Les consignes de distanciation physique : si l'espace dans un vestibule d'immeuble ou dans une petite salle de vote est insuffisant pour maintenir la distanciation physique, vous opterez peut-être de réduire le nombre de préposés au scrutin suggérés dans le modèle de base de dotation;
• Les besoins variés parmi les différents groupes d'électeurs : les zones dont les listes électorales sont plus stables (moins d'inscriptions requises) ou plus changeantes, notamment :
  • un quartier étudiant, où réside une population passante - ces électeurs devront peut-être s'inscrire ou
  • un immeuble ou un quartier d'aînés où les électeurs peuvent nécessiter plus de soutien ou de temps pour voter;
• S'il y a un besoin pour un deuxième SCS à temps plein pour chaque lieu de scrutin, ou si cette personne peut se déplacer rapidement d'un lieu de scrutin à l'autre pour fournir le soutien et aider pendant les pauses;
• Les caractéristiques géographiques de la circonscription.

4.3.4 Ajuster votre plan de dotation

Vous devrez réexaminer et ajuster votre plan de dotation chaque fois qu'il y a un changement à un lieu de scrutin. Votre plan continuera à évoluer et à changer jusqu'à l'ouverture des bureaux de scrutin. À ce stade, vous mettrez en œuvre votre plan pour une saine gestion de vos lieux de scrutin.

Un plan bien conçu doit toujours :

• assurer une équipe complète de préposés au scrutin pour les périodes de pointe;
• prévoir deux préposés au scrutin à chaque bureau de scrutin pour le dépouillement des bulletins de vote;
• avoir des équipes souples qui répondent aux besoins des électeurs, qui réduisent la fatigue chez les préposés au scrutin et qui facilitent la gestion des pauses.

4.4 Gérer les pauses et les quart de travail au bureau de scrutin

Veillez à ce que vos SCS soient au courant de votre stratégie de gestion des pauses et des quarts de travail pour le lieu de scrutin. Ceci assurera que les préposés au scrutin puissent prendre leurs pauses et que la chaîne de responsabilité sera maintenue lors des changements de personnel à la fin de chaque quart de travail, surtout à la table de vote.

4.4.1 Pauses

Afin de composer avec les heures prolongées pendant le vote par anticipation et le scrutin ordinaire, les préposés au scrutin doivent avoir des pauses. Cette question n'est pas négociable. Le modèle de base de dotation est conçu en fonction d'une heure de pauses par préposé au scrutin. Assurez-vous que votre SCS en est au courant et dressez un horaire provisoire à l'avance au moyen du tableau fourni dans le Registre du lieu de vote (EC 50358). Vos stratégies de dotation peuvent inclure un Plan B avec des superviseurs ambulants de centre de service pour veiller à la gestion des pauses entre les lieux de scrutin à proximité l'un de l'autre.

Toutes les pauses au lieu de scrutin doivent être gérées par le SCS, qui lui doit être en mesure d'intervenir à tout moment et d'assumer n'importe quelle tâche afin de permettre une pause santé et une pause de repas sans interrompre le service aux électeurs. Les pauses doivent être mises à l'horaire et consignées dans le Registre du lieu de vote.

Types de pauses

Au lieu de scrutin, le SCS doit accorder toutes les pauses :

• les petites pauses, comme pour aller à la salle de toilettes ou pour prendre des médicaments, au besoin;
• deux pauses de 15 minutes et une pause de 30 minutes (pour un maximum de 60 minutes pendant une pleine journée de 12 heures ou plus); ces pauses devraient être à l'horaire ou fixées si possible pendant les périodes calmes de la journée.

Lignes directrices

• Toutes les pauses sont payées (même si le Tarif fait mention de pauses non payées).
• Aucune pause n'est prévue pendant l'ouverture ni pendant la fermeture des bureaux de scrutin, ou pendant le dépouillement des bulletins de vote.
• Les préposés doivent attendre la permission du SCS avant d'aller en pause, même si la pause est à l'horaire.
• Le SCS doit savoir en tout temps qui travaille.
• La chaîne de responsabilité du transfert du matériel électoral et la consignation des dossiers doivent se faire en tout temps.
• Les électeurs doivent avoir un service sans interruption à tout moment pendant les heures du vote.

Donner des pauses

Scrutateur

Si plus d'un SCS est affecté à un lieu de scrutin, l'un d'eux peut être responsable d'assurer les pauses au scrutateur, et doit être en mesure d'intervenir à tout moment et d'assumer ses tâches sans interrompre le vote.

SCS, PI et AI

S'il y a plus d'une personne qui occupe le même poste, elles peuvent se remplacer l'une l'autre pour avoir une pause ou bien le SCS peut intervenir pour leur en donner une.

Exemple: Si deux PI sont affectés au même lieu de scrutin, l'un d'eux peut prendre sa pause pendant que l'autre continue à accueillir et à servir les électeurs.

Deuxième SCS comme SCS ambulant

Si le recrutement est difficile et que vous n'êtes pas en mesure d'avoir un effectif complet aux lieux de scrutin, songez à utiliser un deuxième SCS (ambulant) pour se déplacer entre les lieux de scrutin s'ils sont à proximité l'un de l'autre, pour offrir le soutien dans la gestion des pauses.

4.4.2 Quarts de travail

Si vous avez de la difficulté à pourvoir un effectif pour les quatre jours du vote par anticipation, songez à diviser les quatre jours en deux quarts de travail de deux journées entières. Un bureau de vote doit avoir un SCS et un scrutateur pour être opérationnel.

Tous les quarts de travail et le transfert de matériel au lieu de scrutin doivent être gérés par le SCS, qui lui doit être en mesure d'intervenir à tout moment et d'assumer les tâches de tout préposé au scrutin pour lui donner une pause sans interrompre le service aux électeurs.

Référez-vous au Tableau 6 et au Tableau 7 ci-dessus pour les nombres de ressources recommandés par EC pour les bureaux de scrutin.

Types de quarts de travail

Au lieu du vote par anticipation, vous pouvez recruter des préposés au scrutin :

• pour toute la période de quatre jours du vote par anticipation – assurez-vous qu'ils sont conscients des longues heures du vote par anticipation;
• une partie des quatre jours – des quarts de journées entières sont optionnels au vote par anticipation et se limitent à deux équipes pour chaque bureau de vote (c.-à-d. un préposé travaille deux jours tandis que l'autre travaille les deux autres jours).

Lignes directrices

• La limite doit être fixée à seulement deux préposés dans le même rôle pendant toute la période des quatre jours du vote par anticipation.
• Le SCS doit savoir qui travaille en tout temps.
• La chaîne de responsabilité du transfert du matériel électoral et la consignation des dossiers doivent se faire en tout temps.
• Les électeurs doivent avoir un service sans interruption à tout moment pendant les heures du vote.

Le total des heures quotidiennes de travail pour un poste donné ne doit pas dépasser le nombre total d'heures payées par jour pour ce même poste.

Pour le nombre d'heures payées par jour aux préposés au scrutin, consultez le Tableau 6 et le Tableau 7 ci-dessus.

4.4.3 Préposés au vote par anticipation qui travaillent le jour du scrutin et qui dépouillent les bulletins de vote le soir du scrutin

Gardez à l'esprit que vous pouvez réengager certains préposés au scrutin du vote par anticipation pour travailler le jour du scrutin.

Lignes directrices

• Les PI, les SCS et les AI peuvent être réengagés dans n'importe quel poste pour travailler le jour du scrutin.
• Si vous avez choisi de diviser les jours en quarts de travail au lieu du vote par anticipation, un des deux de vos scrutateurs peuvent être réengagés pour le jour du scrutin dans n'importe quel poste s'ils n'ont pas besoin de participer au dépouillement des bulletins de vote par anticipation le soir du scrutin.
• Les préposés qui occupent les mêmes rôles n'ont pas besoin d'une nouvelle formation avant le jour du scrutin. Les distinctions sont minimales entre les procédures de différents types de scrutin et ces distinctions peuvent être apprises facilement en lisant les guides et en consultant le SCS.
• Si vous avez une grande quantité de bulletins de vote pour les jours du vote par anticipation, les directives spéciales sont disponibles dans Devancer l'heure du dépouillement des bulletins de vote du vote par anticipation ou le faire par multiples équipes (EC 12306) concernant la souplesse de devancer l'heure du dépouillement ou d'engager davantage d'équipes de scrutateurs (compteurs) et d'enregistreurs pour aider au dépouillement.

4.4.4 Chaîne de responsabilité et consignation des dossiers

Au bureau

Assurez-vous de faire un suivi par écrit à la fois du matériel clé utilisé au scrutin et le nom du préposé au scrutin qui s'en est servi.

Utilisez les formulaires et les dossiers pertinents pour faire le suivi de ces articles :

• tous les carnets de bulletins de vote donnés au scrutateur en vous servant de la Feuille de contrôle des bulletins de vote (EC 10004), et un registre maître de tous les carnets donnés à tous les scrutateurs tenu au bureau – consultez le Guide de l'utilisateur Outil de planification et distribution des bulletins de vote (EC 12308-1);
• tout matériel recueilli par qui que ce soit autre que le fonctionnaire électoral désigné d'un lieu de scrutin en vous servant du document Contenu de la livraison par messager spécial (EC 10071);
• les trousses et les urnes recueillies par les préposés au scrutin;
• les changements de quarts de travail et les remplacements des préposés au scrutin.

Au lieu de scrutin

Le SCS doit assurer qu'en plus de s'acquitter de leurs fonctions, les préposés au scrutin gardent une chaîne de responsabilité de tout le matériel électoral et tiennent des consignations précises en tout temps au lieu de scrutin.

Le SCS et chaque préposé au scrutin doivent suivre les étapes dans leur guides pour consigner le transfert de tout matériel électoral quand il y a :

• un changement de quart d'un jour à l'autre;
• un remplacement d'un préposé au scrutin (que ce soit anticipé ou non);
• une pause santé.

Le transfert planifié de matériel devrait être restreint à seulement deux préposés au scrutin dans le même poste pendant toute la période du vote par anticipation.

4.4.5 Remplacer un préposé au scrutin

Si un préposé au scrutin doit partir et ne peut pas attendre l'arrivée de son remplaçant, le SCS (ou un autre fonctionnaire électoral présent) peut assumer son rôle en attendant l'arrivée du remplaçant.

Si vous ne pouvez pas envoyer un remplaçant, vous devez évaluer les ressources déjà en place au lieu de scrutin. S'il y a des préposés supplémentaires, vous pouvez en réaffecter à d'autres rôles pour combler les lacunes.

Le SCS (si vous lui avez délégué cette tâche) peut aussi nommer un membre qualifié du public qui est citoyen canadien d'au moins 16 ans. Remplissez une Délégation de pouvoir (EC 10090) pour déléguer cette autorité à tous les SCS en cas d'urgence.

Au lieu de scrutin, le SCS doit :

• assurer que tous les fonctionnaires électoraux sortant ou entrant achèvent les étapes pertinentes dans leurs guides et consignent le transfert de l'urne, de tous les bulletins de vote, les listes électorales et tout le matériel du bureau de scrutin aux fonctionnaires électoraux qui les remplacent;
• recueillir les sacs de transport des fonctionnaires électoraux sortant et les donner aux fonctionnaires électoraux entrant du prochain jour, selon le cas;
• faire les vérifications ponctuelles dans le Registre du lieu de vote;
• écrire la date et l'heure et demander aux fonctionnaires électoraux de signer la Feuille de temps du personnel électoral (EC 11655), et la rapporter au bureau à la fin de la journée;
• mettre à jour la liste des noms et des coordonnées des fonctionnaires électoraux;
• faire la Déclaration solennelle (pour les fonctionnaires électoraux ou référendaires) (EC 10130) pour les nouveaux fonctionnaires électoraux ou s'il y a des changements au poste ou au numéro de bureau de scrutin, au besoin.

4.5 Contingence et plans de dotation

Votre plan de dotation, qui tient en compte les réalités de vos lieux de scrutin et celles de votre circonscription, aidera à assurer que tous les bureaux de scrutin (par anticipation et ordinaires) dans votre circonscription ouvriront à l'heure prévue, et de satisfaire les besoins des électeurs tout en maintenant l'intégrité du processus électoral. Les instructions suivantes vous aideront à élaborer et à parfaire votre plan de dotation.

4.5.1 Établir un plan de contingence pour les préposés au scrutin

Objectifs

• Assurer l'ouverture à l'heure de tous les bureaux de scrutin.
• Assurer que les fonds publics sont utilisés judicieusement.
• Établir une infrastructure qui permet aux préposés au scrutin de répondre avec plus de souplesse et ainsi éliminer le risque de désistement.

Votre mandat

Élections Canada reconnaît la diversité des circonscriptions et n'impose pas une formule universelle. Examinez la situation dans votre circonscription quant au nombre de préposés au scrutin nécessaire pour assurer l'ouverture à l'heure de tous les bureaux de scrutin et planifiez en conséquence pour pouvoir satisfaire aux exigences.

Vous aurez peut-être intérêt à obtenir l'avis de l'ADLL ou lui demander de vérifier le plan de contingence. Même si vous n'avez pas à fournir de copie du plan de contingence à EC, il vous incombe êtes toujours d'en avoir un.

Mandat de l'ADLL

Le mandat de l'ADLL est de vous donner des avis sur l'élaboration du plan de contingence. L'ADLL assure un service personnalisé fondé sur son expérience. Il est parfaitement au courant des détails de vos activités et peut aider à élaborer le plan de contingence ou à comprendre les instructions.

4.5.2 Préposés au scrutin en disponibilité

En plus du plan de recrutement, vous devez planifier un certain nombre de préposés au scrutin en disponibilité comme alternative dans l'éventualité où certains s'absenteraient pour cause de maladie ou s'ils ne se présentent pas. Les préposés au scrutin en disponibilité devraient être identifiés dans votre budget. Les SCS jouent un rôle essentiel au lieu de scrutin. Ils sont formés dans tous les aspects du lieu de scrutin au niveau de la logistique et des opérations de vote, et ils sont la clé pour un lieu de scrutin souple et bien géré qui saura traiter une gamme complète d'enjeux, y compris la dotation aux lieux de scrutin le jour du scrutin. Si nécessaire, ils peuvent accompagner le personnel et les former au besoin.

Examiner la situation et évaluer les risques

Tenez compte des facteurs suivants dans l'analyse des risques.

Antécédents

• les antécédents de la circonscription, les problèmes passés dans la région (si cette information est disponible);
• le nombre de désistements de préposés au scrutin en disponibilité les derniers jours du calendrier électoral, la veille ou le matin du jour du scrutin lors du dernier scrutin dans la région (si cette information est disponible);
• le niveau de difficulté à recruter des préposés au scrutin dans votre circonscription.

Autres facteurs

• la longueur de la liste de noms de préposés au scrutin fournie par les candidats, les associations enregistrées et les partis enregistrés, et leur volonté à recommander des préposés au scrutin potentiels;
• la géographie, les distances, les coutumes locales, les caractéristiques de la circonscription : urbaine, urbaine/région métropolitaine, rurale, urbaine/rurale, régions éloignées et les moyens de communication;
• les nombres prévus d'employés en disponibilité sont-ils suffisants? Laissent-ils une marge de manœuvre suffisante?
• Êtes-vous convaincu que les préposés au scrutin en disponibilité seront disponibles les jours du vote par anticipation et le jour du scrutin?

Examinez la révision à partir des rapports statistiques générés par RÉVISE pour déterminer les tendances en révision qui pourraient avoir une incidence sur le volume d'électeurs ou d'inscriptions.

4.5.3 Remplacer des travailleurs à la dernière minute

Vous devez repérer les lieux de scrutin et les groupes de lieux de scrutin où le nombre prévu de préposés au scrutin risque de ne pas suffire advenant un ou plusieurs désistements, des absences ou si des préposés doivent être remplacés le jour du scrutin.

Vous pourriez avoir deux types de préposés au scrutin à remplacer :

1. Les préposés qui suivent la formation et qui appellent quelques jours avant le scrutin pour annuler. Ceux-ci ne sont pas tenus en considération dans le budget des préposés en disponibilité parce que vous aurez à les remplacer avant les jours du scrutin.
2. Les préposés qui disent qu'ils viendront, mais qui sont malades ou qui ne se présentent pas les jours du scrutin. Un petit budget pour les préposés en disponibilité est compris dans votre budget. Cela ne va pas nécessairement correspondre à la réalité de votre situation. Si vous avez besoin davantage de préposés en disponibilité, faites un plan de contingence. Si vous vous attendez à ce qu'ils se présentent, vous n'aurez peut-être pas besoin de budget supplémentaire pour les préposés en disponibilité – seulement le budget pour les heures de formation supplémentaires.

Gardez à l'esprit :

• Est-ce que tous les lieux de scrutin ouvriront à l'heure, que ce soit un lieu unique ou un centre de scrutin?
• Compte tenu des distances à parcourir, un remplaçant peut-il être envoyé sur place assez rapidement pour assurer l'ouverture du lieu de scrutin à temps en cas de désistement de dernière minute? Un remplaçant devrait être en mesure de se rendre au lieu de scrutin en moins de 30 minutes.
• Si un SCS se désiste, y a-t-il un remplaçant formé qui est immédiatement disponible?
• Si un scrutateur se désiste, avez-vous des ressources en réserve déjà formées? Sinon, est-ce que le SCS (ou un employé occupant un autre poste au lieu de scrutin) est en mesure de remplacer ce scrutateur?
• Quelles ressources sont les plus souples à envoyer?

4.5.4 Contenu du plan de dotation

Votre plan de dotation doit inclure les éléments suivants :

• Les recommandations pour le déploiement des préposés en disponibilités. Dans certains cas, Par exemple à cause des distances, vous pouvez décider d'appeler le préposé en disponibilité à son domicile et lui donner des directives. Dans d'autres cas, vous voudrez que la ressource se présente au bureau pour les directives. En général, le préposé au scrutin doit pouvoir se rendre en moins de 30 minutes au lieu de scrutin après avoir reçu la demande.
• Un plan pour préparer et expédier le matériel destiné aux préposés en disponibilité. Prévoyez une livraison rapide du matériel additionnel (c.-à-d. urnes, bulletins de vote, isoloirs, listes électorales, etc.).
• Une justification pour les heures additionnelles requises pour le préposé à la formation. Vous devrez fournir la justification si votre plan de contingence prévoit un nombre de préposés au scrutin sensiblement supérieur au nombre minimal établi dans les formules de calcul actuelles.

Consultez le Tableau 6 pour le savoir le nombre de préposés au scrutin anticipés dans le budget.

4.5.5 Recruter en fonction des plan de dotation

Pour bien mettre en œuvre le plan de dotation, vous devez :

• modifier le calendrier de formation en fonction du nombre de personnes additionnelles à former (s'il y a lieu);
• réserver la salle de formation pour une plus longue période (s'il y a lieu);
• avoir le matériel supplémentaire prêt à envoyer;
• confirmer la disponibilité des préposés au scrutin la veille du jour où ils devraient travailler.

4.6 Mettre en œuvre le plan pour le jour du scrutin

À l'approche du jour du scrutin, vous passez de l'étape de planification à l'étape de mise en œuvre de vos plans soigneusement élaborés. Afin d'assurer le succès du scrutin :

• Confirmez la disponibilité et la présence des préposés au scrutin;
• Prévoyez, en contingence, un minimum d'un scrutateur et d'un SCS pour ouvrir les bureaux de scrutin et pour appuyer les opérations de vote;
• Envoyer des travailleurs en attente, ou envisagez des divisions/fusions de dernière minute;
• Assurez une équipe complète de personnel pour offrir le soutien pendant les périodes de pointe (selon la région).
• Prévoyez au minimum un scrutateur pour fermer les bureaux de scrutin; un autre préposé au scrutin (équipe compteur/enregistreur) pour une surveillance accrue pendant le dépouillement des bulletins de vote; et un SCS pour superviser la fermeture du lieu de scrutin.

Quelques jours avant le scrutin

Le personnel du bureau du DS doit :

• communiquer avec tous les SCS attitrés et ceux en disponibilité pour confirmer leur disponibilité et leur lieu assigné;
• convenir d'une date et heure pour la cueillette du matériel du lieu de scrutin.

Le jour avant le scrutin

• Les SCS doivent communiquer avec les préposés au scrutin qu'ils doivent superviser pour confirmer leur disponibilité et prendre connaissance de leurs besoins particuliers; les SCS font savoir à votre bureau si des remplacements sont requis.
• Vous avez deux options : vous remplacez les SCS et les préposés au scrutin qui ne sont pas disponibles par ceux qui sont en disponibilité, ou vous discutez et approuvez un nouveau plan de dotation avec le SCS, par exemple, réaffecter un PI ou un AI sur les lieux, ou leur donner d'autres tâches.

Le matin de chaque jour du scrutin de vote

• Vous pouvez demander à quelqu'un d'appeler les SCS dans les régions qui semblent à risque, comme les régions éloignées et les régions rurales. Mettez en œuvre le plan de contingence selon le besoin.

À l'heure désignée avant l'ouverture des lieux de scrutin

• Les SCS appellent votre bureau pour indiquer que tous les préposés au scrutin sont arrivés ou pour signaler le risque d'une ouverture en retard.
• Vous essayez d'envoyer des remplacements à partir de la liste de préposés au scrutin en disponibilité ou établissez un nouveau plan avec le SCS (y compris en réaffecter ou diminuer un AI ou un PI).
• Vous devez immédiatement informer EC s'il a la certitude qu'un ou plusieurs lieux de scrutin ne pourront pas respecter l'heure d'ouverture.

À l'heure d'ouverture des lieux de scrutin

• Les SCS appellent votre bureau pour indiquer que tous les lieux de scrutin sont ouverts ou pour signaler un retard.
• Vous devez immédiatement informer EC si un lieu de scrutin n'a pas respecté l'heure d'ouverture.

4.6.1 Appeler les préposés au scrutin en disponibilité

Selon les besoins de la circonscription, les ressources en disponibilité pour les postes de SCS, de scrutateur, de préposé à l'information et d'agent d'inscription doivent être prêtes à intervenir comme préposé au scrutin. Si leurs services sont requis, assurez-vous que les ressources pourront arriver au lieu de scrutin à temps.

Si certains lieux de scrutin sont loin de votre bureau, assurez-vous que les préposés au scrutin en disponibilité ont leur propre véhicule ou habitent près du lieu de scrutin auquel ils pourraient être affectés.

Ayez recours au SCS en disponibilité :

• pour remplacer un SCS, ou un scrutateur qui se désiste.
• pour aider à communiquer, le matin des jours du vote par anticipation, avec les scrutateurs, les préposés à l'information et les agents d'inscription qui ne relèvent pas d'un SCS.

Les SCS, et les scrutateurs en disponibilité sont plus essentiels pour garantir l'ouverture des bureaux de scrutin que ne le sont les autres postes. Vous aurez donc intérêt à former plusieurs ou tous les fonctionnaires en disponibilité pour un de ces postes.

C2 Nomination et formation des préposés au scrutin (BVA et BSO)

Documents connexes :

• Guide de référence du préposé à la formation (EC 10510)
• Guide du scrutateur – Servir les électeurs (EC 50300-1)
• Guide du scrutateur – Compter les bulletins de vote et retourner le matériel (EC 50305)
• Guide du superviseur de centre de scrutin (EC 50354-1)
• Guide du préposé à l'information (EC 50356-1)
• Guide de l'agent d'inscription (EC 50357-1)

C2 Nomination et formation des fonctionnaires électoraux (BVA et BSO)

	Par anticipation	Ordinaire
Au plus tard le 7e jour suivant l'émission du bref
Déterminez le nombre requis :
de scrutateurs;	❒	❒
de scrutateurs et d'agents d'inscription en disponibilité;	❒	❒
de SCS;	❒	❒
de préposés à l'information et de préposés à l'inscription;	❒	❒
de scrutateurs et de préposés au scrutin pour compter les bulletins de vote spéciaux locaux dans le bureau (le nombre variera en fonction du nombre de bulletins de vote déposés).	❒	—
Le superviseur du recrutement doit :
fixer les dates pour des cours de 4 heures, le jour et le soir, en semaine et en fin de semaine;	❒	❒
communiquer avec les préposés pour fixer leur séance de formation, à raison de 3 personnes par table (préposés à l'information et agents d'inscription), et de 4 par table (scrutateurs);	❒	❒
utiliser le SPBDS/SITES pour planifier les séances de formation et à assurer le suivi des préposés.	❒	❒
L'agent de formation doit utiliser son guide de référence, sous votre direction pour :
organiser et assembler le matériel requis pour les exercices en classe;	❒	❒
aménager la salle de formation et installer l'équipement audio-visuel;	❒	❒
fournir l'information aux participants, comme les heures de vote, l'heure d'arrivée au lieu de scrutin, les coordonnées des SCS et des scrutateurs désignés;	❒	❒
mener les séances de formation conformément aux plans de leçon dans leur manuel;	❒	❒
veiller à ce que les participants remplissent la section sur les renseignements au début de leur guide;	❒	❒
vous tenir au courant d'enjeux concernant les compétences individuelles.	❒	❒
Prévoyez :
un endroit où les préposés au scrutin pourront, à leur arrivée, prendre leur formulaire de déclaration solennelle et leur guide;	❒	❒
un endroit où les scrutateurs pourront prendre leur matériel à leur départ.	❒	❒

• Chapitre 3
• Table des matières
• Chapitre 5